第一篇:文秘具备的工作
文秘具备的工作
具备条件:
1、简单的办公室管理
2、文书起草、有一定文字功底
3、熟悉office办公软件,打字速度快
文秘有行政文秘和企业文秘等几种,它们之间既有相同或相似之处,又有不同之处。
如果做行政文秘,除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外,要有较为扎实的文字功底,还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘,应具备企业合同、协议等文本的起草能力,有一定的速记能力,有一定的法律法规功底,当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
二.1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐,留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作.三.文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬.这一行是不太好做,什么都要做,不管是好与坏公与私,只要老板叫你做你就得做,外面太阳多么大要出门时还是得出门
一、负责人事处文秘、公章管理。
二、开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。
三、负责各种文件和通知的收发和督办工作。
四、负责本部门的信访接待和日常事务工作。
五、负责人事档案和文书档案的管理工作。
六、协助做好人事统计报表的统计工作。
七、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。
八、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。
九、完成处领导交办的其他工作。
第二篇:做好文秘工作需具备的几个素质
做好文秘工作需具备的几个素质
在这样一个层次比较高的培训班,市委组织部安排我给大家讲堂课。接到这样一个任务后,感觉有点打怵。其一是过去很少在这样高层次班上讲课,其二是尽管自己做过文秘工作,也搞过多年文字,但由于工作变动,已经扔下多年了,加之水平所限,有点赶鸭子上架的味道。但不管怎么说,组织上交给的任务还要完成。今天不是给大家讲课,是想出个题目和大家共同探讨,就我做文秘工作的一些体会和各位交流一下,或许能给大家一些启发和帮助。如果达到这样一个目的,我内心非常的高兴;达不到大家的期望,请给予谅解。
一、要具备善谋大局、总揽全局的素质
大家可能要说,把握大局、总揽全局这是书记、镇长主任或是局长书记的事,你说破了天,我大不了也就是个秘书,还用把握大局、总揽全局。这正是我要和同志们交流的。党委办公室是党委的“左右手”、“参谋部”,我们做秘书的就是“参谋长”,这一工作性质和特殊地位,决定了办公室工作必须以围绕中心、服务大局为主题。这就要求我们从事文秘工作的同志要有强烈的政治意识和大局意识,要善于站在全局和战略的高度思考问题,谋划工作。也就是说你要给领导写会议讲话,写报告,要制定工作计划,你不把握大局、总揽全局怎么能行?怎样才能做到把握大局、总揽全局呢?
一要善于学习。学习引领思考。现在知识更新很快,现在的领导知识水平、理论水平很高,即使不停地学习,有时也很难跟上形势的发展。如果不去积极地吸取最新的知识,不对知识吐故纳新,不让“智力”新陈代谢,就谈不上当领导的“参谋长”,只能是领导决策的“马后炮”。因此,“学习充电”是文秘工作者的永恒课题。一方面,要有“挤”的决心。爱因斯坦说过,人的差异在于业余时间。秘书平时都随领导转,属于自己的时间不是很多,挤时间学习显得非常重要。工作之余静下心来看看书、读读报,有计划、有选择地学习一些急用、实用、长远受
用的知识,长此以往,必有好处。另一方面,要有“钻”的劲头。我们都有这样的切身体会,“要我学”和“我要学”不一样,“钻进去”学与“抚皮挠痒”学不一样。秘书工作者一定要做有心人,在学习中不仅要“行动”,而且要“心动”。要善于动手、动笔、动脑,把收集到的情况、资料、信息储存在脑子里,常存常用。经过这样长期地、不断地学习丰富自己,才能引发我们更深层次的思考,才能使我们的理论素养越来越高,把握大局、总揽全局的能力也会越来越强。
