公司公文处理办法

第一篇：公司公文处理办法

公司公文处理办法

（试行）

1.0目的为使公司公文处理规范化，特制定本办法。

2.0适用范围

公司所有公文处理工作。公司公文是指公司在经营、管理及各项公务活动中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法开展公务活动的重要工具。3.0公文分类

3.1公司处理公文一般都属通用公文。主要用来颁布制度、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事宜、记载活动等。

3.2公司公文种类一般有决议、决定、通报、通知、请示、批复、报告、规定、办法、会议纪要、函等。

3.3公文行文关系共有上行文、平行文、下行文。

3.3.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导。

3.3.2平行文是指相互平行的单位或部门或不相隶属单位或部门之间的发文，体现单位或部门之间工作上的互相协商的关系。

3.3.3下行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导。

4.0具体职责

4.1综合办公室：设专人负责公司公文的处理工作，包括公文的收发、编号登记、传阅、归档、保管及销毁等工作。

4.2承办部门：其他与公文处理有关的其他工作，通过会议等其他各类途径收到的各类公文，收文者应及时交综合办公室登记处理。

5.0公文处理程序

公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

5.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、传阅（传批）、承办、督查催办等程序，文件包含公文、传真资料等项。

5.1.1收文后将收文日期、发文单位、公文标题等在《收文登记表》（附件1）中逐项登记。

5.1.2收文登记后，由文秘人员填写《文件批示传阅单》（附件2）并黏贴在文件首页上方，送综合办公室负责人处，负责人根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，送相关领导或有关职能部门。

5.1.3职能部门接到文件后，应在规定时间内将处理意见返回。急件一般应在一个工作日处理完毕，一般公文应在三个工作日内作出处理。如在规定的期限内无法完成，应说明原因，并将正在处理的情况先行反馈。

5.1.4职能部门将处理结果反馈给综合办公室，如需传阅由承办部门及时分送相关部门或个人传阅，传阅后将公文交回，整理登记，归档立卷。

5.2发文处理程序包括拟稿、审核、会签、签发、印制、校对、用印、发送等程序，文件包括公司内部文件和对外业务文件。

5.2.1以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由综合办公室编号、登记签发。

5.2.1.1领导核定后的公文，由综合办公室负责编号和主题词，由领导签发后，送印并分发，并在《发文登记表》（附件1）内登记。

5.2.1.2公文签发，由承办部门以纸质文件或电子文件发至相关单位或部门，需多部门或多人会签处理的文件应附上《文件批示传阅单》。

5.2.1.3公文办理完毕，综合办公室应及时将公文整理，归档立卷。没有保存价值和未列入归档范围的公文，经批准后可以销毁，但必须进行登记。

5.2.2以各部门名义撰写的文件，由各部门自行编号、登记、签发、存档。6.0公文格式

公司公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章等部分组成。

6.1版头分为二种，一种是本公司对外公文，由公司全称套红居中印在公文首页上部。另一种是公司内部公文，由标题、密级、编号、拟稿人、收件人、抄送部门等组成。（详见附件3、4、5）

6.2发文字号由发文单位或部门代号、发文年代和发文顺序组成，外部公文统一由综合办公室进行编号，内部公文由各部门自行编号。

6.3标题一般由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种三个要素组成，一律采用二号黑体，6.4正文为公文主体，用来表述公文的内容，采用四号宋体、1.5倍行距。

6.5附件应在正文之后，注明附件的名称和顺序。

6.6对外公文发文单位署名应用全称，位于正文右下方。

6.7成文日期即发文的年、月、日，在发文单位名称下面。

6.8对外公文应盖上发文单位印章，用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

6.9主题词位于公文末页抄送单位上方，词目之间应有一字间隔。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。

6.10抄报（送）单位指其他应告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的单位

或部门。标注于主题词下方。

6.11印刷版记包括文件起草人员、打字人员的姓名、印制单位、印发日期及份数。

7.0相关记录

7.1《收发文登记表》

7.2《文件批示传阅单》

7.3《公司对外司字公文摸板》

7.4《公司对外涵字公文模板》

7.5《公司内部公文摸板》

8.0 本制度由公司综合办公室负责解释。

9.0 本制度自发布之日起起执行。

第二篇：公司公文处理办法

公司公文处理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为规范公司的公文处理，提高办文质量和效率，按照有关规定，结合本公司实际，制定本办法。

第二条  公文是指本公司在公司运行中形成的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条  公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和内部有关保密规定，确保国家秘密及内部商业秘密的安全。

