第一节 会计电算化法规制度

第一篇：第一节 会计电算化法规制度

第一节 会计电算化法规制度

会计法规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。

包括两个方面，第一：使用的会计软件达到符合财正部规定的会计软件的功能和技术标准。会计软件是否符合国家规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提。

第二：用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。

财正部根据会计法，制定了会计电算化管理办法，会计核算软件基本功能规范，会计电算化工作规范，会计基础工作规范，会计档案管理办法，等规范性文件。

第二节 会计核算软件的要求

一、会计核算软件的基本要求

1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。

2.会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字。

4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

5.会计核算软件应当符合GB/19581-2004信息技术会计核算软件数据接口，国家标准的要求。

6.会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件的运行环境，应当建立相应的审批手续。

9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

二、会计数据输入功能的基本要求，会计数据的输入方式包括手工录入、存储介质导入以及由其他业务系统传入等。输入的数据主要有三大类：初始数据，记账凭证数据和原始凭证数据。

1、对初始数据输入的基本要求

1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等。

2.输入需要在本期进行对账的未太账项。

3.选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法，存货计价方法，成本核算方法等。

4.定义自动转账凭证。

5.用户设置，包括设置每个用户的登录名、登录密码、姓名、操作权限等。

会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确生校验。由于初始化工作是对会计数据的直接输入和修改，因此初始化工作结束并经确认后有关功能应当随之关闭，以防止用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改。

2、对记账凭证输入的基本要求

会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入内容包括记账凭证日期、记账凭证编号、业务摘要、会计科目各称或编号、金额、附件张数等。其中，6记账凭证编号可以由手工输入，也可以由软件自动产生。软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

3、对记账凭证的控制功能

1.正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。

2.以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。

3.供贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝何存。

4.有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方人计科目的，予以提示并拒绝保存。

5.正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是现金或银行存款的，予以提示并拒绝保存。

6.会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能，但对于审核通过后的记账凭证，应当不再允许修改，对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核。发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号-表示。

7.对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同是具有输入、修改权和审核权。

4、对原始凭证输入的基本要求

1.在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。如果输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应予以提示不并拒绝通过。审核人员在对记账凭证进行审核的同时，会计软件应将输入的所附原始凭证同时提交审核。

2.在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。会计软件应当提供对已经输入但未审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，才能生成相应的记账凭证。

记账凭证通过审核或记账后，对相应原始凭证不能直接进行修改。

三、会计数据输出功能的基本要求

会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质以及通过数据接口传输到其他业务系统等多种形式。

1、屏幕查询的基本要求

1.各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。

2.本期输入的记账凭证、原始凭证

3.本期和以前各期的总账和明细账。

4.往来项目的结算情况。

5.本期和以前各期的会计报表。

2、打印输出的基本要求

1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，有关凭证、账簿、报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。

3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。

四、会计数据处理功能的基本要求

1.会计核算软件应当具有记账功能，记账前必须对记账凭证是否通过审核进行检查，只有通过审核的记账凭证才能记账，记账后对已记账的凭证做记账标志。

2.会计核算软件应当捍提供自动进行银行对账的功能，根据银行存款日记账与输入的银行对账单，在适当的人工辅助下，生成银行存款余额调节表。

3.会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能，结账前，软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否已全部记账，当期全部记账凭证均已记账后才能结账。

4.会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能。商品化会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源，表内和表间的数据运算和勾稽关系等。

5.会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访 问、复制、篡改、删除。

第三节 会计电算化岗位及期权限设置的基本要求

一、电算化会计岗位的划分及职责。

1、电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。

1.负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。

2.协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任制，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，提出任免意见。

3.负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

4.建立电算化系统各种资源的调用修改和更新的审批制度，并监督执行。

5.完善仩业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。

2、软件操作负责会计核算软件具体使用操作，要求具备会计软件操作知识，达到会主电算化初级水平。

1.负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出。

2.对审核记账人员提出的错误会计数据进行修改。

3.对操作中发现的问题，进行记录并向电算维护员报告。

4.出纳人员应做到日清月结。

3、审核记账负责凭证的审核记账，此岗要求具备会计和计算 机知识，达到会计电算化初级水平。

1.审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不信为记账凭证依据/。

2.审核记账凭证，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。

3.对通过审核的凭证及时记账。

4.进行结账操作。

5.打印有关的账表。

4、电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平。

1.定期检查电算化系统的软、硬件的运行情况。

2.及时对电算化系统运行中的软、硬故障进行排除。

3.负责电算化系统升级换版的调试工作。

4.负责电算化人员变动或会计科目调整时，负责电肯德基化系统的维护。

5.会计核算软件不满足需要时，与软件开发人员或开发商联系，进行软件功能的改进。

5、电算审查对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。要求具备会计和计算机知识，达到人计电算化中级水平。

