与时俱进其命惟新——谈几种新型公文的认知与写作

第一篇：与时俱进其命惟新——谈几种新型公文的认知与写作

与时俱进其命惟新——谈几种新型公文的认知与写作

口张永瑕

文章是时代的产物，“变”是文章的唯一常态。时世既殊，物象既变，心随物转，新裁斯出，诚理所当然。随着社会的不断发展，公文文体也在不断发展、嬗变。一些公文尽管在《国家行政机关公文处理办法》中难觅踪迹，在实际工作中却异常活跃、如鱼得水。或许在不久的将来，文种扩容会将它们纳入其中。研究它们，对于公文写作的实践来讲具有十分重要的意义。

当下，未被《国家行政机关公文处理办法》收入其中，却在日常工作实践中大放光彩的“准公文”有公示、预备通知、工作要点等。此类文种，虽说小荷才露，却必须高度重视，藉此强化写作此类公文的技能与素养，更好地为机关、单位服务。

一、公示

“公示”，无论《国家行政机关公文处理办法》还是《中国共产党机关公文处理条例》，都未将它作为法定文种。《现代汉语词典》是这样解释的：“公开宣示，让公众了解并征求意见。”在现实生活中，公示无疑是一种高频文体，如任前公示、录用公示、重大项目公示，不胜枚举。这是“善政“之举，也是“善治”之举，更是信息公开的题中之义。

公示进入公文视野，最早当在2000年。是年，中组部以通知的形式印发了《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》（中组发［2000］18号），此为最早的以“公示”为主题的官方文本。此前，也有大量的公示文本出现在公文写作实践中，但那只是一种摸索而已。从2000年以后，公示方作为一种刚性文种固化下来。它是应《深化干部人事制度改革纲要》（中办发［2000］15号）要求而产生的新文体。

《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》，同样适用于行政机关的书写实践。此举的预期是，将党委（党组）集体讨论研究确定拟提拔或调整的干部的有关情况，通过一定的方式，在一定范围和期限内公布，广泛听取群众的反映和意见，再正式实施对干部的任用。(论文范文　www.xiexiebang.com)这种做法把扩大民主从干部推荐、考察环节延伸到任用决策阶段，把民主参与的范围由部分干部扩展到广大群众，体现了坚持党管干部原则与充分发扬民主、走群众路线的有机结合。因此，公示，可以使党组织得到的信息更准确、更优质、更有针对性；还可以最大程度上规避用人失察的风险；同时还有利于强化监督，营造良好的选贤任能风气。

此文件对公示的对象、范围、内容、方式、时间、程序作了具体规定，可操作性强。比如，“公示内容一般包括公示对象的姓名、性别、出生年月、籍贯、学历学位、政治面貌、现任职务等自然情况和工作简历。对拟任职务是否公示，各地、各部门可根据实际情况自行掌握。”公示时间“一般以7—15天为宜”。文件还特别规定“从2002年起，地厅级以下领导干部（特殊岗位除外）的选拔任用，都要实行任前公示制”。

目前，公示写作中出现了两种不良现象：一是把公示当作通知来写，如“任前公示通知”；一是公示内容不规范，连姓名、籍贯都付之阙如。众所周知，通知这个文种可以用以发布任免事项，但无论任命还是免职的，都是既成事实。公示则不同，用还是不用，尚不确定。将公示与通知混用，显然于情、于理、于逻辑不合。公示内容的不规范，原因在于没有对号入座，没有按《意见》所要求的各要素来写作。

为了让权力在阳光下运行，政府公示写作力度在与日俱增；2010年12月28日国家发展改革委《关于实行政府重大投资项目公示工作的指导意见》（发改投资［2010］3131号），对于推进政府信息公开，提高政府投资管理透明度和社会参与度，更好地保护政府投资项目所涉及公民和法人的切身利益，具有重大意义。此后，政府层面的公示还延及表彰信息的公示，如全国评比达标表彰工作协调小组办公室《关于对拟设立全国“扫黄打非”评比表彰项目的公示》（2011年1月13日）、《关于对拟开展的三个表彰项目的公示》（2011年2月I1日）。公示运用于各行各业的工作实践是社会进步的体现，它对于维护公民的知情权、参与权、表达权和监督权作用突出。

