办公室管理

第一篇：办公室管理

办公室管理

1.阅读材料分析题30分 简答、判断、多选

2.案例策划题15分

公司周年庆策划、前期准备、现场准备、注意事项等 3.案例分析题15分

如一段对话找错 4.实务操作题15分

如何归档、组卷 5.文书拟写10分

请示、批复

6.分析论述15分

好的办公环境应该包括哪些必要因素、接待工作、行程安排、宗教礼仪

如何做好办公室物品管理？（办公物品管理原则）答：例行节约、合理计划、确保重点、健全制度 对应匹配

P83 发放办公用品一定要有审批手续√ 是否所有文件均需归档× 文件处理的首要环节——拟稿

核稿的定义

是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 根据编号的立卷目录、整理文件——平时归档

文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程： 1.2.3.4.5.6.7.8.9.拟稿

核稿 是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 签发 是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出 编号 已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号 缮印 对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷 校对 指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正 用印 是指在完成的文件上加盖机关印章 登记

分发 指对准备发出的文件进行分装和发送

拟办 指经过对来文认真阅读分析后，提出建设性处置意见、形成可选择方案，供上司审核定夺的一种辅助决策活动。

拟办范围：

1.上司明确指示代其提出初步处理方案的来文

2.下属对来文所涉及的问题较为熟悉，有一定发言权，但最终处置权在上司。拟办的注意事项： 1.吃透“两头”。认真研读来文，领会公文精神及要求；细致研究现状，弄清实际情况，使拟办意见科学合理，切实可行。

2.意见简明、具体、实用，力戒空泛，以便快捷有效地处理来文。

3.若提出不止一个处理方案，应将倾向性意见排在前面，以引起上司注意。4.在“公文处理单”上工整、清晰地填写意见，并签注姓名与日期。

批办 指有关负责人认真阅读分析来文后，在其职权范围内对公文处置作出指示的一种决策活动。

批办范围：

1.确需负责人行使其事务处置权、决断权的重要公文和非常规性公文。2.确无规定处置方案的业务性公文。

不经批办同样能得到有效办理的公文、他人已有合法明确且有效的批办意见的公文，均不需再次批办或重复批办，可由有关部门直接处理。批办的注意事项：

1.不得越权批办公文。批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，任何人都不得超越自己的权限去行使职权，须经授权才能代他人批办公文。

2.严格控制批办范围。随意扩大批办范围的做法，有碍于公文处理效率的提高。

3.批示明确、具体，前后一致，切实可行。不能只阅不批，只画圈不指示；语言不能模棱两可、似是而非；若批示不止一个承办者，应注明主办者，以免互相推诿。

4.在“公文处理单”上工整、清晰地填写批示，并签注职务、姓名与日期，以示负责。

承办 指针对来问内容所涉及的事务和问题进行具体处置的活动。公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，承办是文书处理的中心环节。

承办依据：

1.依上司批办意见办理。

2.依法律、法规、规章、制度办理。3.依上级公文、有关方针政策办理。

4.依上司合法的口头指示或以其他形式传授的意图办理。承办的注意事项： 1.吃透“三头”。熟悉与公文内容有关的法律政策和业务范畴，理解领会上司意图，了解掌握实际情况，这样才能使公文针对的问题得到切实有效的处理。

2.协商各方关系。承办过程中有时会涉及诸多关系，承办人应做好协商工作，使其目标和行动一致，从而使承办工作顺利进行。

3.科学安排承办次序。分清主次、缓急，做到：急件公文随到随办；限时公文按时完成；一般公文尽快处理。

4.多种承办方式并用。为提高办文效率，可同时采用召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查、现场布置、制发公文等方式。

注办 指承办人在承办过程中随手签注来文的承办经过与结果的活动。其目的为备忘待查。

签注项目有：

1.主要阅件人、承办人姓名及承办日期。2.是否办复、复文号与复文日期。

3.召集会议的名称、日期、与会者范围、会议情况与讨论结果 4.电话内容、通话日期、受话人姓名

5.面谈人员、日期、采取的措施与面谈的结果

6.现场解决的办法、结果、参与者姓名与解决问题日期

请将下列文件分别组合成3-4个总卷、拟制案卷标题

1.市教委关于2003年招生工作的通知 2.东方学院关于招生工作院扩大会议纪要 3.东方学院2003年招生工作计划

4.东方学院2003年招生工作请示（市教委）5.市教委关于东方学院2003年招生工作批复 6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定 7.东方学院关于调整系主任的通知 8.东方学院关于做好开学工作的通知

