第一篇：【文鳐原创】律师,你这样修改规档命名可以倍增工作效能哦!记文鳐团队文档命名规则1.0版
【文鳐原创】律师,你这样修改规范文档命名可以倍增工作效能哦！——记文鳐团队文档命名规则1.0版
作者：王俊珑
文鳐商事争议解决团队 首席合伙人笔者在日常法律工作中，不时会收到律师同行、客户发来的各种邮件，附件中文档的命名可谓无奇不有。好一点的，会载明文档名称和文档日期。更规范一点的，会带有文档作者或单位。但最郁闷的，则莫过于不知所云的一串数字或者字母的文档名。所以，笔者在收到邮件后，第一步要做的就是将文档重命名后再存入相应的文档夹中。
当收到一份文档时，对发件人的第一印象是什么？既不是文档内缜密的分析，也不是华丽的辞藻，而恰恰是看似平淡无奇的文档命名。恰当合理的文档命名，不仅能对外展示律师严谨、有规则的形象，也是律师进行个人文档整理和知识管理的重要手段。
而可供快速检索，是进行知识管理的重要指标。那如何才可以让自己的知识被快速检索呢？最便捷的莫过于通过文档名称进行检索。所以，为了便于检索，我们在整理每一份文档时，都需要有严格统一的文档命名。
命名是一个很细节的问题，但却又是个人进行知识管理的重要一环，所谓“细节决定成败”。很多人电脑中明明都有相关资料，但却最终难以被找到，很重要的原因在于文档命名很糟糕。所以统一内部文档命名规则和文档夹管理就显得尤为重要了。
笔者下面就将自己在文鳐商事争端解决律师团队工作中有关统一文档命名规则的经验分享给大家，供各位同行进行参考，更欢迎大家批评指证：
1.诉讼案件
1.1总则
1.1.2刑事诉讼案件
刑事诉讼法案件的文档名称应包括如下六个部分：序号-文书名称-诉讼阶段-犯罪嫌疑人姓名及涉嫌罪名-承办人版本。示例：3-辩护意见-一审阶段-周X非法拘禁案-丘水伊V1 1.1.3行政诉讼案件 同上
1.1.4劳动仲裁案件 同上1.2分则（详解）1.2.1“序号”
（1）为便于文档排序以及文书准备进程的梳理，须按照文书产生的顺序，在文档名称最前端标注“序号”（从阿拉伯数字1起始）。
（2）“序号”原则上应当按照律师团队在承办案件过程中制作文书的时间顺序来编码，特殊情况可以例外。但针对同一类型的文书，可以在大序号后面增加小序号，例如（3）委托代理合同、客户账单等非诉讼活动使用的文书也应当按照行程先后标注序号。一般情况下，《委托代理合同》应在洽谈阶段中，后于《法律服务方案》，但特殊情况下，《法律服务方案》也可以拟定在签订合同之后。（4）“一审阶段”、“二审阶段”等诉讼阶段以签订合同时间节点为准，签订合同时以及之前为洽谈阶段，之后就直接按照该案件所处的诉讼阶段。（5）客户提供的证据资料单独排序，应当另行建立文档夹，命名为证据，不与团队制作的诉讼文书共同排序。例如1.2.2“文书名称”
（1）“文书名称”，如果团队自创的文书，可以使用统一的缩写，例如《初步法律分析意见及诉讼服务方案》，在文档命名中可以缩写为“法律服务方案”。但对于根据客户要求而制作的文书，原则上使用全名，不使用缩写，因为缩写后无法保证各个案件的格式同一，例如《关于有人伪造XXXX公司公章的函》等，这些不宜缩写，应使用全称。例如（2）常见的文书类别（如答辩意见、起诉状等）在命名时须严格依照下列规定统一表述，例如： 法律服务方案 委托代理合同 律师事务所函 授权委托书
起诉状、刑事自诉状、答辩状、上诉状、上诉答辩状法庭辩论意见（民）、辩护意见（刑）、举证意见、质证意见 证据目录
再审申请书、申诉状、撤诉申请书 仲裁申请书、仲裁答辩书
增加诉求申请书、管辖异议申请书、调查证据申请书、证据保全申请书、财产保全申请书、诉前财产保全申请书、财产保全担保书、先予执行申请书、先予执行担保书、回避申请书、不公开审理申请书、延期审理申请书、支付令申请书、支付令异议申请书、公示催告申请书、强制执行申请书、执行和解协议、执行异议书、通知证人出庭申请书、解除强制措施申请书、重新鉴定勘验申请书
判例大数据检索报告、可视化图表、庭审简报 1.2.3 “当事人名称”
（1）当事人系自然人的，姓名采全名；当事人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两个部分构成：字号+公司。字号的确定，由合伙人决定，应当注意与相近公司的区分。例如，广西玉柴机器集团有限公司，简称为“玉柴公司”；广西柳工机械股份有限公司，简称为“柳工公司”。（2）名称为英文时，自然人采用名的首字母+姓的全称(如Hillary Clinton记为H.Clinton)，公司则采用其通行简称（如Twentieth Century Fox Film Corporation，即21世纪福克斯电影公司，记为“21st_Fox公司”）。（3）民商事案件中，由我方代理的当事人无论系原告或被告，名称均必须放置在前，对方当事人名称放置在后，中间用大写V连接。例如在玉林XX公司诉黄XX民间借贷纠纷一案中，命名为：“黄XX V玉林XX公司民间借贷案”，例如：（4）刑事案件中，仅注明犯罪嫌疑人一方姓名即可。（5）当我方当事人的人数在两人及以上时，只记录本所被代理人的名称，其他当事人名称可在文档命名时省略；当对方当事人的人数在两人及以上时，仅标注其中一名当事人名称即可，并在其后加注“等”。例如：万科X公司V姚振XX等。