总体而言，公示写作难度并不大，目前问题的关键在于写作时宜恪守规范。公示写作的超文本意义必须引起高度重视，它已成为制度供给的重要一环，成为善政、善治的重要抓手，切不可等闲视之。

二、预备通知

严格来说，预备通知不是新文种，它只是原有文种的细化、拓展而已。《国家行政机关公文处理办法》中通知的弹性没有现在这么大。随着市场经济建设的不断深入和公务活动的日益复杂，公务活动成本预算、预期收益越来越成为公务规范的重要环节，“预备通知”或“预通知”的文体潜能得以被不断挖掘出来。

前瞻性、预判性是公文写作的理念之一，也直接催生了预备通知的不绝如缕。比如有些大型会议、大型培训班，召开、开班的时间尚不确定，就需要先将通知下发，因为召开、开班是肯定的，不确定的只是具体哪一天、哪一个时段实施而已。先将通知以预备通知的形式下发，便于受文机关或个人作好会前、学前有关准备。因为这些准备工作工作量比较大、费时较长。若不预先发通知，人们就会准备得不充分，甚至会影响到其参与的质量。还有一种情形是，会议的召开、学习班的举办须视参与人数来确定，此时能与会的、能参加学习的人数就显得很重要，这个信息只有通过预通知来搜集。如果人数达到一定的要求，会就可以如期举行、班就可以如期举办，否则就有可能取消此类会议或学习班：商业味较浓的会议与学习班，就有不少属于此类情形。一旦无利可图，举办者就会毫不犹豫地取消此类活动，即不再发正式通知。因此，可以视预备通知为市场经济催生的一种“新”文种：如果活动能如期举行，举办者亦须知晓参与人数等信息，这样便于与酒店、宾馆、旅游公司及有关单位联系，提前做好相关服务，免得供大于求或供小于求，以致手忙：脚乱、怨声载道。

具体到文本的写作，预备通知、预通知的格式、思路、语用与通知相仿。比如《国家人口计生委办公厅关于举办生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班的预备通知》（人口厅传［2009］12号），正文内容包括“培训内容、培训对象、培训时间

和地点、其他事项、联系人及联系电话、附件”，与正式通知并无二致。不同之处在于：“培训时间和地点”之下有“报到地点：待定”信息；“其他事项”之下有“国家人口计生委人事司将根据报名情况确定培训班举办地点”内容；附件内有《生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班名额分配表》。前二者充分彰显了它的“预备”特征，要么无法尽早确定下来，要么没有必要那么早就确定下来；附件中的名额分配表更是充分说明“预备”的重要性，因为名额有限，故必须打一点提前量，便于受文单位落实此项工作。此文的发文时间是2009年2月26日，第一期的实施时间是同年3月21日，充分显示了预备通知游刃有余的文体优势。

此类通知在制约力度相对较小的行业协会运用得更为普遍。例如：

关于召开中国古迹遗址保护协会第三届会员代表

大会的预通知各省、市、自治区文物局、国家文物局各直属单位、协会各团体会员单位：

经报请国家文物局同意，中国古迹遗址保护协会拟定于2012年4月底5月初在北京召开第三届会员代表大会，届时将进行新一届理事会的选举。请你单位派一名代表参会，并推荐一名理事候选人参加理事会理事的选举。

请认真填写参会回执（见附件），并于4月20日前反馈协会秘书处。秘书处联系方式如下：

联系人：略

电子邮箱：略

联系电话：略

传真：略

附件：协会会员代表大会预备通知

中国古迹遗址保护协会

二O一二年四月五日

因系行业协会，相互约束更为宽松，平等的沟通交流显得尤为重要，此公文就很好地做到了这一点。预备通知、预通知的大行其道是事出有因的，既合理也合礼。

公开政府信息，特别是“三公”经费信息，用更少的人力、物力、财力办更多的事情，将成为“善政”的常态。在这种情形之下，人们更要注重开会、参加学习班的效率、质量。早在2007年12月31日国务院办公厅就颁发了《关于精简会议文件改进会风文风的意见》（《国务院公报》2008年第5号），对精简会议、改进会风作了细致入微的量化规定。如果没有预备通知，办会质量、办文质量会大打折扣。

