关于下发《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程

第一篇：关于下发《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程

家乐园自营事业部文件

自营经字﹝2017﹞11号

关于下发《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程 》的 通 知

各事业部及下属各门店：

为规范超市生鲜自采商品采购操作流程，使采购作业有章可循，特制定《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程 》。现正式下发，请遵照执行。

商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程

一、目的

规范采购操作流程，使采购作业有章可循。

二、适用范围

各事业部下属超市门店

三、各级职责

（一）自营事业部超市业务部 1.负责该管理制度的修订;2.负责商品的采购;3.负责商品的报账及差旅费的报销;4.负责商品的验收工作。

（二）自营事业部配送中心 1.负责各门店订单汇总； 2.负责商品的验收工作； 3.负责商品的配送。

（三）各超市门店 负责商品订单作业。

三、操作流程

（一）蔬菜采购订单流程

1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在17:00前制定商品补货单，由门店生鲜部经理审核。

2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇

总。

3.配送中心生鲜部经理审核后将汇总商品补货订单以微信形式发于蔬菜采购人员，如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或微信的形式通知相关采购人员及配送中心生鲜部经理；夜间如遇到突发天气变化，采购人员可根据门店实际情况适当向门店增加配货量。

4.采购人员审核无误后，在19:00前到将汇总好的商品补货订单进行打印。

（二）当地蔬菜市场采购

1.采购员及时了解大型蔬菜批发市场价格，由采购在市场内分时间段（晚上22:00市调1次、00:00市调一次）对整个蔬菜市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。

2.送货方式：由采购人员从价格低的商户处按商品质量要求提出采购商品需求，并将所采购的商品于晚间23:00-3:00陆续送至配送中心。由供商依据实际上货数量出具原始单据一式两联，填写（品名、数量、单价、金额、汇总金额、联系电话），供商采购双方签字认可，配送中心一联、采购一联。

3.如果有未按订单数量到货且数量差异较大时，供商第一时间电话通知相关采购人员，由采购人员通知配送收货人员与订单

数量的差异，以便配送人员按修订后的实际采货量进行分拣。

4.货到达配送中心，采购将供商原始单据交予配送中心收货人员，采购与收货人员共同进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据采购员提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购员、配送中心订单处理部、配送中心库存管理部三方在配送入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单。对因质量问题拒收的商品由采购与供商沟通，填写退货情况说明，由配送收货人员、采购双方签字认可，拒收商品不入库存（为节省称重环节，配送人员可直接进行分货，减少配送再与门店分货中商品的损耗）。

5.向各门店配货完毕做单减库存后，体现在配送中心账面库存的数量及金额为蔬菜采购环节的损耗，配送中心依据账面库存金额核算损耗率，在不超过公司标准的基础上由配送中心经理签字批准进行系统内损溢处理操作。超出部分由采购员自行承担,超出金额采购员需在2个工作日内交至睿州财务。

8.夜班采购将商品验收单与供商原始单核对是否正确，无误后由采购签字认可。供商原始单和配送验收单作为报账的依据。

9.配送中心每天入库完毕后，将当日损耗数量差异进行汇总，次日上午12:00前以电子版形式发至生鲜蔬果部部门经理内Q，生鲜蔬果部针对异常的差异进行跟踪、管控。

（三）水果采购订单流程

1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在当日17:00前制定隔天商品补货单，由门店生鲜部经理审核。

2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇总，配送中心生鲜部经理审核。

3.配送中心生鲜部经理审核后将商品补货订单以内Q形式发于水果采购员。如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或短信的形式通知相关采购人员；如遇到突发天气变化，采购人员可根据分店实际情况适当向门店增加配货量。

4.采购人员审核无误后，在19:00前将汇总好的商品补货订单进行打印。部分鲜货商品如（香蕉、草莓、葡萄）等由于存放原因不能运至配送的，于第二天上午由采购直配到各门店。

