物业管理处员工服务管理标准作业规程

第一篇：物业管理处员工服务管理标准作业规程

1.0目的规范物业管理处员工的服务行为，确保公司的良好形象，为客户提供优质的服务。

2.0适用范围

适用于物业管理处所属各部门员工的服务工作。

3.0职责

3.1 公司管理处各部门主管负责监督、考核员工的服务行为。

3.2 管理处全体员工负责按照本规程开展服务工作。

4.0程序要点

4.1 总则：各部门主管每天至少巡视一次所属部门员工的着装、仪容仪表及工作情况并将检查结果记录在《工作日记》中，作为员工绩效考评的依据之一。

4.2仪容仪表

4.2.1服饰着装：

a)上班时间必须穿工作服，工作服要整洁，纽扣要扣齐，不允许敞开外衣，非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起，不允许将衣服搭在肩上；

b)制服外衣衣袖、衣领不显露个人衣物，制服外不显露个人物品，服装衣袋不装过大过厚物品，袋内物品不外露；

c)上班统一佩带工作牌，工作牌应端正的戴在左胸襟处；

d)非当班时间，除因公或经批准外，不穿着或携带工衣外出；

e)鞋袜穿戴整齐清洁，鞋带系好，不允许穿鞋不穿袜，女员工不允许穿高跟鞋，非工作需要不允许打赤脚或穿雨鞋到处走。工作完毕应在工作场所将鞋擦干净再走；

f)女员工应穿肉色丝袜；

g)非特殊情况不允许穿背心、短裤、拖鞋；

h)男女员工均不允许带有色眼镜。

4.2.2须发：

a)女员工前发不遮眼，后发不超过肩部，不梳怪异发型；

b)男员工后发根不超过衣领（其中：保安员头发不得长于5mm），不盖耳，不留胡须；c)所有员工头发应保持整洁光鲜，不允许染除黑色以外的其他颜色；

d)所有员工不允许剃光头。

4.2.3个人卫生：

a)保持手部干净，指甲不允许超过指头两毫米，指甲内部允许残留污物，不涂有色指甲油；b)员工应经常洗澡防汗臭，勤换衣服。衣服因工作而弄湿、弄脏后应及时换洗；c)上班前不允许吃有异味食品，保持口腔清洁，口气清新，早晚刷牙，饭后漱口；d)保持眼、耳清洁，不允许残留眼屎、耳垢。