“凡事预则立，不预则废”，预备通知就是“先谋后动”的文体，我们应该充分发扬它的文体优势。

三、工作要点

工作要点，顾名思义就是计划将来要做的工作之重点，属于计划范畴。当下，工作要点的权重有飙升之势，故宜从文本层面、超文本层面阐释之。文本层面，秘书必须重视它，因为撰写工作要点是秘书工作的常态。更为重要的是，秘书必须看到它超文本层面的意义。因为秘书的参谋作用更多地是通过超文本来实现的。

一要意识到工作要点的重要性在与日俱增。这一点从国务院的办文理念可窥其一二。比如，从2005年至2008年，国务院均印发过年度工作要点，且皆将其作为《国务院关于印发200X年工作要点的通知》之附件。换言之，2005年到2008年这四年内，国务院只是将年度计划当作事务文书来看待，故只作为“通知”的附件下发，发文字号分别是国发［2005］8号、国发［2006］12号、国发［2007］8号、国发［2008］15号；然而，2009至2012年，“工作要点”突然销声匿迹了，代之以《关于落实（政府工作报告）重点工作部门分工的意见》，发文字号分别是国发［2009］13号、国发［2010）8号、国发［2011］7号、国发［2012］13号，虽说发文字号一如既往，但是权重已经相去云泥了。区别之一，“意见”的权重显然大于“通知”；区别之二，“工作要点”须经国务院常务会议通过，而“重点工作”须经全国人民代表大会通过，“意见”只是落实它的一个工具。依法行政的理念尽在其中。

二要意识到“工作要点”与“重点工作部门分工意见”都是信息公开的重要载体。后者的信息更丰赡、力度更大、更透明。开诚布公地将本年度的工作重点罗列出来，具体写哪个部门牵头、哪些部门参与是二者的共同之点。不同之处在于，“重点工作部门分工意见”中没有了“工作要点”中参与部门的“等”字，谁牵头、谁参与明明白白。同时，明确了日后落实、问责的主体。

表面上看，它只是几个字的改变，实质上是施政理念的改变。秘书必须强化“工作要点”向“分工意见”位移的认知。认知到位是第一步，写作此类公文时理念的优化是第二步，公文文本书写是第三步，贯彻落实是第四步，督查问责是第五步。

此位移，是强化执行力与公信力之表现。因为工作要点相对来说比铰虚，分工以后各司其职、各负其责才更实。因此，“意见”显然忧于“通知”。

当然，“通知”与“意见”相比，前者的权重显然没有后者大，后者更多的是刚性约束，前者或多或少有一些柔性色彩。国务院常务会议制订的“工作要点”，显然不如经过全国人民代表大会表决通过的报告那么具有约束力，据此报告制订的“工作重点部门分工意见”当然更具刚性。再说闭门订计划远不如开门订计划来得优质，因为它可以群策群力、集思广益。开门制订计划，可以给自己施压，从而将政府工作做得更快、更好、更优。这样，“依法行政、执政为民”就有了制度上的保证。各省、市、县级政府应该借鉴国务院这一优质理念。具体到书写层面，“意见”的书写更多的是威势话语，如泰山压顶，没有讨价还价的余地；前者则有不少弹性、普适性。因此，“意见”文本中基本上没有“等”这个字眼。弹性的空间完全清除，这样更利于工作的落实。

有了明晰的主体，有了明确的分工，就可以八仙过海、各显神通，就有可能形成一种同质竞争的良性态势。众所周知，督促检查是办公室的工作职责之一，早在国办发［1998］31号文中就有“督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志有关指示的执行落实情况并跟踪调研，及时向国务院领导同志报告”之规定，可见秘书必须强化督促检查能力。“工作要点”变为“重点工作分工意见”，对秘书工作提出了新的更高、更细化的要求。因此，秘书要细读与政府规划有关的文本，在超文本层面的思考与切入上下功夫。

