第八单元 会议管理与商务活动

第一篇：第八单元 会议管理与商务活动

第八单元 会议管理与商务活动

一、判断题（将判断结果填入括号中。正确的填“√”，错误的填“×”）

1、会议必须是三个人以上聚合在一起，遵循一定的程序进行。（×）

2、一些跨国家、跨地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面广的会议，往往由会议的发起者主办。（×）

3、会议名称可以用简称的形式表达。（×）

4、部门的会议至少应提前3天报至办公室，由办公室统筹安排，定出一周会议安排表。（×）

5、议程表应在会前发给与会人员。（）

6、在圆桌或者方桌的周围安放椅子，适合于召开30——40人左右的小型会议。（×）

7、会议文件初稿经过修订，即可印刷，并按规定范围分发。（×）

8、外部会议可邮寄通知，但要检查信封上与通知上的姓名是否一致，并把握好会议通知的提前时间。（）

9、会前检查主要是检查场馆准备情况。（×）

10、与会者的亲笔签名可为日后查考提供历史凭证。（）

11、会议记录不仅可作为日后查考分析的依据，也是具有法律效力的文档。（）

12、如果是组织内部的会议，秘书会场服务还包括接待来访客人。（）

13、会议成果性文件比会议记录性文件更重要，因此在拟写时要特别重视。（×）

14、与会者在报到时，接待人员就可与其交割返程票及票款。（）

15、催办是对会议决议、决定贯彻执行结果的重要督促和检查手段。（）

16、会议所形成的正式文件，如会议通知、会议记录等应列入立卷范围。（）

17、会见的目的是各方能在求同存异的前提下取得谅解和共识，或达成某些协议，作出某项决定。（×）

18、涉外会见，应当按主右客左的国际惯例安排座位，即客人坐在主人的左边。（×）

19、有些办公会议因内容涉及，需扩充与会人员，秘书应事先拟出名单然后及时通知。（×）

20、代表会议在需要时，经常务代表提议，可邀请少部分列席代表参加。（×）

二、单项选择题（在备选答案中选出一个正确的答案，将相应的字母填入题内的括号中）

1、会议具有其他沟通形式不可替代的功能，但（C）功能不是。

A．分权B．协调C．反馈D．亲和

2、把会议分为正式会议和非正式会议，这是根据会议的（A）分类。

A．性质B．内容C．人数D．规律

3、以下选项中，不属于出席人身份的是（B）。

A．正式成员B．服务成员C．列席成员D．旁听成员

4、很多合作性和学术性组织有召开经常性会议（如年会）的制度，如亚太经济合作组织每年召开的领导人非正式会议，往往（C）主办。

A．由领导或管理职权的机关 B．由会议的发起者C．由一个组织的成员轮流

D．通过一定申办程序确定由谁

5、会议的目标有主次轻重之分，（C）必须体现中心目标或主要目标。

A．重要议题B．难点议题C．中心议题D．热点议题

6、有些会议的议题需要经过（A）审核，才能决定是否列入会议议程。

A．议案审查委员会B．领导机关C．秘书处D．管理部门

7、会议预案包括会议名称、时间、地点、会期等，但不包括（D）。

A．筹备人员分工B．会议经费来源C．会议成本D．医疗费用

8、会议成本包括的隐性成本是指（B）。

A．与会者参会获得的工资收入B．与会者参会损失的劳动价值

C．与会者参会创造的劳动价值D．与会者参会损失的工资收入

9、对会议所讨论的问题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是（D）。

A．议题表B．会程表C．日程表D．议程表

10、果会期是（B）或以上，就应该排定会议的日程表。

A．半天B．一天C．一天半D．两天

11、按照我国惯例，如果主席台上的人数是双数，则身份最高者位于（B）。

A．中间靠右座位，第二位在其左边B．中间靠左座位，第二位在其右边

C．中间，其次是左位，再次为右位D．中间，其次是右位，再次为左位

12、以下选项中，不属于与会人员座次安排要求的是（D）。

A．按姓氏汉字笔画多少排列 B．按地理位置排列C．按行业系统排列

D．按贡献大小排列

13、秘书对会议文件的写作应符合（A），这是写好会议文件的首要条件。

A．会议主题和领导的意图B．基层单位要求C．职能部门呼声

D．社会现实和民众愿望

14、以下选项中，不属于会议文件的是（D）。

A．领导指导性文件B．审议表决性文件C．传达宣传性文件

D．媒体反馈性文件

15、对重要的会议邀请对象比较合适的可用书面通知，再加（A）的双重方式。

A．电话确定B．请柬确定C．当面确定D．邮件确定

16、邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前（C）以上并附加回执。

A．一周B．两周C．三周D．四周17、秘书必须对会议文件的准备情况进行仔细检查。会议文件如有差错，小则影响会议的进程，大则产生严重的（B）。

A．经济损失B．政治后果C．社会影响D．个人负面影响

18、会前检查的方式可以是现场实地检查和（B）等方式。

A．领导观看录像B．领导听取汇报C．电话汇报D．工作人员自查

19、迎接重要宾客，要事先确定（C），并派相应身份的人员前去。

A．招待规格B．接待人数C．迎接规格D．交通工具

