第一篇：商务技能（二）公文写作
职场升职，是一件似乎很难的事情。但是，与细微处见精神。许多时候，也许就一个小细节，就让领导对你刮目相看，你的升职之路就很畅通了。小小的公文写作有时并不受重视，然而，有时候说不定它就是你升职的秘密武器呢。
一、公文的含义
公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。
二、公文的分类
通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文种类包括以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
三、公文的格式要素
公文的格式要素一般包括：
1.发文机关（版头）
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：
（1）由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“北京市人民政府文件”。
（2）由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“××市教育委员会（函）”。
（3）印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
2.公文份号
3.秘密等级
4.紧急程度
5.发文字号
6.签发人
7.标题
拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
(1)批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
(2)事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。
(3)在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
(4)标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
(5)公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：
国务院关于依靠科技振兴农业
加强农业科技成果推广工作的决定
8.主送机关
确定主送机关应注意：
(1)政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
(2)请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
(3)批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。
(4)普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。
9.正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。
10.附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
11.印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
12.成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
13.附注
附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
14.主题词
主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
15.抄送机关
抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。
16.印发机关和时间
印发机关为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
四、几种常用的商务公文
（一）请示
1.请示的特点
针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。
呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。
单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。
时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
2.请示的分类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
（1）请求指示性请示。
（2）请求批准性请示。
（3）请求批转性请示。
3.请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
（1）首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。
（2）正文。其结构一般由开头、主体、结语构成。
主题：主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
结语：另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。
（3）尾部。其主要结构为落款与成文时间两部分。
4.请示应注意的问题
（1）一文一事的原则。
（2）材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
（3）理由充分，请示事项明确。
（4）语气平实、恳切，以引起上级的重视。
（二）报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体，写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。
“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。
“下情上达”是制发报告的目的，所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
1．报告的特点
报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。
2.报告的种类
3.报告的写法
（1）汇报性报告。主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
（2）答复性报告。这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
（3）呈报性报告。主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
（4）例行工作报告。例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。
（三）公告
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
1.公告的写法
（1）标题。公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。
（2）正文。正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。
（3）落款及日期。公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。
（四）会议纪要
1.会议纪要的写法
（1）首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。