四、结语

社会发展一日千里，公文写作日新月异，或奇峰突起、横空出世，或老树春深、更著繁花，公文的斑斓有目共睹。因为公文是社会实践的产物，是高端社会活动的中介。(论文范文　www.xiexiebang.com)只要人类实践不断发展，公文写作也会不断发展。

新的时代、新的理念、新的社会实践，自然会催生各种各样的新公文、准新公文。公文由人制又治于人。公文不是一张冰冷的纸，而是充满人情味的公民权利的保障书，公文的制发目的就是要把党和政府对公民个体的关怀付诸现实，让每个社会个体沐浴到关怀的雨露。秘书既要完成形而下的办文办事办会工作，更要注重思考新公文背后的大端。惟其如此，方能出色完成新情境之下的本职工作，方能扮演好网络时代“参谋、智囊、外脑”之多重角色。

（作者单位：华南师范大学文学院）

第二篇：新公文写作格式记忆口诀与常见错误汇总

公文格式新标准口诀

《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》的新标准，可归纳为如下口诀：

主题词儿不再标：删除主题词格式要素

密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

公文页码不可少：增加页码格式要素

新公文常见错误点

1.份号、密级和保密期限、紧急程度

写右边，通知、通报、公告、通告没有秘密程度

2.发文字号

“国发〔2010〕1号”中要注意机关代字、年份、序号不能颠倒;年份要用“〔〕”不是“[ ]”、也不是“()”年份要写四位数，不能写成“10”;序号“1号”不能写成“第1号”也不能写成“01”号

3.签发人

上行文如“请示”、“报告”有签发人，下行文如“命令”、“通知”、“通告”等没有签发人;且有签发人的时候，签发人应与发文字号在一行居于两端。

4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种

注意“关于”与“的”位置，“关于”不能在发文机关前面，如“关于国务院发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”就是错误地把“关于”提前，而“的”后面一定是文种，如出现“××××的情况报告”就是错误的例子，“情况报告”不是文种，应为“××××情况的报告”。

5.成文日期：

阿拉伯数字

6.版记：

主题词已删除

7.文种：

文种与内容中相矛盾，如标题是“××××的通告”，正文中却出现了“特通知如下”的情况

文种杂糅，比如“关于××××的请示报告”

附：《2012年党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定国家党政机关共有15种：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用

湖南事业单位微博：湖南中公事业单位事业部

湖南事业单位微信号【hnsydw】

第三篇：市长与综合一科同志谈公文写作的讲话

市长与综合一科同志谈公文写作的讲话

今天下午，主要是看望慰问大家，听取大家对搞好文字综合工作的意见和建议。来咸阳工作半年多的时间里，综合一科同志围绕大局，积极思考，勤奋工作，为我开展工作和政府的高效运转做出了贡献。大家的工作很辛苦，而且都是无名英雄、墙里面的柱子。在这里，我对大家表示衷心地感谢。

刚才，从大家的发言中，我有两点感受。第一，我感觉到，大家非常热爱这份工作，把这份工作当做事业来干，充满了理想和激情。第二，我感觉大家都非常年轻，知识层次高。我相信，在办公室和秘书长的领导下，大家一定能把事业干得更好，人生的路一定会走得更加美好。下面，我结合自己的工作实践，就搞好文字综合工作谈几点看法和认识，与大家交流。

一、怎么看待文字材料工作

这方面我主要谈两点认识：

第一，文章很重要。写材料是最辛苦、也是最重要的事情。任何一个地区、任何一个部门的领导，和广大群众的接触毕竟是有限的。党和政府的政策、决策以及工作思路、工作安排主要是通过文件讲话来传递、来部署。文件讲话越及时、越准确、越有力，就越有利于动员群众、组织群众，越有利于群众了解政府、监督政府，从而拧成一股劲，谋发展、抓落实。