20、签到可统计会议实到人数，会议实到人数是确定法定性会议有效性的必要条件，在这些会议上，签到是一种（B）。

A．经济行为B．法律行为C．政治行为D．社交行为

21、会议记录应该严格遵守实事求是等原则，但下列选项中的（D）原则不是。

A．客观真实B．完整准确C．清楚规范D．个性醒目

22、下列选项中，不属于会议记录形式的是（D）。

A．详细记录B．摘要记录C．简易记录D．完整记录

23、下列选项中，不属于会间服务工作的是（C）。

A．完成领导交办事项B．提供必需生活用品C．拟写会议纪要D．保障会议安全

24、下列选项中，不属于会间调度工作的是（C）。

A．安排分组会议的会议地点B．车辆调度C．照顾与会者的健康

D．通知有关人员准时出席会议

25、下列选项中，不属于会议期间拟写和编辑的文件是（B）。

A．会议简报B．工作报告C．会议纪要D．会议决定

26、下列选项中，不属于拟写和编辑会议纪要要求的是（D）。

A．主题集中B．语言简洁C．格式规范D．编发迅速

27、下列选项中，不属于与会者离会工作范围的是（A）。

A．文件收集B．费用结算C．送别与会者D．会场清理

28、与会者离去时，要安排好车辆，并将与会者送至机场或车站，职位高者应由（D）亲自到机场或车站送别。

A．主持人B．老者C．主办者D．领导人

29、下列选项中，不属于催办形式的是（C）。

A．发文催办B．会议催办C．电脑催办D．派员催办

30、会议催办是指会议决议、决定（C）等的催办。

A．交流沟通B．传播管理C．贯彻执行D．检查反馈

31、大中型会议要检查（A）所制定的各项会务工作是否准确到位，有无脱节现象。

A．会议预案B．会议议程C．文件安排D．会议协调

32、（D）在提高会议效率方面，无论对组织还是个人都可以起到改进提高的作用。

A．会议预案B．会议协调C．会间工作D．会后总结

33、身份低的人会见身份高的人称之为（C）。

A．接见B．召见C．谒见D．高见

34、“边界会谈”是根据（A）划分的一种形式。

A．会谈的内容B．参加会谈代表的多少C．会谈的开放程度D．会谈的层次

35、会见与会谈前期准备工作首先要做的是（B）。

A．收集信息分析双方材料B．确定议题和明确目标C．确定参加人员

D．双方协商时间、地点

36、会见和会谈结束后的重要工作包括整理文件并归档和（D）。

A．写新闻稿B．安排宴请C．参观游览D．安排签字仪式

37、通常办公会议每次的（C）几乎都不同，有新的变化。

A．时间B．地点C．议题D．人员

38、下列选项中，不属于办公会议议题综合产生来源的是（B）。

A．领导意图B．秘书倡议C．工作实践D．反馈信息

39、参加代表会议的代表必须（B）产生。

A．依法选拔B．依法选举C．群众推举D．上级委派

40、代表会议是（C）最大的会议。

A．影响B．规模C．权力D．信息量

三、多项选择题（在备选答案中选出二至五个正确答案，将相应的字母填入题内的括号中）

1、会议具有其他沟通形式不可替代的功能，这些功能是（ABDE）。

A．分权功能B．协调功能C．反馈功能D．亲和功能E.咨询功能

2、下列选项中，会议应具有的构成要素是（ACDE）。

A．与会者B．会议议程C．会议名称D．会议时间E.会议地点

3、会议议题来自于（ABCD）。

A．领导人B．上级机关C．基层部门 D．下级部门 E.社会大众

会议预案、计划的制定

4、负责会议日程、文件、简报，安排记者采访，提供新闻稿等工作的是（BC）。

A．总务组B．秘书组C．宣传组D．保卫组E.组织组

5、（ACD）都是关于会议活动先后顺序的安排，但不需标明人员组成、会议经费、成本核算等内容。

A．会议议程B．会议预案C．会议日程D．会议程序 E.会议计划

6、以下选项中，属于会场布置要求的是（BCDE）。

A．会场安排力求简朴淡雅 B．会场色调应与会议目的相称

C．面积、设施应满足会议需要D．桌椅摆放应符合会议要求

E.按照我国惯例，席位次序应先左后右

7、以下选项中，属于在会前必须准备妥当的文件是（BDE）。

A．会议公报B．开幕词C．会议简报D．工作报告 E.领导讲话稿

8、单位内部重要会议通知应做到：（ABC）。

A．把会议通知当面送达与会者B．请对方签收会议通知

C．代为签收会议通知的跟踪落实 D．电话通知E.电子邮件通知

9、会前检查可起到的作用是（ABE）。

A．及时发现问题B．尽快加以纠正C．维护领导权威 D．显示会议形象

E.及时调整预案

10、秘书人员应做的报到工作包括（BCDE）。

A．每一记录要素宜单独成行B．以一个发言者为一个记录单元换行分隔

C．用黑圆珠笔记录D．录音机记录要整理成书面记录

E.记录草稿给领导获准后才定稿

11、秘书人员制作会议记录，应做到（ABDE）。

A．每一记录要素宜单独成行B．以一个发言者为一个记录单元换行分隔

C．用黑圆珠笔记录D．录音机记录要整理成书面记录

E.记录草稿给领导获准后才定稿

12、会场服务工作包括（BCDE）。

A．记录会场情况B．茶水供应C．引导与会者入、退席

D．满足与会者临时需要E.接听会场外打来的电话

13、会议简报的信息筛选原则有（BC）。

A．保密性B．真实性C．典型性D．时尚性E.规范性

