如何规范应用文写作

第一篇：如何规范应用文写作

如何规范应用文写作

摘要：

应用文写作是语文教学的重要内容，也是学生学习、生活和工作所需的重要技能之一。扎实掌握应用文写作基础知识和写作技巧，熟练运用常用应用文解决实际问题，是我们能力素质的重要体现，也是素质教育的重要组成部分。但是，受应试教育的影响，长期以来，本应成为语文教学重要组成部分的应用文写作因为不是考试考查的重点，不受重视，甚至被忽略，在应用文写作的学习方法上，很多人认为，应用文写作很简单，只要套套格式就可以了，没有必要花那么多时间去学习和探讨。于是，我们常常看到很多不知所云、词不达意的应用文，常常看到许多“缺胳膊少腿”、“张冠李戴”的应用文，同样，我们还看到许许多多人因为不懂，在应用委托书、借条、合同等应用文时吃哑巴亏，遭受重大损失，甚至吃官司。那么应该如何来规范应用文写作呢，我浅谈几点体会。

一、应用文写作实用性：

应用文写作是在工作、学习和生活中，为处理公私事务所运用的写作形式，如；行政文书、经贸文书、可行性研究报告、实验报告书信、契约、礼仪文书等等。都是以实用为目的，是最有效的表述思维、交流思想，传播信息、解决问题、为社会现实服务的写作。

二、应用文写作种类：

应用文写作可分为不同的种类，根据性质来划分，应用文可以分为公务应用文和私用应用文，公务应用文包括古代的上书、上表、现

代的公告、通知、会议纪要、合同，私用应用文包括私人信件、函、个人日记等。

三、应用文特点功用性、固定性、真实性、明确性：

公用性是应用文在处理公共事务还是私人事务中，都有实际应用价值。它是判断应用文好坏的价值尺度，也是应用文区别于其他文种标志。应用文写作有比较固定的格式，以便于写作、阅读和处理问题。格式是由党和国家有关部门统一规定文体格式和不是行政机关规定的而是大家习惯使用约定俗成的格式。真实性是指内容的真实、实事求是。应用文是管理工作的工具，要为解决现实问题、指导实际工作服务，因此不适合虚构、文辞华美和韵味隽永。文中写的数据、材料、地点、人物等要真实、准确。所传递信息要确切、不能有任何艺术加工。应用文写作的读者不像文学写作品那样广泛，阅读对象大都明确具体，适合 一群体。直接面对特定听众。

四、应用文写作特点针对性、客观性、逻辑性、规范性、简明性：

应用文写作有很明确的对象和目的，内容强调真实不能有虚构、夸张、什么比喻、拟人等等，它的文风相对来说就要朴实一些，不要凭个人好恶主观臆断。应用文写作在思维上侧重逻辑思维，讲究逻辑体现在文章结构上。就是有条理清楚、井井有条，断了之间有明显的逻辑关系。陈述事项界限清晰，不交叉、不困乱，内容前后讲究因果，材料能够证明观点。

第二篇：常用应用文写作规范

常用应用文写作格式

第一部分：政府机关公文

一、通知

1、功能：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如：《××县关于进一步做好学生安全工作的通知》；

事由+文种，如：《关于开展消防常识工作会议的通知》。（2）正文：

正文一般由三部分组成。

第一部分是总体概括。交代清楚背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。

第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。

第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分通常采用“特此通知，望„„认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。（4）落款：

在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日

二、请示

1、功能：

是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如《**部关于申请资金的请示》； 事由+文种，如《关于清理整顿乱摆地摊的请示》（2）正文：

第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。

第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。

最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。（4）落款：

右下角写明请示单位的机关名称。（5）日期。

（6）在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。

三、报告

1、功能：

适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

2、写法：

（1）综合性工作报告：其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。

（2）情况报告：这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。

（3）答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。

四、讲话

一、涵义与特点

讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一

讲话稿有如下特点：

（一）内容的针对性

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

（二）篇幅的规定性

讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

（三）语言的得体性

讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

二、种类

以下是两种比较常见的领导讲话稿。

（一）工作会议类

是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。

（二）庆祝、纪念会议类

是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

三、讲话稿的组成部分

一般由标题和正文两部分组成 １.标题。

2.正文：包括开头、主体和结尾三部分。

（1）开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。

（2）主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。

（3）结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。

四、讲话稿与发言稿

讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区别使用。讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策性、权威性；发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言，具有一定的务实性、灵活性。

