数字化档案管理现状及对策

第一篇：数字化档案管理现状及对策

数字化档案管理现状及对策 高质量写作/发表：236 222 0263 摘要：随着计算机以及相关技术的不断发展，数字化技术逐渐应用于各行各业，这大程度上改变了人生工作和学习的型式。数字化技术在档案管理工作中也在开始不断的提升自身的影响力，影响和改变着传统档案管理方式。目前，档案数字化在我国取得了巨大成就，促进了档案管理的发展。但是在我国由于起步较晚，因此档案数字化建设的过程中还有很多的安全问题。

关键词：档案数字化；安全问题；档案管理

1、引言

当前世界正朝着信息化的方向发展，信息技术的不断发展，极大促进了各行各业的发展和变革。在档案管理工作中的应用信息技术，在很大程度上促使档案管理向数字化管理的方向发展，并且数字化管理成为档案管理工作现代化的重要标志。内容繁多、数据量大是档案管理工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已经不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。档案数字化建设在很大程度上促进了档案管理工作现代化的发展，未来档案管理工作的必然趋势是档案管理数字化。档案数字化的内涵 2.1档案数字化的概念

档案数字化：指借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统介质的文件如纸质文件、声像文件等和已经归档保存的电子档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。档案数字化应用各种数字技术，实现了档案管理部门的馆务工作和馆藏资源的数字化，因而最大限度地表现和发挥档案信息资源的价值属性。

2.2档案数字化建设的基本内容 2.2.1数据库的建设

要实现档案的数字化，首要之事是建立数据库，数据库建设完成由纸质的文件处理向数字化的管理系统过渡。国家档案信息工程的核心和基础是开发以及建设数据库系统，建设数据库系统是工程的主体。

数据库的要义是借助先进的信息技术对档案进行有条理，成系统的管理和以便于使用。数据库系统的建设是一项长远的任务，是一个经过由低到高以及由单个到群体的不断渐进的[1]过程。

2.2.2技术保障体系的建立

要保障档案的数字化建设的进行，我们也必须建立技术保障系统。从以下几个方面入手（1）启用入侵检测和访问控制的联动服务；（2）提高升级服务,建设网络化病毒的防范体系，完成病毒库的步升级，实现无漏洞运行；（3）采用防偷窃、脸部认证、身份认证等措施和实行隔离、多层加密、防灾难的备份等措施，从而保障档案信息系统和档案数据的双安全。

2.3 数字化档案管理优势 2.3.1 提高档案信息的利用率

采用复印等方式是以往对纸质档案的主要利用，然而随着机关部门倡导“无纸化办公”，广泛应用办公自动化，相对数字化办公系统来说，纸质档案信息已经显得极不协调了。电子档案提供的数字化信息在自动化办公系统中能够直接得到应用，提高了使用者对档案管理的利用率。

2.3.2 能够实现资源共享和远程传输

办公自动化平台系统与档案数字化管理系统进行无缝连接，使得电子文件在收集、处理、整理、归档以及利用的过程具有一体化的工作流程，完成了文件的生成、归档和利用同步化。此外，在档案管理部门和利用者之间，电子档案通过网络实现档案的信息传递，利用者足不出户便可以进行自助式检索，传输快速、便捷为远距离的异地资源共享，节约大量的时间、人力、物力。

2.3.3保证档案检索的准确性

与传统的档案检索方式相比，数字化管理不再是档案管理的工作人员在档案的案卷和目录中采用人工查找。人工查找这种方法的效率较低，同时误差率较高。现代化的数字化管理系统实现高效、精确的检索。档案数字化建设中存在的安全问题 3.1 淡薄的档案信息安全保护意识

在传统的档案管理工作中，档案的保密工作仅仅是针对档案相对应的载体开展的。现在，档案数字化建设的循序渐进开展，保密工作所面临的形势也相应发生了巨大的变化，因而传统的档案的保密工作已不能够适合数字化档管理的需求。当前，数字档案的建设过程当中信息的保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都是无保护措施的。且许多的数字化档案管理机构的网站，有不安全的因素以及很大部分档案管理的工作人员在档案管理过[2]程当中缺乏或者没有安全意识。在档案管理的工作人员在工作中并没有严格的按照规范来操作，从而引起档案信息泄露，造成严重的损失。

