公文写作培训资料

第一篇：公文写作培训资料

公文写作培训资料

一、公文的概念

公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

二、公文种类

公文是一个独立的文体，它是若干具体种类组成的，由于这些种类的性质不同、作用有别，我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称，如“通知”、“意见”、“报告”、“请示”、“总结”、“计划”等，这就是公文的文种。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关使用的主要文种为13个。

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

（一）公文的组成要素

无论是党的机关公文，还是行政机关公文，都十分突出强调它的“规范格式”与“规范体式”。这里所讲的“规范”，是指它的行文格式是十分严格的，而且是党和国家统一制定的标准。

公文格式要素一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、紧急程度、主题词、印制版记等组成。现择要分述如下：

1．版头

所谓版头即指公文首页上端印有“XXX”文件字样的一行红色大字，例如“中共中央文件”、“国务院文件”、“中共XXXX委员会文件”等等。人们习惯上称之为“红头文件”。

2．发文字号

凡正式公文均应有发文字号，表面一篇公文发出的数量和次序。根据公文法规的规定，一个机关制发公文的发文字号，由机关代字、年份、序号三个要素组成。

3．标题

标题是公文的“眉目”和“眼睛”，是公文必备的一个格式要素。一般由制发机关（即发文机关）名称、事由和公文种类三个要素组成。

4．主送机关

主送机关是行文的致送对象，即要求主办和答复的单位，也就是负有对公文内容进行掌握、答复或者贯彻执行责任的受文机关。除少数直接面向社会或本机关全体工作人员发布的文件外，一般公文均应写明主送机关的名称。主送单位的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。上级机关对下发的通知、指示、通报、决定、决议等，需要所属各单位了解和执行的可以送几个或全部下属机关，如“市属各单位”、“局属各单位”等。一般公文，根据主管业务的分工，只有一个主送机关，即由一个主管机关主办或答复，特别是下级机关向上级及业务指导机关请示或报告事项时更应如此，以免造成责任不明、互相推诿或答复意见不一致等问题的出现。

5．正文

是公文的主体部分。不同文种的公文，各有其特点，因此写法也不一样。

6．附件

附件也是公文的一个重要格式要素，但不是必备要素，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，应注明附件的标题和件数，不要只写“附件如文”、“附件X份”，附件名称之后不加标点符号。有的人把附件解释为“副件”，认为不是主要的，甚至在传递文件和归档时把附件丢失，这是不允许的。常见的附件有两类：一类是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材

料、参考材料、图表、凭据等。一类是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件实际是主件，而主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

7．发文机关

即制发机关，也称落款。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如《中华人民共和国主席令》、机关首长对所属工作人员的《任免令》等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或者规范化简称，以领导人名义发文要注明其职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款。党的机关发文一般在落款处署上发文机关名称，应用全称或者规范化简称。落款的位置，应在正文的右下方，正文与落款间应有一定距离（一般为2-3行间距）；如有附件，落款则要置于附件标注的右下侧。按照惯例，落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1/2处，而最后一个字应靠右空1-2个字格，以求整齐美观。

8．成文日期

成文日期即文件生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件 都必须标有文件制成的具体时间。成文日期确定的原则是：

⑴会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

⑵领导人签发的，以签发日期为准；

⑶联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；

⑷法规性文件以文件批准日期为准；

⑸一般电报、信函等以实际发出日期为准。

成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；没有落款的文件，日期直接写在正文右下方。成文日期与落款要上下对称匀称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空4个字格为宜。成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，“零”写“○”，例如“二○○四年十月三十日”不能写成“二00四年十月三十日”，也不能写成“二零零四年十月三十日”，或者诸如“04年10月30日”、“04.10.30”之类的简化形式。党的机关公文可使用阿拉伯数码标识。

9．抄送机关

一般是指需要了解和知晓公文内容的机关。按照公文法规的规定，对于抄送机关的确定，不分上级、平级与下级，均使用“抄送”一词。不宜沿袭过去多年一直使用的“抄报”、“抄发”的提法。抄送单位的标注位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送单位名称。要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后标句号。

（二）公文格式的组成，除上述9个项目外，还包括下列8个版记：

1．密级

密级是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。应当注意的是，不是所有公文都有密级标记。密级一般分做三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的标注位置，党的机关公文标在文件的左上角，行政公文则标于右上角。

2．紧急程度

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“急件”（行政公文及人大公文这样划分，党的机关公文则分为“特急”、“加急”），标注位置一般在公文首页的右上角处、密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如《关于XXXX的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。

电报的紧急标识分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”。

3．印发传达范围

印发传达范围（阅读范围）是对公文发送范围和阅读对象的限定，如“此件发至省”、“军级”、“此件发至县、团级”，“此件可登党刊”等。党的机关公文称“印发传达范围”，行政公文则成为“附注”。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方。对上行文可标注阅读范围。

4．份号

即依据同一份文件印制若干份时对每份公文所进行的顺序编号，与前面所讲的发文字号不同。这是指发出一个文件的份数编号，如一篇公文印发了2600份，编号就为0001-2600。

5．印发版记

党的机关发文与人大机关公文称“印制版记”，行政公文则称“印发机关和印发时间”，军用公文称为“印发说明”。印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门，标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办为变化不部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“XX年X月X日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上标明了的，一般写作：“（共印XX份）”。

6．主题词

主题词是表达公文主题的规范化的名词或名词性词组。具体含义有两点：

⑴公文的主题词首先是一个名词或名词性词组；

⑵能够准确地表达公文的主题。公文主题词是随着计算机等现代化办公设备的产生和应用而出现的。例如《国家行政机关公文处理办法》这份文件的主题词是：“文秘工作公文管理办法”。词与词之间空一字格。为了准确、科学地标注主题词，各级各类单位的办公部门，均应制定出各自的主题词表，以供使用。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》。

编制主题词的原则与做法是：

⑴由于标引主题词不受主题词类别限制，因此，标引时应当根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过七个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。