第二部分：单位和个人应用文

一、介绍信

1、功能：介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。

2、结构：包括标题、称谓、正文、敬语、署名等五部分。

3、内容写法：

(１)要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

(２)写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。

(３)要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。【示例】

××公司负责同志：

今介绍我所副研究员，高级工程师陈×、余×二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。

此致 敬礼！

××实用技术研（盖公章）

××年×月×日

二、求职信

求职信是求职者写给招聘单位的信函。求职信起到毛遂自荐的作用，好的求职信可以拉近求职者与人事主管（负责人）之间的距离，获得面试机会多一些。

求职信是自我表白，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要看，因此要简明扼要。【示例】

尊敬的领导：

您好！

感谢您在百忙之中审阅我的求职信！

这个月以来，外面汹涌来的招聘信息让我心动。我在一个教育家庭中成长，长期的熏陶，幼小的我便憧憬能成为一名优秀的教师，站在讲

台上激扬文字„„今天我怀着激动的心情向您毛遂自荐！

我叫王佳雨，是东北师范大学2011届英语专业的本科毕业生。

我酷爱读书，特别是文史类，大部分中外名著（中英文版）都看过。这些书对我大有裨益：陶冶性情，丰富知识，开阔视野。这对我的教学工作大有帮助。

通过四年的学习，我掌握了良好的专业知识结构和理论基础，系统地学习了各项知识技能和教学技能，具有准确、熟练的英语听、说、读、写、译的能力。大二上学期，我一次性通过英语六级；大二下学期，我一次性通过英语专业四级。由于突出的能力，在校期间多次荣获专业奖学金、三好学生、原声模拟优秀奖等，多门专业课成绩名列前茅！

我有一定的实践经验。曾任寝室长，举办过一系列活动，寝室文化活动搞得有声有色。自大一以来我已经做了12份家教，其中以高中生居多。在全国重点高中—东北师大附中实习期间成绩优秀。

经过四年的学习与实践，我有信心与能力胜任大中专院校及中学英语听、说、读、写教学。当然，我初涉世事，某些方面还不成熟，但我将正视自己的不足，并以自己的谦虚、务实、稳重来加以弥补，不断完善、充实、提高自己。我期盼能有一片扬我所长的天地，我将为之奉献我的青春、智慧与汗水！

我家是教师世家，我热爱孩子，热爱教育，因为教育是育人的工程，所以，我非常渴望成为一名优秀的教师。

尊敬的领导，请给我机会，我会以十分的热情、十二分的努力去把握它！

谢谢您的慧目！此致 敬礼！

自荐人：王佳雨

2011年8月28日

三、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时写的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但要注意精练。申请书一般是一事一书，如：“入团申请书”、“开业申请书”等。

【示例】

申请补办学生证

教务处：

我是高三（2）班学生×××，不慎将学生证遗失，多方寻找仍无下落。特提出申请，请求补办学生证，希望批准。

此致

敬礼！

申请人：×××

2011．12．20

四、聘书

聘书是聘请某些有专业特长的人担任某种职务时使用的一种文书。【示例】

聘

书

×××先生：

为提高我校学生的实践能力，特聘请您担任我校本科四年级学生教育教学实习的指导教师。希望能得到您的支持和帮助。

××大学教务处

2011．2．19

五、感谢信

1、功能：感谢信是为表示感谢而写的一种专用书信。受信者和写信者均可是个人或单位。感谢 信可以直接寄送给对方单位或个人，也可公开张贴或送报社、电台。

2、格式内容

①标题： 空一行正中写“感谢信”三字；

②顶格写被感谢的单位名称或个人姓名、称呼，后加冒号； ③正文：写感谢的内容，叙述先进事迹，赞扬好的品德作风以及产生的效果；

④结尾：写表 示感谢、敬意的话；

⑤署名：写单位名称或个人姓名、日期。感谢信要求把被感谢对象的人 物、事件准确精当地叙述出来，评价要恰当，文字要精炼，感情要真诚、朴素。

第三篇：如何规范应用文写作

如何规范应用文写作

摘要：应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。

关键词：应用文，规范，推广

引言：通过长期实践，人们对应用文的形式和功能进行约定，共同遵守、共同使用，使其成为相对于记叙文、议论文、说明文的又一类特殊文章类型。可以说，自从有了文字的记载，就有了应用文的写作。应用文以实际应用为目的，是传递信息、处理事务、解决问题、交流经验的一种必不可少的工具，上至中央机关，下至基层单位，应用文的使用范围几乎涉及社会生活的各个方面。随着社会的发展和科学技术的进步，应用文也将发挥越来越重要。

1.应用文与其他文体的区别

应用文与记叙文、议论文、说明文，究竟是一种什么关系呢？它们并不是并列或归属关系，而是属于两种分类标准不同的文体分类体系。

记叙文、议论文、说明文是着眼于表达手法和功能的表达型文体分类体系；应用文是一种独立的分类系统，它主要着眼于文章的社会实用功能。应用文与记叙文、议论文、说明文，是一种相互交叉、渗透和重叠的关系。

比如应用文中的回忆录、日志、地方志、大事记、家谱、族谱、简历、墓碑文等，就属于记叙文的范畴。应用文中的须知、解说词、说明书、工具书条目、教科书、书籍内容提要、登记表、统计表、一览表、证书、广告、文摘、教案等，就属于说明文范围。应用文中的演讲稿、声明、座右铭、格言、家训等则属于议论文的种类。

应用文具有自己独立的文体分类体系，凡具有一定实用功能的文体，均可以归入应用文的范畴。也有人试图从实用角度，对所有文体进行新的分类。它同记叙文、议论文、说明文的分类，是属于两种两种分类角度和立足点。因此一个特定的文体，有时即可以是应用文的一种形式，同时也是记叙文、议论文、说明文的一个种类。这是十分正常的事。