（2）正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
（3）尾部。包括署名和成文时间两项内容。
（五）电子公文
1.电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。
（1）收件单位/人
（2）抄送单位/人
（3）主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。
（4）事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。
（5）落款。署名及成文时间
递交程序以递交直属领导为宜。
【小贴士】公文写作中常见的问题
1.文种使用不当
2.格式不规范
3.行文规则混乱
越级行文；多头行文；请示一文多事；党政不分。
4．提法不当
5.名称表述混乱
6.时间表述含糊
用时间代名词而不用具体日期；年份随意省略；年份不使用公元纪年。
7.数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：数字概念不清楚；数字概念不准确；数字书写形式不统一。
第二篇：商务公文写作
商务公文写作
（课程时间：2天/12小时）
课程背景：
好的公文可以使企业形象变得更为耀眼而璀璨。公文并不缺少美，而是缺少对美的发现，如何发掘并呈现公文的别样美感？如何在千篇一律的模式化写作中脱颖而出，如何以妙笔生花赢得上司的赞赏？如何以精准简练的公文上传下达，助推企业日常工作的高效运转？公文，是企业经营运作的信息载体，是贯彻企业执行力的重要保障因素，规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的基础而又不可或缺的内容。因此公文写作能力常常成为评价员工职业素质的重要尺度和管理者不可忽视的基本功。有效解决当前企业公文写作中文种误用、词不达意、格式欠规范、文理不通顺等问题，才能促进企业内部规范管理再上新台阶。然而，文学功底好的人不一定能写出一篇好的商务文书，对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出一篇好的公文，因此培养企业的员工深入了解公文写作的原则、格式和技巧，规范日常工作中的公文写作已经成为许多企业的当务之急。如何才能更好地落实和传达企业要求，提高企业的持续竞争力？
课程目标：
了解商务公文写作的基础知识
正确规范选用商务公文文种
掌握商务公文的法定格式
熟练准确地撰写常用商务公文
纠正并改进日常公文差错
课程特色：
1.更多结合实际案例，深入浅出将公文的规范要求和写作技巧等方面进行生动演绎，从而使学员达到了解公文的规范化和标准化，系统掌握公文写作的知识和方法技能的目的。
2.讲授文种全面，包括最常用的十种商务公文和计划、总结、新闻稿、制度、合同、简报等事务性文书
3.实操性极强，课程结束后，学员即能撰写各种规范的文书。
4.无偿后续服务，课程结束后，学员可将日常工作中的文章通过电邮发给我们，讲师将作
出针对性的修改和个性化点评。
5.除文书写作外，将结合具体案例对行文规则、行文方向、公文格式、公文处理、特定用
语等理论性知识进行讲授，为规范的文书写作打下扎实的基础。
授课方法：讲授、启发互动式教学、游戏、小组讨论、角色演练、案例分析 课程大纲：
一、商务公文的完美诠释
二、商务公文美学的呈现
1.发掘并呈现公文的别样美感
2.“金字塔写作思维”导图
3.独特“红与黑”——色彩之美
4.助推执行——语言逻辑的魅力
5.锻造商务公文的六脉神剑
6.挖掘商务公文的最大效能
7.“各就各位”的商务公文文种
案例分享: 没有下文的“报告”
三、商务公文的行文方向
1.上行文、下行文、平行文辖域内的具体文种
2.确定公文文种的三步要诀
案例分享: “自降身份”还是“目中无人”
实操训练：根据模拟工作情境，确定行文方向，选择具体文种
四、商务公文的行文规则
1.案例分享：新来的职员到底出了什么错？
2.案例分享：一份“添乱”的公文
五、让格式规范成为一种常态
注：精选当前企业日常公文案例，国内首位最为全面清晰的讲授
1.纸张
2.排版规格与印刷装订
3.公文要素标识规则：眉首、主体、版记的18项要素格式的规范呈现技术
独家放送：商务公文的特定版式——命令、函及会议纪要
实操训练：模拟工作情境，公文格式排版
六、商务公文的“细胞”——语言
1.商务公文常用特定用语
2.模态词语与古词语的适当运用
3.怎样正确使用专业术语、熟语等词语
4.八种经典句式的运用
案例分享：细节决定成败，细节事关企业形象
实操训练：避免行文中的病句与歧义句
七、握住妙笔生花
1.提高商务文书的情感指数
2.调整语言的密度强调重点
3.运用事例和引用的窍门
实操训练：范文赏析与常见弊病纠正
八、凸显上层决策的权威
1.决定的种类细分：部署性决定奖惩性决定变更性决定
2.三种决定的规范写法及经典模板
案例分享：自相矛盾的决定
九、广而告之的便利
1.通告的种类细分：规定性通告和告知性通告
2.两种通告的规范写法及经典模板
案例分享：如此通告“通告”的是谁？
十、公文中的轻骑兵
1.通知的种类细分：批转、转发型通知、事项型通知、任免通知、发布型通知
2.四种通知的规范写法及经典模板
3.5W1H方法在商务文书写作中的作用
案例分享：YY公司关于参加集体对外重大活动时着装的通知
十一、宣传教育的有力载体
1.通报的种类细分：表彰通报、批评通报、情况通报
2.三种通报的规范写法及经典模板
案例分享：该用奖惩性决定还是表彰通报？
小组讨论：通告、通报及通知的共性及差异性
十二、及时汇报，知照上级
1.报告的种类细分：工作报告、情况报告、答复报告
2.三种报告的规范写法及经典模板
3.在工作报告中凸现可信度
案例分享：内容残缺的工作报告
小组讨论：请示与报告的共性及差异性
十三、反馈下属，有理有据
1.批复的种类细分：解答型批复、肯定型批复、否定型批复
2.三种批复的规范写法及经典模板
3.起首部分行文的特殊性
案例分享：如此批复为何招致下级不满？
十四、客观建议的如实表达
1.意见的种类细分： 建议型意见、指导型意见、参考型意见
2.三种意见的规范写法及经典模板
3.适应场合，语气的灵活转换
案例分享：发错对象的意见
十五、平级商讨的好帮手
1.函的种类细分：商洽函、询问函、答复函、请批函、告知函
2.五种函的规范写法及经典模板
案例分享：请严重注意你的语气
十六、上传下达，互通有无
1.会议纪要的种类细分：办公会议纪要、专题会议纪要
2.两种会议纪要的规范写法及经典模板
案例分享：FY公司的工作例会会议纪要
小组讨论：会议纪要与会议记录的区别
十七、求财滴水不漏
1.签订合同的原则
2.什么是行纪合同和居间合同
3.合同的首部、主部、尾部
4.当事人双方权利义务的表述窍门
十八、推敲咬文嚼字
1.招聘启事还是招聘启示？
2.来自甲骨文的启示
3.严正声明还是严正申明？
起航：技能竞赛：给定模拟工作情境，现场公文快速写作大比拼，个性点评。
第三篇：商务公文写作
如何写出好文章
商务文书写作的步骤
在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：
（一）步骤一：制定正确的行动目标
在撰写某一个邮件、一个商务文书之前，我们应该首先回答一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动，这个行动的主体是对方，你希望他在读完这个文章后会有什么样的感想、什么样的行动。
每个人每天都会收到很多邮件，那么什么样的邮件最先被人阅读？我们如何让自己的邮件优先级提高？
这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。
1.主动目标与被动目标
需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。
2.将被动目标转化为主动目标 正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。