（四）当地水果采购

1.采购人员及时了解大型水果批发市场价格，由采购在市场内分时间段（早上6:00市调1次、7:00市调一次）对整个水果市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。

2.水果商品由配送中心统一配送。依据门店的汇总订单按商

品质量要求从市调价格低的商户采购商品，将采购的水果装车运至配送中心（水果配送收货流程同蔬菜）。

3.配送中心订单处理部将当天商品的进价以Q形式传至各门店。

4.门店仓管进行商品验收作业，称重、检查商品品质数量在正负3%的情况下，依据睿洲的配送单正常收货，仓管进行审核。

（五）基地外采蔬果流程

1.采购员根据门店蔬果类商品销量较大的品种及应季的品种联系各个蔬果基地，了解基地价格、品质及时与总部采购员联系了解当地价格、品质进行对比后实施采购，业务管理部督导对相互询价进行跟进。

2.在外采过程中所发生的差旅费、运费、采购商品附加费分三部分来划分。

3.差旅费：由采购根据在进货时所发生的住宿、餐费、公交费，火车费按照公司差旅费标准正常走OA报销流程，采购品类经理/助理提报——部门经理审核——归口部门审核——财务管理中心审批。

4.填写报销签批单传财务管理中心会计进行报销。5.采购员从基地外采的商品，由供商填写原始单据及所产生的费用明细：运输及附加费(如代办费、纸箱费、胶带费、转运费、人工费、装车费、卸车费等)，由供商出示收据一式两联双方签字认可（要求所有收据必须正规，填写明细供商姓名、地址、电话。）

6.货到配送中心后采购人员将外采商品原始单据及所产生的费用单据和纸质费用明细表交予配送收货人员，共同进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据采购员提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购、配送信息、配送仓管三方在睿洲入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单。

7.采购将商品验收单与供商原始单核对是否正确，无误后由采购签字认可，原始单据和商品验收单作为报账依据。

（六）散货采购流程

1.每周一、四配送中心订货员制定散货订单，采购依据配送订单通知供商发货。在外采进货时要做到货比三家，了解当地市场行情及商品的价格，并与本地价格对比，确定进货渠道。

2.对已确定的合作商户，即签署合同满30日的商户本地和邢台周边商户，配送中心订货员直接由供应链对订货、补货商品进行订货，并通知供商发货，商品价格上调的商品在未接到采购通知前按照原有价格进行验收，针对直采商户、外采商户配送中心可电话对商户进行订货，待商品实际到货后，验收数量确定后，再进行补单操作。

3.对直采、外采、首次合作商户不满30日的供应商，由配送中心订货员于订货日下午四点前（下班前）将订单传至采购，由采购通知供商予以发货。在四个工作日（外采商户、直采商户依据本地物流情况，对预计到货时间提前1天通知配送中心接货时间）内由配送中心从货栈接货直接运到配送中心(原始单据随货通行)。

4.针对外采、直采商品，配送中心验收员按照实际称重数量对外采、直采商品进行验收，配送中心不得在实际称重数量上进行扣减重量，将价格核算至商品进价中，已保证商品价格优势真实性。

5.采购与配送收货人员共同针对首次到货商品（差异化商品、首次更改外采直采地的商品）进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据供商提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购、配送信息、配送仓管三方在睿洲入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单（如存在商品质量与采购沟通共同确认后可拒收）。

6.采购核实商品验收单和供商原始单数据正确无误后，签字认可，将商品原始单及商品验收单传财务进行报账。

（七）鸡蛋采购订单流程

配送中心每日17:00前将门店第二天所需鸡蛋的汇总明细以内Q形式通知采购，采购根据配送中心提供的总订货量向各个养鸡场订货。

（八）鸡蛋采购流程

1.次日早上采购员根据订货量装鸡蛋周转筐乘配送货车前往基地采货。10:00左右了解当地鸡蛋进价后，同时向其它市场进行询价比价，与农户议价后，确定当日收货价格。

2.根据各个农户的产蛋数量、品质向商户发放鸡蛋周转筐。3.收购时农户按照实际数量及价格向采购开具收据（品名、单位、数量、单价、金额、联系方式）收据不允许涂改。农户和采购双方签字认可后，采购将货款付于农户，将采购的鸡蛋装车运至配送中心。

