自考文书与档案管理复习资料（共5篇）

第一篇：自考文书与档案管理复习资料

自考文书与档案管理复习资料

第一章 思考与练习

1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？

答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。文书工作的特点是：

（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性

2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？

答：文书工作的重要作用表现在以下几个方面：（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用

3、文书工作的基本原则是什么？

答：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。

4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础。

答：文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。所以文书人员应该具备以下几点素质：（1）要有较高的政治素质

有较高的政治素质主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。二是有较高的政治理论修养和政策水平。（2）要有良好的工作作风

培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。（3）要有较强的业务水平

作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。

5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。

答：文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。

6、机关文书工作的组织形式有哪几种？

答：机关文书工作的组织形式分为3种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章 思考与练习

1、简答题

（1）简述文书的含义。

答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书包括公务文书和私人文书两种。

（2）公文有多少种稿本？

答：公文有8种稿本，分别是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。

（3）现行公文有多少类，举例说明。

答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修改。

（1）财政局发（1992）5号

更正：财政局发〔1992〕5号（2）市报发【98】18号

更正：武汉市发〔1992〕18号

第三章 思考与练习

1、收文和发文的处理各包括哪些环节？

答：收文包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。

发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。

2、收文登记的作用是什么？

答：概括的说主要有以下几点：a.便于管理与保护文件，防止积压和丢失。b.便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。C.便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。d.便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。

3、拟办和承办有哪些具体要求？

答：拟办是一项政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几点：

（1）要清楚、熟练地掌握有关政策和规定，力求使提出的拟办意见即符合实际，又符合政策规定。拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面因素的影响。

（2）要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程序和有关规定。

（3）拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

（4）拟办意见要简明扼要，抓住关键。

承办的具体要求： 公文承办时，凡经过领导批办的文件，应该根据领导批示的意图、意见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明”；凡未经领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，以及以前的惯例，酌情处理。

4、简述批办的作用。

答：批办的作用是：a.能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。b.能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。

5、公文审核的重点是什么？

答：审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

6、公文的签发应注意些什么？

答：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。

7、拟稿时有哪些基本要求？

答：（1）要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。

（2）拟写的文稿要情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（3）文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。

（4）文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。（5）拟稿用词要准确，用字要规范。

8、催办的方式有哪几种？

答：催办的方法一般使用“催办单”，单上写明承办文件号及承办期限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况。另外，可以建立“文件催办登记薄”，按薄催办，事毕登记办理结果，加盖“办理完毕”之类的印戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记载下来，办毕勾销。

9、特殊文书指哪些？

答：文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。

10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？

答：急件办理中应注意的问题：

对于发文单位的要求：

（1）文件的决策者或签发人，应当实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎重地决定应否列入急件。

（2）一旦确定为急件，拟稿人须加速撰写，签发人须加速审核，其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。

（3）要根据文件内容需要和送达时间，仔细地安排确定递送渠道和方式。

对送文人员和收文部门的要求：

（1）做好急件的一切交接工作

（2）一切递送人员对急件都要做到随手随送（3）加强催办。

机要文件的管理应注意问题：

（1）提高保密意识

（2）尊重保密部门的意见

（3）加强对机要工作的环境、设备与用具的管理（4）控制密件发行和阅读范围

（5）采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。

11、人民来信来访文书的处理程序各有哪些？

答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。

第四章 思考与练习

1、简述文书立卷的基本原则。

答：（1）保持文件之间的内在联系和完整性

（2）要正确反映机关工作的历史面貌

（3）要便于管理、查找和利用

2、怎样选择立卷的环节和立卷人员？

答：确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提；二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件；三要以各个机关不同的具体情况为一句。明确立卷人员，推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。

3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。

答：（1）根据问题特征结合作者特征组卷法。例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通

报、意见”，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量”，作者都是“外贸部”。

（2）根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。例如“国美电器股份有限公司1999年销售统计报表”，卷内文书内容涉及的时间是“1999年”，文书名称是“统计报表”，作者是“国美电器股份有限公司”。

（3）根据通讯者特征结合问题特征组卷法。例如：“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函”；“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”，实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务”。

4、举例说明编制立卷类目的方法。

答：第一种是按组织机构设置分类编目。例如：

****单位文书立卷类目

一、教育培训处

1-1.教育工作计划

长期 1-2.教育工作总结

永久 1-3.（略）

二、宣传部

2-1.宣传工作计划、总结

永久、长期

2-2.宣传工作会议材料

永久

2-3.略

第二种是按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。

5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。

答：平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。

收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。

鉴别主要是检查公文的办毕情况。

归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。

6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。

答：要求：

（1）政治观点正确，符合有关方针政策。（2）文字简明确切。

（3）结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。方法：

（1）标明文件的作者（2）标明文件的问题（3）标明文件的文种名称（4）标明文件针对的时间（5）标明文件通讯者（6）标明文件涉及的地区

7、什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？

答：归档就是文书部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。

下篇

档案管理

第一章 思考与练习

1、试述档案的起源与演变。

答：档案的起源：

档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗

忘和失真，人们创造了结绳和刻契来录。随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。

档案演变中的几种档案：

甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。

2、试述档案的作用。

答：（1）机关工作的查考凭证

（2）社会实践和生产活动的参考依据

（3）科学研究的可靠资料（4）宣传教育的生动素材

3、什么是国家档案全宗？

答：国家档案全宗，又称“国家全部档案“，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。

4、简述档案的种类。

答：根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。

根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图表档案、声像档案三大类。

根据档案记录内容以及用途的不同可将档案分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档案、军事档案、会计档案、司法档案、外交档案等等。

5、试分析档案定义的四个要素。

答：第一，档案的来源和形成原因：档案来源于机关、社会组织和个人，是其自身在社会活动中形成的。

第二，档案保存的价值因素：档案是保存起来的有查考价值的文字材料； 第三，档案的形式和载体因素：档案的形式和载体是丰富多彩的； 第四，历史的原始记录特征：档案是人们社会活动的原始记录。第二章

思考与练习

1、试述档案工作的主要内容。

答：档案业务工作的内容：主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。

档案事业的工作内容：机关档案室的工作，档案馆的工作，档案教育工作，档案理论和管理技术的研究工作，档案宣传、出版工作。

2、简述档案工作系统的层次。

答：档案工作系统的层次具体可划分为：档案实体管理层、档案信息开发曾和档案工作反馈信息处理层。

3、试述档案工作的基本原则。

答：

一、统一领导，分级管理。主要包括以下三个方面的内容：

（1）档案工作要在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机构和档案行政管理机关统一、分级、分专业进行管理。

（2）国家全部档案分别由各级、各类档案管理机构集中统一管理

（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理

二、维护档案的完整与安全。基本要求如下几点：

（1）维护档案的完整

（2）维护档案的安全

三、便于档案的利用

4、档案工作的主要性质有哪些？

答：

一、档案工作的管理性

二、档案工作的科学性

三、档案工作的服务性

四、档案工作的政治性

五、档案工作的机要性

5、试比较档案事业管理机构与档案管理事业机构的不同。

答：档案事业管理机构掌管国家档案事务的行政机构，是整个档案事业的组织和指挥中心。档案事业管理工作受国家行政机关和各级人民政府的领导，各级档案事业管理机关是直属于各级人民政府的职能机构，在各地人民政府的领导下，统一、分层负责对档案工作进行指导、检查和监督。

而档案管理事业机构，是集中统一管理档案资源的业务机构，属于事业性管理机构。

第三章

思考与练习

1、试述档案收集工作的要求与特点。

答：档案收集工作的基本要求：

（1）加强档案馆外的调查和指导工作。（2）积极推行入馆档案的标准化（3）保证入馆档案的完整齐全

（4）维护全宗和全宗群的相对完整性

档案收集工作的特点：

（1）预见性和计划性（2）针对性和及时性（3）系统性与完整性

2、试述推行由档案室立卷归档制度的优点。

答：主要有以下几项优点：

（1）由文件的承办和处理部门立卷，有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、系统地研究和处理问题。