1.监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

2.审查电算化系统各类人员岗位设置是否合理，内部控制是否完善，各类人员是否越权使用软件。

3.发现系统问题或隐患，及时向会计主管反映，提出处理意见。

6、数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平。

1.确定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析周期。

2.对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位提供必要的决策信息。

7、会计档案保管负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管，确保会计档案安全保密。

1.负责各类数据、软件存储介质及各类纸质账表、凭证、资料的存档保管工作。

2.做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。对经批准借阅的会计资料进行借阅登记。

3.按规定期限，向各类电算化岗位人员索要会计数据存档资料和账表凭证等会计档案资料。电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查为不相容岗位。

二、中小企业实行会计电算化的岗位设置，会计主管兼任电管主管和审核记账岗位，由会计人员任操作员和电算维护员。还应单设出纳员岗位。

第二篇：会计电算化帐务处理制度

《会计电算化帐务处理制度》

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《会计电算化操作管理制度》

为了加强会计核算软件的操作使用管理

确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度

一、操作使用人员：

操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员

根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员；

（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作 分配操作人员的工作权限 并设置操作使用人员的保密字

（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据 并负责录入数据的正确性校验

对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员 数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据 不得进行凭证复核操作 出纳人员

系统维护人员不能担任数据录入人员工作

（三）数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核

确保入帐数据的完整与正确

（四）数据管理人员：负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作

协助系统管理员定期做好数据备份工作

负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作 做好软件数据扩资料的安全保密工作

（五）系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作

以保障会计电算化工作的正常运行

二、操作使用人员的操作权限：

（一）系统管理员必须根据用友财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式

会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求 报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求

（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据 不得擅自修改凭证数据

如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员 并根据修正后的凭证修改录入的数据 数据录入人员除可以进行数据录入操作外 还可以进行数据查询工作 但不得进行数据复核操作

复核人员亦不能进行数据录入操作 复核时发现凭证录入错误

必须通知数据录入人员进行修改

复核人员不得进行已录入数据的修改操作

待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作

（三）系统维护人员除实施数据维护时 一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作 实施维护时不准修改数据库结构 其他操作人

员一律不允许实施数据库操作

（四）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用 其他人员一律不允许上机

操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机

（五）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿” 如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等

操作人员的保密字必须牢记 并注意要安全保密 否则出现问题

操作人员和系统管理人员有不可推卸有责任

（六）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作

（七）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管

三、会计凭证的审核与管理：

会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据 必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠 因此应从以下几方面严格把关：

（一）业务作主的审核：

财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性

确认无误后再审查业务作主有无业务负责人 业务主管的签章

如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证

（二）手工记帐凭证的审核：

制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入

稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性

如无误再检查凭证科目的平衡关系 最后审查制单人是否签字

（三）机制凭证的复核数据录入人员录入凭证数据后 由数据复核人员对录入的凭证进行复查

确保与手工作主的一致性和复核人员复核无误后签字

（四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作

《计算机上机操作记录制度》

为了更好地完成系统维护的任务 了解故障发生的原因、地点、时间 以及如何处理和处理结果等情况

并作为下结段合理调整机时分配的依据 严格财务微机管理制度 现规定如下：

一、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况 要求填写日期 操作员姓名 操作内容

运行时间和运行情况

二、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样 若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告

三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作

四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象

和处理方法 处理结果都应有所记载 对于重大运行故障

除按规定登记外还须另行填写故障报告单

五、操作记录每月装订成册 日常由档案管理人员妥善保管 年终整理归档

六、要真实完整地填写操作记录 发生总是不登记者

按经济责任制有并条款处理 以上规定由系统管理员监督执行 请所有操作及维护人员遵照执行

《会计电算化岗位职责》

为了使我公司会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高 确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性 特制如下会计电算化岗位职责

一、会计电算化管理岗位：

根据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求 为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡 在总会计师领导下