认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。
【案例】
有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。
这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。
要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。
请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；
（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；
（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。
（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)在这个步骤中需要把握以下的内容：
1.正式程度的判断依据：正式指数 判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：
商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者； 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗； 商务文书的内容是好消息吗。
商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。
这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。
2.正式程度的表现
在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：
形式
这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。
按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。
称谓
“称谓”就是对目标读者的称呼。 语气
而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。
决定文章的正式程度
（二）请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；
（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。
（三）步骤三：设定文章的总体风格
在制定了正确的行动目标并选择决定了正式程度之后，撰写商务文书进入到第三个步骤——决定文章的总体风格。
1.把握总体风格的依据：游说矩阵 对商务文书总体风格进行判断和把握，可以参考下图所示的这个“游说矩阵”的应用工具。在游说矩阵中，纵坐标表示资源的充足程度（即沟通的内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难），横坐标代表商务文书的撰写者与其目标读者在立场上的一致程度（即双方是否相互认可）；换而言之，这两个方面的因素共同决定了对商务文书总体风格的最终选择。
图2－1 游说矩阵示意图
简单型
从示意图中可以看到，游说矩阵的第一象限代表着“撰写者与目标读者站在同一立场上，并且资源充足、不存在障碍”的情形，这种情形即称之为“简单型”。
说服型
按照同样的分析方法，可以看到游说矩阵的第二象限代表着“资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致”的情形，这种情形即称之为“说服型”。
艰难型
游说矩阵的第三象限代表着“撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足”的情形，这种情形即称之为“艰难型”。
解决问题型
游说矩阵的第四象限代表着“尽管撰写者与目标读者立场保持一致，但资源并不充足”的情形，这种情形即称之为“解决问题型”。
2.总体风格的设定
根据以上游说矩阵的分析判定结果，可以按照以下的方式来把握商务文书的总体风格：
简单型
如果是简单型的商务文书，那么其总体风格就是以罗列事实为主。这是因为这类商务文书的行动目标对于目标读者而言难度并不大，并且在立场上对方也持相同一致的态度，所以这类商务文书的内容只要告诉目标读者有这样一件事情即可，在篇幅上可以相对简短。
说服型
而如果是说服型的商务文书，由于其行动目标与目标读者的初衷并不一样，撰写者需要通过商务文书来使其改变原来的想法或者认识，所以尽管资源状况是充足的，但仍然会需要与目标读者进行反复多次的沟通才能达到目标。因此，这类商务文书通常篇幅较长（简短的形式无法表达清楚），并且需要特别突出强调撰写者的利益之所在，充分分析自己观点或者想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。
解决问题型
解决问题型的商务文书通常运用于员工与领导进行沟通并且意见并不一致的时候，其总体风格是有问有答且篇幅较长；换而言之，在这种类型的商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式应该向目标读者提供包含一种甚至多种方法的解决方案。
艰难型
最后来看看艰难型的商务文书。这类文书在资源和立场两个方面都遇到了障碍，因此达到成功有效沟通的几率会很小，这样的商务文书是否有值得花费精力去撰写应该要三思而后行。
【案例1】
有关新年晚会安排的信件
某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：
1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。
2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了500元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的认识。
3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。
在撰写之前先分析得到商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点之所在，从而使得商务文书逻辑清晰、重点突出，进而容易达到其行动目标。
请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：
某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。
（四）步骤四：选择文章的层次结构
在做好前三个步骤之后，撰写商务文书进入到第四个步骤——选择文章的层次结构。如同购买房屋要注重户型结构一样，商务文书的层次结构也是非常重要的，主要的层次结构包括以下五种类型：
1.连贯式
所谓“连贯式”，就是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。
突出的重点
连贯式的层次结构突出的重点在于事情的前因后果以及发展脉络。由于采用这种层次结构的商务文书从整体上看是浑然贯通、连成一体的，因此读者是不能颠倒前后顺序或者从中间节选来阅读的，否则其表达的意思就将不再完整。
适应的情形
在日常工作中，适用于这种层次结构的商务文书主要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。
2.并列式
所谓“并列式”，就是商务文书中层次与层次之间是并列的关系。
突出的重点
并列式的层次结构也可以被称为“天鹅下蛋式”，因为这种层次结构要求在文书中的每一段前面都要有前提择要，作为后续并列内容的引子。正因为各个层次是并列的关系，所以这种层次结构的文书便于读者按照其兴趣或关注的重点来分段阅读。