第二，写文章的人更重要。写文章的人首先是实是求事路线的执行者，其次是推动社会进步的先行者，更为难能可贵的，也是社会主义核心价值观的践行者，整天默默无闻、为他人作嫁衣、为发展作贡献，我向来对写文章的人很尊重。文章有境界、有层次、传神，既是领导本人思想、意图的反映，也凝聚着文章写作者的心血和思考，与他们的润笔、提升是分不开的。领导是群众的代表，是一个团队，是一个集体。我们说领导工作搞得好，就是说这个领导或者这个领导集体有着很强的领导力、执行力和监督力。在这三者中，领导力起着核心和统领的作用。而领导力最重要的是决策能力。决策的过程就是运用辩证唯物主义的思想方法，分析问题、把握规律的过程。写作者作为领导团队的重要组成部分，写材料的过程其本质就是思考问题、参与决策的过程，为广大群众服务的过程，实现自己人生价值的过程。才华来自于学习实践，人生来自于总结积累。写材料，有利于加快人生的积累，增加社会的阅历，有利于个人思想的成熟和成长。一篇好文章反映了写作者本人的思想境界、内心世界的丰富，这样的人生活品质就会不一样，就是一个明白人，一个高水平的人，一个受人尊重的人。

二、怎样写好材料

一要掌握政策。不掌握政策，判断事物就没有标准。要学习把握唯物主义和唯物辩证法的精髓，不僵化、不片面，善于在错综复杂的联系中，看到主导事物发展的主要矛盾。要深刻学习掌握党的思想路线以及法律、方针、政策。掌握了这些，就有了是非标准，就树立正确的人生观、世界观和价值观。这也是人和人相处，以及家庭、团队、社会和国家生存发展的共同基础。要学好哲学。哲学是关于思维规律的学科。一定要加强哲学学习，尤其是要学好马列主义毛泽东思想及中国特色社会主义理论体系，掌握正确的立场、方法，提高认识问题、分析问题、解决问题的能力和水平。

二要吃透情况。这是辩证唯物主义哲学的根本要求，也是保持清醒头脑的唯一方法。如果不掌握情况、不吃透情况，做决策时，就会脱离实际，犯主观主义、经验主义错误。写材料也一样，如果吃不透情况，整天坐在办公室，无论如何也写不出鲜活而富有生命力的文章来。即便写出的文章，文字也苍白无力，材料就会逻辑混乱，主题就会不明确。人的真知灼见来自于实践，材料的生命、创造、火花也在于实践。鲜活的语言来自于人民群众，独特的观点来自于活生生的实践。要多和老百姓打交道，虚心向群众学习，向实践学习，这样写出的语言才会真实、闪光、动人，才能激动人心、振奋人心、鼓舞人心。

三要把握规律。规律是客观事物的本质联系。要通过总结、分析、判断等方式，把握事物的内在联系，把握事物链条中间各个点之间的关系，透过现象看本质，找准事物的发展方向和趋势。一个好的领导，就是要善于总结、善于分析、善于把握规律，做到标准清晰、分析判断准、决策能力强。决策就是选择，人生就是决策，世界上没有最完美的决策，决策就是选优。写材料的过程也是一个选择的过程。我们说，有些人材料写的好、有才华，就是说这个人善于思考、善于决策、善于选择。把握规律，不仅仅是工作方法，也是生活的方法。

四要勇于创新。创新是超越之路，领导的英明与否就在于创新的程度。创新要有胆识、有魄力，要有远见卓识，要高瞻远瞩。广东地税系统面对征收任务日益艰巨与人力资源紧张的矛盾，拿出十几亿元的资金，搞税收管理信息化建设，为全国地税工作趟出了一条新路。我们要学习这种探索创新的勇气，敢想敢干、想大想远、想深想实。写文章就是写人生、写思路、写决策、写创新，决不能固步自封、搬搬抄抄、东凑西拼，使材料始终保持鲜活的生命力。

三、具体怎么写材料

上面，讲的是写材料乃至工作、人生的普遍规律，在具体的材料写作中，我有以下几个体会：

一要领会意图。写一篇材料，要明白领导讲什么、怎么讲、讲给谁听，解决什么问题、达到什么目的、收到什么效果。要紧紧围绕领导的意图来写，不能写偏了、写歪了。要领会领导意图，加强与领导沟通是非常必要的。有时候，领导的意图是明晰的，这就要按领导意图去写。有时领导的意图仅仅是方向、轮廓，具体思路还不够十分清晰，这就要沿着领导思考的方向进一步的去理、进一步做深入的思考。模糊有模糊的好处，这为发挥每个人的积极性、创造性提供了机会，为交流碰撞，研究工作，明晰思路提供了空间。我们一定要把写材料的过程的变成启发智慧、思考工作、把握规律的过程，提高研究能力、跟进能力。

