档案管理先进个人材料

第一篇：档案管理先进个人材料

档案管理先进个人材料

该同志在档案管理岗位上工作

年，政治思想坚定、档案业务娴熟、管理经验丰富、为人服务热情，工作受到了省、市档案部门的多次表扬及基层档案工作者的好评，多次被评为优秀党员。

政治素质优良，立足岗位默默奉献。该同志总是以一个老党员的标准要求自己，服从组织，顾全大局，在档案工作岗位上一呆就是

年，从不向领导和组织讲条件、提要求，而是热爱本职、乐观向上，以强烈的事业心和责任感，把全部的精力投入到工作中，吃苦耐劳，兢兢业业，无怨无悔，在平凡的工作岗位上默默奉献。在档案管理中，严格执行档案工作程序和工作制度，几年来，因该同志的严谨认真，我局没有出现文件丢失和泄密事件。

争取领导重视，提高全局档案意识。领导对档案工作的正确认识和高度重视是搞好档案工作的关键。为了宣传档案工作的重要性，该同志总是及时将有关档案工作的会议精神向上级领导汇报，将有关档案工作的文件、资料迅速送领导传阅学习，争取各级领导对档案工作的支持，并结合本单位档案工作情况向上级领导提出加强档案工作的意见和建议，把档案工作的进展情况及时向领导汇报，巩固了档案工作在全局工作中的位置。

尽心尽责工作，保持高度的敬业精神。档案管理工作是一项繁杂而系统工作，要求档案管理员必须有自我牺牲的品质，乐与奉献精神和严肃认真的工作态度。该同志接手这一工作时，我局的档案管理工作尚处于起步阶段，多年来，该同志认真钻研档案业务，按照档案管理要求，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，努力推动该局档案工作向前迈进。在工作中高标准严要求，本着严谨的工作态度，一丝不苟的工作作风，使我局的档案质量不断提高，凡归档的文件材料收集齐全、分类清楚、装订结实、整齐美观。同时，积极争取组织对档案工作的支持，不断加强档案的软硬件建设，使档案管理工作走上了规范化、制度化、科学化的轨道。

加强基层业务指导，推进全系统档案管理上水平。该同志在做好本职工作的同时，加强了对二级单位的监督、检查和指导的力度。积极对基层单位档案工作进行监督指导，亲自深入基层对系统内11家省一级档案室和5家省标二级档案室进行业务指导，积极参与全市档案执法大检查，并以此为契机，认真开展系统内档案自查、自检活动，对档案管理中的漏洞和问题提出整改意见，保证了全局档案资料的全面性、完整性和系统性，从而实现了我市地税系统的档案管理全部达到省级标准，全面实现了本系统档案工作达标管理＂一 片红＂。

第二篇：档案管理先进个人材料

档案管理先进个人材料

该同志在档案管理岗位上工作年，政治思想坚定、档案业务娴熟、管理经验丰富、为人服务热情，工作受到了省、市档案部门的多次表扬及基层档案工作者的好评，多次被评为优秀党员。

政治素质优良，立足岗位默默奉献。该同志总是以一个老党员的标准要求自己，服从组织，顾全大局，在档案工作岗位上一呆就是年，从不向领导和组织讲条件、提要求，而是热爱本职、乐观向上，以强烈的事业心和责任感，把全部的精力投入到工作中，吃苦耐劳，兢兢业业，无怨无悔，在平凡的工作岗位上默默奉献。在档案管理中，严格执行档案工作程序和工作制度，几年来，因该同志的严谨认真，我局没有出现文件丢失和泄密事件。

争取领导重视，提高全局档案意识。领导对档案工作的正确认识和高度重视是搞好档案工作的关键。为了宣传档案工作的重要性，该同志总是及时将有关档案工作的会议精神向上级领导汇报，将有关档案工作的文件、资料迅速送领导传阅学习，争取各级领导对档案工作的支持，并结合本单位档案工作情况向上级领导提出加强档案工作的意见和建议，把档案工作的进展情况及时向领导汇报，巩固了档案工作在全局工作中的位置。

尽心尽责工作，保持高度的敬业精神。档案管理工作是一项繁杂而系统工作，要求档案管理员必须有自我牺牲的品质，乐与奉献精神和严肃认真的工作态度。该同志接手这一工作时，我局的档案管理工

