函件的写作方法

第一篇：函件的写作方法

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽谈工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平

行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以

向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽谈事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或

请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语，如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成交时间年、月、日；并加盖公章。

第二篇：各种函件范本

各种函件范本

情景导入:据了解省人才市场此次拿出十个岗位面向毕业生招聘经据了解省人才市场此次拿出十个岗位面向毕业生招聘经过筛选过筛选8080多位入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生多位入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生特别出众自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金而且特别出众自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金而且年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在数学报社实发表的厚厚一摞作品更令她“高人一筹”。数学报社实发表的厚厚一摞作品更令她“高人一筹”。招聘人员告诉记者他们当时决定如果这名女生考试通过招聘人员告诉记者他们当时决定如果这名女生考试通过就录取她专门从事宣传工作。结果大出人意外。考试中有就录取她专门从事宣传工作。结果大出人意外。考试中有一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材罗列了一下不仅题目没有“邀请函”字样文章也没有抬罗列了一下不仅题目没有“邀请函”字样文章也没有抬头时间、地点则被移到“备注”里面。这样一份“别出心头时间、地点则被移到“备注”里面。这样一份“别出心裁”的邀请函令招聘人员“大开眼界”。裁”的邀请函令招聘人员“大开眼界”。情景导入:据了解参赛的据了解参赛的8080多名考生拟出的邀请函绝大部分都缺胳多名考生拟出的邀请函绝大部分都缺胳膊少腿招聘人员无奈的说拟邀请函是小学时就应该学习膊少腿招聘人员无奈的说拟邀请函是小学时就应该学习掌握的这次考这个题只是因为平时工作中常常会用到。由掌握的这次考这个题只是因为平时工作中常常会用到。由于应聘的大多是文科考生他们本以为这个题目没什么问题于应聘的大多是文科考生他们本以为这个题目没什么问题没想到结果会是这样。没想到结果会是这样。由此看来不能正确写作与使用函有时会给日常交往和工由此看来不能正确写作与使用函有时会给日常交往和工作带来了损失与不便。因此我们有必要学会写作函以免作带来了损失与不便。因此我们有必要学会写作函以免“尴尬”事发生在我们身上。“尴尬”事发生在我们身上。五函一函的概念、类别和特点

1、概念背景知识函本义指书信封套后来引申为“书信”。作为正式公文是1921年以后的事通常又称为“公函”与“函件”。不具有指令性主要起“桥梁”与“纽带”作用。在公务中使用“函”这一文体极为简洁、方便。概念函是用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项时使用的公文。函的适用范围1平行机关或不相隶属机关之间的商洽性、询问性、答复性公务联系2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。3业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项4机关单位对个人的公务联系如答复群众来信等。5上级机关向下级机关询问有关情况上级机关向下级机关催办有关事宜如要求下级机关呈报有关报表或材料时也可以用函下级同样要回以报告。2函可以从不同角度分类1按性质分可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文没有公文格式要求甚至可以不要标题不用发文字号只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。2按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。3另外从内容和用途上还可以分为商洽事宜函通知事宜函催办事宜函邀请函、请示答复事宜函转办函报送材料函等等。2商洽函用于互不相隶属或平级机关之间商洽工作联系有关事宜。有的是要求对方予以协助有的是向对方提出某一问题的处理意见和要求。如商调干部联系参观学习洽谈业务、查询或了解有关人员或事情等。知照函把需要知照的情况通知对方可以不要求对方答复。其作用相当于通知多用于平行机关上级机关告知下级机关某些事项也可用知照性函。商洽函例文中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函××大学近年来我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持取得了令人满意的成绩建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果取得更大的成就建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系特提出如下意见

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流�6�7�6�7

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点对双方共同感兴趣的课题进行协作�6�7�6�7

三、根据所、校各自人员配备情况校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导�6�7�6�7

四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向协调分工避免重复�6�7�6�7

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备在可能情况下向对方提供利用并协助做好测试工作�6�7�6�7以上各项如蒙同意建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商达成协议以利工作。特此函达请即研究函复。中国科学院××研究所一九××年×月×日××大学人事处关于商洽×××同志调动工作事宜的函××××制造厂人事处我校××学院××系××教研室×××同志19××年从××工业大学××专业本科毕业分配到我校任教师以来工作认真负责教学、科研都取得了显著成绩于19××年被聘为讲师。该同志一人单身在我校工作家庭的其他成员全部住在你市其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地且上有体弱多病的母亲下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请经我校领导研究为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。××大学人事处二OO八年八月一日知照函例文国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局为进一步发展我国羊毛生产搞活羊毛流通提高羊毛质量根据国务院领导同志的批示现就有关问题通知如下

