档案管理员日常工作

第一篇：档案管理员日常工作

档案管理员日常工作

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、销售合同及销售客户资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须办公室主任同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

第二篇：备件管理员日常工作

1.岗位描述：负责标准件、润滑油、工具等备品备件的保管，确保物资的安全，并做到账帐、账物相符 2.岗位职责：

2.1.接受财务的监督和管理，做好实物收支明细账，做到日清日结，保证物资账物相符。2.2对仓库内物资的安全性负责。月份终了，库存备件实存数量核对无误后，配合财务科人员对物资帐帐、帐物进行核对与盘点。

2.3.仓库内的物资按品种、规格、不同，分门别类贴好详细标签，分区码放，并设有明显标识牌，保证库存产品码放整齐、合理、一目了然，符合公司规定。定期清理检查库房物资数量、品质，做到心中有数。

2.4对备品的出、入库的数量、品种、规格、生产日期的准确性负责。进出物资必须填写进、出库单，备品入库须由备件库文员签字认可，车间领用必须由领料人核对后签字认可并领用。2.5负责库房5S。不准无关人员随便进出库房。保管好出入库资料。

2.6对备件库的安全防盗负责。做好安全防火，防盗、防漏工作。平时勤检查，发现有不安全的因数，须及时解决。如解决不了，及时上报。3.常规工作内容 3.1.备件入库

3.1.1备件到货后，经由仓库管理员进行通知。确系备件库订购，备件库文员应当场核对备件名称，数量等基本信息后，填写领取单，并注明日期。如非备件库订购，可转告订购人员进行领取。

3.1.2如备件为机加工零件，应及时通知检验员及相关工程师，进行尺寸测量，测量合格后方可入库。

3.1.3 入库的备件安排好存放位置，以方便取用。

3.1.4 入库的备件需将其基本信息输入收货报表，备件报表以及SP系统中。在PR系统中关闭可以关闭的PR订单，并在PR表格中更改备件状态。3.1.5 将新到的备件信息通知给相关的工程师。

3.1.6 将收货单一式两份，原件交还给仓库管理员，附件由备件库管理员妥善保管。如备件有说明书及其相关文字资料应妥善保管。3.2 备件出库

3.2.1 弄清需领用的备件品名、数量、用途，合理安排出库。

3.2.2 出库时，认真核对标签上品名、数量是否与需要相符，认真填写领料单，注明品名、数量及ITEM NO.，由领料人、核对、签字认可后发放。

3.2.3 将出库的备件信息及时的上传到SP系统中，并在SP表格中进行数量修改，以便使账目清晰。3.3 备件储存

3.3.1 库中的备件，熟悉备件性质，按品种、规格、进行分区码放，并分类编号，并设有明显的标识牌，要求物品码放整齐，一目了然。

3.3.2 对库中的备件进行日常常规的保养，并将可维修的备件单独放置，以免混淆。3.3.3 备件库严禁烟火，懂得使用消防器材和必要的防火知识。3.4 备件采购

3.4.1对于需要采购的备件，如数据库中有的，可以直接利用PR系统进行采购，否则应先在备件系统中建立其信息后，方可购买。

3.4.2 对于本部门需要购买的备件，由申请购买者提供备件相关信息并报主管批示后，方可进行购买。对于其他部门需要购买备件，需先申请本部门主管，同意后方可购买。3.5 备件库系统与报表 3.5.1 包括备件报表，采购报表，收货报表需进行日常的维护，做到备件的品名、实际数量与报表相符。

3.5.2 备件系统，采购系统需进行日常的维护，并进行相关的备件信息更新。3.5.3财务部门通知盘点前，需整理好备件库，并结出账存数量，便于盘点核对。

3.5.4对出入库成品的数量、规格负责，每天清理票据，下班前结清当天库存余额，做到日清月结，账目清晰，账物相符。3.6 备件库5S 3.6.1 备件管理员每天必须清扫备件库，保证备件库清洁、卫生、无污染。