二要突出主题。一篇材料的主题，好比人的大脑，可以支配全身。材料凝聚力越强、越有力量、效果越好，就越能够体现出文章的价值。因此，主题要突出，要一事一议，用最短的话、最简洁的语言。这就好像干事、读书一样，要心志专一，不能漫无目的，东一榔头、西一棒子，贪多求全。主题不突出，既是写材料的大忌，也是干事的大忌、人生的大忌。

三要层次分明。层次就是逻辑，逻辑就是事物联系的规律。文章层次不清、逻辑混乱，说明把事情没有搞明白，把问题没有吃透。所以，文章要达到层次分明、条理清晰，最关键的是要把事情吃透、把规律把握清、把工作研究清楚。这就像做家具、造机器一样，每块材料、每个零件要用在该用的位置上。

四要语言准确。语言准确简练，是一篇好文章的基本要求。不准确、不简练，说明没有把事物的本质和表达的方式找准。在行文中，语言一定要说到位、说核心、说本质，做到简练清晰到位，一句话能说清的就不要用两句话、三句话。

五要简明扼要。任何事物的发展，都有一个度的概念。把握度，就是要把握大势，抓主要矛盾、抓主流。文章简明扼要，就是要把主要问题说清楚，详略得当，恰如其分，言简意赅。能200字表述清楚的绝不用2000字表述，需要2000字表述的也不能三言两语就草草了事。

四、怎样达到以上要求

一要经常学习。书籍就是历史，经验就是财富。谁善于学习，谁的积累就越深厚，能力就越强。要刻苦学、多看书、多实践，增加知识的积累，增长人生的阅历，增益生命的厚重，做到看问题看得准，想问题想得透，写文章如有神。

二要提升境界。辞藻再华丽，语言再丰富，没有思想，材料就会显得苍白无力，让人觉得索然无味。思想就是材料的灵魂，反映了是个人的境界。我们要不断修炼自己，提高自己的思想境界，陶冶自己的道德情操，纯洁自己的灵魂。这样，才会拥有心怀天下、感念苍生的情怀，才会抱有为人民干事业、为苍生谋幸福的信心和决心，材料才会洋溢出真情实感，才能感动人、鼓舞人、激励人，让人提神。

三要开拓视野。视野不开阔，就看不清问题的本质，就看不清未来，就很难做出科学的决断。要放宽视野、胸怀全局，站在领导的高度和角度思考问题、审视问题，增强自身透视问题的宽度、远度和深度。这样写出来的材料才能反映出领导的意图，让领导满意。

四要经常练笔。刀越磨越快，熟能生巧。写好材料没有捷径，大家现在处于思考提笔的最好年龄，要不怕写、写不怕，多写、常写，在写的过程中学，在写的过程中“悟“，在写的过程中丰富知识，在写的过程中提高水平。

五要善于总结。人生需要总结，善于总结的人一定是提高最快的人，也是活得最明白的人。写材料也有规律可循，因此，也需要总结，在总结中不断丰富对材料规律的认识，不断提高自己写材料的能力和水平。

同时，写材料要讲求时效性。要有提前量，给领导思考留下时间，给自己修改留下空间。修改的过程就是提高的过程、和领导观点交流互动的过程。因此，每个材料要早动手、早完稿、多修改，不断提升，不断完善，直到满意为止。

文字综合工作是一项苦差事，更是一项光荣的、崇高的事业，希望同志们热爱这份工作，充满自信、充满激情、不怕吃苦、潜心钻研，勇于学习，爱岗敬业，在写文章中提高自己，在服务中修炼人生，把文章写好，把人生的文章写好。

