公文写作基本功（xiexiebang推荐）

第一篇：公文写作基本功（xiexiebang推荐）

联系实际，阐述公务员应掌握哪些公文写作，在处理行政机关公文时应掌握哪些要领。

要求：

（1）说明文种选择格式、规范公文写作要则、用语规范与写作技巧

（2）常用文种撰写举例

（3）说明收文办理、拟文规范、公文审议、公文办理、公文归档、公文管理和使用的程序方法

（4）联系实际

答：新的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“《办法》”）从2001年1月1日起开始实施。这是我国国家行政机关公文处理走向规范化、制度化、科学化的一个重要标志。认真实施《办法》，对于国家行政机关提高工作效率，保证工作质量，依法行政，推进国民经济和社会发展顺利进行是十分重要的。国家行政机关是国家权力的执行机关，依法行政是其贯彻依法治国方略的基本要求。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的性质决定了其在国家行政机关公务活动中的地位和作用。做好行政机关公文处理工作是依法行政和加强机关建设的重要保证

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是机关工作的重要内容，下面根据要求一一论述。

一、常用文种格式选择、写作规范、用语与写作技巧

《办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

（一）、命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1．公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。

2．行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。使受令方面一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。3．嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。

（二）、决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：

1．表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》（国发（199〕23号）等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

(三)、公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。

公告可以分为三种类型。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。加宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布的公告。

公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如（《公告》）。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。

(四)、通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。

(五)、通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《云南省人民政府关于印发2009年计划生育工作要点的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

5．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇

（六）、通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。、通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

1、表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。”

2、批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

（七）、议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。如：

云南省人民政府关于提请审议《云南省发展私营个体经济条例（草案）》的议案 省人大常委会：

《云南省发展私营个体经济条例（草案）》已经2000年11月8日省政府第 97次常务会议讨论通过，现提请审议。省长 李家庭

二000年十一月二十三日

（八）、报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不周范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。

专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。

（九）、请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：

第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。

（十）、批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。撰写批复时应注意：

第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时，应写明引据出处，以备执行中查考。

第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”，也可以不写。

（十一）、意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

（十二）、函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专

一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

（十三）、会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：云南省人民政府省长办公会议纪要、云南省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

二、常用文种撰写举例

关于解决农民工子女就学问题的报告

云南省人民政府：

根据党中央、国务院和省委、省政府有关文件的要求，昆明市人民政府在解决农民工子女就学问题方面做了大量的工作，截止××年×月，已经有效解决了××××名解决农民工子女的就学问题，全面完成了任务，现将情况报告如下：

一是 二是

三是×××××。

特此报告

昆明市人民政府

二○○九年{MOD}

简析： 第一部分先写起由，接着简要概述情况，点明全文主题“全面完成了任务”，接着用“现将情况报告如下”一句自然过渡。这是呈报性报告开头的惯用写法。

第二部分是行文重点，分多个层次阐述是怎么解决的。

第三部分是按照公文格式落款。

三、处理公文时应掌握如下要领：

1、收文办理程序

（1）签收和登记

签收文件要注意“四查”： 一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符； 二查来文封套有无拆封或破损现象；三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符； 四查所列文件总件数与实有件数是否相符。

登记的主要作用是：便于管理和保护文件，防止积压丢失；便于查找和检索文件；便于文件的统计和催办工作；作为核对与交接文件的依据。文件登记的方式有三种：簿册式登记；片卡式登记；联单式登记。

（2）公文的拟定、传阅和批办

拟定是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。拟办的作用： 可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理；提高办文时效；对需要转承和办理的文件； 供领导人在批办时参考。

传阅是指对拟办的需送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。供传阅的文件主要分两种情况：一是阅知文件，另一种是需要办理的文件。

批办是对收文处理所作的批示。批办的作用： 使机关或部门的领导人及时阅读重要的文件；掌握有关的文件精神； 便于加强对文书工作的领导； 便于向承办人及时交代意图和要求； 合理分工； 提高效率； 是决定收文承办责任、原则、方法的关键。

（3）承办、催办和注办 承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。在具体承办时应注意的事项：收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿；紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明；对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由；对有领导具体批示的文件，要准确领会领导意图，传达领导的批示意见，严格按批示意见去办，不能加进自己的想法；没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办；对于联合承办的文件，主办部门要主动联系协商。协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合，不能相互推诿；作要分轻重缓急，急件先办；承办工作结束或告一段落后，应向原交办的领导人、负责人汇报办理结果；承办中，要遵守有关制度。

催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。催办分对内催办和对外催办两个方面。催办的方式主要有三种：一是电话催办，二是当面催办，三是使用“文件催办单”进行催办。

注办是指对文件的承办情况和承办结果所做出的说明。

2、公文校对时应对校样或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。

3、公文抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。

4、向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。

5、在一般情况下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。受重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。

6、公文的行文规则：注意隶属关系，尊重机关职权；大力精简文件，严格控制发文数量和范围；在一般情况下，党政机关不得越级行文；牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；行文必须正确确定主送机关和抄送机关；主送机关与公文名称要相互呼应。

7、公文立卷时应注意凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在范围之列，遵循公文材料的形成规律和特点，保持公文之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

