第一篇:行政事业单位福建OA办公系统方案介绍
行政事业单位福建OA办公系统方案介绍
一、行政事业单位办公系统建设背景
由于行政事业单位(以下简称 单位)沿用着传统的办公模式,而现在信息技术迅速发展,数字化办公已成必然趋势的今天,这种模式显然成为高效办公的障碍,而这种传统模式急切的需要改变。许多单位的领导也已经很清楚地意识到在内部部署智能化的网络办公(以下简称OA系统)的重要性。通过走访调查,大多数单位对数字化办公系统平台的需求日趋迫切。基于以上需求,需要提供一套全新的基于B/S结构的最新版本的OA系统解决方案,以满足大多数单位的日常办公需要。
二、行政事业单位办公系统建设总体目标
基于以上系统建设背景,厦门OA系统建设的总体目标是,在了解单位各部门需求的基础上,建成单位办公管理平台。实现单位内各部门的横向连接以及与上级单位间的纵向连接,形成一个畅通的信息流通环境;平台通过对数据的采集和整合,为员工提供一个数字化的办公环境,基本实现信息资源共享、传输网络化、交换电子化和管理科学化,为事务管理、领导决策提供支持。
围绕以上系统建设的总体目标,具体主要体现在以下几个方面:
2.1.厦门宇博OA系统,搭建电子文件流转平台,实现文件的实时传递和审批,以网络为依托实现异地和移动办公,提升核心业务流转的效率。
2.2.厦门宇博OA系统,为所有员工提供一个统一的实时交流及共享平台,规范各种岗位流程,明确分工,集中单位内部管理,以便提高工作效率与工作质量,最大限度地发挥团队的战斗力。
2.3.厦门宇博OA系统,实现从手工式沟通到网络沟通的跨越。解决由传统沟通模式如电话、传真、邮件等带来的费用昂贵、信息不够量化、传输不安全等一系列问题,形成即时沟通、安全传递、痕迹保留的现代化管理模式。
2.4.通过建设完善的OA系统实现无纸化办公,规范收发文审批及传输流程,并将分散的数据有效整合,提高数据的有效性及完整性,从而解决信息孤岛问题。
总体来说,就是以先进的计算机网络技术为依托,以业务流转为核心,以综合信息服务为基础,以即时消息、电子邮件为交流工具,以单位内部信息综合查询服务、日常行政事务管理等为内容的综合办公管理平台,以提高单位内部的办公效率、决策能力和应急指挥能力,希望依托厦门OA系统的建设,规范管理行为,提升工作效率。
第二篇:福建政府协同办公OA系统方案
政府协同办公OA系统方案
政务信息化,就是运用信息技术实现党政机关内部事务处理、业务管理职能实施和公众服务提供三大工作内容的自动化。政务信息化是对传统机关办公自动化的一个发展和延伸。从功能领域方面看,它在传统的公文、档案、信息、督查、应急处理这些政府内部事务自动化处理基础上,又增加了管理职能实施和公众服务提供两大内容;从系统特征方面看,它强调应用系统的智能化、个性化、构件化;从技术手段方面看,它要求信息资源的统一管理和系统标准的一致以实现总集成。
“政府行政管理信息网络化是一场深刻的革命,势在必行。各级政府、各个部门都要充分认识加快政府管理信息网络化建设的重要性和紧迫性,要自觉地从思想观念、管理方式等方面适应加快信息网络化发展的要求,采取切实有力的措施,积极利用网络技术、数字技术,加快行政管理信息化、现代化步伐,以适应改革开放现代化建设新形势的需要。”朱鎔基同志的这段话很好地诠释了政务信息化的重要意义。
现在提倡无纸化办公,政府部门如果应用一套办公OA会从多方面给单位办事效率增强,省时,省力,高效,在耗材的节约上来说,原来的公文发放需要纸张,承办单需要纸张,通知、领导工作安排、工作计划等等都需要纸张。如果按公文平均每份需要20张,承办单、,通知、领导工作安排、工作计划等等每个需要1张来说,算一天25张,1年,去掉节假日230天,5750张,在分给100个人来算,需要575000,按每张2角钱来算,则需要1150000元。
在单位办事效率、省时、省力、高效来说,使用办公OA可以节省很多时间,在公文流转上,收文可以在OA上,登记、批办、拟办、传阅,网上办公省去了不必要的麻烦;发文在OA上草拟、审核、批办、签发、会签、登记,对于会签的发文,不用在到另外单位,省去了来回的路费,节省了时间,在要在网上轻松省事。
另外其它的应用系统都可以集成到OA系统做接口,包括网站,在OA系统中发布就可以到网站中显示;点选办公OA中的文件的归档即可将文件自动转入档案管理系统,同时还可以通过全宗号等查看归档的文件,并且可设置权限来控制可阅读读者,对于政府招标信息,在OA模块里填写即可发布到招标系统。
办公OA同时具有的功能就是协同办公,一些非正式文件可以通过此处进行交流。在通知版快直接发放通知,省去了电话费。
办公OA可设置用户的权限,有权限才可查看某些版块,省去了文件保密的烦恼。