3.2不可靠的档案信息管理技术系统

网络是开放式的系统，计算机的系统以及网络技术存在许多缺陷和漏洞，感染计算机病毒会使计算机瘫痪从而导致信息档案丢失。同时黑客和计算机病毒的升级，使得电子档案在远程传输中易感染计算机病毒，或者信息档案被黑客拦截。管理系统也可能会遭遇恶意攻击，因而对档案信息的安全构成威胁。

3.3 档案安全的法律法规滞后于信息工作

（1）档案数字化不断的发展，但并没有照片、录像、录音一斤缩微胶片等方面数字化的规范；

（2）在电子文件的管理和归档方面，相关电子文件采集的原始数据标准以及电子文件鉴定保存的技术规范尚未问世；

（3）在档案信息化基础设施与应用系统建设方面，目前为止，没有档案局域网的构建以及档案网站的建设方面的专门规定，在数字档案馆建设方面的规范姗姗来迟；（4）相当重要的档案信息安全问题，也未见专门法规。

3.4 不完善的档案信息管理

保护数字化档案信息安全的主要手段是 管理。如果责任不明确，管理处于混乱之中，安全的管理制度不健全以及缺乏可操作性等都极有可能导致管理安全的风险。据调查，在已发生的网络安全事件中，大概百分之七十是内部网络侵犯。如：内部工作人员有意泄漏内部网络结构；安全管理员透露其用户和口令；管理不严的机房，给恶意的入侵者留创造入侵的条件等等，这都是不完善的管理而给数字化档案信息造成不安全的因素。保障数字化档案安全的对策 4.1 加强档案人力资源的建设

重视人才培养合理的使用，加强人力资源的建设。目前各个档案部门的首要任务是建立一个迎合信息时代的发展要求的复合型人才团队，应把人才培养与合理的使用放在重要位置。档案网站建设与发展的动力是人才问题的解决。

档案信息安全事故预防与控制是增强档案信息安全意识的一个重要手段。档案管理部门要不断对工作人员进行信息保密、安全的教育，以便提工作人员对信息的保密与安全意识。

4.2 提高档案信息化安全的技术水平

保护档案信息的机密性唯一方法是加密技术，其实一种网上档案信息最安全、最经济的[3]措施。对有密级限定的档案信息，就应采用加密技术，防止信息被他人截获或篡改。电子档案有很多种加密方式，在远程传输过程中常用“非对称密钥”进行加密。防火墙指的是一个有软件和硬件设备组合而成、在内部网和外部网之间、专用网与公共网之间的界面上构造的保护屏障。防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以阻挡来自外部的网络入侵。

4.3 完善档案信息安全的法律法规制度建设

加强对信息的管理一定要保护数字信息的真实、可靠以及完整，制定严密合的管理措施与规范。第一，要对库房的管理、档案的借阅、保密、鉴定以及销毁等各种制度和要求详细规定；第二，要对档案人员工作职责进行细化，包括档案室职责、专职档案员职责以及兼职档案员职责等，监督档案管理的工作人员按责行事。

社会发展趋势是档案数字化建设，档案数字化管理为档案管理注入新的活力，为人们利用档案提供新的途径。档案数字化建设中的安全问题是档案工作的生命线，因此档案安全管理工作是保障档案数字化建设顺利开展的一项重要工作。随着科技信息技术的不断发展，档案安全管理的措施将会日益完善。

参考文献：

[1]王耀萍;侯秀芳;王栋.档案数字化建设中存在的安全问题与对策[J].财经管理导刊,2010,(10).[2]陆广能.浅析数字化档案信息安全问题[J].电脑知识与技术-学术交流,2005(10).[3]胡建光,杨宏伟.现代档案信息数字化建设中的安全问题研究[J].中国高新技术企业,2007(3):175-177.[4]王朝阳,档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报:社会版.2006,22(1):29.[4]

第二篇：浅议基层农发行档案管理现状及对策

浅议基层农发行档案管理现状及对策

农发行正定县支行 张华平

档案是依据、是资源、是财富，是历史的见证，是一种重要的不可再生资源。一个单位的档案是对其经营管理过程的客观、全面、真实的记载，不仅可以为领导决策提供科学、详细的参考资料，而且是处理问题的重要依据。然而目前农发行的现状是人少事多，一般的县级支行只有办公室、客户业务部、财务会计部三个部门，却对应着上级行10多个部门。特别是档案管理工作在这种情况下极难得到充分重视，导致了一系列工作不到位的情况。

