湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

第一篇：湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

鄂生态院字[2012]56号

关于印发《湖北生态工程职业技术学院

档案立卷归档制度》的通知

各系部、处室：

现将《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》印发给你们，请认真学习并遵照执行。

附件：《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》

二〇一二年四月二十五日

主题词：档案 立卷 归档 制度

发 送：处室、系（部）。湖北生态工程职业技术学院 2012年4月26日印发

湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

为了加强我院档案的综合管理、完整系统地收集和保存学院日常管理和教学工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、教学、科研等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。

一、归档范围

凡是本校在各种活动中形成的，反映学校管理、教学活动和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档，归档材料要求原件（如有特殊情况另作处理）。

二、归档时间

1.文书档案，本校每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由各科室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。

2．基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。

3．仪器设备档案，由设备处于每年三月份交档案室立卷归档。4．会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。

5．特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交学院档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。

6．教学档案，在学年结束后半年内由教务处负责毕业生的学籍管理、课堂教学的立卷归档（学生的原始成绩登记表，由系保存）；学院档案室负责教学综合的立卷归档；教师业务档案由各系负责立卷归档，并存放在系。

7.科研档案，由科研处负责收集、整理、立卷归档，移交档案室。

三、归档要求

1．文书档案的归档要求

（1）凡归档的文件材料都必须齐全完整。

（2）凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。

（3）凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

（4）归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。（5）同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。

（6）不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。

2．基建和设备仪器档案的归档要求

（1）凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。

（2）文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。

（3）图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。

（4）每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。

3．会计档案的归档要求

（1）各种形式的会计档案要按学院档案室要求编目造册，向档案室清点移交。

（2）各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。（3）每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。

4．特殊载体档案归档要求

（1）照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本校、本校教学活动、党政活动、各种奖励、校容校貌五大类编写总说明和分说明及时交档案室统一整理立卷。

（2）照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。

（3）凡获得市级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到学院档案室归档。

5．教学档案归档要求

（1）由教务科的专兼职档案员，负责归档材料的收集、整理。

（2）按学年度分类立卷。

（3）原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的材料数量多时可分成若干卷。

（4）卷内文件材料一律拆除金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

（5）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应编写一个页号，页号位于非装订线一侧的上角。（6）按规定填写案卷封皮。案卷题名要简明、确切反映卷内文件材料的内容与成分，一般包括责任者、内容、文种等。

四、档案的排列

各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为一个流水号，科室可根据组卷情况先后排案卷顺序号，移交到档案室。

五、归档手续

除文书、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，移交到学院档案室。基建、设备、会计、科研档案各编制1套完整的目录及电子文档，教学档案编制2套完整的目录及电子文档一起移交到学院档案室，双方清点核对签字以备查考。各类合同档案需移交学院档案室存档后方可办理相应财务手续。各门类的档案除按规定移交目录外，应留一份目录给本科室查阅。

本制度自公布之日起施行。

附件：各部门归档范围和保管期限

各部门归档范围和保管期限

立卷单位：办公室

1．上级有关高校行政管理的综合性文件（针对本校的永久保存）；

长期 2．学院各项重要规章制度；

永久 3．学院年度工作计划、总结；

永久

4．院长办公会、党政联席会会议记录；

永久 5．院领导在全校会议上（开学典礼、学期结束、某项重大活动）的重要讲话和在上级机关召开会议上的重要发言；

永久 6．学院向上级的请示及其批复；

永久 7．学年教育年报及综合统计；

永久 8．启用印章的文件（印模）及销毁、上缴印章登记单；

永久 9．有领导重要批示和处理结果的群众来信来访材料；

永久 10．学校评估、自查报告、评估反馈报告；

永久 11．各单位的签报及学校的批复（分类立卷）； 长期 12．各单位的的会议记录，简报，工作计划，总结；

长期 13．本校历史沿革、情况介绍；

永久 14．本校大记事、简报、信息等；

永久 15．与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

永久 16．收发文登记本；

永久 17．被评为省市级以上先进的事迹材料、文件和各种获奖证书；

永久 18．实物档案（包括校区在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等，上级领导、著名人士、外单位赠送题词、题字等）；