14、秘书做好单位内部小型会议的清场工作，包括（ABCDE）。

A．带回会议资料B．传达留言C．检查遗漏物品D．检查烟灰缸有无易燃物E.通知会场的管理单位

15、会议传达必须确定内容、（ABCDE）等。

A．程度B．范围C．时间D．层次E.方式

16、秘书在会议期间的文书工作主要包括（AC）。

A．文件分发 B．文件收集 C．文件清退 D．文件登记 E.文件装订

17、会谈形成的条件是：（ABC）。

A．会谈诸方有共同关心的问题B．会谈诸方既有共同利益，又有各自的独立意志

C．会谈人员是某一国家、单位或个人利益的代表

D．会谈人员都应是官员或专业技术人员E.会谈地点必须处在中立地区

18、会见和会谈期间的重要任务是（ABCDE）。

A．迎送及合影B．翻译C．记录D．服务E.记者采访管理

19、秘书应为办公会议准备各方面的信息，包括（BCDE）。

A．秘书的建议B．法律、法规、政策C．上级的指示

D．本单位工作反馈信息E.专家的意见

20、下列选项中，秘书做好代表会议会务工作的要点是（BCDE）。

A．正式代表应随机产生B．有些议题来自代表的提案

C．会场布置必须庄严、隆重D．应做好选举、表决的准备工作

E.应安排好代表的接送等事宜

补充：

1.判断题：

2.参加筹备学术会议并提供服务的秘书人员应有一定的专业知识。（√）

3.报告会以单向宣传、教育为主，不需收集反馈意见。（×）

4.座谈会邀请对象必须是德高望重的人。（×）

5.国际会议的东道国必须准备足够的同声翻译，文件也应准备不同文字的文本。（√）

6.签约仪式由签约方职位相当的负责人主签，由更高一级的领导人及相关部门的负责人参

加，以示监证。（√）

7.主方参签人员站立位置，依职位高低由中间向右边排列。（×）

8.开幕典礼必须安排余兴节目、锣鼓、礼花、礼炮等以助兴，否则影响不大。（×）

9.外国宴请习惯，排席位时男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫

人在男主人右上方。（√）

单选题：

1下列选项中，不属于学术会议形式的是（B）。

A．论文报告会B．选举大会C．现场演示D．座谈会

2学术会议的（A）往往汇编成论文集，内部交流或公开出版。

A．会议成果B．领导讲话C．会议决议D．会议简报

3报告会规模应适当，人数最好（B）左右。

A．几十人B．几百人C．几千人D．几万人

4报告会的（B）及报告人必须慎重选择，以使每一场报告会都能达到预期的效果。

A．领导讲话B．报告主题C．时间地点D．会议议程

5座谈会的（D）不必严格规定，以使会议在轻松的气氛下得到理想的效果。

A．地点B．场所C．议题D．时间

6座谈会的成功与否，很大程度上决定于（D）的水平。

A．领导人B．报告人C．与会者D．主持人

7国际会议各国的参会人员应考虑（A）的相应性，以便达成协议。

A．职位地位B．国家大小C．实力D．观点

8由于国际性会议能提高与会国的政治地位，还会给与会国带来一定的经济利益，因而其（C）的选定，往往要经过激烈的竞争。

A．时间B．主题C．地点D．议程

9签字仪式表明会谈各方对（D）的正式认可。

A．文本文字B．文件约束力C．文本内容D．会谈结果

10为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式（A），在文本上加盖双方的公章。

A．前B．中C．后D．同时

11不同国家签约，文本的（A）可以不一致。

A．语言文字B．内容C．语意D．格式

12签约仪式中的签字人员必须具有代表一级政府和组织的（C）。

A．代表权B．领导资历C．法定资格D．权威地位

13召开新闻发布会前，秘书应根据调查研究情况写出书面报告，一是供领导采取措施作决策时参考；二是（B）。

A.使公众了解和知晓B.使领导发布新闻时不致遗漏或差错C.宣传和树立组织形象D.发给记者

14以下有关召开新闻发布会的步骤和要求的说法，（B）是不恰当的。

A.新闻发布会召开前应有明确的主题B.邀请的报社或电视台记者必须是综合性的，影响才会大C.秘书或公关人员应为会议主持人作好形象设计D.会议结束后要及时了解与会者的态度和意见

15许多国家对正式宴会十分讲究，往往在请柬上注明（C）要求。

A．语言B．伴侣C．服饰D．职位

16下列选项中，不属于宴请时安排菜单的禁忌是（D）。

A．宗教禁忌B．地方禁忌C．职业禁忌D．国家禁忌

多选题：

1下列选项中，秘书做好学术会议会务工作的要点是（ABE）。

A．正式代表根据报名产生B．提前三个月发送预备性通知C．会场布置必须庄严、隆重D．应安排隆重的礼仪性程序E.参与的秘书人员应有一定专业知识

2下列选项中，秘书做好报告会议会务工作的要点是（ABCE）。

A．报告人应有一定的表达能力B．应安排隆重的礼仪性程序C．会场布置应隆重大方D．提前三个月发送预备性通知E.报告会后应收集反馈意见

座谈会

3下列选项中，秘书做好座谈会会务工作的要点是（ABC）。

A．座谈会以小型为主B．座谈会应既集中又民主C．邀请对象是独立思考又敢于发表意见者D．座谈会可不做记录E.座谈会后应收集反馈意见

4下列选项中，秘书做好国际会议会务工作的要点是（ABCDE）。