适应的情形
在日常工作中，适用于这种层次结构主要在报告、总结以及建议书等商务文书中常常被运用。值得注意的是，不同的层次结构在同一个商务文书中是可以互相穿插使用的，例如某个事故报告在总体上采用的是连贯式，但其间在分析原因的时候则又可以采用并列式的层次结构，最终的目的都是为了能够将文书的核心意思清楚地呈现给读者。
3.分析问题式
所谓“分析问题式”，实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构还有着以下四个类型： “只有结果”，这样的商务文书包括批复、指示以及命令等，它们通常都没有问题的原因也没有相关的分析，因为并没有这个必要。
“提出问题并分析问题”，情况简报就属于这样的类型。 “提出问题并解决问题”，例如公告和通知就属于这样的类型。
“提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型实际上就包括了处理问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作终指导性的通报和决议就是最好的例子。
4.问答式
所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。
突出的重点
在商务文书终运用问答式的层次结构应该要注意对问题的设计：问题并不是胡乱设计的，而是为了突出文书的主旨而进行的一种利益上的引导；因此，设计问题时要突出利益以及避免不良后果的方法。
适应的情形
在日常工作中，通常会采用这种层次结构的商务文书主要有企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南等。
5.行动结果式
所谓“行动结果式”，就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。
例如，以下这段广告宣传采用的就是行动结果式的层次结构：
“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动便的轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%时间以及20%能源。选择我们的产品将是您的明智的选择。”
（五）步骤五：列出文章的大纲
在明确了商务文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写的的五个步骤就是列出文章的大纲。
1.列出大纲的好处和目的
由于现在计算机的广泛普及，撰写商务文书的这个步骤往往被大家所忽略，认为直接动笔开始撰写比较有效率。但我们需要明确的一点是，在撰写商务文书之前做列出大纲的工作实际上是磨刀不误砍柴功的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。
撰写商务文书是一个“七分想，三分写”的过程，列提纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。
2.具体的做法
利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法：
提纲法
提纲法是很常见的一种列提纲的方法，实际上就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。
辐射法
而辐射法，则是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。
辐射法的好处在于不会漏掉撰写者任何一个想法，在西方也被称之为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。
【案例1】
有关申请参加培训的邮件
某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于最近公司在控制成本，原则上是不批准任何的培训申请的，所以她打算写一份邮件给其经理，让他批准并支持自己的请求。
对于这样一个商务文书而言，其行动目标很简单，就是这个财务人员希望其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用；其结构层次可以采用行动结果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的帮助和损失。当然，层次结构也可以采用不并列式，即并列地分析自己应该参加这个培训的原因。
为达到这样的一个沟通目的，对于这个商务文书可以采用辐射法列出一个大纲：接收培训后在工作中可以减少出错、参加培训可以了解到新的合理避税方法以帮助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有利于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提升员工对公司的忠诚度、形成公司良性的企业文化„„
（六）步骤六：撰写初稿
在经过以上五个步骤之后，商务文书的写作进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上五个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。
当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。
（1）就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬；而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。
（2）公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。
（3）希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。
（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一个邮件的最后得分应该在20多分；因此，该邀请邮件的目标应该是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语气可以是比较轻快的。
（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应该不会超过10分；因此，这封投诉信应该是很正式的，并且特别需要注意措词。
在这种情形下，该秘书撰写这份商务文书的行动目标应该是希望总经理能够批准自己所建议的租用计算机的方案；而这种情形的正式指数按照前文所述三个问题的评分应该在10分左右，因此这份商务文书的正式程度应该处于轻快和凝重之间，需要好好地进行把握；最后，利用游说矩阵来对这个情形进行判断，可以知道这份商务文书应该属于说服型，其撰写重点应该在于用预算和报价对比的形式向总经理分析说明租用计算机比购买计算机要成本更低。
第四篇：商务公文写作（最终版）
目 录
一、通知、通告--1 1.关于“元旦”期间工作安排的通知----------1 2.XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告------------2
二、请示报告------3 关于在XX市举办“XX洽谈会”的请示-----3
三、备忘录----------4
四、会议纪要、会议记录----------------------5 1.产学研讨论会议纪要-------------------------5 2.施工质量会议记要----------------------------6 3.公司项目论证会议记录----------------------7
五、述职报告------8 XX公司计划投资部经理述职报告-----------8