⑵标引主题词要准确、全面。

⑶标引地名、人名时，尽量使用全称。

⑷标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”三个3号黑体字，后加冒号，主题词之间要空一个字格的距离。

⑸注意选词的一致性。

主题词与公文标题的确有着十分密切的关系，但仅靠公文标题是不行的。公文主题词，即概括反映公文主题内容和反映公文类别及文种的规范性名词或词组，它是公文格式的一个要素。它应由“类别词”和“类属词”共同构成。“类别词”通常并不在公文标题文字之中，而“类属词”由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常存在于标题之中。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词是“农业水土保持通知”，其中第一个词是“类别词”，标题中并没有，而后面两个是“类属词”，都在标题之中。

7．签发人

签发人即签发文件人的姓名，标注在发文字号右侧适当位置，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。值得注意的是，只有上报的公文才需要标注签发人。

8．用印

用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。签署，是以机关领导人的名义发文，由签发

公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。国家行政机关公文加盖印章的要求是：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上（因其无发文机关署名）；当印章下弧有文字时，则采用中套方式，即用印章中心线压在成文时间上。

（三）公文的基本格式

题目：小标宋 加粗 2号字

正文：仿宋GB23123号字

序号大一：黑体 加粗 3号字 有顿点

小一：楷体GB23123号字无顿点

小小一：仿宋GB23123号字 圆顿点

此两处是否加粗应时而宜

第二篇：公文规范写作培训资料（最终版）

公文规范与写作培训资料

第一部分 公文起草及规范格式

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。

通用公文的文面格式由发文机关标识（版头）、密级、保密期限、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。1.发文机关标识（版头）

发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，也可以只标识发文机关全称或规范化简称。如“深圳经济特区房地产（集团）股份有限公司”、“深圳圳通工程有限公司文件”。

眉首横线长度与正文宽度相等。发文机关标识推荐使用宋体字，发文机关标识及眉首横线均使用红色标识。

2.密级与保密期限（略）3.紧急程度（略）4.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行，眉首横线上居中排布；

发文字号用4号仿宋体排印。发文机关代字应准确、简练，尽量避免与其他机关代字混淆，一般以2至4字为宜； 年份、序号用阿拉伯数字标识；

年份应使用全称，用六角括号“„‟”括入，不加“第”字。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

如“深房复„2009‟44号、圳通„2009‟3号、深房党„2008‟15号、深房例纪„2009‟1号”

5.签发人

上行文应标注签发人姓名。签发人是指发文机关的主要负责人或主持工作的领导。标注签发人的目的是为了加强单位领导对公文所负的责任，把好公文关，以示公文的严肃性。

签发人的位臵在发文字号同一行，排列于公文眉首横线上右侧，发文字号排列于左侧。“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人后标冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6.标题

由发文机关名称（全称或简称）、公文主题和文种组成，位于红色横线下方空2行排印。有发文机关标识的标题可省略发文机关名称。

主标题用2号宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。如标题较长，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

如：“深房集团关于东湖帝景名苑项目异地划拨建设用地的请示”。注意：标题中一般不用除书名号以外的标点符号。7.主送机关

在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印。

在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、命令、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点等公文不标注主送机关；

8.正文

正文位于主送机关下方，不空行，首行空两格。正文用3号仿宋字排印。

正文中的小标题可用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；

有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印； 有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。

正文中的结构层次序数是：

第一层为“

一、”、“

二、”、“

三、”； 第二层为“

（一）”、“

（二）”、“

（三）”； 第三层为“1.”、“2.”、“3.”；

第四层为“（1）”、“（2）”、“（3）”。

要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。

小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左侧空两个字排印。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。

9.附件

如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。附件名称与正文空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标冒号和附件名称。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

公文主题词与印制版记一般应标注在附件最后一页的下端。如无法装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。

10.发文机关署名

单一机关发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，2个以上机关联合行文，应署名。

11.成文日期 成文日期的写法：

根据国家标准规定，党的机关公文用阿拉伯数字表示，如：“2009年5月11日”；

行政公文用汉字表示，如“二○○九年五月十一日”； 党政联合行文从党的机关行文规定用阿拉伯数字。行政公文成文日期的数字表示应注意两点： 1．年月日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○九年”不能简写为“○九年”。

2．用汉字的小写数字而不用大写数字。

国家标准规定:“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。

“○”是一个独立的汉字，不能写成阿拉伯数字“0”,也不能写成英文字母“O”。在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为阿拉伯数 字“0”，如误写为“二00九年”，或将“○”写成英文字母“O”，如“二OO九年”。

“○”的计算机标准输入法：在智能ABC输入法状态下，先敲入字母“i”，再敲入年份的阿拉伯数字“2009”，然后敲空格键，即可转换成“二○○九年”的标准写法。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，要保证印章不能压正文。

12.印章

除“会议纪要”以外，所有公文均应加盖发文机关的印章。加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章居中压成文日期。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采用“此页无正文”的方法解决。

13.主题词

“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词，每个词目之间空1格。主题词的使用参照《深房集团公文主题词表》。

14.抄送机关

在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关按机关大小和排列习惯依次进行排列，如果一行排不下需要回行时，与冒号后的抄送名称对齐。抄送机关名称用3号仿宋体字，左空1字排印；之间用逗号（不是顿号）隔开，末尾用句号。

15.印制版记

印制版记即印发机关和印发时间。

其位臵在抄送机关下一行，印发机关左侧空1字，印发时间右侧空1字，用3号仿宋体字排印，印发时间用阿拉伯数字标识。印发日期下一行对应位臵用圆括号标注共印份数。

16.页码

页码用阿拉伯数字标注，单数页码居右空1字，双数码居左空1字。空白页不标识页码。

二、公文种类

1、根据行文关系，公文分为上行文、下行文和平行文。请示、报告、意见等文种用于上行文；决定、通知、通报、批复等文种用于下行文；函用于平行文。

2、作为上行文，“请示”、“意见”应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当作出处理或给予答复。“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，上级机关无需处理或答复。