作尚处于起步阶段，多年来，该同志认真钻研档案业务，按照档案管理要求，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，努力推动该局档案工作向前迈进。在工作中高标准严要求，本着严谨的工作态度，一丝不苟的工作作风，使我局的档案质量不断提高，凡归档的文件材料收集齐全、分类清楚、装订结实、整齐美观。同时，积极争取组织对档案工作的支持，不断加强档案的软硬件建设，使档案管理工作走上了规范化、制度化、科学化的轨道。

加强基层业务指导，推进全系统档案管理上水平。该同志在做好本职工作的同时，加强了对二级单位的监督、检查和指导的力度。积极对基层单位档案工作进行监督指导，亲自深入基层对系统内11家省一级档案室和5家省标二级档案室进行业务指导，积极参与全市档案执法大检查，并以此为契机，认真开展系统内档案自查、自检活动，对档案管理中的漏洞和问题提出整改意见，保证了全局档案资料的全面性、完整性和系统性，从而实现了我市地税系统的档案管理全部达到省级标准，全面实现了本系统档案工作达标管理＂一 片红＂。

第三篇：档案管理先进个人事迹

该同志从事档案工作以来，十几年如一日，默默无闻地在档案工作岗位上耕耘着。该同志在工作中严格要求自己，遵纪守法、团结同志、乐于助人，认真完成领导交办的各项任务。作为开发区污水处理厂档案室的档案管理员，她热心档案事业。理论上虚心好学，技术上精益求精，管理上规范。为开发区污水处理厂的档案管理工作更加完善。作出了贡献。她干一行，爱一行，专一行。工作兢兢业业，任劳任怨，埋头苦干。她热爱档案工作，具有强烈的事业心和责任感，在平凡的工作中做出了不平凡的成绩，先后多次被污水处理厂评为先进个人、被开发区档案馆评为先进集体和档案先进工作者、XX年被评为“全市档案系统先进工作者”称号、XX年被授予江苏省 “全省优秀档案工作者”称号。十几年来，她以出色的工作，诚挚的为人赢得了同志们的喜爱和尊重。

在档案管理岗位上，能认真执行《中华人民共和国档案法》和档案有关保密制度，认真学习、积极宣传、坚决贯彻执行《档案法实施办法》。对于社会主义市场经济体制下国家加强档案工作的管理，维护档案的完整与安全，使档案工作更好地为改革开发和现代化建设服务，具有十分重要的意义。为依法治档案提供有力的保证。为了使我厂档案工作不断上新台阶。该同志还要各部门积极宣传《档案法》，充分利用各种手段，通过多种生动、活泼的形式，全面、准确、广泛地宣传《档案法》及《档案法实施办法》信息。参加了开发区档案馆编写《档案利用事例汇编》等。

该同志是一名文字录入员高级工，1996年被厂办聘为负责档案管理兼文字录入工作。档案管理对她来说是个“门外汉”，不仅不知道档案管理管什么，怎么管？就连什么是“档案”都不清楚。面对这一现实，她不是遇难而退，而是知难而进，刻苦学习，努力拼搏。她刚到档案室时，档案室的文书档案、技术档案、土建档案工作一直处在一种无序状态，没有专职人员从事这项工作，人员走马灯式频繁换人。该同志接手时，摆在她面前的是：档案管理不规范、资料不全、收发文不规范、文件资料零散，许多文件资料都放在个人抽屉里，没有实行集中管理，当时的档案室资料残缺不全，一期工作图纸堆积如山，根本没有按档案管理要求进行装订和归档。面对这种状况，她思想压力很大，一是从未接触过档案工作，档案工作对她来说是一片空白，不知从何下手；二是一切都要从零开始，工作量如此之大摆在面前；三是完不成领导交办的任务如何交待。开弓没有回头箭。当时她想，既然领导把她放在这个岗位上，作为厂办的科员，不但要服从领导的安排，而且要干就要干好。她是这么想，也是这样做的。我厂先后两次派她到市档案局参加档案管理岗位培训，她充分利用每次外出学习的机遇，在现场会上虚心向同行学习，不懂就问，认真细致地做好记录，对文件材料的归档范围、文书档案保管期限的确定、案卷标题的拟定、卷内目录、封面的填写和案卷号、案卷目录、全引目录的编号以及装订、装盒等一整套文书立卷方法进行系统的学习，了解并掌握了档案资料的收集、整理、归档及组卷的基本技能。培训结束后，又积极与区档案馆取得联系，到开发区档案馆进行了系统的业务培训并与档案馆建立了友好的业务往来，请区档案馆的负责人员到我厂来指导。通过走出去、请进来等办法，大大地提高了档案管理的业务水平，极大的提高了工作效率。面对如山的档案、资料、她信心十足。根据档案整理的要求，结合本单位的实际情况，她先后制订了档案管理的规章制度。她经过近半年多时间的学习和实践，熟练地掌握了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节。