8、公文签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。

9、公文归档的整理方法：

（1）装订：归档文件应按件装订，一方面从实体上最终确定以件为单位的形态，另一方面固定文件的页次，有效地保护文件，并方便保管和利用。

（2）分类：归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

（3）排列：通过排列可使归档文件进一步系统化。

（4）编号：归档文件编号使之将归档文件在全宗中的位置加以确定，并以归档章的形式在归档文件上注明。

（5）编目：编目是指编制归档文件的目录。编目可以反映全宗内归档文件的内容体系，为档案的保管、鉴定、检索和利用等方面提供便利。

（6）装盒：将归档文件按室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

第二篇：机关公文写作的十个基本功

起草公文是机关干部的一项基本功。作为机关干部，要想提高机关公文写作能力，成为公文写作的行家里手，须牢记以下10大关键词：

1.“登高望远”

起草机关公文，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精神具体化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。而是把传统的东西现代化。

2.“返璞归真”

俗话说：话需通俗方传远。写材料要想达到“纯自然”的状态，一定要多使用通俗易懂、平实准确、群众喜闻乐见的语言来揭示公文的主旨，绝不能像文学语言那样进行描写和夸张，否则会给人以哗众取宠的感觉。

3.“悉心揣摩”

公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。

4.“量体裁衣”

胡乔木同志曾告诫机关的同志：“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能证明观点的事实不要用。”因此。起草公文一定要学会“量体裁衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。对于出思想、出经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。

5.“借梯上楼”

“借梯上楼”，也就是善于收集整理各种资料，用心学习运用他人的经验，做到少走或不走弯路。积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就实现它的价值了。除了积累，关键还是要用活用好相关资料，既要广纳博采，又要超越常规，寻求突破只有这样，才能写出既源于资料又超越资料的高质量材料，产生比原材料更新的思想飞跃，从而达到积累和运用资料的新境界。

6.“照猫画虎”

机关干部提高公文写作水平的方法和途径有多种。但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范文是一条捷径。比如，在学习范文时，可将自己融进去，首先想一想如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什么观点，然后再看看人家是怎样把握的，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够举一反三、触类旁通，渐入佳境、升华超越，写出一手漂亮的文字材料来。

7.“以新取胜”

文无定论，重在创新。在起草机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方式和条条框框约束。善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题，用新的思路想问题，要经常关注和研究新形势、新动态、新情况和新问题，不人云亦云，善于从“新”中求异。

8.“交叉嫁接”

吸收多种信息，利用多种学科知识，为研究课题、制定政策措施服务，为我所用，不失为一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时，完全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野，努力在结合处做文章、下功夫，通过嫁接，将性质相同或相近的内容结合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特别理想的写作效果。

9.“妙用修辞”

适当运用排比、对偶、递进、借代、反复等修辞方式。在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情趣，增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容，从而达到“言之有文”、“行之更远”的境界。

10.“精雕细刻”

好的文字材料是改出来的。古今中外大凡文章写得好的人，都会在修改上下功夫。平时我们常说的修改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲，对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。因此，从起草以前到写完以后，从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精心核对，显得尤为重要。

第三篇：总结简报通知等公文写作基本功

总结简报通知等公文写作基本功

公文是非常重要的文字材料。它是党和政府指导工作、实施领导的重要工具；是交流信息、联系上下左右、按照统一目标运转的重要手段；是调动方方面面积极性、完成各项任务的重要保证；

也是教育群众、规范人们行为和重要准绳。这“四个重要”说明公文写作决不是一个单纯的文字技巧问题，而是一项十分严肃的政治任务，它上联党和国家的大政方针，下联广大群众的利益和要求，中联各级领导的决策水平和工作作风。精心制作公文，既是各级领导的重要职责，也是党和政府赋予文秘人员的光荣使命。

公文读起来很平凡，又没有生动感人的故事，好象很容易定，其实大为不然。作为代组织立言，公文有自己独特的语体风格，写作要求很高，难度也很大，没有点基本功夫，是撰写不出好公文的。一篇好的公文，大体上要达到以下几个要求：

一、把握全局，把握公文的方向性

二、脚踏实地，突出公文的目的性

撰写公文通常有两条最基本的要求：“上要着天，下要着地”。着天就是知上晓上；着地就是

立足现实。公文重在实用，鲜明的实用性是公文首要和最本质的特点，也是公文的出发点和归宿。

因此，撰写公文虽然也要看一些二手材料，以获得综合性的认识，但着力点必须放在立足实际、掌握第一手材料上。实践证明，撰写公文，特别是撰写具有战略指导性的公文，不掌握丰富的第一手材料，没有切身感受，在认识上就缺乏深度，在思想上就缺乏新度。相反，在深入调查研究，充分掌握第一手材料的基础上形成的文件，就会使人耳目一新，思想升华，产生深刻影响和强大威力。

只有在立足现实上狠下功夫，把自己的听觉、视觉、嗅觉、触觉和大脑全部调动起来，掌握丰富的第一材料，“集群思，广众益”，才能产生好文件，提出新思路，制定新措施，解决新问题，开创新局面。