永久 19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：党委办公室

1．上级党组织的文件材料如（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的文件等则永久保存）；

长期 2．党委工作计划、报告、总结；

永久 3．党委、党政联席会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件；

永久 4．党委工作简报； 永久 5．以党委名义召开的工作会议及声像材料；

永久 6．党委和上级党委调研，检查，巡视学校工作形成的文件材料；

永久 7．党委负责同志在校办的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿；

永久 8．党群系统启用印章的文件和印模；

永久 9．总支、支部改选报告、批复文件； 长期 10．各总支、支部委员名册； 永久 11．党委各总支、支部的工作计划，总结、报告、请示及批复；

永久 12．党员名册、党员统计年报表；

长期

13．党委工作的大事记；

永久 15．党校工作计划、总结、决定、报告； 永久 16．入党积极分子、党员、干部培训的材料； 长期 17．评选优秀党员、先进支部事迹材料和登记表,（省级以上）（永久）长期 18．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：宣传办公室

1．上级有关宣传工作的文件材料（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的2.宣传办工作计划、报告、总结、请示及批复；

永久 4.以宣传办名义召开的工作会议及声像材料；

永久 5.院报一年度的合订本、一年度新闻稿件材料；

永久 6.宣传办负责人在院办的重要讲活稿和参加上级召开会议发言稿 ；

永久 7．学院召开的重要会议、重大纪念、庆祝活动形成的声、像等材料；

永久 8．上级机关党政领导人视察、检查本校工作形成的声、像等材料；

永久 9．学院重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声、像材料； 永久 14．发展吸收新党员，预备党员转正的名册党员转出组织关系（退党）文件材料；

长期

文件等则永久保存）；

长期

3.宣传办会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件；

永久

10．学院举行的重大学术活动、教学活动、获奖励的教科研课题所形成的声、像材料； 永久 11．其他具有特殊意义和保存价值的声、像材料； 永久 12．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：工会（老干）

1．上级工会有关的文件材料如（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的文件等则永久保存）；

长期

2．工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计； 永久 3．会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）； 长期 4．表彰工会先进集体个人的材料、名单； 长期 5．工会会员的有关材料； 长期 6．基层工会干部名册； 长期 7．会员名册； 长期 8．妇女工作材料； 长期

9、扶贫工作材料； 长期 10．教职工代表大会文件材料；

永久 11．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：人事处

1．上级机关有关人事工作的文件；

长期 2．本院人事工作的规章制度、办法、决定；

永久 3．关于院内机构设置、变化的文件材料及上级批复；

永久 4．师资培养等管理工作计划、规定、总结；

永久 5．教师工作量的规定及执行情况； 长期 6．教师业务考核材料； 长期 7．教职工名册登记表；

永久 8．干部任免文件及名册；

永久 9．表彰和奖励先进集体、先进教职工材料；

永久 10．教职工评定，聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表）；

长期 11．教职工工资调整材料、名册；

长期 12．教职工退休、离职的有关材料；

长期 13．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：监察室

1．上级有关监察工作的文件； 2．本院监察工作方面的规章制度； 3．监察工作计划、总结、调查报告； 4．监察工作统计年报及重要报表； 5．关于教职工行政违纪处分的文件； 6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：计划财务处