第六条  综合管理部是公文处理的管理部门，应配备专（兼）职人员负责公文处理和指导各部门的公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条  公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）通知

适用于批转各部门的公文；转发政府机关、监管部门和其他不相隶属单位的公文；传达要求有关部门办理和需要周知或者执行的事项；发布内部各项规章制度等规范性文件；任免人员。

（三）通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向政府机关和监管部门汇报工作,反映情况,答复政府机关和监管部门的询问。

（五）请示

适用于向政府机关和监管部门请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 行文规则

第八条  行文应当确有必要，注重效用。

第九条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条  行文一律以公司名义发文，原则上由综合管理部统一办理，另有规定的从其规定。

第十一条  向政府机关和监管部门报送公文，以政府机关和监管部门作为主送对象，不得直接报送其某个部门或科室；除政府机关和监管部门负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向政府机关和监管部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十二条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。“报告”不得夹带请示事项。

第四章  发文办理

第十三条  发文办理指以本公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发等程序。

发文的办理程序一般是：主办部门拟稿—主办部门负责人审核校稿—（根据需要进行部门会签，或法务合规部审核）—呈送主办部门分管副总签批—综合管理部排版、校稿—运营总经理签批—（根据审批权限呈报董事会签批）—综合管理部派专人负责登记、编号、打印、排版、印制、分发（存档）。

第十四条  公文拟稿

草拟公文应遵循以下要求：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定；如提出新的政策、规定等，要切实可行。拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接；

（二）公文内容确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

（三）办理公文时应附相应的办文依据。依据上级来文办理的公文，应附上级来文；根据领导批示或签报办理的公文，应附领导批示及签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因工作需要主动办理的公文，应附签报说明发文原因及有关背景情况；

（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的权限和与主送单位的行文关系确定；

（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

（六）所发公文标题文字一律为二号字（大小）、小标宋（字体）加粗字，公文内容文字为三号字（大小）、仿宋（字体）。

（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日;

（八）结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“（一）”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”，一般第一层用黑体字三号、第二层用楷体字三号、第三层和第四层用仿宋体字三号标注；

（九）应当使用国家法定计量单位；

（十）文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

（十一）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条  发文字号及适用情况

发文字号由“发文机关代字+发文年份（用‘〔〕’括出）+发文顺序”组成，其中“发文机关代字”由“发文机关简称+发文性质代字”构成，部门发文代字由“发文机关简称+发文部门简称+发文性质代字”构成。发文字号与适用情况要求如下：

1、“发”字。用于上行文和下行文。上行文中适用于公司向政府机关和监管部门、经营层向董事会请示、报告工作，文种包括请示、报告等；下行文中适用于董事会、经营层向下级布置工作，文种包括决定、通知、通报等。

2、“函”字。可用于上行文、平行文和下行文的意见，以及平行文中的通知、意见、函和下行文中的批复、意见。适用于同不相隶属的单位如政府机关、监管部门、企事业单位等商洽工作、答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见，或适用于批复下级公司的请示事项等。文种为函、通知、意见、批复等。

3、“纪”字。适用于内部各种会议纪要，包括但不限于董事会办公会、月例会、周例会等。文种为纪要。

第十六条  公文审核

（一）公文审核实行分级负责制。主办部门负责人应对公文进行初核确认，初核要严格把关，对文稿内容、数据的真实性和准确性以及引用有关法律、法规、政策的准确性负责。

（二） 需要进行合规审核的公文应进行合规审核。

（三）文稿在送领导（签发人）签发前，应由主办部门分管副总在初核基础上进行审核，综合管理部不对公文内容及表述的准确性负责。综合管理部审核的主要内容包括：

1、是否确需行文；

2、行文方式是否妥当；

3、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；

4、内容涉及其他部门的文稿，是否经过协调、会签；需要合规审核的，是否经过合规审核；

5、密级确定是否符合规定，公文格式是否正确。

公文经综合管理部审核如需进行补正、调整或会签的，综合管理部直接退主办部门修改、调整或会签。经审核不需要发文的，综合管理部应征求主办部门的意见，协商一致后退主办部门；如不能协商一致，报请运营总经理或董事长决定。

（四）需要保密的文件，由综合管理部指定专人核稿。

第十七条  公文会签

公文内容涉及其它部门的职权范围事项，应办理会签。

（一）公文内容涉及其他部门职责的，主办部门应当主动与有关部门协商办理。

（二）公文内容涉及其他单位职权的，应主动送签并协调办理。

（三）外部单位主办送我公司会签的公文，经综合管理部请示运营总经理后，由有关部门对公文内容进行审核，流程同内部文件会签。

第十八条  公文签发

签发公文是指领导对发文稿进行审定和签发的过程。原则上经经营决策委员会会议审议通过的文件由董事长签发，其他文件由董事长授权运营总经理签发。以本公司名义向政府机关、监管部门报文及其他发文，经运营总经理审核后，交由董事会办公室审核上报董事会批准，均由董事长签发。