办公OA还有信息报送的模块,信息报送单位通过办公OA实时报送政务信息,上级单位接收信息报送单位报送的各类信息进行处理,信息采编人员通过本系统进行信息采集、处理,完成刊物采编、发行、发布等过程。系统可以自动对各类信息的采用情况进行汇总与统计。
综上所述,一套办公OA的应用是必要的,在节省耗材和提高工作效率上有很大的帮助。
第三篇:OA办公系统
OA办公系统
任务一
登录、个人设置、日志、备忘、沟通
一、登录
今目标的三种登录方式,分别是PC客户端、浏览器端及手机客户端。三种方式可以单独使用,也可以配合使用。管理员与普通用户的登录方式相同,每个人使用各自的帐号及密码登录。
(一)浏览器登录
在浏览器中输入网址:http://www.xiexiebang.com,单击网页右上角的登录,输入给定的用户名和密码,点击登录,即可进入“管理信息系统”课程首页。
(二)客户端登录
在今目标首页,点击“下载客户端”,可下载桌面客户端和手机客户端,安装之后,输入用户名和密码,即可登录。
二、个人设置
进入到企业工作平台后,为保证您的帐户安全,应首先进行密码的更改。为了方便后续登录和使用,还可以进行手机及邮箱的绑定设置。
1、手机绑定 通过个人设置的个人信息栏目,将手机号码输入到移动电话一栏中就视为绑定成功。手机绑定的好处是可以使用手机号作为登录帐号来进行登录,同时也可以方便后续使用短信功能。
2、邮箱绑定
邮箱绑定后可以作为登录帐号使用,同时还可以用于找回密码及接受系统提醒。在个人设置-个人信息栏目中,将自己的邮箱地址输 入在电子邮箱一栏中,并点击“申请绑定”,系统会给您的邮箱发送一封确认邮件,当您通过了确认邮件的认证后视为绑定成功。可参照上图。
三、通讯录
通讯录是每家企业必不可少的联系工具,大部分企业还在使用着纸质通讯录或者如 Excel 制成的通讯录,遇到人员增减或者信息更新,都给企业通讯录的管理和维护带来一定的困难。
今目标平台中的通讯录模块是针对企业内部联系人的网络通讯录,能够清晰的根据企业组织结构展示成员的联系信息。
1、通讯录的生成
今目标中的通讯录是随着组织结构的建立和人员的添加自动生成的,无需专门创建。新员工入职、岗位发生变化时只需要由管理员来统一修改,就可以同步更新到企业通讯录中。个人修改了自己的手机号和Email 后,通讯录中也会即时更新。并且桌面客户端、手机客户端和邮件通讯录等相关联系人信息都会即时同步更新,无需重复修改。
目前通讯录只限于企业内部联系人,还无法添加外部联系人信息。
2、查找通讯录
除了在企业通讯录模块下查看联系人信息,在可以通过桌面客户端的联系人头像、手机端组织结构列表和项目事件等具体工作页面快速查看企业成员电话、邮箱等信息。
3、快速通讯
在企业通讯录模块下,点击企业成员姓名后会出现员工资料弹出框,此时再点击姓名并在下拉菜单中选择“发消息”或“发邮件”,可实现与联系人的快速通讯。
四、日志
日志不仅可以帮助员工养成良好的工作习惯,同时也是替代口头汇报工作方式的一种实用工具。完整的一篇日志包括:今日计划,工作记录和工作小结。
工作开始之前先明确一天的工作内容,这样可以避免被无关工作分散精力,影响目标的达成。
开始工作后可以分时段的记录下工作内容,工作中遇到的问题以及想法,这样有助于帮助我们回顾工作是如何被完成的,同时也方便管理者了解情况。
一天工作结束之前,利用小结整理一下工作中的经验和教训,日积月累形成自己的资源库,在年终进行工作总结时也可以作为参照。
秉承日事日毕的原则,当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。如果有需要,可以通过“补充日志”进行追加。
五、备忘
工作中您可能需要随时记录下自己的一些想法,同时也想将这些想法共享给其他人了解,也许还会 希望在某一个时间可以提醒到自己或者他人。可使 用“备忘”功能。
如何使用备忘
您可以给自己建立备忘,同时也可以将备忘共享给平台中的其他人。设置共享后,系统会给共享人自动推送一条系统消息,提醒对方及时进行查看。
对备忘还可以设置时间提醒,到设定的时间后可以通过即时消息或email的方式提醒您以及共享人。
六、沟通
今目标中的沟通功能主要应用于企业内部的沟通,具有即时、多使用方式、沟通记录永久保留等特点。
您不用再担心换了电脑和工作地点后找不到沟通记录的情况发生。沟通中汇集了短信,广播,多人会话,语音视频等常用沟通工具,充分满足了企业日常工作中的沟通需求。
桌面客户端,手机客户端和浏览器端均实现了沟通功能,以下主要以浏览器端进行介绍。
1、如何进行沟通
通过今目标平台沟通模块下的沟通打开会话页面,并设置为登录状态。只有在登录后才可以看到组织结构成员并进行在线会话。