3、“函”是平行文，主要用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

三、行文方式和规则

1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

2、向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

3、“请示”必须一文一事，一般只写一个主送机关，不得在非请示中夹带请示事项，其他机关应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4、“报告”不得夹带请示事项。

5、上行文必须标注签发人，且应由主要负责人或主持工作的负责人签发。

6、不相隶属机关之间，不论级别如何，只能用函行文，不能在函中带有指令性、指示性、指挥性、决断性的语言，不能用上级对下级的口气行文。

7、请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

8、不得以发文单位名义向领导个人报送“请示”、“意见”或“报告”。是否送领导阅由上级机关秘书部门决定（不是由发文单位决定）。

四、公文的语言要求

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重--指语言端庄，格调郑重严肃。

准确--指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实--指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要。严谨--指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。规范--指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

五、常用公文的写法

（一）请示

请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求作出明确答复。请示的行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能实施。请示事项具有单一性，要求一文一事。

1、请示的分类

请示分为事项性请示和政策性请示。

2、请示的写法

⑴标题。请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，发文机关有时可以省略，事由不能省略。

⑵正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。a．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。原由应十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。

b．事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。

c．结语。请示的结语有一般写“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”、“当否，请批示”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

（二）报告

1、“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。

2、“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是上行文，写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布臵工作，或作出某一决策提供依据。

3、写“报告”的目的是“下情上达”。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。

4、报告的主要特点：

一是报告不带请示事项，不直接请求上级机关正面回答报告中的问题。

二是报告中一般不提出建议或意见。

三是报告可以“一文多事”，在内容上可以在一份文件中综合报告几件事情，层次结构也可以比较复杂。不像请示那样有“一文一事”的要求。

（三）批复

1、批复的特点：

⑴下行文。批复是答复性的下行文，是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件。

⑵针对性。批复是针对下级机关的请示写的，下级机关请示什么问题，上级机关就批复什么问题，主要是为了解决下级机关在工作中遇到的具体困难和问题，不能离开所请示的问题谈其他的事项。不能含糊其辞，同意就同意，不同意就不同意。

⑶及时性。对请示件要及时批复，下级机关有问题解决不了或无权解决才会向上级请示，有时请求的问题很紧急，上级机关对请示件要及时研究，及时批复，以免误事。

⑷制约性。批复有一定制约力，是上级机关根据有关法律法规和政策经研究而批复的，下级单位必须遵照执行。

2、批复的格式：

⑴标题。由发文机关、事由、文种等部分组成，发文机关可省略，可以只用介词“关于”+事由+文种组成。有的在介词“关于”后面还加上“同意”两个字起表态的作用，如：“关于同意××××的批复”

⑵主送单位。就是报送请示的机关单位规范名称。

⑶正文。批复的正文由三部分组成。一是批复的依据。如：“××年××月××日关于××请示收悉，根据××××规定（政策），经研究，批复如下”。二是批复内容。如果对请示的内容同意或不同意都要写明理由。因一定情况暂不能批复的，要说明情况。批复内容要明确具体，不能含糊其辞。三是结语。批复的结尾一般写：“此复”、“特此批复”。

⑷落款。有版头的，发文单位名称可省略，只标成文日期，盖章。

（四）函

1、函的特点

⑴商洽性；函是不相隶属的单位之间相互商洽工作的公文，如公务往来、事物洽谈、经贸活动、请求支持等事项。人事部门的商调函不属于公文的范畴。

⑵问答性。不相隶属的单位之间可以用函来相互询问和答复问题。事由具体、单一。

⑶请求支持批准性。可以用函来向有关业务主管部门请求支持批准有关事项。

2、函的格式

⑴标题。跟其他公文都差不多，可以省略发文机关名称，用介词“关于”+事由+文种就可以了。

⑵正文。正文一般包括原由、事项和结语等。要求文字简明扼要，说明发函的目的、原由和根据，不必写寒暄客套的话。如果是复函，要写明“××号文收悉”，以示本函的针对性。

⑶结语。一般写：“此函，请复”或者“特此函达”等。⑷落款。成文日期加盖章，也可以注明联系人和联系电话。

（五）会议纪要

1、会议纪要的特点：

⑴纪实性。会议纪要是用于传达会议精神和会议议定事项的公文。内容上必须忠于会议的宗旨、基本精神和议定事项，不能把未经会议审定和讨论的事项写进去。

⑵概括性。是指将会议的主要精神、观点、议定事项按一定逻辑顺序归纳出来，通常采取摘要的形式，既要写出结论又要有分析论述总结出规律。

⑶指导性。是指会议纪要的内容与会单位必须共同遵照执行。

2、会议纪要的格式：

⑴标题。如：“总经理办公会议纪要”、“关于研究××问题的会议纪要”

⑵正文。正文的开头要写明会议概况，包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议议题等。正文要写明会议的主要情况、需要解决的问题及解决办法，会议议定或决定的事项。

⑶会议常用语。一般写：“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”等等。

⑷结尾。正文之后要列明出席人员、列席人员和请假人员，一般性的工作会议纪要只要写参加单位或人员即可。

3、会议纪要写作注意事项。

⑴概括性。要适当总结和概括，围绕中心综合、提炼、归纳语言。

⑵真实性。一定要如实反映会议情况，不可将拟稿者的个人意见加进去，必须限定于会议内容，这是会议纪要最重要的一点。

⑶突出中心。任何一个会议都有一个中心，就算有好几个议题，每个议题也有重点，这个重点就是研究问题的意图所在。

⑷条理和理论化。要注意将口语化的语言提炼成书面语，根据会议的主旨作必要的补充和提高。

第二部分 公文中的常见错误

一、文种错误

1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并以正式公文行文。比如：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2、误用文种。把其他应用文种，误作为正式公文文种使用。比如：把计划类应用文文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《海燕大酒店2009年工作要点》（工作要点不是正式文种）。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”等作为正式文种直接使用，这些都是不规范的。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如：“关于印发深房集团2009年工作要点的通知”。