一、档案管理工作的重要意义

随着农发行各项业务的不断拓展，客户数量的不断增加，内控管理工作中不断涌现出新的情况和新的问题，档案管理工作涉及到我们每个部门和个人，是农发行内部公务活动的真实记录;通过档案可以真实再现农发行某一阶段工作的历史面貌。重视档案工作，进行规范化管理，对拓展农发行各项业务、维护平稳运行具有至关重要的作用。

二、当前农发行档案管理工作中存在的问题

1、“重”业务发展而“轻”档案管理。档案管理是目前农发行业务、内控等每个环节的真实反映，是维护农发行权益的重要依据，如果某一环节的档案信息资料出现丢失、差错、泄漏等，将会给农发行的信誉等带来不可挽回的损失。实际工作中，因发

把档案管理作为农发行干部职工的培训内容，不断提高广大干部职工的档案管理意识，进一步增强管档人员依法管档的责任意识。在日常工作中，严格贯彻执行档案管理的相关制度，不断加强对档案管理工作的组织领导，及时协调解决实际困难和问题。健全和完善档案管理工作责任制，明确人员责任，在行内形成全行关心、支持、参与档案管理工作的良好氛围。

2、注重业务培训，实现档案操作标准化。加强对档案专(兼)职管理人员的培训。特别是在档案管理的操作方法、要求、规定、标准及应注意的事项上，通过专家授课、相互观摩交流和不定期检查辅导，使他们尽快地熟悉和掌握档案管理工作。抓好对新上岗管档人员的“传、帮、带”工作，为档案管理标准化奠定坚实基础。

3、注重日常维护，实现档案程序规范化。一是要抓好对各类原始资料的收集、整理与归档工作，做到“做事有依据，做了事有证据”，确保各类档案资料齐全完整;二是要抓好对档案室的日常管护，经常对室房温湿度进行测控，保持通风和清洁，确保不出现霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀鼠咬等现象;三是要抓好对档案的借查阅工作，既要做到保证及时、准确提供档案资料查阅服务，充分发挥档案的价值和作用，又要做到保证被借档案的及时归还，以免造成档案不必要的流失。

4、注重系统应用，实现信息科学化。随着电脑信息技术化的快速发展，现在我们的档案不仅仅局限于文本档案还包括声像、影音、网络信息等资料，我们还应改进档案传统服务方式，实行

第三篇：浅谈事业单位档案管理的现状及对策

浅谈事业单位档案管理的现状及对策

王文学

（河北唐山市住房保障管理中心 河北唐山 邮编:063000）

摘 要：随着经济发展的加快，经济信息也随之迅速增长，事业单位在国家支持下进行档案管理方面，近些年一直在改革、创新形成了极大变化。文件方面的管理工作繁琐复杂并不是异常容易，工作人员要花费较大的精力、耐心以及毅力，要对具备专业知识以及技术性英才对其分类保管处理。档案是科学文明社会的进步、发展加以真真实实记录，是中国社会时代发展、重要的历史依据。随着现代社会高速发展，事业单位管理工作随着人员流动性加大变得愈加复杂，但是档案管理工作人员不足缺失成为组成内容。档案管理工作，能够高效归纳事业单位各种人员动态、资源信息，领导迅速决策档案管理工作发挥着重要作用，事业单位良性发展，但在实际工作中，还存在着各种各样的问题，对档案管理产生激励影响。研究档案管理，并采用相应的对策予进行解决，就显得非常重要。对于事业单位档案管理的现状进行分析介绍内容，希望本篇文章可以给大家带去一些管理方面的启迪。

关键词：事业单位；档案管理；对策

一、前言

经过改革开放的发展，经济、文化发展的同时，而我国事业单位在档案整理、存放工作当中发展迅速。但是，随着科学社会的持续进步、科学技术的蓬勃发展，一些事业单位仍在档案管理基础设施以及人员配备方面不足存在遗憾，事业单位一定要对于档案管理当中存在的问题快速解决显得十分重要，信息社会发展和现代市场经济需求相适应、事业单位在档案管理能力得到提升是需要得到肯定的。档案是历史的记录、是个人成长经历的足迹、记录，更是记录当代社会发展历程的有效方式。在事业单位中，档案能够帮助相关工作人员及时查询需要的信息，各项工作有良好基础才能尽快展开，有着重要的举足轻重的作用。尽管经过多年发展，事业单位的档案管理工作日渐完善，但在实际管理中，事业单位制度不够健全缺乏对档案管理工作的重视程度、档案负责人员水平不高、管理方法不能很好地适应当今时代的发展，存在相对落后等问题，使得事业单位档案管理漏洞存在。积极有效的措施，使档案管理工作质量提高，就成为一件需要现在面对的事情。

