公文写作——备忘录

第一篇：公文写作——备忘录

公文写作——备忘录

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项：

书端（Heading）；

收文人的姓名、头衔、地址（Addressee's Name，Title，Address）；

称呼（Salutation）；

事因（Subject）；

正文（Body）；

结束语（Complimentary Close）；

署名（Signature）。

备忘录——注意事项

书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人（或收文单位）的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用 Dear Sir，对政府官员可用 Sir.“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket，Subject.如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。

正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。国际间的备忘录，准确的称呼是：谅解备忘录，一般是处理较小事件的条约，例如去年底中美签署《纺织品和服装贸易的谅解备忘录》． 合作备忘录是在外交实践中指国家间或外交代表机关之间使用的外交文书，(跟备忘录差不多意思)实际上是一种口头通知或谈话记录。用于说明某一问题在事实上或法律方面的细节，或明确外交会谈中的谈话内容；陈述、补充自己的观点、或反驳对方的观点。交涉中为使对方便于记忆谈话内容或避免误解，既可将谈话内容预先准备妥当，谈后面交对方，也可在事后送交。可作为照会的附件，也可单独使用。其郑重性仅次于照会。

备忘录用第三人称写成起首和结尾，不用致敬语，开头就叙述事实。面交的备忘录无抬头和落款，也无编号（送交的有），但有发文日期、地点。说帖、非文件、工作文件，也属于备忘录。

以下是从互联网上查到的一篇示例，来源不明，本人不对其内容负任何责任。请勿转载。请勿发表不当评论。谢谢合作。

【标

题】 中华人民共和国国家计划委员会与马来西亚初级产品工业部谅解备忘录

【分

类】 经贸合作 【时 效 性】 有效

【颁布时间】 1996.08.26 【实施时间】 1996.08.26 【发布部门】 北京 全文

中华人民共和国国家计划委员会与马来西亚初级产品工业部（以下简称“双方”），认识到双方长期存在的双边经济关系，愿意在互惠的基础上进一步促进在纸浆、造纸工业领域里的合作。为此，双方达成谅解如下：

第一条

双方根据各国现行的法律和规章以及促进双方在纸浆、造纸工业领域合作的总体原则，同意：

一、就拟议中的在马来西亚中马合资建设一个纸浆厂项目进行可行性研究，并就利用该合资企业生产的部分纸浆进行纸制品加工供应马来西亚和国际市场进行可行性研究。

二、指定企业或企业集团进行上述可行性研究。

第二条

为协助上述可行性研究的开展，马来西亚有关部门与有关州政府将对拟议中的合作的重大方面给予关注，这些方面包括：

一、为纸浆和纸制品的可持续的经济的生产提供所需适用土地包括林地的面积；

二、资源的最佳综合利用；

三、拟议中的合作的股份参与。

第三条

为进一步帮助开展上述可行性研究，马来西亚有关部门与有关州政府合作，在维护国家和安全利益的前提下，将努力提供关于土地、土壤、气候、运输、水资源及电力方面的资料。

第四条

双方认识到，为保证项目的可行性，拟议中的合作生产的大部分纸浆将以具有国际竞争力的价格出口到中华人民共和国，同时考虑马来西亚国内市场的需求以及向其它地区出口的市场机会。

第五条

拟议中的合作一经确定可行，双方同意提供适用于纸浆、造纸工业的现行鼓励措施。各国可根据本国的法律和规章提供其它优惠政策。

第六条

可行性研究报告需经双方批准后生效。

第七条

中国欢迎任何马来西亚企业或企业集团投资改造中国现有纸厂。

第八条

因对本谅解备忘录条款的不同解释和适用而产生的任何分歧或争议，应由双方通过外交渠道友好协商解决。

第九条

本谅解备忘录自签字之日起生效并持续有效。如果双方中任何一方希望终止执行本谅解备忘录，应在希望终止之日前至少六个月，通过外交渠道以书面形式通告另一方。

第十条

双方中任何一方可以以书面形式要求对本谅解备忘录提出修改或补充；任何修改或补充一经双方同意，应记录成文，并成为本谅解备忘录的一部分。任何经双方同意的修改或补充，应自双方确定的日期起生效。

为此，下列全权代表，各秉双方正式授予签字之权，谨签字于本谅解备忘录，以昭信守。

本谅解备忘录于一九九六年八月二十六日在北京签订，一式两份，每份都用中文和英文写成，两种文本同等作准。

中华人民共和国

马来西亚

国家计划委员会副主任

初级产品工业部部长

曾培炎

林敬益

（签字）

（签字）

1.TimeRecorder 4.20

定时提醒您各种事务，记录发生的事情和时间，并可用作备忘录和定时关 download.pchome.net/multimedia/viewer/12803.html

2.TimeRecorder 4.22

定时提醒您各种事务，记录发生的事情和时间，并可用作备忘录和定时关机。您是否有过这

/1/8/dlid=10108&dltypeid=1&pn=0&.html

第二篇：备忘录写作

备忘录、摘要、报告考研备忘录写作(Memo Writing)要点

2005-12-07 18:20:42 来源: 中国教育在线

考研英语应用文备忘录是一种正式的专业文件。它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向你的读者，表达清楚且准确。