第十九条  公文印发

（一）领导签发的公文，原则上综合管理部应于当日完成印制、分发；特急件、急件，主办部门要事先告知综合管理部。

（二）公文正式印制前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件、资料是否齐全等。

（三）秘密文件由综合管理部指定专人印制。

（四） 经审批、签发的公文未经签发人批准，不得更改原文；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应按程序重新核签。

（五）已印好的文件，在盖章分发之前，综合管理部最后确认符合规定后，加盖印章，进行发文登记，然后按文件要求发送。

第五章  收文办理

第二十条  收文办理包括公文的签收、登记、审核、阅办、承办等程序。

第二十一条  综合管理部负责公司的公文流转工作。由综合管理部对公文进行统一收发签收、登记、分办、传阅等，承办部门不得横传文件。各部门收到外单位的公文，应及时送综合管理部登记并呈报运营总经理处理，超出运营层权限的提交董事会办公室办理。

第二十二条  收文审核

收到来文，应当进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。对公文内容不属本单位职权范围或不符合有关规定的，经综合管理部部长批准后，退回来文单位并说明理由。

第二十三条  收文登记

登记应当将公文标题、密级、发文单位、发文字号、成文日期、主送单位、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

第二十四条  收文批办

综合管理部签收登记后，并附“来文登记表”，综合管理部部长签署拟办意见后呈领导批示或移交相关部门办理，需要两个以上部门办理的，应明确主办部门和协办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十五条  收文阅批

需领导批示办理意见时，主批领导应当明确主办部门并签署意见和审批日期；主批领导因公出等原因无法批阅公文时应由被授权的领导批阅，领导未明确授权的，由综合管理部负责联系领导，按领导指示办理。

涉及多个部门并且签批领导未明确签署主办部门的，原则上首提部门为主办部门；未提及具体部门的由综合管理部协调或向签批领导请示确定主办部门。

第二十六条  公文承办

（一）需具体部门办理的公文，综合管理部按领导对公文的批示，将公文交承办部门办理。

（二）承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。规定时限内办结文件确有困难的，应当及时向运营总经理汇报，并告知综合管理部。

（三）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

（四）对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应由本部门负责人及时签署意见，退回综合管理部，再由综合管理部报请领导确定。

第二十七条  公文督办

（一）文件办结后主办部门负责将公文承办结果一并送综合管理部存档备查。无需反馈承办结果的，承办部门签署确认承办意见，综合管理部视同已办结。

（二）综合管理部负责办文情况的跟踪、催办、督办和文件的追索；对未按时限和要求办结文件，造成文件丢失、损毁的部门，应予以通报。

第六章  公文归档

第二十八条  公文办理完毕后,要按照《中华人民共和国档案法》及时将公文原稿、附件和有关资料收集整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十九条  公文归档应按照档案管理规范和制度进行整理,根据公文的相互联系、特征和保管期限分别整理，便于保管、检索和使用，确保公文档案完好无损。

第三十条  工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文予以移交。

第七章  公文的管理

第三十一条  公文由综合管理部的专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十二条  除绝密级和注明不准翻印的公文以外,经部门负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围，标注方法同行文版记。

第三十三条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖公司公章。

第三十四条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经分管领导批准,报综合管理部进行销毁。

第三十六条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第三十七条  部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交。

第八章  附则

第三十八条  本规定未尽事宜按照《国家行政机关公文处理办法》执行。

第三十九条  本办法由综合管理部负责解释和修订。

第四十条  本办法自下发之日起生效。

附件：1.文种、发文代字及适用情况

2.文件格式规范与要求

3.上行文版式

4.平行文、下行文版式

5.会议纪要版式

6.工作通知书模板

7.制度修订扉页模板

第三篇：公司公文处理办法

公司公文处理办法

（适应各类公司）

为使公司各部门公文处理规范化，特制定本办法。

一、公司公文是公司在经营和管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司发布法规制度，施行行政措施，请求和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