怎样才能立足现实，取得最佳效果呢？应把握信三个要点： 第一，立足现实，首要的是熟悉现实。第二，立足现实，必须洞察现实。第三，立足现实，还要升华现实。

三、魂系于文，深蕴公文的思想性

对干部群众进行宣传教育是公文的重要功能之一。领导机关制发的有关方针、政策的重要公文，不仅要传达政策意图，告诉人们怎样做，而且还要说明道理，告诉人们为什么要这样做，以其深刻的思想内蕴统一干部和群众的认识和行动，引发和启示领导的决策思路，拓宽领导的视野，增强贯彻执行的自觉性。因此，思想性可以说是公文的精髓。精髓不存，公文无魂；精髓所在，片言万代。诸葛亮的《出师表》之所以千年不衰，最根本的是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神：魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，主要不只在于它通报了解放军在各个战场上的胜利战果，而是它通过阐述情况揭示了“政策和策略是党的生命”这样一个伟大的马克思主义真理。由此可见，思想性是公文的灵魂和血脉。没有思想性，公文就必然缺乏生命力。

四、眉清目秀，注重公文的严谨性

五、心正笔直，确保公文的准确性

六、言约意明，体现公文的简洁性

七、视角独特，拓展公文的创造性

八、内外一体，构建公文的科学性。

1.1.计划与总结的写作

计划与总结的写作

一、计划的写作

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安 排的事务性文书。

(一)计划的种类

从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种：文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标 远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

规划 是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例： 《××市城市建设总体规划》。纲要 和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标 对某个地区或某 一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出 纲领式要求和指导性措施。例：《××市2000年经济发展纲要》。设想 是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用 时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。打算 也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的 内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。

要点 是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较 短的计划。例：《××局19××年工作要点》。

方案 从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性 的计划。方案一 般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》。

意见 属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见 》。安排 是短期内要做的，且范围不大、内容单

一、布置具体的一类计划。例 ：《××系第×周工作安排》。

(二)计划的写法

1、标题 计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视 计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征 求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。

2、引言 计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前 言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

3、主体 如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时 做”等问题。目标与任务

首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地 写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务 具体化、明确化。

办法与措施 以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计 划可操作性的关 键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困 难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

时限与步骤 工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此 在计划中针对具 体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作 有序，执行无误。

4、落款在正文右下方署名署时即可。

二、总结的写作

总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出 规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。

(一)总结的种类 从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结 两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验 与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多 见。 总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。

(二)总结的写法

1、标题

文件式标题 一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××局 19××拥军优属工作总结》。文章式标题 以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对 总结内容有提示 作用。例某企业的专题总结《技术改造是振兴企业之路》和某高校的专题总结《我们是如何 实行教学与科研相结合的?》。双行式标题 即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点 或概括内容，副 标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台 教书育人放异彩——×× 大学德育工作总结》。

2、正文

前言

一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

主体

应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这 些内容是总结的 核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方 法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾 作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见 或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

3、落款 一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下 方居中署名。

1.2.简报的写作

简报的写作

简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。

一、简报的类别

简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。 从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。

1、综合简报

它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。综合简报多常年定期编 发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2、中心工作简报

它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作 简报多在一定时期内不定期制发。例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。

3、会议简报

它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。会议简报 用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。例某校学代会秘书组 编发的《××学代会简报》。

二、简报的编写

(一)报头

简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机 关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称 或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。除 以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等 要素。

(二)文稿

根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其 信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位 有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

1、按语

按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按 语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重 要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

按语可分三种类型：一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体 内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注 意事项的提醒；三是批示性按语，它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实 际工作提出批示性意见。

2、标题

根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快 地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

3、目录

简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇 文章。

4、正文

因体式各异，简报正文格式相去甚远。报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是 片断章节，也可能是整篇文稿。

(三)报尾

在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简 报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

1.3.通知与函的写作

通知与函的写作

一、通知的写作

通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周 知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

(一)通知的类别

根据功用，通知可分以下类别：

1、发文通知

①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知 》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》； 《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准 的通知》。③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《 国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。

2、知照通知 用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整 机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》 ；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于 暂停实行夏时制的通知》。

3、事项通知

①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例： 《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例 ：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼 有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。

(二)通知的写法

1、标题

通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知” 等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使 用 书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关 于”和“的通知”字样。

2、主送机关

视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不 属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。

3、正文

一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意 事项及时限等。

正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做 到条理清晰，一目了然。

由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。

4、落款

正文结束后在右下方署名署时并盖公章。

二、函的写作

函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主 管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两 类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文 郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。

(一)函的类别

本教材专指公函的分类。

1、联系函

①商洽性函 用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《× ×学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案 托查的函》。

②询答性函 用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于 询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

3、告知函

主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。

2、请批函

向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。

（二）函的写法

1、标题

函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质 的函，文种均须标明“复函”。

2、主送机关

顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

3、正文

开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。

主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体 的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。

尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复” 等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。

第四篇：公文写作是办公室主任一项重要基本功

公文写作是办公室主任一项重要基本功 ——漫谈公文写作的感想和体会

陈自录

各位同行、同志们：

大家上午好！

今天我讲的题目是“公文写作是办公室主任一项重要基本功”。我还加了一个副标题:——漫谈公文写作的感想和体会，并特意用了“漫谈”二字——目的有两个：

一是解决公文写作不好讲的问题。公文写作方面的教材、专著、丛书非常多，总体上大同小异，借来一讲自然容易，但我觉得意义不大。因为在座各位，大多都是办公室主任，或者是从事办公室工作的管理干部，对公文写作并非一无所知，不少同志已经是各单位、各部门的主要“写手”，甚至不乏“大手笔”。“漫谈”一词，把今天的讲座定位于一种聊天式、讨论式的氛围。我尽可能不讲或少讲理论、概念和一些程式化的东西，而是以一位老办公室主任身份，结合自己近30多年的公文写作经验，多讲心得、多讲感悟，不必追求全面系统，更不必追求学术上的严谨。特别需要指出的是，我所掌握的不少知识已经老化，不一定与现实要求合拍，仅供同志们借鉴、参考和批评指正。