A．选定会议地点B．规定正式语言和工作语言C．建立会议组织系统D．提出议案E.确认会议记录

5下列选项中，参与签约仪式的人员有（ABCDE）。

A．签字人B．领导人C．见证人D．助签人E.公证人

6下列选项中，做好国际会议会务工作的要点是（ABDE）。

A．准备有签字桌、文本、签字笔、吸墨水器、小国旗等 B．将文本打开，向主签人指示该签字的位置C．做好现场记录D．用吸墨水器将墨迹吸干E.准备香槟酒

7在开幕、闭幕和揭幕仪式中，应确定好（ABCDE）

A.主持人B.致词人C.剪彩人D.领导人E.群众代表

8排列便宴的席位时，可按照以下原则安排（BCDE）。

A．背门为上B．右高左低C．观景为佳D．中座为尊E.临墙为好

第二篇：会议与商务活动

会议与商务活动

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

二、重点提示

1．会议议程表的设计方法

(1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集中安排在一起。

(3)保密性较强的议题一般安排在后面。

2．会议日程表的设计方法

(1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。

(2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。

3．安排会议议程和日程应注意的问题

(1)会议议程和会议日程的功能不同。

(2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

(3)会议议程与日程必须吻合。

(4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

4．选择会址应考虑的因素

(1)交通便利。

(2)会场的大小应与会议规模、主题相符。

(3)场地要有良好的设备配置。

(4)应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。

(5)选择会议地点应考虑有无停车场。

(6)场地租借的成本必须合理。

5．做好会议记录

(1)会议记录的准备工作

1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。

2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

(2)会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。

(3)会议记录的方法

1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。

2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。

3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

(4)会议记录的修改

1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。

3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

(5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

6．会议期间的信息沟通

(1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。

2)要深入实际，掌握第一手资料。

3)注重信息的加工。

4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。

(2)会议期间的对外宣传工作

1)妥善处理与新闻媒体的关系。

2)注意内外有别，严守单位秘密。

3)在传递方式、内容选择上应本着对象、效果、实效、费用的原则综合考虑。

4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。

5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。

6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。

7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

(3)信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。

(4)信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。

第三篇：会议与商务活动要点与重点

会议与商务活动要点与重点

一、要点

1.掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件 的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主 要内容。