（2）由文件的承办和处理部门立卷，可以充分地发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好的基础。

（3）由文件的承办和管理部门依据事先编写的“立卷类目”，将平时形成的文件，随时归入立卷类目的相应条款。

（4）由文件的承办和处理部门立卷，不但可以保证立卷的质量，也可以依据一定的归档时间及时向档案室归档，从而为档案室工作的全面开展，为档案发挥积极的作用创造了条件。

3、简述档案馆接收与征集档案的范围以及接收档案的要求。

答：档案馆接收与征集档案的范围：

（一）综合性国家档案馆的接收与征集范围，具体可分为中华人民共和国建国前和建国后两大方面的档案。

（二）各级各类专门性档案馆接收与征集档案的范围。

档案馆对现行机关档案的接收要求：

（1）进馆档案应按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性（2）进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案（3）与立档单位有关的材料（4）清点核对

4、优化档案馆馆藏的主要原则有哪些？

答：(一)完整性原则

（二）系统性原则

（三）利用性原则

（四）价值性原则

（五）特色性原则

5、怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏工作中的各种关系？ 答：

（一）档案室与档案馆的业务衔接与互利关系

（二）馆藏建设的特色与综合的关系

（三）馆藏档案与资料的关系

（四）馆藏档案的广度与深度关系

第四章

思考与练习

1、简述档案整理的原则。

答：档案整理工作的基本原则是：充分利用原有档案的整理成果，遵循档案的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

2、简述档案分类的方法。

答：主要有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。

3、简述案卷的质量要求。

答：具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。

（7）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（8）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。

（9）案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内材料内容。

（10）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（11）文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。

4、零散文件的整理大体有哪些路径？

答：（1）区分全宗

（2）全宗内档案的分类

（3）立卷、拟写案卷标题草稿

（4）调查案卷，修改标题，系统排列卷内文件

（5）结合整理案卷，初步划分保管期限

（6）案卷的加工整理：卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，填写案卷封面，进行案卷装订等

（7）案卷的排列和编号

（8）案卷目录的编制

5、如何组织档案的系统整理和技术整理工作？

答：档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进行的。人员分工有两种方法：一种是由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；另一种是组织所有参加整理的人员对全宗逐个地进行整理。

档案的技术整理工作一般采用流水作业法较为合适，即按照档案整理的工作程序和技术整理工作的内容，把人员分为若干组，各司其职。

6、编写档号时应遵循哪些基本原则？

答：（1）专指性原则

（2）合理性原则

（3）稳定性原则

（4）发展性原则（5）简明性原则

第五章

1、填空

档案在销毁时，必须由（两）名以上的专人监督执行。

2、选择

档案鉴定工作指的是（A）的鉴定工作。

A、档案价值

B 保管期限 C 档案内容

D 档案时间

3、判断

（1）档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精。（对）

（2）在确定档案保管期限时应掌握：销毁从宽、保存从严；本从宽、副本从严；对介于“两可”之间的文件，可采取“就高不就低”的方法处理。（对）

4、名词解释

档案鉴定工作：档案鉴定工作指的是档案价值的鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。

5、简答题

（1）档案销毁的原因有哪些？

答：档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方面。

人为的损毁，主要表现在三个方面：其一，由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏；其二，由于档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意，玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱；其三，档案在管理和利用过程中发生的磨损和老化。

自然的损毁，一是内因—档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。二是外因—档案所处的环境和保管档案的条件，如温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。（2）档案价值鉴定工作的主要内容是什么？

答：主要内容包括三个方面：

（一）制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表

（二）具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。

（三）拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。

（3）档案鉴定工作的意义是什么？ 答：

（一）鉴定工作开展得好，便于档案资料的查找利用

（二）鉴定工作开展得好，可以节约的哪敢保管成本，提高工作效率

（三）档案工作开展得好，一旦遇到天灾人祸，可以及时有效地保护和抢救主要的重点档案。

6、论述题

试论述我国档案的保管期限及划分原则。

答：我国现行的档案保管期限基本上分为永久和定期两种。

划分原则：编制和使用档案保管期限表，特别是拟定和选用条款的水平，在相当程度上取决于对不同保管期限含义及其档案构成的理解，也就是说，必须正确地了解不同层次的保管期限的含义，掌握好

什么样的档案应该划归永久保存之列，什么样的档案应该划为定期保存之列。

第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。

第二，凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料，应列为长期保管。

第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。

第六章

1、填空

（1）平放档案时，堆叠高度不宜超过（40）厘米。

(2)档案存放地点索引按形式可分为（簿册式）和（卡片式）

（3）保管一般纸质档案的温度为（14~24°c），相对湿度是（45%~65%）,昼夜允许温度变化范围为（正负2摄氏度），湿度为（正负5%）

（4）档案库房内使用的人工光源，应以（白炽灯）为好，因为日光灯（温度）比白炽灯含量高。

2、判断

（1）档案保管工作指的是档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。（错）

（2）活动式密集架的地面负荷量较固定架大，采用前必须先查明原库房地面的负荷能力。（错）

（3）用磨木浆造出的新闻纸，寿命大约有500年。（对）

（4）在各种字迹材料中，耐久性依次减弱排列为：墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油墨、誉写油墨。（对）

3、名词解释

档案保管：档案保管工作包括三方面涵义：第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。

4、简答题

（1）档案保管工作包括哪些方面的内容？

答：（1）凭籍柜具或库房对档案实施日常管理

（2）对一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素采取必要的防范措施。

（2）档案保管工作的任务包括哪几点？

答：包括以下三点：

第一，防止档案的损坏 第二，延长档案的寿命 第三，维护档案的安全

第七章

1、填空

（1）档案检索工具的基本职能表现在（存储）和（查找）两个方面。

（2）档号采用（层次码），即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。

（3）著录提要项，文字简洁、概括，一般不超过（300）字

（4）主题词的组配，一般有（概念限定组配）和（概念相交组配）两种。

2、选择

（1）档案工作中编制检索工具是档案的（A）工作。

A收集 B 保管 C 整理 D鉴定

（2）常用档案分类法之一是（B）

A工作分类法 B 问题分类法

C事件分类法 D人事分类法

（3）案卷目录的编制是在案卷排列（B）进行。A 之前 B之后 C /同时D 当中

（4）下列著录项目标识符表示并列题名的是（D）A+

B口

C/ D =(5)下列著录内容识别符表示每个残缺文字的是（B）A（）B口 C 〔〕D？

（6）提要项在条目著录格式的第（D）段。A一

B 二 C 三 D 四

（7）档案馆指南属于（B）检索工具。

A 查找性

B 报道性 C 馆藏性 D 存储性

3、判断

（1）案卷目录是以案卷为单位，按照档案的年限时间组织起来的档案检索工具。（错）

（2）全宗指南是以文章叙述形式介绍全宗档案的工具书。（对）

（3）著录卡片尺寸为12.5cm*7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm的空隙。（对）

4、名词解释

A 档案检索：是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作。

B 档案著录：所谓档案著录，是指在档案馆编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

C 并列题名：并列题名是一种著录项目标识符，用“=”表示。

D 档案标引：是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范化检索语文的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。

E 主题标引：就是通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中找出相关的主题词作为其主题标识，作为档案检索的依据。

F 案卷文件目录：是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具：也是档案馆最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。

