关于加强发票收发存数据管理的几点设想

第一篇：关于加强发票收发存数据管理的几点设想

关于加强发票收发存数据管理的几点设想

近年来，随着信息化建设和征管水平的不断提高，发票管理工作上了新的台阶。与此同时，及时清理税收管理系统中的垃圾数据、提高征管软件数据质量和运行效率，成为实现发票的科学化、精细化管理的一项重要课题。下面就如何加强发票收发存数据管理，浅谈几个方面的问题：

一、发票收发存数据管理存在的问题

2010年，市局对各县（市）、区局2006年以来发票收发存数据进行了全面审查，累计发现3大方面11项问题，其中已纠正问题6件，报省局后台解决5件。通过对数据的认真梳理，市局对发票收发存数据管理的薄弱环节有了进一步把握，发现存在的突出问题为：发票印制错号、发票异地售出、市局在发票发售中部分发票代码与纸质不一致、县区局在发票发售中存在操作失误，导致需要在CTAIS系统内核销的等问题。

二、问题成因分析

（一）重视程度不够。发票数据管理是税收管理的基础工作，处于税收管理系统的最低层次，工作效用的影响不易显现，其管理质量和工作成效长期缺乏独立的考核评价。这使发票收发存数据管理工作不易引起持久的、普遍的、足够

1的重视。目前，不少单位对税收票证管理工作的重视，基本可以归纳为三种类型，即贯彻式重视、检查式重视和亡羊补牢式重视。更有少数单位领导对发票数据管理工作存在“等闲视之”和“不为而治”的思想。长期重视不够，导致发票数据管理工作得不到有力推动，各项管理制度就得不到严格执行，数据隐患难以清理和防范。

（二）缺乏责任追究。发票管理环节中推诿、拖拉、扯皮的现象时有发生，更有甚者因为工作失误给所在单位造成恶劣影响，而受到处分。

（三）业务素质滞后。一是人员配备良莠不齐。发票的管理与使用与各项税收业务工作都有着密切关系，国税部门的每一项业务，最终都必须通过使用税票来实现。因而，作为发票管理人员不仅需要扎实的业务知识，还应当具备必要的其他税收知识和工作经验、耐心细致的性格和高度负责的职业精神，否则难以胜任。但一些单位对发票管理人员的素质要求未能正确把握，在人员选配工作中存在“税票工作简单，人人皆可胜任”的思想导向，导致管理人员素质普遍不高。二是缺乏系统业务培训。目前，各个单位对发票管理业务培训工作普遍重视不够，时间、精力投入不足，培训次数屈指可数。在这样的背景下，很多发票管理人员对相关知识一知半解，对发票业务操作掌握不足，少数人甚至连必知必会的基本常识都未能掌握，是数据录入质量不高的重要成因。

（四）制度执行不严。近年来，各种阶段性工作任务繁多，基层单位都要贯彻执行，对司空见惯的发票收发存数据管理工作不能正确对待和统筹安排。部分单位，在执行制度过程中经常强调工作量大和人手不足等理由，对制度变通执行或不严格执行。

三、加强发票收发存数据管理的几点设想

（一）提高思想认识，健全监管长效机制。提高对加强发票收发存数据管理的思想认识，关键在领导要高度重视。因此，各单位领导一定要树立“发票数据监管，责任重于泰山”的责任意识和大局意识，实行领导负责制，建立有效的组织管理机制，明确责任、落实奖罚、常抓不懈。

（二）抓住关键环节，破解发票管理难题。一是加强发票数据审核。将数据管理的端口前移，防止错号发票被售出、使用。基层单位从市局领取发票后至售出前这个期间，应对发票号码和纸质发票号码进行认真的核对，若发现有发票印制或发票串包的现象，要及时向市局反映。系统在录入代码过程中，会自动保存大量已录入数据，对此，操作人员应格外注意，定期清理垃圾数据，防止自动带出错误代码；此外，还要提高责任意识，对录入代码反复核对，确保印制发票的代码一定要和实际发票代码一致。二是下放数据管理权限。目前基层单位在发票发售中录入错误数据，需要上报数据维护单到市局票证中心和征管处（科技发展处），再由市局将