3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。主要表现为将“通告”误用为“通知”，将“通知”误用为“通告”，将“请示”误用为“报告”，将“报告”误用为“请示”，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，将“决定”误用为“决议”，将“函”误用为“请示”或“报告”，将“复函”误用为“批复”。

二、发文字号错误

1、年号不全。如：将“2009”省略为“09”。

2、括弧不对。如：将六角括弧“„‟”用成方括弧“［］”或圆括弧“（）”，年份要用六角括号。

3、一文多号。

三、签发人标注错误

1、上行文未标注签发人姓名；

2、下行文也标注了签发人姓名；

3、标注不规范。签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；（应该都用3号仿宋体，除了签发人的姓名是3号楷体字以外）

四、公文标题中的错误

1、缺少发文机关。有版头的，标题可省略发文机关，但 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关。如：“深房集团关于表彰2008先进单位、先进集体和先进工作者的决定”。

2、缺少事由。

3、用发文字号代替文件名称。如：“关于××字„2008‟第×号文的批复”。

4、文字累赘。如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

五、主送机关中的错误

1、多头主送。上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。

2、主送个人。

3、越级主送。

六、正文中的常见错误

1、错别字。主要表现：

“截止”和“截至”

“截止”后面带介词“到”，“截至”后面直接带宾词 “帐”和“账”

“帐”只限于指帐篷、蚊帐等丝织品。所有跟钱有关的一律都用“账”。（经常用错）

“制订”和“制定”

“制订”针对的对象是具体的措施、方案，是具体层面的，强调的是拟定、创制的过程；

“制定”针对的对象是路线、方针、政策等，是宏观层面的，抽象的，强调的是结果。“做”和“作”

“作”是古汉语的字，“做”是后造字，有时候可以通用。他们的区别比较复杂。总体来说，有几个原则：

a、具体东西的制造一般写成“做”，如“做面包、做衣服”，抽象一点的、书面语言色彩重一点的词语，特别是成语里，一般都写成“作”，如“作文、作曲、作对、作废”等。

b、宾语是动名词的(如：报告，调查，榜样，处理，动员，贡献)，一般用“作”。

c、遇到没有把握的词，宁可写“作”不写“做”

2、数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错写成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字有个规定，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的、语句中作为词素的数字必须用汉字书写，如“五六十人”、“两三百个”、“十七届一中全会”等。其余的应当使用阿拉伯数字。

3、标点符号错误。

七、附件标识中的错误

1、有附件不标注；（正文之后没有标注附件名）

2、附件名未标全称；

3、标注不规范。有的将“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）； 有的只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）。

八、成文日期标识中的错误

1、汉字和阿拉伯数字乱用；（党内公文和行政公文的区别）

2、标识不全。只署月日不署年份，如：“三月二十日”

3、将月日写成“分子式”。如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。注：“一月”不能写成“元月”。

九、印章使用中的错误

1、位臵不当。不该压正文而压了正文，应该压成文日期而没有压成文日期。

2、模糊不清

十、主题词标识中的错误

1、将标题简单切分后当主题词用。

如：“关于拨付空臵房管理费的请示”这个标题。将主题词标称“拨付、管理费、请示”。

主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，主要是为了检索查询方便，由类别词+类属词+文种词组成。标引主题词时应该根据公文内容进行分析，搞清楚公文的类别、主题和表现形式后，再按照主题词标引的规范进行标引。具体使用方法参照《深房集团公文主题词表》。

2、乱用标点符号。两个主题词之间应该用一个空格符分开，不应使用 顿号或逗号。

第三篇：公章及公文规范培训资料

项目公章使用流程及公文处理规定培训资料

主讲：冯林

一、公章的内涵

是指公司行政公章、合同专用章、财务专用章、公司科室公章、公司法人名章；所属各单位（含公司承建的其他工程项目）公章、合同专用章、财务专用章、负责人名章。

二、公章的启用

（一）（二）公司行政公章、财务专用章、合同专用章的启用均由经理 各单位行政公章、财务专用章、合同专用章的启用，公章 办公室下发启用通知。

启用前，各单位应向公司经理办公室报备各单位公章印模式样（在A4空白纸用印），公司将下发公章启用的通知。

三、用印范围

（一）（二）

印范围。

1、为履行公司与业主签订的工程承包合同，项目经理部可在对

内、对外签署的各类协议、合同上用印，包括但不限于下列各项：内部承包合同、劳务合同、工程分包合同、买卖合同、运输合同、仓储合同、保险合同、贷款合同； 2、3、4、5、发往业主、总监办、驻地监理工程师、地方政府公函上的用印； 上报驻地监理工程师、总监办、业主结算资料上的用印； 与分包队伍签署结算协议上的用印； 发往公司（局）内各单位公文上的用印。

持有法人营业执照的所属单位的公章使用范围签署各种合同、协议、对外

行文。

四、禁用范围（项目公章）1、2、3、4、5、不得在与业主签订的工程承包合同、补充协议上用印； 不得为分包单位刻制带有“路桥集团第一公路工程局第一工 不得在公司以外的人、单位提供的担保文件、介绍信、委托 不得将公章（包括盖有公章的空白介绍信、合同书、委托书、其他违法、违纪行为。公司行政公章、合同专用章、财务专用章的用印范围对外 所属各工程项目行政公章、合同专用章、财务专用章的用 签署合同、协议，对外行文，委托书、证明等等。