4.2.4女员工应淡妆打扮，不允许弄妆艳抹，避免使用味浓的化妆品。

4.2.5每天上班前应注意检查自己的仪表，上班时不能在客人面前或公共场所整理仪容仪表，必要时应到卫生间或工作间整理。

4.3行为举止

4.3.1服务态度：

a)对客人服务无乱何时都应面带笑容，和颜悦色，热情主动；

b)在将客人劝离工作场所时要文明礼貌，并做好解释及道歉工作；

c)谦虚和悦接受客人的评价，对客人的投诉应耐心倾听，并及时向主管领班汇报。

4.3.2行走：

a)行走时不允许把手放入衣袋里，也不允许双手抱胸或背手走路；

b)在工作场合与他人同行时，不允许勾肩搭背，不允许同行时嬉戏打闹；

c)行走时，不允许随意与住户强道穿行；在特殊情况下，应向住户示意后方可越行；d)走路动作应轻快，但非紧急情况不应奔跑、跳跃；

e)手拉货物行走时不应遮住自己的视线；

f)尽量靠路右侧行走；

g)与上司或住户相遇时，应主动点头示意。

4.3.3就坐时姿态要端正，入坐要轻缓，上身要直，人体重心要稳，腰部挺起，手自然放在双膝上，双膝并拢，目光平视，面带笑容。就坐时不允许有以下几种姿态：

a)坐在椅子上前俯后仰，摇腿跷脚；

b)在上司或住户面前双手抱着胸前，跷二郎腿或半躺半坐；

c)趴在工作台上或把脚放于工作台上；

d)晃动桌椅，发出声音。

4.3.4其他行为：

a)不允许随地土痰，乱扔果皮、纸屑；

b)上班时间不允许吃零食，玩弄个人小物品或做与工作无关的事情；

c)在公共场所及住户面前不吸烟、掏鼻孔、掏耳朵、瘙痒、不允许脱鞋、卷裤脚衣袖、不允许伸懒腰、哼小调、打哈欠；

d)到住户处进行工作时，不允许乱翻乱摸，更不允许拿客户的东西、礼物；

e)谈话时，手势不宜过多，幅度不宜太打大；

f)不允许口叨牙签到处走。

4.4言语

4.4.1问候语：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上好、路上辛苦了、你回来了。

4.4.2欢迎语：欢迎您来我们住宅小区、欢迎您入住本楼、欢迎光临。

4.4.3祝贺语：恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚快乐、祝您新春快乐、恭喜发财。

4.4.4告别语：再见、晚安

4.4.5明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来。

4.4.6道谢语：对不起、请原谅、打搅您了、失礼了。

4.4.7应答语：是的、好的、我明白了、谢谢您的好意、不要客气、没关系、这是我应该做的。

4.4.8征询语：请问您有什么事？我能为您做什么吗？需要我帮您做什么吗？您有别的事吗？

4.4.9请求语：请你协助我们……、请您……好吗？

4.4.10商量语：……你看这样好不好？

4.4.11解释语：很抱歉，这种情况，公司的规定是这样的。

4.4.12基本礼貌用语10字：您好、请、谢谢、对不起、再见。

4.5对来访人员

4.5.1主动说：“您好，请问您找哪一位”或“我可以帮助您吗？”；“请您出示证件”（保安专用）。

4.5.2确认来访人要求后，说“请稍等，我帮您找”并及时与被访人联系，并告诉来访人“他马上来，请您先等一下，好吗？

4.5.3当来访人员不理解或不愿出示证件时，应说：“对不起，先生小姐，这是公司规定，为了住户的安全，请理解！”（保安专用）。

4.5.4当来访人员忘记带证件必须进入区域时，应说：“先生/小姐，请稍候，让我请示一下好吗？”此时应用对讲机呼叫干部前来协助处理。

4.5.5当确认来访人故意捣乱，要横硬闯时，应先说：“对不起，按公司的规定，没有证件不允许进入小区，请配合我的工作；”当对方执意要硬闯时，立即用对讲机呼叫就近干部，但应注意尽量保持冷静克制，只要对方没危及他人安全或进行破坏，均应做到冷静克制。

4.5.6当来访人员出示证件时，应说：“谢谢您的合作，欢迎光临”。

4.5.7如果要找的人不在或不想见时,应礼貌的对对方说：“对不起，他现在不在，您能留下卡片或口信吗？”。

4.5.8当来访人员离开时，应说：“欢迎您再来，再见！”。

4.6对住户

4.6.1为住户提供服务时，无乱何时均应面带微笑、和颜悦色、给人以亲切感；与住户谈话时，应聚精会神、注意倾听，给人以受尊重之感；应坦诚待人，不卑不亢，给人以真诚感；应神色坦然、轻松、自信，给人以宽慰感；应沉着稳重，给人以镇定感。

4.6.2对住户要一视同仁，切忌有两位住户有事相求时，对一住户过分亲热或长时间倾谈，而冷待了另一位住户。当值时有住户有事相求时，应立即放下手中工作，招呼住户。

4.6.3严禁与住户开玩笑、打闹或取外号。

4.6.4住户之间交谈时，不要走近旁听，也不要在一旁窥视住户的行动。

4.6.5对容貌体态奇特或穿着奇异服装的住户切忌交头接耳或指手画脚，更不允许围观，不许背后议论、模仿、讥笑住户。

4.6.6当住户提出不属于自己职责范围内的服务要求时，应尽可能为住户提供力所能及的帮助，切不可说“这与我无关”之类的话。

4.6.7与住户交谈时，要全神贯注用心倾听，要等对方把话说完，不要随意打断对方的谈话。对没听清楚的地方要礼貌的请对方重复一遍。

4.6.8对住户的问询应尽量圆满答复，若遇“不清楚、不知道”的事，应请示有关领导尽量答复对方，不许以“不清楚、不知道”作回答。回答问题要尽量清楚完整，不许不懂装懂，摸棱两可，胡乱作答。

