2013年公司会议管理制度

第一篇：2013年公司会议管理制度

宁夏银湖公司会议管理制度实施细则

（征求意见稿）

根据2012年年终总结大会各位同事提到的关于公司会议的意见，结合公司管理制度2012版中会议的相关规定，对2013年会议实施做如下规定：

1、会议原则：精简、高效。严禁“会而不议，议而不决，决而不行”的现象。

2、月度总结会的时间根据总经理的时间而定，原则上总经理提前一日告知办公室开会时间和会议主题。

3、各部门在接到会议通知后，在开会当天会议开始前1小时把提需提交会议讨论的议题和问题上报办公室，办公室予以汇总。事先没有准备的议题在会议上不予以讨论和解决。

4、会议根据提交的议题进行分别讨论，并当场形成决议：必须包含“解决问题的时间段，责任人，配合部门”。并在会议纪要中明确说明。

5、会议实行签到制。签到人员对会议决议如有异议会场当场提出，如无异议，会后必须坚决执行，签到既表示到会，同时也表示认可和接受本次会议形成的决议。

6、会议议程：

1）、分片区进行汇报工作，主要内容：工作计划的进展情况，下月工作计划。遇到的困难和问题在提交的议题中会另外讨论。片区工作汇报原则上由片区负责人进行，建议片区全体同事轮流汇报；

2）、议题讨论。对大家提交的问题进行讨论。问题的责任人进行问题阐述，大家商讨。

3）、主持人就会议达成的决议进行明示。即达成什么决议，责任人，完成时间段，配合部门等。

4）、总经理总结。

7、其他会议可以参照此细则，灵活实施，灵活变通

8、此细则由总经理批准之日起实施

宁夏银湖农林牧开发有限公司

2013年1月

第二篇：公司会议管理制度实用、最新

会议管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第二条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。

第三条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第四条 本制度适用于公司及所属各部门。

第二章 会议类别

第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。

第七条 专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。

第二章 会议的组织管理 第一节 总经理办公会

第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于分解落实公司计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。

第九条 总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况可临时召开。

第十条 总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。

总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条 总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第二节 中层干部会议

第十二条 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。

第十三条 召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人和主要管理人员。

第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第三节 专题会议

第十五条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

第十六条 公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。

第十七条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公司部门的相关负责人参加。

第十八条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。

第十七条 专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。

第四节 部门日常管理例会

第二十条 公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。

第二十一条 公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。

第二十二条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。

第二十三条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。

第二十四条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。

第五节 对外接待会议

第二十五条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。

第二十六条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。

第二十七条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织。

第二十八条 属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。

第三章 会议的组织、管理和服务

第一节 会议的组织

第二十九条 会议的批准

（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第三十条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。

第三十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等。

第三十二条 会议通知

（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。

（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第三十三条 会议的准备

（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。

（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。

（三）做好参会人员的引导和组织。

（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节 会议室的管理与服务

第三十四条 公司会议室由公司办公室负责管理。

第三十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第三十六条 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

第四章 会议资料管理 第一节 会议纪要的整理与印发

第三十七条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。

（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。

（二）专题会议根据安排整理会议纪要。

（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第三十八条 会议纪要的签发

总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。

会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

第三十九条 会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。

第二节 会议纪要的格式

第四十条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

（一）文本全部使用A4型纸。

（二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，用小二号黑体字，正文部分用四号仿宋_GB2312非套黑字。

（三）标准下行注明发文部门。

（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。（第三节 会议资料的存档

第四十一条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档。其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十二条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章 会议精神的督办

第四十三条 公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。

第四十四条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

第四十五条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报。

第六章 会议纪律和要求

第四十六条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第四十七条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。第四十八条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第四十九条 会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。第五十条 会议务求精简高效，严肃认真。

第五十一条 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。

第五十二条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第七章 附则

第五十三条 本制度自下发之日起执行，本制度公司办公室负责解释和修订，由总经理负责最终裁决。

第三篇：公司会议管理制度

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会议管理制度

会议管理制度

为保证公司的经营目标顺利实现，及时对经营管理中存在的问题决策处理；加强部门之间的工作协调，提高经营管理和工作效能, 保证公司经营管理决策贯彻到位。特制定本公司会议管理制度。