（一）财务

1．上级有关财务会计工作的文件材料；

2．本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件；

3．有关财务管理方面的其他文件材料；

4．会计档案移交清册；

5．会计档案保管、销毁清册；

6．年度会计、报表、决算报表（含基建综合决算）；

7．年度、季度各种计划、统计报表；

8．会计帐簿（含总分类帐、明细帐）；

9．固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管五年）；

10．会计凭证；

11．工资发放名册；

12．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；

长期 长期 长期 长期 长期 永久

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久

（二）资产

1．上级关于资产工作的文件。

永久 2．资产会计年度报表；

永久

立卷单位：教务处（以教学年度为归档年度）

（一）综合类

1．上级下达的有关教学工作的文件材料；

长期 2．教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法；

永久 3．教学检查、评比和各级优秀教学质量评奖材料；

长期 4．教务处工作计划、总结、报告、请示及批复；

永久 5．学校规划实施计划，有关教学的规章制度，会议记录，调研报告、简报，总结；

永久 6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

（二）学科及实验室建设

1．重点学科、专业、实验室建设材料；

永久 2．学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；

永久 3．学科、专业的统计报表；

永久 4．学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料。

长期

（三）学籍管理（由教务处存档）

1．新生入学登记表；

永久 2．各省录取的新生名册

永久 3．学籍总表（贴照片）；

永久 4．学籍变更材料（休学、退学、转学、复学）（按系、专业、班级分类立卷）； 长期 5．在校学生名册；

永久 6．毕业生名单及毕业证领取签收册。

永久

（四）教学管理

1．各专业教学计划、教学大纲；

永久 2．课程建设要求及安排、校历表、课表；

永久 3．典型教案、重要备课记录；

长期 4．教学实习、生产实习、社会实践总结及有关材料；

长期

（五）教材类

1．各系部、各专业使用教材目录；

长期 2．自编、主编教学指导书、实习指导书；

永久 3．其他有保存价值的自编参考资料。

短期

立卷单位：教学督导室

1．上级关于教学督导工作的文件；

永久 2．学校教学督导工作方面的上报资料等；

永久 3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；

永久 4．教学督导工作走访的相关文件资料；

长期 5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

学生工作处（团委）

1．上级关于学生工作的文件、针对本校的文件；

长期 2．本校学生工作计划、报告、总结管理工作文件；

永久 3．本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例；

永久 4．学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；

长期 5．学生处分材料； 长期 6．关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件；

长期 7．心理咨询室有关材料；

长期 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；

永久 9．上级关于团的工作文件；

长期 10．本校团代会学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）；

永久 11．团委工作计划、报告、总结及规章制度；

永久 12．表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料；

永久 13．团委会议记录；

长期 14．本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料；

长期 15．团委牵头进行的重大活动的有关材料及参加的上各项竞赛活动获奖材料；

长期 16．社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料；

长期 17．学生在市、省、国家各级各科竞赛获奖名单及文件；

永久 18．上级有关武装、军训工作的文件和本校军训工作总结报告； 长期 19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：招生就业处

一、招生

1．上级关于招生文件材料；

2．本校招生工作计划、规定、生源计划；

3．新生录取材料及新生名单

4．招生宣传、广告、招生工作总结；

5．招生工作报告、请示及批复。

二、就业

1．上级关于学生就业工作的文件材料；

2．毕业生计划、总结材料；

3．毕业生供需计划、统计、合同；

4．毕业生就业方案及调配派遣名册；

5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：保卫处

1．上级有关公安保卫、综合治理工作的文件；

2．本校保卫工作方面的规章制度；

3．本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表；

4．本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书；

5．安全保卫工作的重要请示及上级批复；

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长期

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6．本校每年应征入伍工作的相关材料；

长期 7．户籍管理工作的重要文件材料；

长期 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：后勤管理处

1．上级有关后勤管理工作的文件；

长期 2．本校后勤管理处各项管理规章制度；

3．本校后勤管理处工作计划、报告、总结、调查材料；

4．食堂、车辆等有关材料；

5．本校后勤管理工作的合同、协议；

6．校园绿化工作的有关材料； 7．水电工作的有关材料； 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：校企合作办公室

1．上级关于校企合作工作的文件；

2．学校校企合作工作方面的上报资料等；

3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；

4．校企合作工作走访的相关文件资料；

5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：校友办公室

1．上级关于相关工作的文件；

2．学校校友、校庆工作方面的上报资料等；

3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；

4．校友工作走访的相关文件资料；

5．校史、校友、校庆工作材料；

6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期

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长期

永久

立卷单位：各系

（以教学年度为归档年度）

1．本单位制定的有关文件；

长期 2．本学年工作计划、总结、报告、请示、批复；

长期 3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；

永久 4．本学年科研成果材料；

永久 5．专业设置、专业调整申报、批复材料；

6．本学年各类统考及竞赛情况统计表；

7．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；

8．毕业生毕业合照（分班级，并按顺序印上名单）；

9．学籍信息卡（贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理）；10．本系实验仪器、设备管理的规章制度；