9.东方学院关于各学院关于开学准备工作的报告 10.东方学院关于加强学生思想工作的报告 11.东方学院各系关于提高教学质量的报告 12.东方学院2003年工作总结

案卷一：1、4、5 市教委关于东方学院2003年招生工作的通知、请示、批复

案卷二：2、6、7、8 东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

案卷三：

3、12 东方学院2003年工作计划、总结 案卷四：9、10、11 东方学院、各学院、各系关于开学准备工作、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

请将下列文件分别组合成3-4个总卷、拟制案卷标题

1.利华公司2003年2月份经理会议记录 2.利华公司2003年销售计划 3.市工商局关于年检工作的通知

4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函 5.利华公司4月份经理会议记录 6.市物价局关于物价检查的通知

7.香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函 8.利华公司2003年6月份经理会议记录 9.利华公司与香港凯福公司会议纪要 10.利华公司2003年8月份经理会议记录 11.市税务局关于税务自查的通知 12.利华公司2003年销售工作总结

案卷一：1、5、8、10 利华公司2003年2月、4月、6月、8月经理会议记录 案卷二：

2、12 利华公司2003年销售计划、总结

案卷三：3、6、11 市工商局、市物价局、市税务局关于年检工作、物价检查、税务自查的通知

案卷四：4、7、9 利华公司与香港凯福公司合作事宜的函、复函、会议纪要

办公环境布置需要考虑的因素

1.职工人数：人数多，需要的空间就要大，费用也要增加，因此，办公环境的布置，需要考虑人数因素。

2.办公室面积：面积越大，费用越高，尤其是在一些城市中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌，努力降低环境布置成本。

3.机制建制：机构建制决定办公空间的分类和布置格局，如有多个部室，就应简化布置。

4.办公内容：如接待区一般安排在离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。又如，带有生产车间的办公区一般安排在离门较近的地方。而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。5.工作需要：环境布置必须有利于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相连接的部门安排在一起，减少工作人员和文件流动的次数和距离。

6.工作性质：办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计应有利于增强人们的交流，而封闭式办公室的设计应有利于保密。

7.办公室周边的结构：应根据走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通情况进行设计，设计应符合安全需要，并安排好公用区域。

8.发展：办公室随组织发展变化而变更，所以环境布置需要具有灵活性，如采用容易立放、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。

第二篇：办公室管理

办公室管理

一、单项选择题1．办公室布置要注意(各种沟通、保密)。2．传真机的使用哪一项是不对的(随时随地可向对方发送)3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(作会议记录时离开会议室接听电话)。4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的(让员工们随意领取办公用品)。5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力)。6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的(最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要)。7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的(应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己)8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的(审查功能)。9．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免(日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃)

二、判断题1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍(√)2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。√3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。(√)4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档“，有归档范围和要求，但没有期限。×5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。×6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。√7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。×8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。√9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。√10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。×

三、简答题1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；(3)补缺作用；(4)增进关系作用；(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)适时。考虑时机；(7)适地。看场合；(8)适度。要注意掌握分寸。2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2)按问题特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

四、设计题1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以

七、／八人为宜；(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料

费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析题1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；

(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作

环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；

(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

一、单项选择题

1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名）

2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（发表意见）

3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）４、以下哪些接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）５、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）６、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）７、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告、统计报表等）８、值班人员不应该做以下哪类事情（签发文件）９、接受忠告的反应应该是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）

二、判断题

1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）

2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（√）

3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）

4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客

室，等客人进入后，再轻轻关上门。（√）

5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（×）

6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）

7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，(√）８、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）９、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（√）

10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（√）

三、简答题１、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？(1)单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。２、按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。

四、设计题１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？（1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。

五、案例分析题

1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷；“怎么这个地方连停车场也没有„„”问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？

（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前应征求同意；“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