二、公司公文处理分收文办理和发文办理两大类。办理程序如下：

收文：登记编号—呈阅批示—办理落实—归档保存备查

发文：草拟审核—呈阅签发—打印用印—登记编号—

发送签收

三、草拟公文文字表述要简明扼要，语句通顺，层次分明，标点正确；内容明确，开门见山，对所述问题观点明确，有理有据，具有说服力。

四、综合办公室是公司的公文处理部门，统一负责公司公文的收发、呈批、传阅、归档、保管销毁等工作。

五、各部门印发文件，统一到综合办公室编号登记、打印盖章，存档备查。

六、公司行文的关系和主要分类：

（一）上行文。主要有报告、请示。

（二）下行文。主要指示、决定、通知、通告、通报、批复、会议纪要等。

（三）平行文。主要有通知、函。

七、公司各种公文的适用范围。

根据公司工作性质和相互之间关系，主要有以下十种：

（一）决定：对重要事项和重大工作做出安排，任免

和聘用班干部，奖惩有关部门和人员；

（二）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；

（三）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事

项；

（四）通知：转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布管理制度和共同执行的事项，传达要求下级机关办理

和周知的事项；

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神和

情况；

（六）报告；向上级机关汇报工作，反映情况，答复

上级机关的询问；

（七）请示：向上级机关请求“指示”、“批准”；

（八）批复：回答下级机关的请示事项；

（九）函：不相隶属机关之间商洽工作，询问和回答

问题，向有关部门请求批准等；

（十）会议纪要：记载和传达会议情况及决议的事项。

八、公司文件一般由公司标识、发文字号、签发人、文件标题、主送机关、正文、附件、公司名称、成文日期、印章、附注、主题词、抄送说明、印数、承印部门、印发时间等16个要素组成。如有附件，应注明顺序和名称。

九、公司各部门不得对外行文。

十、公司领导签发后的文稿，与底稿一并送综合办公室存档，一般不得修改，确需修改时，应报告签发领导。

十一、经公司领导阅批的需要办理的文件，综合办公室要及时呈送或分批到有关部门办理，对重要和紧急的公文要规定办理时限。各部门不得延误和推诿。

十二、公文办理完毕，综合办公室应及时将公文整理，归档立卷，卷内材料要齐全、系统、准确，需说明情况的，应在备考中写清楚。

十三、没有保存价值和未列入归档范围的公文，经批准后可以销毁，但必须进行登记，由2人监销。做到不丢失，不漏销。

第四篇：公司公文处理办法

公司公文处理办法

（2009年9月25日修订）

第一章 总则

第一条 根据公司“更专业、更精心、更细致”的精细化管理要求，为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《中国石油化工集团公司公文处理办法》（中国石化„2001‟办字39号）制定本办法。

第二条 公司的公文（包括电报，下同），是公司在生产、经营、建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实集团公司指示，发布规定、条例，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公司办公室是公司公文处理的管理机构，并分别负责指导机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委的公文处理工作。各二级单位行政办公室和党委办公室要配备专职人员，机关各部门、党委各部门要指定人员负责公文处理工作。文秘人员要忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，行

－1－ 文要言之有物、言简意赅，做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、催办、核稿、印制、用印、清退、立卷、归档和销毁。

第六条 在公文处理工作中，应贯彻“党政分开”的原则。第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密、企业商业秘密的安全。

第二章 公文种类

第八条 根据中央办公厅和国务院办公厅发布的公文处理办法的规定，公司常用公文种类主要有11种：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）指示

适用于对所属单位布臵工作，阐明工作或活动的指导原则。

（三）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转所属单位的公文；印发领导讲话、生产经营计划等文件；发布有关规章、规定；传达要求所属单位办理和有关单位需要周知或－2 － 者共同执行的事项；任免和聘用干部。平行的和不相隶属的单位之间传达需要知道的事项也可用“通知”。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。主要有表扬性通报、批评性通报和情况通报。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

－3－

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）文件眉首。一般是指首页横线以上，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。

（二）秘密等级和保密期限。秘密公文应当分别标明密级和保密期限。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。

（三）紧急程度。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；其中电报应当在首页分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标识。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

（五）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文字号一般臵于发文机关标识的下面，横线中央上面。公司党委文件字号为“茂名石化党字„200×‟×号”和“茂名石化党办„200×‟×号”；中国石化集团茂－4 － 名石油化工公司（简称茂名石化公司，下同）行政文件字号为“茂名石化„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”、“茂名石化人字„200×‟×号”和“茂名石化出字„200×‟×号”；中国石油化工股份有限公司茂名分公司（简称茂名分公司，下同）行政文件字号为“石化股份茂名„200×‟×号”、“石化股份茂名办字„200×‟×号”、“石化股份茂名人字„200×‟×号”、“石化股份茂名出字„200×‟×号”、“石化股份茂名财价字„200×‟×号”；中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司（简称茂名石化分公司，下同）行政文件字号为“石化资产茂名„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”；茂名石化公司、茂名分公司联合行政文件字号为“茂名石化 石化股份茂名„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”。