4.在返回途中，与配送中心订单处理联系制定当日鸡蛋的订货单。

5.货到睿洲后，采购将原始单据交于配送中心仓管，采购与睿洲收货人员共同进行商品验收作业，睿洲收货人员验收商品质量和数量，并填写商品订货单，双方签字认可，由配送中心订单处理部进行系统录入，生成商品验收单。

6.采购核实商品验收单与原始单据的数据是否相符，确认无误后签字认可（商品原始单及商品验收单）传至财务管理中心进行报账。

7.鲜蛋损耗率在不超规定的3‰情况下正常报损（如超过超规定的损耗率由采购负责与供商协调解决）。

自采操作流程：制定订单——采购——报账——付款

四、奖惩

如未按照以上流程操作，将按照《家乐园集团员工日常奖惩

管理办法》轻微违纪对相关人员进行罚款。

五、本制度自下发之日起正式执行，原相关制度《超市事业部生鲜自采商品采购操作流程（试行）》同时废止。

六、附件

《睿洲入库单价核算表》

抄送：各事业部下属全体员工

家乐园集团自营事业部 2017年1月14日发

第二篇：超市商品自采管理办法

国贸超市商品自采管理办法

为规范公司下属各超市商品的自采操作，发挥自采商品优势，特制定本办法。

一、自采人员的设置

由总公司超市事业部副总、财务副总与各门店店长、采购经理专职负责各类商品自采。

二、商品采购及业务管理原则

1、统一计划、统一采购、统一定价；

2、货进源头、降低成本、降低费用；

3、质优价廉、增大收益、资信可靠；

4、精选畅销、量贩经营、特色营销。

三、自采商品的经营方式

自采商品采取以下三种经营方式购进。

1、超市事业部到商品批发地直接购进；

2、门店委托指定供应商购进，凡现有供应商能够按我方要求供应拟自采品种的，则应选择该供应商供货；

3、超市事业部与产地或批发商签订直供合同，门店直接向产地或批发商订货。

四、自采商品流程

1、超市事业部根据所要自采商品的季度性、节假日、保质期来制定每次外出自采商品的品类与时间计划安排表，报总经理审批后下发至各门店店长。蔬果类商品可以由门店在当地购进。

2、门店店长与各部门主管协商后按外出自采时间要求制定本店需自采商品的需求计划，列出《自采商品计划表》（详见附表）传超市事业部副总审核；安排员工针对自采商品在本区域进行市调，并将市调结果报超市事业部。（各门店可将畅销缺货、本地供应商不供货、暂时缺货时间大于15天、本地供应商的供价偏高、本区域竞争店有而我店无的新品均可列入自采计划之内）

3、超市事业部副总审核通过后，汇总各门店的需求报公司总经理、财务部副总作自采资金安排。

4、超市事业部副总按事前的时间安排组织相关店长、采购经理外出自采商品。

5、自采过程中应按门店的需求计划与销售能力进行合理采购质量符合国家相关标准的商品，如要临时增加特殊商品、促销商品、质优价廉新品可经自采人员合议后与门店电话沟通后予以采购。