在线会话的使用方式与常用的其他即时通讯软件相同,不同的是您的沟通对象只限于企业内部同事以及指定的友好企业联系人。目前实现了一对一会话和多人会话,其中多人会话需要参与人是在线状态才可进行。
2、发送广播消息
广播消息是一种消息的发送形式。与在线会话相比,广播消息不需要接收人是在线状态,可以任意选择企业内部的联系人或部门作为广播接收人。对于重要的广播消息可以设置为要求对方回复确认,对方收到后需要给发送人一个回执,否则会一直提醒接收人有一条未读消息。
3、发送文件
在浏览器端发送文件是服务器转发的形式,也就是说所传送的文件会在服务器保留备份,您可以在系统文档中看到自己传送过的文件,并且不允许删除。
如果您不希望在服务器上保留备份,可以选择使用桌面客户端的文件直传。
4、查看沟通记录
使用今目标所产生的沟通记录将永久保留,并不允许删除,您随时可以通过“我的沟通”来查看历史沟通记录。
默认情况下自己只能查看与自己相关的沟通记录,在具有“部门沟通记录查看权”的情况下,还可以查询职权范围内其他人的沟通内容。
问题:
1、可以将备忘共享给别人吗?如何共享?如果能共享,可通过哪几种方式通知共享人?
2、在备忘提醒中,可以每天提醒吗?提醒频率有几种?
3、通过web网页,沟通的形式有几种?其中广播消息所有人都能收到吗?
4、在客户端,可进行离线传送文件吗?传送文件时,有几种传送方式?
5、你的沟通记录,哪些人可以查看? 任务二 文档、审批、主线
一、文档
企业中的工作文档往往分散在不同的地点,不同的人员手中,由于缺少系统化的管理,这些资源往往得不到有效的利用。使用今目标中的文档可以对工作中产生的电子文档进行管理,所有上传到今目标平台中的文档都会汇集在文档模块下,平台中提供了多项查询条件供企业对这些文档查找和利用。
文档模块下共包括三部分功能:系统文档、最近的文档和企业文件柜。
(一)企业文件柜
如果您希望对电脑中的电子文档进行分类管理,并且希望在任何地点都可以使用这些文档;如果您有一些文档需要与其他成员分享;如果您有一些文档需要版本化管理,都可以使用企业文件柜功能。
企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。需要注意的是,业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中,并且允许删除。
企业最多可以建立 100 个文件柜,您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜,并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。
1、建立文件柜
具有文件柜管理权的情况下可以建立文件柜,通过我的文件柜旁边的“管理”进入,选择“新建文件柜”。
建立文件柜时需要选择这个文件柜中的参与人,也就是可以看到这个文件柜的人员,同时对他们的权限进行设置,通过权限来控制在文件柜中的操作。
2、企业文件柜的权限说明
只读:对文件柜中的文件只能下载查看,不能往文件柜中上传文件和删除文件。
读写:除可阅读文件外,还可以向文件中上传文件和删除文件。
负责:可以对所负责的文件柜进行管理,包括删除文件柜以及对文件柜中的成员进行删减和调整权限。
通知:通知不是权限,勾选后会向当事人发送一条通知消息。
文件柜管理权:该权限需要在职务权限中赋予,拥有此权限后可以创建文件柜,并且对所有已建立的文件柜都可以进行删除和编辑的操作。
3、上传文件
进入到已建立的文件柜,在该文件柜中具有读写权的情况下可以通过“上传文件”按钮来上传文件。也可以建立文件夹,在文件夹中上传文件。
二、审批
企业中传统的审批是采用手工签核的方式,申请人需要拿着各种文件、单据往返于多个部门等候签字盖章。遇到签核人外出,一份申请可能要搁置十天半月才能结案,管理者出差归来,往往有一堆的单据需要签核处理,效率十分低下。
今目标中的审批是网络化的审批工具,可以满足企业多项审批需求,并且过程简单,不过度依赖流程,能够有效的提升工作效率。
1、审批申请
企业中的任何人都可以建立申请。您可以直接选择申请类型建立自由审批,也可以选择已经设置好的审批流程,在申请类型中目前只能使用系统中给出的类型。
申请内容需要由申请人手工输入,与传统的表单式审批相比更具有灵活性。如果企业中有规范的电子表单,也可以通过附件上传到申请中。
在不使用审批流程的情况下,需要由申请人来指定审批人,并且只能指定第一级的审批人,下一级的审批人需要由第一个审批人在给出“同意”意见后再进行选择。
使用了审批流程的情况下,系统会将该流程涉及到审批人自动显示出来,当第一级签核结束后会自动转到下一级审批人签核。但需要注意的是,当审批流程中的级别设置为某一职务时,系统会将隶属于该职务下所有人员显示出来,需要申请人或者审批人从中选择需要进行审批的人员。