数据转交省局，最后由省局征管处和科技发展处提交信息中心修正数据。这个过程繁琐，不利于数据的及时清理和维护，应下放部分管理权限，简并省局征管处和科技发展处审核环节，改由市局统一核实，直接提交省局信息中心进行后台修改，省局征管处和科技发展处只负责业务指导和整体监督，提高数据维护效率。三是完善系统提示功能。加强税收征管软件对发票收发存数据的逻辑分析功能。如，在发票入库、出库操作失误且确认的情况下，系统可以通过逻辑分析自动辨别录入数据的准确性，并弹出“录入错误票”等提出。此外，省局应设臵一个端口供市局纠正提示出现的错误，把问题消化在基层，从而有效提高全系统整体数据质量。

（三）加强业务培训，消除票证安全隐患。应以业务素质为标准，考察和选配发票数据管理人员。根据发票管理人员的工作特点和业务水平，有计划、有步骤、有针对性的扎扎实实抓好培训，交流好的经验和做法，促进工作水平的提高和业务素质的增强。对发票管理人员既要从领用、登记、保管、填开、检查、结报、缴销等各环节把好关口，定量供应发票，强化监督检查，做到手续合法，责任明确；还要重视培养良好的职业操守，提升岗位责任意识，进而确保发票的高质量填开，减少作废和差错率，节约管理成本。

第二篇：物料收发存管理办法

物料收发存管理办法

一、目的

对仓库物料收发流程规范化。确保收发数量准确,满足生产的需要

二、适用范围

适用于本公司对外采购的所有物料、委外加工半成品以及所有仓库物品

三、工作内容

1． 数量验收（产品过检后）

1.1 确认供应商,核对供应商送货清单的型号、数量、品名是否与物料申购单一致，不一致的第一时间和采购人员进行核对，并查明原因待确认后方可收货。1.2 对来料数量较大的按大件全点、小件20-30%的比例进行数量核查并做好抽查标识，对于来料经较贵重的要做到数量全部清点准确，对小件物品必须用电子称称数量，对有差异情况及时上报并做好记录。

1.3 所有来货来料必须在数量清点完成后,供收双方共同确认情况下签单收货，数量异常签实收数量并要求送货人签名确认方可收货。2.入库

2.1 检验合格后安排物料及时按相应位置及物料特性选择合理的摆放方式摆放整齐

2.2 依送货单及实收数量开具入库单，录入ERP系统及做好手工入账手续 2.3对入库物料第一时间做好标识卡做好记录,标识卡要注明品名、料号、来货时间及供应商和实际入仓数量。物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录 3.物料的保管

3.1 所有物料入仓后必须按仓位、区域、包装方式将物料摆放整齐，挂好物料标识卡

3.2 物料发放后须进行整仓、归位整理、减卡 3.3 所有物料必须做到安全维护和保管

3.4 对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月及时统计,上报处理

3.5 仓库内必须保持通风,做好防火、防水、防盗、防潮、防压、防腐等六防 3.6 仓库人员于下班离开前应巡视仓库及门窗电扇等是否关好以确保仓库的安全 4.发料

4.1 库管员须认真核对物料发放指令领料单)、发料单是否一致，如有不相符应及时反馈相关人员确认后方可发料

4.2发料时必须有物料员及仓管员双方对数量确认无误,共同在领料单上签字确认

4.3 发料时必须按先进先出的原则发放物料 5.单据的填写要求

5.1 单据填写内容要完整、字迹工整、不得随意涂改，如有改动必须有改动人在改动处签字确认方为有效

5.2 联单必须按既定联数进行分发保管,以便查证 5.3 每月的所有单据资料整理分类后统一保管

第三篇：物资收发存管理流程

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物资收发存管理流程

一、要求

建立健全的存货管理基础工作。对各种材料、存货物资的入库、发出、领退、生产耗用，产成品的完工入库等，都必须要有严格的验收、计量及管理，明确各节点工作职责，保证物资及时经济供应。