二、事业单位档案管理含义、对象

（一）单位档案管理含义。所谓档案管理，指的是档案室对于相关档案信息进行分析整理、归档、为相关工作人员提供利用、查询的服务的总称，内容包括档案收集、档案编辑、档案统计、档案归档、档案重要性鉴定、档案提档利用等。

（二）单位档案管理对象。档案信息管理是档案最重要的环节，而档案利用者、持有者是档案管理工作的服务对象，从事档案管理，最主要的问题是：档案纷繁质杂、分散、量大的情况与社会要求档案管理快速、集中、系统之间的矛盾。总体来讲，档案管理能力与社会日益增长的需求完美契合，从档案管理从古至今的历史来看，其发展历程、特点大致总结为：从繁琐到简单、从非独立系统到独立系统、从经验管理到科学管理、从系统性的开放程度、从人工管理、计算器管理云管理等。总而言之，档案管理工作水平和社会发展、人类文明发展相同步，发挥着非常重要的作用。

三、事业单位档案管理工作现状

（一）没有对档案管理工作的重视。在历史的长河中，事业单位的忽略了对档案管理工作的情况是存在的，只是档案工作就是一些保管文件、抄抄写写的事务性简单工作，在事业管理单位中并不是很重要，事业单位负责档案管理工作的人员也没有足够的能力去认识到自己工作的重要性，档案管理意识、能力薄弱，工作效率低下，认为只要档案信息不出现问题、不丢失单位文件，就算是自己全部的工作，更没有细心收集、归纳每个人的历史档案了。导致事业单位档案文件杂乱无章、毫无头绪，相关领导、工作人员在查找、翻阅历史档案信息，付出了大量的精力、时间，导致后续工作无法展开，给事业单位的正常运转带来不小的阻碍，致使档案管理工作处于无序、混乱的状态中。从一方面，一些管理人员认为档案存档工作就是对档案整理、归档以及保存的事务性工作，这种工作不能为单位创造直接经济利益、直接绩效，其重要任务性差。另一方面，领导者没有对档案管理工作给予重视、培养、宣传，也没有把档案管理工作当作单位长足发展的一种关键任务。在开发当中，只存在形式主义模式，不能设置完善化的档案管理计划，不能在每个工作当中完成档案管理。在档案管理工作环节当中，存在被动响应的问题，对档案管理无法做到严格协调更是十分重要的现象。

（二）档案管理人员水平低。档案管理工作具有复杂性，需要在岗人员拥有较高的专业档案管理的经验、能力。这一阶段，事业单位的档案管理人员没有接受更加专业的培训，缺少为工作负责的心，在档案的收集、归档、管理中，没有体会工作的内涵，致使档案管理没有头绪。更有事业单位未安排专职管理人员进行档案管理、归档的工作，更多的是安排单位内的员工兼职，人员工作内容多，精力有限，缺少档案经验专业素养和能力更是无从谈起，在工作中没有整理归档，只将将相关资料档案放到档案盒里放起来，导致档案管理工作质量无法达到目标。一些事业单位虽然安排专职、专业员工进行档案管理，由于缺乏重视，在人员选拔时，考核标准较为松散，人员离职率高居高不下，导致事业单位档案管理队伍流动性大，所制定档案管理措施无法真正落实到工作中去，产生负面影响的因素更大了。事业单位当中档案管理人员未进行正规的管理培训都不是非常专业，在档案管理工作当中按照工作中的业务、方法、办公软件系统的实施学习。从事档案管理相关的专业人士非常稀缺，其中许多管理人员没有接受过专业化档案知识以及上岗技能培训。只是通常从其他部门调动过来临时加入。管理人员的年龄比较大，缺乏档案管理专业性档案知识，对于计算机系统操作不够熟练，不能完全跟上信息化时代的前进的步伐，缺乏必要的责任心、工作耐心等，并且出错率较高也是不可避免的。我们一定要重视提升档案管理的专业化水准，让专业人才才可以保障档案管理的科学性、准确性。