申请提交后,系统会给审批人推送一条消息,告知对方目前有待审批的申请。申请人可以随时打开申请查看审批进度。
2、修改申请
审批申请提交后将不能撤回和删除,如需要修改则需要审批人选择“不同意”后返回到申请人处进行修改和再次提交。
3、批复
审批人收到系统提醒后,进入到“我的审批”中对待处理的申请进行审批。在给出“同意”意见后,可以继续选择审批人,如不继续选择审批人,则此申请完成,返回到申请人处。如选择不同意,该申请也会退回到申请人处。
4、归档
已经建立的申请不允许删除,可以通过“归档”将已建立的申请保存在“已归档”栏目下。并且,只有申请人才可以进行归档的操作,在归档时可以作一个简短的归档说明。
5、抄送
对于既不是申请人,也不是审批人,但需要了解到这个审批过程的人,可以通过“抄送”的方式来达到目的,申请人和审批人都可以进行抄送,被抄送人可以通过“抄送给我的”栏目下进行查看。
三、主线
主线是今目标中的独有功能,通过主线可以将今目 标平台上分散在不同参与人,不同功能模块下的信息统一汇集在一条主线下,在团队成员之间进行信息共享,让参与人了解到事情发展的来龙去脉。情景一:有些工作内容只发生在某个人或某些人之间,作为非直接参与人无法很直观的了解到事情的进展情况。
情景二:处理同一件工作使用到了多个功能模块,例如:邮件,沟通,审批……,这些信息分散保存,无法将同属于一件事情的信息汇总到一起。
(一)新建主线。
方法与建项目类似。首先通过“添加主线”建立一个主题,并选择加入到此主线中的参与人,主线中后续引用的内容对参与人都是可见的。
如需要提醒到参与人,则提交主线前应勾选“通知参与人”。主线创建后,接下来建立工作框。工作框可以建立多个。
工作框建立后,通过点击工作框的 展开可引用的模块图标,将自己平台上的内容以及自己职权范围内可见的内容引用到当前的主线中,主线所有的参与人都可以引用内容。
需要注意的是,引用时要 先选中一个工作框,这样被引 用的内容才会出现在该工作框下。目前可引用的模块中备忘和文档是允许新建的,也就是您可以在主线下直接新建备忘
或从本地上传一个文档到主线中。(如下图)
对于被引用的内容可以进行编辑和删除,参与人可以进行回复并提醒到相关人,以此实现了信息共享和交流的目的。
问题:
1、企业文件柜中的所有文件,管理员都可以删除,对还是错?
2、文件柜中可以建几级文件夹?
3、某公司员工,申请审批时,选择自由流程,他可以选择几个审批人?
4、总经理在审批员工发来的申请时,可以添加附件吗?
5、哪些人有审批设置的权限?
6、公司小王发出审批申请之后,发现写错了,可不可以再重新修改申请或撤销申请?
7、什么人可以建主线?主线的作用是什么?主线可以分级吗?
8、在主线的工作框中,哪些内容可以本地引用?
任务三 项目、任务、知识
一、项目
建立项目需要具有“新建项目权”,所以只要用户的职务中具有此权限都可以建立项目。管理员可以根据企业实际需要将此权限赋予给对应的职务即可。
(一)新建项目
各项目负责人都具有创建项目的权限。创建过程:
1、选择“项目”
2、点击“新建项目”
3、进入如下界面填写项目名称、项目编号(MIS00X)、项目描述、开始时间、完成时间、进度、负责人(默认为创建人)、参与人。如下图:管理信息系统项目。
注:参与人,可选一个或多个本班同学。
4、提交后,系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。
5、建好项目后,如果项目中有人员变动。可以点击打开本项目,选择“人员”选项卡,可删除或添加参与人。
(二)分配项目
如果您只是项目的创建人而不是负责人,可以通过“分配项目”来重新指定负责人。
此操作需要具有项目管理权,在拥有此权限的情况下,即使不是您创建的项目也可以进行“分配项目”的操作。
(三)建立子项目
当需要完成的工作周期较长,或者有多项工作任务及多个负责人时,可以在项目中建立子项目。将工作拆分成若干个阶段性的工作,有助于目标的达成。
只有负责人才可以建立子项目,每个子项目都可以设置不同的负责人,根项目的负责人有权利变更子项目负责人。
(四)项目协商
对项目执行过程的掌控决定了项目的成败,从很多案例中可以看出沟通不畅是造成项目失败的关键因素。例如,项目进行中已经出现了问题,但执行者没有主动上报,或上报流程太繁琐,往往收到处理反馈时事情已经到了无法解决的地步。
项目中的协商就是针对这一问题提供的解决方案。通俗来讲,协商就是“挂问题”,项目所有参与人都可以发表协商,将执行中的各项问题或者进度等进行汇报,提交后协商内容会通过系统提醒自动推送到负责人及所有参与人眼前,在第一时间获知最新进展及给出相关反馈。