4.6.9在与住户对话时，如遇另一住户有事相求时，应点头示意打招呼或请对方稍等，不能视而不见，同时尽快结束谈话招呼住户。如时间较长，应说：“对不起，让您久等了”。

4.6.10与住户交谈，态度和蔼，语言要亲切，声调要自然、清晰、柔和、亲切，音量要适中，不要过高，也不要过低，以对方听清楚为宜，答话要迅速、明确。

4.6.11需要住户协助工作时，首先要表示歉意，并说：“对不起，打搅您了”。时候应对住户帮助或协助表示感谢，4.6.12对于住户的困难，要表示充分的关心、同情和理解，并尽力想办法解决。

4.6.13对住户搬出大宗物品时，应请上级处理，不许与住户争吵。

4.6.14见住户搬出大宗物品时，应先主动打招呼：“先生/小姐，您好！”然后再履行手续，“对不起，请出示放行条！（保安专用）”当住户搬运物品有困难时，要主动帮忙，住户表示感谢时，用“不用谢或不客气，没关系”回答。

4.6.15当遇到熟悉的住户回来时，应说：“某某先生/小姐”。

4.6.16当遇到的住户经过岗位时，应说：“你好，某某先生/小姐”。

4.6.17当住户有事咨询时，应热情接待，并说：“有困难直说，但愿我能给你帮助”。当遇到住户示意恩惠或其他好处时，应说：“谢谢您的好意，公司有规定不能收取，请您谅解”。

4.6.18当发觉自己和对方有误解时，应说：“不好意思，我想我们可能是误会了”。

4.6.19当发觉自己有失误时，应立即说：“不好意思，我想我们可能是误会了”。

4.6.20对来咨询办事的住户，值班员应立即起立，神态热情，主动问好：“先生/小姐，您好！请问有什么事需要我们帮助的”。

4.6.21当对方挑衅时，应说：“请尊敬我们的工作，先生/小姐“。

4.6.22当遇到行动不便或年龄较大的住户经过时，应主动上前搀扶。

4.6.23与住户交谈时，应注意：

a)对熟悉的住户应称呼其姓氏，如某某先生、某某小姐；

b)与住户对话时宜保持1米左右的距离，应使用礼貌用语；

c)与住户谈话时，应专心倾听客人的意见。眼神应集中，不浮游，不应中途随意打断住户的讲话；

d)应在不泄露公司机密的前提下，圆满答复住户的问题，若有困难时应积极查找有关资料或请示领导后答复客人，不可不懂装懂；

e)当住户提出的要求超出服务范围时，应礼貌回绝；

f)在服务工作中，处理问题要简洁明快，不要拖泥带水；

g)与住户大交道应遵循不卑不亢、坦诚自然、沉着稳重的原则；

h)任何时候都不得对住户有不雅的行为或言语。

4.7接听电话

4.7.1铃响三声以内，必须接听电话。

4.7.2拿起电话应清晰报道：“您好，某某部门”。

4.7.3认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻搁下电话，去传呼他人；如对方有公事相告或相求时，应将对方要求逐条记录在《工作日记》内，并尽量详细回答。