一、单项选择题1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的(接通电源可立即复印操作)。2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的(标准的零用现金单据有一个签名)。3．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的(可以按照文员自己的习惯进行工作)。4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见)。5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的(打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话)。6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的(未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内)。7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的(不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明)8．文员协助举行宴会时，不用考虑(有无休息室)。9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜(由过程先说)。10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(骑边章)。

二、判断题1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。(√)2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。(×)3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。．(√)4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。(×)5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。(×)6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(×)7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(√)8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(×)9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。(√)10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。(√)

三、简答题

1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范围是：

国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工

作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”

(4)一定要简短、扼要、流畅；．(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

四、设计题1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下

规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。

(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如

果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮们科长”，小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总邀请总，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。

2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)市教委关于2003年招生工作的通知；(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(3)东方学院2003年招生工作计划；(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7)东方学院关于调整系主任的通知；(8)东方学院关于做好开学工作的通知；(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11)东方学院各系关

于提高教学质量的报告；(12)东方学院2003工作总结； 2．(题略)答案 案卷一：

1．市教委关于2003年招生工作的通知；4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复案卷二：(2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7．东方学1宪关于调整系主任的通知； 8．东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知案卷三：3．东方学院2003年招生工作计划； 12．东方学院2003工作总结；标题：东方学院招生工作计划、工作总结案卷四：9．东方学院各系关于开学准备工作的报告； 10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 公

第三篇：办公室管理

中央广播电视大学2002—2003学第二学期“开放专科”期末考试

现代文员专业办公室管理试题

2003年7月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)

1．社交场合很讲究次序礼仪，一般（）

A.以右为次B．以右为尊

C．以后为次D．以左为尊

2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?（）

A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题

C．保密的话题D．应当忌讳的话题

3．邮件的寄发不要考虑以下因素（）

A．时间B．便利

C．经济D．爱好

4．文员做会议记录时，可以在会议记录中（）

A．加入自己的主观意见

B．不记录议题

C．与发言者用词不一致但意思完全一致

D．对所记内容作评论

5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?（）

A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣

C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣

6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?（）

A．一般的图纸B．机密文件

C．很长的文件D．感谢信

7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（）

A．订购B．制造

C．分配D．储备

8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种（）

A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信

C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信

9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（）

A.口字型B．教室型

C．圆桌型D.U字型

10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（）

A.按通讯者特征立卷B．按地区特征立卷

C．按文种特征立卷D．按作者特征立卷

二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。()

2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。()

3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。()

4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。()

5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。()

6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。()

7．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。()

8．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。()

9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。()

10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。()

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？

2．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。

四、设计题(每小题10分，共20分)

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗?”

陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”

陈小姐：“1．8美元。”

来电者：“1．6美元一打行不行?”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?

2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?

试卷代号：2180

中央广播电视大学2002—2003学第二学期“开放专科”期末考试

现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准

(供参考)

2003年7月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)

1．B2．A3．D4.C5．C

6．A7．B8．A9．C10．A

二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)

1．√2．√3．×4．×5．×

6．√7．×8．×9．×10．√

三、简答题(每小题10分，共20分)

1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

(1)受意是文员接受和领会上司意图。(1分)

(2)一种是直接受意。(1分)

(3)另一种是间接受意。(1分)

(4)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。(1分)

(5)但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(1分)

(6)要做到：备好记录本，记录下指示要点。(1分)

(7)注意倾听，用心判断指示的用意。(1分)

(8)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。(1分)

(9)如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。(1分)

(10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(1分)

2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(1分)

(2)密级、紧急程度。(1分)

(3)签发人姓名。(1分)

(4)公文标题。(1分)

(5)主送机关。(1分)

(6)正文、附件。(1分)

(7)发文机关、成文日期、机关印章。(1分)

(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)

(9)主题词。(1分)

(10)抄送单位、印发说明。(1分)

四、设计题(每小题10分，共20分)

1．(题略)

电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边，(2分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条，(2分)

各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；(2分)

公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；(2分)

墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。(2分)

2．(题略)

(1)接受任务(1分)

(2)了解来宾(1分)

(3)制订计划(1分)

(4)预订食宿(1分)

(5)迎接来宾(1分)

(6)商议日程(1分)

(7)安排会谈(1分)

(8)陪同参观(1分)

(9)送别客人(1分)

(10)接待小结。(1分)

五、案例分析题(每小题20分，共40分)

1．(题略)

(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)

(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)