(五)项目文档
项目在执行过程中会产生大量文档,通过项目文档,可以将属于同一项目的文档汇集在一起,方便参与人调取查询。
项目参与人员,选择“文档”选项卡,点击“添加文档”,可上传跟本项目有关的文件。
(六)项目活动记录
活动记录是指这个项目从开始到结束所有的操作动作,记录了项目所有参与人在项目中所进行的操作。通过活动记录,可以看到谁在什么时间进行了哪些操作。
(七)撤销项目
项目建立后就不允许删除,只能进行编辑或撤销。撤销后的项目或子项目将不显示在项目列表中,可以通过“状态过滤”出已撤销的项目,并进行恢复。
二、任务
除了那些需要多个部门协同、执行周期长、内容复杂的大项目工作,在企业中,还有大量常规工作以及临时的小任务等需要管理和分派。对于这种较轻量级的工作,就可以使用任务工具来完成。特别是很多的管理者总喜欢口头式的派发工作,由于没有记录,双方沟通不畅导致任务完成却不是管理者期望的那样,使用任务管理就可以很好的解决这些问题。
(一)派任务
通过任务管理,可将常规工作以及临时的小任务派发给某参与人。当有一件工作需要来完成时,就可以通过“派任务” 创建一张任务表单。要求创建人将需要完成的工作内容及需要 达成的结果进行描述,并为该项任务选择完成的时间点及负责人等。
操作步骤:
1、选择“任务”选项卡
2、点击“派任务”
3、提交后,该项任务为待接收状态。任务中的负责 人将会接收到来自系统的一条提醒消息,告知当前 有项任务由自己负责来完成。
4、负责人进入到该项任务页面后,可以选择“接收任务”或者“拒绝任务”。接收任务后,该项任务显示为进行中状态,表示该项任务正式开始执行,系统将自动提醒任务创建人和参与人。选择拒绝任务后,该项任务直接退回到创建人处。
(二)执行任务
任务的执行过程可以通过“添加任务事件”来进行记录。
对于执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题,可以通过任务中的“讨论区”快速发起参与人之 间的主题讨论,提交的内容会自动保存在讨论区中,方便日后对该项任务的查询和回溯。
任务过程中会产生各类文档,为了便于管理和查 找,通过“文档区”来保存与此项任务相关的所有文档。
在“任务看板”下会按时间先后顺序显示关于此项任务的所有活动项,汇集了来自任务事件、讨论区和文档区的所有内容。
(三)完成任务
任务完成后,需要由负责人来进行任务总结并且完 成“提交完成”的动作。提交后,该任务为待审核状态,需要由任务的创建人“处理审核”。任务创建人可以给出“同意”或“不同意”的意见,如同意则任务完成,不同意则重新退回到负责人处继续进行。
(四)撤销任务
任务创建后不允许删除,只能由任务创建人进行撤销的操作,任务撤销后将不允许其他人再向任务中添加内容,已撤销的任务允许“恢复任务”。
三、知识
企业在长期的经营过程中积累了不少的智慧和经验,但由于缺少规范的收集整理,这些宝贵的知识财富都没有得到很好的利用,以至于造成了企业中人员离职经验流失,相同的错误重复出现等问题。知识模块就是帮助企业来构建企业的知识库,实现知识的沉淀、共享和学习。
1、知识库管理
在使用知识前,应先设计好知识库的架构,根据企业需要的知识和已有的知识建立知识库中的分类和标签。方便后续新建知识时可以准确的提交在对应的分类下,便于查找和管理。
知识的分类最多可建立五级,在一级分类下可以创建知识标签,用于区分知识类别。当知识分类中已经存在知识点时分类是不允许删除的,有下级子分类时上级分类也是不允许删除的。
2、提交知识
默认企业中的所有成员都可以通过“我的知识”来新建知识,提交后则需要企业中具有知识审核权的人审核后才能发布,如果企业将知识设置为不需要审核,则直接提交到知识库中。
您可以在“我的知识”页签下查看处于各种状态的知识。需要注意的是,只有已拒绝和草稿箱中的知识可以删除,否则只要发布成功的知识都不允许删除,只能编辑和撤销。
除新建知识外,在今目标平台的评阅日志、计划,项目协商,论坛等模块下的内容也可以通过“加入知识”按钮快速的添加到知识库中来,不漏掉任何的知识资源。
3、审核知识
当企业的知识发布设置为需要审核时,则具有知识管理权的成员将负责审核知识的发布。在“审核知识”页签下显示待发布的知识,管理员可以对知识进行发布或拒绝的操作。
问题:
1、哪些人有创建项目的权限?
2、建好的项目能不能删除?
3、公司总经理让手下小王建了一个项目,但总经理想看到整个项目的进展情况,小王该怎么做?
4、如果项目中的某个参与人,在工作推进过程中遇到了问题,他该使用项目中的哪个功能?
5、项目中的资料或文档应放在哪里?