2.熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

二、重点

1.发送会议通知

(1)发送形式:正式通知,非正式通知。

(2)发送内容

1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。

3)会议中使用的有关票据。

4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。

(3)发送会议通知的注意事项

1)明确会议通知发送对象。

2)落实发送的回复确认环节。

3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

2.会议通知

(1)会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。

(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

3.会议的各种准备工作

(1)制作姓名卡片、会议证件的方法

1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。

(2)会议文件资料发放的基本方法

1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。

2)分发重要文件要编号、登记,保密文件要注明密级。

3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

4)适时适量。

5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。

(3)会议所需用品和设备的准备

1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。

2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

(4)预订内部会议室的方法

1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。

2)在使用的前一天,一定要再次落实。

3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。

5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。

(5)接站报到工作的主要步骤

1)有统一的指挥调度系统,掌握与会者到达的时间和联系方式。

2)备有足够的车辆和接待人员。

3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引 导牌或标识牌,表明报到的具体位置。

4)事先准备好文件袋发给报到人员。

(6)会议签到和引导工作

1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

3)准备好登记本、签字笔等用具,必要时准备好嘉宾的留言簿。

4)按礼仪规范引导与会者入场。

4.会议的善后工作

(1)安排与会人员返程工作

1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。

2)帮助与会者提前做好返程准备。

(2)会议文件资料清退的方法

1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上,由文秘人员统一收集或由 文秘人员在会议室门口收集。

2)大中型会议可提前发出清退目录,先由与会者个人清理,再统一交秘书处或下发收 集目录,限时交退。

(3)整理会议室:将会议室整理恢复到备用状态。

5.会见与会谈的准备工作

(1)收集对方的相关资料。

(2)通知主方参加会见与会谈的人员。

(3)了解会见与会谈的时间和地点。

(4)通知对方。

(5)场所的布置及座位安排:会见的座次安排应遵循“主左客右”的原则,座位通常排 成扇形或半圆形;会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门 一侧或进门后的左侧,双方主谈人位于各方中央,其他人按右高左低排;多边会谈的座位可 摆成圆形或方形。

6.会见与会谈的基本程序

(1)迎接。

(2)致辞、赠礼、合影。

(3)会见或会谈。

(4)记录。

(5)会见与会谈结束。

7.开放参观活动的内容与准备

(1)开放参观的项目

1)展览室。

2)生产设备。

3)厂区环境。

4)员工的教育与培训设施。

5)服务、娱乐、福利、卫生等设施。

(2)开放参观活动的操作流程

准备宣传小册子一放映视听材料一观看模型一引导观摩实物一中途休息服务一赠送纪念 品一征求意见。

(3)准备工作的内容

1)寄发请柬。

2)准备休息服务处。

3)准备介绍材料。

4)准备特殊的参观用品。

5)准备茶水饮料。

6)准备礼品和纪念品。

(4)接待工作的内容

1)热情接待、引导。

2)认真解说。

3)为来宾做好向导。

4)做好餐饮服务工作。

5)耐心解答来宾提出的问题。

6)做好欢送工作。

8.商务旅行的准备工作

(1)订车票、机票:通常采用电话或传真的方式订票。

(2)预订房间。

(3)准备必要的文件资料及上司随身携带的物品。

(4)预支差旅费。

第四篇：商务活动管理

商务活动管理

教学目的

通过本章的学习，了解签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容，熟悉签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作，掌握签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、项目驱动、仿真教学、实训法教学、分组协作、“教-学-练”一体化的方法组织教学。

教学重点

签字仪式的准备与操作；

庆典活动的准备与操作；

开放参观活动的安排与方案。

新闻发布会的筹划与操作。教学难点

签字仪式的准备；

庆典活动的准备；

开放参观活动方案的拟订；

新闻发布会的筹划；

技能训练。教学时数

理论教学2.0课时

实训教学6.0课时 教学内容

签字仪式

案例导入：

2005年10月5日印度的王子贸易有限公司来到中国赛特尔汽车贸易车行参观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作，希望给对方留下良好的印象，从而能得到大的订单。第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。特别是接待考察团队时，须选择较宽畅、便利、整洁的大道，考察地点要悬挂欢迎横幅。第二步会见、会谈。这次会见安排在会客厅或办公室，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。