六、讲话稿--------12 华为公司领导讲话稿--------------------------12
七、询价和报价信件--------------------------13 1.询价函----------13 2.报价函----------13
八、客户回复函-14
九、某跨国公司的标准商业书信-----------15 感谢信-------------15
一、通知、通告
1.关于“元旦”期间工作安排的通知
公司所属各部室：
根据市政府《关于2005年“元旦”放假通知》及集团的要求，分公司“元旦”期间工作安排如下：
一、放假时间：从2005年1月1日至3日，共放假3天，其中，1月1日为法定节假日，将1月1日（周六）公休日调至1月3日（周一），1月2日（周日）照常公休。
二、公司总部要安排好节日值班，确保安全。其它部门因工作需要安排值班，经主管领导批准后，报分公司总经办备案。各单位值班人员值班时，按时到岗，坚守岗位，不得空岗，保证信息通畅、并做好值班记录，遇特殊情况及时向分公司值班室及有关领导报告。
三、各门店、应根据经营需要合理安排员工班次，并可适当延长营业时间，确保商品货源充足，顾客购物方便，同进认真做好食品卫生和卫生防疫工作。
四、加强安全保卫工作，注意防火、防盗，做好应对各类突发事件的预案，为广大的消费者及员工提供良好的购物及工作环境。
请各门店于12月27日前将值班表传到分公司总经办，公司总部值班人员要做到每日不少于2次电话查岗。
XX商城行政人事部 2004年12月20日
-1-1
2.XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告
根据中国人民银行XX分行的通知精神，从2007年12月起，原来使用*市专用委托收款方式结算电费的用电户，将统一*电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从2007年12月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：
一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行XX分行的统一要求签订《定期借记业务授权委托书》，并于2008年1月31日前将复印件送达所在区供电局。
二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订《定期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2008年1月31日前以正式公函形式通知我局，若届时未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。
三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2008年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取
2007年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员(具体格式将在各营业点派发)。
特此通告
XX电力工业局 2007年11月1日
二、请示报告
关于在XX市举办“XX洽谈会”的请示
XX市经贸委：
为了扩大我XX商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年X年X月X日至X月X日在XX市举办“XX洽谈会”。洽谈会摊位共XXX平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。
妥否，请批示。
XXX公司 X年X月X日
三、备忘录
To: 全体员工 From: 张XX,执行董事 日期: 2007－11－1 主题: 健身中心
昨天董事会通过了新建一个职工健身中心的决议。
健身中心的修建工作将马上开始，并在90天内完工。各部门推选一名职工代表来商议健身中心将设置何种课程和健身器材。
我们很高兴能够为全体员工提供锻炼身体的设施。希望职工代表尽快与主办部门联系，征求员工关于活动和健身器材的意见和建议。
4、会议纪要、会议记录
1.产学研讨论会议纪要
时 间：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龙
出 席 人：黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜
列 席 人：林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波
一、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2004年全省教育工作要点。要求要结合上级指示精神，创造性地开展工作。
二、会议决定，王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作，分管领导要在职权范围内大胆工作，及时拍板。如有重要问题需要学院解决，则提交办公会议研究。
三、毛大龙同志再次重申了会议制度改革和加强管理问题。毛院长强调，院长办公会议是决策会议，研究、解决学院办学过程中的重大问题。要形成例会制度，如无特殊情况，每周一上午召开，以确保及时研究问题、解决问题，提高工作效率。具体程序是，每周四前，在取得分管领导同意后，将需要解决的议题提交办公室。会议研究决定的问题，即为学院决策，各单位、部门要认真执行，办公室负责督促检查。
毛院长就有关部门反映的教学管理中的若干具体问题，再次重申，一定要理顺工作关系，部门与部门之间、机关与分院之间、分院与分院之间一定要做好沟通、衔接工作，互相理解，互相支持。机关职能部门要注意通过努力工作来树立自己的形象。基层分院要提高工作效率，对没有按时间控制点完成任务的要提出批评。要切实加强基础管理工作，查漏补缺，努力杜绝教学事故的发生。
三、会议决定，要进一步关心学生的生活问题。责成学生处结合教室管理等工作，落实好学生的勤工俭学任务。将教工餐厅移到二楼，一楼餐厅全部供学生使用，以解决学生就餐拥挤问题。针对校外施工单位晚上违规施工，影响学生休息问题，会议责成计划财务处立即与高教园区管委会反映，尽快妥善解决。
四、会议决定，要规范学生的技能鉴定工作。重申，学生毕业之前须取得中级以上技能证书，才能发给毕业证书。由产业园设计中心（考工站）具体组织学生的报名、培训和考核工作。
五、会议决定，要加强对外交流和学习。争取利用暑假期间，组织教工到境外考察学习。
六、针对今年的招生工作，会议决定，召开一次专题会议，统筹解决今年招生中的 重大问题
2.施工质量会议记要
国家标准《建筑结构加固工程施工质量验收规范》第一次编制工作会议，于2003年11月26日～28日在福建厦门市召开。参加会议的有：建设部标准定额司卫明处长、厦门市建设局白玉渊局长、本规范主编、四川省建筑科学研究院孙前元院长以及来自全国23个参编单位的32位教授、高级工程师和企业家。
会上，白玉渊局长代表东道主和当地建设工程界对会议在厦门召开表示热情欢迎和支持。随后，卫明处长代表建设部标准定额司宣布了本规范编制组成立，宣读了编制组成员名单，并就规范的编制原则和应统一的认识讲了话。
孙前元院长的讲话，首先代表编制组感谢建设部的信任和厦门市有关部门的热情款待外。随后根据建设部下达任务的精神，强调了制订这本规范的目的和意义，以及为保证编制工作顺利进行而必须采取的措施和工作方法。他希望全体编委与他一道全力以赴地共同承担起这项艰巨而又重要的国家标准的编制任务，为工程建设标准化事业的发展做出新的贡献。
全体与会代表结合上述领导讲话，对主编单位准备的各项文件草案展开了热烈讨论和认真的修改补充。在此基础上，一致通过了下列4个会议文件：
1.本规范章节目次； 2.本规范章节内容编写提纲；
3.规范初稿起草分工及各章汇总负责人名单； 4.规范编制工作进度计划。
