创新手段 规范程序 提高公文管理水平(办公系统工作会议经验材料)

第一篇：创新手段 规范程序 提高公文管理水平(办公系统工作会议经验材料)

【2011年全局办公系统工作会议经验材料之二】

创新手段 规范程序 提高公文管理水平

汉西车务段学习路局机关电子公文管理经验，于2009年10月份起实施公文电子流转、管理，加快办公自动化进程。经过一年多的实践，办公效率和质量大幅提高，办公成本下降，保证了段机关与现场信息沟通渠道畅通，为促进各项重点工作的顺利开展提供了有力保障。

一是引进技术，搭建平台。在路局大力帮助下，与济南局取得联系，筹集资金购买了服务器、电子公文应用软件，更新配置了一批办公电脑，并成立由信息技术科负责提供软硬件和网络技术支持，由段办负责完善应用环境和操作流程的工作小组，精心打造电子公文管理平台，利用一个月时间完成了平台建立。在段主要领导的亲自部署下，于2009年12月18日开始试用，2010年1月1日正式投入运行，全段所有文电均实现电子流转，有效提高了公文管理效率。

二是加强培训，人人达标。将实施办公自动化、推进电子公文管理作为一项干部提素工程，要求段机关、一线车站管理人员必须100%培训达标。面对全新的操作流程，我们组织专人编写教材，用简单、明了的树型图进行表述，配以说明，做到简单易学好操作，确保只要略懂计算机和公文处理知识的人员就能快速掌握。同时，全面开展三级培训：对段

领导进行培训，为每位段领导配备手写笔，维护好领导批示语言，尽量压缩操作步骤和流程，再进行实际演练。段主要领导带头参加培训，所有段领导克服时间紧、打字生疏等困难，仅用三天时间就全面掌握了阅读文电、领导批示、签发（修改）文电、调阅文电四个模块的使用。对段机关管理人员进行培训，将电子公文管理系统操作模块制作成多媒体课件，采取以点带面的形式，先对各科室公文管理员进行全过程的动态影像教学和模拟演练，确保又快又好掌握操作要领；再由科室公文管理员对科室人员进行一对一讲解，及时解决操作上的难题，仅用两周时间就完成了段机关人员培训任务。对一线车站进行培训，受软件限制，我们对一线车站仅设置收文和查阅文件模块，采取下发教材和网络视频会议教学相结合的方式，很快普及完毕。通过三级递进式培训，一个月内全段电子公文管理系统即正式投入使用。

三、规范管理，良性运作。建立段—科室—车站三级电子公文管理网络，段办、党群办负责全段行政、党群公文管理和总协调，督导科室、车站进行文电处理；段机关科室负责本部门文电处理，并督促各车站按文电要求抓好工作落实；各车站对上级文电布置的工作及时落实并反馈，形成环环相扣，权、责分明的闭环管理体系。所有文电均明确落实期限，段领导通过系统审阅功能，可随时跟踪各项工作落实情况及完成效果；所有上网文电均实现无纸化流转、快捷索引和完整归档，可随时调阅。段信息技术科指定专人负责电

子公文技术管理，定期检修服务器、维护数据库，随时处理网络故障，保证了电子公文正常使用。

四、建立机制，严格考核。制定《汉西车务段电子公文管理办法》，明确各级公文管理及操作人员的权限和职责，严格挂钩考核。实施电子公文管理初期，我们利用每周二、四、六段运输视频会议，坚持与各车站对话，了解平台使用情况，通报存在的问题，及时答疑解惑；走上正轨后，我们将公文管理纳入段安全质量评估范围，每季进行质量评定，加强激励约束，促使公文管理不断规范完善。

严格落实责任提升办文质量

公文质量是机关工作质量的一项硬指标，是机关形象的直接体现。公文管理水平如何，在很大程度上决定了行政管理水平的高低和工作效率的好坏。作为日常公文处理量较大的机关部门，劳卫处在公文管理中主要采取了以下四点做法：

一是规范发文审核程序。2010年，共拟发公文499件、主办机关签报283件、会签处理公文61件，总计审核发文843件。发文数量虽多，但我们没有放低标准，坚持加强对发文过程的控制，着力把好公文审核关、会签关、内容关和文字关，严控发文质量，做到程序规范，审核严谨，注重质量，讲究实效。对每篇文稿，从政策、内容、文字、体式和

程序方面严加审核校对，句句斟酌，字字推敲，力求公文送达领导签发前内容符合要求，语句条理清晰，文字表述准确，行文格式规范，流转程序到位。

二是实施收文分类管理。全年共处理各类收文3540件，日均收文9.7件。每天接收文电数量众多，如不加以科学管理，势必造成文电混乱、散失、难以查找，不但贻误工作，还有泄密的风险。为提高收文办理效率，加强文电管理，我们不仅对每件文电及时签收、登记，而且结合实际，按照部文、部电、签报、机关公文、处内公文、基层函文、地方文电、信访件、密件、督查通知、通知公告、会议通知、传阅材料等分门别类，建立详尽的收文登记电子台帐，做到收文时间、文号、标题、领导批示、主办科室、办理过程、办理时限、办理结果一项不缺。在收文过程中，尤其注重区分来文的紧急程度、重要程度和保密程度，依据相关文电的轻重缓急，分别提出拟办意见呈领导审批，随时掌握文电去向及办理情况，并在收文登记电子台帐中予以标记注明，确保不延误、不遗漏。