（三）程公司项目经理部分部或 工区”字样的公章； 书、证明材料上用印； 证明材料及银行帐号）借给公司以外的人、单位使用；

五、日常管理

1、公司、各科室、各单位公章要由专人保管。

公司行政公章及合同专用章由经理办公室保管，财务专用章由财

务保管，各科室公章由科室负责人保管；各单位行政公章由综合办公室保管，财务专用章由财务部门保管，合同专用章由经营部门保管。

机关科室、各单位要将公章管理人员名单报公司经理办备案，人员变动时要及时通知经理办公室。

项目工程完工后，项目公章由负责收尾工作的负责人指定专人保管。

公章管理的第一责任人为单位行政负责人，各单位公章管理员负直接责任，公司经理办公室负责对公章管理员进行培训。

2、建立用印登记、审批制度

公司及所属各单位要建立专门用印登记簿，登记用印情况。用印前，要经过项目主管领导的审批，不经项目主管领导签发的文件一律不得用印，对于第四条禁用范围内的事项，各单位负责人无权审批同意，公章管理人员也无权在这类文件上用印。

公司行政公章的使用，原则上不对个人。个人如需使用公章，须由公司机关有关科室填写“公章使用审批单”，经主管领导同意后方可用印。

2、印章丢失、被盗的处理

发现公章丢失、被盗的，公章管理人员要及时汇报；公司（各单位）要及时办理公告、报案手续，并书面通知业主及有业务往来的第三人。

3、名义被盗用、公章被盗刻的处理

发现有人盗用公司（各单位）的名义或盗刻公司（各单位）的公章对外活动或签订合同的，各单位要及时向公司经理办公室汇报，并到当地公安部门报案，书面通知业主及有关业务往来的第三人。

六、处罚：对公章管理中的违法、失职行为，将追究直接责任人员及主管领导的行政、经济直至刑事责任。

七、项目所有部门在使用项目公章前，必须带着自己需要盖章的文件内容，找项目主管

领导审阅签字后，在盖公章。

公文管理办法、公文种类、公文格式

主讲：冯林

一、为了公文处理工作规范化、制度化、科学化管理。

二、公司行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

三、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序 的工作。

四、项目报公司公文和业主监理单位行文。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效 的原则，做到及时、准确、安全。

五、项目综合办公室负责项目公文处理工作，并配备符合岗位要求的专职或兼职人员 负责公文处理工作。

六、项目办公室要努力提高公文处理工作的效率和质量严格执行国家保密法律、法规 和其他有关规定，确保国家以及和企业有关的秘密的安全。

七、公文的种类主要有（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪 要）等几种。

八、公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。项目发文标识为（路桥集团公路一局一公司）ⅩⅩ路ⅩⅩ合同经理部

九、发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文只表明主办机关发文字号。项目 发文字号为“路名、标段Ⅹ 字〔〕Ⅹ”。

十、上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处 注明联系人的姓名和电话。

十一、公文标题应当准确简要地概括全文的主要内容并表明公文种类，一般不标明发文 机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

十二、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范经简称、统称。除普发 性文件外，公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位。不要多头主送和越级主送。

十三、附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参 考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，也是公文的附件，应随同下发，但不必表明“附件”字样。

十四、公文应当加盖公章，（会议纪要）外。联合上报的公文由主办机关加盖公章，联 合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。

十五、成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准，联合行文，以最后签发单位 领导人的签发日期为准。年月日要完整，不能省略。

十六、公文如有附件（需要说明的其他事项），应当加括号标注。公文应当标注主题词，上行文按照上级单位的要求标注主题词。文字从左至右横写、横排。

十七、项目的行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告。项 目在工程管理期间，可向公司或业主监理单位行文。

十八、正文排版占满全页不能空下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

十九、公文用纸，一般采用标准的A4纸（21０ｍｍ*２９７ｍｍ）公文缮印、用印应 规范化。标题用２号宋体，正文用３号仿宋体字。“主题词”３个字用３号黑体字，词目用３号小标宋体字，左侧装订。公文打印完毕后，需要盖章时，要求上不压正文，下不骑年盖月。

第四篇：公文写作格式

公文印发相关标准及制度：（制度全文将以红头形式印发）

第三章 公文版式

第七条 公文格式

（一）公文用纸、排版规格和装订要求

公文用纸为A3（420mm×297mm），A3页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，内侧：2.8mm，外侧：2.6mm，版式：选择奇偶页不同，页眉：1.5cm，页脚：2.2cm；

不足2页可以用A4（297mm×210mm），A4页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，左：2.8mm，右：2.6mm，版式选择奇偶页不同，页眉：1.5mm，页脚：2.2cm；

每页22行，每行28字。A3中缝装订。

（二）标题和正文

1.标题一般用2号小宋标体，编排与红色分割线下空二行位置（约20mm），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用3号楷体。副标题中的人名，两个字的中间加开二个字，三个字的中间隔加开一个字。

2.公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体注。

（三）行距和字间距

行距（固定值29磅），字间距不作调整按照默认值（标准0）。

如特殊情况，可根据正文内容适当调整行距，一般在28-30磅之间。其中：注意正文中的标题不在单独一页，可通过适当调整行距和字间距，使其排到下一页后提升一行下一页的正文。

注意调整行距有时会出现段落不满页，可按以下值进行调整：工具栏格式---段落：缩进（左右为0字符），间距（段前和段后为0行），首行缩进（2个字符），固定值（30磅）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距来解决，务必使印章与正文处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（四）附件

如有附件，正文下空一行左空二行编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如： 附件：1.××××××××××××××××××××× ×××

2.××××××××××××

附件内容应当另面编排，格式要求同正文。

附件为公文的一部分，应与公文一起装订，在左上角第一行顶格标识“附件”或“附件1”（3号黑体字），附件二字与附件内容正文空一行，附件的序号和名称与正文标识中的内容、顺序一致。

（五）落款

公文要在落款处标识发文机关全称，成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月、日、不编虚位，即1不编位01。

如：××××××××××××，××××年×月×日

（六）装订

公文应当双面打印、长边装订；左侧装订，不掉页。骑马钉或平订的公文应当：

1.订位为两订外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3.骑马钉钉距均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。4.包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（七）公章