本着财务会计岗位围绕电算化开展工作 更好地发挥会计电算化为财务管理 核算服务的原则

以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：

岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理

二、岗位职责：

（一）总会计师：对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策

保证会计电算化工作的健康发展

（二）会计主管：制订会计电算化发展规划 为总会计师提供重大硬件、软件使用 应用项目和决策依据

根据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员 检查岗位人员工作情况

严格执行责任制对各岗位人员经济现任的约束条款

（三）会计电算化管理岗：

1.参与制订本厂会计电算化发展规划及电算化管理制度

2.执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责 对会计软件进行日常维护运行 保证计算机软件及硬件的财产

3.报告计算机故障并采取相应的处理措施 遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生 自理情况填写报告单并及时报予电算化主管

4.正确分配系统操作人员的使用权限 参与软件开发的管理

5.保证各种电算化管理规定的正确实施

（四）岗位主管：

1.电算化、成本、计划岗位主管：

＊协助会计主管制订电算化发展规划及总会计师提供重大硬件 软件使用及应用项目的决策依据 负责软件开发的管理

＊协调系统管理与会计管理岗位工作 保证计算机辅助财务管理工作

的正常过渡及协调发展 保证各级电算化管理制度的正确执行

＊本公司成本管理及财务计划的制定、预测

＊组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析

＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据

2.资金、专用基金岗位主管：

＊负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理

＊上缴利润、税金、留利及货款的管理

＊流动资金的日常核算管理

＊配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善

＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据

（五）系统操作岗位：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求

2.及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表

3.通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据

4.系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人

5.正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款

（六）软件开发岗：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求

2.未经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机

3.开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、掌握

（七）档案管理岗：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求

2.对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要及时备份

备份软盘要编号及加盖印章归档

对企业会计核算结果的历年资料要备份三份 分别存放在不同地点

3.对购置或自行开发的会计软件的软件文本要人作为会计档案永久妥善保存

并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档

4.对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作

5.注意保管查看计算机操作记录

发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订 归档

（八）稽核岗：

1.审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字

2.审核凭证制作底稿是否规范 运用会计科目是否合理 借贷是否平衡

3.发现不合理的原始凭证及传票制作底稿 及时退回业务发生岗位进行合格性处理

4.签于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次

确保凭证制作质量

5.稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章

并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责

（九）复核岗：

1.保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的 作用

2.复核计算机凭证与作主制作底稿的一致性 配合稽核人员及时发现原始凭证 凭证底稿的质量问题

3.按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证 完整的交付装订人员进行装订

4.按日进行每笔经济业务凭证的复核

发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理 属于系统维护问题通知系统管理进行处理

5.负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责 复核后的凭证要加盖岗位人员印章

（十）其他业务岗位：

1.其他业务岗位按原经济现任制规定内容开展工作 发生问题按原条款处理

2.其他业务岗位要全力配合电算化工作

执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求

3.未经系统管理人员允许 不得私自上机操作

4.现金及银行出纳岗协助档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写

5.各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的问题 并努力提出有利于会计电算化发展的建议

《会计电算化账务处理制度》

为了加强会计核算软件的操作使用管理

确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用 根据财政部的有关规定

结合本公司具体情况制定本规定

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计的完整的帐务文件根据现行财务制度

运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目 会计中间可以任意追加新的会计科目

但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）

（二）转换会计时 应在新的会计开始后的20天内 完成结转各帐户的年初手续 并保证数据检验平衡正确

年初余额在当年记帐以前可以修改 当年记帐以后如有调整 只能通过填制记帐凭证进行

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证 摘要区规范填入

在机上填制的记帐凭证编号应当连续 编号出现间断时

应在断号的第一张凭证上注明间断的编号

并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后 才能根据其登记帐薄

复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字 同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章 同一张记帐凭证

制单和复核不能是同一人

记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单）没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐

（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机

打印输出的活页帐装订 出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证 收入或付出款项

出纳人员可以不登记订本式日记帐

如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐

单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表

并在表上签字盖章

（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要 确定每月的记帐期限 每月至少记帐一次

每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐 至少每月核对一次总帐 每季度核对一次明细帐

（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿 会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月平时可以只打印已满页的帐簿数据

但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出

《会计电算化档案管理制度》

为了加强会计档案管理 确保会计档案的安全 特制订本规定：

（一）单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表 报表格式由会计主管部门统一设计或认可

（二）报表的编制要求做到数据真实 计算正确 内容完整 手续齐备 做到帐证 帐表 表表之间勾稽严密

有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总 并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出 书面报表必须由分管帐务的领导 会计主管和制表人签名盖章