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。略

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。略

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。略

四、为了促进国内养羊业的发展支持纺织工业生产和扩大出口创汇。略上述有关政策请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实执行中的问题由国家计委和经贸办协调并督促落实。国务院办公厅盖章一九九三年一月三日指平级机关之间互相询问、答复有关问题时使用。询问函和答复函互相对应询问要明确答复要清楚。下级询问上级用“请示”上级答复下级用“批复”不相隶属机关之间用“函”。下级答复上级用“报告”上级询问下级如果涉及行政机关之间的沟通而不宜用“通知”上对下、“请示”下对上等下行文和上行文的情况则应考虑由两个机关的办公部门以“函”相互行文。而上级机关的办公部门向下级机关行文特别是涉及布置重要工作提出要求答复重要事项等都须明确授权问题常用“经××××指本级机关领导同志指示”等语句。例文××县人民政府办公室关于询问××中学违规收费情况的函县教育局据《××晚报》2004年×月×日二版报道我县××中学连续两年违规收取“建校费”达120万元。此事经媒体披露后在群众中引起强烈反响。但据了解自报道刊发至今已逾半月该校始终未向媒体作出任何解释你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况导致众多家长联名写信向主管县长反映。根据县政府领导同志指示特函知你局迅速处理此事并将有关情况及时上报。二00四年×月×日国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函安徽省人民政府你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》皖政秘〔1999〕138号收悉。经国务院领导同意现函复如下

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊东以始信路、耕耘路、清潭路为界西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路南至紫蓬路北至繁华大道、明珠广场规划范围总用地985平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和发展纳入合肥市经济技术发展总体规划建设发展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针积极改善投资环境逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。国务院办公厅二○○○年二月十三日请批函请求批准函向平级机关或不相隶属机关的主管部门请求批准时使用。请示是向直接领导的上级机关请求指示、批准时使用的公文。请批函正文写法与请示类似由请示原因请示事项结语构成。其中原因、理由部分要写充分以便获得有关部门的同情和支持。请批函例文广州××局销售公司请求批准函广州××局我销售公司从去年十月成立以来国内商务活动日益增多经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印为便于工作我们拟购买一台复印机请给予批准。可否请函复。广州××局销售公司盖章一九九六年一月十日报送材料函例文关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函××市××分行现呈报《××公司二期改造项目评估报告》请审阅。附件××公司二期改造项目评估报告略×××工商银行盖章一九九×年十一月五日转办函例文××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函省人民政府省九届人大三次会议已经闭幕。会间省人民代表以主人翁精神对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去望抓紧认真处理并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。附件

1、××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见

2、抄送单位附件各二册××省人民代表大会常务委员会盖章一九九九年×月××日邀请函例文关于出席××××研讨会的邀请函××秘书长最近国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下

一、会议报到时间略

二、会议地址略

三、联系人及电话略特邀请您届时出席。××××研究中心盖章二000年三月×日催办事宜函例文交通部广州救捞局催办函××造船厂贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮出厂至现在已经三年了可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机长期无法正常执行生产任务经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机以免再延误该轮的正常生产。特此函达交通部广州救劳局盖章二OO八年八月八日31平等性和沟通性。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题体现着双方平等沟通的关系这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准在双方不是隶属关系的时候也不能使用请示和批复只能用函并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同也要体现平等性和沟通的特点。2灵活性和广泛性。函对发文机关的资格要求很宽松高层机关、基层单位党政机关、社会团体、企事业单位均可发函。函的内容和格式也比较灵活而且不限于平行行文所以运用得十分广泛。3单一性和实用性。函的内容必须单纯一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述不重务虚重务实。二1.标题。函的标题要概括含的主要内容使人一目了然。1发文机关关于X X事由的函2发文机关关于X X答复的事由的复函如发函《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》复函《劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函》3关于X X事由的函如《关于毕业生分配问题的函》、《关于聘请公文写作课教员问题的函》二2.发文字号。函是正式公文其发文字号有多种写法13要素规范发文字号。通常在机关代字后加一“函”字。2作为函件为区别于请示、批复的文号用流水编号如“X X 函第X X 号”3处理较为一般事项的函没有发文字号。二3.主送机关。标题下顶格写明受文机关全称或规范性简称一般写一个机关。但有时内容涉及部门多也有排列多个主送机关的情况如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》国办函19932号的主送机关有七个之多“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。