4.7.4通话完毕，应说：“谢谢，再见！”语气平和，并在对方放下电话后在轻轻放下电话，任何时候不得用力掷听筒。

4.7.5接电话听不懂对方语言时，应说：“对不起，请您用普通话，好吗？”或“不好意思，请稍候，我不会说广州话”。

4.7.6中途若遇急事需暂时中断与对方通话时，应先征得对方的同意，并表示感谢，恢复与对方通话时，切勿忘记向对方致歉。

4.7.7接电话时，声调要自然清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方不太清楚。

4.8拔打电话

4.8.1电话接通后，应首先向对方致以问候，如：“您好”，并作自我介绍。

4.8.2使用敬语，将要找的通话人姓名及要求做的事交待清楚。

4.8.3通话完毕时，应说：”谢谢、再见”。

4.9进行工作操作时

4.9.1进行室外工作可能影响到住户的工作、生活的工作时。应摆放警示牌。

4.9.2室内进行维修、种植等工作时，应在地面铺一层报废床单或毛巾等保护地面，不允许弄脏家俱、地面、;墙身等。工作完毕要彻底清理工作,现场恢复原样。

4.9.3工作操作时应注意走路轻、工作轻、说话轻。

4.9.4工作进行中若有住户走过工作区域应暂时停止工作，并面带微笑面对住户，等住户走过后再继续工作。

4.9.5无论何时不允许坐在地上操作。

4.10与顾客，同乘电梯时

4.10.1主动按“开门”钮。

4.10.2电梯到达时，应站在梯门旁，一只手斜放在梯门上，手背朝外，以免梯门突然关闭，碰到顾客；另一只手徽微抬起放在胸前，手心朝上，五指并拢，指向电梯，面带微笑地说“电梯来了，请进”。

4.10.3顾客进入电梯后再进电梯，面向电梯门，按“关门”钮。关闭电梯时，应防止电梯门夹到他人的衣服、物品。

4.10.4等电梯门关闭呈上升状态时，首先出去站立在电梯门旁，一只手斜放在梯门上，手背朝外，另一只手五指并拢，手心向上，指向通道，面带微笑的说：“到了，请走好”。

4.11保安员检查出租屋时

4.11.1应先按门铃1-3下，无门铃时可用手轻轻敲门，但不要用力过大或长时间敲门。

4.11.2见到租客时，应首先敬礼，问好，并说明单位、事由等。

4.11.3礼貌的要求租客出示暂住证，切勿粗声粗气。

4.11.4检查完毕后，礼貌向对方致意。

4.12保安员检查工地时

4.12.1对被检查人员先敬礼，然后礼貌的要求对方出示暂住证，身份证、出入证。

4.12.2任何时候不得打骂施工人员。

4.13保安员对车辆管理时

4.13.1对违章行车者，应说：“对不起，为了您的安全，请您按规定行驶”。

4.13.2对违章停车者，应说：“对不起，此处禁止停车，请您将车停在车位里好吗？”。

4.13.3对车内的闲杂人员，应说：“您好，为了确保您的安全，请您不要在车场逗留”。

4.13.4当车主离开车辆时，应注意提醒车主：“请您将车锁好，贵重物品随身带走，不要放在车（内）上”。

4.14当值时接到投诉、咨询的处理

4.14.1对住户的投诉咨询要细心聆听，不允许有不耐烦的表现。

4.14.2对于投诉，应指引住户到“住户服务中心“反映；对于误解，如自己能解释清楚时应尽量向住户解释；如自己无法解释清楚应 立即请求上司协助或指引住户到“住户服务中心”咨询。