印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第四章 公文行文

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十条

向上行文应当遵循以下规则：

（一）委属各部门、各科室、区级相关部门下设办公室向上级主管部门请示、报告重大事项时，应当经委党委、委领导班子同意或授权。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十二条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求他单位或者部门意见，力求达成一致。

第五章 公文签发

第十三条 公文文稿签发前，应当由委党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十四条 需要委党委、委领导班子审议的公文文稿，审议前须由拟稿部门送委党政办公室进行初核。

第十五条 报请发文稿件要求

（一）拟稿部门须提前印发时间 3 个工作日，将文稿送党政办公室进行审核，未经审核不得发文。

（二）报请发文稿件未经分管领导审签，不得报送委党政办公室办文发文。

（三）报请发文稿件应当做到文字标点格式正确，无病句和歧义语句。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；经审稿发现文稿内容需做进一步研究和修改的，拟稿部门要及时修改。修改后重新报请发文的稿件，视为重新送审。

（四）文件一经印发，原则上不再行修改或重印，如因重大变故需重新印发的，需拟稿部门报请分管领导和主要领导重新审签。

第十六条 公文印发应由委主要领导审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。区级相关部门下设办公室授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。

第五篇：公文写作

物医学院学生干部培训会

公文写作

一、借条

1、定义

借条是人们彼此之间为处理财务、物资或事务来往，写给对方作为凭据或有所说明的条据。

2、格式 标题：借条

上款：顶格写单位名称或老师名字【尊敬的校团委老师，或者尊敬的团总支老师】 正文：写明事由或事实【因什么原因向谁借什么东西，何时归还要写清楚】 署名和日期：

范例一【借东西的借条】

借 条 尊敬的校团委老师：

动物医学院文娱部因举办迎新晚会，特借旗袍两件，晚礼服壹件，并于2007年9月10日归还，【望批准/恳请老师支持】。

动医院文娱部**** 2007年8月31日

范例二

借 条 尊敬的团总支老师：

动医06级3班因开展团日活动，特向团办借团旗壹面，音响壹套（话筒壹支、电源线、音响壹个），并于2007年9月2日归还。【望批准】。

×××(签名盖章)

2007年8月31日

二、请假条

标题（居中）：请假条 上款（顶格写名称）：某某老师 正文（请假缘由、起止日期及天数）署名及日期

注意：请假的原因要写清楚，从什么时候至什么时候，一共几天；要写明请假期间安全责任自负，注明所在班级。范例一

请 假 条 ××老师：

我因患急性阑尾炎，需请假手术治疗，请假时间为2007年9月1日至2007年9月5日共5天，恳请老师批准，请假期间安全责任自负。

请假人：x x x

2007年8月31日

三、通知

1、定义：是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。

2、作用：告知、指示、布置

3、注意事项

1．第一行正中写上“通知”二字。也可根据通知的内容标出“重要通知”、“紧急通知”、“更正通知”等。

2．通知的正文要写清楚什么时间、什么地点、有什么事情、需要什么人参加等。内容要具体明确，语言要简练。

3．落款要写清发通知单位和日期。范例一

通 知 各班班长：

请于2008年2月23日19:00-21:00到院团总支办公室（第七行政楼102室）交各班返校情况，逾期不交责任自负。

动物医学院团总支

2007年2月21日

范例二

通

知 各小班：

2008年2月30日晚校学工部在十教二楼报告厅举办“优秀毕业生成才报告会”，请各班派5名同学于7:15分在10教喷水池旁见院旗集合参加，不得缺席。

动物医学院团总支

2008年2月28日

四、计划

1、计划的概念

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施，预先做出设计安排的事务性文书。是我们完成工作、生产、学习等任务所运用的一种科学的工作方法；也是检查各项任务完成情况的依据

2、作用

心中有全局，奋斗有目标，行动有所遵循

行动、步骤有条不紊．合理安排人力、财力和时间

预先估计可能出现的情况和问题，并预计措施，做好安排

便于检查、总结和推动工作

3、格式

计划一殷由标题、主体、落款三部分组成。

标题：一般由计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称等四个部分组成。还有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明草案、初稿、征求意见稿、送审稿等，如《动

物医学院组织部2007—2008年（下）工作计划》

主体：一般采用三段论，包括工作的目的和要求，工作实施的步骤和措施，工作的预期效果等。

落款：在正文右下方署名署时即可。

4、注意：

认真学习研究校、院的中心工作，并分析本部门的具体情况

根据校院的指示精神和部门的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求。

据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。根据活动中可能出现的问题、困难，确定预先克服的办法和措施。

四、方案

活动题目：简明扼要、有吸引力和概括性

（春季先防患，健康喜开颜——社区义诊；奉献爱心 携手进步——青元小学补课帮扶活动；健康安全无小事，道德文明树新风---大学生吸烟情况调查及安全教育）活动目的、意义 活动单位：主办、承办 活动地点、时间、对象

活动内容（活动准备、活动流程）经费预算 活动预计困难 活动后期

五、总结

总结是通过回顾和分析前一段的实践活动，把取得的成绩和存在的缺点与问题，以及经验教训，用书面形式表达出来的一种公文。

总结包括（或学期）工作总结、大型活动总结

名称：通过标题把部门名称、总结的种类和时间期限写出来，要求写全。（如《动医院养殖服务社2007年工作总结》、《动医院体育部新生运动会总结》等）

总结的具体内容一般可采用三段论：活动目的、活动具体内容及取得的效果、活动经验教训。

文末写明总结的单位和日期。

与总结密切相关的一些材料，如照片、图表等作为附件在最后。

注意：要掌握全面情况和进程，要如实地反映情况。对成绩不夸大，对缺点不掩饰。文字要简明扼要，材料要剪裁得体，分清主次侧重，条理要清楚。

六、新闻稿

1、概念

新闻缘于人类生存的需要而产生的，因为人类在共同的劳动和生活中，需要互相联系、沟通消息，于是产生了信息传播，这就是最早的新闻现象。

新闻就是对新近发生的有社会意义的能引起广泛兴趣的事实及时报道。广义的新闻包括消息、通讯、特写、调查报告、新闻评论等，是目前我国报纸、广播、电视或国际互联网等媒体中常见的5种新闻报道形式；狭义的新闻专指消息，即以简明扼要的文字，对新近发生的事实的及时报道。