该同志平时及时做好本单位的档案管理工作，在档案整理过程中，开发区档案馆对我厂的档案工作倾注大量的心血，开发区档案馆的负责人每年到我厂进行档案管理指导工作，从档案的各项管理制度到档案的分类、收集、整理等具体问题进行直接的业务指导。使我厂的档案管理工作水平有了新的飞跃，档案业务建设面貌为之一新。为了使我厂的档案管理有章可依，厂档案室相继制订了一系列档案规章制度和业务规范，使档案管理工作走上了更为科学的道路。根据我厂的实际情况情况，加强档案室内制度建设，明确职责。相应制订了《档案室工作职责》、《档案室工作人员岗位职责》等制度，明确了工作的具体内部和范围，在具体工作中，对照条款各尽其职

通过学习有关《档案法》的有关制度，该同志在搜集、整理、宣传等方面也具有一定的档案理论和管理基础；在较短的时间内，很快掌握了全厂的档案情况，进行了档案资料的调整、系统分类、归档和管理，能正确无误的调阅各类档案资料。做到档案管理科学，利用方便，近几年，为了保质保量地完成这一光荣和艰巨的任务，毛丽华同志多次放弃双休日的时间，将全部时间都投入到档案整理工作中去。档案管理既要规范操作，又要讲究创新。将档案分类、编目、排架等方法统一，检索工具利用方法手续统一，内容全面，操作方便。在这几十年工作中，整理了一期、二期、三期厂购买设备的全部资料及说明书登记工作，将这此资料全部归入技术档案，并按顺序进行编号、归档。为污水处理厂的设备维护、设备修理提供了可靠的资料依据。共立卷58卷；文档资料的整理归档为380卷左右；财务凭证等资料归档为380册左右；土建工程资料及图纸归档为206卷，先后编制了档案室的案卷目录4册、3个全宗档案的全部文件《全引目录》4册，编制了借阅台帐等手续。为利用者提供方便，自1996年查阅档案资料人数达1580多人次，提供档案资料1400卷（册）图纸1200张，我厂在运行过程中提供资料和解决了许多在技术上的难关。

1999年4月，我厂1988年引进了一套德国先进的机器设备，控制这套设备运行的计算机接口上有一器件，可对软件中的加密程序解密，俗称，“看门狗”，外方人员在部分设备运行后，带着“看门狗”，撤离了。而没有这只“狗”，所有控制系统只能运行，不能调试和维修。二期安装的设备也不能进入控制系统，在运转过程中已发现几处控制系统的错误，也无法修改。怎么办？如果请外方的技术人员，一动手就是几十万，实在不情愿，最后决定由我们自己调试。我厂工作技术人员利用档案，解决技术难关，该同志在档案技术资料方面提供了大量的技术档案资料。经过半年多的艰苦钻研，把软件中的加密解了密，所有控制程序不仅完全掌握，并且纠正了原设计中的多处错误，保证了生产的正常运转，节约资金数十万。对国外的先进技术，我方从“必然王国”到“自由王国”的新飞跃。

作为单位的兼职档案管理人员，她能自觉遵守《档案保密制度》和《档案室工作人员岗位职责》，严守国家秘密，严格按保密法规办事，严格按工作程序和工作守则工作。受到厂领导的充分肯定。几十年来，毛丽华同志的认真工作，我厂没有出现文件丢失和泄密事件，受到了厂领导和上级有关部门的好评。档案管理工作是一项复杂的系统工作，它要求自己必须有自我牺牲的品质，乐于奉献精神，进取创新的意识和严肃认真的工作态度。为了使档案管理工作迅速走上规范化、制度化、科学化、系统化的轨道，她主动向领导提出建议，要求档案室的要配置计算机一台、复印机一台、空调等设备的硬件设备，使我厂的档案走向自动化的管理。