二是解决讲公文写作枯燥乏味的问题。写公文枯燥乏味，讲公文写作更是容易枯燥乏味。“漫谈”就相对自由一些，方便我多讲自己的认识、多讲案例，甚至加入一些趣闻笑话，以加深大家对问题的理解。这样，我讲起来很随意，大家听起来也轻松。一些举例不一定恰当，一些观点不一定正确，希望大家别太较真儿。

围绕这个题目，我主要讲四个“提升”、四个“坚持”、三个“正确对待”。

一、着眼四个“提升”，深刻认识公文写作的重要作用

（一）搞好公文写作，是提升履职能力的内在要求 １.公文的概念

公文，全称公务文书，是指党政机关、社会团体和企事业单位在党政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式，制定的具有传递信息和记录作用的载体。公文有狭义和广义之分：

狭义公文：主要指通用公文和专用公文。通用公文主要指《党政机关公文处理工作条例》所规定十五个文种。专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的、具有特定内容和格式的公文。这类公文种类繁多，但它们只能在一定领域和范围内使用。

广义公文:当然包涵狭公文的全部内容，但要比狭义上的公文宽泛的多。凡是机关、团体、企事业单位公务活动中，产生的各种文件、电报、报表、会议材料、领导讲话、调查资料、记录、登记表册等，甚至说，一封书信、一张批条、一条手机短信、一条微信通知，一幅

自己的政治主张和工作思路，变为群众的共同意志和自觉行动。其结果是，你的工作不一定少干，但你的劳动，往往都是其他人稍加学习训练，就能轻松替代的简单劳动；你看起来似乎也很忙，但也只能帮领导打打下手、跑跑龙套。这样的办公室主任，严格来讲，能力结构是不够全面的，履行各项职责的水平能会受到很多制约。

３.公文写作是办公室主任实施领导的主要方法

首先从办公室主任的职责说起。一般来讲，办公室主任的职责，大致包括五个方面：承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责。应当说，每一项职责，都具有比较强的领导属性。

有一位办公室主任把说成是“兵头将尾”，虽是自嘲，却也比较恰当道地出了办公室主任的职责定位。所谓“兵头”，其实还不仅仅是办公室内部人员的领导，而且由岗位性质所决定，一个单位中，除了领导班子，在所有群众中，包括在同职级、同类别的干部中，位次也是排在前面的。特别是群众心目中，办公室主任就是领导，是仅次于一个单位领导班子成员的领导。甚至说，一个高水平的办公室主任，其重要作用不亚于单位领导班子中的一位副职。所以，当好办公室主任，在工作态度和行事风格上，一定要谦虚谨慎、吃苦耐劳、讲服从、重实干，更像一个“兵”——因为“兵头”也是兵；而在思想品格和思维方式上，则一定要心怀大志、驾驭全局、讲高度、重谋划，更像一个“将”——因为“将尾”也是将。是“将”，就必须敢于领导、善于领导。

办公室主任实施领导工作的一个主要方法，就是公文写作；或者说，可以用笔杆来实施领导。

1950年5月，小平同志《在西南地区新闻工作会议上的报告》中指出：“拿笔杆是实行领导的主要方法”。领导同志要学会拿笔杆。开会是一种领导方法，是必需的，但到会的人总是少数；即使作个大报告，也只有几百人听。个别谈话也是一种领导方法，但也只能是‘个别’。实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔杆写出来传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导，是领导的主要方法”。“不懂得用笔杆子，这个领导本身就是很有缺陷的”。

这段话中，有两句话，希望大家要铭记于心：

第一句：拿笔杆是实行领导的主要方法。大家要知道，人的视野有多宽，道路就有多宽；人的格局有多大，事业就有多大；人的境界有多高，向上发展的空间就有多高。而人的视野、格局、境界，最好的表现方式就是写文章。因为作为办公室主任，大家所行使的职权，当然要受到组织规定范围的限制。但是，如果你通过写作来实施领导，就完全可以超越这个范围。你替领导起草文稿，就等于你间接地替领导来实施领导；你替单位起草文稿，就等于你间接地对全单位实施领导。这里我讲两件事情，来佐证这一观点。

第一件事：前几年，我和一位市委办副主任一起吃饭，席间谈起了写材料的苦衷。这位同志的一段话让我印象十分深刻。他说：写材料真是个苦差事，但是，有时候看到自己起草的一

67——追求观点的创新，必然要求你坚持解放思想、不断更新观念，随时发现新问题、挖掘新主题、提出新论点。

——追求理论的深刻，必然要求你坚持与时俱进、力求理论联系实际，努力学习新理论、掌握新知识。

——追求论据的充足，必然要求你坚持实事求是、深入调查研究、注重社会实践，获取大量鲜活的现实材料。

总之，只要你有公文写作的愿望和行动，你就会自觉不自觉地，养成创新的习惯、练就创新的能力。

（四）搞好公文写作，是办公室主任个人发展的核心竞争力 人们常说：不想当将军的士兵不是好士兵。我想套用这句话：不想当领导的办公室主任未必是好办公室主任。

荣誉感、渴望获得尊重，是人们普遍的心理需求。就连那些看破红尘、遁入空门的和尚们，估计也都愿当住持、当方丈，不愿一辈子作烧饭、扫地、巡夜的众僧。当然，管理干部能否得到提升和重用，要受到多种因素的影响。但在各方面条件比较接近的情况下，能写，往往会有更多的提拔重用机会。