4.15在服务过程中，应注意

4.15.1三人以上的对话，要用互相都懂的言语。

4.15.2不允许模仿他人的言语、声调和谈话。

4.15.3不允许聚堆闲聊、高声喧哗或高声喊另一个人。

4.15.4不与住户争辩。

4.15.5不讲有损公司形象的言语。

4.15.6不允许在任何场合以任何借口顶撞、讽刺、议论住户。

4.15.7不讲粗言恶语或使用歧视或污辱性的言语。

4.16保安员敬礼

4.16.1敬礼的范围：

a)保安干部、员工工作见面时互相敬礼；

b)保安干部、员工对外行使职责权利时先行敬礼；

c)保安干部、员工与公司经理级以上领导工作见面时敬礼；

d)对公司副总经理以上领导的车辆敬礼（不论车内有无领导）；

e)对不认识的领导工作见面检查证件时，先敬礼在检查证件，确认是公司领导时，说：“对不起，很抱歉！”然后再敬礼；

f)遇有前来住宅小区参观的人员，如有公司领导陪同，敬礼时需待客人通行完毕后方可礼毕，遇有客人人数较多或车队参观时，敬礼后继续行注目礼直至客人完全通过；

g)当值见制服的军人、公安人员要行军礼问好。

4.16.2敬礼的时间：

a)在对方行至距自己3-5米时开始敬礼；

b)对行使的车辆以对方开始注意到岗位时敬礼。

4.16.3敬礼时以军礼为主，必要时铺以注目礼。

4.17 本规程作为管理处各部门员工绩效考评的依据之一。对于严重违反本规程的员工，还要按《行政奖惩标准作业规程》予以相应的处罚。

5.0记录

6.0相关支持文件

《行政奖罚标准作为规程》

第二篇：物业空置房管理标准及作业规程

空置房管理标准作业规程

1.0 目的

规范空置房的管理工作，确保空置房管理的规范有序。2.0 适用范围

适用于哈尔滨市滨才物业管理有限公司柏林印象物业服务中心已接管的空置房管理。

3.0 职责

3.1 客服班长负责空置房管理的组织、监督工作。

3.2 管家、维修工、秩序维护员负责依据本规程实施空置房的日常管理工作。3.3 服务中心客服部负责联系维保单位对空置房进行维修。4.0 程序要点

4.1 空置房的登记建档

4.1.1 经物业服务中心接管的空置房，由综合管理员在电脑上进行房屋资料、住户资料登录。

4.1.2 综合管理员每月1日打印《空置房一览表》交物业服务中心客服班长，物业服务中心客服班长组织安排巡查。

4.2 空置房的维护

4.2.1 空置房由客服管家、维修工进行日常管理。根据季节变化定时对空置房进行开窗通风、散热。防止墙面、天花板发霉、木制品生虫及变形。

4.2.2 维修工每周定期巡视检查空置房室内照明、给排水是否正常，离开时应注意及时关闭照明总开关和水总阀门。

4.2.3 秩序维护员巡楼时应注意空置房的防渍水、防火、防盗工作。如发现空置房内有异常情况应及时向客服班长汇报。

4.2.4 巡视检查人员将检查结果记录在《空置房检查记录》中。客服管家对结果进行分类汇总，经客服班长审核后报物业服务中心经理，由经理给出处理意见，编制：

审核：

批准：

报相关部门处理。需由维保方进行维保的，物业服务中心客服部通知维保单位处理，维修负责人进行跟踪配合。

4.2.5 客服管家每季度定期通知保洁员进行一次例行清洁。4.3 空置房的利用

4.3.1 长期闲置的空置房物业服务中心可考虑进行合理利用。

4.3.2 物业服务中心前台应留意收集承租信息，对空置房采取出租等方式加以利用，但出租及借用前应以报告的形式上报开放公司领导审批，经开发公司同意后办理。

4.3.3 物业服务中心应与租用方签订合同，并由租金担负此出租房屋租用期间的物业费及供暖费用，物业服务中心还应收取水电押金，维修工负责每月25日抄录空置房水电表，费用超出押金范围内的应通知客服部催促租用方缴纳水电费。