G 分类标引：是给予每份文件或每个案卷一个分类号，作为排列条目、组织档案分类目录和索引的依据。

5、简答

（1）档案检索工作的内容主要有哪些？

答：

（一）档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具

（二）档案信息查检阶段的主要内容：确定查找内容；具体查找操作

（三）档案检索效率

（2）档案检索工具的具体作用表现在哪几方面？

答：

（一）桥梁作用

（二）交流作用

（三）管理作用（3）编制档案检索工具有哪些基本质量要求？

答：

（一）档案检索工具信息存储要丰富；

(二)检索要准确及时；

（三）检索要方便实用

（四）档案检索工具要实现标准化、规范化（4）档案标引主题构成因素有哪几种？

答：

1、审读文件或案卷，确定主题

2、主题分析

3、主题概念转换

4、主题及主题词的校对审核（5）常用档案检索工具有哪些？

答：

1、案卷目录

2、分类目录

3、卷内文件目录汇编

4、全宗文件目录

5、专题目录

6、主题

卡片

7、人名索引

8、文号索引

9、全宗指南

10、专题指南

11、档案室指南

12、档案馆指南

13、联合目录

14、智能化管理和信息共享

（6）全宗指南的内容包括哪几个部分？

答：全宗指南的内容主要包括“立档单位和全宗的历史概况”和“全宗内档案内容和成分的介绍”两个部分。

第八章

1、填空

中华人民共和国公民和组织持有介绍信和身份证等合法证明，可以利用已经开放的档案。

2、选择

（1）档案材料外借，必须经过（A）方能外借。

A 审批手续

B登记手续 C签名手续 D借阅手续

（2）档案复制本分为（C）两种。

A正本和副本 B 正本和摘录 C 副本和摘录 D 复印和摘录

（3）档案人员提供咨询服务是以（D）为依据。

A 事实 B材料

C记录 D 档案

（4）维护档案完整与安全是档案管理的（A）

A 基本要求 B 基本任务 C重要工作 D重要要求

（5）单位、团体、公司、企业都是产生档案的（A）

A 基本来源 B 基本保证 C基本单位 D基本组织

（6）档案材料外借，必须经过（A）手续方能外借。

A审批

B 登记 C 签名 D 借阅

3、判断

（1）档案利用就是档案管理部门通过一切方式，直接将档案无条件地提供给利用者充分利用。（错）

（2）为领导提供档案服务就是领导使用一切档案都很方便的服务。（错）

（3）根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用的一种重要方式。（错）

4、名词解释

A 档案利用：是指开发和直接提供档案，为社会各项事业服务的工作。

B提供档案利用：是针对档案管理者而言的，是指档案管理部门及其工作人员以档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法和途径，直接提供档案，为前来了解查询问题的利用者提供服务。

C 利用档案：是针对利用者而言的，是指利用者为研究和解决某种问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。

D提供咨询服务：是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。

5、简答

开展档案利用工作的方式和途径有哪些？

答：

一、开设阅览室，直接提供档案原件或复印件借阅

二、档案外借

三、制发档案复制本

四、举办档案展览

五、出具档案证明

六、提供咨询服务

七、印发目录

6、论述题

（1）怎样做好档案利用工作？

答：明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案，了解需要；正确处理利用和保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。

（2）试结合《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，论述向社会开放历史档案的涵义？

答：所谓开放历史档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自行成之日其满30年向社会开放：经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行”。《中华人民共和国档案法实施办法》进一步规定：“各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放。”

第九章

1、填空

（1）大事记的内容，主要由（大事记述）和（大事时间）两部分组成。

（2）基础数字汇集，又叫（统计数字汇集），是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种（数字）材料。

2、选择

大事记就是按照（B）简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料。

A人物事件

B时间顺序 C重大问题 D历史时期

3、判断

（1）企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的综合性参考资料。（对）

（2）组织机构沿革是系统记载一个单位的体制、组织机构和人员编制变革情况的文字材料。（对）

（3）大事时间、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。（对）

（4）科技成果简介是科技档案的编研成果之一。（对）

4、名词解释

A档案参考资料：是档案部门或档案人员依据一定题目，根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。

B 大事记：就是按照时间顺序，简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料啊。

C 组织机构沿革：是系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。

D 统计数字汇集：就是反映某一地区、单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。

E 会议简介：是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。

F 科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

G 企业年鉴：是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。

5、简答

（1）编写大事记有哪些具体要求？

答：其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小时不要；第三，系统条理，简明扼要。

（2）常见的档案参考资料有哪些？

答：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、会议简介、科研成果简介、企业年鉴和专题概要。

第十章

1、联系实际谈谈档案工作现代化的意义。

答：

一、实现档案工作现代化的迫切性：第一，档案数量越来越多，收藏、保管与传统的档案管理方式

矛盾突出；第二，档案的载体、记录方式的多样化与传统的档案管理方式的矛盾不断增加；第三，档案需求面扩大与传统的档案服务方式的矛盾日益加剧。

二、档案工作现代化的意义 ：第一，档案工作现代化将加速档案工作适应社会发展的需求；第二，档案工作现代化将促进档案工作为社会主要建设做出更大贡献；第三，档案工作现代化将推动档案事业的发展。

2、档案工作现代化的内容主要包括哪些？

答：

一、运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化

二、运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化

三、运用现代光学技术，实现档案缩微化。

四、档案保护技术水平的提高

3、现代技术是如何在档案管理工作中运用的。答：

一、电子计算机检索系统的建立和运用。

二、计算机硬盘等设备中的档案管理和保护

三、声像档案的建立和运用

四、国内外档案工作现代化的简况。

第十一章

1、简述档案工作标准化的意义。

答：

一、标准化是实现档案工作科学管理的重要手段；

二、标准化是提高档案工作质量和效率的有效措施；

三、标准化是实现档案工作现代化的重要前提；

四、标准化是推动档案学发展的重要条件。

2、档案工作标准化的含义。

答：档案工作标准化就是制订、贯彻、修订各项标准的活动过程，也是档案工作逐步走向规范化、统一化和现代化的重要工作过程。

3、简述档案工作标准化的内容。

答：档案工作的标准按级别可分为国家标准、专业标准、部颁标准、企业标准。其中，专业标准和企业标准不得与国家标准相抵触，企业标准不得与专业标准相抵触。

4、试述我国档案工作标准化的现状。答：

一、我国已经发布的档案工作标准：（1）针对档案内容所包含的信息为适用范围的标准；（2）针对档案的载体为适用范围的标准；（3）针对档案保管的装具、库房及外部环境条件为适用范围的标准；（4）针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。

二、有待进一步制订的档案标准：（1）档案工作专业名词术语标准；（2）档案统计、提供利用标准；（3）档案编纂及出版格式标准；（4）档案工作现代化建设的标准

第二篇：文书与档案管理复习资料整理

文书与档案管理复习资料整理

绪论

第一章

1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。

2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。

3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：

一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；

二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）

4、文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。

5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件>文书>公文>狭义文件

6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性

7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文

8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类

9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用

第二章

1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的工作。

2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简

3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构

4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式

5、档案工作的性质有：1）管理型2）服务性3）政治性

6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研

7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用

8、文书工作与档案工作的联系与区别。联系：1）文书工作和档案工作的对象有交叉；2）文书工作和档案工作前后相继；3）文书工作和档案工作相互影响；4）文书工作和档案工作长期处于“一体化”的状态；区别：1）工作对象不同。一是文书，一是档案；2）工作任务不同；3）服务对象和工作目的不同；4）工作机构不同

第三章

1、制文阶段包括环节：1）交拟2）拟稿（P68发文搞纸样式以及熟读《国家行政机关公文处理办法》）3）核稿4）签发5）复核

2、签发的种类：正签、代签、核签（又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发）、会签（两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发）

3、签发内容包括：签发意见、签发人姓名、签发日期

4、制发阶段：1）打字排版2）校对3）印制4）用印

5、文书制作的要求：1）真实反映法定作者意图；2）严格遵守公文格式要求；3）准确把握公文写作特点；4）严格控制公文制作程序

6、第二节P76~97熟读

第四章（重要）

1、狭义的文书办理主要是指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节

2、文书办理的特点：1）连续性2）失效性3）保密性4）集成性5）规范性

3、办文可以按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保管四个阶段

4、行文方式：1）逐级行文。指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式；2）多级行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式；3）直达行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式；4）越级行文。指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6）联合行文

5、行文规则包括以下几个方面：1）行文要尊重社会组织的隶属关系；2）行文要尊重组织职权；3）行文要考虑是否确有必要；4）行文要明确发文权限；5）同级社会组织可以联合发文；6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力