档案工作是一项重要的管理工作和服务工作，既要有熟练的工作能力，又要有较强的服务意识。从事档案管理以来，她对所从事的工作性质和使用更加明确，服务意识逐渐增强。为了不断提高自己的工作能力，她做到凡重大问题坚持向主管领导请示汇报，在档案管理技术问题坚持向书本和经验丰富的同志求教，具体工作坚持自己动手。她积极参加专业培训，学习兄弟单位档案室的建设和管理经验，坚持系统自学专业理论，认真学习档案管理报刊，极大地丰富了专业理论知识，提高了工作能力。除系统学习档案管理专业知识外，她凭着对知识孜孜不倦的追求，在业余时间，通过自学考试在XX年取得了档案管理专业大专文凭，通过了全国计算机等级考试，为做好本职工作打下发良好的基本。

几十年来，该同志在档案管理工作上认真负责，及时、准确提供相关档案资料。她从来不为名不为利，不计较个人得失，一直安心在档案工作岗位上努力工作，把别人认为，“枯燥乏味”的档案工作干得有滋有味，在平凡的岗位中实现了人生价值。为污水处理厂的正常运行做出了突出的贡献。

第四篇：档案管理先进个人实际参考

自从2007年参加工作以来，在公司领导的正确指示下，在各位同事的支持和帮助下，我立足本职，认真履行自己的岗位职责，兢兢业业的工作，时时处处严格要求自己，不为名利，任劳任怨，在平凡的档案管理岗位上做出了成绩，出色完成了领导交办的各项工作任务，并受到了领导和同事的一致好评。

一、政治思想方面

几年来，我除了每周参加本部门组织的政治、业务学习外，还认真学习党的各项方针和政策，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以高标准严格要求自己，牢记为人民服务的宗旨，在档案管理繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干，时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德，在平凡的岗上做出不平凡的业绩。

二、立足本职工作方面

自从2007年我参加工作以来，我就全身心投入到档案管理的工作中，刚开始接触到档案管理时，我深刻感受到了实实在在的工作带来的压力。我放弃节假日休息，向有经验的师傅请教学习，钻研档案管理法律法规，不断探索创新管理模式，践行自己的人生座右铭——选择自己所爱的，爱自己所选择的。2009年，我们搬迁新办公楼，为了不让这些珍贵的资料发生丢失，我亲自参与了整理、打包、编号、搬运、装柜，每个环节、每道程序都决不懈怠，较好地保护了这些珍贵的资料。

三、专业知识和业务能力方面

几年来，作为一名普通的档案管理人员，为了不断提高自己的业务知识和档案管理水平，我做了大量的工作。为了拓宽自己的知识面，我订阅了《中国档案》，并利用节假日的时间查阅和学习与档案工作有关的图书和资料，了解档案事业发展的新知识、新观点、新动态。并多次赴兄弟单位学习档案管理的工作经验，取长补短。我还积极参加有关档案管理的培训学习。我于2008参加国家发改委组织的档案管理基建培训，2011年参加了由中国国电集团组织的档案管理培训，并多次参加天津档案局组织的档案管理工作会议，着重学习了项目档案知识，解决在工程档案分类工作中遇到的一些实际问题。通过培训，我进一步增强了专业技能，并将学到的知识融汇应用到实际工作之中。努力使自己的业务水平提高到一个新的阶段。

四、团结协作方面

我是具体负责工程技术档案、会计档案及文书档案的收集、整理、编目、保管和提供利用等工作，从2007年档案室成立初期我便参与了所有档案资料的收集、整理及归档工作。在公司基建过程中及生产经营期间进行的竣工结算、竣工决算、大小修中，为了更好的为借阅人员提供服务，经常

加班加点，从无怨言。当同事们在生活上或工作上遇到困难时，我都尽力相帮，发扬了理解、团结、支持、奉献的档案事业精神，由于我和同事们的共同努力，我们的工作多次受到上级领导的称赞。

五、档案管理方面

（1）档案制度建设。自从基建期开始，我就根据国电集团关于档案管理的要求，结合公司的实际情况，制定了各种档案管理制度，《基建科技档案管理制度》、《档案库房管理制度》，《档案借阅制度》，《档案保密制度》《生产经营期科技档案管理制度》、《文书档案管理制度》、《财务档案管理制度》，《声像档案管理制度》、《档案鉴定、销毁工作制度》并严格按照档案制度的要求进行整理。

（3）档案准确情况。根据国家重大建设项目的归档要求，我单位的归档文件材料内容真实可靠地反映建设项目规划、设计、施工、竣工及验收等全过程实际情况；图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量基本符合字迹清楚、图样清晰、图表整洁、书写规范等要求；档案目录与档案实物相符，卷内目录详实，案卷题名简明、准确。