2.应用文写作要遵守约定俗成的格式要求

关于应用文的写作，要十分注重人们所说的“约定俗成”的格式要求。这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识。可见，“约定俗成”虽然不属法定规范，但它必然包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承和保留，不应随意破坏和擅自修改，以免影响应用文的特定交际功能。能够善于运用应用文的“约定俗成”格式，也是一个人语文修养和水平的具体体现。

比如就书信而言，不要以为它的写作十分简单。写信写了十几年了，还有错。实际上，真正能够规范地全部书写正确书信格式的人，可以说是凤毛麟角。有的人对此不以为然，书信格式错了，不也照样收到，意思也能理解。但它不知道，它所体现的语文修养却是有天壤之别。就像吃饭一样，有的人用脏手抓饭往嘴里塞，有的人却用高级餐具进餐，其风格的粗鲁和优雅是不可相比的。

3.应用文的分类

一般性应用文，这类应用文有人认为应包括以下几种：书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书等。

公文性应用文，这是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如：布告、通告、批复、指示、决定、命令、请示、公函等。这类应用文往往庄重严肃，适用于特定的场合。

事务性应用文，事务性应用文一般包括请柬、调查报告、规章制度及各种鉴定等，这是在处理日常事务时所使用的一种应用文。

3.1应用文的用途

1.传递信息

2.处理事物

3.交流感情

4.用做凭证 3.2应用文的特点

1.广泛性

2.实用性

3.程式性

应用文最基本的特点就是“用”。为用而写，有用才写，这是应用文与其它文章的最大区别。

3.2.1解说词的特点

1、指要性：体现事物的本质特征；解说读者需要了解的内容；根据一定的写作宗旨目的来确定解说内容的重点和要点。

2、扩引性：说明客观物时，在内容上作必要的增补与扩充，包括知识扩引和情理扩引两类。

3、清晰性：措词明晰准确，条理清晰。

如何体现科学小品的趣味性？

1、标题生动活泼，富有新意；

2、借助文学表现手法（如形象化比喻，拟人化手法）增强趣味性；

3、把科学知识编织成有情节的小故事，启发读者想象，接受科学知识。

3.2.2公文的写作要求

1、符合公文的固定格式；

2、内容要周密确切，体现党和国家的方针政策，实事求是；

3、语言要准确、恰当、简明，如常用公文专用语，运用特定的尾语、运用规范书面语等。

3.2.3简报的写作要求

按内容分类，有工作简报、专题简报、会议简报。

简报格区由报头、按语、标题、正文、扫尾几部分组成。

简报写作要做到：

真，内容真实确切；

新，材料新颖典型；

快，反映迅速及时；

简，文字简炼朴实。

3.2.4短论的写作要求

1、选好论题：注意选取现实中人们关注的问题作为评论对象。

2、小中见大：选材要抓住事物某一侧面作为突破口，通过分析开掘，揭示事物普遍而深刻的含意，反映本质。

3、分析与概括：通过分析，揭示事物的内部与外部联系，通过综合概括，透过现象见本质，透过个别见一般。

4、语言活泼精悍：在准确洗炼的同时，重视语言的通俗性和生动性，可把逻辑论证与形象表现交织一体。

3.2.5报告文学的写作要点

1.发现典型，捕捉形象：抓住有重大现实意义的题材，提炼富有时代精神的主题，构成富有概括力的形象。

2、真实再现，合理想象：报告文学是新闻真实与艺术再现的统一，反对虚构，但允许想象。化抽象为具体形象，并能生动再现时过境迁后无法实际接触的生活材料。

3、不拘一格，手法多样：可以兼用各种表现方式，善于吸取其他文学样式的艺术特长。

4、即事生议，情理相彰：善于把生动形象的描述与富有抒情或哲理色彩的议论结合起来。在形象描述的基础上议论有深化主题与生发形象的作用。

3.2.6演讲稿的特点和写作要求

1.演讲稿的最大特点是直接应用于口头表述，既要口语化，又符合书面语法规范。

2.演讲稿语言要使人听得懂、记得住，既有逻辑性，又有鼓动性。

3.逻辑性要求：语言简明朴实，具有说服力；

4.鼓动性要求：语言鲜明生动，具有感情冲激力。

5.写作要求：心中要有听众；

6.要注意理、事、情的交融；

7.语言要通俗生动；

8.要讲究结构技巧。

3.2.7调查报告的写作要求

1、深入调查，充分占有材料；

2、认真研究，科学地分析材料；

3、确定主题，精心地选择材料：实现观点与材料统一，通过典型事例、确切数据、对比方法来表现主题；

4、全面布局，恰当安排材料。正文结构包括开头、主体、结尾三个部分。

5、准确使用语言，语文要简洁、准确，可适当引用生动活泼的群众语言，也可运用形象性语言，但语言的形象化以不损伤内容的真实性或切实感为原则。

3.2.8说明的基本要求

1、内容要科学：准确揭示客观事物的特征、本质和规律性；

2、表述要明晰、准确：表达顺度明晰，条理清楚，语言简明准确；

3、态度要客观：解说事物实事求是，不能以作者主观好恶作为解说的标准。立论的要求与驳论的方法

立论的要求是：

选择有意义的论题；确立正确、深刻的论点；

论据要确凿、充分、具有说服力；

进行富有逻辑性的论证，即运用准确的概念，进行恰当的判断，合乎逻辑的推理，揭示论点和论据之间的逻辑关系。

驳论的方法有反驳论点、反驳论据、反驳论证。驳论据与驳论证都是为了达到反驳论点的目的。

3.2.9语言运用的基本要求

选择有意义的论题；确立正确、深刻的论点；

论据要确凿、充分、具有说服力；

进行富有逻辑性的论证，即运用准确的概念，进行恰当的判断，合乎逻辑的推理，揭示论点和论据之间的逻辑关系。

驳论的方法有反驳论点、反驳论据、反驳论证。驳论据与驳论证都是为了达到反驳论点的目的。

综述语言运用的基本要求

语言要准确、简炼、生动、朴实。

语言准确是指用词要准确，造名要合乎语法规则、合乎逻辑；

