第一篇：惠州_中信城市时代_论坛类活动筹备关键点总结
论坛类活动筹备关键点总结
——以惠州中信城市时代6.29“郎”眼看惠州经济论坛为例
背景：2008年6月29日，以中信地产、中信惠州置业有限公司为主办方，在惠州五星级康帝国际酒店中国厅举办了一场别开生面的经济论坛活动——“郎”眼看惠州主题论坛，此次活动自方案的初次提出至活动的具体执行，历时接近半年，且如此规格、规模的活动在惠州屈指可数。此次活动较为成功的举办凝结了项目组人员的汗水，同时也从中得到了诸多经验及启示，在此做简单小结，希望对今后论坛类活动的成功举办起到一定的借鉴作用。
（备注：６·２９活动当天到场约800人次，且参加人员为中信深圳集团领导、惠州市各政府职能部门领导、金融界地产界知名人士、惠州市各大中小型企业经理级以上高级管理人员，因此称之为规格高、规模大。）
一、论坛活动主讲人及主持人的选取
1、选择社会知名度高、迎合目标客户口味的演讲者：讲话是论坛活动的主要甚至唯一内容，因此讲话的人至关重要，只有大众关注力强、社会知名度高的演讲者，才有可能通过适度的营销推广手段吸引大量客户参加活动；同时，只有迎合项目客户群口味的演讲者，才有可能最大化地吸引项目目标客户群体上门。以中信城市时代项目为例，目标客户主要集中于中小企业管理者，精通企业管理战略的知名经济学家最能吸引目标客户的眼球，因此郎咸平为最佳人选。
2、选择时事性强、大众关注度高的论题：在主讲人的擅长专业范围内，选取时事性强、社会关注度高的热点话题，也是活动成功举办、吸引客户参加的重要因素之一。并且关于论题的选取，应当提前与主讲人多次沟通，并根据其需要提供相关资料。
3、选择对论坛主题及项目概况有一定理解的主持人：论坛活动中，主持人不应当只是简单地按照活动流程对现场进行把控，只有对论坛主讲人、演讲主题涉猎领域、项目基本情况有一定的理解，才可能提升论坛的品质感，有效调动现场气氛。中信城市时代项目6.29活动的主持人为惠州电视台的知名主持人，但对郎咸平本人、经济大势、项目概况并无深刻了解，且没有经过充分准备，使活动现场效果大打折扣。
世联地产
二、客户组织
客户组织包括活动前期客户通知、客户确认及现场客户安排，是活动成功举办、并实现活动举办目的的关键所在。
（一）客户通知
1、选取客户通知的有效途径组合，使论坛活动信息最大化到达目标客户：6.29活动中，项目组主要通过以下途径向目标客户传达活动信息：
媒体推广途径：户外广告+电视广告+报纸广告（报眉、硬广、软文）+短信； 电话CALL客：项目诚意客户、进场以来上门进线客户、惠州台商协会企业名录
客户、惠州黄页金融电子等行业企业名录客户；
对写字楼进行扫楼：策划人员与销售人员共同扫楼，直接向写字楼客户发送活动邀请函；
充分利用中信地产、世联地产公司资源，联系政府部门相关人员、各企业协会会长及会员、金融界地产界知名人士。
2、采取合理的通知方式把控到场客户的数量与质量。
可采取“发送邀请函+客户电话预约+客户上门取票”的客户通知方式，使目标客户不仅有尊贵感，而且可以使项目组每天都能够有效统计参加客户的数量，把控发放门票的数量以及到场客户的质量，有效避免活动现场座位空置或不够的混乱现象，最大可能达到活动目的。
（二）客户确认
活动举办前，应当对到场客户数量及名单进行多次梳理，可根据论坛的性质及活动举办的目的，按照不同的标准进行梳理。此举主要有两个作用：
1、确认到场客户的数量，即使不能精确至个位，也不会出现过大偏差；
2、决定活动现场是否需要按照一定标准进行分区。
以6.29经济论坛活动为例，活动前天将所有参加客户单位名称、职务、姓名、联系方式、领取门票数量进行汇总，统计活动当天需设置座位数量，并对座位区以单位性质与客户职务相结合为标准进行分区，因此活动当天并未出现由于到场客户数量多而发生座位争执等现象。
（三）现场客户安排
1、合理设置签到流程，保证客户快速签到，避免塞车。
世联地产
如果到场客户数量多，有必要针对嘉宾与普通客户设置不同的签到区：6.29活动，签到处设置“嘉宾签到处”与“客户签到处”两个区域，并在嘉宾签到区细分为政府机构接待人员、地产机构接待人员、金融机构接待人员等，保证到场嘉宾有一对一接待，大大增加嘉宾满意度；
签到区设置足够人员，细致分工，并尽可能留下客户联系方式：6.29活动中，项目组人员提前通知到场客户携带名片签到，活动当天有名片的客户领取项目资料后直接可以进入座位区，没有携带名片的客户尚且需要当场签名及留下联系方式，因此大大节省了客户签到时间；
2、合理安排餐饮时间，避免论坛过程中听众的大量流动，保证演讲不受意外事件的干扰：论坛活动过程中，听众的走动会对主讲人的思维造成不当干扰，因此最好在签到的较长时间内安排客户的餐饮，并在活动正式开始前将餐饮区撤掉，保证现场安静及整洁。
三、现场互动
一般来说，论坛活动流程中会包含主讲人演讲过程中的互动及问答互动阶段，为了保证台上与台下的有效配合，演讲内容对项目销售具有一定的利好性，并避免冷场及意外情况的发生，最好在活动开始前与主讲人进行互动问题的观点沟通，并在现场安排一定人员进行提问，一般可提前安排媒体相关人员进行提问。