(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)

(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)

(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)

(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(3分)

(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话；(2分)

2．(题略)

(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(5分)

(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地，(3分)

(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4分)

(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议呷个方法遵照执行；(4分)

(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。(4分)

第四篇：办公室管理

《办公室管理》作业1参考答案

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）

1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；

为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：

1．首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；3）注意倾听，用心判断指示的用意；4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

《办公室管理》作业2参考答案

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、为了让上司更专心的工作，减少不必要的骚扰，文秘人员必须把不必由上司接触和熟悉的电话挡驾在外。可以遵循以下的做法：

问候语过后，待对方发出声音后，能辨别对方的身份（熟人）。如果对方自报家门，必须识别对方的身份。这对新入职文员是个挑战。有三类电话必须特别注意：同行业内的知名人士、重要客户和私人密友。上司不想接时，应善于找借口搪塞过去。遇到推销等电话，应有礼貌的拒绝不论对方如何，要有耐心和保持礼貌

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定

夺。（7）把寄给上司邮包连续编号（如4—

1、4—

2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会。同时，根据下列情况作出不同处理。1．上司正在开会时；

2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。见教材第88页。《办公室管理》作业3参考答案

一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出要点。

答：为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。1会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标2确定会议议题：会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。3确定与会人员4确定会议的基本程序 确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。5会中控制有效控制会议的议题和进程6会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门，应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

1．日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。准备旅行计划和旅馆信息旅行计划要说明地点、交通工具、时间、旅馆信息等。准备三份，制定约会计划，为商务洽谈收集资料，决定旅行用品，行李问题，安排差旅费，建立旅行——礼官信息资料库，办理旅行保险

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

五题：参考答案：

1、宴请人数的通知和落实。

2.宴会场地的布置和灯光、音响等的准备和调试。

2、桌位的摆放与人数的确定。

3、来宾的接待。

4、招待人员的落实及停车位的安排。

《办公室管理》作业4参考答案

一、简要阐述社交话题的选择。

1．合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。2．不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

1．印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

1．收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2．分送的基本原则：1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

1．类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2．按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的方法。

1、将应归档的最终版本的文件存入磁、光介质上。

2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上。

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。

4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式。

第五篇：办公室管理

一、办公室工作内容

(一)公司行政管理工作；

(二)制定公司行政管理制度、汇编公司各项制度、监督检查各部门执行的情况；

(三)负责公司印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定；

(四)负责公司文件的管理工作；

(五)根据公司行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理；

(六)负责公司外围环境卫生的管理；

(七)负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理；

(八)负责正式员工劳动合同的签订；

(九)负责保存员工相关个人档案资料；

(十)负责为符合条件的员工办理养老保险和大病统筹等相关福利；

(十一)负责为员工办理人事方面的手续和证明；

(十二)负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理；

(十三)负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及

定期检查使用情况的制度；

(十四)负责公司大事纪工作；

(十五)负责信访接待工作；

(十六)根据总经理的指示，积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议；(十七)协助公司领导制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员；

(十八)协同各部门办理员工的招聘工作，为各部门提供符合条件的员工；

(十九)协助公司领导和各部门做好员工的考核、转正、任免、调配等工作。

二、办公室主任工作职责

（一）完成公司领导交办的各项工作；

（二）负责公司的人事管理、工资管理工作；

（三）督促检查各部门执行公司规章制度情况；

（五）行政费用的计划预算编制及使用情况的审核；

（六）公司印章、介绍信及文件档案的管理；

（七）公司的办公用品购置等所有后勤保障。

三、办公室文秘职责

（一）打印公司文件，并负责办公室电话、传真、复印机等设备的使用权用与管理；

（二）负责报刊、信件的发放、转送工作；

（三）保证各部门联络畅通，并了解各部门工作内容；

（四）负责考勤登记工作；

（五）资料档案员负责收集、整理、管理好施工档案。

（六）做好图纸和技术文件的收发工作。收发台帐记录。

（七）按档案管理制度的规定收集、整理、保管好工程档案。

（八）记公司员工外出内容；

（九）布置公司会议的会场，负责通知参会人员会议时间、地点，必要的做会议记录；

（七）热情接待来访人员，做好信访工作；

（十）积极参与各项活动，协助办公室主任处理应急事。