6、收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。

7、收文办理流程：详见P120始

8、收文登记的种类主要有：1）簿册式登记；2）卡片式登记；3）联单式登记；4）计算机登记。（P124 收文登记簿）

9、文件处理单：P125

10、文件阅办阶段包括环节：1）拟办；2）批办；3）分发；4）承办；5）注办；6）催办；7）归卷

11、承办是文件处理的核心和关键环节，分为传阅、传达、拟稿几种。做好承办工作，应注意一下几点要求：1）承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是承办任务的基础；2）承办下级的轻视、报告，首先，对请示要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求是否符合实际，是否正确；3）统筹规划，妥善安排

12、内部文件特点：1）实用性；2）保密性；3）多样性

13、内部文件的分类：1）日常事务类；2）原始记录类；3）核心信息类；4）规范制度类

14、内部文件管理的内容： 1）制发与传递；2）整理与分类；3）保存与保护；4）利用与查询

第五章

1、文书管理的意义：1）有利于提高文书工作的质量和效率；2）有利于保证文书的安全；3）为档案工作奠定坚实基础

2、文书管理工作的原则：1）统一管理原则；2）分类管理原则；3）安全保密原则；4）方便利用原则

第六、七章

1、文书终结处理的主要内容：立卷、案卷、归档文件整理、归档

2、立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。

3、《归档文件整理规则》

4、档案收集主要有两个方面内容：1）社会组织档案室对本组织需要归档的档案的收集工作；2）档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案以及历史档案的征集和接收工作

5、文书立卷的要求：1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用

6、文书立卷的步骤：编制立卷类目→平时归卷→年终调整定卷组卷→卷内文件的排列和编号→拟写案卷标题→填写卷内文件目录和备考表→填写卷案封皮→装订案卷

7、立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成

8、立卷方法：立卷（组卷）的基本方法是通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷，这种方法称作“特征立卷法”。按六个特征立卷，就有六种方法：1）根据问题特征立卷；2）按时间特征立卷；3）按文种特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通讯者特征立卷；6）按地区特征立卷

9、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

第三篇：文书与档案管理复习资料1

“ 档案 ” 在商代称为册。

从公文的稿本划分，可以分为文稿和文本

对收集到的信息所涉及的有关问题进行审核查对时，要溯本求源。人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息。

涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制。

档案资源常用检索工具包括目录、索引和指南。

2006年9月19日，国家档案局通过的《关于机关文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定》将保管期限划分为“永久”和“定期两类。

开放档案的条件包括物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件。档案信息化的内容包含环境构建，资源建设

在制发档案文件的时候应该注意，严格控制复制珍贵及易损档案，履行审批手续，复制后与原件认真校对，必要时说明出处,盖章

文书管理的原则有分类管理的原则，安全保密的原则，便于阅读和利用，“管而不死，活而不乱”的原则。

按信息的传递方向，信息传递分为内向传递和外向传递两种。信息存储的程序是登记、编码、存放排列、保管。

电子文书是指具有参考价值和利用价值，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。分类目录是按照体系分类法的基本原理划分的。档案收集工作包括档案的接收和档案的征集。文书处理必须遵守及时、准确、统一、安全的原则。

要销毁的档案在未批准以前应当单独系统保管，以便领导审查检查和不批准时放回库房。

企业档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值并经过整理的原始记录和历史资料。文摘的类型分为指示性文摘和报道性文摘

行文关系可分为上行文、下行文和平行文三个方向。档案业务工作的起始环节是档案收集

信息工作一般由收集、整理、存储、传递反馈、开发与利用等组成。

档案处、科是档案行政管理机构的类型。

文件归档制度的内容包括：归档时间、归档范围、归档要求、归档手续 档案的本质属性是原始记录性。

以治为主、以防为辅、防治结合，是保管和保护档案的基本思想和原则。人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。

各级国家档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。档案目录是决定档案价值最重要、最本质的因素。不属于外向传递的形式的是通知。

关于信息反馈的形式不正确的是集中反馈和分散反馈 公文的特点是作者法定性、作用权威性、效用实现性。公文从来源上划分为收文和发文。

常见的信息资料编码的方法包括顺序编码法和分组编号法 档案的本质属性是原始记录性

文书处理包括收文处理、发文处理和文书管理三个环节。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。档案发挥作用的规律是档案机密程度递减 档案保管工作最终是为了立足长远，保证当前。“八防”不正确的一项是防虫、防震 立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。

销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由2人人在指定地点监销，并在销毁册上签字。电话不属于文字传递

属于信息分类方法的是信息分类。

信息存储主要由录入、编码、存放排列、保管等工作环节构成。档案包装材料中的卷盒的规格一般为300mm×220mm。文书的立卷有其特定的程序，这对于有效管理档案、保证档案质量和提高档案开发利用的效率有很重要的作用

信息筛选程序的是看来源、看标题、看正文

信息资料加工的形式有综合加工、提炼加工、推导加工

适用性、系统性、合法性是制定档案管理制度的基本原则所应当坚持的。档案保管期限表的类型有通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表。

档案阅览服务应该注意哪些事项、不得借阅尚未整理编目的零散档案、爱护档案,不得在档案上做标记、严禁在阅览室吸烟、喝水、阅毕档案要认真检查、清点，发现问题要妥善处理

1．只有经过归档的文件才能是档案。

2．有些文件不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。3．允许利用者摘抄、复制开放的档案，也可在研究著述中引用或通过刊物、广播等媒体向社会公开档案的全部或部分原件。5．制发档案复制本包括内供复制和外供复制。

6．鉴定工作的组织包括建立档案鉴定工作机构、由档案工作人员和形成部门联合提出鉴定意见，送交鉴定委员会审查后呈报上级机关领导者批准。7．对于珍藏档案、残破易损档案、稀有文本以及声像档案原件，概不外借。8．维护档案的安全包括维护档案的实体的物质不是安全和机密内容的政治安全两个方面。

9．档案收集是档案工作的首要环节。

10．问题分类法不适用于内部机构比较稳定的单位或撤销单位的档案分类。信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容.分发是文书人员依照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或转往有关部门办理。

档案统计分析是对统计资料进行综合归类，比较研究以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。高质量，准确而又及时统计数据和高层次，有一定深度、广度的统计分析报告是统计分析的产品。编制项目总平面图和综合管线竣工图，应由建设单位负责或委托有资质的单位编制。

国外引进的项目或由外方承包的建设项目，如由外方提供竣工图的，应由外方签字确认。

1．信息筛选的方法：(1)复印、剪裁

对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。(2)摘记

将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。(3)标记说明

对筛选后的信息进行标注、注释或说明，注明已被建材的信息的日期、出处。文书立卷的原则应遵循一下几点：

(一)保持文件之间的历史联系

这是文书立卷工作的基本前提。文书是历史纪录的真实写照，文件之间的联系是自然的、历史的、客观的联系。文件的形成处理过程反映了文件形成和处理过程中的各种关系，反映了不同机关之间的行政关系和工作关系，反映了每一级机关的工作状态和工作效果，还反映了领导的职权、权责和能力素质。这些要素在档案的利用过程中必成为重要的参考和借鉴。所以，文书立卷的时候必须要考虑到文书的历史的、自然的联系。(二)区分文件材料的保存价值

这是文书立卷工作的具体依据。文件本身的价值决定了文件的保存价值。文件所记载和反映的内容不同、重要程度不同，这份文件所起的作用和保存价值也不同。一般来说，那些反映社会发展和记录主要工作活动的重要文件，其保存价值相对较大。文书立卷的第二条原则就是必须保存有价值的文书。(三)方便保管和利用

这是文书立卷工作的基本原则。文书立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文书立卷是对文件进行的分门别类的工作。每一个案卷一般就是一个小的类别，需要概括出案卷中文件的主题内容和案卷标题，使文书管理人员通过标题即可了解卷内文件的大致内容，并能准确、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。为了方便文书的保管和利用，案卷内文件的数量不能因过多而导致装订和翻阅不便，也不能因为数量过少、案卷太薄，导致设备利用率降低。