11．本系实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案； 12．本系实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复； 13．实验室验收报告及文件材料；

14．本系召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声、像材料 ；15．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：公共课部

（以教学年度为归档年度）

1．本单位制定的有关文件；

2．本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复；

3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；

4．本学年科研成果材料；

5．本学年各类统考及竞赛情况统计表；

6．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；

7．本部召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声像材料 8．实验仪器、设备管理的规章制度；

9．实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案； 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久长期 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 长期 永久永久 长期

10．实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复； 长期 11．实验室验收报告及文件材料；

长期 12．年度运动会秩序册及运动会破项目记录的学生名单； 长期 13．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

立卷单位：继续教育学院

1．本单位制定的有关文件；

2．本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复；

3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；

4．本学年各类统考及竞赛情况统计表；

5．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；

6．毕业生毕业合照（分班级，并按顺序印上名单）。

7．学籍信息卡（贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理）；8．本学年职业技能鉴定工作计划、总结、报告、请示、批复；

9．本学年职业技能鉴定种类明细，获得职业技能鉴定证书名册；

10．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：科研处

1．上级关于科研工作的文件；

2．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；

3．学校科研工作方面的上报资料等；

4．科研工作任务书、合同、协议书；

5．课题研究计划、设计、开题报告与课题调研论证材料； 6．课题工作总结； 7．专家评审意见； 8．鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）； 9．鉴定证书； 10．科研成果奖励申报与审批材料； 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久 长期 长期永久 长期 永久 永久

11．科研成果报告表； 永久12．科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件； 永久 13．专利申请书或证书原件或影印件； 永久 14．推广应用方案、实施情况和意见； 长期 15．论文专著； 永久 16．学校教职工科研成果登记表； 永久 17．高职教育研究简报（按年度归档）； 18．自编、主编教材；

19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；

立卷单位：图书馆

1．上级有关图书工作的文件；

2．图书工作计划、报告、总结；

3．图书工作规章制度；

4．图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报。

5．编辑出版合同、协议书；

6．院刊发行本（按年度归档）；

7．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：设备处

1．上级有关现代教育工作文件材料；

2．本部门的工作计划、报告、总结、调查材料；

3．校园网工程建设的相关材料；

4．多媒体管理相关材料；

5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

立卷单位：基建办公室

（一）综合类

长期 长期 永久

长期 长期 长期 永久 永久 长期 永久

长期 长期 永久 永久 永久

1．上级有关基建工作文件；

长期 2．基建工作规章制度、工作计划、总结、简报；

永久 3．基建工作总体规划；

永久 4．全校性总体规划、设计决平面图、全校土地范围红线图、地界图；

永久 5．征用土地、房屋产权、土地使用及变更的文字材料。

永久 6．试验林场工作计划、总结、报告、请示、批复。

永久 7．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。

永久

（二）工程项目类

1．项目建议书及上级批复；

永久 2．可行性研究报告，项目评估；

永久 3．环境预测、调查报告。

永久

（三）设计文件

1．初表设计；

永久 2．总体规划设计；

永久 3．设计计算书。

永久

（四）工程管理文件

1．承包合同、协议书、招标、投标文件；

永久 2．施工执照；

永久 3．征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。

永久

（五）施工

1．土地施工文件；

永久 2．设备及管线安装施工文件；

永久 3．电气仪表安装施工文件；

永久 4．设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批；

永久 5．施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺。

长期

（六）竣工验收

1．竣工验收报告；

永久 2．全部竣工图纸；

永久 3．质量评审材料；

永久 4．竣工验收会议决议文件。

永久

第二篇：1档案立卷归档制度

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、、室编件号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案立卷归档制度

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

第三篇：02档案立卷归档制度

档案立卷归档制度

根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。

一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。

二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。

三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。

四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档；科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档；声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档；荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。

五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。

六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。

七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

八、遵循文件材料的形成规定和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。

第四篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第五篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。