参照德国ARCA物资编码体系，给所有物资标准统一编码。待公司系统建立时，给物料建立一套完整的编码体系。

二、物资收货流程

1、采购人员、商务人员提前将到货预告信息通知仓库管理员，并在入库前下达《入库通知单》（见附表1）。

2、仓库管理员应及时将到货信息必要时报送生产车间，并申请卸货机具及人力。

3、生产车间收到仓库管理员卸车请求后，应根据到货物资属性、到货时间及数量，妥善安排合适的卸货机具和人力。

4、仓库管理员对到货物资进行数量、质量和随机资料的初步验收，并在《入库通知单》上填写到货实收情况。并通知质量部对入库物资进行验收并出具《来料验收报告》。根据检验情况反馈给仓库管理员，仓库管理员根据实际情况办理入库手续，《来料验收报告》库管及质量部各留存一份。

5、仓库管理员或者验收人员在验收时如发现数量、质量问题，或名称规格、型号不符、包装不良造成物资损坏，要保留原包装，拍照做好记录，及时向采购、商务人员告知，由采购人员或商务人员追溯处理。

6、《入库通知单》一式三份，采购人员或商务人员、仓库管理员、财务部门各一份。

7、仓库管理员把物资分门别类放入仓库摆放整齐。待物料号完善后再对物资进行编码。

8、仓库管理员及时将实际收货信息录入存货台账。

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三、物资发货流程

1、销售部门、生产车间、售后服务部根据实际需要，填写《出库通知单》到仓库领料。

2、仓库管理员凭《出库通知单》发料，并按实际发货数量填写《出库通知单》（见附表2）一式三份，申请人员、仓库管理员、财务部门各执一份。

3、直接销售的备品，商务人员提供发货信息给仓库管理员，仓库管理员根据发货信息打包及交给快递公司。如需申请人力，请求生产车间协助或相关人员配合。

4、发货品种、数量不得超出《出库通知单》范围。发货完成后，仓库管理员负责将发货信息录入存货台账。

四、物资领出退回流程

1、生产、售后领出多余物资、销售退回物资，要实行退料制度，由退料部门列出清单，写明原因，经部门负责人审核同意后，仓库管理员红笔填写《入库通知单》（见附表3），以示区分，一式三份，退货部门、仓库管理员、财务部门各执一份。

2、仓库管理员及时凭红字《入库通知单》核收实物并办理入库登记。

五、回收旧物资管理流程

因各种原因回收旧物资，经质量部和技术部评估是否可再循环利用，根据评估结果，可再利用的，参照收货流程办理入库手续，专区摆放，并录入利旧存货台账。

六、库存信息的流转

1、申请人填好《入库通知单》、《出库通知单》以邮件形式发送仓库管理员并抄送财务等相关人员。

2、仓库管理员根据收到的申请信息，核对货物信息填写完整《入库通知单》、《出库通知单》并分送相关部门人员。

3、查阅库存数量信息，由申请人和仓库管理员自行沟通。

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4、仓库管理员应及时更新电子出入库台账信息。

XXXX设备（上海）有限公司 2018年7月18日

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第四篇：材料收发存登账核销的管理规定

材料收发存登账核销的管理规定

（起草）

目的

为了统一规范公司物资验收管理标准，明确物资进出的验收程序及验收要求，明确收发料登账核销的要求，以规范的验收、严格的发料程序，来确保进出场物资与施工要求相一致性；做好入库物资的合理储备和养护，减少库存损耗，做好物资盘点工作；加快物资周转，降低物耗，节约成本，发挥库存物资作用。3 适用范围

职责

织安排。

3.2 项目物资部门是项目工程物资验收、存储的管理部门，负责项目各种物资的验收、存储，发放管理。必须对库存物资和料场大宗材料应统筹安排，合理布局；分类存放，科学堆码，及时记帐、设卡，定期盘点，主要物资要每月至少盘点一次。

3.3 3.4 项目核算员和仓库保管必须设立物资收、发、存分类明细帐。

项目部仓库设明细帐，应根据有关统计规定按类别、顺序排列，总帐结余金额要与财务材料帐面结余金额相一致；入出库物资作帐时，必须以收、发凭证为依据，要求做到帐面、清晰、帐物相符、帐帐相符，记帐有凭证，调整有依据,盈亏有原因，损坏有报告。