与此同时，还根据孙前元院长关于规范初稿关系到这本规范编制工作全局必须尽量赶前完成的意见，一致确认：以2004年2月28日为初稿条文交稿期限；以2004年3月15日为各章汇总成文的期限；以2004年3月31日为主编单位将各章汇编成册的期限。为此，会议期望各参编单位代表回单位后立即向主管领导汇报会议达成的共识，尽快地组织力量，力争提早完成初稿条文的起草工作，为这本规范顺利编制创造一个良好的开端。
会议还注意到：厦门晚报以‘房屋修缮，将有国家标准可依'为题，在当日头版报道了这个会议在厦召开的概况并指出：当市民们看到这则消息后一定会对这本规范将要起到的保证房屋质量和安全的作用寄予厚望。对此，编委们都把它看成是对自己工作的鞭策，纷纷表示一定要尽心尽责地完成编制任务，使这本规范得以如期发布，以回报厦门和全国公众对国家规范的渴求与期待。
最后，会议初步决定：在2004年4月召开第二次编制工作会议，争取早日提出“征求意见稿”，向社会公众征求意见。
3.公司项目论证会议记录
时间：1998年9月1日 地点：公司会议室 出席人：公司各部门主任 主持人：马燕（公司副总经理）记录：祁迎峰（办公室主任）
一、主持人讲话：
今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。
二、发言：
技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。
市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。
三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
散会。
主持人：（签名）记录人：（签名）
五、述职报告
XX公司计划投资部经理述职报告
各位领导、同志们：
首先，我诚挚的感谢公司领导在 2003年给我的关怀和帮助。对计划投资部五位同仁一年来给我的理解、支持和宽容表示深深的敬意。
2003年，是汉江公司立足喜河之年，开拓蜀河之年，也是志在汉江、发展壮大的一年。在公司领导 “抓大事、抓关键、抓落实”的理念指引下，计划投资部 贯彻“流域、梯级、滚动、综合”的开发方针，走“市场化、科学化、国际化”之路，按照集团公司的统一部署，以全新的理念，全新的方法和全新的管理，克服“非典”对工作的影响，千方百计促使喜河项目可研报告和开工报告的批复，克服重重困难推进蜀河电站前期工作，拼搏进取，扎实工作，取得令人瞩目的成绩。
一、催批喜河可研报告 努力实现6月开工
2002年公司成立以来，公司领导以超常规的思路推动喜河水电站的前期工作和蜀河电站的开发。因种种原因，喜河项目可研报告2002年9月报到国家计委，一直到去年底还没有完成会签，投资司明确告诉我们，这个项目指标不太好，暂时不能批。怎么办，面对国家项目审批最高机关的态度，困难和压力是可想而知的。我们知道，喜河项目是公司的立足项目，是公司发展的基础，是公司全体员工的命运和未来所在。我们没有灰心丧气，而是知难而上。按照公司领导的统一部署，首先狠抓设计的龙头作用，发挥设计院在人才上的优势，把新技术、新工艺、新材料应用到工程设计之中，优化设计，降低工程造价；其次充分考虑省政府优惠政策的支持对工程积极作用；我们委托北京国电公司重新编制了可行性研究报告（经济评价）的补充报告，并得到了水规总院领导的支持和及时评审。喜河工程审定的总投资由13.78亿元下降到12亿元，上网电价由0.361元/千瓦时下降为0.258元/千瓦时。2月19日，水规总院印发了《关于喜河水电站可行性研究阶段经济评价补充报告的评审意见》；2月25日，国家开发银行给喜河项目出具了5亿元人民贷款承诺；2月28日，喜河水电站可行性研究报告批复文件完成司局会签； 5月13日，国务院办公会议通过了喜河项目可研报告。
3月5日，集团公司与周总签订了《前期工作责任书》，责任书要求喜河水电站务必于上半年实现开工。5月下旬，可研报告批复文件下发，集团公司领导下达死命令，一定要拿到国家发改委的开工批复文件，确保上半年实现开工。我们明白，开工报告的批复，是重点工程能否开工的关键所在。此时，正是“非典”肆虐祖国大地的时候，从归整资料到编写开工报告；从呈报集团公司到呈报省计委；从西安出发到北京，夜以继日，分秒必争。当开工报告呈报到国家发改委时，获悉集团公司翟总决定亲往工地，参加开工仪式，更使公司员工上下深受鼓舞，信心倍增，斗志昂扬。6月20日，谢崇文在国家发改委门前等候近7个小时，真是工夫不负有心人，终于得到了开工批复文件，圆满地完成了公司领导交给我们的光荣任务。至此，喜河工程各种程序批复文件完全具备，6月26日，集团公司和省政府 成功地举办了开工仪式，喜河水电站成为集团公司成立以来的第一个开工项目。
二、按照省长办公会议纪要精神，抓优惠政策的落实
2001年11月9日，陕西省副省长贾治邦召开省长办公会第30次会议，提出省上将给8000万元的优惠政策，推动汉江梯级开发。为此，我们在公司的部署下，将优惠政策落实作为部门的工作难点。我们通过密切联系省计委、安康市计委，采取多汇报、多请示，争取优惠政策。代省长贾治邦在第18次省长办公会议上作出重大决定，喜河水电站工程水库移民搬迁中汉江公司只需出资9000万元，其余约9748万元由地方政府筹措解决。2003年3月2日，喜河水电站水库淹没移民安置任务及投资包干协议在北京签字，集团公司翟总经理和贾省长参加了签字仪式，这充分体现了政府对汉江梯级开发的支持，体现了集团公司对汉江梯级开发带动陕南经济发展的决心，同时为我公司的发展壮大带来了难得的机遇。
三、顺应电力体制改革，及时和集团公司建立业务联系
在喜河水电站前期工程的紧张施工之时，我公司迎来了电力深化改革，中国大唐集团公司于2003年元月20日24时，正式接受了发电公司等单位。尽快确定汉江公司的归属问题，落实工程建设资金，确保喜河项目2003年正式开工，继续作好蜀河、旬阳水电站前期工作，已是迫在眉睫。元月25日，周总亲自到集团公司汇报工作。2月11日，我部主动向集团公司发展计划部呈报了《关于陕西汉江喜河水电站工程有关问题的请示》；2月14日，集团公司印发了第一个主送汉江公司的文件《关于陕西汉江喜河水电站有关问题的意见》，文中明确表示“集团公司将开发汉江流域，投资建设喜河电站及梯级电站”。这是集团公司对我公司成立以来所做工作的充分肯定，是集团公司对开发汉江梯级电站的宣言，是集团公司正式接受汉江公司的重大决策，这一文件的下发有着十分重要的现实意义和深远的历史意义。计划投资部成为我公司最早和集团公司建立业务对口联系的部门。
四、以造价控制为核心，加快喜河工程建设进度
1、招标管理
按照《中国大唐集团公司工程招标管理办法》和工程部 5月26日下发的《关于规范喜河水电站招投标管理程序的通知》精神，喜河项目的主体工程和安全观测的施工单位，主机设备、金属结构制造、主材等物资的供货商，都是通过公开招标方式确定的。从“国家电力信息网”上发布招标公告、发售招标文件开始，到成立评标委员会、编制评标办法、举行公开开标仪式、组织评标工作、编写评标报告、提出合同谈判顺序的整个过程，都作到了“公平、公开、公正”，截止年底，招投标的投诉率为“0”，受到了集团公司工程部和公司领导的好评。喜河工程的招标工作管理有序，进展良好，做到了可控、再控。
2、造价控制的现状
为了降低工程造价，充分发挥集团公司的整体优势，我公司委托中国水利电力物资有限公司对喜河工程的设备采购进行招标代理，排除了 2003年以来主机设备和钢材价格上涨因素的影响，已签订的采购合同价格全部低于概算数值。例如网上发布金属结构设备制造招标公告后，有20个制造厂商投标，竞争非常激烈，目前谈判工作已经结束，合同价格为7409 万元，低于概算数值249万元；水轮发电机组及其附属设备的合同价格为12650 万元/三台套，低于概算数值1254万元；
喜河的施工辅助工程已基本结束，概算数值为 13729万元，实际完成投资为12189万元，低于概算1603万元，为今后工程建设管理的造价控制创造了较好的条件。
3、造价控制的难点