二要吃透上情。吃透上情就是要吃透中央和上级的精神,正确把握中央的大政方针,及时把握上级的方针政策。要学习好中央的精神和上级的方针政策,就要一字一句地学,一字一句的理解,领会其实质,把握其精髓,这样你才能帮领导谋划工作。制定本地政策才能做到大局在胸,才能在全局下思考,在大局下行动。否则的话,大局失察,必然会导致方略失策,行动失利。三要了解外情。作为一个称职的秘书工作者,不仅要对本地的情况烂熟于胸,而且要对本市和外地的情况了如指掌。大家可能要说,狗咬耗子-多管闲事,别家的情况,你去管的什么管。问题的要害正在这里。你只有把握住全市宏观发展的大背景,了解其他镇街的发展趋势,你才能帮助领导在了解中思考,在分析中清醒,才能使领导及时调整本地的发展思路,抓住机遇,趋利避害,迎接挑战,加快发展,在日趋激烈的竞争中立于不败之地。
四要掌握下情。作为秘书最重要的一条就是要摸透本地实情,了解民意动向。也就是说要对本地的实际情况进行深入地调查和分析研究,吃透本地的基础条件、比较优势、发展潜力、制约因素以及当前和今后一个时期的热点、焦点和难点问题,掌握基层的实际情况,基层干部的思想动态和人民群众的呼声要求,及时给领导决策提供有价值和可参考的信息,才能使领导工作有的放矢,扬优抑劣。
二、要具备耐得住寂寞、沉得住气的素质
秘书工作者是领导身边的人。别人看领导身边的人,大多都比较尊重,这是你所处的位置决定的。因为你处的位置是核心层里的枢纽,或多或少地会有一些自豪感。因此对你的言行,大家也特别关注,甚至带着有色眼镜看你。你做的得体,大家会说,这个伙计挺称职,如果你做的过分了,大家叫好听的会叫你“三德子”,叫不好听的会叫你“和珅”。所以说,作为秘书,修身养性至关重要。但要修好身,养好性,没有一蹴而就的途径,必须有一个日积月累、厚积薄发的过程,这就是我们常说的历练。对这个问题,我们要做到以下几点:
一要修“心”。古人说得好,“天下根本人心而已”,保持一颗平常心,是做好任何工作的前提,秘书工作更是如此。正所谓心胸有多宽,舞台就有多大。任何时候都要养成一股静气。心平气和则能收放自如,心气浮躁必会自乱阵脚。
修“心”就得把心放平。面对功名利禄,特别对自己的升降去留等身外之物,要想得开看得开。即使遇到一些对你不公正不公平的事,也要把心态摆正,把心胸放宽,切不可满腹牢骚,对工作造成消极影响。否则,对你自己将会大大的不利。其实你只要把心放平,脚踏实地的干,领导早晚会对你有个公平的安排,切不可耿耿与怀,心理失衡。
修“心”就得把心放宽。办公室工作说到底就是搞服务的,要做到“零失误,全满意”恐怕很难。我们做秘书的要有一颗包容和宽容的心,尽量做到少失误,让领导多满意。有了失误,领导批评你,或者你没失误,由于领导工作压力大,情绪激动,对你发火,也应该做到能吃能咽,宽心包容。说实话,有时领导发火,多半是朝近便的人、身边的人发,对那些隔着远的、他不是十分了解的下属,一般是不会发火的。所以,我们不能因为受到一点批评就烦恼,受到一点委屈就消沉,也不能因为你的建议得不到采纳而郁闷,工作得不到支持而退却。要以忘我的精神追求自我的价值,对大是大非要明白清楚,对个人恩怨要多一些糊涂。
二要修“德”。道德修养是一个人人品的“名片”,人格的“招牌”。当秘书的,虽然处在“幕后”,只是“绿叶”,但也是首脑机关的“智囊”和“军师”,也就是前面说到的“参谋部、参谋长”,拥有高尚的情操和品德是必不可少的。
一方面,要摆正位置,做到到位而不越位。找准坐标,摆正位置非常重要。当秘书的时刻要牢记,自己的工作就是为领导服务,自己的角色是从属性的,必须自觉地服从和适应领导,即使你的工作非常出色,即使与领导私交很好,也不能得意忘形,忘乎所以。要切记,越位乃秘书之大忌,是不可碰的“高压线”。不能因为在领导身边工作,领导是一把手,我就是二把手。尾巴高翘,喝三吆四,“拉大旗做虎皮”,拿领导当“挡箭牌”,打着领导旗号发号令,或有意无意假借领导名义到一些基层单位吃拿报要。这样,用不了多久,你这个秘书就得离开秘书的位子。尤其我们做秘书工作的都比较年轻,历练的时间短,涉世不深,思想活跃,切不可感情冲动,意气用事。要知道打领导的旗号去干作奸犯科的事情是绝对不允许的。
另一方面,要严守秘密。作为领导身边的人,秘书人员接触或掌握着一些重要信息,一定要严守秘密,决不能走风漏气。特别是涉及一些岗位设置或者人员变动,领导不让你参与,不要去硬凑。领导让你参与,更应守口如瓶,烂在心里,谨防祸从口出,否则要捅大漏子。