6、自采商品运送到公司后由自采人员按各门店需求计划与门店自采商品分配标准（吴忠国贸：小坝国贸：景墨国贸：乌审旗国贸：棋盘井国贸=3：3：3：2：1）进行分货。

6、自采商品到达门店时由门店组织收货人员与部门员工进行收货、入库。

7、超市事业部副总、财务部副总在货到门店后核算出自采商品的各项费用，接合各门店自采商品市调价格再加上应有毛利率后制定出自采商品的统一售价，并发至各门店执行。

8、自采商品验收入库后，由部门主管组织员工及时上架销售，禁止因任何理由将自采商

品堆积在仓库，三天内还未上架销售的将对店长、责任部门主管进行处罚。

9、门店要加强对自采商品的管理，监督员工做好自采商品的陈列、保质期检查、先进先出等，及时按公司规定处理临期商品。

五、自采商品定价

1、自采商品毛利率不低于各品类毛利率标准，如有特殊情况，需报总经理批准。

2、自采商品的定价=自采进价+费用（一般在20%--30%左右）+毛利（食品类15%--20%，百货类35%--40%）。

3、自采特价（促销）商品的毛利率标准：食品类加5%，百货类加10%（此加价率不含进货费用）。

4、自采商品由特价恢复原价时调价幅度不能超过20%。

六、盘点

1、门店应对每批自采商品进行盘点，由财务部门生成报表，核算毛利，门店营运部对报表予以确认。

2、商品有滞销的应及时联系其他门店进行调拨，严禁积压在库房。

3、如有临期或过期而不能退换的自采商品由门店自行处理，公司不承担损失。

4、如有因采购数量控制不合理、质量达不到相关要求而造成自采商品大量滞销、积压或过期的，责任由相应自采人员承担。

七、自采商品的损耗

1、自采商品在采购、运输中会产生损耗，自采人员和门店必须将其考虑到采购成本之中。

2、如果门店在销售中发现保质期较长的自采商品，品质在保质期内变差，门店店长可立即联系超市事业部副总，讨论可否退货或与批发商调剂。

3、如果商品不可退，则必须立即对商品做处理，尽可能减少损失。

八、本管理办法为暂定规定，待工作运作一阶段后将重新制订或补充完善，执行过程中若有疑问之处，由总经办进行解释。本规定自2014年9月1日起试行实施。

第三篇：生鲜自采蔬菜配送、收货流程

生鲜自采蔬菜配送、收货流程

1．目的

为规范自采蔬菜配送、收货过程的相关管理，提高蔬菜的经营效益，明确自采蔬菜采购损耗和经营损耗，区分蔬菜采购人员与门店经营人员双方的损耗责任。2．适用范围

适用于生配部分拣课长及分拣员工、生鲜采购助理、采购代表、高级采购、采购部长、财务、信息、驻店生鲜采购、门店生鲜处、收货课、防损课、信息课、城市生鲜经理、区域营运进行自采蔬菜配送、收货、损耗确定工作。3．流程规则

3.1自采人员必须紧跟市场，掌握市场动态，寻找有实力的供应渠道，确保自采蔬菜品质好、货源充足、有价格优势，并每天在网上发布各单品的价格行情及建议加价率，指导门店自采蔬菜的经营。

3.2自采人员应对每一批次蔬菜质量、净重量进行把关，要求到达门店每批次每品项净重差异不得超过3%，质量差异不得超过5%，收货标准以生鲜采销部发布的标准为准。3.3原则上蔬菜自采办不得多配、少配、强配蔬菜到门店，如强配到门店，门店有权拒收。《门店自采蔬菜发货单》必须随车到达门店，门店必须凭发货单收货，配送蔬菜的重量必须为去皮的净重量且必须以公斤（把）为单位，单价为净重价格，蔬菜自采办应在发货单上注明每个单品每批次的数量、质量损耗率，如没有发货单或发货单填写不符合要求，对相关责任人予以警告处分一次。

3.4 蔬菜自采办送货到门店的商品必须装箱，并与门店进行大包装（箱/件）数的交接，门店收货时必须对自采蔬菜100%过称。

3.5从蔬菜自采办运输到门店的运费按每批次蔬菜的重量平均分摊到各单品进价。3.6门店收货未超出差异标准的损耗由门店进行二次入库，通过二次定价将价格损失分摊至各单品进价成本；超出公司标准的差异损失，由蔬果课及时与蔬菜自采办主管确认，作返仓或补损处理，蔬菜自采办承诺补损的，应在2天内向供应商追回损失，否则将对相关采购员予以警告处分一次，情节严重的将对其予以降职处理。