四、各合作方之间的有效沟通
论坛类活动从筹备阶段到现场组织阶段，涉及多个合作方，包括开发商、代理商、广告公司、礼仪公司、制作公司、活动现场设置方，且活动筹备过程中各合作公司针对不同事项还可细分为不同的对接人，为了保证活动当天的正常举办，应提前以活动当天功能分区为标准，指定各功能区的唯一对接人或责任人，并将各责任人及其组员的名单及联系方式以总表的形式体现，从而避免因拥有话语权人数过多而带来的不必要内部冲突或活动流程混乱，保证活动进程间的顺利衔接。
世联地产
第二篇：珠海_中信红树湾_8-18城市系列论坛活动总结
8-18系列城市论坛第二场活动总结
一、活动概要
1）
活动时间及地点
Ø
时间：2010-08-18
Ø
地点：中信红树湾湾区体验馆
2）
活动目的Ø
邀请国家级、省级、港澳媒体及7家珠海本地媒体参加，通过业内交流和线上传播，提高中信品牌在珠海的知名度。
3）
活动主题
Ø
中信地产2010珠江西岸城市系列论坛
4）
活动形式
Ø
邀请专家学者出席高峰论坛，现场探讨
Ø
国家级、省级媒体出席高峰论坛并做后续媒体放大
二、活动流程及内容
09:00—09:30
迎宾签到(2名礼仪指引嘉宾、媒体签到）
09:30—09:40
论坛开幕仪式（主持人开场白
介绍与会嘉宾）
09:40—09:45
领导与嘉宾合影留念
09:45—11:05
郑天祥教授演讲：《港珠澳大桥“湾区经济”与珠海城市运营路径选择》
10：05
—10：25
学者郑国强演讲：《横琴开发、珠澳同城是打造珠港澳国际大都会区的契机》
10：25—10：45
中信（华南）集团珠海负责人演讲：《中信地产城市运营与构建珠港澳国际大都会区》
10：45—11：05
魏清泉教授演讲：《努力构建现代宜居城市与城市营运》
11:05—11:15
休息十分钟
11：15—11：30
互动环节 中信模式与城市运营
参与者为四位演讲嘉宾。
11：30—12:00
媒体记者提问环节
12:00
主持人小结，论坛结束
1）
现场布置
1、售楼部一楼场地布置与人员安排
2、售楼部二楼场地布置与人员安排
3、售楼部三楼场地布置与人员安排
2）
活动人员安排
区域划分
岗位及人数
职责
负责人
区域总协调
物料
区域范围
区域节点
外场区
停车场
保安3人
负责车辆停车指引
——
张炳鹏
***
肖时玮
保安阳伞1把、保安岗台踏步1个、保安白手套2双
导示牌2块
庭前广场
保洁1名
负责嘉宾迎接
庭前广场清洁
——
——
一楼销售中心
大堂入口
销售8名
策划1名
嘉宾退场时于门口列队欢迎欢送
对接人员：彭义
迎宾人员：待定
——
大堂
销售人员5名
签到组长：分流客户，参与论坛媒体引导至签到台，并由销售人员一对一带引至三楼演讲厅；
签到组：指引媒体嘉宾在嘉宾签到本签到、请嘉宾留名片；
指引客户在客户签到本签到；
礼仪：大堂入口迎宾
签到组长1名：待定
签到人员4名：待定
活动公司礼仪2名
签到背景板1块、签到台1张配桌布、嘉宾签到本2本（红色）、签到笔5支、“惠赐名片”台卡1个、名片托盘1个、欢迎水牌1个
策划1名
负责计数到场嘉宾人数
保证电子屏正常播放
张炳鹏
电子屏欢迎视频
保洁1名
负责大堂及卫生间清洁
待定
接待专员2名
接待专员负责论坛演讲嘉宾接待；并直接引导嘉宾至3楼贵宾休息室
邱泓***
孙晓宇***
放映室
工作人员1名
负责确保放映正常
待定
二楼至三楼楼梯口
保安1名
1名保安把控
18日上午3楼演讲厅暂时不对非论坛客户开放
待定
2楼水牌1个“贵宾客户接待中”
3楼水牌1个“论坛演讲厅—>”
三楼演讲厅
礼仪2名
演讲厅入口2名礼仪迎宾；
吧台服务生1名；
舞台区1名策划，对接主持人、音响、记者提问把控；
论坛开始时主持人用体验馆自备音响系统告知论坛开始
策划：闫博***
礼仪3
礼仪4
彭义
***
吧台食品
主持人串词1份
城市大势片、深圳中信红树湾产品片
中信红树湾广告片
全程录像人员安排
三楼贵宾休息厅
物业管家2名
策划1名
安排演讲嘉宾休息区域；接待专员负责嘉宾休息期间服务协调；
ü
工作人员安排3楼吧台提供餐饮；
ü
准时提醒嘉宾论坛开始；
物业管家1
物业管家2
孙晓晴
沙发、茶几1套
台花1套
吧台提供餐饮
三楼露台
保安1名
保洁1名
1名保安在三楼通往露台门口站岗（提醒客户注意安全）
保安5
保洁3
休闲桌椅
吧台提供餐饮
活动拍照人员：张炳鹏；吧台食品把控：孙晓晴；论坛流程把控（张凯）
总人数：
保安5名、保洁3名、物管2名、销售人员约18名、司仪1名、策划执行5名、礼仪4名
三、区域及活动流程分析
签到迎宾区：
亮点：
²
红地毯铺设充分地营造气势；
²
安排保安为嘉宾撑伞遮阳，服务贴心
²
嘉宾入场前，销售代表及礼仪列队欢迎，彰显尊贵；
²
采用“请赐名片”水牌，收集嘉宾名片；
“请赐名片”水牌，收集嘉宾名片
红地毯铺设，礼仪列队欢迎
签到迎宾区
一楼大堂：
不足：
²
红地毯上有纸屑，工具车随意摆放；
²