3.5 仓库保管员对自己所管的物资全面负责，严格按物资验收要求和程序组织物资进出库，对物资进行有效保管、保养，确保仓库料场物资规格不乱、材质不混、数量准确、质量良好、堆放整齐整洁、物资性能安全。

物资的入库验收

4.1 公司及项目部所有进场物资必须进行验收，物资部门对采购的所有工程材料组织验收。4.2

物资要在采购入库后发放或调拨，入库时必须由材料验收员和仓库保管员进行验收验证。4.3

物资验收验证的内容标准：

1、规格、名称；

2、数量及计量单位、单价及金额；

3、质量性能；

4、安全性能；

5、凭据；

6、其他合同约定要求。

4.4 物资入库的基本原则：物资入库必须凭采购计划、合同、质量证明书、发货凭证、发票，做到实物与发票相符；没有计划未经审批的物资拒绝入库。

4.5 核算员审核相关物资验收凭证，如核对订货合同、收料单、领料单、产品质量证明书、安全、环保证明以及合格证等。并收集汇总收料单，领料单交总部财务稽核。

4.6

物资验证过程 4.6.1 4.6.2 根据各种物资计量方式，进行逐一数量清点，并做好计量记录，填写好收料单据。

对各种物资进行外观验证，检查外形是否符合名称、规格、质量、安全、环保要求，表面有无水渍、潮湿、发霉、溶化、老化、变色等异状及尺寸偏差等缺陷，对金属材料还要查看表面裂纹、结疤、弯曲、划痕、翘曲、切斜等，并做好检查记录。

4.7 4.7.1 验证中发生问题的处理

凡物资外观质量和安全性能有欠缺，影响物资使用性能的；物资规格、型号不符错发的；送达时间

第 1 页

适用于公司所有出入库的物资以及公司和项目对采购物资进行验收、存储、发放、盘点的管理活动。3.1

项目部负责对本项目物资验收、存储工作进行人员职责的明确，并针对验收、存储工作进行有效组

已经超期；手续不全；物资包装有严重残损的，均应隔离存放，做好标识，及时通知供货方，按照合同规定进行退还、更换和索赔。

4.7.2 4.7.3 因库存超期造成物资失效；物资储存时保养不好；包装损坏，配件缺少；无质量、安全、环保证明的物资均不能发放领用或对外调拨，确需发放的必须由项目经理批准后方可发放。

物资部门组织相关部门验证结束后，对于进场物资符合所有要求情况下开具收料单，作为合格、合理证明，收料单在内部签认结束后将相关附联分交财务管理部门和各相关部门。物资部门妥善保管验收相关证明性资料。

物资贮存

耗，发挥库存物资作用，节约成本、降低物耗。

5.2 库存物资应按A、B、C分类管理办法，分库房、分库区储存保管。做到“四清”（类别清、数量清、规格清、价格清），“二齐”（摆放整齐、库容整齐），“四定”（定区、定排、定架、定位），“十不”（不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混）。

登账的规定 6.1

材料入库的登账

6.1.1

在材料验收合格后库管人员开具收料单，由材料验收员签字确认，共计四联，仓库留底一联，采购一联，其余二联给核算员（其中一联由核算员汇总后给公司总部）。

6.1.2

在开具完收料单之后，及时在金碟软件中按物料的各类登计入库，提交后由项目部核算员进行审核。

6.1.3

在登计入账时如已得知数量金额的则按实际收到的数量金额计账，如未单价的则按暂估同类物料的单价暂估入账，计入“原材料——暂估”

6.2

材料领料的登账

6.2.1

库管人员接到材料员开具并由预算员、项目经理、领料人签字的领料单后，按单据上内容发料，发多少填写实发数，但不可超过领料单上的数量，同时库管人员也必须在领料单上签字。