语言简炼可以用词精当、造名精短、语言含蓄、适当运用文言词语等方面努力；语言生动体现在词语富有形象感和描绘性、表现出叙述人的语气神情、名式变化多姿、恰当运用各种修辞手法等方面；

语言朴实是指规范不生造、质朴不矫饰、自然不做作、新鲜不空套。说明运用的方法与步骤

运用的方法主要有：

广采博纳，储备丰富的材料；

寻找机遇，创造良好的运思境域；

挖掘潜力，运用多种思维方式。

运用的步骤，在主题提炼确定之后，主要是：精心设置贯通全文的线索，围绕线索进行选材和布局。

3.2.10应用文的格式

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

4.应用文的推广

如今应用文无处不在，我们在生活中经常会碰到，但是很多人都只是习以为常而已，当要自己写一篇的时候却无从下手，或者是写得错漏百出。如何才能更好的推广应用文写作是政府需要认真考虑并且要加强执行力度的重点。首先，应用文写作要从小抓起，各个学校都要很好的开展各类应用文写作课程，也可以开展各种应用文比赛，可以让学生加强对应用文的认识与写作的规范。各大教育网站也

要经常发布各种应用文写作精选，电视，报纸上也要很好的做好应用文写作的推广，让社会各届人士都可以加深认知，经常耳濡目染，潜移默化，逐渐提升全民族的应用文写作水平，让我们的民族文华水平更上一层楼。

5.结论

自从有了文字的记载，就有了应用文的写作。应用文以实际应用为目的，是传递信息、处理事务、解决问题、交流经验的一种必不可少的工具，上至中央机关，下至基层单位，应用文的使用范围几乎涉及社会生活的各个方面。随着社会的发展和科学技术的进步，应用文也将发挥越来越重要的作用。

参考资料来源：百度

—09物业苏坤学号：35

第四篇：应用文写作规范

篇一：各种应用文写作格式集锦

常用应用文写作格式

一、“通知”的写作格式

通知的功能：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这里主要介绍的是指示性通知和告知性通知两种。通知的写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如：《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》；

事由+文种，如：《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。

（2）正文：

正文一般由三部分组成。

第一部分是对通知事项的总体概括，按照具体通知的需要应交代清楚通知事项的背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。然后以“现将有关事项通知如下”的过渡语引出第二部分；

第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。这部分的写作可采用条款形式，做到条理清晰。如需提出要求，要求的内容应根据制发的单位达到相应的高度。

第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分通常采用“特此通知，望??认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日

二、“请示”的写作格式

请示的功能：

是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。行文目的主要是对有关事项、问题等，请求上级机关给予明确及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。

请示的写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如《**部关于申请资金的请示》；

事由+文种，如《关于清理整顿社会集团的请示》

（2）正文：

第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，请示的问题和事项能否得到上级的批准，很大程度上取决于请示的理由是否充分、是否具有说服力。因此，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。

第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。

最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。一般来说，求阅性的请示用“请批示”，求准性的请示则用“请批复”或“请批准”。

根据需要，以上第一和第二部分的顺序也可调换，即先写清请示的事项，再表明请示的原因和依据。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

在正文之后的右下角写明请示单位的机关名称，如果在标题中已经标明机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日。

（6）请示不同于其他文种的格式在于，在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。

三、“报告”的写作格式

报告的功能：

适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告的种类主要包括综合性工作报告、情况报告、答复报告等。工作报告主要用于汇报工作的进展；情况报告用于介绍经验、提出问题；答复报告用于答复上级询问或呈送（报）一些物件。

报告的写法：

（1）综合性工作报告：其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。

这类报告的写法一是单项分类写作。将所要汇报的各方面的情况逐项写清，每项单独成一段，可根据需要加上序号或小标题。二是综合分类写作。即将全部内容综合后再写出情况概述、成绩经验、体会教训、意见措施。