（三）档案管理方法比较落后。这一阶段，由于事业单位缺乏对档案管理工作的认识，没有贯彻制定的相关规定、管理条例要求，档案管理基础薄弱，具体管理方法相对落后，缺乏明确管理标准、具体机制、工作流程中落实不到位，导致档案管理工作不合理、不规范，组卷不符合当前阶段的工作需要，与档案管理工作原则相冲突，造成档案管理资源浪费。随着信息科技社会发展，云计算管理已成为档案管理的发展潮流，但一些事业单位依旧按照原有传统整理档案，由于思维局限性，无大局观，导致事业单位档案管理效率非常低。部分事业单位甚至没有进行档案鉴定工作，让员工自主决定档案的归档和存放，致使严重的安全隐患问题存在。

（四）档案管理设备老化。随着新时代的来临，信息化科技广泛应用于事业单位，为各行各业的工作提高了工作效率，档案管理工作中也是必不可少的。相较于传统纸质管理模式，电子技术有效避免档案磨损、缺漏、丢失的情况发生，为事业单位的相关领导、负责人资料查阅提供更方便、更快捷。在实际工作中，一些事业单位没有及时更新档案管理系统，依旧采用纸质管理模式，或是没有更新电子硬件设备，导致档案管理工作的无法正常开展。当前社会，我们已经大跨步的进入了信息化、现代管理的时代。在现代化管理当中，信息化档案管理显得非常重要，其直接关系到档案管理的质量、效率。但是，在实际操作过程当中，事业单位档案管理的现代化设施还不是那么完善，存在较多明显的问题，这非常不利于档案管理工作的有效开展，特别是设施配套不完善、办公存档环境差、对档案管理的效率、本身质量造成严重影响。

四、文件管理的重要程度

大部分事业单位属于为社会公共服务的主体及重要部分，事业单位档案管理是否可以顺利与高效地开展工作，为社会稳定、社会健康发展的重要因素。档案管理包含档案管理、文件管理、人员文件管理。其记录了事业单位的发展历史人员流动的重要记录，并且参与了领导核心人力资源的具体管理。通过档案文件创建、分类、归档、销毁等多个环节实施档案管理，可以保障事业单位拥有更多历史记录、人力资源记录，以供后续在社会建设过程当中发挥最大的作用。档案管理还可以执行国家档案管理系统制度，以确保内部文件、事业单位人员的档案不被不法人员利用。总的来讲，事业单位档案管理以及事业单位工作的核心内容存在内在联系，可以称得上息息相关。档案管理的科学化、创新化、现代化，非常利于事业单位日常任务的高效完成，利于现代化社会事业单位的快速进步与时代同步。在发展当中，可以进一步满足人们的文化需求，利于当今社会档案管理体系的稳定性、健康性可持续的发展下去。当前情况下，我国公共事业单位在档案管理方面可以更好、更快、更加便捷的发展进步。但是，信息以及数据时代的持续发展，档案管理面临着全新的挑战。从“微观与宏观”等角度审视我国公共事业单位档案管理当中存在的一些问题、一些挑战，其已经成为改善档案管理以及创新档案管理的最重要的一个环节。

五、事业单位档案管理对策

（一）提升主要领导对档案管理的认识

只有使档案管理的作用发挥充分，并在工作当中获得稳定的成绩，第一，需要从档案管理自身认识出发，强化管理系统在事业单位当中的重要性，设置健全化、合理化、准确化的档案管理、规章、制度，并按照管理制度检查、落实以及监督档案管理系统的具体实施、进度，及时汇报以及解决档案管理工作当中存在的漏洞，把档案管理工作纳入每年的考核当中去，让全体员工对其重视起来，相关档案部门的主要领导人需要合理的分配档案管理工作，并有效地落实到每个管理人员身上，以保障档案管理的效率。

（二）保障硬件系统的准确化

在档案管理过程当中，一定要配置合理化的硬件系统，并按照档案管理系统的要求以及目的，提高文件归档的稳定性，保障硬件系统更加严谨，使得文件管理的安全性、可靠性、准确性。在档案管理期间，增加必要的资金投资是非常正确的，保障硬件设备的先进性、完整性、准确性，以高级技术渗透到档案管理系统管理当中，创造良好的档案存储空间。对于硬件系统来讲，合理的实施档案保存是非常必要的，并且充分使用档案管理系统电子存储存在的优势，以落实档案管理的高效性。与此同时，在电子文件管理过程中，确保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存储工作的要求增加其具体存储容量，设置档案数据备份，并由管理人员随身进行携带。