科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

会议文书管理的种类

区别对象，按需传递信息

信息传递要根据对象不同而区分对待，高层次决策者需要综合性和预测性具有前瞻性的信息，基层管理者需要具体的经营信息和实施步骤。秘书应针对不同对象因人而异即使准确传达相关信息。(2) 做好例行信息的传递工作

信息工作是秘书日常工作的重要部分，信息的上传下达都要经过秘书。秘书应做好信息的传输和接收工作。(3) 加强非例行信息的传递工作

领导及有关人员在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集信息并及时传递。秘书从收集到的信息中发现重要情况时要立即传递，如本企业所用材料的价格即将下跌，公司发行的股票突然被人大量抛售等。秘书一旦获取这类信息，必须迅速向决策者或有关部门传递。(4) 运用现代化信息传递方式

秘书应当发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用全球联网的电话、电视、数据传递网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息，弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。1 信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心 企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。信息可以提高企业的竞争力

企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。与纸质文书相比，电子文书的特点如下。

(1)虚拟性和依赖性。电子文书的全部信息是以电子字节bit(1和0)作为记录形式的，它必须通过计算机及其相应的软件系统处理后，才能被人们阅读和识别，它对计算机软、硬件系统有很强的依赖性。计算机屏幕上呈现出来的文件及其格式，是经过计算机程序处理过的，同一电子文书可以被显示成各种不同格式，所以它只是一种虚拟的文件。

(2)不稳定性。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。目前计算机软、硬件系统的迅猛更新换代，都会产生电子文书存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。电子文书的载体具有不稳定性。用以存储电子文书的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。同时，电子文书具有可变性，其真实可靠性远不如纸质文书，随时面临被修改、盗窃、丢失甚至销毁的危险。(3)信息共享性。电子文书信息不一定具有固定的物理位置，可以非实体状态进行加下和管理，电子文书存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地被查阅和利用。这种信息和载体的可分离性，为信息的共享提供了条件。1．科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

2．文书管理是指在集中统一管理的原则指导下，认真做好收文处理和发文处理的工作，充分发挥文书的效用，既有利于保密又便于调阅的一系列的管理工作。主要包括编制立卷类目、调阅、立卷和归档等工作环节。3．信息检索服务是从信息集合中迅速、准确地查找出所需信息的程序和方法。这里所说的信息集合指的是有组织的信息整体。

4．分类法就是按照档案文件形成的自然或专业进行分类，每一内的档案文件作为一个类别。1．人事文书及其特点

人事文书是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。每一个工作人员在其工作、学习和生活实践中，总要形成与本人有关的文字材料，如干部履历表、干部鉴定、干部考核材料、干部审查结论、入团入党材料、奖励处分材料、职务任免材料等，这些材料都属于人事文书。

人事文书具有以下主要特点。

(1)客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且一旦形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性，才能为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供优质服务。

(2)动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的“时间差”。(3)机密性。人事文书的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料，不能向社会无条件地提供服务。企事业单位文件材料的立卷归档范围 1 信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。

文书材料本身是否具有保存价值是确定企事业单位文件材料归档范围的重要标准。凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项主要工作和活动基本情况，具有查考、利用价值的文件材料，包括本单位生产经营、技术开发等主要工作和活动中产生的文件、上级机关发来的需要在本单位生产经营、技术开发、管理和销售等主要工作环节和活动中加以贯彻执行的文件材料，以及其他涉及重要问题的文件材料等，都属于归档的范围。电子文书收集要求

1收集要及时。归档的电子文书是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文书内容的改变。电子文书从形成到归档过程中，有被更改的可能，而且修改可以做到不留一点痕迹。许多辅助性电子文书未采取严格保管措施，人们可以随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。所以，为保证归档的电子文书的真实性，电子文书的归档工作必须从电子文书形成阶段就开始，并贯穿于公文处理和科技工作的整个过程中。

(2)收集归档材料要完整。归档的电子文书的形成可能涉及许多职能部门，指定专门机构或专人负责，制定明确的电子文书归档规章制度，建立必要的记录和登记制度，以避免由于工作的互有交错、职责界限的难以区分造成的电子文书的不完整性。所以，整个收集归档过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，又要有相互支持，这样才能保证电子文书收集的原始性、真实性和完整性。(3)收集的归档材料要真实。对收集归档的电子文书不仅要从形式上鉴别其真实性，对其内容的真实性还要认真、详细地鉴别，确保归档电子文书的真实可靠。(4)收集的归档材料要安全。注意保管，避免因载体的损坏而使电子文书无法读出。电子文书涉及的技术环境较复杂，我们不仅要保证电子文书载体物理上的安全，还要保证电子文书内容逻辑上的准确。特别注意归档电子文书的背景信息及元数据与电子文书同时归档，在任何条件环境下都要将电子文书拷贝一套保存，并对这套拷贝的技术平台做出说明。

(5)做好电子文书配套的纸质的收集工作。归档的电子文书与相应的纸质应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文书在我国还未取得法律效力，起凭证作用时，还要依靠纸质文件。电子文书、纸质文书在相当一段时间内还将长期并存。

科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

从工作环节和性质来看，档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面。撤销机关的档案应向同级档案馆移交，但若其主管部门同意，也可由主管部门保管该机关的档案，以后作为该主管部门的档案一并向档案馆移交。

各机关编制的本机文件材料归档范围和文书档案保管期限表应经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

1.正式渠道。包括公共传播载体、各种社会活动 向有关单位索取资料、专利文献、竞

争

对

手的公

开

资

料。

2.非正式渠道。包括建立人际网络，收集人际信息、通过第三方获取信息、收集竞争对手疏忽泄露的信息、人才流动中的信息、通过反求工程获取信息、通过参观或学习获取情报、委托收集。信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心

企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。信息可以提高企业的竞争力

企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。日常工作中的信息工作

秘书日常事务工作包括值班、接待、接打电话和安排活动。在处理这些办公室日常事务工作时，必须按照特定工作内容的需要，做好信息工作。2 会务工作中的信息工作 秘书要做好会议期间的信息处理工作。秘书的会务工作，实际上是要确保会议信息有效流动，以实现会议目的。所以，秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，做到多听、多记、多想，全面地收集和掌握第一手资料。3 文书处理中的信息工作

文书是重要的信息传递载体。秘书要做好每天都要处理大量的文书，文书的起草、制作、分发、收缴、传阅和归档就是信息工作的集中体现。

第四篇：文书档案管理 自考大纲

30462 文书档案管理 自考大纲

课程内容与考核要求

绪论

一、学习目的与要求

了解秘书文档管理的内涵，明确秘书文档管理的研究对象和主要内容，能认知文档管理工作的重要性，能理解“秘书文档管理”与相关课程的关系，从而掌握该课程的概貌。

二、考核知识点和考核要求 1．识记：文档管理的概念。

2．领会：秘书文档管理的研究对象；

秘书文档管理的主要内容；

“秘书文档管理”与相关课程的关系。

3．掌握：文档管理工作的重要性。

第一章 文书和档案

一、学习目的与要求

了解文书和档案的含义、种类，理解文书和档案的关系，能认知到文书和档案的重要作用。

二、课程内容

文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。有广义和狭义两种理解，广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。文书和档案之间有着密切的关系，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。由于使用历史久远、使用领域广泛，文书和档案都有很多类别。文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用和教育作用。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。