备忘录通常提出请求或发布人们对某个具体问题的迅速反应。备忘录简洁短小，各部分题目虽然看上去有些唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。

备忘录通常要发送、张贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错，其影响会迅速扩大，因为为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档，这意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思是“必须记住的东西”。

一、备忘录的常见格式

1、忘录书端（Header）：书端是写在备忘录开头的压缩信息。情况不同，书端的格式可能不同，但是通常应采用下面这种格式。

Date: January 24, 2005

To: F.Prefect

From: A.Dent

Subject: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schedule

日期：2005年1月24日

致： F.普里费科特

自： A.邓特

由：关于地方拆除计划的建议修订案

日期：要采用正式的全部拼写。在有些国家，“12/01/98”是指“1998年12月1日”，而在其他国家却是“1998年1月12日”。

致和自：通常，省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。“自：”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。

事由：要具体。

备忘录目的（Purpose）：阐明写作原因。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，when，where and why。

二、样 题：

Directions:

You are an active member of the student newspaper.The newspaper is currently

looking for a journalist for the summer semester.Write a memo that will appear in the newspaper next week describing the position available.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.范文：

Date: Octobor 10, 2005

To: All students

From: A.Buttle

Subject: Journalist Position Available for the Summer Semester

The student newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester.Applicants should currently be studying at the university, and should preferably have at least two years’ writing experience.The successful applicant will be expected to write two articles every week on

happenings in the city and on campus.The position will commence at the end of May and will last through to the end of August.The salary for the position is negotiable and will be based on experience.If you are interested, please send your resume to the campus newspaper office.译文：

日期：2005年10月10日

致： 全体学生

自： A.巴特尔

事由：夏季学期记者招聘

学生报正在招聘夏季学期的记者。条件是应聘人应是本校的在校生，最好至少有两年的写作经验。

被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。工作是从五月底开始，一直持续到八月底。工资待议，且会以其经历为依据。感兴趣者，请把你的简历寄到学校报社。

三、模拟题

模拟题一：

You are organizing a movie night in your dormitory.Write a memo to be posted on the bulletin board inviting your fellow students to join in on the fun.Your memo should describe when and where the movie will be shown and should ask for suggestions on appropriate movies.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.模拟题二：

Your best friend is moving to another city this year.You want to hold a going away dinner in his honor.Write a memo to your mutual friends stating the reason for the celebration, and the time and locale of the party.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2

第三篇：公文格式3--备忘录

备忘录 MEMO

编号 No.:（2010）牧字第××××号 密级Grade

: 秘密 由 From 致 To : ××××部 : ××××部 : ××××

: 关于××××××××事宜

抄报 Cc 事由 Sub 您好！

（正文）

以上意见如无不妥，我部将于近日派人前往商榷，以尽快完成此项工作。

谢谢！

内蒙古大牧场食品有限责任公司

二○○二年九月六日

赤峰市 元宝山区平庄工业项目区 内蒙古大牧场食品有限公司

Yuanbaoshan District, Chifeng City, Inner

Pingzhuang Industrial Project Area INNER MONGOLIA LARGE PASTURE FOOD CO.,LTD.电话(0476)2233799 传真：(0476)2233188 邮编：024076

第四篇：备忘录写作(Memo Writing)

发信人: Entrepreneur(blue is the color), 信区: KaoYan 标

题: <胡敏>决战新考研（完）

发信站: 荔园晨风BBS站(2004年12月10日23:04:48 星期五), 站内信件

备忘录写作（Memo Writing）

备忘录是一种正式的专业文件。它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所 使用。

大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向 你的读者，表达清楚且准确。

备忘录通常提出请求或发布人们对某个具体问题的迅速反应。备忘录简洁短小，各部分题 目虽然看上去有些唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。

备忘录通常要发送、张贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错，其影响会迅速扩大，因为为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档，这 意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思 是“必须记住的东西”。

备忘录的常见格式

备忘录书端（Header）：书端是写在备忘录开头的压缩信息。情况不同，书端的格式可能 不同，但是通常应采用下面这种格式。

Date: January 24, 1998

To: F.Prefect From: A.Dent

Subject（或Re或Docket）: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schedule

日期：1998年1月24日 致： F.普里费科特 自： A.邓特

事由：关于地方拆除计划的建议修订案

日期：要采用正式的全部拼写。在有些国家，“12/01/98”是指“1998年12月1日”，而在 其他国家却是“1998年1月12日”。

致和自：通常，省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。“自：”后面写你名字的首字母 大写，然后接你的姓。

事由：要具体。

备忘录目的（Purpose）：阐明写作原因。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，w hen，where and why。

样 题：

Directions: You are an active member of the student newspaper.The newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester.Write a memo that will appear in the newspaper next week describing the position available.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.范文：