（三）重视档案管理人员素质的他提升

在事业单位当中，实施档案管理，一定要确保管理人员具备较高的专业素质，这样才可以在一定程度上使得档案管理效果更加突出。想要事业单位档案管理人员的专业修养得以提升，需要做到这些方面：首先，要通过加强岗前培训、定时培训以及针对性的不定时培训，以使得档案管理人员的专业能力以及管理水平得以提高，并保持这种较高的水平，为档案管理人员提供专业性的档案管理知识、注意事项，档案管理的综合性素质才能保持提高。除此之外，实施入职培训以及线上、线下培训是非常必要的，可以有效地解决事业单位档案管理当中存在的具体漏洞并进行补充，提升档案管理系统的实际效果。其次，要设置奖惩机制，利用奖惩机制，确保员工行为的准确化，促进管理人员持续学习管理新知识，强化专业新能力，从而提升机构档案管理人员的整体素质，最终保持提高工作水平。

六、结束语

总之，作为事业单位的非常重要组成内容，档案管理工作在完善单位信息、辅助领导决策、保存每一名员工的各项资料等多个方面，发挥着不可替代重要的作用，关系到事业单位的前景。主要领导和管理工作人员要不断加强对档案管理工作的重视，采取高效手段，提高档案管理人员专业能力、修养，完善相关硬件设施，将计算机电子技术应用到档案管理工作中，建立起现代科学档案管理系统，确保事业单位档案管理工作规范化、科学化，更好地服务于事业单位发展。事业单位希望和时代发展保持一致性、同步性，一定要确保科学以及有效的执行档案管理制度。只有充分的解读档案管理的内容，才能加深对单位自身的了解程度，并按照事业单位的前进脚步确定未来的发展道路，才可以获得更好的发展前途。

参考文献

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[2]朱恒.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].魅力中国,2018(16)。

[3]李慧.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].教育科学:全文版,2019(6)。

[4]邢琳.浅谈事业单位档案数字化管理的现状与对策[J].治黄科技信息,2019,000(005)。

[5]王婧.浅谈新时代事业单位档案的管理模式[J].赤子,2019,000(007)。

[6]薛相权.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].科技风,2020,422(18)。

第四篇：我国企业人事档案管理现状及对策研究

我国企业人事档案管理现状及对策研究

王书平

摘要：人事档案是国家机构和社会组织在人事管理工作中形成的, 记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况, 是历史地、全面地考察管理员工的重要依据。随着我国社会主义市场经济建设的不断建立和完善, 企业的规模不断扩大,员工数量不断增加, 传统的企业人事档案管理在材料构成、管理体制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在着明显的不足。因此，我们应当研究新情况、解决新问题, 不断加强和改进企业的人事档案管理, 已成为当前企业人事档案管理部门的一个新课题。人事档案工作的管理要逐步实现标准化、科学化, 只有这样才能在新形势下为企业的发展发挥重要作用。

关键词：人事档案档案管理管理体制

一、我国企业人事档案管理问题分析

1.档案管理制度不完善，档案管理意识不强

在我国，多数国有企业把精力和资金主要放在生产经营、产品销售、改善企业形象上，对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这样就导致了国有企业人事档案管理工作缺乏科学性，利用率低的现状，越来越不能满足现实工作的需要。

2.档案内容陈旧、简单

人事档案具有动态性强的特点，因为当事人每时每刻都在谱写自己的历史，各方面的情况都在发生变化，因而决定了人事档案必须依据当事人的情况变化而不断增加新内容，补充新材料，及时提供反映最近的业务工作进展及岗位责任制执行情况，然而目前仍然有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的履历、入党入团材料、毕业参加工作材料、任免材料等基本信息，而缺乏反映最近的业务工作进展、岗位责任执行情况、目前参加学习和培训及最新取得的创造发明和科研成果等“现在时”材料。已不适应新形势的发展。在人事管理工作中，只有详尽的掌握员工情况的“过去时”和“现在时”，才能更加准确的把握员工的“将来时”，搞好人才预测，及时发现人才，选拔人才一，做到人尽其才。

3、管理手段落后

在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失人事档案的现象时有发生。这些情况不仅不利于个人的工作发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理观念上重政治轻业务。