第四篇：公文写作与处理最近新

第一章 公开发布的公文,视为正式公文.5:批办:提出处理意见原则方法.指出承办人.联合的指

1:公文基本含义:主体国机关社组织.条件使职权施管5:精简:可发可不发,不发.打电话的不发.内部解决的不出主办单位和人.批办意见签名日期

理.法定效力规范体式文书.公务活动重要工具.2:法定效力:不失职不越权.规范体式:美观大方,严肃作

用发挥.发.减少数量省开支.客服官僚主义提高效率.第五到九章 6:承办:按来问要求进行具体工作和办理复文.是收文最后,发文开始.1:议案:有议案提出权的机构或人民代表,提请审议的7:催办:对答复的文件对承办情况督促检查.防止积压

避免拖沓克服官僚加速运转提高效率.3:用纸以后:方便了公文的撰制处理管理,丰富了公文建议性公文.种类名称.提高工作效率.是重大突破.提按:把下级组织意见用书面提出交给会议.政协和职8:查办立项:确定查办事由.明确办理要求.指明承办人.规定时限.提出办后反馈.4:公文特点:法定作者,法定权威,特定效用,规范体式,规工大会使用.定处理程序.5:特定效用:现实效用.有一定的时间性.2:决定决议.下行文.内容侧重决策.文字准简洁.决议必9:发文审核:秘书负责人.六查.是否行文什么名义行文.须会议通过.决议多全局问题.决定具体问题.决议会议文稿是否和国法家规.查要求和措施是否明确具体可行.查联合是是否协商会签.查文字表达是否准简.查格式6:公文作用:领导指导.行为规范.传递信息.公务联系.凭名称发布.决定机关发布

据记载.3:公告通告:公开性.重要性.严肃性.公告范围比通告广.是否合规定.7:规范作用:政治权威性决定的.也叫法规约束作用.法公告事情比通告重要.公告省级以上发布.通告也注意10:签发是机关领导人对文稿的最后审批.草稿签发后规法律法条规章.违反了要处分处罚.权限.就是定稿可以生效.8:普通文件:相对秘密文件是非密文件.不是无密可保.4:会议公报.目的公布结果,简单说明结果.传达精神夹11:签发注意:领导签发是职权范围内的.部门的部门签机关内部的不在社会和国外公布.第二章 叙夹议.发.签发对文字内容负责.送签发的签发栏签名和日期.5:通知用于:批转上,转发下和平级.传达下级或有关需联合的由主办单位负责送领导人会签.第十二章 1:公文写作特点:被动遵命.对象明确,针对性强.集思广要周知共同执行事项.任免人员.益,群体性强.决策之作政策性强.急迫之作时限性强.讲6:报告:陈述性作用上下沟通.领导控制全局.下级避免1:归档整理意义:文件有机联系查找利用.文件完整与究格式,规范性强.出错.完全便于保管.为档案工作奠基.2:步骤:明确发文主旨.收集有关材料.拟出写作提纲.认7:呈报性让上级知道.呈转性在领导知道以后还要转发2:文书立卷优越:熟悉业务提高效率.避免防止失散利真起草正文.反复检查修改.相关平行不隶属关系单位执行.于完整保密.暂时保存当年材料利于查阅收集整理.按3:起草:把握主题选好材料.观点正确情况确实.内容协8:报告写作:事实陈述清楚.表达观点精炼清晰.语言简归档确保质量促进工作,提高档案管理水平.为机商一致.文字简练清楚.4:修改:主题.观点.材料.结构.语言.第三章 洁朴实.9:请示:报请性.一文一事,一个主送,不越级.关服务.3:立卷范围:机关处理完毕的文件.那些立卷哪些不立10:会议纪要:会后起草.标题名称加文种.内容会议概况,卷.保证有查考利用价值的文件保存下来.关于机关档