喜河工程可研概算是按照2002年上半年价格水平编制的。经初步调查，与批准概算相比，机电设备价格上涨约10%,钢材上涨约39.5%，油料上涨约15%。依据设计用量测算，上述三项将物资采购将增加投资约2084.46万元。
另外，按照设计和招标文件给定的参考工程量，虽然已签定的建筑承包合同总价低于概算数值，但基本上都是单价合同。因厂房和大坝部分还没有完全开挖，地质构造的不可预见性依然存在，工程量增加导致突破合同总价是有可能的。
五、顺应市场供需形势变化，及时调整建设管理模式
2002年10月21日，喜河水电站工程总承包（EPC）合同正式签字。进入到2003年以后，国内机电设备和建筑材料价格上涨加速，物资采购的风险增大。北京国电公司第一次总承包喜河枢纽这么大的工程项目，承担风险的能力有限。
2003年5月，北京国电公司提出将总承包范围内的物资采购工作移交给汉江公司，为此双方签署备忘录，总承包的内涵开始发生改变。8月12日和9月1日，北京国电公司分别给我公司发函，提出建设管理模式的调整问题。
随着施工辅助工程的陆续结束和主体工程的逐步展开，从今年 6月份开始，按照公司领导的要求，我们及时和浙江阳光律师事务所进行信息沟通，依靠他们的法律服务，按照可控、再控的思路，对自己的工程负责，对集团公司负责。2003年11月1日，现场的建设管理工作转化为以汉江公司力量为主。12月5日，我公司与中国水利水电工程咨询北京公司签定了“喜河水电站建设监理合同”。汉江公司成功地实现了喜河工程的建设管理模式完善。
六、投资完成情况（截止 2003年12月底）
截至2003年12月30日，喜河水电站投资完成14843万元，是投资调整计划15371万元的97%，投资完成情况良好。
喜河工程的主要工程形象进度如下：
施工辅助工程完成； 11月16日一期围堰合龙； 12月24日浇筑主厂房第一罐混凝土；
12月22至24日召开了第一次水轮发电机组及其附属设备设计联络会；
全年完成土石方开挖 87万ｍ，土石方填筑ｍ，浇筑混凝土12719 ｍ，钢筋 制安 1070ｔ；
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七、蜀河水电站的前期工作
按照流域公司的特点，根据公司领导 提出 “建设一个电站，筹备一个电站，储备一个电站”的思路，我部积极向集团公司申请开展蜀河前期工作。3月5日，集团公司正式印发文件，委托我公司开展蜀河水电站前期工作。西北勘测设计研究院进行了“溢流式”厂房的实验研究。将蜀河水电站枢纽布置，由“河床式厂房”改为“厂顶溢流”，仅主体工程就节约投资5.47亿元,上网电价下降到0.255元/千瓦时。4月26日，完成预可报告的审查意见；8月27日，项目建议书呈报集团公司；12月5日，环境影响评价大纲通过审查；12月25日，水库淹没实物调查外业工作结束；12月26日，集团公司大唐集团计[2003]442号文件《关于下达集团公司直接投资项目前期工作费计划的通知》印发，安排蜀河水电站工程项目前期工作费用821万元；12月30日，省环保局陕环函[2003]359号文件《关于蜀河水电站工程环境影响评价标准批复的函》印发。目前，蜀河项目可行性研究报告编制已近尾声，为完成2004年立项和前期工程进点创造了条件。
八、对 04年的工作的建议
1、部分员工的人事问题的解决，给大家创造了更好的自我展示和发展机遇，同时也给思想政治工作带来了新的课题，如何调动每个员工的主观能动性，消除员工之间的误会和障碍，团结一心为公司的发展着想，是非常值得认真研究的。
2、鉴于汉江梯级水电站规划已编制10余年，许多指标均发生了较大变化。如喜河水电站装机180MW，原总投资约18亿元，现工程总投资仅为12亿元；蜀河水电站装机270MW，原静态投资为21亿元，枢纽布置由“河床式厂房”改为“厂顶溢流”，工程静态投资下降为15.8亿元。可见，两个工程的投资下降幅度均超过20%。为此，建议重新编制汉江梯级水电站规划。
3、公司要实现可持续发展，就要按照集团公司的发展战略，开拓公司的投资职能，以创造集团公司的经济效益为出发点，把 创业思路调整到“大唐有汉江，汉江为大唐”上来 发展研究外延性业务，做到开发水电，又不局限于水电。通过综合开发，真正的把我们的公司做强、做大。
总之，回首过去，辛勤的汗水、劳动的喜悦、愉快的创业、轻松的环境，使我更加热爱汉江事业，更加珍惜我的工作，更加尊敬我的同事。我们为能够使集团公司在陕西的发展、为陕西经济的腾飞、为陕南人民早日实现小康做一些事情感到高兴，感到振奋，感到骄傲。
述职人：XXX XX公司计划投资部经理 XX年XX月XX日
六、讲话稿
华为公司领导讲话稿
尊敬的郭总、王总、Phil Hester先生，各位来宾，各位朋友、上午好！非常高兴参加AMD真四核皓龙处理器发布会。
首先表达一下我的心情。自从20年前我接触到计算体系以后，我真的是非常喜欢CPU。我是做硬件出身的，今天看到AMD能够把这样一个强大的CPU，四个核放在一个CPU的硅片上，我知道它的份量是非常重的。我亲身的经历，我看到了CPU从几兆的速率到几G的速率，一千倍的增长。这一千倍放在一个芯片上，还不算其他的能力，我个人作为一个从硬件技术出身的工程师来说，我的心情非常激动。
回顾华为和AMD之间的合作历程，自从去年，华为采用AMD双核皓龙处理器开发了Tecal T8000综合计算平台，在节能、可靠性、可用性、可扩展性等方面，都得到了电信运营商、服务商用户的高度评价。可能大家对华为做刀片服务器不是很了解，但是其实我们在电信领域提供这样一个平台也是现代通讯非常重要的需求。我们在电信的应用，以及我们在商业用户中也和AMD一起创造了很好的一些应用，包括在节能、计算能力方面，得到了非常好的客户评价。
AMD今天发布的真四核处理器，我们华为也期待用这样的CPU，一起为用户，为电信客户，以及为商业客户提供更加强大的处理能力，我们也期待和AMD一起携手，为人们提供在日益增长的处理能力、存储能力的爆炸性需求增长的背景下，我们希望能够一起满足电信客户、商业客户这样的需求，用我们的设备提供这样一种让大家满意的服务。
华为协同AMD共创计算辉煌！
七、询价和报价信件
1.询 价 函
尊敬的先生：
从上海的AA公司处，敬悉贵公司生产各类手工制人造皮革手套。本地区对中等价格的高品质手套向有稳定的需求。
请惠寄贵公司的手套目录一份，详述有关价目与付款条件。希望贵公司顺带惠赐样品。采购部主任
赵XX谨上 XX有限公司
2007年5月20日
2.报 价 函
TO : 托尼.斯密思先生 FROM:李约翰 SUBJECT:手套报价 DATE :2000年5月25日 尊敬的托尼.斯密思先生：
感谢你通过传真询价，我们很高兴按目前的行情给你们最优惠的价格，具体如下。
支付条款：电汇或即期不可撤销信用证 价格条款: FOB上海 交货：接受订单后90天 效期：从本文的日期算起
产品（1）图片
编号1:货物描述:独立包装:每包: 1付 , 净重XX克 ,毛重XX克 产品（2）图片
编号2:货物描述:独立包装:每包: 1付 , 净重XX克 ,毛重XX克
八、客户回复函
您好：
敝公司对贵公司传真询问，非常感激，因为与贵公司为首次接触，可否请贵公司惠予示之贵公司交往的银行或公司行号名称，地址。
敝公司了解贵公司所需集成电路之型态，但不明了所需之规格，如电压，电流等等资料，是否能告知此集成电路的用途。
贵公司所传真过来的部份字体不十分清楚，希望能重新传真，但无须传真图片。
盼望能为贵公司提供最佳的服务。
王XX XXX公司
2008-2-28 您好：
首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。
您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没？修理的费用是1500元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误，请贵公司将修理费用1500元汇至下列账户： XXX银行 账号：123456789 为了表示我们的感谢，我们会将S10000的价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。