公司党群系统各部门文件字号为“茂名石化×字„200×‟×号”（公司纪律检查委员会文件除外），茂名石化公司各部门单位文件字号为“茂名石化×字„200×‟×号”，茂名分公司各部门单位文件字号为“石化股份茂名×字„200×‟×号”，茂名石化分公司各部门单位文件字号为“石化资产茂名×字„200×‟×号”，字前“×”号为各部门单位代字。具体如下：

1.党群系统：公司纪律检查委员会为“茂名石化纪发„200×‟×号”，纪律检查委员会与监察部（处）联合发文为“茂名石化纪监„200×‟×号”；公司党委组织部为“组”，党委宣传部为“宣”，工会为“工”，团委为“团”，武装部为“武”，直属

－5－ 机关党委为“直属党”。

2.各二级单位：炼油分部为“炼”，化工分部为“化”，动力厂为“动力”，港口分部为“港”，铁运分部为“铁运”。

3.各二级党委文件的代字在各二级单位代字后加“党”字。4.茂名石化公司、茂名分公司机关双跨部门：人事部（处）为“人”，监察部（处）为“监”，企业管理部（处）为“企管”。

5.茂名石化公司机关各部门：综合管理处为“综”，财务处为“财”，保卫处为“保”，离退休人员管理处为“退”，信访办公室（维稳办公室）为“信访”。

6.茂名分公司机关各部门：计划管理部为“计”，财务部为“财”，生产管理部（总调度室）为“生”（“调”），技术质量部为“技”，机动部为“机”，安全环保部为“安”，审计部为“审”。

7.各直属单位（中心）：销售中心为“销”，物资供应中心为“供”，信息中心为“信息”，生产设备监测中心为“生监”，职工培训中心为“培”，工程项目经理部为“工程”，清收欠款办公室为“清欠”，消防支队为“消”，机关事务中心为“机关”，社会保险管理处为“社保”，公共关系办公室为“公关”。

公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委按规定的字号发文，如茂名石化公司综合管理处的文件，字号为“茂名石化综字„200×‟×号”，茂名石化分公司港口分部的文件，字号为“石化资产茂名港字„200×‟×号”，茂名分公司－6 － 炼油分部的文件，字号为“石化股份茂名炼字„200×‟×号”。

（六）签发人。上报公文，应当在首页发文字号右侧，横线上面注明签发人姓名。其中，“请示”以及需要各级政府部门解决问题的“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公司上报集团公司和其他上级机关的文件，交分管领导会签后，由公司总经理、分公司代表签发；公司党委上报集团公司党组和其他上级机关的文件，由公司党委书记签发。如需与省政府有关部门、市人民政府会签，也要印上会签人。

（七）标题。应当准确简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关名称。

（八）主送单位。应写全称或规范化简称。主送单位过多，可概括地写为类称，如“各二级单位、公司机关各部门”，“各二级党委、公司党群各部门”等。各二级单位上报公司文件，存续公司下属单位报“茂名石化公司”，上市公司下属单位报“茂名分公司”。

（九）附件。附件指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称，只有一个附件时，不用写顺序号。

（十）印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发

－7－ 文机关应当加盖印章。用印位臵在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。盖印后可不署发文单位名称。

（十一）成文日期。以领导人签发日期为准。联合下发的公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。成文时间一律用汉字，不用阿拉伯数码。会议通过的文件，应注明会议名称和通过日期。

（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注位于成文时间之后，主题词之前。

（十三）主题词。公文应当标注主题词。主题词主要从中央办公厅、国务院办公厅或集团公司印发的公文主题词表中选用。主题词由反映公文主要内容的规范化的词或词组组成，最多不得超过5个，最少不得少于2个。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关。对需要了解事件内容的其他单位的领导人，可在主题词的下面，印上抄送单位名称和领导姓名。对上级用抄报，对平级和不相隶属单位用抄送，对下级用发送。抄送或发送单位较多时，一般按照先外后内的原则排列，公司内部按照“公司党政领导，二级单位、机关部门”的顺序排列。