一、会议分类

公司会议分为：例会、总结会、专题会三大类。

二、会议目的

传达公司管理决策、文件、会议精神，汇报、总结前期工作完成情况及存在的问题，安排后期工作；研讨问题解决措施；对工作质量、工作效率、工作创新、工作秩序、行政管理、劳动纪律、员工素质进行讲评，批评落后，表扬先进；相互交流，互相通报信息，统一思想，协调各部门工作。

三、会议管理(一)时间和地点

1.公司周例会原则上每周六15:00准时开会（如遇节假日由行政部另行通知），项目周例会的时间、地点由项目经理安排。

2.月例会在月检查后三天内召开（提前一天通知），召开时间：冬季14：00，夏季14：30（如遇节假日由行政部另行通知）；

3.季度总结会在季度末可合并当月的月例会召开（如遇节假日由行政部另行通知）；

4.总结会在次年元月10号左右的周六或周日召开（如遇节假日由行政部另行通知）；专题会时间、地点由行政部临时通知；

5.公司会议地点：办公楼会议室。

（二）会议管理

1.公司召开的各项会议筹备组织由行政部安排专人全面负责。会议召开的通知，与会人员的签到登记，会议纪律的要求；会议场所的布置、卫生打扫，会议的用品及饮水等的准备工作。项目部（或部门）会议由部门负责人安排。

2．周、月办公例会

（1）会议议题的确定。公司例会由行政部根据整体安排，与总经理、副总经河南禹润建筑工程有限公司制度

会议管理制度

理各部门主管征求会议议题或意见，提出增加的会议议题建议。

（2）公司例会由行政部根据总经理的的指示，落实各部门主管准备会议议题的汇报材料及相关依据。

（3）公司例会由公司总经理或总经理指定的领导主持；项目部（或部门）会议由部门主要负责人主持。

（4）例会议题应包括以下内容：工作的进度说明及完成情况；工作中存在的问题、分析及改善措施；需要会议讨论或协调解决的问题；其他临时性工作的完成情况及有关说明。下步工作部署及安排；协调各部门工作进度，使各项工作按照预期目标有序进行；项目进度汇报时,结合月度、工作目标的进度汇报，对进度或对公司、部门工作有较大影响的问题,要拿出相应解决方案供领导决策。

（5）公司例会会参加的人员：公司总经理、副总经理及各部门主要负责人。会议列席人员：公司指定的相关人员和临时安排的人员。

（6）各部门必须有与年计划(或项目整体计划)相衔接的周计划(月计划)，并将书面材料报行政部，以便公司进行督促和考核。

(7)部门（项目部）会议纪要要在24小时内由互联网传至或纸质送行政部备案。

3、总结会

（1）总结会一般在季度末、年末或重大项目结束后举行，一般应有全体员工参加。

（2）总结会目的：总结经验，查找不足，统一思想，聚拢人心，鼓舞士气。（3）一般议程是：宣贯公司经营和管理方针，总结工作，安排下一步计划，年末要表彰先进。

（4）总结会的筹备、组织由行政部落实。

4、专题会

（1）公司专题会议准备工作：包括会议地址、电脑、投影仪、摄像机、会议记录等，要及时完备，由行政部沟通提案部门（人），保证会议按时召开。

（2）会议过程管理

提案部门要明确召开专题会议目的，及时与行政处沟通；提出需要解决的问题和解决方案；说明需要有关部门配合借助的资源。说明工作进程，具体时间。河南禹润建筑工程有限公司制度

会议管理制度

（3）专题会议流程管理。

部门负责人提出存在问题确定召开专题会，专题会需经总经理或主管副总经理审批，确定会议时间和与会人员，行政部通知参会者，提案人主持会议，确认问题处置措施，行政部记录者根据会议记录拟写专题会议会议纪要，交主持者签发，（会议决议由与会者签字）会议纪要（决议）下达任务到提案部门、考核部门监督和相关工作责任人，提案完成完成材料交给提案部门和考核部门。提案部门（人）反馈任务完成结果并点评后转考核部门。考核部门将考评效果反馈至总经理及财务中心核算。