3.6.2 对于工具架和ADS维修处，进行随时的整理与清洁，保证物品排放有秩序。3.7 其他

3.7.1 备件库中的各机器电极，需保证在下班前，各有一套合格的电极留给下个班。工程师将电极磨好后，交由计量室IPQC进行检验，合格后贴合格标签方可入库。如车间领用，要做好领用记录与报表。

3.7.2 对于ADS,入库与出库都要进行登记，并保证在下班前，有2个维修好的ADS留给下个班。

3.7.3 报废的备件，需统一放置于废品柜内，并进行登记。

第三篇：信息管理员日常工作

医院信息管理网络，业已成为医院现代管理水平的象征。尤其是“八五”攻关项目——中国医院信息系统(CHIS)的推广应用，对强化医院管理、提高工作效率、改进医疗质量发挥了重要作用。因此，越来越多的医院开始组网建网。然而，由于对网络日常维护工作的重要性认识的不足或者重视的不够，使得网络整体效能得不到充分的发挥，造成了高投入低产出的现象。有的甚至因为维护不当，导致网络瘫痪，系统崩溃，只好重复投资，浪费了不必要的人力、物力、财力资源。为此，医院信息管理网络的日常维护工作被提到了议事日程上来。在此我们以当前占我国网络操作系统市场份额最大的、最为广泛流行的Novell公司的Net Ware为例，结合日常维护工作的体会，对医院信息管理网络的日常维护工作做些讨论。

一、医院信息管理网络日常维护工作的重要性

1.网络维护工作是发挥网络整体效能的前提：医院的局域网络工程是一个复杂的系统工程，投资较大，涉及面广。从网络的规划设计、硬件的配备、系统的调试及试运行(以下称一期工程)，到组网完成后的正式运行及系统维护(以下称二期工程)，每一步骤都要严密地、科学地对待。虽然一期工程期间，基于整个网络的安全性考虑，Net Ware已经向网络系统管理员提供了多级的安全性保护系统，可以解决绝大多数的安全问题，而二期工程是一个长期的系统工程，网络的整体效能能否充分发挥，取决于这一时期的工作质量。

众所周知，计算机技术的发展可谓突飞猛进，无论硬件技术还是软件技术，都存在脆弱性、潜在的危险性。如硬盘读写错误造成的数据遗失、重复；日益猖獗的计算机病毒感染，造成的数据破坏；操作人员的马虎，造成录入错误数据；自行开发的系统软件，受各种条件制约，存在的一些漏洞等等。所有这些，都需要在日常维护工作中及时发现、及时纠正，不断地总结、不断地完善，才能保证网络的正常运行，才能发挥其整体效能。

2.网络维护工作是保证医疗秩序的基础：局域网络在医院信息管理中的广泛应用，既有其经济效益，又有极大的社会效益，这是被广泛推广应用的原因之所在。但其也有不利的一面，因为是多用户操作故障率较单机运行要高得多。网络数据要求实时处理，不能中断或让病人较长时间等待；很多信息是财务信息，不能有一分钱的差错。如门诊收费系统、出院结算系统等，一旦出现故障，极易造成病人收费排队积压和费用核算错误，导致病人怨声载道，既给医院声誉带来不好影响，又破坏了正常的医疗秩序。所以，网络日常维护工作，这时就显得尤为重要。把软、硬件故障发生率控制在最低线内，一旦故障出现，及时排除，保证整个网络线路通畅，减少医患纠纷，从而改善医患关系，维护医疗秩序。

3.网络维护工作是加强医院经济管理的保障：医院局域网络的组建，改变了传统的人工核算方法，各种数据网上共享，各项财务信息精确、明了。但在实际运作中，数据错误偶然出现，如门诊收费汇总单上的数额与实际不符；住院病人的住院天数不对或费用不准；近些年，由于国内组装的兼容机质量下降，因硬件故障造成的数据丢失现象时而发生等。这些问题，都必须由系统维护员在日常维护工作中加以纠正，最大限度地减少人为干预，使得核算更科学、更准确。