2．领会：文书、公文和文件三个概念的外延大小；

文书转化为档案需要具备的条件； 公文的种类； 档案的种类；

3．掌握：文书和档案的作用；

作为文字材料的文书的含义；

档案的定义包括的要素。

第二章 文书工作和档案工作

一、学习目的与要求

了解文书工作的含义、原则，档案工作的含义、性质、内容、原则，文书工作组织和档案工作机构，理解文书工作和档案工作的关系。

二、课程内容

文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作，包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容。文书工作要坚持“及时、准确、安全、精简”八字原则。文书工作的组织机构由中心机构、专门机构和分支机构三个部分组成；文书工作的组织方式有集中形式和分散形式两种，不同的社会组织可根据需要进行选择。本书所说的档案工作是指档案业务工作，是一项管理性、服务性和政治性工作。档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编研八个环节。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国现阶段的档案工作机构主要包括社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。由于文书和档案之间特别密切的关联，文书工作和档案工作之间具有密不可分的关系。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书工作、档案工作、文书档案连锁法（民国）、文书工作组织机构、文书工作组织方式的概念。

2．领会：文书工作的含义；

文书工作的原则；

文书工作组织机构的分类； 档案工作的“三性”。

3．掌握：档案工作的基本原则；

文书工作和档案工作的关系。

第三章 文书制作

一、学习目的与要求

了解文书制作的过程，文书制作的要求，熟练掌握文书体式的全部内容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理论。

二、课程内容

文书制作是文书与档案管理的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。文书制作必须符合文书体式特点，遵循文书制作程序要求。文书体式包括公务文书的写作要求和公文的特定格式。秘书人员只有不断提高公文写作水平，认真执行公文格式规范，严格掌控文书制作过程，才能保证文书制作的质量。文书制作过程中，陆续产生了不同的文书稿本，稿本又分为文稿与文本两类。不同的稿本产生于文书制作的不同阶段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，电子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。

2．领会：打字排版的注意点；

文件用印的注意点。

3．掌握：文书制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

国家秘密的密级规定及保密期限； 公文标题的三要素。

第四章 文书办理

一、学习目的与要求

了解文书办理的含义和特点、文书办理的内容，掌握行文制度的相关内容，掌握收文办理和发文办理的相关程序，能做好内部文件的管理工作。

二、课程内容

文书办理工作由一些相互联系的工作环节构成，整个工作呈现出连续性、时效性、保密性、集成性和规范性特征。组织文书办理工作主要由收文和发文两大流程组成。

收文主要指组织秘书组织接收来自不同层次组织的来文，并通过签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序进行办理；发文主要指组织通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序来制作并发出公文。在办文工作中，要熟知行文的关系、方式和规则并严格执行行文制度。除制发和管理通用文件之外，组织秘书人员更要对组织各个职能部门形成的内部文件做好监管和后期的保管，并积极地开展内部文件的利用服务工作。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书办理的含义（广义、狭义），收文办理、拟办、注办、注发、内部文件、2．领会：行文制度的三要素；

我国各级党政机关组织关系的四种类型；

文件处理单的基本格式；

承办工作的注意点；

内部文件的特点。3．掌握：文书办理的特点；

文件暂行保管阶段的主要任务；

行文方式的六种类型；

行文规则的主要内容；

两次签收的任务；

批办的要求；

传递文件的主要方式；

秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。

第五章 文书管理

一、学习目的与要求

了解和掌握文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容及相应的管理制度。

二、课程内容

文书管理是指由社会组织文书部门和人员承担的文书保管、利用和清退等工作，即狭义的文书管理。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。文书管理要坚持统一、分类、安全保密、方便利用几项原

则。文书管理主要包括文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容，并分别建立相应的管理制度。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书管理、文书保管、文书清退的含义。2．领会：保证文书安全的具体要求；

保守文件机密的具体要求；

文档管理工作的根本目的；

在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；

阅文室的作用。3．掌握：文书管理的意义；

文书管理的原则；

文书保管的方法；

借阅制度的主要内容；

如何建设阅文室；

现行文件汇编的几种形式；

办好文件清理工作的注意事项。

第六章 文书工作与档案工作的衔接

一、学习目的与要求

了解文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集和价值鉴定，掌握立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，理解归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

二、课程内容

文书终结处理包括立卷、归档、归档文件整理等环节，与档案工作的收集、价值鉴定、整理几个环节对应，它们是文书工作的最后阶段，也是档案工作的开始阶段，文书工作和档案工作在此衔接起来。本章将文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集、价值鉴定整合起来，具体讲述立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，然后依照组织内部文档工作的实际情况，介绍归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书终极处理、立卷、案卷、档案收集、档案价值鉴定、归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。

2．领会：文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”；

文书处理部门立卷的好处；

确定文件材料归档范围的依据和指导；

档案价值鉴定的原则；

档案价值鉴定最基本的方法；

我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；

机关文书档案的保管期限；

文书立卷的要求；

分类编号法的运用；

案卷标题的拟写；

案卷标题中的时间指向；

装订案卷的“三孔一线法”；

归档章的标准格式；

归档文件目录封面式样。3．掌握：档案收集的作用；

档案价值鉴定的意义；

现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点；

具体档案价值鉴定工作的注意点；

档案保管期限表的结构；

档案保管期限表的类型；

文书立卷的步骤；

立卷类目的组成；

平时归卷工作的内容；

卷内备考表；

六个特征立卷法。

第七章 档案的整理与保管

一、学习目的与要求

掌握档案管理工作的含义及档案整理工作的内容，掌握全宗的基本含义，了解影响档案寿命的因素，掌握档案保管工作的任务及基本原则，了解档案库房及其整理，对档案的安全保护工作有理性认识。

二、课程内容

档案整理工作是将处于零乱状态的档案进行条理化的过程。档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，注意充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。主要内容包括区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制等。档案保管工作要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案寿命，维护档案的系统完整，保证档案安全。档案库房、档案装具及包装都要符合标准，应将各个库房统一编号，档案架、柜的排放应符合要求。要通过控制库房温湿度、保卫和保密、防火、防光和防尘等措施进行档案安全保护，对重要档案要实行异地备份。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案整理工作、全宗的概念。2.领会：构成立档单位的主要条件；

全宗的主要形式；

分类法中所属的判定；

—组织机构分类法；

组织机构—分类法；

—问题分类法；

问题—分类法；

案卷目录封面；

档案保管工作的基本原则；

档案库房建设的基本原则。3.掌握：档案整理工作必须坚持的原则；

档案整理工作的内容；

全宗的三个基本涵义；

跨文件处理方法；

影响档案寿命的人为因素；

档案保管工作的任务。

第八章 档案的检索与利用

一、学习目的与要求

了解在档案产生作用之前，档案的检索和利用环节是架起档案和利用者之间的桥梁；了解与掌握档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上的，档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

二、课程内容

档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，而且更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。检索到的档案及其信息为档案作用的发挥奠定了基础，是用户实现需求目标不可缺少的内容。而档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。正是有了提供服务的理念，才有了众多直接和间接的利用形式。档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：档案著录、档案标引的概念。2．领会：档案检索的两大部分；

存储过程的两大环节；

档案检索效率的查全率和查准率；

档案著录与标引的依据；

档案检索语言的两大类；

档案提供利用的方式。3．掌握：档案检索系统的三要素；

档案检索的地位与作用；

《档案著录规则》的主要内容； 档案检索工具的作用。

第九章 档案的编研与统计

一、学习目的与要求

熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，了解档案统计和登记工作是，能准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳。

二、课程内容

档案编研和统计登记是机构档案管理流程中的重要环节，也是决定档案部门后期档案管理能力的重要因素。档案的编研是机构秘书人员从档案管理活动中衍生出的一项特殊职能，这项工作目的在于将已归档保存的文件经过进一步分类和集合，使其真实地反映机构发展变化的轨迹，并能为当前各项活动提供信息支撑和参考依据。因此熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，对于秘书人员来说是一项必备的能力。档案统计和登记工作是反映机构档案管理现状和维护正常档案管理秩序的工作，准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳是开展其他档案业务工作的基础。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案编研、大事记、组织沿革、档案统计的概念。2.领会：档案编研的意义；

现行档案文件汇编的编写要求；

大事记的结构；

组织沿革的结构。

3.掌握：档案编研的主要内容；

现行档案文件汇编的特点；

现行档案文件汇编的结构；

大事记的种类；

组织沿革的形式；

组织沿革的体例；

档案统计的步骤；

档案利用效果登记簿。

第十章 电子文件管理

一、学习目的与要求

掌握国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中电子文件的定义；掌握电子文件有与传统纸质文件不同的特点；了解按照不同的标准电子文件的不