综合性报告的写作，要做到详略得当，成绩经验、体会教训要写透写深，其余从略；要做到点面结合、主次分明，既要写出总体情况，又要正对重点做详细的说明，给人留下总体印象的同时又能抓住重点。（2）情况报告：这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。

（3）答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。

四、“讲话”的写作格式

一、讲话稿的涵义与特点

讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲

话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一

讲话稿有如下特点：

（一）内容的针对性

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

（二）篇幅的规定性

讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

（三）语言的得体性

为了便于讲话者表达，易于听众理解和接受，讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

（四）起草的集智性

为了提高行政效率，领导讲话稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。有的部门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚，然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改、几易其稿，才提交领导使用。

二、讲话稿的种类

按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿，表彰会议类讲话稿，本节主要讨论以下两种比较常见的领导讲话稿。篇二：常用应用文写作规范 常用应用文写作格式

第一部分：政府机关公文

一、通知

1、功能：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如：《××县关于进一步做好学生安全工作的通

知》；

事由+文种，如：《关于开展消防常识工作会议的通知》。

（2）正文：

正文一般由三部分组成。

第一部分是总体概括。交代清楚背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。

第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。

第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分通常采用“特此通知，望??认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日

二、请示

1、功能：

是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如《**部关于申请资金的请示》；

事由+文种，如《关于清理整顿乱摆地摊的请示》

（2）正文：

第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。

第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。

最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

右下角写明请示单位的机关名称。

（5）日期。

（6）在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。

三、报告

1、功能：

适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

2、写法：

（1）综合性工作报告：其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。

（2）情况报告：这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。

（3）答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。

四、讲话

一、涵义与特点

讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一

讲话稿有如下特点：

（一）内容的针对性

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

（二）篇幅的规定性

讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

（三）语言的得体性

讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

二、种类

以下是两种比较常见的领导讲话稿。

（一）工作会议类

是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。

（二）庆祝、纪念会议类

是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

三、讲话稿的组成部分

一般由标题和正文两部分组成

１.标题。2.正文：包括开头、主体和结尾三部分。

（1）开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。

（2）主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。

（3）结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。

四、讲话稿与发言稿

讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区别使用。讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策性、权威性；发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言，具有一定的务实性、灵活性。

第二部分：单位和个人应用文 篇三：应用文写作标准

工商系学生会

常用应用文的写作标准

一、新闻稿

正标题：小

二、宋体、加粗

副标题：三号、宋体、加粗

正文：小

四、宋体、不加粗

落款：五号、宋体、不加粗(文体右对齐)模板：

正标题

副标题

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

姓名：

时间：年月日

二、总结

题目：居中、小

二、宋体、加粗

正文：小

四、宋体、不加粗

落款（时间、姓名）：四号、宋体、不加粗(文体右对齐)模板：

xx活动总结

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

姓名：

时间：年月日 1 篇四：应用文写作实用标准

应用文写作实用标准

（一）公文格式

（一）正式公文格式

××××××文件

××〔××××〕××号 关于××××××××××的通知

（2号方正小标宋体）

××××××（左顶格，3号方正仿宋字，与标题空一行）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（3号方正仿宋）

一、××××××（一级目录 三号黑体）

（一）×××××××××（二级目录 楷体加粗）

（二）×××××××××

1．××××××××××

2．××××××××××

二、××××××

（一）×××××××××

1．××××××××××

2．××××××××××

（在正文下空一行另起，左空二字，3号方正仿宋）

公文的排版要求：正文的段落行距在实际工作中，可根据需要调整，但应保证段落固定值为26-35磅之间，不得出现 “此页无正文”的标识。

××年××月××日

（加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文日期，右空四格，汉字数字签发日期，3号方正仿宋）

抄送：（左空一格，3号方正仿宋字，折行与冒号后对齐）

印发机关：（左空一格，3号方正仿宋）（右空一格阿拉伯数码）印发时间

（二）非正式公文格式

××××××××××××××

(2号宋体字)××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（3号仿宋字）

一、××××××（一级目录 三号黑体）

（一）×××××××××（二级目录 楷体加粗）

3号仿宋字）

（二）×××××××××

1．××××××××××

2．××××××××××

二、××××××

（一）×××××××××

1．××××××××××

排版要求：正文边距为左28mm、右26mm，上37mm，下35mm。

二、行政公文

国家行政机关的公文(包括电报)是传达贯彻党和国家的方

针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指示和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。根据行文制度规定，行文关系可分为以下三类:上行文是下级机关向上级递送的文件，包括请示、报告两种；平行文是向同级或不相隶属的机关单位递送的文件，主要包括函，有时可用通知、通报；下行文是上级机关向下级机关单位递送的文件，常用公文种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

（一）决定 1．适用范围：⑴确定某一方面的大政方针，部署某一重要工作或安排某一重要活动。⑵按照有关政策、章程、规定，对有功人员或有过人员进行表彰或处分。⑶用来公布具有特殊意义的重要事项。2．结构模式(1)标题。由发文单位、事由和文种三部分组成。如?关于表彰2009标准化建设竞赛先进单位、先进班组、先进个人的决定?。