4．流程涉及部门的主要职责4.1生鲜蔬菜自采办：负责根据门店需求开展公司自采蔬菜的采购、分拣、配送工作，测试自采蔬菜的质量、重量损耗，对蔬菜的进价、质量、净重量进行控制，进行二次定价，解决门店反馈的自采蔬菜采购、配送过程中存在的问题，在网上发布各单品的价格行情及建议加价率，指导门店自采蔬菜的经营。

4.2 生鲜采销部长：负责指导公司自采蔬菜的采购、配送工作，协调处理门店对自采蔬菜问题的投诉。

4.3 财务：对自采蔬菜付款进行审核，对自采蔬菜进行财务核算，定期对自采蔬菜损耗及经营情况进行分析。

4.4 门店生鲜处：负责本门店自采蔬菜的订货，按要求进行蔬菜验收，根据验收差异对自采蔬菜进行二次入库，对自采蔬菜验收过程中存在的问题及时与蔬菜办进行沟通反馈，跟踪蔬菜办对蔬菜问题的处理结果。

4.5 门店收货课验货员：负责按要求验收自采蔬菜。4.6 门店防损课：负责蔬菜验收的监督。

4.7 门店信息课：负责录入、打印自采蔬菜验收单据。

4.8 城市生鲜经理或区域营运：负责对有争议的损耗进行协调，认定。

第二部分：流程描述 1.自采蔬菜采购与配送

1.1 门店根据生鲜部制定的《门店蔬菜基本配置表》及销售情况进行订货，原则上门店每天订货量不得超过1天的销量，并按蔬菜办的格式在下午16：00之前将次日的订单传到蔬菜办。

1.2 蔬菜自采办采购应货比多家，确保自采蔬菜优质优价，蔬菜采购全过程必须二人或二人以上。

1.3 蔬菜办在当地采购的蔬菜全部按进价配送到门店，不再进行加价；产地采购的蔬菜，应将采购员的差旅费、产地至自采办的运费、产地仓储费、采购资金利息等费用计入该批次蔬菜的采购成本。

1.4 自采人员应对每一批次蔬菜的数量损耗进行推算，抽查采购单品在去掉内、外包装后的净重量，根据抽查结果，推算每批蔬菜每件的净重，按净重配送给门店，并在发货单上标明数量损耗率。同时，蔬菜办也必须对该批次蔬菜的质量进行分品种抽查，推算该批蔬菜各品种的质量损耗率，并在发货单上标明。

1.5 蔬菜自采办按扣除重量、质量差异后的净重对蔬菜进行二次定价，作为配送到门店的价格。1.6 蔬菜自采办根据抽查的净重量情况，统计配送到每家门店的大包装箱数，填写《门店自采蔬菜发货单》。蔬菜办自采蔬菜必须在上午7：00之前配送到各门店。2.门店自采蔬菜验收

2.1 门店收货时由指定收货人员（早上6点前为当班夜勤防损，早上6点后为理货员与收货员）与蔬菜自采办进行大包装（箱/件）数量的交接，交接无误后门店收货人员及送货司机在《门店自采蔬菜大包装数交接单》上签字确认，一联交门店留存，一联由司机带回蔬菜办。2.2 门店应加快收货速度，蔬菜配送金额在3000元以上，门店收货时间应控制在30分钟以内，配送金额在3000元以下应控制在25分钟以内，否则对门店予以通报批评的处分。2.3 门店生鲜处、收货课、防损课在上柜前凭《门店订货单》和蔬菜自采办的《门店自采蔬菜发货单》，对蔬菜100%过称，确认蔬菜的实际重量，并计算净重量差异与质量损耗。2.4 门店收货课将门店验收的实际重量损耗、质量损耗与蔬菜办确定的损耗率进行对比，如果数量差异在上述范围内，以门店实收数量为准，在单品金额不变的前提下，将数量差异进入蔬菜的单价成本，提高入库的单价（二次定价）。质量损耗必须在门店入库单上注明，作为采购损耗的依据，月末，财务将采购的质量损耗金额进行汇总，从门店蔬菜总体报损金额剔除采购损耗金额，得出门店的经营损耗金额。