4、企业干部与工人档案分离

这种管理体系不符合现代企业对人力资源管理的要求，也不便于人事档案的管理和利用。除干部档案管理体系较为健全外，其他类人事档案不能全面真实地反映各类人员的历史与现状。干部档案的内容一般分十大类:履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、反映职务职称工资情况的材料和其他材料。由于工作性质所决定，其它各类人员的基本情况决不是上述十类所能包含的，不能客观全面地记录和反映一个人的全貌，不利于人员的选拔和任用。现代企业人事制度改革后，普遍实行全员劳动合同制，形成了不拘一格选拔人才的用人机制和能上能下的干部制度，并统一采用“企业技能工资制”或“岗位技能工资制”。这些变化使得企业干部与工人的身份界限日趋淡化，干部与工人的岗位可以互换。而大部分国有企业的档案管理制度在新的人事制度前显得过于陈旧。

5、鉴定审查把关不严，内容失真

真实性是人事档案的基本要求，是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提，内容失真的材料会误导人事工作，造成严重的后果。然而一些单位的人事部门在审查材料时，把关不严，使一些虚假材料顺利地进入个人档案，如个人年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升，甚至劳保福利的发放等都带来了许多麻烦。

二、改进企业人事档案管理的对策

1、强化各级领导的档案意识

档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。企业人事部门的领导应认真贯彻中央的有关指示和规定精神，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。从事人事档案工作的同志也应加强宣传，经常向领导宣传人事档案的价值和人事档案工作的地位与作用，宣传档案法规和有关人事档案工作的方针、政策，宣传本单位在人事档案工作中取得的成绩，反映面临的困难和问题，以增强领导的档案意识，争取领导的重视和关心。

2、及时更新的人事档案材料

针对人事档案内容陈旧简单的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人动态的档案材料。具体而言，一是反映个人全面素质的档案材料，如反映当事人身体状况、知识储备、能力素养和心理素质等方面的材料，其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的性格特性、合作精神、创新意识等;二是反映个人业务考核成绩方面的档案材料。

3、增强硬件建设

计算机技术和网络技术的发展,势必带来档案管理工作的变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的前提条件和重要标志,它使得传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变,体现了管理的科学化和高效率。使用计算机管理档案可减轻档案管理者的劳动强度,提高工作效率。利用计算机管理,信息准确、可靠、档案寿命延长。由于人事档案的工资、职称、学历、岗位等动态信息是经常发生变化的，尤其是员工的职务、岗位变动大,人员的招聘、调动、退休等现象，以及社保、医保参保情况等,这些信息可以随时输入计算机。使人事档案数据化、信息化。人事档案材料的归档、统计、查阅等项工作实行计算机操作以后,不仅速度快、自动化程度高,而且计算精确、可靠,使用方便。同时还会大

大减少档案的磨损程度,使其长期保存、延长寿命。增强档案管理的硬件建设，利用现代技术，提高管理现代化水平，是实现档案管理工作准确、高效的重要条件。档案管理工作进入了一个全新的现代化管理阶段，这就需要在档案管理上应增强现代化管理意识，加大档案管理的硬件投入，使档案工作为人才工作的服务真正达到快速、准确。

4、改进管理制度

应建立与现代人事政策制度(如人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部转岗分流的人事政策、全员聘任制等)相适应的人事档案管理制度，而不仅仅是单一的干部档案管理制度。淡化干部、工人档案的区分，将其统一管理，可以用一个中性名词，如：员工档案或职工档案为取代，所有员工的档案都应根据企业及人事制度改革的需要。

5、提高人事档案工作人员业务素质

档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。随着科学技术的飞速发展和广泛应用，档案工作人员面临着知识化、专业化的严竣挑战，加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，加深人事档案管理研究、解决问题的对策新知识结构是档案管理人员的当务之急。此外，还应加强业务素质的培养，以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势。

人事档案工作人员必须更新观念，改变传统的被动服务作用，做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。同时，人事档案工作人员要有较强的敬业精神，工作必须不怕麻烦，做到认真仔细，办事一定要坚持原则，严格遵守人事档案管理制度，确保人事档案工作的严肃性。

综上所述，国有企业人事档案管理要发展与完善，我们应该从强化各级领导的档案意识、及时更新补充人事档案材料、增强硬件建设、改进管理制度、提高人事档案工作人员业务素质入手，努力提高人事档案材料的质量。

参考文献

[1]王法雄，人事档案管理概论[M]，湖北人民出版社，1984.9

[2]冯惠玲，档案管理学[M]，中国人民大学出版社，2001.11

[3]刘琴，试论人事档案工作存在的问题与对策[M]，地方政府管理，1999.4

[4] 朱玉媛.当代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002年10月

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[6]周三多,陈传明,鲁明泓.管理学原理与方法[M].上海:复旦大学出版社.[7] 吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988年1月