6.2.2

发完料之后及时按领料单上的材料及数据登记金碟账套中，项目核算员及时对金碟软件中的领料单进行审核。

核销的程序 7.1

票据的审核

7.1.1

核算员取得供应商开具的发票后，首先对发票的真伪进行辨认，如有疑问立即与采购部门或供应商联系。对于不合法的票据一律拒收。

7.1.2

其次对票据上开具的付款人（客户）名称、材料名称、数量、金额是否与收料单上的是否一致，发票章是否与合同上的供应商一致。

7.2

核销的规定

7.2.1

核算员在取得合法有效的票据后方可在金碟账套中对仓库录入的入库单进行核销，同时生成转账凭证。

7.2.2

总部财务接到项目部提交的发票核销单据后进行审核。7.2.3

采购部门依据已核销的凭证按合同中约定的付款方式申请付款。

第 2 页 5.1

库管人员必须对入库物资进行合理储藏和养护，保持库房物资的使用价值，最大限度地减少库存损

第五篇：关于物资计划、出入库及收发存管理补充规定

关于物资计划、出入库及收发存

管理工作的补充规定

各煤矿：

为了规范物质管理制度，统一管理流程，特制订本补充规定。

一、物资采购及库房管理需要建立的台帐

（一）仓库管理台帐（电子台帐）

1、仓库入库单明细表

1）台帐内容：到货时间、入库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、单价（不含税价）、金额（不含税金额）、供货商名称等。

2）每到一批物资验收后，库管员必须按入库单逐笔进行登记。

2、仓库出库单明细表（电子台帐）

1）台帐内容：出库时间、出库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、单价、金额（不含税）、计量单位、领用部门、使用地点、用途等。

2）每次出库物资均应按出库单逐笔及时登记（其中：单价、金额根据财务会计月末提供单价一次性填制）。

3、仓库收发存表（电子台帐）

1）台帐内容：物资名称、规格型号、计量单位、上月结存数（数量及金额,下同）、本期入库数、本期出库数、本期结存数等内容。

2）库管员在每月26日启用新表时填入上月结存数，其余数据自动生成。

3）每月末以25日为截止日将电子表格及纸质收发存表交财务会计存档。

（二）采购相关台帐

1、采购员台帐

1）台帐内容：供应商名称、计划单编号、合同编号、物资名称、规格型号、生产厂家、入库时间、入库单编号、本期付款金额、期末欠款金额、收取发票金额等。2）台帐由采购员按要求建立并于每月28日前将此台帐报物资部和煤矿财务。

3）每到一批物资经验收后及每次付款后及时逐笔进行登记。

2、供应商欠款汇总台帐

1）台帐内容：供应商名称、期初欠款余额、本期增加金额、本期已付款金额、期末欠款总额、期初尚未收取发票金额、本期已收取发票金额、本期未收取发票金额、期末收取发票余额等。

2）台帐由采购员按要求建立并于每月库28日前将此台帐报物资部。

3）下月启用新表时将期初欠款余额及未收取发票及时登记，其余数据自动生成。

上述台帐的检查督促分别由相应的矿分管领导进行检查督促；公司物资部负责检查和指导；公司财务部负责复核数据准确性。

二、物资入库验收规定

（一）相关部门的物资验收职责

1、煤矿仓库员负责依据采购计划和合同对所购物资数量、生产厂家及品牌、价格、规格型号、供应商等进行验收并配合相关职能科室进行质量的验收。

2、煤矿生产技术部门负责采购物资的质量和技术标准，并对采购的相关支护材料（含土建材料）的质量和数量的控制和验收；

3、煤矿机电部门负责对机电设备设施、油脂、五金、配件、工具、钢材等物资的质量和数量的控制和验收。

4、煤矿通风技术部门负责对“一通三防”有关设备设施、仪器仪表、监测监控系统及相关材料质量的控制和验收。

5、煤矿综合办公室负责对其它办公耗材的数量和质量的控制和验收；

6、安全部门负责对劳保物资和安全设备设施、装备的数量和质量的控制和验收，并负责对火工品到货的数量和质量的控制和验收。

7、以上分工未涉及到的物资验收由机电副矿长参与或指定部门负责。

矿长全面负责物资验收工作；验收的日常工作及协调工作由机电副矿长具体负责；其他分管副矿长、部门负责职责范围内的验收工作；如果验收分工出现交叉现象，由相关责任部门联合验收。