三是加强办文动态追踪。公文办理的质量和效率关键在于对公文传办过程中的跟踪督查。我们以收文登记电子台帐为基础，坚持做到勤送、勤催、勤取、速传。建立定期文电督办信息库，不断提高公文流转办理速度。对紧急、重要文电实行重点催办督办，对一般文电实行每周全面督办。严格实行文电办结销号制度，及时向领导反馈各类文电办理进展情况，为领导决策提供依据，实现了公文办理的闭环管理。

四是严格办文质量考核。加强公文管理，提高办文质量，必须有一套与之适应的长效管理考核机制。我们根据路局相关办法，制定了《劳动和卫生处公文质量考核管理办法》，实行公文质量管理责任制，从处主要领导、分管领导到科室负责人、经办人，均明确职责分工，一级抓一级，把住公文质量管理关口，严格实施责任考核和追究，2010年，经自查和互检，共考核19人次。通过建立机制，有效考核，保证了公文管理质量稳步提升

第二篇：实施闭环管理提升督查督办工作效能(办公系统工作会议经验材料)

实施闭环管理提升督查督办工作效能

督查督办是办公室工作的一项基本职能，是推动工作落实，保证政令畅通的有效手段。与其他基层站段行办、党群办各负其责不同，------综合部（党群工作部）实行的是一套班子、两块牌子，全面负责基地行政、党委日常管理工作，对督查督办工作提出了更高要求。为此，我们坚持从规范机制入手，在形式方法上创新，强化督查督办闭环管理，较好地推进了各项重点工作落实。主要做法是：

1．完善管理建机制。在学习借鉴兄弟单位经验的基础上，不断建立和完善督查督办工作机制，做到有据可依。一是明确职责，增强督办效果。明确各部门负责人在督查督办工作中的第一责任，逐级纳入日常重要例会分析范畴，做到分层部署、定期碰头、及时反馈，形成上下贯通、左右相联，横向到边、纵向到底的督查督办网络。根据承办部门落实完成情况，按照一事一报要求，对督办事项完成情况进行综合汇总，定期向基地党政主管领导汇报，确保领导全面了解和掌握督办工作进展情况。二是跟踪落实，形成督办合力。对基地领导交办布置的重点督办事项，由综合部牵头制定《督办推进表》，按照“谁承办、谁落实”的原则，明确任务目标和时限要求，及时下达《督办通知》。加强与相关车间、部室负责人的沟通，对常规工作任务，采用电话通知、信息互递发送等方式，督促承办部门按规定期限和要求报告工作

落实情况；对需要协调解决的问题，及时报告基地分管领导，组织协调解决；对久拖不决的重要事项，加大工作力度，有针对性地开展专项督办，督促尽快解决。三是定期通报，树立督办权威。将各部门落实基地重大决策、重要工作和办理领导批示情况纳入综合考评，与经济责任制考核和管理人员责任制考评相互挂钩，对落实得力的部门，在月度考评中给予加分奖励；对办理不力、敷衍塞责的部门，不仅实行月度考核，而且纳入部门负责人年终绩效考核。今年1—2月份，针对督办情况落实不力、督办未按时回复等现象，在交班会上通报了5个部门，提出考核意见22条，落实考核1600元，促进了各部门主动抓工作的积极性，树立了督办权威。

2．分类管理抓落实。一是抓常规督办。对基地《行政工作报告》中确定的发展目标，年初以党委、行政、工会、团委联合行文下达工作要点；对基地月度例会、交班会等下达的目标任务纳入常规督办，要求责任部门每月一报、每季一总结，第四季度实行倒计时每周专报。将月度生产任务、设备检修任务完成情况纳入月度督办内容，由基地分管领导负责检查指导，月底进行一次全面总结，确保常规督办工作按期完成。二是抓重点督办。对基地各项会议议定的涉及运输安全、设备质量、“三重一大”问题决策、重点建设项目等工作，坚持跟踪督查，一盯到底。广泛开展联合督查，由综合部联合工程、计财、人力、总务等部门，深入实地科学论证，广泛征求意见，完善推进措施，确保各项重点工作按计划推进落实。三是抓专题督办。对基地行政、党委工作

中的热点、难点问题，及时归纳整理领导批示进行专题督办，并纳入电子公文管理系统，实行网上签发—流转—签收，确保流转顺畅、无缝衔接；采取听取责任部门专题汇报以及综合部配合分管领导随时抽查相结合的形式，做到跟进有力、落实有序。