二、医院信息管理网络日常维护工作的保障体系

1.领导重视是搞好网络维护工作的首要条件：网络维护工作是长期的、持久的。医院领导要具备长远的眼光和现代管理意识，善于运用高科技手段来治院，从网络的设备投资、人才的培养、任务的分工等，进行周密部署，对计算机管理予以充分支持。只有这样，才能保证整个工程资金到位快，工程基点高，质量好，为后期的维护工作奠定良好的基础。

2.人才培养是网络维护工作的质量保证：

(1)重点培养计算机专业人员为网络系统管理员：网络系统管理员具有最高的权限，对网络系统能否正常运行，起着举足轻重的作用。他们既要懂得计算机软、硬件知识又要熟悉日常医疗工作，更要参与网络系统的设计、安装，掌握系统的流程、文件设置，及时修复服务器或各工作站出现的突发故障。因此，网络系统管理员水平的高低，直接影响着网络性能发挥的优劣。所以，必须加强专职计算机人员的业务培训工作，使之成为合格的网络系统管理员。

(2)录入员的综合素质决定着数据的准确性：录入员作为非计算机专业的医务人员，其综合素质(包括思想觉悟、责任心、敬业精神等)直接影响着基础数据的完整性、准确性，因此，加强岗位培训和职业道德教育，制定岗位责任制，下力气培养一批既有医疗专业知识，又懂计算机操作的人才乃当务之急。

3.严格的管理制度是网络维护工作的重要依据：整个网络系统，由多部门、多人员操作，如果没有严格的管理制度，各用户我行我素，势必造成网络混乱。因此必须制定出相应的管理制度做规范，有效组织网络资源，使各项工作有条不紊地进行。

4.设立专项资金是网络维护工作的物质基础：计算机设备与其它电子仪器一样，也有质量和寿命的问题。为了确保网络畅通，必须设立专项资金，储备一些易损配件，一旦网络发生物理线路故障，及时替换，恢复瘫痪网络，保证网络正常运转。如果不设立专项资金，出现问题得不到及时解决，网络搁浅，势必造成无法挽回的影响。

三、如何做好医院信息管理网络的日常维护工作

做好医院信息管理网络的日常维护工作，应遵循经常性、及时性、持久性的原则。只有天天保养、维护，才能保障网络系统处于最佳运行状态；只有及时排除故障，才能保证正常的医疗秩序；只有持之以恒地做好网络的日常维护工作，才能不断提高网络性能，挖掘其内在的潜能，发挥应有的作用。

具体的工作主要从以下两个方面着手。

1.服务器的日常维护侧重于软维护：网络系统管理员，要借助必需的网络管理软件工具，定期或者不定期地执行一些系统维护和网络资源的有效组织管理工作。要求每天监控服务器，以保证内存、硬盘容量、网络性能以及服务器的处理能力不断适应网络应用的增加，也可以通过改进硬件设置或通过对Net Ware重新配置来优化服务器的性能。

(1)内存的维护：在MONITOR中观察内存资源耗用情况，优化内存分配。

(2)磁盘的维护：通过Net Ware提供的热修复、镜像、双工和可恢复文件系统等功能，来保护用户数据以防损坏或丢失。定期备份用户数据，定期检测用户硬盘的告警信息，是必要的，也是必须做的。

(3)安全性维护：包括入网安全性、权限安全性、属性安全性、服务器的安全性以及病毒的防治。

(4)平构文件库的维护：一般地事务跟踪系统(TTS)保护着平构文件库，但如果由于系统问题而导致关闭TTS，那么就可能破坏平构文件库，所以必须备份平构文件库。

(5)卷维护：定期清理和备份。

2.工作站的日常维护主要是硬维护：由于用户操作的熟练程度不同，硬件知识掌握的水平有差异，硬件设备的质量与寿命的问题，造成工作站的硬件故障率相对要高。

(1)硬件设备的保养及维护：定期检查，及时清理灰尘，严格执行操作规程，使设备处于良好的运行状态。基于安全考虑，工作站尽量不安软盘驱动器，需要安装的用户，应该做一张网络启动盘，上网时，用软盘引导，以防止病毒的侵入和人为的破坏。