印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。来宾到来时，迎接人员热情问候，走在来宾的左前方引导来宾进入公司，对文字及影视资料进行解说。引导来宾对公司的三个展厅进行参观，在必要的地方做一定的时间停留、解说。第四步做好餐饮服务。用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。与来宾握别。当客人乘坐交通工具离开之前，总经理与印度来宾再次一一握手告别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，并目送客人离去。

2005年11月2日印度王子公司向中国赛特尔贸易公司发出要约，将在赛特尔贸易公司定购40辆家用小型轿车。

赛特尔贸易公司详实周密的参观准备工作与热情周到的接待工作给印度来宾留下了良好的印象，从而成功赢得厂客户

一、签字仪式的准备与服务工作(一)签字仪式的准备

1．文本的准备

(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。会谈过程中，各方都可以对具体条款 和表述提出修改意见。因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。

(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。

(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。

(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。国内合同和协议书的标印格式应当符合有关规定。涉外双边签字的文本印制时还应注意优先权的问题。

(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。

2．商定参加人员

(1)签字人。签字人员是签字仪式上的主要角色。签字人可以是双力参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件：

●具有法定资格。各方签字人员必须具有企业法人代表资格，或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。

●规格相等。各方签字人员的职务和身份应当—„致或大致相等。比如，企业之间举行签字仪式，一方由董事长签字，另一方也应当由董事K出面，没有十分特殊的情况，不应当派级别较低的人员签字。

(2)领导人。为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。

(3)致辞人。如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。

(4)主持人。如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。

(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加。

(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，非常熟悉业务，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于—些喜庆性的签宁仪式，而且事先一定要刘礼仪小姐进行培训。

(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。

(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。

3．布置签字厅

(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。

一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。

(2)签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。如签字方较多，则加长桌子，增加座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右边，第三位排在具左边。

签字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般写明签字的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。

(3)准备签字用具。在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。

(6)讲台。如果安排致辞，可以签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。

(7)会标。签字仪式的会标要求醒目，写法由签字双方名称、签字文本

标题和“签字仪式”织成：

(8)香槟酒。有时在签字仪式结束后，各方举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。工作人员应事先准备好香槟酒、酒杯等。(二)签字仪式的程序

1．人员就座

有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。

2．正式签署合同文本

通常的做法，首先，签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的 合同文本。

商务礼仪规定：每个签字人在由已方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。每个签字人均应首先签署已方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。

轮换制的目的是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

3．交换文件

此时，各方签字应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用

过的签字笔，以作纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

4．祝贺

交换已签的合同文本后，双方签字人当场干上千杯香槟酒，是国际上通

行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下-，商务合同在正式签署后，应提交有关方进行公证，此后

才正式牛效。

庆典活动

庆典活动常见的有开业典礼、节日庆典、奠基、竣式典礼等。

(一)开业典礼的准备

1．开业典礼的宣传工作

(1)公司举行开业典礼的目的。通过这一活动来向社会宣传自身的形象、塑造自身的形象，并使社会对其商业价值、产品以及服务等广为了解。因此，对开业典礼的宣传就成为达到这一目的的必要前提。

(2)开业典礼宣传媒介。可以通过媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行。

(3)宣传内容。开业典礼举行的日期、开业典礼举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。宣传要搞得轰轰烈烈，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，给公司的客户、合作伙伴、上级领导、全体员了等留下深刻的印象，从而提高企业的知名度。

(4)邀请媒体记者参加。邀请媒体记者在开业典礼举行之时到场进行采访、报道，以便对本单位进行进一步的正面宣传。

2，准备典礼的开幕词

开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕词的内容：

(1)对来宾表示感谢。

(2)介绍公司成立的目的、过程。

(3)经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。

由本单位的主要负责人致开幕词，目的是宣布典礼的开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕词的语言要突出庆典的“庆”。

3．拟写典礼议程

典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程主要有下列内容：

(1)主持人宣布典礼开始。

(2)全体起立，奏乐。

(3)宣读重要嘉宾名单。

(4)领导致辞贺词，来宾致贺词。

由上级领导和来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚

望。贺词由谁来致词要事先定好，以免当众推来推去。

对外来的贺电、贺信，不必一一宣读，但对其署名的单位或个人应予以公布。

(5)本公司经理致辞。

主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢，并简要介绍本公司的经营特色

和经营目标等。

(6)邀请嘉宾揭幕剪彩。

由本公司负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣

告企业的正式成立。

参加典礼的全体人员应该鼓掌祝贺，在非限制燃放鞭炮的地区还可燃放

鞭炮庆贺。

4．发放请柬邀请来宾

开业典礼影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与其数量的多少。在 力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。地方领导、上级