（十五）印发机关和印发日期。印在文件末页倒数第二行，印发日期一般为送印日期。

－8 －（十六）公文要注明主办单位、校对、印数，印在文件末页最后一行。

（十七）公文文字由左至右横写、横排。标题用标准宋体2号字体，主题词、秘密等级、紧急程度用黑体3号字体，公文其余部分文字用仿宋3号字体。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），每面排22行，每行排28个字，左侧装订。张贴的公文和图表用纸大小，根据实际需要确定。

（十八）函，眉首占首页的六分之一。函件编号放在横线右下角，标题之上。抄送栏放在函件的末尾。函件不必注明印发单位、主办单位。

（十九）会议纪要，眉首占首页的五分之一，年号和会议顺序号印在横线中央的上面。报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导人用报送，对公司领导和所属各部门各单位用发送。印发机关和印发时间臵于纪要末页倒数第二行。主办单位、校对、印数臵于纪要末页最后一行。

第十条 公文各组成部分的其它标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）标准执行。

第四章 文号的选择和使用范围

第十一条 公司公文主要有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司文件”、－9－ “中国石油化工股份有限公司茂名分公司文件”、“中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司文件”，有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司办公室文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室文件”，有“中国石化集团茂名石油化工公司部门文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司部门文件”，以及公司党委各部门文件、公司会议纪要和公司函件等文号，它们的内容各有侧重点，具有不同的使用范围：

（一）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”，其文号为“茂名石化党字”。主要用于公司党委的重要工作布臵和重要事项通知；公司党群系统重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；批转（复）二级单位党委和党群各部门的重要报告、请示；转达上级机关的重要行文等。由公司党委书记或党委副书记签发。

（二）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”，其文号为“茂名石化党办字”。主要是根据公司党委领导的授权，传达或代表公司党委发布某些事项，或发布党委办职权范围内的事项，如布臵某项党务工作，转发上级文件和领导讲话，批转有关部门通知等。由公司党委书记、党委副书记或党委办领导签发。

（三）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会组织部文件”和“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会宣传部文 － －10件”，其文号分别为“茂名石化组字”和“茂名石化宣字”，主要是分别发布公司党委组织部和宣传部职权范围内的事项；下发专项工作通知、通报和对下级请示事项的批复；印发部门工作要点及工作总结等。分别由公司党委组织部和宣传部领导签发。

（四）“中国石化集团茂名石油化工公司文件”，其文号分别为“茂名石化”、“茂名石化人字”、“茂名石化出字”。“中国石油化工股份有限公司茂名分公司文件”，其文号分别为“石化股份茂名”、“石化股份茂名人字”。“中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司文件”，其文号为“石化资产茂名”。

“茂名石化”、“石化股份茂名”和“石化资产茂名”文，主要用于茂名石化公司、茂名分公司的重要工作布臵，重大决策和重要决定；下达公司的生产经营计划；印发企业发展规划；明确机构设臵及重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；公司行政、经济、技术等方面的对外联系及其它重要事项的通知；制定企业内部劳动、用工、人事、分配和奖惩制度；批转（复）各部门的重要报告、请示；转达上级机关重要行文等。由公司正副总经理、总工程师、总会计师签发。

“茂名石化人字”、“石化股份茂名人字”文，主要用于茂名石化公司、茂名分公司中层领导干部、基层领导干部人事任免，对违纪职工进行处理。由公司总经理、分公司代表签发。

“茂名石化出字”、“石化股份茂名出字”文，主要用于申

－11－ 请办理出国手续。由公司总经理、分公司代表签发。

（五）“中国石化集团茂名石油化工公司办公室文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室文件”文号分别为“茂名石化办字”、“石化股份茂名办字”，主要用于根据公司领导的授权或公司总经理办公会决定，传达或代表公司发布某些事项。如成立或调整专项工作领导小组成员；布臵某项行政工作；转发上级文件和领导讲话，批转有关部门的通知；公布领导同志分工；发布办公室职权范围内事项等。分别由茂名石化公司、茂名分公司领导或办公室领导签发。

（六）“中国石化集团茂名石油化工公司、中国石油化工股份有限公司茂名分公司联合文件”，其文号为“茂名石化 石化股份茂名„200×‟×号”。“中国石化集团茂名石油化工公司、中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室联合文件”，其文号为“茂名石化办字„200×‟×号”。联合文由茂名石化公司、茂名分公司正副总经理、总工程师、总会计师签发。联合办字文由茂名石化公司、茂名分公司领导或办公室领导签发。

（七）“中国石化集团茂名石油化工公司部门文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司部门文件”主要用于发布本部门职权范围内的事项；下发专项工作通知、通报和对下级请示事项的批复；印发专项计划、工作要点及工作总结等。