同类别。了解对电子文件的鉴定和归档方式；了解电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

二、课程内容

现代信息技术深入到社会生活方方面面的同时衍生出大量的电子文件。自从电子文件这一事物出现之日起，一些机构和学者都纷纷对其加以定义，形成了百花齐放、百家争鸣的局面。目前，在我国来，最具影响力的定义出自国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。电子文件有与传统纸质文件不同的特点，概括起来主要包括两个方面的不同，一是形式方面，二是内容方面。按照不同的标准电子文件有不同的类别。在鉴定方面，对电子文件主要进行两个层面的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定；电子文件的归档方式也有两种，分为物理归档和逻辑归档。电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。2.领会：常用电子文件存储格式；

电子文件的双重鉴定；

电子文件内容鉴定的步骤；

电子文件利用的特点；

电子文件在线利用的具体方式；

电子文件非在线利用的具体方法。3.掌握：电子文件的三要素；

电子文件处置工作的内容；

电子文件技术鉴定的具体过程；

电子文件保管的特点；

对电子文件载体保护的具体措施；

电子文件信息保护的技术措施；

电子文件内容信息保护的管理措施。

第十一章 企业文档管理

一、学习目的与要求

了解企业文档的基本构成、特点和作用；掌握企业文档工作的原则、任务和机构人员；熟悉依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务；掌握企业文档及其管理

的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。

二、课程内容

企业文档是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，是企业各类活动的重要工具与真实记录。本教材前面章节所介绍的文档管理知识是针对所有社会组织的，自然也适用于企业。但考虑到企业文档管理有着独到的特色，而且秘书学专业的同学毕业后有相当一部分进入企业工作，从事企业文档工作，所以特设企业文档管理这一章。本章分析企业文档的基本构成、特点和作用，概述企业文档工作的原则、任务和机构人员，依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务予以阐述。中小企业（主要指民营企业）与外资企业是我国改革开放以来的新生事物并已成为我国经济转型中的重要部分，本章将探讨这些企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。在介绍企业文档管理业务的基础上，分别例举实例说明中小企业和外资企业文档的管理情况。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：企业文档、“三低一少”的概念。2.领会：企业文书工作的基本原则；

企业档案人员的要求；

企业档案信息提供利用时应注意的问题；

选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。3.掌握：企业文档的作用；

企业档案工作的基本原则；

大型企业文书工作机构层次和人员分布组成；

企业文件材料归档的基本要求；

企业档案信息开发利用的形式；

企业文档管理信息化的优越性；

企业文档管理信息化建设原则；

中小企业文档管理的现状与成因。

Ⅳ 关于大纲的说明与考核实施要求

一、自学考试大纲的目的和作用

本大纲是根据秘书学专业自学考试计划的要求，结合文书档案管理课程的特点而

确定的。其目的是对个人自学、社会助学和考试命题进行指导和规定。

本大纲明确了文书档案管理课程学习的内容以及深广度，规定了文书档案管理课程自学考试的范围和标准。因此，它是编写自学考试文书档案管理课程辅导书的依据，是社会助学组织进行自学辅导的依据，是自学者学习教材、掌握课程内容知识范围和程度的依据，也是进行应用文写作课程自学考试命题的依据。

二、课程自学考试大纲与教材的关系

大纲是进行学习和考核的依据，教材是学习掌握课程知识的基本内容与范围，教材的内容是大纲所规定的课程知识和内容的扩展与发挥。大纲与教材所体现的课程内容应基本一致；大纲里面的课程内容和考核知识点，教材里一般也要有。反过来教材里有的内容，大纲里就不一定体现。

三、关于自学教材

《秘书文档管理》，丁晓昌、杨剑宇总主编，丁晓昌主编；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、关于自学要求和自学方法的指导 应考者在自学过程中应该注意以下几点：

1．学习前，应仔细阅读课程大纲的第一部分，了解课程的性质、地位和任务，熟悉课程的基本要求以及本课程与有关课程的联系，使以后的学习紧紧围绕课程的基本要求。

2．在阅读某一章教材内容前，应先认真阅读大纲中该章的考核知识点、自学要求和考核要求，注意对各知识点的能力层次要求，以便在阅读教材时做到心中有数。

3．阅读教材时，应根据大纲要求，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每个知识点。

4．学完教材的每一章节内容后，应认真练习，消化和巩固所学的知识，增加分析问题、解决问题的能力。

5．认真对待每一章节后所附思考题和案例分析。

五、对社会助学的要求

1．应熟知考试大纲对课程所提出的总的要求和各章的知识点。

2．应掌握各知识点要求达到的层次，并深刻理解各知识点的考核要求。3．对应考者进行辅导时，应以指定的教材为基础，以考试大纲为依据，不要随意增删内容，以免与考试大纲脱节。

4．辅导时应对应考者进行学习方法的指导，提倡应考者“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动提出问题，依靠自己学懂，用于社会实践”的学习方法。

5．辅导时要注意基础、突出重点，要帮助应考者对课程内容建立一个整体的概念，对应考者提出的问题，应以启发引导为主。对文体写作知识，应重点帮助应考者理解文种的特殊要求和相近文种之间的差异。

6．注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导应考者逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题、分析问题和解决问题，将学到的知识用于社会实践。

7．要使应考者了解试题难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中都存在着不同难度的试题。

六、对考核内容的说明

1.本课程要求考生学习和掌握的知识点内容都作为考核的内容。课程中各章的内容均由若干知识点组成，在自学考试中成为考核知识点。因此，课程自学考试大纲中所规定的考试内容是以分解为考核知识点的方式给出的。由于各知识点在课程中的地位、作用以及知识自身的特点不同，将对各知识点分别按三个认知（或叫能力）层次确定其考核要求。

2.在考试之日起6个月前，由全国人民代表大会和国务院颁布或修订的法律、法规都将列入相应课程的考试范围。凡大纲、教材内容与现行法律、法规不符的，应以现行法律法规为准。

3.按照重要性程度不同，考核内容分为重点内容、次重点内容、一般内容，在本课程试卷中对不同考核内容要求的分数比例大致为：重点内容占60%，次重点内容占30%，一般内容占10%。

七、关于命题和考试的若干规定

1．本大纲各章所提到的考核要求中，各条细目都是考试的内容，试题覆盖到章，适当突出重点章节，加大重点内容的覆盖密度。

2．试卷对不同能力层次要求的试题所占的比例大致是：“记忆能力层次”20%，“理解能力层次”40%，“实践能力层次”为40%。

3．试题难易程度要合理，可分为四档：易、较易、较难、难，这四档在各份试卷中所占的比例约为2：3：3：2。

4．本课程考试试卷可能采用的题型有：单项选择题、多项选择题、填空题、名

词解释、简答题、实务操作、案例分析等类型（见附录题型示例）。

5．考试方式为闭卷笔试，考试时间为150分钟，以自学考试主管行政机关公布的时间为准。试题量应以中等水平的应考者能在规定的时间内答完全部试题为度。

6．评分采用百分制，60分为及格。

在命题工作中必须按照本课程大纲中所规定的题型命制，考试试卷使用的题型可以略少，但不能超出本课程对题型的规定。

附录

题型举例

一、单项选择题（下列四个备选答案中只有一个是正确的，请选出正确的答案，并将其代码写在题干后面的括号内。）

最早提出“文件生命周期”概念的学者是（）

A.美国学者菲利普·布鲁克斯 B.英国学者罗吉尔·艾利斯

C.美国学者詹姆斯·B·罗兹 D.中国学者陈兆祦 参考答案： A

二、多项选择题（下列五个备选答案中有2至5个是正确的，请选出正确答案，并将其代码写在题干后面的括号内，多选、少选、错选均不得分。）档案工作的“三性”分别是指（）（）（）（）（）A．管理性 B．保密性 C．服务性 D．政治性 E．程序性 参考答案： ACD