（三）会议纪律

1、参会人员实行签到制度，不得迟到、早退、中途离场，迟到、早退者每次予以30元的罚款，无故不到会者按旷工处理；

2、应参加会议的人员不得缺席，特殊情况不能参加者必须提前半天向总经理（部门会议向负责人）请假，履行请假手续，提前指定熟悉本部门的代表人员参加会议，并报行政部备案；

3、开会时与会人员通讯工具应调为无声或关机，否则发现一次罚款20元，必须接的电话可到会议室外接听。

4、与会人员必须做到提前准备，周计划或重要议题要准备有纸质材料,会场发言做到简明扼要、言简意赅；

5、与会人员需自带笔记本，做好会议记录，以便会后落实；重要会议决议或会议记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

（四）会议记录

1、行政部设专人记录会议内容，设专门会议记录簿，记录簿不得更换、不得缺页、不得会后更改，记满后换新，旧簿存档。

2、公司会议记录由行政部根据与会人员发言如实准确记录。并在会议结束后2小时内整理出会议纪要由会议主持者签发，通过互联网或纸质传发至各部门执行落实。

3、会议纪要要分类编码存档，不得借阅；公司内部查阅，不得带走原件。

4、会议纪要要按固定格式填写。（后附格式模板）(五)、会议落实 河南禹润建筑工程有限公司制度

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1、例会和专题会议后，行政处没有及时整理专题会议记录（纪要）并及时下发，罚款50元。

2、例会和专题会议的要求没有被贯彻执行，责任人罚款100元，并且根据造成的后果严重程度继续追加罚款。

3、考核部门没有将任务完成追踪结果反馈给总经理（或主管副总经理）和提案人的，一次处罚人民100元，造成连带责任的加倍处罚。

4、提案人有责任追踪提案执行过程，对影响提案完成的，有督促和汇报的责任。

四、本制度于下发之日起执行。

河南禹润建筑工程有限公司

二0一六年三月二十八日

第四篇：公司会议管理制度

会议管理规定

一、会议室使用

1、会议室由办公室负责统一管理，统筹协调安排使用。

2、会议室原则上只限内部使用。外单位借用会议室要经公司董事长批准。

3、部门使用会议室要先提出申请，由办公室统筹安排。

4、部门须在约定的时间使用会议室，如有变动要及时通知办公室。

5、如遇会议时间、场地重叠，无法按要求作出安排的，办公室要及时与相关部门联系，作出调整或另行安排。

6、会议室使用完毕后，使用部门要及时做好卫生，关闭用电设备电源，关好门窗，并告知办公室。

二、会前准备

1、会议组织部门要视情况将会议计划（包括：会议时间、地点、与会人员、会议主题等）及相关会议资料提前交到办公室。办公室要根据会议的规格、性质和需要筹备会前相关工作。包括：会标、桌牌、白版、投影设备、桌椅摆放等。

2、会议召开前，会议组织部门要做好充分的准备工作。包括会议通知、影印会议资料、签到表等。会议通知一般以电话的形式，须形成《会议通知记录》，包括：会议时间、地点、会议主题、注意事项等。

3、集团召开会议，会前准备、会务服务统一由办公室负责。各部室会议的会前准备、会务服务由各部室负责，办公室要协助会议组织部门做好会务各项工作。包括摄影、录音、照明及其它服务。

4、与会嘉宾的迎送、工作用餐等工作由办公室负责安排。

三、与会人员

1、与会人员须按会议要求着装，并按顺序依次就座（指定座次除外）。不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。

2、与会人员因特殊原因不能到会或需中途离开的，经部门分管领导批准后，可由相关人员代为参加。

3、与会人员须严格执行会务签到制度，按规定时间到达会场，并在《会议签到表》上如实签到，不得代签或不签。

4、与会期间将手机等通讯设施关闭或调至震动状态，原则上不允许接听电话。如须接听，自觉离开会场。

5、与会人员须自觉携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并及时有效地进行传达和落实。

6、与会人员做好会议保密工作，不得泄露或传播不宜公开的会议内容和议定事项。

7、与会人员须自觉维护会议室的清洁，爱护会议室的设施，爱护电子设备，损坏者按价赔偿。

四、会后事宜

1、会议原则上由办公室负责《会议记录》，部门会议由会议组织部门自行安排。

2、会议记录由办公室负责日常归档、保管。部门会议原始记录由本部门负责日常保管、备查。

3、会议记录为集团的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按集团文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