2.5 如果重量损耗超过上述标准，收货课应立即电话通知蔬菜办主管，蔬菜办主管确认处理方式，蔬菜办选择全部退货或补损，如退货，相关运费由蔬菜办负责；如补损，则由门店填制返仓单，由生鲜处、防损、收货课签字确认，一联第二天交司机带回蔬菜办（或传真），一联交财务划帐，由财务挂蔬菜办往来。返仓部分由蔬菜自采办负责向供应商追回，否则，由相关采购员全额赔偿。如蔬菜自采办需到现场确认差异数量，应安排人员在一个半小时内赶到门店进行确认，如在约定的时间未到门店，则视同蔬菜自采办默认该损耗金额，由门店财务将损耗挂蔬菜办往来。如果门店弄虚作假，经查实，公司将对相关责任人予以警告处分并全司通报批评。

2.6 信息课以门店实际收货数量，对配送蔬菜进行二次定价（含数量差异和运费），录入信息系统，进行入库处理。

2.7 门店应对蔬菜周转筐视为商品进行入库处理，并及时将空周转筐办理返仓处理，退回蔬菜办。3.其他要求：

3.1 门店如需进行蔬菜自采，应向生鲜采销部申请，经生鲜采销部同意后方可自采，但销售和毛利不得低于同类型门店配送蔬菜的水平。3.2 对于公司蔬菜配送的门店，门店原则上不得实行自采，如擅自自采，将对相关责任人予以警告处分。

3.3 财务定期对自采蔬菜办蔬菜经营情况进行分析，并向生鲜部提交分析报告。

第四篇：超市连锁超市生鲜自采(基地)工作管理规定

连锁超市生鲜自采（基地）工作管理规定

一、目的：

1、防止生鲜自采（基地）人员腐败或不敬业行为，杜绝不正当行为，树立良好风气；

2、维护公司利益，避免公司利益受到侵害；

3、通过对生鲜采购人员的稽查，提高公司生鲜商品的竞争力；

二、参与部门：总经理、常务副总经理、总办、生鲜部、防损部、人资部、门店主管、组长等；

三、稽查对象: 蔬菜、水果、水产、冰鲜、贝类、冻品、家禽类采购人员；

四、稽查周期：

1、总经理、常务副总经理每月各2次监督，监督的类别交叉进行；

2、防损部、生鲜部每月各4次，原则上每个类别至少检查一次；

3、门店主管或组长由总部生鲜部不定期安排去市场对品质及价格进行市调.五、常见采购人员腐败方式：

1、进货时加价；

2、做帐时加价（包括直接加价和以此充好变相加价）；

3、在生鲜商品换算过程中，提高采购价格或增加采购数量；

4、供应商/商户回扣；

5、通过加冰、加水、赠品或其他形式将到达门店时的重量增加转为个人收入；

六、稽查前准备工作

1、前一天的采购数据收集（如采购品种、品质、价格、数量、采购的供应商等信息）；

2、门店生鲜商品市调表；

3、掌握生鲜商品采购标准，了解对采购的要求； 采购商品质量的原则:（1）采购质量好的商品，不采次品，特殊情况须上报总部；（2）采购新鲜的商品，不采隔夜、冷藏的商品；

七、稽查措施与方法

1、走访市场客户，了解情况；

2、批发市场价格调查，在同等质量、同样采购量前提下进行价格比较；

3、了解采购所采购商品品质，对商品采购质量进行稽查；

4、参与采购环节，了解规范采购人员行为；

5、鼓励采购人员休息，让门店人员介入采购，实现对采购环节的监督；

八、自采（基地）稽查的常效管理机制

由防损部每月将稽查工作开展情况向总经理提出报告，报告应真实反映情况。