首先，从干部本身应该具备的素质来看。公文写作能力是一个干部综合素质的集中体现。因为文字是思想观点和工作思路的体现，是才、学、识的统一。所以有人说“文章写的好，水平差不了”。有了这个能力，容易得到众人的广泛认可。

其次，从管理工作对“写手”的迫切需求来看。公文“写手”，是目前全社会公认的稀缺资源，“大手笔”更是凤毛麟角。从中央到地方，从机关到学校，几乎都对“写手”求之若渴。从这个角度来看，文章写得好，就容易得到领导们的青睐。

其三，从中国传统的崇文思想来看。写文章自古以来就被看作“经国之大业，不朽之盛事”。“文以治国，武以安邦”的说法，更从社会角色上，给予文人一个“治国理政”角色定位。就连普通百姓，也往往对能写文章的人心存敬意、高看一眼。

新凤霞在评剧《刘巧儿》里的著名唱段《我爹他不该包办婚姻》，大意是刘巧儿要退掉她爹为她订好的娃娃亲，想与好青年刘振华相爱结婚，理由是“我爱他、身强力壮能劳动，我爱他、下地生产真是有本领；我爱他、能写能算他的文化好，回家来他能给我做先生……”。（其实我觉得，她的前两“爱”还只算是个铺垫，后一“爱”才是关键，只为在农村，身强力壮爱劳动的人多了去了），看来“能写会算”，不仅能赢得尊重，而且可以获得爱情。

其四，从中国选人用人的素质要求来看。在中国延续一千三百多年的科举制度，考试内容就是做文章，通过文章，考察人才的智力、见识和水平。

《七品芝麻官》的唐成，就是因为“三篇文章作得好万岁称赞，任命到河南信阳五品州官”。只可惜啊，他“唐县长”没

0并不说明问题的本质。的确，许多领导、特别是高层领导身边的办公室主任和秘书，升官多、升官快，难道就是因为他们与领导走得近、接触多，都是感情因素、非组织行为在起作用吗？我相信，不能排除这方面的因素，但肯定不全是。最起码，还有两个方面的因素在起作用：一方面，他们到领导身边工作，一般都是经过千挑万选的，底子就好；另一方面，他们在领导身边，为领导服务，为领导写稿，帮领导决策，站位高、见识广，对个人综合素质的进一步提高，肯定是非常有益的。我们不能“一杆了打翻一船人”。

二、立足四个“坚持”，勤学苦练公文写作的基本功力

万长高楼平地起。做什么事情都得从基础开始。就好比练武功，得从每天跑步、压腿、踢腿、劈叉、下腰开始，为的是增强柔韧性、灵活性和耐受力。就好比达芬奇学画，得先从画蛋开始，为的是锻炼手眼的协调力。

公文写作也是这样，要先从提高思维能力、经验水平和综合素质等方面下功夫。只要我们坚持多学习、多思考、多积累、多练笔这“四多”，就不愁公文写作水平得不到提高。

王宝强主演的电视剧《士兵突击》里的许三多那么笨，最后都成功了。我们是四多，比许三多还多一“多”，还怕不成功吗？

（一）坚持多学习，方能博中求精

213低，其实也就是财务处的工作总结和下一步打算。开的是全校财经会议，工作报告要代表学校党委和行政，财务处的工作，只是一个重要方面，而审计工作、资产管理、后勤保障、基本建设，甚至包括廉政建设、行风建设等，哪些方面不涉及财经？哪些方面没制度、没措施？把这些东西写进去，材料才会显得全面、丰满。二缺乏高度和深度，缺乏理论提炼，就是具体工作和数据的罗列，党委和行政声音不强，党和国家的声音更弱，理论阐述也不够。

有人给他们提出了两个“临阵磨枪”的建议：一是马上去网上查找几篇有关高校财务管理方面的论文,认真地琢磨一番,然后结合自己的实际,选择一些东西拿过来，这样高度就有了。二是让分管领导召集后勤、基建、审计、资产管理、纪检监察等相关部门的负责人开个短会，请他们把相关的制度和措施提练成文字。果不其然，没过几天，稿子顺利通过。

这件事情说明，这所学校的财务处长、副处长、科长，甚至包括副校长，不是不想把材料弄好，而是平时只是凭经验干工作，缺乏对公文规律的把握，缺乏必要的理论知识。也就是说，在“T”知识结构字中，横也不长，竖也不粗。这就难怪他的材料横竖都过不了关啦。