负责撑伞遮阳的保安数量不够，很多嘉宾都未能感受到服务
一楼大堂入口
二楼体验厅
亮点：
²
销售代表定岗讲解，保证服务品质；
二楼体验厅销售代表定岗讲解
三楼演讲厅：
亮点：
²
有效引导到场媒体及客户自前排开始就座；
²
二楼现场预留充足的世联同事及家属，三楼演讲厅一旦出现人员不足的情况，三楼负责人员即刻与二楼负责人员取得联系，快速调配世联同事上楼补充空缺；
²
设置餐饮区，一方面为贵宾休息室提供餐点，一方面方便客户中场休息时饮用；
²
设置定岗策划对接主持人，对会场流程进行把控，并与主持人沟通好记者提问内容；
不足：
²
餐饮区域太小，休息时造成拥挤，且嘉宾无就餐去处；
三楼餐饮区
三楼策划定岗对接主持人
现场气氛热烈
恭送嘉宾及客户离场：
亮点：
²
设置定岗策划对接主持人，对会场流程进行把控，并与主持人沟通好记者提问内容；
²
三楼负责人提前10分钟通知二楼负责人论坛即将结束，为销售代表提供充足的时间，做好准备、恭送客户；
四、效果评估及客户分析
1）媒体记者出席情况
除南方日报记者临时有事外，基本邀约媒体记者当天按时出席活动，共有26家媒体。
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全国媒体：新华社、人民日报、经济日报、光明日报、中新社、中央人民广播电台、中国房地产报、ü
省级媒体：南方都市报、广州日报、深圳商报、新快报、羊城晚报
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港澳媒体：香港文汇报、香港大公报、香港商报、澳门日报、澳门华侨报、澳门大众报
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本地媒体：珠海电视台、珠海特区报、南方都市报、优家网、珠海房产之窗、搜房网、新浪乐居、沿海传媒；
各媒体发布情况有待进一步跟进核实，希望中信方面明确责任人跟进相关事宜
2）客户邀约到场情况
由于预计当天现场观众可能不足，所以提前约定邀约同事及内部观众
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世联邀约客户30批，到场28批
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中信邀约客户15批，到场1批
五、活动存在的主要问题
1）
筹备阶段
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活动公司当天到场及布场时间较晚，且存在人手严重不足问题，建议加强对活动公司的管理督促
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活动当天保安未得到上级通知，依然按平时上班时间到岗，建议明确每次活动中负责知会物业方面的人员及相关流程
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在非活动公司负责的布场范围内，物料的移动及协调存在诸多空白区域，建议明确活动中物业负责事项及能够提供支持的事项
2）
现场阶段
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活动公司礼仪的休息时间缺乏一定的约束，导致三楼现场长时间只有两名礼仪在岗，建议加强活动过程中对活动公司人员的管理
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媒体活动公司提供提问嘉宾名单的流程过于拖沓，且存在很大的随意性，变更频繁，建议加强前期沟通和现场协调
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论坛等活动专用的激光笔、排插等基础物料长时间未能到位，建议尽快购置
六、后续建议
ü
中信与世联双方进一步清晰明确各流程对接人及其职责，并对各服务商在筹备阶段及活动过程中的动作提出明确要求
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物业、保安、保洁等部门的人员在活动中的职责进一步明确，并进行定岗定责
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各流程推行固定流程和标准模板，明确责任人，确保分工明确无缝对接。
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活动专用物料加快购置，以确保活动的品质和顺利进行
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设置人员对活动产品进行跟进，包括媒体跟进，顾客反馈等，形成成果
世联地产珠海中信红树湾项目组
2010年08月23日
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