(2)正文。由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。“决定缘由”概括地写明决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分。“决定内容”要写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等。“执行要求”需提出执行本决定的要求、意见或期

篇五：如何更好的规范应用文写作

如何规范应用文写作

目录

一、应用文规范性的表现及其引发的问题

二、应用文的规范性来源于创新性

1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

2．应用文的规范化也取决于读者

3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文

规则

学校：

姓名：

学号：

班级：

一、应用文规范性的表现及其引发的问题

规范性是应用文有别于文学创作的一个显著的特征。应用文的规范性首先表现在应用文格式的规范, 应用文的各种文体在长期使用过程中已形成相对稳定的格式, 从标题到内容直至落款, 要素完备, 自成一体。根据不同文体功能的要求, 应用文的文体格式主要有三种形式, 即文字叙述式、图表式、文字图表互补式。应用文格式的规范化又分为两种情况, 一种情况是有些文体格式在实际应用中日趋成熟, 已成为行业的标准, 并由相关的管理机构做出统一规范和要求, 如国家标准局作为国家标准颁布执行的学术论文和相关科技文体格式标准、国务院和中共中央办公厅做出统一的行政公文规范。另一种情况是在长期的使用过程中, 约定俗成的、应用者已自觉遵守的各类文体的规范格式, 如各类司法文书、经济文体、行政事务文体、社交礼仪文书的规范格式等等。应用文的规范性除表现在文体格式方面之外, 在表达方式和语体上也有统一的要求。数字说明是应用文最为常用的表达方法, 对数字的书写要求,国家标准局曾多次作过修改并做出了统一的规定;图表因其简洁、形象、实用有效而日益受到人们的欢迎, 成为了应用文中一种重要的表达方式, 图表的规范不但在国内日趋统一,近年来, 随着对外交流的日益广泛深入, 图表制作的规范化开始与国际接轨。需要说明的是, 图表在应用文中并不仅仅是一种表达方式, 还是一种文体格式。在传统的写作理论中, 格式仅指以文字为表达手段的文章格式、由完整的篇章结构构成的, 而图表是以点、面、线和数字以及不多的文字说明的辅助手段构成的, 它具有与一般文章格式相同的表情答意的功能。此外, 一些科技应用文中经常使用到的计算符号、计量单位以及学术论文、学术著作的著录方法也都作为国家标准, 由国家做了统一的使用规定。

应用文, 特别是行政公文对语体规范性的要求是文学写作中没有的, 行政公文的功能是传达政策, 交流信息, 因此要求语言准确、庄重、简要、平实, 在长期的写作实践中行政公文形成了比较固定而又符合文体要求的规范性表达语体, 概括起来有称谓语、开端语、经办语、行文语、过渡语、文种语、祈请语、征询语、结束语、谦敬语。除行政公文外, 许多行业性的应用文也有大量的约定俗成的惯用语。

正因为应用文具有鲜明的规范性要求, 在写作理论研究中, 相当长的一个时期内, 人们对如何认识应用文的规律, 如何把握应用文的本质特征认识不清, 有人甚至认为应用文无创新可言.二、应用文的规范性来源于创新性

任何一种应用文文体规范格式, 从它的产生源头看,都是与一定的写作环境、写作目的有关的。应用文格式和语体的规范性并不是一种孤立的形式要求, 它的产生和形成有其复杂的容要求和社会要求, 深入探究规范性产生的根源可以帮助我们更好的认识应用文写作的规范性.1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

应用文是行政机关、企事业单位开展工作不可或缺的重要工具, 在社会工作中以上传下达、部署工作、交流信息、保证政令畅通为基本功能, 服务性、交流性、宣传性是它的主要特征。他的社会功能要求应用文以工作内容为中心, 行文主体鲜明, 中心突出, 表达简洁、明了、具体,从起草、撰写到传递、阅读、办理、执行都要准确、优质、高效。因此, 应用文与文学写作的最大区别是不再以满足人们审美需要为主要目的, 而要以切实解决工作中实际问题为最高价值标准。正是这种规范性的社会功能, 导致了应用文格式、语体以及内容的规范性。或是经过较长时间在发展过程中约定俗成, 或是运用行政权力强制统一。但是这种规范并不是永恒的、一成不变的。一方面它作为一种规范具有相对的稳定性和约束力, 另一方面它又要根据社会实际的需要适时变化。总之, 它与不断创新的社会需求是不能分割的。例如2001 年国务院办公厅对5国家行政机关公文处理办法6重新做了修订,其目的就是要更好地适应不断发展的社会工作的要求。