（4）档案系统性情况。我依照《火电企业档案分类表6～9大类》、《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》及《科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2001》的规定，对工程文件资料进行整理、分类、组卷、编目，并将

案卷信息、文件信息全部登录紫光档案管理系统。立卷工作遵循文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，卷内文件排列有序，并按要求编写页码和档号；案卷封面、卷内目录和备考表填写规范；编制的总目录、案卷目录、全引目录等能够便于档案检索；案卷排列有规律，方便查找。

（5）生产经营期间档案收集情况。公司由基建转为生产之后，我根据生产需要，认真编写了关于生产经营期间公司各部门归档要求的文件，并下发红头文件给各部门，组成了由部门领导及各部门兼职档案员组成的档案网络体系，并认真组织公司各部门人员认真学习领会，按照文件的要求，及时收集各部门资料并认真归档，及时录入系统，方便借阅人员查找。

六、档案借阅管理情况

我认真按照《档案管理制度》的要求，做好档案的借阅和登记工作，对于查阅档案手续不完备者，我除了告诉他们查阅档案所必须办理的手续外，还借些机会向他们宣传有关的档案法律、法规。对于长期延用者，在经过对档案反复核对，确定其完整无缺的情况下，及时的办理续借手续。对违反档案法规和不按规章制度办事的人员，决不迁就。对有意或无意造成档案损毁或丢失的，除了向领导及时汇报情况，进行相应的批评教育和处罚外，我还积极的采取一些补救措施，尽量把损失降低到最小。

七、档案库房管理情况

根据档案库房管理的要求，我公司档案库房面积符合国家标准，档案室文件为密集架归档，密集架与墙壁保持了一定的距离，并在密集架中加入防虫药品。配备加湿器、温度计、灭火器、两台空调、抽风机、为了保证档案整理的顺利进行，公司为档案室配备了打印机、复印机、打孔机。为了使单位档案有一个良好的保存环境，我每天按时观察库房温湿度的变化，并根据库房的温湿度，利用现有的条件进行加湿、通风、空气调节等手段，尽量使库房保持在一个相对的恒温、恒湿状态。为了保持库房清洁，我每天都坚持清理库房内外的环境卫生。定期检查库房内档案的保存状况，对破损档案及时发现及时修补，一年来，共修补破损档案１０卷，更换破损档案袋２３个。认真做好档案的防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防霉、防有害气体、防高温工作，确保了档案的完整与安全。

总之，我之所以能够认真的履行自己的职责，出色的完成领导交给我的各项工作，是与领导们的支持和同事们的大力协作分不开的，我要总结以往工作中的经验和教训，扬长避短，取别人的长处，补自己的短处，努力学习，不断创新，做一个懂技术、精业务的高素质的档案管理人员。

2012年4月15日 天津国电津能热电有限公司

第五篇：档案管理

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理

一、填空

1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。

2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及时，工作也好做在平时。

4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。

5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年 8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。

9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。

10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。

11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。

12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制，去除文件上易锈蚀的 金属物，对幅面过大的文件进行 折叠 等

13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的对归档文件进行分类，即一个 形成和处理的文件材料放在一起整理。

14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。

15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。

16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。

17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。

18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。

二、单项选择

1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案

2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。A检索 B实体 C逻辑

3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。A上边 B右边 C下边

4、运用分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。A签发日期 B公布日期 C收文日期

5、对跨形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 整理归档。A开始 B贯彻执行 C结束

6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多项选择

1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E，使之有序的过程。

A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒

2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF。A全宗号 B机构 C D保管期限 E问题 F件号

3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后

4、归档文件分类的基本方法是： AC。

A分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法

5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计

6、盒内备考表设置的项目有 ABCD。

A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期

四、判断

1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×

2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×

3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√

4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√

5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√

6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×

7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×

8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√

9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×

10、在档号项目中，和保管期限为选择项。×

11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×

12、归档文件装盒时，不同形成的归档文件，可以放入同一档案盒内。×

五、简答

1、简述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；

（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。

（四）及时移交应归档的文件材料

2、简述归档文件的整理原则。

答：

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

2、区分不同价值；

3、便于保管利用。

3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。通过界定“事由”，（优点）

体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。

对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；

4、什么是机构分类法？ 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。

5、什么是保管期限分类法？

是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：

1、同一层次的分类必须依据同一标准

2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。

3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。

按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。

7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求

答：归档章的项目包括：全宗号、、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。

固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。

8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？

答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。

9、为什么要编制归档文件目录？

编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；

10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的档案文件，不应放入同一档案盒。b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中

c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。

e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。六：论述

1、试述归档文件分类基本的分类方法

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

（1、)分类法。是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

运用分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属。对于计划、规则、总结等内容涉及不同的文件，《规则》取消了原有的按针对归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属，以进一步简化分类中的要领和操作。