（八）“中国石化集团茂名石油化工公司 中国石油化工股份有限公司茂名分公司联合会议纪要”、“中国石化集团茂名石 － －12油化工公司会议纪要”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司会议纪要”主要是根据会议纪录、会议文件和会议有关活动，用于记载和传达有关会议情况及会议决定的有关事项，由主持会议的公司领导签发。

（九）公司“函”分3种，包括中国石化集团茂名石油化工公司函、中国石油化工股份有限公司茂名分公司函、中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司函。主要是公司与对外平行单位或不相隶属单位商洽工作、询问答复问题使用的一种公务信件。由公司总经理、分公司代表签发。

公司党政各单位、各部门要划清上述文号的行文范围，准确选用文号；要克服不管大小事情都使用公司文号和公司党委文号的不正确做法，搞好文号分流；要重视发挥党办字文号、办字文号和处（部）室文号的作用，形成权威性，机关部门专业职权范围内的事项，使用处（部）室文号。文号的选用，由公司办公室文秘部门负责审核把关，并主动与有关领导和部门磋商，最后由公司办公室确定。

第五章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，注重效用。

第十三条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

－13－ 一般不得越级请示和报告。

第十四条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委在各自职权范围内，可以互相行文。具有独立法人资格的二级单位必要时可以向省市地方有关业务部门行文，但不得直接向中国石化集团公司行文，其下属处（科）室不得越级向公司或公司机关各部门行文。公司机关各部门、不具有法人资格的二级单位及其下属处（科）室一般不得对外行文和越级向上或向下行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。

第十五条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委送公司和党委的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本部门和二级单位（党委）领导签字后，交公司办公室机要室登记转送。各二级单位送公司机关行政各部门的公文，可直送各部门登记分办。二级党委送公司党委有关部门的公文，可直送有关部门登记分办。属主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十六条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项，经同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司领导同意。

第十七条 向上级的请示，不要同时抄送下级单位；向下级单位的重要行文，应当抄报直接上级单位。

第十八条 机关行政各部门之间、党委各部门之间，对有关 － －14问题未经协商一致，不得各自向下级单位行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十九条 同级单位可以联合行文。同级行政单位和党委可以联合行文。

第二十条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”和呈请性报告不得直接送领导者个人，更不要同时报送几位领导同志。机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委向公司和公司党委请示或呈请性报告须以正式文件上报，否则，公司和公司党委不予受理。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十一条 受双重领导的单位上报公文，应当写明主送单位和抄报单位，由主送单位负责答复。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送另一上级单位。

第二十二条 公司党政向集团公司及其各部（厅）、广东省等报送文件、简报的份数，按有关规定报送。公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委报送公司党政的请示、报告、简报各送2份，由公司办公室负责分送。

第二十三条 经批转在报刊上全文发布的法规性文件和规章，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时由发文机关印制少量文本，供存档备查。

－15－

第六章 发文办理

第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准，并明确其它文件有矛盾的内容同时废止；下级发文不能违反上级发文的有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。涂改过多的要重新抄写。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”、第二层为“

（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

－ －16

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）使用标准红头发文稿纸，并逐项填写清楚。

（十）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第二十七条 公司和公司党委上报、对外和下发的文件，主办单位应将文稿交本单位或本部门领导核稿，并送有关部门会签后，送公司办公室行政秘书科或党办秘书科核稿，再由公司办公室主任或副主任复核后，最后送公司领导或公司党委领导签发。上报文件、对外文件交分管领导会签后，由公司总经理、党委书记、分公司代表签发。下发的一般文件由公司分管领导签发，下发的重要文件交分管领导会签后，由公司总经理、党委书记、分公司代表签发。核稿的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条 公文由本单位领导签发，重要文件必须由本单

－17－ 位主要领导签发。凡须会签的文件必须由会签单位负责人签署意见，不能让他人代签。

第二十九条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，应使用钢笔或毛笔，也可用电脑打印（用纸一般用A4型），不准用圆珠笔、铅笔和彩笔，不得在文稿装订线处书写。

第三十条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第三十一条 要不断提高公文质量和办文效率。以公司名义的发文、部门的发文一般应在3天内印好发出。急件、特急件，保证按要求的时间印好发出。长文、大表应按与主办单位商定的时间印好发出。