6、如果要修改项目中的参与人员,在哪修改?
7、公司总经理让手下小王派任务给小李,但总经理想看到整个任务的进展情况,小王该怎么做?
8、任务可删除吗?
9、任务执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题,通过什么进行?
10、任务事件的作用是什么?
11、修改任务中的参与人应怎么做?
12、哪些人可以派任务给别人?
13、今目标的哪些模块内容可以加入知识库中?
14、知识库中的内容是不是所有人都可以看到?
第四篇:OA系统介绍
OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理……等等,狭义上讲,OA系统是处理公司内部的事务性工作,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统
OA,办公自动化,OA是Office Automation的简写,是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。
1、OA基本概念
OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理„„等等,那么这些都是日常办公工作的处理范围。
企业流程不规范?企业物资无法有效的管理?
工作任务难以安排跟踪?与绩效无法接轨?
内部信息难以传达?缺少内部交流环境?文档没有安全的管理办法?
你是否面临以上的问题,是否缺少一个有效的管理工具?“天络OA协同办公系统”针对以上问题提供的“信息门户”、“行政管理”、“资源管理”、“工作管理”等能有效的解决您的问题。
适用性高
结构、通知的类别、公文办理的表单和办理流程自定义等。使客户拥有更大的自主权,从而将客户间的差异性巧妙的化解。
提升内部交流效率
模块可以实现企业统一的信息发布,文件的统一管理和提供内部的交流平台,结合消息提醒功能从而提升企业信息传递和交流效率;
灵活的公文管理
个企业的流程都存在差异化,针对这一需求,我们提供了表单自定义、流程自定义功能,以适应不同企业的需要;
工作计划管理
办任务可以明确工作任务的内容、完成时间等,结合修改留痕、任务日志及即时消息提醒能及时掌握工作计划;任务执行报表同时也可以作为绩效考核的依据之一;
资源有效管控
了耗费品、资产、车辆管理等管理模块;可以实现物品管理责任到人,遵循库存管理原则,结合申请审批、领用确认流程能有效规范管理,避免资源丢失;
丰富信息提醒
提醒信息订阅功能,从您登录到系统桌面开始您就能及时了解最新的内部信息及待处理文件和流程;其次动态提醒功能让你及时把握工作动态,包括:文件审批提醒、交办任务提醒,新通知、新闻提醒乃至论坛新文章的提醒;
数据安全
保障系统;同时对敏感的数据和文件都实现了加密保存机制,每个企业都采用唯一的加密算法,最大程度的保障信息安全;
手机移动办公
上网就能及时了解企业的信息动态和办理工作安排,包括:通知、新闻信息、公共文件、公文审批、交办任务等;
“公文管理”主要是提供企业管理及办理内部审批流程的模块,如费用报销、请假申请、购销申请、合同审批等。公文办理包括:公文办理、草拟公文、流程管理、流程统计、外发公文和代办管理六个子模块。在使用公文管理功能前管理员需先定义好相关的表单并定义每个表单的工作审批流程。详细介绍如下: 公文办理:主要是提供有公文办理权限的用户办理公文的子模块。用户可按不同的状态查看相关需要办理的事项,其状态包括:在办、已办和办结。在办
理公文过程中可查看已办理人的审批意见,可查看公文文件并支持WORD文件在线编辑及批注留痕功能,授权用户可嵌入相关电子印章。
工作日报主要是对企业员工工作的情况的一种报告形式,员工每天把工作内容记录下来。工作组组长可以查看工作组成员的工作日报;
功能及特点:
1.新建工作日报:要填写的内容包括今日工作内容、工作时间、明日计划、预计工作时间和工作建议;
2.修改工作日报:只有当天的工作日报可以修改;
3.分组功能:管理员可创建多个组,然后通过员工名录选择设置该组的组长
及组员;
4.日报查看:系统默认显示最近7天的工作日报,也可通过查询功能查询其
他时间段的工作日报;
5.查询功能:可按关键字和时间段查询日报信息,成员只能查询自己的日报,组长可以查询本组所有成员的日报;
6.按组查看日报:组长能查看本组的所有成员的工作日报;有管理权的用户
可查看所有工作组的日报;
“印章管理”主要是提供电子印章管理的功能,电子印章需授权给指定的用户方可使用。在办理公文过程中可在打开公文正文中嵌入电子印章
流程设置主要功能包括:
1、创建流程,包括:流程名称、关联表单、设置流程的使用者及管理者。
2、流程设计,流程设计主要的是定义各个节点,并设定每个节点的顺序和条件,包括:是否会签、是否内部办理、是否允许分发、是否可自选办理人等。同时还需定义每个节点的办理人。
3、流转控制,主要是定义每个节点的跳转条件。
111通过表单管理模块,管理员可把已经设计好的表单文件导入到系统中。表单文件要求是标准的HTML文件,文件建议使用Dreamweaver 或FRONTPAGE等网页编辑工具编辑。可支持的标志包括:
可定义的选项目包括:表格名称、输入匡标题、行、列、输入匡默认值、输入匡类型(单行、多行、单选匡、多选匡、下拉匡)。
办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这
仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:
起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。
已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。
已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:
[1]信息化尚未入门的企业
由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业
信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。
[3]缺少信息化资金准备的企业
信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。
[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
第五篇:OA办公系统功能模块介绍
附件:办公系统功能模块
一、各模块功能:
(一)行政办公:
1、行政管理:(1).发布通知:发布通知,可按人员选择接收,也可按部门选择接收,见图(3-1-1)和(3-1-2)。
图(3-1-1)
图(3-1-2)
(2)我发布的通知:
查看自己发布的通知,见图(3-1-3)。
图(3-1-3)
(3)接收通知:
接收发布的通知,只有指定的人员或部门才能接收到,见图(3-1-4)。
图(3-1-4)
(4)公文收发:
接收公文,只有指定的部门才能接收到,见图(3-1-5)。
图(3-1-5)
(5)我上报的公文:
查看自己上报的公文,可进行删除操作,见图(3-1-6)。
图(3-1-6)
(6)会议管理:
对会议进行管理,可进行会议申请,经审批后生效,见图(3-1-7),会议申请,输入会议名称,会议地点,指定参加会议的部门,会议开始时间,结束时间,会议内容等,见图(3-1-8)。
图(3-1-7)
图(3-1-8)
(7)订餐登记: 午餐订餐,需要统一订餐,则进行订餐登记,若当天已经订餐,则可取消订餐,如果已经统一订餐,则不可取消,见图(3-1-9)和图(3-1-10)。
图(3-1-9)
图(3-1-10)
(8)订餐管理:
查看员工订餐的情况,并进行统一订餐,订餐后,员工不可取消订餐,统一订餐前,可通过“变动”,取消员工的订餐,见图(3-1-11)。
图(3-1-11)
2、日程管理:(1)我的计划:
查看我的工作计划,可查看指定月份的工作计划,见图(3-1-12),计划详细内容,见图(3-1-13)。
图(3-1-12)
图(3-1-13)
(2)员工工作总结:
查看员工的工作总结,只有在员工上报时指定的人员才能查阅,见图(3-1-14)。
图(3-1-14)
(3)我的工作总结:
查看自己上报的工作总结,见图(3-1-15),并可上报工作总结,见图(3-1-16)。
图(3-1-15)
图(3-1-16)
(4)我的记事:
记录重要事件,指定时间提醒,见图(3-1-17),事件记录,见图(3-1-18)。
图(3-1-17)
图(3-1-18)
3、个人考勤:(1)考勤打卡:
上下班考勤打卡,如果没有设置考勤时间,将不能打卡,见图(3-1-19)。
图(3-1-19)
(2)外出登记:
查看自己的外出登记是否批准,经批准在考勤中才生效,见图(3-1-20),外出登记,见图(3-1-21)。
图(3-1-20)
图(3-1-21)
(3)出差登记:
查看自己的出差登记是否批准,经批准在考勤中才生效。(4)请假申请:
查看自己的请假登记是否批准,经批准在考勤中才生效。(5)考勤查看:
查看自己的考勤情况,即打卡和外出、出差及请假情况,可指定查看年份和月份,见图(3-1-22)。
图(3-1-22)
4、考勤管理:(1)时间设置:
进行考勤时间设置,连续班设置,即中午是否打卡,见图(3-1-23)。
图(3-1-23)
0
图(3-1-26)
(3)出差审批:
对出差登记进行审批,设定具有“考勤审批”权限的才有此功能,当审批后,会发送短消息通知出差登记者,已审批。
(4)请假审批:
对请假登记进行审批,设定具有“考勤审批”权限的才有此功能,当审批后,会发送短消息通知出差登记者,已审批。
(5)考勤查询:
可查询指定部门,指定员工,指定年份和月份的考勤情况,见图(3-1-27)。
图(3-1-27)
5、申请审批:(1)流程审批:
2(2)用车审批:
查看用车申请信息,并进行审批,见图(3-1-31)。
图(3-1-31)
(3)我的申请:
查看我的申请信息,若已经审批,便可打印,见图(3-1-32),增加申请,见图(3-1-33)。
图(3-1-32)
图(3-1-37)
(2)通讯簿:
查看个人通讯录,可增加、修改和删除操作,见图(3-1-38)。
图(3-1-38)
(3)邮政区号:
查询邮政编码及电话区号,见图(3-1-39)。
图(3-1-41)
7、印鉴管理:(1)单位印鉴:
单位印鉴管理,见图(3-1-42),增加单位印鉴,见图(3-1-43)。
图(3-1-42)
图(3-1-42)
(2)印鉴类别:
印鉴类别管理,可增加、修改和删除操作,见图(3-1-43)。
图(3-1-43)
(3)个人印鉴:
个人印鉴管理,只能有一个,增加后,只能修改和删除,删除后可增加。
图(3-1-46)
图(3-1-47)
(2)待审流程:
查看尚未审批同意使用的流程,见图(3-1-48),流程审核,见图(3-1-49)。
图(3-1-48)
0
图(3-1-52)
(5)流程类别:
流程类别管理,可进行增加、修改和删除操作,见图(3-1-53)。
图(3-1-53)
(二)业务管理:
1、市场管理:
(1)地区划分:对市场人员进行负责地区的划分,选择人员进行地区指定,见图(3-2-1)和图(3-2-2),查询市场人员负责地区,见图(3-2-3)。
图(3-2-1)
图(3-2-4)
图(3-2-5)
图(3-2-6)
(2)客户查询:查询客户信息,见图(3-2-7),点击客户名称,将显示客户详细信息,点击总经理和联系人将显示该人员的名片信息,若没有提示是否增加。
图(3-2-9)
图(3-2-10)
3、项目管理:
(1)引进项目:对引进项目进行登记,见图(3-2-11)。
图(3-2-12)
(三)人事管理:
1、人事管理:
(1)新增员工:对新进员工进行基本信息登记,见图(3-3-1)。
(2)员工档案:查看员工档案信息,包括基本信息、家庭信息、在职培训记录、科研成果、获奖记录和惩处记录等,见图(3-3-2)。可输入员工姓名查询和选择部门查询。点击“编辑档案”按扭,可编辑其基本信息,选择照片,可上传员工照片。
图(3-3-2)
图(3-3-3)
0
图(3-3-13)
(4)离职登记:对离职员工进行登记,见图(3-3-14)和图(3-3-15),先选择离职员工,进行登记,并可查询离职员工信息,见图(3-3-16)。
图(3-3-14)
2、部门职位:
(1)部门职位:设置部门职位信息,见图(3-3-17),点击“下级部门”按扭,可设置下级部门,见图(3-3-18),可设置三级部门,点击相应部门的“职位”按扭,即可设置其职位,见图(3-3-18)。
=
图(3-4-3)
图(3-4-4)
(3)报损报废:对设备的报损报废进行登记和管理,见图(3-4-5),新增报损报废记录,见图(3-4-6)。
图(3-4-5)
图(3-4-8)
图(3-4-9)
图(3-4-10)
(2)入库统计:对入库物资进行统计查询,见图(3-4-11),点击入库单号,将显示详细入库物资,见图(3-4-12),点击“入库流水账”按扭,将显示入库流水账信息,见图(3-4-13)。
图(3-4-16)
图(3-4-17)
(5)库存物资:对库存物资进行统计,见图(3-4-18)。
图(3-4-18)
(6)物资类别:对物资类别进行管理设置,可增加、修改和删除操作,见图(3-4-19)。
图(3-4-19)
(7)物资维护:对物资名称、规格、型号进行维护,见图(3-4-20)。
图(3-4-23)
(2)用车统计:对用车情况进行查询统计,(3)车辆类型:对车辆类型进行管理设置,见图(3-4-25)。
图(3-4-25)
(4)车辆状态:对车辆状态进行管理设置,见图(3-4-26)。
0(5)领用统计:对办公用品领用进行统计
(6)用品名称:对办公用品名称进行维护,见图(3-4-36)。
图(3-4-36)
5、编号格式:
(1)格式设置:对编号进行格式设置,见图(3-4-37),新增编号设置,见图(3-4-38)。
图(3-4-37)
图(3-4-38)
(2)编号类别:对编号类别进行管理设置,见图(3-4-39)。
图(3-4-39)
(五)信息管理:
图(3-5-5)
图(3-5-6)
(2)发送的短消息:查看自己发送短消息的历史记录,可清除
(3)收到的短消息:查看自己收到短消息的历史记录,可清除
3、发起投票:
(1)我要投票:进行投票操作,见图(3-5-9)。
图(3-5-9)
(2)投票管理:对投票信息进行查看和管理,见图(3-5-10),可新增投票题目
图(3-5-15)
(2)查看留言:查看留言信息
(3)留言簿设置:对留言簿进行参数设置
(1)帐号审查:对申请帐号进行审查,见图(3-6-1),点击“禁用”,此帐号将暂时不能登录系统,点击“权限设置”按扭可设置帐号的权限,见图(3-6-2)。
图(3-6-1)
图(3-6-4)
(3)数据表恢复:指定数据表,选择恢复文件,进行数据表的恢复,见图(3-6-5),恢复文件为系统备份的EXCEL文件。
图(3-6-5)
(4)备份表设置:对备份数据表进行设置,见图(3-6-6)。
图(3-6-6)
2、关于系统:(1)使用单位:输入使用单位名称,见图(3-6-7),该名称将显示在系统窗口的标题栏上,见图(3-6-8)上红色框内。
图(3-6-7)
(2)系统注册:本系统正式版注册,见图(3-6-9),请将窗口中的序列号和注册用户数告诉本公司,公司将给你一个注册码,单位名称填使用单位。(说明:用户数量是系统可管理员工人员数量)