（二）采购物资质量检验的依据和方法

1、各单位编制上报的物资采购计划。

2、物资部（或各单位）与供应商签订的采购合同及技术协议。

3、供应商出示的材质证明书、产品合格证、煤安标志、劳安证、装箱单、随货清单明细及其他资质证明材料。

4、国家和行业部门制定的标准及规范。

（三）物资入库验收的相关要求和措施

1、物资到矿时必须要求供应商提供一式三联发货清单。发货清单必须填写物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、含税单价、含税金额、供应商名称、发货日期、发票种类及税率等并由供应商签字盖章。库管员应先检查发货清单的填写内容并与物资采购计划进行对照。发货清单内 容不全不予验收；发货清单与计划不符应及时与采购员联系查明原因并征得物资部同意后才能进行验收入库；遇不能处理的事项及时汇报上级。

2、在物资验收入库后，库管员及参与验收人员在发货清单上签字确认。一联返回供应商，一联交采购员，一联由库管保存（如发货清单上有部分未验收入库的，必须在发货清单上划销并注简要说明）。

3、在验收物资时必须做到：发货清单、采购计划及编号与实际到矿的物资名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、供货商、供货时间等相对应。

4、入库验收必须检验采购物资的质量是否符合计划（合同）的采购标准及国家、行业的规范及产品相关证照，杜绝不合格物资入库、危害安全生产。

5、物资到矿后，由矿仓库保管员通知相关职能科室（包括采购员）、分管负责人及时到仓库（或卸货地点）共同验收，必须以订购合同或物资需求计划为依据，计划外物资不得验收入库。

6、验收人员依据规定进行检验，必须按照规定的采购物资质量检验的依据和方法进行验收和签字，除进行外观、尺寸、重量、体积等进行验收外，对于技术性比较强的到矿物资必须有分管科室或相关技术人员到场参与验收并签字，确认无质量问题方可办理入库手续。

7、对于质量检验不合格品，要在发货清单上签字注明，并由采购员及时联系供应商退货。如验收不合格的物资及设备设施因故不能及时退货的，应妥善采取防护措施，避免损坏和遗失。验收不合格的物资任何人不得使用。

8、对于到矿验收的物资，库管员必须及时填制入库单，并在入库当天将财务联及采购联分交驻矿会计和采购员。入库单填写的内容：物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、材料计划审批单编号、计量单位、数量、含税单价、不含税单价、不含税总金额、验收时间、验收人签字，如遇有保质期的物资必须在备注栏填写有效期。

三、物资计划的审批

1、各单位必须按集团公司原有的物资计划规定的时间将所需用的材料计划按流程审批后报矿采购员汇总并上报。采购员汇总的计划单必须按月编号。同批次计划的同类别、同型号的物资、设备、设施在汇总时应归好类，不同类的物资不得分开计划。

2、各单位提报计划要遵循节约、确有需要的原则,根据生产实际需要及库存数量,合理确定计划提报数量,不得多报、重报。

3、各单位提报计划应详细注明物资名称、规格型号、生产厂家（配件必须注明主机型号及厂家）、用途、使用地 6 点、使用时间。不注明上述内容的计划由归口管理部门或物资管理部门责令提报单位注明或发回重报。

4、严格控制急计划的提报,各单位提报的急计划不能超过当月正常计划总数量的3%。

5、单项工程计划必须按工程项目单独填报采购计划并上报审批，并注明该单项工程的立项名称和立项申请编号。

6、因特殊情况急需购买但按正常程序提报计划可能影响生产的物资,除按集团公司物资管理规定执行外，也可由使用部门写出书面申请(详细注明型号、规格、数量、预计价格、用途、时间要求等),经矿长（或委托人）签字后报物资部批准（特殊情况可电话联系），事后必须在2日内按正常计划申报程序补报计划，否则按无计划采购论处。