再一方面,要正确对待功过。我们做秘书工作的都有这样的体会,“辛辛苦苦好几年,只写稿子不发言”。这从一定程度上道出了秘书工作的特有性质,在幕后不在幕前,在边缘不在中心,苦劳多而功劳少,批评多而表扬少。对此,如果不能正确对待,极易导致心里失衡。因此,当秘书的要练就三种“特别”的功夫。即特别能盛事,特别能忍耐,特别能战斗。不要因为干成了一件事就争功要名,也不要因为做错了一件事就灰心丧气。任何时候都要以务实的作风,虚心的态度,认真对待工作,严格要求自己,在奉献中成长,在历练中成熟。
三要修“为”。一个人的修为最终体现在行动上。秘书工作作为一个比较特殊的岗位,条条框框是比较多的。讲规矩是当秘书是否称职的一条重要标准。因此,这就要求我们当秘书的要把握好三点。
第一点,政治上要把握方向。办公室工作无小事,要出了事往往是大事。作为秘书能不能从全局通盘考虑问题,从政治上统筹抓好协调,是检验敏感度和成熟度的重要标志。这就要求我们
要眼观六路,耳听八方,胆大心细,遇事不慌,准确全面地向领导反馈信息,不截流,不梗阻,不添油加醋,使领导能迅速做出反应,及时处理出现的矛盾和问题。
第二点,工作中要把握小节。许多事情,往往是细节决定成败,秘书工作尤其如此。这就要求我们对一个通知,一个电话,一条信息,一篇文稿,都要慎之又慎,考虑周密,给领导“补台”,帮助“填空”。处理一个文件,召开一个会议,具体处理一件事情都要从小处着手,反复推敲,仔细检查,切忌糊里糊涂,粗枝大叶,因小失大。同时还要注意,在任何时候,任何场合,任何情况下,如陪领导下乡检查工作,参加宴会,应酬接待,都应注意把握分寸,突出领导,不要过于靠前,不要有意显示自己。
第三点,行为上要谨防“三无”。“一无”是无质量。任务到手,心里没底,手忙脚乱,好不容易拿出个东西来,结果不长长,不圆圆,不成景。这样不但会影响工作,你自身的形象也会大打折扣。“二无”是无反馈,工作随意性大,干到哪里算哪里。工作的进展情况,存在的困难和问题,不能及时与有关方面沟通协调,做得过程中听不到音信,到出手的时候当然拿不出好的“货色”。“三无”是无长进。任何人做秘书工作都有个从不适应不熟练到适应熟练的过程,从粗糙到精细、从一般水平到较高水平的过程,这是非常正常的。但如果不去琢磨和领悟,对工作不上心、不长进,干什么都是悬悬乎乎,那是不能让人满意和容忍的。因此,当秘书的要有强烈的事业心和责任感,马马虎虎,浅尝辄止,是不会成为行家里手的。要不满足于“做事”,要能够“想事”,要出新思路,要创新局面,这样才能成长,才能成材。
三、要具备舍得吃苦、不怕受累的素质
吃苦耐劳是中华民族的传统美德,更是我们秘书工作者必须具备的素质。
一要不怕吃苦。当秘书体会最深的一个字就是累,累到有时候真有摔了不干了的滋味。记得我刚调到曲家当组织干事的时候,正碰上年底。组织干事到年底搞年报工作任务就够重的,领导又让我写年终工作总结报告,确实累,但最后还是比较圆满地完成了。在组织部工作吃苦受累
就更不用说了,一宿两宿甚至三宿不睡觉的时候多得多了。有一次,我和当时市委的郎希风主任、王祖强部长写全市的年终工作总结报告,晚上部里又安排写典型材料,而且第二天7点就要送烟台,最后还是一个晚上没睡完成了任务。我说的这些,不只是我这样,领导和许多同志也都是这样。能吃苦,不怕累,是文秘工作者的起码要求。
二要把吃苦当乐趣。别拿写材料当回事,要当乐趣。当你完成一个材料,不管是领导作报告的时候,还是典型发言的时候,你坐在台下听着报告,听着典型发言,心里会甜丝丝的。
三要认真刻磨。写《扎扎实实开展学科技、用科技活动,让农村党员干部成为科技的带头人》,这是在全国农村党员基层干部实用技术培训现场会上的交流材料,反响相当强烈。我们四个人的写作班子,在写作过程中,琢磨“充分利用先进的电教化教育手段组织党员看片子学技术”这句话,四个人两个钟头没说一句话,电教化教育手段组织党员干什么的,最后刻磨出六个字“看片子学技术”,非常贴切,非常到位,没有比这六个字更合适的。政协出了纪念抗战胜利60周年的一本书,书名叫《永远记住》,这个书名起得好。好就好在再没有比它通俗的,再没有比它到位的,再没有比它实在大。大家想想看,不管你再起个什么名,都不如这个名。94年筹备党代会,我们搞了一个《流水程序》,至今适用。
最后,送给大家四句话:
出主意:要别出心裁,但不能别有用心
对工作:要有心栽花花不成,也要栽好
看名利:要无心插柳柳成荫,也要无心
写东西:要乐于吃苦,精雕细磨,语出惊人
第三篇:文秘需具备的能力
文秘需具备的能力
秘书人员的专业能力,主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。有些特殊的秘书还需要掌握另外的技能。下面小编就为大家整理这9条能力!
(一)较高的文字水平
秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内内容,并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力。
(二)较强的组织能力
现代的秘书人员,既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才,也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。
(三)准确的判断能力
皮贝克(美国人才代征聘专家)说:“最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。艾科卡(美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过:“如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。”可见在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
(四)敏捷的应变能力
秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。
(五)广泛的社交能力
当前,社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次,社交是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径,克服阻力,提高办事效率。
(六)掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判,签订合同等,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1一2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。
(七)计算机操作能力
美国在线公司总裁史蒂夫,凯斯说:“当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。
(八)创新能力
创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何,在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说:“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识,没有创新的思维,没有创新的胆略,是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。
(九)运用WTO规则的能力
WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系,是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并运用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱,龙永图曾对此感慨地说:“入世后我们最大的风险不是开放,而是不熟悉规则”。作为商务秘书,应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战,甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。
秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构,决不是一件轻而易举的事情,需要终身为之奋斗。
第四篇:文秘必须具备的知识素养
对于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有四个方面,下面我们一起来了解一下文秘必须具备的知识素养!