2、消息

是对新近发生或发现的有新闻价值和社会意义并引起公众兴趣的事实的及时、扼要的报道，它是新闻报道中最简短的一种新闻体裁，也叫做简讯、短讯或快讯。

具有真实性、时效性、简明性的特点。

报道迅速、及时，叙事直裁了当，语言简洁明快，篇幅短小。

用事实说话，消息主要以概括、叙述为主要表达方式。一般认为消息具备“六要素”．即：

何时、何地、何人、何事、何因、何果，亦称五个w和一个H 在结构上，消息可分为“倒金字塔结构”与“非倒金字塔结构”两大类。消息的结构：

标题：是其主旨或内容的提要，用以吸引读者，帮助读者阅读。

正题、引题和副题构成了消息标题的基本题种。

正题又称为主题、主标题、母题，它是消息标题的核心部分，揭示最重要、最吸引读者的信息，是消息中心的概括或主要事实的说明。

引题，又称肩题、眉题，往往用来交代背景、烘托气氛、说明原因、揭示意义、引出正题等。副题，又称子题、副标题，常用以补充事实．注释、说明事件的结果，有时也用来说明正题的来由或依据。

消息标题按组合不同，可分为单一型标题和复合型标题。

动医学子心结奥运

动医院积极部署暑期社会实践工作

动医院举办新学期学生干部培训大会

我校暑期社会实践全面启动 学雷锋见行动

——我校学生积极投身公益活动 “和谐蓝天下 相爱你我他”

——动医学子关注留守儿童 建构和谐校园

——贫困生座谈交流会

“珍爱生命 快乐成长”

——心理健康教育中心举办心理专题讲座

消息标题字数以少为宜，应做到简洁、紧凑，标题贵在醒目、得体、生动、形象，能吸引读者的阅读兴趣，起到画龙点睛的效果。

制作标题切忌题文不符、滥摆嘘头、以偏概全、望文生义、用词不当、搭配有误、产生歧义、随意断句、滥用简称、缩语等毛病。

与优秀大学生毕业生分享成长感悟/动医院召开毕业生座谈会 动医院倡导毕业生党员文明离校/走到哪里就将川农大精神带到哪里！

动医院举办首届学生工作论坛（牢树服务意识 注重开拓创新——动医院举办首届学生工作论坛 导语

以最简练的文字突出消息中最重要的、最新鲜的事实和启发、吸引读者的作用。

从表达方式和表现手法上来划分的导语可以分为概括性导语、叙述式导语、描写式导语、评论式导语、对比式导语、引语式导语、提问式导语等

概括性导语往往是新闻事件的高度概括，使读者看过导语后，不用看下文，就能了解消息的主要内容，它能避免消息写作中把最重要、最新鲜的事实淹没在大量的一般性事件中，突出了“新”字。

叙述式导语(也称陈述性导语)是按照事实发生的时间顺序来写，又叫“编年史式”。它以凝练的语言，用摘录或综合的方法，简明扼要地将消息中最新鲜、最主要的事实叙述出来，是最基本、最常见的导语形式。它能使消息情节步步推进，事件的高潮在后面出现，引人人胜。

描写式导语，就是对消息的主要事实或某一有意义的特殊场面作简洁而有特点的描写，以酿造气氛。它以展示事物的形象和事件的场景为主要特征。写作时常抓取某一生动形象、鲜明的色彩或有特色的细节加以描绘。

评论式导语，就是在叙述事实的同时．立即对事情做出评价，提示其事物的现实意义。

对比式导语。就是把有差别的事物相比较，将现在的情景与过去的情景相比，将此地之状

况与别处相比等。

提问式导语，也称为设问式导语，即把主要的事实以提问的方式写出来。如在消息开头提出一个尖锐而鲜明的问题，以引起人们的关注和思考，然后加以解答，即自问自答。为积极响应学校关于开展道德建设系列活动的号召。近日，我学院在全院范围内开展了“清理成长、成才中的绊脚石”主题班会。

6月6日下午，学校在逸夫楼会议室为第三批赴灾区开展动物疫病防控的20名志愿者和两名带队老师举行了隆重的欢迎仪式。

1月10日，著名养羊学专家、原牧医系系主任、年近九十的刘相模老教授为动科学院周坤鹏等三名同学颁发了养羊学课程奖学金。

为帮助低年级同学明确人生目标，合理规划大学生涯，6月13日上午9：00，动物医学院在十教A区101教室举办了08年考研就业报告交流会，11名优秀毕业生代表与300余名同学齐聚一堂分享了他们的成长经历。

为了表彰我校在数学建模大赛上表现突出优秀团队、激发更多的同学参与学校的各项科技活动的热情。2008年6月16日晚7:00点，四川农业大学2007—2008数学建模表彰大会在育新楼1楼会议室隆重举行。

为感谢在抗震救灾中默默奉献爱心及坚持抗战在第一线的广大人群，2008年6月14日晚7：30，由四川农业大学校团委、雅安市红十字会主办，我院青年志愿者协会及学生爱心站等部门承办的“心怀感恩，照亮生命”大型感恩晚会在新区文化素质中心成功举行。