公文写作没有窍门。但有的同志总爱找写作的诀窍，如果硬找的话，关于这个写材料临时查找和学习别人论文的作法，就勉强算一个。

（二）坚持多思考，方能学以致用

多思考，就要善于动脑，多问几个为什么，做一个真正的“思想者”。当然作一个“思想者”并不容易，甚至是一件很痛苦的事情，因为理想往往很丰满，现实往往很骨感；目标往往很远大，条件往往很局促。大概这就是“思想者”这尊塑像人物表情异常苦闷的根由吧。

多思考，必须有使命感和责任心。好奇心也可以引发思考，但仅有好奇心的思考，是不长久、不深入的。有了责任心，你才愿意干好工作，你才会主动地去发现、分析和解决问题，你才能够自觉不自觉地去思考。

多思考，才能有创新、出亮点。公文写作一般都是代组织立言，遵命性、群体性、政策性都非常强，不能凭个人的认识信口胡说。但并不是说就不要创新性。事实上，任何一篇好的公文，都应该有其自身的特色和亮点。只有具备亮点的文章才是好文章。

（三）坚持多积累，方能厚积薄发

俗话说，“巧妇难为无米之炊”。多积累，是公文写作的基础。没有一定的思想积累和知识储备，就不可能写出好的公文。

一是生活感悟的积累。这些东西积累多了，直接影响一个人的工作态度和生活态度，也能反映到我们的公文写作中来。其实很多思想火花儿，都可能萌发自人们几年前、甚至几十年前的一些生活经历。

二是思想认识的积累。一篇文字材料辞藻再华丽，结构再合理，如果没有思想、没有观点的话，就是一杯白开水，没滋没味，就不可能给人留下思想上震撼。

三是文字素材的积累。只有素材多了，写起材料来才会底气十足，写出的材料才会厚实丰满。这就要求我们有意识地把一些有用的、水平高的文字材料，收集起来，分门别类，供自己学习、借鉴和模仿。这些材料可大致按四类来分：

第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与高等教育密切相关的理论和政策法规；

第二类：学校党委行政主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，学校的历史传统、文化和理念，特别注意收集领导讲话类材料等；

第三类：本单位主要业务材料、兄弟院校同行的经验材料、及本职业务相关的前沿性文献材料；

第四类：个人在工作中形成的所有文字材料。

只有做一个“有心人”，把这些材料收集好、学习好，你在准备写材料时，特别是受命于领导、代组织写材料时，不是“我要写”而是“要我写”的情况下，就不会太被动，就不出现会“任务一来头先懵”现象了。

（四）坚持多练笔，方知熟能生巧

“读十篇不如做一篇”。公文写作中最常见的现象就是眼高手低。

718二是以我为主，适量剪裁。借来的东西再好，也要服从和服务于自己的主题，做好逻辑衔接和风格融合。有时候，我可能只借来一句关键的话，然后用自己的语言把它丰满起来；有时候，也可能拿来别人一大段话，然后根据需要，将其压缩或改写成两三行文字。如果整段整段地粘贴过来，必然破坏你自己的逻辑和神韵。

三是博采众长、广种薄收。就是要多查些资料，通过认真学习思考，这里借一点、那里拿一点，加上自已的思想储备，就够了。但要注意博采众长的问题，尤其不能象有些人借钱那样，只朝着一个人借，量很大，恨不得把人家孩子的压岁钱都借过来，很不可取。

前些年，有一位朋友找我帮他改一份材料。估计他也是“博采众长”，借来不少东西，单看有些局部，似乎语言很好，可连到一块看，怎么看怎么别扭，甚至一段话的前半部和后半部语言风格都不一样，服务主题都不一样，很大程度上丧失自己确定的主题，也扰乱本身应有的逻辑关系，让人不好看懂，觉得是拿别人的东西拼凑出来的。我问他是不是这样，他还不想承认。当时我也有点急躁，拿笔在稿子上画起圈儿来，一边画一边说，这是你自己写的，这是抄一个人的，这是抄另外一个人的，这又是你自己写的，这又是抄别人的……没等我画完，他就不让画了，红着脸问我，你怎么看出来的呀？我说，逻辑关系没捋顺、语言风格不一样嘛!

现在手机普及了，逢年过节，大家都喜欢互发问候信息，既省钱又低碳，非常值得提倡。不过有的同志不愿动脑，喜欢借别人现成的短信大量群发，真是千篇一律、万众一心啊，毫无个人特色和诚意可言。这样的问候信息，在传递情谊的作用上就会大打折扣。有的同志更不认真，在借用别人短信内容的时候，居然连别人的姓名落款都不删掉。收到这样的短信，是不是让人觉得哭笑不得，别有一番滋味上心头？

其实这种“借法”还不是什么大问题。让人难以容忍的是，有的人“借”的太拙劣，不是“借”而“抢”了。这样，就会出大问题、出大笑话。

譬如，长沙政府网站抄袭上海资料成笑柄，长沙综合实力堪比上海。

再如，河南开封消防支队与漯河消防支队的宣传稿件如出一辙，不同的是漯河政法委书记换成了开封市副市长，而开封市副市长的讲话中竟还有“构建和谐平安漯河”的字眼。

因为害怕曝光，近年来这样的事情越来越少了，但仍然偶尔出现。比如，今年2月又有新闻曝光：郑州金水区房管局安放于大门口的“创全国文明城市知识宣传栏”上赫然印着“人文宝鸡，活力宝鸡，和谐宝鸡”等字样。