三、填空题

“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《 》中。参考答案： 史记

四、名词解释

交拟 参考答案：

是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

五、简答题

简述阅文室的作用。参考答案：

⑴便于领导和相关人员安排阅读时间；

⑵提高文件周转速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文书工作效率。

六、实务操作题

请将下列文件立为四卷，立档单位为B市人民政府，并说明所使用的立卷特征。

⑴A市B区社会经济发展的调查报告

⑵合作开发红星湾问题的意向书 ⑶A市二○○○年灾情通报

⑷A市二○○○年五一劳动模范评定办法

⑸A市B区经济总体运行态势的预测报告

⑹A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定

⑺A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定

⑻C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函

⑼A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序

⑽A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要

⑾A市B区财政状况分析报告

⑿A市关于合作开发红星湾问题给C市的函 参考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，责任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，问题特征； 第三卷：⑶⑽，问题特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，问题特征。

七、案例分析题

材料：

某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。

问题：分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。参考答案：

⑴该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。

⑵问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷；二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。

第五篇：文书与档案管理

信息文书试卷

单项选择题

1、（B）地办理文书是文书工作最基本的原则之一。A高度保密 B实事求是 C及时迅速 D精简优质

2、办公室的职能由办公室的（A）来决定。

A性质和任务 B人员与分工 C规模和级别 D性质和地位

3、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（A决定 B决议 C报告 D会议纪要

5、表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用（B）。A公报 B通告 C通知 D通报

6、下列公文专用词语属于“引述用语”的选项是_________。C A、遵照 收悉 批转 特此函复 B、收悉 欣悉 依照 鉴于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 关于 根据

7、收文分发应该按不同情况优先分给（A）

A本单位的主要领导人、主管部门负责人或承办人

B 承办部门的主管负责人和主要承办人员

C本单位分管秘书工作的主要领导人

D本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门

8、拟办意见又称（D）

A拟办方案 B 办文预案 C 办文意见 D 建议和意见

9、公文的校对基准是（C）

A 定稿和格式设计 B领导批示意见 C 经过修改的草稿 D审核过后的文稿

10、复核是在注发过程中对公文文稿再做的（B）

A最后审核 B 技术性审核 C 重复审核 D专业审核

11、由内收发按规定统一拆阅收文称为（A）

A 拆件 B 启封 C 核封 D查核

12、以下收文办理环节属于决策性活动的是（D））。C

A批办 B注办 C 承办 D拟办

18、标明由某公司收启的文件启封者应是公司（B）

A 领导人员 B文书人员 C办公室主任 D业务人员

13、联合行文时各发文单位依次审核文稿称为（D）

A会谈 B会办 C会签 D会稿

14、分发使公文按照主次缓急尽快得到（C）

A 实质性处理 B程序性处理 C 专门性处理 D常规性处理

15、以下是公文的开头，请判断它属于哪种开头方式。

你厅《关于拟录用2003年大中专毕业生的函》（国安政〔2003〕18号）收悉。经研究，现函复如下。属于________ B A、概述式开头 B、引述来文式开头 C、目的式开头 D、开门见山式开头 16．以下属于收文加工环节的是（A）。17．以下属于收文的加工环节的是（B）。

A起草文稿 B汇编公文信息 C填写催办单 D 注明文件办理经过和结果 18．注办应该由（C）负责。

A 文书人员 B 单位领导 C办公室主任 D承办人 19.会议纪要适用于（D）。

A.记载会议情况 B.传达会议情况 C.记载会议议定事项 D.传达会议议定事项

20、文书的（D）是文书工作的中心环节。

A、管理B、处理C、利用

多项选择题

1、以下属于公文制发程序的有___________。B、C、D A、签署 B、签发 C、审核 D、分发

2、事务文书的制发程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草拟 B、审核 C、定稿 D、登记

3、下列选项的排序符合公文的制发程序的有___________。C、D A、草拟 审核 复核 签发 B、签发 登记 缮印 分发 C、草拟 审核 签发 分发 D、缮印 用印 登记 分发

4、在复核时应注意下列哪些事项___________。A、B、C A、审核、签发手续是否完备 B、附件才料是否齐全 C、格式是否统一、规范 D、是否做好发文登记

5、公文的紧急程度分为___________。A、B A、特急 B、急件 C、限时送达 D、紧急

6、以下属于公文主体部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送机关 C、抄送机关 D、附注

7、公文标题___________。A、C A、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点符号

8、公文主送机关应使用___________。A、B、C A、全称 B、规范化简称 C、统称 D、一般称谓

9、下列文种，哪些文种必须有主送机关。___________ B、C、D A、公告 B、批复 C、请示 D、报告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、会议纪要式 D、简报式

C、公文的份数序号、密级程度、紧急程度和发文字号均在武文线之下 D、信函式公文的发文机关标识依然是发文机关的全称、规范化简称或统称

案例分析

某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示(全文如下)，交给校长办公室审核。

关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。

×××市第二职业学校 2014年8月25日(1)请你代校长办公室主任审核这份请示，指出存在的问题。(2)请你代校长办公室秘书修改并重新起草一份请示。指出下述文书处理程序中的错漏之处，并说明正确做法。

某县政府外收发小赵收到１份急件，启封后发现是〈某某省林业厅关于上报春季植树造林面积的紧急通知〉，随即送主管林业工作的李副县长批办。李副县长阅 6后，用红铅笔批示：“请有关部门办复，据实填报。５月９日。”后由县林业局起草复文后直接送李副县长签发，然后印制成该县政府正式文件发出。

第一，外收发不应启封，应由内收发登记，急件应列入对内催办；

第二，批办意见不应用红铅笔书写，不符合存档要求；且应明确承办部门及承办时限；应签批办人姓名及批办年、月、日；

第三，县林业局的代拟稿应由林业局负责人进行技术性审核，交县政府办进行综合性审核，由李副县长先核后签；

第四，文件运转应有规范的文件处理单。阅读以下案例并指出行文中存在的问题。

某单位下属仓库土地被地方开发区征用，谈妥予以相应土地划拨，但久久不见落实。该单位刘局长十分着急，在办公会上交代秘书部门立即拟写一份公函发给对方，希望对方有一个回答。会后第二天早上上班时，王秘书将函稿直接送刘局长，由于急着到外地开会，刘局长来不及与王秘书照面，将函稿批阅后请人转交王秘书。王秘书一看，刘局长用铅笔在文稿内作了几处修改，文稿边上空白处签的是“阅。刘，９。２８”等字样。

写作题

【要求】

（1）行文简洁，；（2）自拟一个贴切的标题；（3）针对专题培训内容，结合企业公文写作实际，言之有物；（4）行文规范。

一、学生会准备组织同学踏青，并邀请老师们参加。请你以学生会的名义拟写一则邀请函

答案： XXX老师：

又是一年春光烂漫时，又是一年桃花朵朵开，整日为我们呕心沥血、被高大的水泥建筑包围的你，是否已经嗅到春天的味道，是否期待着行走在乡间的绿地、吹着软绵绵的风，赏一片粉色花海、掬一捧清凉的泉水„„。

我们诚挚的邀请恩师，请你抽空参加为盼，让我们一起来拥抱自然，一起相约，感悟自然的风，感悟春天！

二 2006年1月17日，江苏省文化厅向文化部递交了一份请示，请示文号是“苏文市（外）〔2006〕08号”。请示的主要内容是：由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。经研究，江苏省文化厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现在按照规定上报文化部审批。请示的附件是：演出确认函、演员护照和有关演出资料。

请根据以上信息，按照请示的格式，拟写这份请示。

关于拟邀请新加坡歌手孙燕姿来南京举办个人演唱会的请示

苏文市（外）〔2006〕08号

文化部：

由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。

经研究，我厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现报你部审批。

以上请示当否，请批示。

附件：演出确认函、演员护照和有关演出资料

江苏省文化厅

二〇〇六年一月十七日