为进一步加强学生会战斗力，不断提高学生干部工作能力和综合素质，2008年6月11日动物医学院在12教会议室举行了新老干部交流培训会。04届主要学生干部作为嘉宾出席了交流会。“作为学生，要从进校开始就给四年的学习生活确定一个目标，并且应该持久地为实现这一目标而努力！”“只有你们从现在开始为四年的大学生活做好规划，今后才有更多的快乐。因为机会留给有准备的人。”“理论学习是基础，实践技能是保障。在这里要指出某些同学认识上的一

个误区——学习成绩不一定是评断一个优秀人才的唯一标准，但不学习的人绝成不了一个优秀人才。”

___ 3月21日，逸夫楼学术报告厅，掌声不断。上千名大一新生被台上何国老师的“字字珠玑”所震动。

《如何提高教与学的质量?——动医院学生党员开展讨论》___ 提高教与学的质量，学生党员能做什么？ 《动医院举办班主任工作研讨会》

新形势下的班主任工作面临哪些新问题？面对新问题，班主任工作又将如何开展？9月10日，动医院全体班主任和学生工作有关负责人在十二教会议室对此展开了热烈讨论。

主体：是消息的主干部分，紧接导语之后，是对导语概括内容作具体全面地阐述，即补充、说明、展开导语中叙述的事实，以进一步突出中心和主旨，但要注意避免二者在内容上的重复。

“时间顺序”、“空间顺序” “逻辑顺序”

先写主要的内容，再写次要的内容。

对导语进行解释、深化和具体化

补充新的事实．补充导语中没有涉及，却能较好地表现新闻主题的事实或其他要素。

紧扣消息主题取材。

叙事具体、内容充实。

叙述生动、富于变化。

学院以目前引发众多网友特别是高校师生广泛讨论和思考的网络帖子《一个教师的自责、道歉与思考》为学习材料，开展主题班会。同学们就部分大学生缺乏诚信、不懂感恩、不注重细节等现象展开讨论和思考。

活动分为集体项目和单人项目，以系、办公室为单位组队的各集体参加了运篮球接力和托乒乓球接力等项目，个人项目则包括盲人摸猪、飞镖、筷子夹玻璃珠、猜谜语等。

刘教授虽退休多年，但一直心系学院发展，关心新一辈的成长，经常与同学们交流谈心，辅导同学们学习，鼓励大家珍惜大学时光，多学本领，为祖国的三农建设做贡献。

他们为老人们送上了大量有关疾病防护知识的宣传资料，赢得了老人们的诚挚感谢和社会的一致好评。雅安日报、《大学时代》、学生电视园地等新闻媒体对活动进行了采访报道。联建活动中，学院团员将在这八个基层团支部有针对性地提供服务。如，在雅安四小开展系列德育活动和留守儿童学生的关爱活动；在雅安八小开展科技活动（调查报告、手工制作等），并对小学生们进行一对一的辅导。

___ 据悉，在正式签订协议之前，学院团总支在全院范围内进行动员，并将各联建基地在全院团支部内公开招标，最终确定了水产06－2支部，药学06－1支部和动检06－2支部等8个“中标”团支部。

___ 学院党总支副书记王莉谈到，开展“团支部1+1”联建，能够为团员同学提供活动的平台，让他们通过开展义务支教、义务执勤等活动，学会服务、学会为他人着想，在了解社会的同时，提高自己的素质。

结尾是消息的最后一句话或最后一段文字，一般是指出事物发展的趋势或对报道内容作概括式小结；有的则提出作者希望等。

为使讨论和思考更加深入，学院还鼓励同学进行理论思考，形成理论性文章，认真审核后将编印成册，积极向相关媒体、刊物进行推荐发表。

天空虽然下着小雨，但教师们积极参与的热情不减，大家在欢乐的气氛中度过了2006年的最后一天。

消息的结构形式

倒金字塔式结构把最重要的材料放在篇首，最不重要的材料放在篇末，从导语到结尾按照重要性程度递减的顺序来组织安排新闻材料。

时间顺序式结构又叫编年体结构，也有的称其为金字塔式结构。这种结构，完全按事实发生的时间顺序或情节发展来安排材料，先发生的放在前面，后发生的放在后面。

倒金字塔式与金字塔式混合结构

集倒金字塔式和正金字塔式两种结构之长，避两种结构之短的一种比较灵活多变的结构方式。取例金宇塔式结构的导语写作的优势，用金字塔式结构的结尾写作之长，使之首尾相呼应，能较好地适应各种新闻容的要求，但容易造成首尾重复。

注意事项：

1、所有字体统一为宋体，标题为小二字体，正文为小四号字体，大标题统一加粗居中，副标题统一用楷体，小四号居中。

2、页面设置为上2cm，下2cm，左2cm，右2cm，行距统一为1.5倍行距。

3、各部门活动方案部长和分管主席必须把关，修改好后方可交给凌尧老师。

比尔盖茨的11条成功准则

1、适应生活。生活是不公平的，要去适应它，把命运掌握在自己手中。

2、成功是你的人格资本。这世界并不会在意你的自尊，这个世界指望你在自我感觉良好之前先要有所成就。成功是人生的最高境界，成功可以改变你的人格和尊严。自负是愚蠢的。

3、别希望不劳而获。高中刚毕业的你不会一年赚4万美元。成功不会自动降临，成功来自积极的努力，要分解目标，循序渐进，坚持到底。

4、习惯律己。如果你认为你的老师严厉，等你有了老板再这样想。老板可是没有任期限制的。好习惯源自自我培养。

5、不要忽视小事。烙牛肉饼并不有损你的尊严，你祖父年代，那可能被称为机遇。平凡成就大事业。

6、从错误中汲取教训。如果你陷入困境，那不是你父母的过错，不要尖声抱怨。

7、事事自己动手。不要靠别人活着，要凭借自己的力量前进。

8、往往你只有一次机会。机遇是一种巨大的财富，机遇往往就那么一次，也许你没有机会，但可以创造。

9、时间，在你手中。生活部分学期，你并没有暑假可以休息，也没有几位雇主乐于帮你