前些年，某学校就有一个处室的办公室主任，在报送单位年终总结时，就出现了将前一年数据照抄照搬的问题，受到了非常严厉的批评。我们身边其实也曾出现过类似的问题，这里

1院长责任心特别强，要对各方面材料作最后审核把关。没想到，一位年轻同志负责完成的一份有关图书资料的支撑材料出了问题。依照评估指标要求，材料所表述的数据，与指标体系要求相差太远，仅这一项扣分，别说优秀，良好都难。院长很恼火，马上把这位年轻人叫来质问加批评，说“照你这么写，咱干脆别评了”。估计这位年轻同志也很有个性，振振有词地说，咱们就是这个样子，你总不能让我不实事求是吧，总不能让我弄虚作假吧！

这位院长一时语塞。但既不想承接这顶叫唆别人“弄虚作假”的大帽子，又不想让单位与“优秀”擦肩而过。憋了半天，很生气地说，你别管了，我让别人弄!另外一位同志可能经验比较丰富。他先对评估指标体系进行认真研究，发现另外一些东西，如果打“擦边球”，也可以算进来，但离得满分还差一点。于是他向领导提出建议，号召全体教师将自己家里暂时不用的图书资料捐献出来，再凑出一点，基本就够了。领导当然同意并很快落实。

结果不言自明，评估完美收官，目标顺利实现。我不知同志们怎么看待这件事情。我个人认为，这位年轻同志不一定故意败笔，但他至少犯了两个的错误，一是工作不认真，没有认真研究评估的指标体系，根本不知道他所撰写的材料，能否支撑起指标体系的要求。二是不负责任。你既然知

3考。出行前的有一天，他一个晚上做了三个梦（估计也是压力太、胡梦颠倒的）：第一个梦，是梦到自家墙上，长了一棵白菜；第二个梦，他戴了斗笠打着伞，在下着雨路上走；第三个梦，是和小姨子，背靠背躺在一张床上。

秀才感到这三个梦，似乎有些深意。偏巧他老岳母是个走街窜巷、算卦解梦的民间高人。第二天，秀才赶紧去找老岳母为他解梦、以卜吉凶。可偏巧老岳母出门挣钱去了，只有小姨子在家。小姨子知道了他的来意，主动要求帮他解梦。秀才一是不大信任小姨子的水平，二是第三个梦牵涉到人家，也羞于启齿，于是推托再三，要等岳母回来再说。估计这位美女也是为了一展才华（毕竟耳濡目染、没吃过猪肉也见过猪走嘛），非要秀才说梦不可。秀才不敌小姨子纠缠，于是他一一说梦，小姨子为他一一解之。

听了第一个梦，小姨子说：不好！白菜长在墙头上，说明你根底尚浅哪！听了第二个梦，小姨子说：更不好，戴了斗笠还打伞，说明你多此一举啊！听了第三个梦，小姨子面露怒容说：滚回家去吧，说明你是痴心妄想啊！

秀才听罢，觉得很有道理。自认赶考无望，又受到小姨子无情的奚落，难免失魂落魄、心灰意冷，于是郁郁而归。偏巧路遇老岳母“打靶归来”。在岳母询问下，秀才再表梦境。

听了第一个梦，老岳母说：好哇！白菜种在高墙上，说明

5的教职工工资都没了着落。在年终总结会上，两所学校的校长讲话（当然都是办公室给提前起草好的）中，都提到了资金短缺问题，都要求大家增收节支，过紧日子。但说法不大一样。

一所学校的领导讲资金紧张时，有些轻描淡写，并强调请大家不要担心，声称保工资、保最基本运转，还是没有问题的。会下却指派两个学校领导和财务处长四处求人，暂时拆借了几百万，勉强先把工资发了。第二年省拨经费下来后，赶紧把借来的钱还了。

另一所学校的领导讲资金状况时特别实话实说，讲完现状讲原因，讲完团结讲奉献，表示寒假两个月的工资暂时缓发，当然也少不了“危机是暂时的，前途是光明的”之类的话。结果是在怨声载道中，等来的第二年省拨经费，一次性补齐了教职工工资。

我想告诉大家的是，同一种事态，两种不同的处理方式，其效果是大相径庭的。前一所学校领导虽然隐瞒了部分事实，由领导层暗地里承担了压力，却保持学校人心稳定、秩序稳定、悄没声息地渡过了难关。后一所学校领导尽管实话实说不算错，但让群众承担压力的结果，就是怨声四起、相互指责，加上别有用心的人借题发挥、私下鼓噪，搞的一时间干群关系十分紧张，就连班子成员之间也出现裂痕，以至于引发延续数年的团结危机，给学校发展带来很大损失。

（三）正确对待精益求精与集思广益问题

公文写作是代组织立言，虽无“文责自负”的要求，但如果失之于责，对你个人形象和威信的潜在伤害往往很大。因为公文的执笔人，不仅要对自己水平和脸面负责，更要对组织威信和威望负责，必须确立“责任大于天”的观念。