(2)线路的维护：线路的畅通是网络系统正常运行的前提保证。在布网时，线路要远离干扰源，尽量室内走线。室外“飞线”，两端需装避雷设施。拓扑结构尽量采用星形方式(如果采用星形与总线型相结合的方式，也应尽量减少总线上的负载)以期方便维护，局部线路故障，也不致于影响整个网络。网线各接口要做到百分之百的牢固、可靠，电缆线要固定，计算机不能随意搬动、移位，保证线路通畅。

第四篇：学籍管理员日常工作

学籍管理员的日常工作内容、流程和注意事项

1、考生报到、注册

时间：开学第二周前完成工作内容和注意事项：

1）让班主任提交一份欠学费和未按时报到的学生名单，一定要注明8位学号。

2）找学生干部将正常注册的学生在教务系统内进行注册。

2、上学期期末考试试卷，成绩单归档考试工作量上报

时间：新学期开学一周内完成上报工作。

报教务处资料包括：

1）各班成绩总表和单科成绩单。

2）上学期考试工作量。

3、上学期不及格课程补考

时间：一般在开学第二周末进行。

准备工作内容与步骤包括

1）从教务系统导出上学期不及格学生名单并统计出考试课程和考试人数。

2）找出补考需要的B卷并注明需要印刷的数量最好用铅笔标明。

3）编制补考方案和补考安排表，同时加盖分院公章上报教务处一份。

4）填写试卷缴印清单并由教务科长签字后，连同试卷原稿一并交文印室印刷。

5）将补考安排表下发到各班级

6）分装试卷

7）组织监考、巡考教师进行补考。

8）补考试卷最好能找一教室集中批改并及时上报成绩和工作量（补考完一周内上报教务处）

9）在教务系统录入模块关闭前公布成绩以便有问题及进修改与更正。

10）才查课的补考一方面给相关教研室提供补考名单，另一方面通过班主任及时通知学生补考，并及时回收、录入考查课补考成绩。

4、学籍预警与学籍处理

按照教务处规定每学期补考后都进行学籍预警，具体按《学籍预警实施办法》执行。学籍处理一般在新学年第一学期开学一个月内完成，分院主要向教务处提供累计4门及4门以不及格学生名单，具体有教务处通知最终处理意见。