应用文的规范化也取决于读者

应用文的读者是特定的, 他们阅读应用文是从实际工作需要出发, 有明确的阅读需要, 与阅读文学作品不同, 读者在阅读应用文时不再以娱乐、消遣、欣赏为主要目的, 而是要将文本内容转化为工作内容加以贯彻执行,因此, 阅读只是其中的一个环节, 阅读后的理解、接受、采纳、贯彻执行等一系列后续行动是实现应用文价值的重要步骤。因此, 它要求内容应不断创新。读者更看重内容信息的价值, 不过分苛求文笔的优美和其他美感的追求。规范的格式和流畅简洁的表达更有助于他们在阅读中理解内容, 分析情况, 做出决策, 采取行动。应用文表达形式的规范还有一个重要的功能, 它能够体现读者和作者的身份和关系, 简化了许多不必要的繁文缛节, 便于相互之间的沟通和交流, 有利于上下级之间的合作并形成良好的工作关系。读者是变化的, 读者对应用文的要求也各不相同, 因此, 要求应用文要认真揣摩读者的特点, 随时做出相应的变化因此, 应用文的规范性, 本质上体现了不同读者类型的不同要求, 它与创新性并不矛盾,只要我们在使用格式时不违背特定读者的需要, 就可以将规范性与创新性统一起来。3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文规则

应用文所谓的创新有它特定的内涵, 应用文的创新来自于它对社会读者的适应性, 来自于对社会生活错综复杂情况不确定性的敏锐捕捉和快速反应, 来自于对读者职业、职位、工作内容和社会文化背景的准确定位和适时沟通, 而不取决于作者以主观意志为中心的创新发挥。可以说应用文中规范性的表达形式和创新性的内容是应用文这枚硬币0的两面, 缺一不可。

第五篇：如何更好的规范应用文写作

如何规范应用文写作

目录

一、应用文规范性的表现及其引发的问题

二、应用文的规范性来源于创新性

1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

2．应用文的规范化也取决于读者

3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文

规则

学校：

姓名：

学号：

班级：

一、应用文规范性的表现及其引发的问题

规范性是应用文有别于文学创作的一个显著的特征。应用文的规范性首先表现在应用文格式的规范, 应用文的各种文体在长期使用过程中已形成相对稳定的格式, 从标题到内容直至落款, 要素完备, 自成一体。根据不同文体功能的要求, 应用文的文体格式主要有三种形式, 即文字叙述式、图表式、文字图表互补式。应用文格式的规范化又分为两种情况, 一种情况是有些文体格式在实际应用中日趋成熟, 已成为行业的标准, 并由相关的管理机构做出统一规范和要求, 如国家标准局作为国家标准颁布执行的学术论文和相关科技文体格式标准、国务院和中共中央办公厅做出统一的行政公文规范。另一种情况是在长期的使用过程中, 约定俗成的、应用者已自觉遵守的各类文体的规范格式, 如各类司法文书、经济文体、行政事务文体、社交礼仪文书的规范格式等等。应用文的规范性除表现在文体格式方面之外, 在表达方式和语体上也有统一的要求。数字说明是应用文最为常用的表达方法, 对数字的书写要求,国家标准局曾多次作过修改并做出了统一的规定;图表因其简洁、形象、实用有效而日益受到人们的欢迎, 成为了应用文中一种重要的表达方式, 图表的规范不但在国内日趋统一,近年来, 随着对外交流的日益广泛深入, 图表制作的规范化开始与国际接轨。需要说明的是, 图表在应用文中并不仅仅是一种表达方式, 还是一种文体格式。在传统的写作理论中, 格式仅指以文字为表达手段的文章格式、由完整的篇章结构构成的, 而图表是以点、面、线和数字以及不多的文字说明的辅助手段构成的, 它具有与一般文章格式相同的表情答意的功能。此外, 一些科技应用文中经常使用到的计算符号、计量单位以及学术论文、学术著作的著录方法也都作为国家标准, 由国家做了统一的使用规定。

应用文, 特别是行政公文对语体规范性的要求是文学写作中没有的, 行政公文的功能是传达政策, 交流信息, 因此要求语言准确、庄重、简要、平实, 在长期的写作实践中行政公文形成了比较固定而又符合文体要求的规范性表达语体, 概括起来有称谓语、开端语、经办语、行文语、过渡语、文种语、祈请语、征询语、结束语、谦敬语。除行政公文外, 许多行业性的应用文也有大量的约定俗成的惯用语。

正因为应用文具有鲜明的规范性要求, 在写作理论研究中, 相当长的一个时期内, 人们对如何认识应用文的规律, 如何把握应用文的本质特征认识不清, 有人甚至认为应用文无创新可言.二、应用文的规范性来源于创新性

任何一种应用文文体规范格式, 从它的产生源头看,都是与一定的写作环境、写作目的有关的。应用文格式和语体的规范性并不是一种孤立的形式要求, 它的产生和形成有其复杂的容要求和社会要求, 深入探究规范性产生的根源可以帮助我们更好的认识应用文写作的规范性.1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