4、会议的会后跟进工作按领导安排由办公室负责联系、督促责任部门推进落实，部门会议由组织部门自行指定。会议跟进的依据以会议记录为准。

第五篇：公司会议管理制度

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会议管理制度

第一条，根据公司《制度》规定和精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。第二条，会议要求

一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

第三条，本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司招商例会、公司专项会议、部门例会等。

第四条、公司各类会议及其安排如下

一、公司领导工作例会

（一）公司领导工作例会每月召开一次，于每月的第一个工作日上午召开。

（二）公司领导工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。

（三）公司领导工作例会的主要内容是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案； 与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。

（四）公司领导工作例会由办公室负责组织和记录，议定事项形成《公司领导工作例会会议纪要》，由办公室起草，经办公室主任审核后，由总经理或主持

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会议的其他公司领导签发。

二、总经理办公会

（一）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。

（二）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：

1.审议公司的发展战略、中长期规划、计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；

2.审议决定公司财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案； 3.审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度； 4.研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案； 5.研究公司重大改革方案和部署； 6.审议通过公司重要规章制度；

7.研究决定公司生产经营和管理中的重大问题； 8.讨论公司工作报告，听取公司各部门的工作汇报； 9.总经理认为应研究审议的其它问题。

（三）总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。

（四）总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由办公室根据会议记录起草，报总经理签发。

（五）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。

（六）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存，并于下一的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司办公室主任批准。

三、公司专项会议

公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。

专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。

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会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。

四、公司招商例会

（一）公司招商例会每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开，具体日期由招商副总决定。

（二）公司招商例会由招商副总主持，招商部经理、招商主管和区域招商专员、招商助理、电话招商专员参加，总经理根据需要出席。招商副总因故不能出席时，授权招商经理或招商主管主持。办公室负责人列席会议。

（三）公司招商例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；招商部经理或招商主管总结公司当月招商工作情况；提出本月工作安排方案；区域招商专员、招商助理、电话招商专员汇报上月工作情况，提出本月工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度招商工作进行预测，研判行业发展趋势及招商工作的对策，宣布下月招商工作安排；总经理通报重要事项并提出工作要求。

公司招商例会期间，招商副总与管区域招商专员个别谈话，进行指导，招商部经理、招商主管参加；同期，由招商部经理或招商主管主持，对招商人员进行培训、考试和考核。

（四）公司招商例会由招商部负责组织和记录，议定事项形成《公司招商例会纪要》，由招商部起草，经招商部经理或招商主管审核后，报招商副总或其他会议主持人签发，副本送办公室备案。

五、部门例会

（一）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。

（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。

（三）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。

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（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

六、公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。第五条，会议计划与统筹

一、每月28日前，办公室应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总经理审批后，会同公司领导工作例会、部门例会，编制《公司月度会议计划》，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。

二、凡办公室已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

三、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、公司招商例会、部门会议。

因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。第六条，会议准备

一、会议通知遵照以下规定：

1、已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；

2、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：

（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等做特别说明；

（3）其它主办人认为应另行通知的情况。

3、会议通知期一般应提前一天以上通知参会对象和为会务提供服务的部门。

4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

二、会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备 4

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好会议所需的各种设施、用品等；

2、公司召开的公司级会议，会务服务统一归综合办公室负责。

3、各部门召开会议需用公司会议室的，应向综合办公室书面提出，由办公室统筹安排。第七条，会议组织

一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。

二、会议主持人须遵守以下规定：

1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

三、参会人员须遵守以下规定：

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

6、做好本人的会议纪录。

四、会议记录

公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记 5

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录应遵守以下规定：

1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；

5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；

2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；

3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第八条，会议跟进

一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定；

二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

三、办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；

四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第九条，公司级会议的保密

一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得 6

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外传会议讨论和议决情况。

三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

第十条，管理权责和处罚

一、办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

二、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

三、迟到、早退、缺席

1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；

3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

四、处罚

1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；

2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款；

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十一条，附则

一、本制度由综合部负责解释。

二、本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。