第一，必须坚持不放心原则，力争精益求精。

所谓精益求精，就是在起草公文时，执笔人必须树立精品意识，有一种“语不惊人誓不休”的精神。事实上，做到这一点往往是不大可能的，但没有这种追求不行。根据我的经验，经常遇到自己感觉已经比较满意的稿子，交给领导审阅、或者交由集体讨论，大家往往只会给一个“还算可以”“基本可用”的评价，得到一个原则通过的结果。如果连自己都不大满意，只是为了应付领导，交稿完事，那么在别人眼中，咱们的稿子就可能是一个很差的东西，要么直接被“枪毙”，要么被批得无地自容。只有自己认为是“精品”的时候，才有可能得到较高评价。

要做到精益求精，就要求我们在写作过程中，必须深入调查研究、广泛占有材料；必须经过深思熟虑、精心提练主题；必须搞好谋篇布局，研究写作技巧。还有最重要的一条，也是今天我想重点讲的一条，就是必须反复修改加工、严格审查把关。

我个人认为，一篇公文初稿形成后，就好比完成一座大楼的土建部分，工程最多只完成了一半。而后边的修改加工，就好比大楼的内

829如果一字不改，一片赞扬，基本上就是极品，不过从公文的角度讲，达到极品几乎是不大可能的。所以，我们完全没有必要因为别人提出不同意见而心灰意冷，更不能对反面意见愤愤不平，一定要以平常心、以虚心和耐心去认真听取别人提出的修改意见。

一位著名学者说得好:“多听，是一种收入。多听长者的话，可以增加人生的经验;多听专家的话，可以增加知识;多听群众的话，可以集思广益。”只有这样，我们才能从实践的角度、群众要求的角度、可操作的角度，得到更多有价值的信息和见解，从而帮助我们把文件改得更准确、更符合实际、更富有指导性。

关于第三个大问题，我就讲这三个方面。其实，在我们的公文写作中，需要我们共同研究和探索的困惑和问题还有很多。由于时间关系，不再多讲，有机会再和在大家交流。

我讲这么多，占用大家这么多时间，就是希望引起大家对公文写作的重视，并尽可能地为大家学习公文写作，提供一点方法借鉴。哪怕是大家从今开始对公文写作增加一点点的重视，我的目的就达到了。仅此而已。

谢谢大家！

第五篇：公文写作格式

公文印发相关标准及制度：（制度全文将以红头形式印发）

第三章 公文版式

第七条 公文格式

（一）公文用纸、排版规格和装订要求

公文用纸为A3（420mm×297mm），A3页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，内侧：2.8mm，外侧：2.6mm，版式：选择奇偶页不同，页眉：1.5cm，页脚：2.2cm；

不足2页可以用A4（297mm×210mm），A4页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，左：2.8mm，右：2.6mm，版式选择奇偶页不同，页眉：1.5mm，页脚：2.2cm；

每页22行，每行28字。A3中缝装订。

（二）标题和正文

1.标题一般用2号小宋标体，编排与红色分割线下空二行位置（约20mm），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用3号楷体。副标题中的人名，两个字的中间加开二个字，三个字的中间隔加开一个字。

2.公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体注。

（三）行距和字间距

行距（固定值29磅），字间距不作调整按照默认值（标准0）。

如特殊情况，可根据正文内容适当调整行距，一般在28-30磅之间。其中：注意正文中的标题不在单独一页，可通过适当调整行距和字间距，使其排到下一页后提升一行下一页的正文。

注意调整行距有时会出现段落不满页，可按以下值进行调整：工具栏格式---段落：缩进（左右为0字符），间距（段前和段后为0行），首行缩进（2个字符），固定值（30磅）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距来解决，务必使印章与正文处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（四）附件

如有附件，正文下空一行左空二行编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如： 附件：1.××××××××××××××××××××× ×××

2.××××××××××××

附件内容应当另面编排，格式要求同正文。

附件为公文的一部分，应与公文一起装订，在左上角第一行顶格标识“附件”或“附件1”（3号黑体字），附件二字与附件内容正文空一行，附件的序号和名称与正文标识中的内容、顺序一致。

（五）落款

公文要在落款处标识发文机关全称，成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月、日、不编虚位，即1不编位01。

如：××××××××××××，××××年×月×日

（六）装订

公文应当双面打印、长边装订；左侧装订，不掉页。骑马钉或平订的公文应当：

1.订位为两订外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3.骑马钉钉距均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。4.包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（七）公章

印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第四章 公文行文

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十条

向上行文应当遵循以下规则：

（一）委属各部门、各科室、区级相关部门下设办公室向上级主管部门请示、报告重大事项时，应当经委党委、委领导班子同意或授权。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十二条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求他单位或者部门意见，力求达成一致。

第五章 公文签发

第十三条 公文文稿签发前，应当由委党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十四条 需要委党委、委领导班子审议的公文文稿，审议前须由拟稿部门送委党政办公室进行初核。

第十五条 报请发文稿件要求

（一）拟稿部门须提前印发时间 3 个工作日，将文稿送党政办公室进行审核，未经审核不得发文。

（二）报请发文稿件未经分管领导审签，不得报送委党政办公室办文发文。

（三）报请发文稿件应当做到文字标点格式正确，无病句和歧义语句。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；经审稿发现文稿内容需做进一步研究和修改的，拟稿部门要及时修改。修改后重新报请发文的稿件，视为重新送审。

（四）文件一经印发，原则上不再行修改或重印，如因重大变故需重新印发的，需拟稿部门报请分管领导和主要领导重新审签。

第十六条 公文印发应由委主要领导审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。区级相关部门下设办公室授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。