一、基础知识
1.科学文化知识:基础知识的基础,包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高,重视历史知识的学习,可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2.马列主义理论知识:哲学、政治经济学、党的建设、邓 小平理论、有实践中不断地学习,才能提高理论修养。
3.政策法规知识:这是作为秘书工作者必备的知识,包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识,特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是秘书工作者知识结构的核心或者是主体,也是区别于其他领域的知识结构的方面。理论知识,是秘书学和秘书工作总体的理论知识,是秘书工作者胜任本职工作的重要前提,总的理论,也是秘书工作的基本理论知识,秘书指导思想。分门别类的理论,包括文书处理,信息处理,信息调研和秘书实务的理论。业务知识,秘书工作中各个环节的操作常识,基本技能,操作规范,公文的起草等。行业知识,秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三 相关知识
秘书工作者的辅助知识,它包括以下几个方面的知识。新的学科知识,社会科学和自然科学,是相关知识中的一个重要内容,包括行为科学、系统论、控制论、信息论。管理学知识,行政管理,领导科学,决策等方面的知识。社会交往知识,社会关系学,公共关系学,人际关系学等,以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力,信息沟通能力。心理学知识。
四 社会知识
国际知识,当前国际的基本问题,世界格局,政治,经济,军事,思想,科技,文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识,国情,民情,民俗,民风等
第五篇:文秘工作
秘 书 工 作
秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手,工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书的含义和特点,决定了秘书工作不管有多少项职责,都离不开两个字“服务”。秘书工作要想让领导指得上、群众看得上,需要认清领导工作的要求和秘书工作实际水平的差距这一主要矛盾,并系统思考、抓住重点、冷静分析后加以解决,以适应变化。
具体来说就是在秘书工作中,要把握好业务与事务、主线与一般的关系。
浅谈如何做好秘书工作
(一)一、“秘书”概说
什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。
在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;
一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;
许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
秘书一词的来源
1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
秘书的类别
1、从服务的对象上分:
2、从所属部门来分
3、从具体的工作性质分
(1)
文字秘书
(2)
机要秘书
(3)
通讯秘书
(4)
信访秘书(5)
事务秘书
(6)
生活秘书
关于秘书机构
(一)各级秘书机构
1、中央机关的秘书机构
2、省、市、县机关的秘书机构
3、基层单位的秘书机构
(二)各类秘书机构
1、人民解放军系统的秘书机构
2、企事业单位秘书机构
3、民主党派
4、人民团体
此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如
筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
二、秘书处的工作性质
我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
3、管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容
在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”
三、秘书人员应具备的素质
(一)、基本素质
1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
(二)、业务素质
1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。
3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)
(三)、文化素质
1、社会科学
学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:
江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一圣人。语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?王随口吟到:天下文章属三江
三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。
2、自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。
3、外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。
(四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。
俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
如何做好秘书工作心得
怎样做好秘书工作,仁者见仁,智者见智,众说纷纭,本人对此实在也没有什么高见,只是不惴浅陋,在闲暇之余就如何做好秘书工作谈几点心得。