<2>跨形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨形成文件。这样的文件往往统一在办结归档，分类时也都归入办结。<3>、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按合理归类。

(2．)机构或问题分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。

采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。

可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。

（3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。

按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。优点：

（1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；

将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。

（2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。

一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；

（3、)有利于检索和档案呢实体存取工作； 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理

一、填空

1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。

2、基建档案的特点是 建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。

3、科技档案的基本特点是 课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。

4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。

5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。

6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。

7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。

8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。

9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上。

10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。

11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。

12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。

13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。

14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。

15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。

16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。

17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。

18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。

19、底图以 张 为单位单独保存和管理。20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。

21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。

二、多项选择题

1、科技档案具有（ABCD）等功能。

A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益

2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档

3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）

A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制

三、简答

1、简述科技档案的概念和涵义

科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；

第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；

第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；

2、科技档案的主要种类有哪些？

主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。

3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。

（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。

（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。

4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种：（1、)在项目全部结束时间归档；（2、)按工作阶段归档（3、)按子项结束时间归档（4、)按归档

（5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）

5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：（1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；

集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。（2、)要遵循科技档案的自然形成规律

各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用；（3、)要保证科技档案的完整、准确。

完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；

6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；（2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；（4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；

总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。

7、科技档案整理工作的原则是什么？

答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。

8、科技档案分类的基本要求是什么？

答：

1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；

2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；

3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；

4、分类应力求按照专业系统实行标准化。

9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？

答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。步骤如下：

（1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；

（2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3、)给每一个类目以规定的代字和代号；

（4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；

（5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等

10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？

答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；

第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；

11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？

答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；

特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。

12、型号分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；

特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；

13、课程分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；

特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；

14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？

答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。

15、时间分类法的涵义及特点是什么？

答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。

特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。

16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？

答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。

17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？

答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；

18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？

答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。

19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？

答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。20、科技档案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有：（1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件（2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；（3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；

21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。

答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。

22、简述基建工程科技文件的组卷方法。

答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。

23、简述科研课题科技文件的组卷方法。

科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。

24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？

答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。

在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：

(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。

(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。(３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。

(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

(5)底图以张为单位单独保存和管理。

(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；

25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；(2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；

（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；

（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；

26、简述科技档案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；

分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；

流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：

（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。

27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：

（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。(2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。

（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）

四、论述

1、试论科技档案的功能。

答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。

（1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。

B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。

科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。

科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。

科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。

此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。

（2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。

科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。

科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。

科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。

（3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。

在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理

第三章 会计、人事及音像档案的管理

一、填空

1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管 一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装。

3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料，组卷时要注意 分别组卷。

4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计或时间、会计核算材料的名称。

5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计——保管期限——会计核算单位“分类法。

6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。

7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。

9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。

10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。

11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。

12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。

13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。

14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。

15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。

16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。

17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。

19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号。

二、简答

1、简述会计档案的概念与特点

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。

2、试述会计档案的归档范围 包括：

会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。

会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。

财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围

3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；

（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料）（3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。

（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章；（4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。

5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。

答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。凭证案卷质量要求：

A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；

B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。

（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。质量要求：

A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。

B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。

C对于活页式账簿，在会计结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。（3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计组卷，不同的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。质量要求： A案卷要编制页号

B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。

C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。

（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的组卷。案卷质量要求：

A按产生的组卷，一年一卷或书卷。B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。C案卷封面填写清楚、规范。

6、会计档案的销毁应注意哪些问题？

答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。

7、人事档案的收集途径有哪些？

答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；

（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料；（3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料；（4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；

（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料；（6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料；（7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料；（8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；

8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？

（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。

（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案；（3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。（4）、审核文件是否手续完备。

9、音像档案有哪些特点？（1）、直观的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他载体档案的必要补充；

10、简述音像材料的归档时间。

答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。

二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。

11、音像材料的归档有哪些要求？

答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。（2）、归档的音像材料要齐全完整。（3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。

12、照片档案的总说明应包括哪些要素？

总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素

13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：

（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；

(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。

（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录时需注意：

（1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（2、）参见号是指纸质载体档案的档号。

（3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。