4.3.4 客服管家每次巡楼后应将空置房的维护管理状况记录在工作记录中，每半年汇总一次上交物业服务中心保存，保存期直至空置房售出后一年。

5.0 记录

5.1 《空置房一览表》

5.2 《空置房检查记录》

编制：

审核：

批准：

第三篇：物业入住管理标准作业规程（范文）

1.0目的规范业主入住管理工作，确保业主顺利入住。

2.0适用范围

适用于业主入住管理工作。

3.0职责

3.1管理处经理负责组织安排入住工作。

3.2总经理办公室负责协助管理处经理安排业主入住工作。

3.3管理处物业管理员负责具体办理入住

手续。

3.4财务部负责核收各项入住费用。

3.5设备部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。

4.0名词解释

入住：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理人住手续的，视为未入住。

5.0程序要点

5.1办理入住手续的前提条件。

5.1.1小区(大厦)已经通过接管验收验收，达到入住条件。

5.1.2已经通过接管验收，标志是：

a)房屋无重大质量问题；

b)工程遗留问题基本得到解决；

c)工程资料已经齐备；

d)业主档案资料已经移交完毕，产权确认工作已经结束。

5.1.3达到入住的条件，这里指：

a)物业区域实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能，可以满足日常生活所需；

b)配套设施基本齐备，建成并能够使用；

c)管理处有固定的办公场所并开始办公。

5.1.4物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。

5.2入住的准备工作。

5.2.1入住资料的准备：

a)根据物业区域的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》；

b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等；

c)印刷以下各类入住表格：

——《〈业主证〉领用登记表》；

——《装修申请表》；

——《住宅使用说明书》；

——《住宅质量保证书》；

——《钥匙领用登记表》；

——开发公司提供的《入住验房表》；

——《业主家庭情况登记表》；

——《入住登记表》。

5.2.2设计办理入住手续流程图。

5.2.3入住时的环境布置：

a)区内环境：

——入口处挂横幅，内容有“欢迎您乔迁××”等，插彩旗，营造热烈的气氛；

——插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处→”字样；

——入口处标明管理处办公地址和办公时间。

b)管理处办公环境：

——挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重、喜庆的感受；

——张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然；

——物业管理人员着装整洁，精神饱满；

——办公室内资料摆放整齐有序。

5.3办理入住手续流程图：

1.1发出入住通知。

1.1.1物业公司依据预定的入住时间，及时向业主发出入住通知。

1.1.2业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，物业管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，物业管理员应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件：

a)《关于办理入住手续的通知》；

b)《购房合同》原件和复印件各一份；

c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，一寸彩照每人各一张；

d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份；

e)委托他人办理的，须带业主委托书。

1.2入住手续的办理。

1.2.1验证：管理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：

a)《购房合同》原件；

b)业主的身份证原件；

c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本；

d)委托他人办理的，还须检查业主的委托书。

1.2.2检查无误后，管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。

1.2.3将业主提供的照片贴在《业主家庭情况登记表》内。

1.2.4交

第四篇：物业回访管理标准作业规程

1.0目的规范回访工作，及时验证管理服务工作的质量和效果，确保管理服务工作质量。

2.0适用范围

适用于物业管理公司各项管理服务工作效果的回访。

3.0职责

3.1管理处经理负责重大投诉的回访工作。

3.2公共事务部主管负责制定回访计划和组织、安排一般

回访工作。

3.3管理员负责依照本规程实施具体回访工作。

4.0程序要点

4.1公共事务部主管制定回访计划，安排回访。

4.1.1回访时间安排：

a)投诉事件的回访，应在投诉处理完毕后的3天内进行；

b)维修工程的回访，应在完成维修工程1个月后，2个月内进行；

c)特约服务的回访，应安排在合同执行期的中期阶段和结束后进行；

d)急救病人的回访，应安排在急救工作结束后的1周内进行；

e)管理处发行的报刊、杂志及组织的文体活动的回访，应当在组织、发行完毕后1个月内进行；

f)其他管理服务工作的回访，应安排在完成管理服务工作后的l周内进行。

4.1.2回访率：

a)投诉事件的回访率要求达到100；

b)维修服务、特约服务和求助服务的回访率要求分别达到30；

c)报刊、杂志及组织的文体活动的回访率要求达到10；

d)其他管理服务工作的回访率按当时情况由公共事务部主管确定。

4.1.3回访人员的安排：

a)重大投诉的回访由管理处经理组织进行；

b)一般投诉的回访由被投诉部门主管与公共事务部管理员共同进行；

c)维修服务、特约服务和求助服务的回访由管理员进行。

4.1.4回访的内容：

a)质量评价；

b)服务效果的评价；

c)住户的满意程度评价；

d)缺点与不足评价；

e)住户建议的征集。

4.2公共事务部主管依照回访计划，通知相关人员进行回访，回访人员应到公共事务部领取(回访记录表)，并在《回访记录签收表》上签收。

4.3回访人员在限定时效内进行回访，回访工作一般采用与住户面谈、现场查看的方式综合进行，将回访内容扼要记录在《回访记录表》上，并清住户对记录内容签名确认。

4.4回访人员在《回访记录表》上签名确认，并将表格交回公共事务部。

4.5公共事务部主管对处理完毕的《回访记录表》进行审核，并加注意见。对于回访内容反馈为不合格的事件应上报管理处经理，按《住户投诉处理标准作业规程》办理，并将处理意见记录在《回访记录表》上。