主管部门与地方职能管理部门的领导，合作单位与同行单位的领导、社会团

体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎

重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并应装入精美的信封，由专人提

前送达对方手小，以使对方早作安排。发放请柬的时间要提前一周，便于被

邀请者及早安排和准备。

5．场地布置

开业典礼大多是在开业的现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也 可以是正门之内的大厅。按照惯例，举行开业典礼时，宾主一律站立，一般

不布置主席台或座椅。为显示隆重，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色

地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外，还应当在醒目之外摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等，亦须提前备好。对于音响、照明设备，以及开业典礼举行之

时所需使用的用具、设备、必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出

现差错。—

6．准备物品

开业典礼中需要准备的物品主要有两项：

(1)场地用物品和馈赠礼品。场地用物品主要包括：场地四周悬挂横幅

标语、气球、彩带、宫灯、来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料、音响、照明设备等。

(2)馈赠礼品。向来宾赠送的礼品，旨先，要具有宣传性，可以选用本

公司的产品，也可以礼品及其外包装上印有本公司的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。主要是独特的，有宣传本公司效用的纪念物品。其

次，要具有一定的纪念意义，使礼品接受者感到光荣和自豪，从而对其珍惜。

其三要独特，赠送的礼品应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目 了然，或令人过目不忘。

7．安排接待

开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。(二)开业典礼的程序

典礼的程序与典礼的议程不同在于，典礼的程序是包括准备工作、接待、迎送在内的整个工作过程，而典礼的议程仅指宾客到现场后典礼正式开始后的一系列议事程序。

1．迎宾

宾客到来前，要安排好负责人和迎宾人员在规定的位置上恭候来宾的光

临。负责人和迎宾人员都应该是拥有整洁的仪容仪表、统一着装、精神抖擞、热情饱满。来宾到来时，应微笑、亲切相迎，按照事先安排的规则有礼貌地

引导来宾入场、安排座次，并给予一定的规范服务。

2．典礼开始

当大部分宾客入座，开业典礼时间开始时，由主持人宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌。

3．致开幕词

4．致贺词

5．揭幕

6．参观

如果有必要，可引导来宾参观，介绍本公司的主要设施、特色商品及工

营策略等。

7．迎接顾客

内。口，求顾 可以 赠送 开业典礼结束后，商品零售企业会有大批顾客随主人及来宾一同进店 为此，应有企业领导人、部或柜组负责人和营业员一起，恭敬地站在门 欢迎顾客的光临。对于首批顾客，营业员更应注意服务礼仪，要主动征 客意见，热情介绍商品，感谢顾客惠顾，欢迎顾客经常光顾。此外，还 准备一些印有开业典礼、经营范围、地址、电话等字样的特别的购物袋 给顾客作为纪念。

开放参观活动

案例分析：

年底，某电视台举办了一次开放参观活动，邀请的参观者就是员工家属。电视台台长十分重视这次活动，不仅组织人员做了大量的准备，如印发通知、安排会场、准备茶点等，而且亲自向家属介绍电视台的历史和现状。台长充分肯定了家属们对电视台工作的支持，并致以衷心的感谢；家属们被邀至各摄影室，并获得了在电视中露面的机会。

这一系列的活动安排虽然花费了许多精力，但却使许多员工家属得到了满足。他们觉得平日为家务操劳，今日得到了认可和感谢，从而也会更加支持家人的工作。

一、准备与接待工作

1．确定开放参观的项目

(1)组织的展览室；

(2)生产设备和工艺流程；

(3)厂区环境；

(4)员工的教育与培训设施；

(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。2．开放参观活动的操作流程

(1)准备宣传小册子——以简明、通俗的语言，介绍参观的内容，尽量图文并茂；少用深奥的专业术语，考虑一般观众的文化水平和接受能力。秘书应在参观之始将小册子发给来宾，使来宾对参观内容有大致的了解，有针对性的观看，免去了记录的麻烦。小册子还可供日后查考。