7、在ERP系统建成后，若提报物资在物资管理系统中找不到相应的物资名称和编码时,使用部门要列出物资清单,注明用途、数量,提交给物资部,由物资部调研确定物资规格、型号、价格,然后通知物资部计划员在物资编码表中加入该物资的名称、规格、型号、产生厂家、价格等信息。

8、在实施物资采购计划时，必须严格按照审批后的计划实施。所采购的物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、计量单位、数量、价格以及供货的供应商都必须按批准的计划执行。如果采购过程中需要变动批准后的采购计划时，在事前必须以书面形式报物资部负责人批准（紧急情况可电话 请示，但事后必须在24小时内以书面形式报物资部批准，否则按无计划采购论处）。

四、物资发放审批权限及流程

1、物资出库按照领用部门、主管部门、分管矿长、矿长逐级审批后，方可办理出库手续。特殊情况下，库管员在取得矿长同意后可提前发放物资，但必须在当天内补齐手续（如果相关负责人不在煤矿，可以由被授权人审批，授权必须经矿长同意）。

2、物资出库单应填明材料名称、规格型号、生产厂家及品牌计量单位、领料数量、材料用途及使用地点，发料人和领料人签字。

3、单项工程物资领用必须填写工程立项名称。库管员必须核对单项工程物资采购计划并在出库单用途栏上填写该单项工程名称，并在备注栏上登记采购计划单编号。如果单项工程使用的是非专项采购物资，则在出库单备注栏上注明该物资为库存物资。

4、材料出库单必须有相关人员签字，单据由四联组成，第一联仓库留存、第二联交财务会计考核出库物资的总费用、第三联交领用部门留存、第四联交考核单位留存。库管单应注明使用地点及用途等。所有发料凭证，相关单位应妥善保管，不可丢失。

5、如果已出库物资未完全使用，应将未使用完的物资及时退回仓库。同时由仓库管理员对物资进行验收，合格后开具负数出库单，并注明此物资为退库。

6、对个人工具及劳保用品必须单独建立发放领用台账。对个人工具原则上执行交旧领新制度，领用人必须先交旧，由库管员回收后方能领用。

7、物资出入库单据必须是相关责任人亲笔签名，严禁代签。

8、按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料，坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。

9、物资出库时，库管员必须与领料人当面点交清楚，防止差错出门。

10、物资出库有下列情况之一的，不得发货。

1）未经行业检验部门检验或查验不合格的； 2）未办理入库手续的； 3）超过使用有效期的；

4）口头提货、电话提货、白条提货； 5）超定额费用，未经分管领导审批的。

五、问责措施

1、仓库保管员不及时通知相关验收部门或人员进行到货验收，或没做好到货登记，一次对库管员罚款100元。

2、仓库通知相关科室物资到矿后，相关科室要及时到现场进行和库管员一起验收（采购员如在矿上，则必须参加），不得找任何借口推脱，否则一次对其处罚100元。

3、对于到货物资不能认真清点数量对参与验收的保管员一次处罚50-100元；不能认真验收物资质量，导致出现质量问题，对于参与验收的相关科室人员一次处罚500-1000元。

4、在验收过程中，敷衍了事导致出现重大问题的对参与人员一次罚款500-1000元。

5、不按规定发放出库物资的，对库管员罚款50-100元。

6、编制计划不符合要求的，出现一处罚款30-100元。未按时上报采购计划的，每推迟一天，采购员罚款50元，矿长罚款200元，其余责任人由矿长进行考核。

7、未按计划采购物资的每项罚款100-200元。

8、无特殊原因，未经审批同意擅自采购的，对相关责任人每项罚款100-300元。

9、采购员不按规定登记采购台帐或不按时上报台帐的，每迟报一天，罚款50元。如果上报的台账不准确，每次罚款100元。

10、无领用手续，无库管员在场监督核实，私自使用户外物资的，每发现一次处罚责任人500-1000元。

11、由于违反集团公司采购管理制度和本规定，给公司造成经济损失的，责任人除罚款外全额承担所造成的经济损失。

六、本补充规定从二0一一年十一月二十六日起执行。

云工投动力配煤股份公司物资部 二0一一年十一月二十四日