4.6管理员每季度末对回访结果进行统计、分析，对发现的回访不合格、连续就同一事项投诉两次以上、同一种维修三次以上的现象，写成统计分析报告，以书面形式经公共事务部主管审核后，报管理处经理决定是否按照《不合格纠正、预防标准作业规程》办理。

4.7《回访记录表》于下一季度10日前统一交由管理处存档保管2年。

4.8本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。

5.0记录

5.1《回访记录签收表》。

5.2《回访记录表》。

5.3《回访统计表》。

6.0相关支持文件

《住户投诉处理标准作业规程》。

例：

××××物业管理有限公司

关于二〇〇四物业服务工作的调查问卷

尊敬的××大厦业主或使用人：您好！

12月份已是几近年末，“王猴驾云载誉归，金鸡欢腾报捷来”。××××物业管理公司在众多业主或是使用人朋友的厚爱和支持下，圆满完成了全年物业服务工作计划并即将迎来新的一年，在此，谨向您表示深深的谢意。感谢您今年乃至数年以来对物业服务和管理工作的理解、支持和配合。

为了不断改进我们的服务工作、提高服务质量，更好地遵循“我们会努力做得更好”的服务宗旨，我们特安排本次“调查问卷”，恳请您对我们一年来的工作给予意见和建议，并期待以此方式表达我们“真诚为您服务”的愿望和信心。

备注：“意见及建议”栏，您可填写需要物业公司增加哪些服务项目、物业服务工作需在哪些方面作哪些改进和调整、您在其它方面的意见和建议等等，请在12月28日前将此表填好，投入一楼大厅总台旁的“董事长信箱”内。谢谢！

第五篇：物业服务投诉处理标准作业规程

文件编号：TP/QP-09

顾客沟通及投诉处理控制程序 版本/改次：A/1 1.0 目的

清楚地识别和正确理解顾客的需求及对服务的意见和建议，确保服务质量的持续改进。2.0 适用范围

本公司与顾客进行的沟通活动。

3.0 职责

3.1 各管理处负责在日常工作中与顾客进行沟通并处理顾客对管理处的投诉。

3.2 品质部负责处理对公司物业管理服务的投诉。3.3 品质部负责按计划实施公司顾客意见征询活动。3.4 总经理负责对各部门的顾客沟通和投诉处理工作进行监督和评审。4.0 工作程序

4.1 在服务过程中，公司与顾客进行沟通的渠道包括但不限于：

a)顾客反馈信息的处理；

b)通过告示、通知书、宣传栏等方式与顾客进行沟通； c)通过标识（如各类警示、指示标识）与顾客进行的沟通； d)与业主委员会进行的沟通； e)按计划进行的顾客意见征询活动；

f)顾客需求识别及合同评审时与顾客进行的沟通； g)通过社区文化活动与顾客进行的沟通。

4.2 顾客信息处理

4.2.1 4.2.2 4.2.3 公司员工当接到来自于顾客（包括业主、用户、开发商等）的有关本部门信息时，应将信息来源、信息内容、接收时间等内容如实记录在《顾客信息、投诉记录表》，并及时处理。

对于一般性的不属于本部门服务范围内的服务信息（如维修、清洁等），接到信息的员工应将信息及时传递到相关部门，有关部门的员工应将信息如实记录在《内部协调工作单》中，并提请接收部门员工签字确认，由接收部门组织进行处理。

对于顾客投诉，按以下程序进行处理：

a)员工在接到顾客投诉时应先向顾客道歉，并将有关信息记录在《顾客投诉处理记录表》中，属于本部门责任的应及时处理，属于其它部门责任的，应及时反馈到相关部门； b)品质部或管理处在接到顾客投诉信息后，应对投诉的问题进行详细的了解，区别是有效投诉还是无效投诉； c)对于无效投诉应向顾客耐心细致地予以解释，根据国家、地方、行业有关法律、法规说明不能解决的原因，尽量消除顾客的误解； d)对于一般性有效投诉应不超过两天解决；

e)对于较严重的有效投诉，品质部或管理处应及时向公司分管领导汇报，由分管领导组织相关人员进行分析，必要时按TP/QP-11《内部沟通控制程序》签发《内部协调工作单》，落实解决措施及责任人，并限定时间要求进行处理； f)具体负责解决投诉的人员处理完顾客投诉后，应及时将处理结果向品质部或管理处反馈，品质部或管理处有关人员应将投诉处理结果填写在《顾客投诉处理记录表》中，要求有关部门负责人签字确认，并按投诉内容及处理结果安排人员按TP/QP-20《服务过程、质量监视和测量程序》中有关条款要求进行回访。