(2)放映视听材料——可在观摩实物前放映有关录像片、幻灯片或电视片，并做简洁介绍。

(3)观看模型——秘书可利用事先制作的组织全景模型，向参观者介绍组织的全貌，这样，参观者可择要参观，既省时，又省力。

(4)引导观摩实物——秘书引导参观者沿一定路线参观，并对重要实物给予讲解，讲解要简明扼要，避免长篇大论。

(5)中途休息服务——准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。

(6)赠送纪念品——最好是本组织制造的、或刻印有本组织名称的纪念品，起到宣传本组织的效果。

(7)征求意见——在出口处设置公众留言簿或意见簿；还可在观摩实物后，组织参观者座谈，请他们说观后感，提建议，便于组织改进工作。

3．秘书在开放参观活动中的职责

秘书此时的主要职责就是做好准备与接待工作。

(1)准备内容：

①准备与寄发请柬；

：

②为来宾准备休息服务处；

③准备介绍材料；

④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；

⑤准备茶水饮料；

⑥准备赠送的礼品和纪念品。

(2)接待服务与要求：

可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：

①来宾到达后热情引导接待；

②放映视听资料时认真解说；

③参观过程中为来宾做向导；

‘

④做好招待来宾的餐饮服务；

⑤耐心解答来宾提出的各种问题；

⑥做好欢送工作。

二、拟订开放参观活动的方案

案例分析

日本丰田公司以参观活动作为树立公司形象、推销产品的重要手段，它不仅欢迎顾客参观公司，而且想办法招揽参观者。为此，公司专门盖了一栋楼房。一楼陈列公司的各种资料、零件和成品；二楼、三楼有冷暖设备，是放电影的大礼堂；四楼、五楼则为套房，给最近10年买过公司汽奉的参观者免费住宿。这样一束，丰田公司顾客盈门，那些想买丰田汽车的人不辞劳苦，前来公司参观，了解各种型号汽车的性能、优缺点，以便做出最佳选择。为了使参观者对组织产生兴趣和好感，组织对外开放参观日需要做好具体、细致的准备。近来，开放参观越来越受到企业重视。一般来讲，开放参观可分为游览参观和组织参观两类。通过游览参观，可以进一步了解合作对象；通过组织参观，可以扩大组织的社会知名度。

1．确定开放参观活动的主题

开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。

常见的开放参观活动主题有：

(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；

(2)促进组织的业务拓展；

(3)和谐组织与社区的关系；

(4)增强员工或家属的自豪感。2．安排开放参观的内容

要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内容一般包括：

(1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。

(2)现场观摩，让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织的科技开发(实验)中心；组织服务、娱乐、福利、卫生等设施。

(3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。

3．选择开放参观的时机

最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。

4．确定邀请对象

一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。

5．选择参观路线

参观路线的选择要求做到：

(1)能引起参观者的兴趣；

(2)能保证参观者的安全；

(3)对组织正常工作干扰小。

以上三点要综合考虑。6．策划宣传工作

参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。

参观时，由向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观，对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。

7．做好解说及接待准备

(1)挑选并培训导游或解说人员；

(2)制作并寄发请柬；‘

(3)设立接待服务处；

(4)准备特殊的参观用品；

(5)准备礼品或纪念品。注意事项：

1．目的明确

整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。2．时机选择要得当

开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。

3．处理好公开与保密的关系

要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。

4．安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。

5．精心做好展示工作

包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。

新闻发布会

一、新闻发布会的准备工作

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者

召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。

3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组 织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排

5、准备工作如下：

(1)确定被邀请记者的范周

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。

如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到

专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志

记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有

摄影记者。

(2)确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出 台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注

意力集中于它们，作为一个一般的社会组织相比之下居次要地

位，不易被公众广泛接受。

记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是

一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾

馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，则

可以赴首都或大都市租用场地举行。

(3)确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻甚

至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要

求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等

主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措词讲究典雅面有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉

全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力

答的特殊会议。

（4）准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。

会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉 快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。

（5)制作经费预算

费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费

预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点

费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

(6)组织会议

秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主

题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃

提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，避免提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控

制在二小时之内。

(7)参观活动安排

如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进

行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记

者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感

性认识。

(8)小型宴请安排

如果必要，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐

或晚餐，以进一步进行沟通。

(9)收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，秘书要注意搜集到会记者

采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验

会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问 原因，便于日后改进工作。

技能训练

1.某公司要举办开业庆典一周活动，试拟写一份庆典活动方案。

2.结合实际拟写一份开幕式操作程序。

第五篇：2011年三级秘书考试会议与商务活动

2011年三级秘书考试会议与商务活动

1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P382

2.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P382

3.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。P382下

4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用

5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD

6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385中

7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P385

8.第七题：秘书如何做好会议协调？

答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题；另一列的标题是：落实日期

在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言（1）着装要得体，注意表情（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。

9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。

10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备

答：书上第392页到393页，一共9个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。

典礼的程序包括：1——7点（书上第394页），其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。即为答案

12.信息发布会的主题大致有两类：（1）说明性主题（2）解释性主题 P395

13.选择：信息发布会的时间选择要注意：（1）避开节日与假日（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395下

14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：（1）本单位所在地（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等 P395下

15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396上

17.信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。P396

18.选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。P396中

19.信息发布会上要注意：（1）讲话重点突出（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397