（三）单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计作主会计帐簿和会计报表

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式 末打印之前不得抹去

由机器打印输出的会计档案发生缺损时 必须补充打印

并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明 由系统管理员签字盖章认可

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上

其中会计科目和总由数据（包括和月度汇总数据）必须永久保存 明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁

（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份

备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的 每月备份不得少于一次

不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作

如要对磁盘会计数据进行加工 必须使用备份罗盘的副本 不得删除硬盘和软盘的数据

恢复系统数据必须使用最新的正式备份

（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘 备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封 或由专人保管

备份软盘应装在保护封套和包装盒中 存放在 安全 洁净 防热 防潮

防磁的场所 并定期进行转储

硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借

（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上 应根据数据量和硬盘空间的大小情况

每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘 删除硬盘上以前的会计数据 以利于提高机器的利用率和运行速度

没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）

（七）磁盘会计档案的管理工作 包括数据备份

数据恢复和清理硬盘等

由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责

第三篇：浅析会计电算化的内部控制制度

浅析会计电算化的内部控制制度

摘要:随着 科学 技术的 发展，计算 机数据处理技术在 会计 领域已得到了广泛应用。企业 在建立了会计电算化系统后，会计基本上从单纯的手工记账、算账、报账中解脱出来，会计核算的准确性和可靠性得到了很大提高，但是，它也为企业内部控制带来了新的问题和挑战。本文主要分析了会计电算化对内部控制的影响及由此产生的问题，并在此基础上探讨了电算化系统下内部控制的应对措施。

关键词:会计;电算化系统;内部控制

会计电算化是会计工作的发展趋势，已有十几年的发展 历史。它由简单的数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，它使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来，提高了会计信息的及时性、正确性与全面性。但在会计电算化进一步向深层次发展，给企业带来巨大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验。笔者就会计电算化系统的应用对内部控制制度的影响以及如何完善会计电算化内部控制制度作一些浅析。

一、会计电算化系统内部控制制度的内容

1.会计电算化信息系统的控制内容及形式与手工会计系统存在差异。在传统的手工系统下，控制的内容主要针对 经济 事项本身的交易，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，控制的方式主要是通过人员的职务相分离，职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下，业务处理全部以电算化系统为主，出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。

2.内部控制的对象发生了变化。在电算化系统下，由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化，控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等，会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验，是以对人的控制为主；而在电算化系统下，会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理，而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码，并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样，内控对象转变为对人与计算机二者为主。

3.控制的实现方式发生了变化。手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。

4.会计电算化信息系统缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中严格的凭证制度，在会计电算化系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的控制功能弱化，使部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。

5.会计电算化信息系统中会计信息存储电磁化。电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中（如光盘、硬盘等），是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。

6.网络 的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了许多新问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。

二、会计电算化对企业内部控制制度的影响

1.交易授权、执行等内部控制方法改变。由单一的人工控制转为程序控制和人工控制相结合。在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等 自然 而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。

2.内部控制的程序化使得内部控制具有长期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发现，3.无纸化作业使会计信息系统缺乏交易痕迹，由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，也就是内部控制的对象发生变化。手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等严格的凭证制度。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。

4.控制的范围扩大。传统的内部控制主要针对交易处理，而电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。

5.电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化，加大了控制舞弊、犯罪的难度

手工会计系统中，会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，如果上述的任何一方出现差错，就会使处理结果错误。而且 电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，电算化 会 计 系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。

三、会计 电算化 存在的主要问题

1.电算化系统下的会计及电算化岗位的职能权限问题。操作权限控制是一种基本的内控手段，在电算化环境下，会计业务处理大部分由 计算 机操作，人为控制减少，削弱了会计审核功能。有些单位的各岗位操作权限制度没有真正落实到位，有的操作员可以以不同的身份进入系统操作,使分工控制名存实亡。

2.会计人员因主观原因或技术因素造成非法操作或操作失误。这是会计电算化内部控制中的主要任务，因其系统的程序、数据、文件等很容易被仿造、复制和修改，而不会留任何痕迹，所以某些人员为了达到个人目的，利用职务之便或不按操作规程进行非法操作，如通过冒名顶替、盗取密码等手段来非法改动、销毁会计资料，给单位造成严重损失。