谢谢您的合作，并祝事业昌隆！
王XX XX公司
2008-2-28
九、某跨国公司的标准商业书信
感 谢 信
1st, March 2007 Mr.Zhang Ming ABC Co., Ltd.20 Changan Street Beijing, China
Dear Mr.Zhang:
I am writing this letter to thank you for you warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country.I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.During the entire visit, my delegation and I were overwhelmed by the enthusiasm expressed by your business representatives on cooperation with China.I sincerely hope we could have more exchanges like this one when we would be able to continue our interesting discussion on possible ways to expand our bilateral economic and trade relations and bring our business people together.I am looking forward to your early visit to U.S.A., when I will be able to pay back some of the hospitality I received during my memorable stay in your beautiful country.With kind personal regards, Faithfully yours,(Signed)Mr.Tomas Cook Minister of Economic Cooperation New York
第五篇：商务行政公文写作
商务行政公文写作
课程目标以及特色：
公文，是企业经营运作的信息载体，是贯彻企业执行力的重要保障性因素，规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的基础而又不可或缺的内容。因此公文写作能力常常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。然而，文学功底好的人不一定能写出一篇好的商务文书，对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出一篇好的公文，因此培养企业的员工深入了解公文写作的原则、格式和技巧，规范日常工作中的公文写作已经成为许多企业的当务之急，这样才能更好地落实和传达企业要求，提高企业的持续竞争力。公文写作值得职场每一个专业工作者的高度重视。
本课程是老师根据多年企业实际操作经验，突破传统的公文写作模式，应用大量的企业实战案例分析，著名企业公文写作实用模版，以案例分析演练，小组讨论,实战写作学习等多种互动体验的方式，带给您最具实用的公文写作培训课程。培训收益：
掌握公文写作的基础知识、规范和写作的流程； 运用正确的立场、方法分析问题和处理问题，以文辅政； 学习公文写作中的高级技巧并熟练应用； 熟悉常用的公文写作文种并且在应用时游刃有余。内容大纲：
第一部分：总论公文写作 公文写作的概念与分类 公文写作的特点 第二部分：行政公文写作 行政公文的定义 行政公文的文种 行政公文的格式要求
眉首、主体、版记 发文机关标识 发文字号 公文的标题
成文日期与印章的使用
注：这一部分会在讲义上有范例来给学员举例说明，不会很枯燥。并且，贵公司如果要提高公文写作的规范化，还是有必要参考一下国家的标准。
案例分析：在给出的案例上找出格式有什么问题，并改写。（一共3至4个案例）
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通知
通知的作用与种类（转发式与事项式）
案例若干：分析这些通知都是什么类型，并总结各种通知的写法。 总结：各种通知的写作模式
案例：分析案例中的几个通知的开头，找出错误并总结开头的基本写法与模式。案例：分析并改写案例中的通知，使之具有合适的格式与主体内容。 请示
请示的特点与种类
案例：阅读案例，分析请示的写作结构 总结：请示的标准写作结构 案例：用请示的标准语言来改写请示。 批复
批复的特点
案例：阅读案例，总结批复的写作结构。 总结：批复的写作结构 批复的种类 案例：草拟一则批复 报告
报告的特点与种类 报告的结构
案例：判断与分析案例中的各种说法是否正确 案例：分析案例中的报告内容上有什么不妥并改正。 会议纪要
会议纪要的特点
会议纪要与会议记录的区别 会议纪要的结构
案例：判断以下各种说法是否正确 总结：各种通知的写作模式
案例：请分析案例中的会议纪要在格式与逻辑上有什么问题，并改写。第三部分：通用文书写作 总结
总结的特点与结构
案例：这篇工作总结的结构是否符合标准 工作简报
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简报的作用与种类 简报的结构 编者按的种类
案例若干：改写简报的格式，并判断编者按的种类 第四部分：其它形式的公文写作 电子邮件
被动目标与主动目标 正式指数的应用
资源与立场：四种风格的分析 情感指数的概念与公式 如何写拒绝的邮件 PPT演示稿
主题 字体 六乘六原则 图片 结构 动画
第五部分：公文写作的规范性 公文结构层次序号规范
阿拉伯数字与汉字数字的使用规范 标点符号使用规范 公文写作的语言规范 名称规范与译名的使用
第六部分：如何寻找线索、收集资料和拟订采访提纲及注意细节 确定采访主题 熟悉被采访人资料 深入了解采访背景 整理线索 设计问题 罗列你的问题 其他
第七部分：如何整理材料及企业内刊注意细节 1）强化文章的规范性
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正式程度的把握 使用语与文种统一和谐 正确使用名称 严谨的标点符号 数字使用规则 计量单位的使用
分项练习：范例分析与常见弊病改错 2）提高文字的生动性 3）沟通上下左右 4）包容大事小情
如何做到行文简洁流畅 5）处事张驰有度 案例示范讲解 讲师介绍：毛老师 四川大学客座教授； 企业行政效率提升培训专家；
国际职业培训师行业协会（IPTS）培训师； 美国ICQAC国际职业培训师； 中国注册企业培训师高级讲师；
浙江省品牌促进会等数家机构特约高级培训师； 四川大学苏州研究院、苏州西安金融财贸学院特邀讲师； 北京外企服务公司特约讲师；
太平洋保险集团特邀员工整体素质提升培训师； IBM、NOKIA公司员工整体素质/形象提升特约讲师。职场实战：
曾任职世界500强企业中国太平洋保险集团培训经理；
曾任职全国最大金融服务专业公司北京瑞融信管理顾问培训经理、行政总监； 曾任德国拜耳集团总经理助理。品牌课程：
《礼仪系列课程》
《行政、文秘人员工作效率提升训练》 《公文写作》 《员工职业化》 培训风格：
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语言唯美，案例丰富，深入浅出，互动实用性强。
着重自我修炼，精彩演绎，娓娓道来，观点鲜明，细细入课，场场经典，令学员记忆点深刻。
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被学员誉为“最具实战型和亲和力的培训师”。
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