3．创新方式强效果。动态总结经验，创新工作形式，做到“三个结合”，实现督查督办全过程闭环管理。一是做到固定督办与跟踪督办相结合。紧紧围绕基地重大决策、重点工作的实施，固定划分各个落实阶段，实行阶段性督查，确保稳步推进。针对阶段性督办事项的连续性、时效性特点，坚持进行不间断的跟踪督查，及时督促整改。二是做到间接督办与直接督办相结合。日常工作中，对难以实地督办的事项，灵活采取电话催办、公文催办等方式进行间接督办。对事关基地整体工作的重要事项，在采取间接督办的同时，加大直接督办工作力度，确保落到实处。三是做到专职督办与联合督办相结合。发挥综合部及有关职能部门集中力量抓督办的优势，集中人员，集中时间，实施专职督办、专项督办、联合督办，增强督办效果。各部门在规定时限内未办结的事项，必须向综合部及分管领导说明情况，同时在每日交班会上专题报告进展情况，直至办结。通过加强督查督办，保证了基地领导指示要求得到及时、全面、有效的落实，实现“件件有着落，事事有回音”。今年1—2月份，共下发《督办推进表》24份，明确督办事项233件，其中：已完成215件，正在推进落实18件，办结率达92.3%。

第三篇：建队伍明职责强激励 切实做好信息调研工作(办公系统工作会议经验材料)

【2011年全局办公系统工作会议经验材料之一】

建队伍明职责强激励

切实做好信息调研工作

2010年，我们围绕全段中心工作，根据段领导决策需求，强化责任意识，创新工作方式，加强调查研究，健全信息网络，充分发挥信息调研的主渠道作用，提高办公室服务质量，主要抓了以下三个方面的工作。

1．建设梯次队伍，抓好日常培训。一是建好两级队伍。由党群办牵头，挑选思想素质好、业务技能精、写作能力强的信息调研骨干，作为第一梯队，负责全段信息调研工作；各车间党总支（独立党支部）成立相应的信息调研队伍，作为第二梯队，负责车间信息调研工作。每半年对骨干信息调研人员进行一次调整补充，及时输入新鲜血液，保持队伍稳定。二是整合学习资源。段每年拨付专款，为骨干信息调研人员购买相关书籍，为一线总支、支部配齐电脑和传真机；每季度组织一次笔会，将上季度被部、局采用的信息调研打印成册，发至人手一份，相互点评，查找差距，促进共同提高。在段局域网建立信息调研QQ平台，开辟网络交流园地，实现段机关与各总支、支部信息共享，提高信息网络系统利用率，确保信息渠道畅通。三是逐级培训骨干。采取“送出去、请进来”方式，有计划、有步骤地将骨干信息调研人员送到局相关部门学习培训，每年送培骨干达10名左右；请

新闻媒体信息调研专家来段讲课，每年举办1—2期培训班。采取以岗代训形式，组织骨干分批轮流到段办、党群办助勤，给任务，压担子，坚持在岗位上干、在岗位上学，全面熟悉信息调研收集、整理、撰写的工作流程和有关要求；自编内部刊物《南机信息》，为信息调研人员提供实践平台。

2．量化报送任务，提升工作质量。一是分劈指标保数量。制定量化考核标准，硬性规定各总支、独立支部每月上报信息、调研的篇数，并要求总支、支部委员每月上报一篇信息或每半年上报一篇调研。明确总支、支部书记是第一责任人，把具体任务落实到信息调研人员身上，做到人人有任务、有压力。二是协调督导明方向。党群办定期制定《信息调研要点》下发给每名信息调研人员，为总支、支部抓好信息调研指明方向；围绕安全难点、生产重点、职工热点、领导焦点，及时引导总支、支部报送信息调研；对重大事件、突发事件及时组织协调，第一时间指派骨干信息调研人员赶到现场，迅速掌握并反映现场情况。三是切块分工聚合力。每年初由党群办牵头组织征集、筛选、确定大型调研课题，跨车间、部门进行合理分工，分为调查组、资料组、撰写组，各负其责，分头准备，限期完成。去年在安全大反思大检查活动中，我们通过切块分工方式组织撰写的《丰富反思形式，提高反思质量，在安全大反思大检查活动中展示党组织作为》调研，分别被部、局采用。四是严格督导提质量。每月在局域网上公布各总支、支部上报数量和采用篇数，并向段主要领导作专题汇报；对达不到要求的总支、支部负责人进

行问责考核，力促整改提高。同时，段指派骨干信息调研人员到车间有针对性地加强指导，不断提高车间信息调研报送质量。

3．完善管理机制，强化激励约束。一是着力建机制。建立健全信息调研约稿、报送、编发以及考核制度，形成以制度约束工作、以制度激励工作的良性机制。二是执行“双倍奖”。对被各级刊物采用的稿件，坚持月度评比点评、季度通报奖励，除路局兑现的奖励外，段积极筹措专项资金给予二次同等奖励。同时，在年终“三员”表彰大会上，对局级以上调研文章再次给予每篇500元的奖励，打造良好的争先平台。三是推行“三挂钩”。将信息调研完成情况与创先争优考评挂钩，对不能完成任务、质量不高的总支、支部给予扣分考核，并提出批评；与车间、科室月度奖挂钩，对达不到要求、完不成任务的按规定考核，并通报、公示；与第一责任人目标考核挂钩，确保经济考核落实到人。