3.会计软件的安全性及保密性问题。现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象，以至软件投入运行后存在着安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险，而现在许多单位缺乏操作的记录功能,出现问题后不便于追究责任。

4.会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失。在会计电算化法规中明

确规定，单位应坚持每天双重备份，并分人分处保管。但在实际工作中，有的单位并没有真正落实，也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿，致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时，部分会计资料就会丢失，造成无法挽回的后果。

5.缺乏专业的系统维护人员。目前,许多会计人员对会计业务熟悉,但对计算机知识缺乏;而系统的维护人员对计算机知识熟悉,但对会计业务不够了解,使得在系统运行中的故障不能及时分析、排除。

四、完善会计电算化内部控制

1、建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无 规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。

强化内控管理，提高电算化的 科学 管理水平是建立 现代 企业 制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。

2.加强组织和人员职能控制。

综上所述，电算化会计的内部控制制度关键是在企业内部建立一个科学的会计乃至管理信息系统或体系，以保证资产安全和会计信息的真实、可靠。本文就电算化会计对内部控制制度的影响及如何完善电算化会计系统下的内部控制制度方面发表本人的一些浅见，相信随着科技的越高深 发展，给电算化会计系统提供更广泛的应用外，也给内部控制带来一些新的难题，但只要抓住控制问题的关键所在就能为电算化会计打开一片更广阔的空间，电算化会计的发展就能更能适应时代的要求，发挥更大的作用。对其深入，必将形成新的会计和，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高企业的 经济 效益

第四篇：会计电算化帐务处理制度

会计电算化帐务处理制度

2004.05.0

4为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保 存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在 用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计中间可以任意追加新的会计科目，但以制单 或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计时，应在新的会计开始后的２０天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证 数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐 凭证进行。

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号 应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上 注明断号的原因并签字盖章。

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器 存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭 证，制单和复核不能是同一人。记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。

（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并 准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据 需要自设辅助帐。单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。

（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次 明细帐。

（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个 月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。

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第五篇：浅析电算化会计的内部控制制度

随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，随之而来的如何发展我国的会计电算化的问题也越来越引起人们的关注，浅析电算化会计的内部控制制度。会计电算化是以电子计算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称，是电子计算机代替人工，实现报帐、记帐、算帐、查帐以及部分需由人工完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它的使用，使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，节约了大量的人力、物力和时间，具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点，核算手段和财务管理决策的现代化使收集、整理、传输、反馈的会计信息更准确、更及时，提高了会计分析决策能力，为管理者提供所需的会计信息，更好地实现其参与管理、决策的职能。

我国进入90年代以来，随着计算机技术的迅猛发展，会计电算化已有十余年的历史，会计电算化由简单的数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，会计电算化进一步向深层次发展，这些变革给企业带来巨大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验，管理制度《浅析电算化会计的内部控制制度》。财政部颁布了《内部会计规范——基本规范（试行）》，文中指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。”

为适应我国加入wto后经济发展的需要，企业应深入地推行会计电算化。随着电子信息技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化：一方面，由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错；另一方面，任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的发展潮流，建立和完善企业的内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，创造更高的效益，为了企业内部控制制度在新的环境下不落后于形势，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

会计电算化的内部控制

一、电算化会计特征:

1、信息系统的特征。所谓信息系统就是指从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体。电算化会计系统是指对会计数据的收集、存储、处理与报告使用会计信息的管理信息系统。该信息系统可分为三个不同层次结构，分别为不同管理层服务。会计数据处理系统结构（ａｄｐｓ）为操作层服务；会计管理信息系统结构（ａｍｉｓ）为中层管理服务：会计决策支持系统结构（ａｄｓｓ）为高层服务。同时，会计管理信息系统又是企业管理信息系统的一个重要子系统。

2、数据集中存放和管理的特征“电算化会计”改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端,采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，既保证了数据的可靠性，又可从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作，实现数据共享。

3、人机交互作用的特征。“电算化会计”可理解为一个由人、计算机、数据及程序组成的系统。因为它不仅具有核算的功能还具有管理和控制的功能，所以，它离不开人的交互作用，尤其是预测和辅助决策的功能必须在管理人员的控制下完成。因此，电算化会计系统不应该是一个“儍瓜型”的仿真系统，而应该是一个人机交互作用的“智能型”的管理信息系统。