应用文是行政机关、企事业单位开展工作不可或缺的重要工具, 在社会工作中以上传下达、部署工作、交流信息、保证政令畅通为基本功能, 服务性、交流性、宣传性是它的主要特征。他的社会功能要求应用文以工作内容为中心, 行文主体鲜明, 中心突出, 表达简洁、明了、具体,从起草、撰写到传递、阅读、办理、执行都要准确、优质、高效。因此, 应用文与文学写作的最大区别是不再以满足人们审美需要为主要目的, 而要以切实解决工作中实际问题为最高价值标准。正是这种规范性的社会功能, 导致了应用文格式、语体以及内容的规范性。或是经过较长时间在发展过程中约定俗成, 或是运用行政权力强制统一。但是这种规范并不是永恒的、一成不变的。一方面它作为一种规范具有相对的稳定性和约束力, 另一方面它又要根据社会实际的需要适时变化。总之, 它与不断创新的社会需求是不能分割的。例如2001 年国务院办公厅对5国家行政机关公文处理办法6重新做了修订,其目的就是要更好地适应不断发展的社会工作的要求。应用文的规范化也取决于读者

应用文的读者是特定的, 他们阅读应用文是从实际工作需要出发, 有明确的阅读需要, 与阅读文学作品不同, 读者在阅读应用文时不再以娱乐、消遣、欣赏为主要目的, 而是要将文本内容转化为工作内容加以贯彻执行,因此, 阅读只是其中的一个环节, 阅读后的理解、接受、采纳、贯彻执行等一系列后续行动是实现应用文价值的重要步骤。因此, 它要求内容应不断创新。读者更看重内容信息的价值, 不过分苛求文笔的优美和其他美感的追求。规范的格式和流畅简洁的表达更有助于他们在阅读中理解内容, 分析情况, 做出决策, 采取行动。应用文表达形式的规范还有一个重要的功能, 它能够体现读者和作者的身份和关系, 简化了许多不必要的繁文缛节, 便于相互之间的沟通和交流, 有利于上下级之间的合作并形成良好的工作关系。读者是变化的, 读者对应用文的要求也各不相同, 因此, 要求应用文要认真揣摩读者的特点, 随时做出相应的变化因此, 应用文的规范性, 本质上体现了不同读者类型的不同要求, 它与创新性并不矛盾,只要我们在使用格式时不违背特定读者的需要, 就可以将规范性与创新性统一起来。

3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文规则

大多数应用文都有时效方面的要求, 要求在特定时间成文、送达、办理, 规范化的应用文无疑会提高写作、阅读和办文的时效, 方便快捷已成了现代应用文一个十分显著的特点。这一点与文学作品的创作和阅读要求也大相径庭。应用文不仅仅是作者和读者之间一种单纯的思想情感交流过程, 还有公文传达的中介过程和解决落实的办文过程。因此, 应用文从撰文到落实, 中间环节多,程序复杂, 而规范性的格式使得应用文在签发签收、分类办理、整理归档等等环节上大大加快了工作节奏, 畅通、方便, 快捷, 使得应用文成为了政令畅通的有力保障。这说明应用文的规范性是适应文体本身格式发展要求产生的, 它同样不是僵死的、不变的, 是在缓慢地走向新的目标。例如应用文中的各类图表, 从复杂的网状表发展到简洁的三线表、无线表就说明格式也在变化创新, 这种变化正是为了适应快速发展的工作需要, 进步提高办文效率。再如,近几年, 从中央到地方的各级各部门都在大力提倡减少文山会海, 进一步规范公文的办理程序和手续, 并逐步走向科学高效的公文运行机制, 可以说应用文办理程序的规范性和创新性是同步并行的, 今天的创新意味着明天的科学规范。由此可见, 只要不脱离特定语境和写作目的, 应用文规范性同创新性并不矛盾。应用文的规范性并不单单是一个表达形式的问题, 如果抛开它赖以产生的语境, 把教学研究的视点仅仅聚焦于它的表达形式上, 机械地去照搬应用文现成的格式, 必然会走上八股文的老路上去。因此, 认识应用文规范性的问题必须将其与应用文的写作内容及其赖以产生的语境联系起来。从这个意义上看我们可以得出两个结论:第一, 尽管应用文的格式和表达形式是规范的, 但它所反映的内容却是复杂的, 不断变化的, 始终用标准的格式、统一的语气去套用内容, 必然会把复杂情况简单化了。应用文所要面对的情况既有时间、地区、内容、工作条件上的变化, 也有社会文化、历史时代、工作重心、政策上的变化, 还有读者文化、年龄、工作作风、心理状态等等方面的变化, 这些都是应用文写作要创新求变的内容, 因此说应用文的形式是规范的, 但这种规范决不能与内容的创新相冲突, 随着内容的不断变化发展, 形式也必须或快或慢地发展变化。第二, 应用文在规范性的同时, 必须创新, 这种创新不只是在格式上独出心裁、标新立异, 而主要是表达内容上与千差万别的写作目的和特定语境相适应, 这种适应, 就是创新。

应用文所谓的创新有它特定的内涵, 应用文的创新来自于它对社会读者的适应性, 来自于对社会生活错综复杂情况不确定性的敏锐捕捉和快速反应, 来自于对读者职业、职位、工作内容和社会文化背景的准确定位和适时沟通, 而不取决于作者以主观意志为中心的创新发挥。可以说应用文中规范性的表达形式和创新性的内容是应用文这枚硬币0的两面, 缺一不可。