[8]全国中等职业学校财经类专业教材编写组.企业管理基础[M].北京:高等教育出版社.作者简介

姓名：王书平单位：山西潞安集团慈林山煤业有限公司 邮编：046605通讯地址：山西省长治市长子县慈林山煤矿 联系电话1：***联系电话2：***

第五篇：高校档案管理数字化、信息化建设

高校档案管理数字化、信息化建设

高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方向。

一、高校档案管理信息化的内涵及其重要性

档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。高校档案信息化，就是在知识经济社会里，各高校运用先进的管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。

高校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是一个动态的发展过程，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题 1．资金投入严重不足

信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。学校每年办公经费十分紧张，无法满足档案馆购置大量信息基础设备的需要，资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的最大问题。2．认识不到位，思想观念落后

高校内部分单位、部门档案分管领导、兼职档案员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识到档案信息化与本单位本部门日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆自己的事，与己无关，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了，表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。

3．档案从业人员素质无法完全适应信息技术的发展需求

部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。

4．档案信息化标准建设滞后，电子文件归档困难

档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，其系统性、配套性，不能完全满足当前档案信息化工作的实际需要。

5．数字档案信息资源开发利用率低

由于经费有限，馆藏档案数字化程度较低，经数字化扫描加工处理的档案仅占馆藏档案极少比重，加之电子文件归档管理工作一时难以大规模推进，可供利用的档案电子信息资源少之又少，无法满足学校与社会对档案信息资源的需要。

三、高校档案管理数字化、信息化的对策 1．加大资金投入力度，优化信息设施配置

高校每年应当设立档案信息化专项经费，为学校档案信息化建设发展提供资金保障。学校相关职能部门应加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划，以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时尽量让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新设备时，要根据本馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。

2．根据学校实际情况，加快推进档案信息化相关标准规范的出台

档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。各高校档案馆必须根据国家业已出台的相关标准，结合自身的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理，并负责指导实施。各种标准规范与管理制度要在充分调查研究的基础上产生，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成约束机制，使所有人员都感到责任重大，自觉履行职责，遵守制度，把本职工作做好。档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。

3．与电子校务系统进行信息资源合作共建，加快推进电子文件归档管理工作

电子文件的归档与管理是电子校务建设的重要内容和基础性工作，也是未来高校档案信息资源开发与利用的工作重点，对促进高校档案信息化具有十分重要的意义。随着各高校校园办公自动化统一平台系统和数字校园的陆续投入运行，电子文件的归档管理必将提上工作日程。高校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效的对策与措施，促进电子文件归档管理工作与电子校务系统平台的尽快接轨，抓住机遇依托电子校务平台推进高校档案信息化进程。

4．提高信息安全意识，确保档案信息利用安全

在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

5．加强人员培训，提高档案工作人员信息化管理与利用水平

随着档案信息化工作的深入开展，在传统档案的收集、管理与利用环节均将发生根本性变化。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。为了适应信息时代对数字档案管理的需要，档案工作者要牢固树立档案信息意识、服务意识，主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息利用的导航人。档案馆要大力加强人员培训，提高档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机网络技术、信息技术等相关学科知识，提升他们信息的鉴别、筛选能力，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。档案工作人员也必须不断努力，千方百计提高自身综合能力，尽快适应档案现代化管理发展的需要。

6．畅通档案信息服务渠道，提高资源利用率

加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务是档案馆发展的必由之路。故应努力实现服务手段的多样化，应充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网发布；提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。

7．加强校际间的交流学习，缩短与他校的差距

目前国内各高校档案馆信息化发展水平不均衡，有的已经实现了完全的数字档案管理，有的还处于信息化建设的初始阶段。正是这种水平上的差距，要求各高校档案部门之间应采取多种途径开展交流学习，在技术共享基础上加快档案信息化建设经验要素、技术要素等诸多方面的交流学习，发挥先进档案馆的示范带头作用，缩短高校之间的差距。

高校档案是高校最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。随着高校自身发展的需要，高校越来越重视档案信息的管理工作，档案工作者也必须强化信息意识和信息观念，把信息的开发与利用作为今后的重点任务来抓，变静态档案信息为动态档案信息，积极寻求新形势下高校档案信息开发的新方式、新办法，努力创造条件，搭建档案信息化平台，为尽快适应信息时代的步伐奠定基石。