文件编号：TP/QP-09

顾客沟通及投诉处理控制程序 版本/改次：A/1

4.3 通过告示、通知书、宣传栏等方式与顾客进行的沟通。4.3.1 对于国家、地方、行业法律、法规规定应定时向顾客公开的资料（如每三个月至少公布一次管理服务费收支账目、业主委员会议公告等），各管理处或有关部门可通过告示、通知的形式与顾客进行沟通；

4.3.2 对于因日常维修、保养原因而造成的停水停电，各管理处应提前 24小时将有关安排通过通知栏或告示栏向全体住户通知； 4.3.3 因市政原因或紧急事故造成的停水、停电事故，各管理处应在事后通过通知栏或告示栏向全体住户道歉并说明情况；

4.3.4 如发现顾客对某项服务存在普遍的不满意现象，各管理4.3.5 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 处以告示、通知等形式公开向顾 客说明具体解决的计划安排和实施措施；

对于日常管理服务中需与部份顾客沟通的事项，公司各部门、管理处均可以通知、告示的形式与顾客进行沟通，对于需与个别或小部分顾客沟通的事项（如违章整改通知、管理服务费用催缴等），则可通过向个别顾客发放通知书的形式进行沟通。

通过标识（如各类警示标识）与顾客进行的沟通 在进行日常服务的过程中，各管理处应以适当的标识通知顾客因管理人员工作可能对顾客造成的不便（如：因电梯维护保养暂时停用标识牌、因清洁而可能造成某项设施暂时停用标识牌等）；

对于房屋本体情况，各管理处可根据实际情况适当进行标识（如楼层指示牌、各单元户指示牌、小区平面图等）；各管理处应根据政府法律、法规的规定在物业内设置警示或紧急情况标识（如变压器警示标识、消防警示标识、楼层疏散指示图、疏散指示灯等）。

与业主委员会进行的沟通

公司相关人员应按国家、地方、行业有关法律、法规的规定，定期参与业主委员会会议、将有关事项提请业主委员会主任审核等形式与业主委员会进行沟通。

4.6 按计划进行的顾客意见征询活动

品质部应按要求进行顾客意见征询活动，以公司质量管理体系的业绩进行测量顾客意见征询活动，具体应按《服务过程、质量监视和测量程序》中有关条款进行。

4.7 与服务有关要求的识别及评审时与顾客进行的沟通 4.7.1 公司相关部门人员在进行顾客需求识别及评审时，若发现顾客的要求不明确或在合同中没有写明时，应通过面谈、电话联系等形式及时与顾客进行沟通，确保顾客的要求在合同签定前已在合同中被明确确定；

4.7.2 合同在履行过程中的任何修订都应经过双方协商同意，修改后的合同应由经办部门或总经理指定人员负责跟踪，并及时传达到有关部门，当出现不能确保合同要求的情况时，应立即与顾客联系并协商解决；

4.7.3 若处于公司控制下的顾客财产有丢失、损坏等情况发生，应予以记录并及时向顾客报告。

4.8 通过社区文化活动与顾客进行的沟通

文明社区办公室和各管理处应定期组织开展形式多样、内容丰富的社区文化教育活动，每年年初文明社区办公室和各管理处应根据实际情况及顾客的意见或建议，编制本的社区文化活动计划，在每次活动之前应拟定具体的活动方案并组织实施，以增强与住户、用户与用户之间的沟通与交流。

5.0 相关记录

5.1 《用户信息、投诉记录表》 QR/GR-016 5.2 《顾客投诉处理记录表》 QR/GR-036 编制人：

批准人：

审核人：