案保管期限的规定 文书档案保管期限表..机关文件材

料归档和不归档的范围.1:公文表达方式:报告请示叙述,法律法规通告公告说内容结束语.由主持会议机关撰写.明调查报告夹叙夹议.讲话稿议论.2:叙述:叙事为主为了说明问题.清楚分明.11:条例:当的.国家行政机关.地方权力机关.12:条例规定异同: 条例范围大制定级别高全局规定使4:分类作用:科学合理的分类揭示文件之间的内在联系,归档称为有序化的整体便于排列上架编目等后续工作.5:期限分类:YCD将不同价值的文件从实体上区分开3:说明:规范公文.商品说明书.定义注释比较数字举例用范围广.分类.13:调查报告写作:调查是前提.典型材料是任务.格式.4:公文语言特点:准确简明庄重得体.(适应语体风格,分14:会议记录是记录类文书会议纪要是公文文种.后者来.是档案部门能够正对性的采取整理和保护措施.是清上下级关系,恰当用专业语)

5:联合行文:首页显正文,过多联合可以缩小.靠前完成.库房排列上架管理档案移交进馆和到期鉴定管理提供15:简报文书作用:反应问题,交流经验,沟通情况.推动便利.6:归档的文件质量要求.文件材料齐全完整.文件和电报

第十章 按内容的联系合并整理立卷.归档的文件材料.保持他6:发文字号:发文机关编排的文件代号.发文机关代字工作.简快新(年份)序号.统计法文数量.便于公文管理.查找引用公

文时可以当代号使用.位置.1:公文处理:拟制办理管理整理.政治性.机要性.时限性.们的历史联系,区分保存价值.便于保管和利用.7:选准主送:能否得到及时处理的关键.上级对下级的.规范性..两个以上除批复.下级对上级的.一个主送.社会公布的.2:公文处理作用:助手,纽带,查考.8:成文时间:领导人签发.会议通过时间.印发时间.两个3:处理工作组织:组织机构,组领导,组织形式.联合最后签.规范性实施注明时间.4:集中形式:小单位结构简单,除了联系上级就是面对

9:主题词:将大量文件资料存入电脑.利于公文和档案群众.文件少,所以集中.还能保密提效.的管理.提高检索速度和准确性.为现代化服务.第四章 4:组织形式:机关的性质任务职权范围.机关机构设置.发文数量多少.机关办公分散还是集中.机关文书人员

1:确定行文关系的基本原则:国家行政(党的各级)机关和工作人员比例配置.的隶属关系和职权范围.第十一章

2:机关的行文关系划分:同一系统上下级领导被领导.1:签收:在文件材料到手后,对方投递单签字.明确双方

上级业务下级业务指导关系.非同一系统不隶属关系.责任保证公文运转安全可靠.同一系统平行关系.2:登记:是公文处理工作的基础.包括.上级.下级.重要密

3:越级行文:特殊紧急灾害,上级不解决的.上级指定越级.其他商洽答复.会议材料.级的.对上级的揭发检举.和上级有争议.极个别的.3:审核:收到下行文审核.是否本机关办理.符合行文规

4:公文行文规则:注意隶属关系,尊重机关职权.精简文则,和国法家规.是否协商会签.文种格式正确.件控制数量范围.不得越级.先协商再下行.确定主送抄4:拟办:秘书的工作助领导一臂之力.献计献策主动服

送.主送与文种呼应.联合行文.请示.办公厅的行文.批准务参谋作用.可以提高效率质量.

第五篇：老秘书与您谈公文写作中的细节问题

老秘书与您谈公文写作中的细节问题

对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。

一、做好准备

“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？

一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的

章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。

二、谋篇布局

文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为党委机关，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。

2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下

腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，写时吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。

三、语言锤炼

准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。鲜明。公文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。易懂。公文既要简洁又要易懂，简短而缺意，就只能使人看不懂。所以，写公文不能哗众取宠；不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生

3、公文写作中数据、图表的应用。在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：一方面从字面来理解，“数”“据”顾名思义就是数字方面的根据，有理有据，只要有根据，事情道理才能讲的明白，数据饱含信息起到一种说明的作用，读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况，使其明了；另一方面应用数据说明事理，能使读者感到真实，数据都是通过统计得来的，具有真实性的特点。图表的应用相对的来讲，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识，但它更具有直观、立体、动态的特点和优点，适合情况上报、署名文章、调查报告等文体。数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局的为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据，以部门的为主。个人拿不准的，让领导定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据要科学分析。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过 和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。

4、资料、语言方面的取舍。修改过程中的取舍。对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言