关于销售合同整理归档的通知

第一篇：关于销售合同整理归档的通知

关于销售合同整理归档的通知

各***负责人：

您好！

当前合同管理混乱，存在以下不良现象：

一、合同摆放散乱。合同被寄存在不同位置，开具发票、整合业绩表时找不到合同；

二、合同缺失。由于之前流程不规范，存在货已经发出到结款的时，找不到合同的现象；

三、销售合同缺乏统一管理。

为改善此类现象、减少因合同带给公司相关部门工作麻烦，避免浪费时间、人力，杜绝找不到合同的现象。

现***要规范合同管理流程，对销售合同做如下规定：

1、各办事处在签订销售合同并已将合同设备申请完毕后，需按照我们提供给大家的台账表格将合同相关信息填写完毕。

2、需要开具发票时将合同原件和合同台账表一并发回公司备档。注意以后每份合同均需在合同封面上用铅笔写出申请该项目的OA单号（若有多个OA单号，要求全部写上）。

3、以后与客户间有新的合作方式，且大家如若不知道如何填写合同台账时，可以与公司***联系。

为销售合同便于统一管理，请将合同原件统一发给***，扫描件和台账表发至其邮箱：***电话：***。事情重要，望各***给予配合。特此通知！

***

**年**月**日

第二篇：合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。

第三篇：合同归档管理办法

板府办[2012]xx号

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

第十五条本暂行办法由镇政府办公室负责解释。6

第四篇：公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。

第五篇：档案归档工作通知.

关于做好2012各部门资料归档工作的通知

各部门、车间：

为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：

一、归档材料内容：

凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。

二、归档时间：

2012年12月1日—2012年12月10日

三、归档材料：

财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。

2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。

3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。

4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

销售部：

1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。

2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。

3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。

4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。

5、促销方案，内部人员销售记录，生产部：

1、设备清单

2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》

《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》

《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。

《提成报告》、《退货报告》

仓储部：

《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》

《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》

《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》

半成品：

《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》

《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》

《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》

《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》

《退货处理意见书》、《来料验收报告》

附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。

特此通知

办

公室

二〇一二年十一月二十七日