1.2.4“案由”
（1）法院已确定案由的，以法院确定的案由为准。（2）法院尚未确定案由的，参照 《民事案件案由规定(2011修订)》予以初步确定后先行命名。
（3）按照第(2)点命名的案由，承办人应在结案前按照法院最终确定的案由统一所有相关文档的名称。
（4）刑事案件中，以委托辩护人时可确定的涉嫌罪名先行命名，结案时承办人应按照判决确认的罪名统一所有相关文档的名称。
1.2.5“承办人及版本”
（1）每一文书的负责人或具体制作者，须将中文姓名置于文档名称的相应位置。（2）用V1（V 即 Version，并注意此处为大写字母V）代表文书的第一稿，V2代表第二稿，以此类推。
（3）对于最终完成稿，则在版本处标注“定稿”。并且应当另行建立一个单独文档夹，将“定稿”复制过去，以后需要查找定稿时直接点击进入“定稿”文档夹即可。
（4）对于多人修改后的版本，应当采用“序号标注”+“承办人版本叠加”的方式予以明确。例如对于一份起诉状，假如张三先拟定，那么命名为“2-起诉状-一审阶段-甲公司诉乙公司买卖合同纠纷案-张三V1”。
如果是张三再修改一遍，那么新版本的起诉状命名应该为“2.2-起诉状-一审阶段-甲公司诉乙公司买卖合同纠纷案-张三V2”，与此同时，原来的最初版本应该修改为“2.1-起诉状-一审阶段-甲公司诉乙公司买卖合同纠纷案-张三V1”。“承办人版本叠加”，是指在上一个承办人版本加上当前承办人版本，如果中间已经有多人修改过，则无需全部罗列。这时如果作为上级的李四在张三的第一版基础上修改时，命名应该为“2.3-起诉状-一审阶段-甲公司诉乙公司买卖合同纠纷案-张三V1李四V1”。2.其他文档命名
2.1 客户提供的文档
客户提供的文档必须单独建立文档夹存放，文档夹命名为《XX客户提供》，置于该案件的目录之下。客户提供的文档通常是关于案件的证据材料、法院的传票、对方的起诉文书等，所以命名规则可以相对简化。
文档命名规则：文档交接年月日（e.g.20150731）-文档性质-提供人名称。例如：20161202-材料商起诉状及材料-李X2.2 证据资料
（1）如果证据是图片，必须单独建立文档夹存放，文档夹命名为《证据》，置于该案件的目录之下。如果证据区分为原告提供的和被告提供的，则命名时区分为《原告证据》、《被告证据》。例如：
（2）如果证据是电子文档，则依据上述“2.1客户提供的文档”规则命名。3.文档夹命名 总体要求：每个案件应当单独设置一个文档夹，并放入相应的父文档夹中，各层级文档夹的结构如下图所示。3.1诉讼案件文档夹诉讼案件的文档夹，名称由以下部分组成：编号+当事人+案由。表示为“编号-当事人-案由”
（1）编号由大写字母+数字组成。A代表单项法律服务，B代表常年法律服务，C表示民事诉讼案件，D表示刑事诉讼案件，E表示其他事项。数字按照案件接受顺序由001开始升序编号，并在之前加上年份，编号每一年重新起算（e.g.C2015001...C2015099...C2016001）。
（2）当事人表示方法参照本文1.2.3之方法。（3）案由表示方法参照本文1.2.4之方法。
（4）对于未结案件，须在文档夹名称前标注中文感叹号“!”，以便于排序，感叹号应于结案后去掉。例如：案件的文档夹中均应当包括如下子文档夹：
委托手续：包括委托代理合同、委托书、法定代表人身份证明、所函等；
证据资料：包括当事人提交的证据资料、经办律师收集的证据资料、对方当事人提交的资料、法院收集的证据资料等； 诉讼文书：包括起诉状、答辩状、证据清单、举证意见、质证意见、代理词等；
定稿：即最终提交法院的诉讼文书，包括起诉状、答辩状、举证意见、质证意见等；
其他资料，如与客户的往来邮件和短信、客户账单、报销凭证等。3.2仲裁案件文档夹
方法参照本文3.1之方法3.3非诉案件文档夹
（1）文档夹：编号-客户名称-委托事项。例如：陈老师委托我们团队针对在“名为买卖实为借贷的合同”中法官如何行使“释明权”进行大数据判例检索。该项非诉业务的命名为：在文档夹项下，可以根据每个案件的不同要求再行设置子文档夹。例如在上述陈老师委托的非诉业务中，我们检索的内容实际上包括四部分：“司法解释”、“最高法判例”、“广西中院判例”、“外省法院判例”：（2）文档：序号-文书性质-委托事项-承办人版本
其余参照本文1.2分则之方法。
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