注意：保留相关证据资料。

5、新生信息采集、核对、注册

具体见《教务处通知》，这里要注意保留学生核对修改的原始纸质资料。

6、新生图像采集

具体见《教务处通知》，遵照执行即可，注意照像的学生必须全部参加不得缺席。

7、中职资助学生数据上报

时间和要求按《教务处通知》执行即可。

8、毕业生网上信息核对和图像采集

时间和要求按《教务处通知》执行即可。一般毕业生网上信息核对在新学年第一学期，图像采集在第二学期。

9．毕业生清考

毕业生班清考一般在大三第一学期期末考试前进行，具体见《教务处通知》。

10.毕业班考试

毕业班考试在大三第九或十周进行，注意要在考试结束一周后上报工作量。

11、新生学生证制作、发放与学籍卡的建立

时间一般在每年的11月份，一年一次。

12、期末考试安排

1）先从教务系统执行教学计划中统计要考试的班级和课程

2）通过教研室组织教师出题，此项工作一般在期末考试三周前进行

3）估算大概需要的监考教师并组织监考报名

4）编制考试方案、考试安排表和期末试卷缴印清单，并报教务处审批

5）最晚在考前一周印试卷

6）将考试安排表通知到各班级

7）打印试卷封条、分装试卷

8）准备考试用表（如考场登记表、巡考日志、作弊学生认定表等）、准备考试过程用具（如监考、巡考、工作人员胸牌，大小订书机等）。

9）联系阅卷教室、发出阅卷通知并组织教师阅卷，填报、录入成绩。

10）等学生查卷工作完成后封装、保存试卷

11）注意保留作弊学生的证据，处理前和分院院长、书记及时沟通，及时下达处分文件并通知学生本人和家长，以免学生错过申诉日期引起不必要的纠纷。

12）撰写考试总结、成绩单归档、工作量上报（一般下一学期开学一周内上报）。

13、毕业生成绩单打印

具体流程：导出毕业生成绩（EXCEL格式）并整理――〉通过邮件合并转换为word制式格式文件――〉文印室打印学生成绩表――〉加盖学籍公章和学籍管理员个人印章――〉发放毕业生成绩单 注：1）原则上每位毕业生只提供一份纸质成绩单。

2）保存电子稿以备毕业生装档案用。

14、学生证办理

最后在开学补考前和期末考试前通知丢失学生证的学生补办学生证，具体流程：学生填写补办申请表――〉班主任签字――〉分院学籍管理员收工本费10元――〉分院学籍管理员签字――〉分院学籍管理员统一到教务处办理（教务处有学生照片）

15、学历证明

具体流程：学生出具学生证――〉学生填写学历证明制式书面证明并粘贴照片一张――〉在照片处加盖学籍章，在单位信息处加盖分院公章。

16、学籍异动办理

具体流程：休学、退学、复学、入伍等学生或家长填写学籍异动表――〉分院院长签字――〉教务处长签字――〉教学主管院长签字――〉交教务处――〉学生或家长按返回单据到各部门办理手续――〉分院在学籍卡上标注备案并在电脑里登记。

17、中级工培训

具体流程：实践处返回报名学生名单――〉分院核查并将结果报实践处――〉按实践处最终报名学生名单分班、按排理论上课教师、教室（车工、铣工用多媒体教室上课，注意尽早联系教室）――〉出上课通知――〉办理借款手续并在技能鉴定中心借款――〉联系购置培训教材、数控培训实操耗材――〉给实践处上报培训工作量（上报前与分院院长沟通），在技能鉴定中心结帐。

第五篇：档案管理员

档案管理员

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员

工作职责

一，档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

二，档案资料管理员安全岗位职责

1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、学校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

4、档案库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。

5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。

档案专业技术资格报考条件

（一）根据《XX省档案专业技术资格考试暂行规定》，参加档案专业技术资格考试人员应具备下列基本条件：

1、坚持四项基本原则，热爱社会主义祖国，遵纪守法；认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，履行岗位职责，恪守职业道德;

2、按有关规定，参加档案专业继续教育培训，取得相应的继续教育证书。

(二)大学专科及中专毕业的人员，需参加档案管理员资格考试。除具备上述基本条件外，还应在毕业后从事档案工作满1年。

(三)参加档案助理馆员资格考试的人员，除具备上述基本条件外，还应具备下列条件之一：

1、大学本科毕业后，从事档案专业工作满1年；

2、大学专科毕业后，从事档案专业工作满2年，或大专毕业担任管理员职务满1年；

3、中专毕业后，从事档案专业工作满4年，或中专毕业担任管理员职务满3年。

(四)参加档案馆员资格考试的人员，除具备上述基本条件外，还应具备下列条件之一：

1、取得博士学位；

2、取得硕士学位，从事档案专业工作满1年；

3、取得第二学士学位或研究生班毕业后，从事档案专业工作满2年；

4、大学本科毕业后，从事档案专业工作满4年，或大学本科毕业担任助理馆员满3年；

5、大学专科毕业后，从事档案专业工作满6年，或大学专科毕业担任助理馆员满4年；

6、中专毕业后，从事档案或相近专业工作满15年，且担任助理馆员满4年；

7、原已评聘非档案系列中级专业职务，现从事档案专业工作满1年且业务考核合格者；

8、原已评聘非档案系列助理级专业职务任职满4年，且从事档案专业工作满1年，业务考核合格且具有大专以上学历者；中专毕业，除具备上述条件外，还需从事专业工作满15年。

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、销售合同及销售客户资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。