一、新形势下,要有所作为,就必须找准位置,拓宽思路,充分发挥职能作用。
(一)超前规划,被动中求主动。
秘书工作的从属性决定了它的被动性,但被动性不等于被动应付,作为乡镇秘书,一方面要努力树立参谋助手意识,想领导这之所想,谋领导之所谋,切实增强服务的主动性,另外,要自觉围绕领导意图,站在全局的高度思考问题,找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点,换位超前思考,不断提高自己的认识水平,政策水平和工作能力,使参谋服务更加准确。
(二)正确定位,工作到位不越位
秘书工作是联系上下,沟通各方的桥梁,也是各方面矛盾的汇集点,如果找不准自己的角色定位,就会导致失职或越位,首先要正确认识自己的工作意义和价值,找准自己的角色,每项工作每件事情都要高标准,高质量,高效率完成。同时,秘书工作的性质是服务,不是决策,要力求找准服务领导的对接点,找准参谋与尽职尽责的融合点,把握适度原则,力争使工作到位不越位。
(三)协调关系,实现同心成合力
综合协调职能是秘书工作的重要内容,要注重协调的方式与方法。根据对上,对下,对内,对外的不同对象,把握好协调艺术,以提高协调的实效。要及时化解,疏导工作中的矛盾,形成工作合力。要讲政治,顾大局,多沟通,常联系,勤思考,把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来,把握全局的能力,在协调中实现服务质量的进一步提高。
(四)勤奋敬业,做到无私奉献
让而不争,勤而不怨,尽心政务是秘书的本份,秘书熬夜守更,伤神累心是家常便饭,平时应高标准,严要求,早来一点,晚走一步,多干一点,干好一点,工作不推三挡四,拈轻怕重,但凡定下来的事就要立说立行,说到做到,不能虎头蛇尾,半途而废,特别是接人待物,办文办会,处理公务。要精益求精,慎重周详,抓纲举目,不出纰漏,要牢固树立爱岗敬业,无私奉献精神,恪尽职守,兢兢业业,全身心投入到工作中去。
二、新形势下,要不断提高自身素质
(一)认真学习政治理论,讲究政治。
要认真学习邓小平理论,“三个代表”重要思想,以及党和国家的路线,方针,政策理论,深刻理解精神实质,不断提高政策水平,增强政治敏锐性和政治鉴别力,把握正确的政治方向,始终与党中央保持高度一致,秘书不讲政治是不合格的,判断一个秘书是否合格,主要看其政治表现,一个秘书要有清醒的政治头脑,在重大原则和大是大非面前不能糊涂,不能人云亦云,更不能见风使舵,左右摇摆,随随便便发表议论,做秘书要打牢基础,端正根本,“本立而道生。”要通过党性锻炼,来加强自身修养,坚定政治信念,牢固树立起正确的世界观,人生观,价值观,在关键时刻能审时度势,看清方向,把握住自己,这是做秘书必备的首要素质。
(二)刻苦学习,努力提高文字水平。
秘书一般不要求有倚马万言的才气,但应该有相当扎实和文字功底。秘书最忌讳不学无术,有才能才有可能。在学习上不能有丝毫懈怠,必须抓紧时间,刻苦钻研,蓄势待发。学习要珍分惜秒,知难而进,广泛涉猎,博览群书。最好多联系思想和工作实际,学以致用。
(三)具有开拓创新精神,能创造性的开展工作
办公室工作并不是一成不变的,随着依法治国方略的逐步实施,办公室工作将面临许多新情况,新问题,秘书必须适应时代发展的要求,牢固树立强烈的事业心和责任感,与时俱进,开拓进取,创造性地开展工作。
(四)学会调研,为领导正确决策提供有益的思路和借鉴
为政之道务于多闻,做秘书应具备较强的调研能力,这是做好秘书室的基本功,群众是真正的英雄,是历史的创造者。只有深入基层,向群众学习,才能察实情,求真知,出良策,把握全局。调研结束后对所掌握的材料应进行一番去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里的深加工。调研报告的起草要挈领振裘,言之有物,文当其时,要及时准备理出新鲜经验或解决问题的建议,为领导正确决策提供,有益的思路和借鉴。
三、新形势下,要抓好服务工作,树立小事不小,大事更大的观点
我们要树立办公室的工作无小事,小事不小,大事更大的观点,真心做到为群众服务,为机关服务,为基层服务,而要树立起这个观点,做好党政办公室的工作,就要从五句三字经着手。
(一)要“想得到”
党政办公室工作无小事,是对办公室性质特别、职能重要而言,当我们面对大量繁杂的事务,立足于抓大事,是明智的,但是对于一些小事也不能不顾及,要想得到,抓了西爪也要想到抓芝麻,什么都不能遗漏,对办公室工作讲,小事办好了就是小事,小事办不好就会影响全局,贻误工作,就是大事。
(二)要“做得细”
机关工作无小事,办公室工作更是无小事,因此我们在工作中要细心,细致,要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作,都要严谨细致,来不得半点敷衍和虚假,在每个时期,面对每一件大小事情,都要时时刻刻,事事处处坚持认真再认真,细致再细致的原则。
(三)要“抓得实”
每一句话,每一个电话,每一件小事都要据实情,讲实话,创实效,不能够图虚名,舍小而求大,要树立实事求是干工作的念头,实事求是反映大小情况,包括听取基层意见,听取群众看法,向领导反映情况等,都要全面真实,无论工作的大还是小,要一步一个脚印,不能做表面文章。
(四)要“抓得准”
办公室工作千头万绪,要避免东一榔头,西一棒子,头脑里必须有一张清晰规则的运行图,即便是小事情,对哪个该为,哪个不该为,哪个是重点,哪个是次要,都应一清二楚,不能乱为,就要知重知轻,避免力量均衡使用。不乱为,就是要知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨;摸透了下情,办事才有的放矢,才会迎刃而解,不乱为,就要知规知矩,不管事情再多才多再杂再细,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该拍板的要拍板,该反馈的不截留。
(五)要“巧用功”
举轻若重,对有些看似小事的经常性工作要用笨功夫去抓苗头,建章立制,写在本子上,贴在墙上,记要心上,抓在手上,形成规矩;用巧功夫去抓,举一反三,抓一项,带动几项,用韧功夫去抓苗头,确定专人,盯死不放,直到办完办妥为止,用细功夫去抓,按部就班,严细缜密不出纰漏。