第三十二条 各部门以公司名义召开专业会议形成的文件、会议纪要等，须经公司主管领导签发后，方可印发。会议纪要一般不超过3000字。

第七章 收文办理

第三十三条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十四条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 － －18门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的文稿，审核人可与起草人协商修改，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十五条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第三十六条 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对没有时限要求的公文，应在15天内办理完毕，并向办公室反馈办理情况，不能按时办理的应及时向办公室说明原因；有时限要求的，要按要求办理。对不属本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门，并说明理由。公司党政对各二级单位、各二级党委的请示，一般应当在15天内批复。不能及时批复的，主办部门应及时向请示单位说明办理情况。

第三十七条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第三十八条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位要主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。机关行政各部门代拟的公司发文稿

－19－ 和党委各部门代拟的公司党委发文稿，要先与有关部门和单位协商、会签，再送公司办公室核稿后，转送公司领导或党委领导签发。意见不一致时，要将各种不同意见同时报送领导审定。

第三十九条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

公司和公司党委的公文，凡需传阅的，由公司办公室对口分送领导阅示或有关业务部门阅读，阅毕后应当及时退回办公室，不得横传；凡需办理的公文，由公司办公室根据内容的性质，送领导批示或送有关业务部门办理。紧急公文，应提出办理时限。法律文书要经公司法律事务室签收后转公司办公室机要室登记，然后进行办理。

第四十条 送领导人批示或交有关部门办理的公文，办公室文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地向办公室反馈公文办理情况。集团公司、广东省限时要求上报办理情况的，承办部门要提前三天或按时间拟好上报文稿，送办公室核稿送签印送。应由几个部门共同处理的问题，办公室可根据公司领导的意见指定主办单位负责会同有关部门研究办理。

第八章 公文归档

－ －20

第四十一条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和公司的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档；电报随同文件一起立卷。立卷归档工作应在公司档案管理部门指导下进行。公司公文由公司办公室立卷，公司行政部门公文由主办单位立卷，公司党委公文及党委各部门公文由公司办公室立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十三条 代表公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交公司办公室或本部门办公室立卷、归档。

第四十四条 本部门负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第四十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第九章 公文管理

第四十六条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、－21－ 用印、归档和销毁。

第四十七条 文秘部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。

第四十八条 上级机关的秘密公文，除绝密和说明不准翻印的以外，经下一级机关保密委员会批准，可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围，并按秘密文件管理。密码电报不得翻印复制，不得密电明复、明电密电混用。

第四十九条 传递秘密公文，必须采取保密措施，由机要员当日送收，统一保管，不得横传。未经制文单位同意，不得自行扩大阅读范围。利用计算机、传真机等传输的秘密公文，必须采用加密装臵。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第五十条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五十一条 公文签发后，由文印部门负责打印，主办单位负责校对，机要部门负责用印，最后由文秘部门核阅送发。

第五十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

第五十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，－ －22由两人监销，保证不丢失，不漏销。

第五十五条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章 附则

第五十六条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十七条 公文处理中涉及电子文件的管理，将依据国家有关规定另行制定。统一规定发布之前，各单位可以制定本单位的试行规定。

第五十八条 机关各部门和各二级单位的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

第五十九条 本办法适用于公司党委和行政公文，自2009年11月1日起施行，2003年印发的《公司公文处理办法》同时废止。

第六十条 本办法由公司办公室负责解释。

－23－

第五篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条

各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条

综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。

第七条

专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第二章

公文主要种类

第八条

公司公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文

标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。

（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。

（十六）文字从左至右横写、横排。

第十条

公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。

第十一条

公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章

行文规则

第十二条

根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。

（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。

（三）下行文：向各部门下发的各类文件。

第十三条

用公司名义行文的主要内容：

（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。

（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。

（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出

具体实施办法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。

（六）下达和调整各类计划。

（七）答复各单位重要的请示事项。

（八）其它需要以公司名义行文的事项。

第十四条

行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

第十五条

公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。

第十六条

重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。

第十七条

以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十八条

各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。

第十九条

“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条

除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章

发文办理

第二十一条

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。

第二十二条

公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话

栏目。

第二十三条

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十四条

拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过 1 天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。

第二十五条

公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。

第二十六条

公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。

第二十七条

公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。

第二十八条

经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。

第二十九条

公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条

拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

第六章

收文办理

第三十一条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条

公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。

第三十三条

需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。

第三十四条

收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在 3 个工作日内办结，最长不应超过5 个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。

第三十五条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调

或裁定。

第三十六条

公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

第三十七条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第七章

公文归档与管理

第三十八条

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条

联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。

第四十二条

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十四条

单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

第四十五条

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章

附

则

第四十七条

行政法规、规章、外事等方面的公文，依照有关规定处理；公文处理中，涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十八条

本办法由公司综合部负责解释。

第四十九条

本办法自发布之日起施行。