文秘工作方法技巧：厚积薄发凭吞吐熟读精思任翕张

第一篇：文秘工作方法技巧：厚积薄发凭吞吐熟读精思任翕张

文秘工作方法技巧：厚积薄发凭吞吐熟读精思任翕张

——网络时代秘书“根须理念”的构建

口佚名

在网络时代，文秘工作者比自己的前辈有了更多的优势，不愁写作资料的匮乏，在快乐的网上冲浪中可充分感受到信息化社会的便利。但是，“木无本必枯，水无源必竭”，文秘工作者的本和源仍然在学习中的多读多背、博观约取，在实际工作中的多写多练。只有这样，文秘工作者才能在工作中“厚积薄发凭吞吐，熟读精思任翕张”。

一、钻得深：多读多背，形成文思泉涌的敏捷思维

中国语言文字具有独特的美感，因为那些万古流传的文章大都是和音乐联系在一起的，具有独特的音律和神韵。古人云：“读书破万卷，下笔如有神。”在网络时代，多读对秘书工作同样帮助很大。这种读，是大声朗读，唯有多读，才能感知语言世界的神韵；唯有多读，才能培养出口成章、下笔成文的好习惯。

（一）抓住经典作品这一主要路径

清代梁章钜在《退庵随笔》中谈到：“读书要有记性，记性难强。要练记性，须用‘精熟一部书’之法。不拘大书小书，能将这部烂熟，字字解得道理透明，诸家记俱能辨其是非高下。此一部便是根，可以触悟他书。”他还打比方说，这就像是古代大将带兵，只有着意培养一支亲丁死士，才能在关键时刻产生一支生力军；这就像交朋友，必有几个肝胆相照的，才能在急难时刻挺身而出。文秘工作者也要拥有自己工作学习中的生力军、好朋友，即选准和自己工作紧密结合、促进作用大的作品反复朗读，读得烂熟于心，能够脱口而出，这样在工作中就会灵感频现、举一反三。

（二）抓住遗忘曲线这一主要规律

德国心理学家艾宾浩斯(H．Ebbinghaus)研究发现，遗忘在学习之后立即开始，而且遗忘的进程并不是均匀的。最初遗忘速度很快，以后逐渐减慢。根据他的实验结果绘成的曲线即为著名的艾宾浩斯记忆遗忘曲线。秘书在自身学习与工作中，要充分认识到艾宾浩斯记忆遗忘曲线的作用，使自己和经典作品保持亲密的接触度，做到经常朗读，经常揣摩。翻译家林纾年轻时为了学习韩愈文章，就把韩文名篇抄录下来贴在墙上，看到就读，逐渐产生了潜移默化的效果。很多人都知道欧阳修的“三上”读书法，也就是在马上、枕上、厕上读书。什么时间读什么书，都有自己的安排：“坐则读经史，卧则读小说，上厕则阅小辞”。即使在厕所里，他的“讽诵之声，琅然闻于远近”。林纾和欧阳修都做到了随时随地温习，随时随地读书，而且是大声朗读。只有这样，才能把好文章的精髓真正吸收为己所用。

（三）抓住学习兴趣这一主要源泉

与网络世界相比，经典作品的学习是枯燥的，不能够让人立即产生学习的浓厚兴趣。但是，从长远看，经典作品的魅力是无穷的。中国戏曲界有一句行话叫“生书熟戏”，也就是说观众喜欢听没有听过的书，喜欢看熟悉的戏曲。许多经典唱段戏迷们已能倒背如流了，可是仍然要到剧场看，为的就是要看一看戏曲家是如何表现的。经典作品的优势在于它的隽永悠长、内涵丰富，因此文秘工作者在学习经典的时候，要克服开始阶段的厌倦心理，扎扎实实背熟选定的经典作品，使理论的根须深深扎在自己心中。在坚持不懈的努力之后，一句名言就能够激发自己不尽的畅想，一段美文就能够带来无穷的回味，这就达到了孑L子所说的“学而时习之，不亦说乎”的境界。

二、积得厚：加强使用，建立弹药充足的资料宝库

“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。”可以说，积累是秘书工作的基础，没有积累，文稿写作就会成为无本之木。因此，在自身的工作和学习中，秘书要掌握各种积累资料的方法。

（一）摘录下载

据吕叔湘先生回忆：朱自清先生身边经常备个小记事本，听到别人说的他感兴趣的话马上记下来，积累多了，就从中发现了好多值得研究的问题。吕叔湘自己看报纸杂志的时候，手边总是搁着纸片和剪刀，把问题记下来或剪下来，一归纳就是一篇好文章。这两位大家的资料积累方法是过去许多文人学者的主要方法。在网络时代，这两种方法并不过时，随时摘记、随手剪贴仍然是建立自己资料库的好方法。同样，从网上下载资料也是秘书人员学习必备的本领。文秘工作者要能够熟练地运用搜索工具和下载工具，在大量的网络信息中去芜存精、披沙拣金。同时，要把经常使用的网站放入电脑的收藏夹中。除了下载文本文档、图片资料外，也可以下载与自己工作紧密结合的视听资料，经常聆听中央领导人的讲话，眼前的文字就会变得生动起来。

（二）归类整理

文秘工作者要学会建立自己的“小图书馆”，学会将下载的资料整理、分类、归档，做到随用随取。首先对自己的硬盘进行分类，D盘用于干什么，E盘、F盘用于干什么要有一个清楚的安排。在每一个盘里以“年”为单位建立一个总的文件夹，然后在总文件夹里根据各方面的工作再建立分文件夹。网上下载的内容尽量转换为word格式或者文本文档，并且根据自己经常使用的格式作简单编辑，这样在需要的时候就能够方便地找到和使用。

（三）多手准备

对于一个称职的秘书来说，身边应该有各种各样的资料库供自己调取。首先要有充实的大脑，这是最佳资料库，也最为简捷，可以随用随取。其次是要有日常摘录佳词丽句、名言名段的笔记本。人对自己的字体有一种特别的亲切感，经常翻阅自己的笔记本就会形成深刻的印象，久久不忘。再次是原著书籍。要养成逛书店购买书籍的习惯，使自己书架上的图书不断向纵向横向发展。在学习的时候要养成在书上批注的习惯，做到“不动笔墨不读书”。最后是会议材料。每次开会之后，都会有各种材料汇编。文秘工作者要做有心人，把这些材料中的精华部分收集整理、装订起来，作为自己工作中一池活水的“蓄水池”。