Date: August 10, 2004 To: All students From: A.Buttle

Subject: Journalist Position Available for the Summer Semester

The student newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester.Applicants should currently be studying at the university, and should preferably have at least two years’ writing experience.The successful applicant will be expected to write two articles every week on happenings in the city and on campus.The position will commence at the end of May and will last through to the end of August.The salary for the position is negotiable and will be based on experience.If you are interested, please send your resume to the campus newspaper office.译文：

日期：2004年8月10日 致： 全体学生 自： A.巴特尔

事由：夏季学期记者招聘

学生报正在招聘夏季学期的记者。条件是应聘人应是本校的在校生，最好至少有两年的写 作经验。

被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。工作是从五月底开始，一直持续到八月 底。工资待议，且会以其经历为依据。感兴趣者，请把你的简历寄到学校报社。

模拟题一：

You are organizing a movie night in your dormitory.Write a memo to be posted on the bulletin board inviting your fellow students to join in on the fun.Your memo should describe when and where the movie will be shown and should ask for suggestions on appropriate movies.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.模拟题二：

Your best friend is moving to another city this year.You want to hold a going away dinner in his honor.Write a memo to your mutual friends stating the reason for the celebration, and the time and locale of the party.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2

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泰戈尔曾经写道：“使生如夏花之绚烂，死如秋叶之静美”。这是生的境界，也是死 的境界，只有真正尊重生命的人，才能正确地把握。我们希望有一天，人们终于有权力把

握自己的生死，我们更希望，这种权力带给人们的是生命的安乐，而非死亡的痛苦 ※ 来源:·荔园晨风BBS站 bbs.szu.edu.cn·[FROM: 218.18.47.248]

第五篇：公文写作格式

公文印发相关标准及制度：（制度全文将以红头形式印发）

第三章 公文版式

第七条 公文格式

（一）公文用纸、排版规格和装订要求

公文用纸为A3（420mm×297mm），A3页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，内侧：2.8mm，外侧：2.6mm，版式：选择奇偶页不同，页眉：1.5cm，页脚：2.2cm；

不足2页可以用A4（297mm×210mm），A4页面设置页边距： 上：3.7mm，下：3mm，左：2.8mm，右：2.6mm，版式选择奇偶页不同，页眉：1.5mm，页脚：2.2cm；

每页22行，每行28字。A3中缝装订。

（二）标题和正文

1.标题一般用2号小宋标体，编排与红色分割线下空二行位置（约20mm），分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用3号楷体。副标题中的人名，两个字的中间加开二个字，三个字的中间隔加开一个字。

2.公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体注。

（三）行距和字间距

行距（固定值29磅），字间距不作调整按照默认值（标准0）。

如特殊情况，可根据正文内容适当调整行距，一般在28-30磅之间。其中：注意正文中的标题不在单独一页，可通过适当调整行距和字间距，使其排到下一页后提升一行下一页的正文。

注意调整行距有时会出现段落不满页，可按以下值进行调整：工具栏格式---段落：缩进（左右为0字符），间距（段前和段后为0行），首行缩进（2个字符），固定值（30磅）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距来解决，务必使印章与正文处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（四）附件

如有附件，正文下空一行左空二行编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如： 附件：1.××××××××××××××××××××× ×××

2.××××××××××××

附件内容应当另面编排，格式要求同正文。

附件为公文的一部分，应与公文一起装订，在左上角第一行顶格标识“附件”或“附件1”（3号黑体字），附件二字与附件内容正文空一行，附件的序号和名称与正文标识中的内容、顺序一致。

（五）落款

公文要在落款处标识发文机关全称，成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月、日、不编虚位，即1不编位01。

如：××××××××××××，××××年×月×日

（六）装订

公文应当双面打印、长边装订；左侧装订，不掉页。骑马钉或平订的公文应当：

1.订位为两订外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

2.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3.骑马钉钉距均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。4.包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（七）公章

印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第四章 公文行文

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十条

向上行文应当遵循以下规则：

（一）委属各部门、各科室、区级相关部门下设办公室向上级主管部门请示、报告重大事项时，应当经委党委、委领导班子同意或授权。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十二条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求他单位或者部门意见，力求达成一致。

第五章 公文签发

第十三条 公文文稿签发前，应当由委党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十四条 需要委党委、委领导班子审议的公文文稿，审议前须由拟稿部门送委党政办公室进行初核。

第十五条 报请发文稿件要求

（一）拟稿部门须提前印发时间 3 个工作日，将文稿送党政办公室进行审核，未经审核不得发文。

（二）报请发文稿件未经分管领导审签，不得报送委党政办公室办文发文。

（三）报请发文稿件应当做到文字标点格式正确，无病句和歧义语句。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；经审稿发现文稿内容需做进一步研究和修改的，拟稿部门要及时修改。修改后重新报请发文的稿件，视为重新送审。

（四）文件一经印发，原则上不再行修改或重印，如因重大变故需重新印发的，需拟稿部门报请分管领导和主要领导重新审签。

第十六条 公文印发应由委主要领导审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。区级相关部门下设办公室授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。