1、叙述事项的起因、情况、发函的理由。使对方了解事情的原委方便回答 来函 2提出商洽内容或请求对方解答的问题或请求批准的事项。

3、结语提出希望对方予以复函或协助办理的要求 函

1、引述来函标题发文字号过渡语 复函

2、答复来函针对来函提出处理意见或办法

3、结语特此函复 结语商洽函上述要求请予函复祈请函复请予大力协助为盼如蒙慨允不胜感激。问答函希予协助请即函告特此函询请复请批函请予批准请予协助解决盼复去函为荷为盼为要是荷敬请函复盼予复函特此函达盼蒙允诺复函此复特此函复特此函告抄送函一般都有专指单位不抄报抄送尤其不抄报如内容涉及有关机关需要有关机关协办或知晓也可抄送。函的发送方式邮递三1.函是公文是各级行政机关和单位之间协商工作传递信息的文殊它和普通书信有着本质的区别。因此在写作上不能像私人函件那样随意而为应力求做到格式规范化内容简短化开门见山直陈事项。2.发函要求做到一事一文便于对方尽快办理和答复。复函要针对询问做答不能答非所问。3.行文的措辞要谦和得体庄重礼貌切忌盛气凌人或恭维逢迎。一些常用的机关书面用语如“为盼”等可选择使用以示尊重和诚恳之意。注意公函与私函的区别私函私函的语言随意、口语化文字可长可短可详可略内容可重要可不重要。公函公函的语言书面化较多使用诸如“均”、“系”、“兹”“暨”。“特此函复”、“收悉”等文言词和公文专用语显得稳重、老练给人一种值得信赖、可以放心的感觉。如果用口语化的文字写公函就会显得随便轻浮给人一种不严肃的感觉有损公文的严肃性。如×月×日的来信和随信寄来的××定单一份我们都已经收到了。×月×日来函暨所附××定单一份均收悉。公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件对所谈的问题要力求开门见山不能绕圈子更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”、“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展。相反还会使严肃的公文庸俗化。另外在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾而要用“特此函告”、“特此函复”之类的用语结尾。因此我们不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字在阅读公函时也不能因为来函的文字缺少私函式的“温情”就因此断定发文者不近人情难以合作。1相同点请求批准的函和请示都有请求批准的功用。不同点请求批准的函是向不相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准。2相同点两者都有答复有关事项的功用都是被动的来行文的具有被动性。不同点复函用于回复平极或不相隶属机关的来函也可以用于上下级机关之间就一些简单问题进行答复批复只能用于答复下级机关的请示事项不如复函使用灵活。3相同点两者都可以用来交流反映情况。不同点作为上行文下级机关用来回答或交流反映比较重要的问题时一般采用报告涉及到一些细小的事务性问题时可以使用函。现实中上下级之间一般不用函。病文修改关于联系教师进修的函××大学教务处首先让我们以××市公关学校的名义向贵处表示衷心的感谢过去为我校办学给予了很大的帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。原来事情是这样的我校开办不久师资力量很差决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年我校与有关部门多次商量。但××位教师进修住宿问题至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难。如果需要我校给贵处办什么事情请尽管提出我校会竭力去办。再说一句贵处如能解决我校进修教师住宿问题我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。致以崇高的敬礼××市公关学校印章一九××年×月×日病文修改××学校关于解决进修教师住宿的函××大学校长办公室首先我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。事情是这样的最近我校为了培养师资选派了五名教师到××学院进修。但因该院基建工程尚未完工学校住宿紧张我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下我们情急生智深晓贵校府高庭阔物实人济且有乐于助人之美德。因此我们抱一线希望冒昧地向贵校求援请求贵校救人之危伸出援助之手为我校进修教师的住宿提供方便。为此我们将不胜感激有关住宿费用等事宜统按贵校的有关规定办理。以上区区小事不值得惊扰贵校实为无奈望能谅解。最后再次恳请予以关照××学校××××年×月×日这篇公函存在以下几个方面的问题1格式不正规首先是标题不规范。作为正式的公文应该采用公文标题的常规格式只用“公函”二字作标题显然不合要求。其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语消解了公文的特色有些不伦不类。2请求近乎无理发函单位为解决自己进修教师的住宿问题竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格其他真正能作为对等交换的条件完全没有其结果可想而知。3语言不得体、不准确此函的语言有较多问题。一是没有公文语言的严谨性与简洁性有些话近乎口语如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。二是有些语言分寸失当有献媚之嫌如“深晓贵校府高庭阔物实人齐且具有宽大为怀救人之危的美德”。三是用词不当如“宽大为怀”应是旧时惩处时的用语“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话让人莫名其妙难道这函不是以校方名义发出的吗以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能应从中汲取失败的教训。材料写作××公司为提高业务人员的水平研究决定选派某些人员去××大学中文系、计算机系、外语系进修一年请就此事拟写一封函和一封复函。材料写作以XX大学的名义写一份要求去XX公安局查阅犯罪资料的去函字数在200字以内要求符合函的格式注意语言表达要得体。我校准备召开秋季运动会拟向市体委借用大运动场及体育馆请以我校的名义拟一份致市体委的公函。具体日期自拟要求内容简洁措辞得体语言平实。

第三篇：函件

关于报送人力资源部2013制度建设计划的函

总经部：

根据《关于做好2013制度建设相关工作的通知》（电函〔2013〕1号）文件精神及工作要求，人力资源部结合工作实际梳理了已发布制度和拟新制定的制度，并汇总编制了本部门2013年制度建设计划。现将人力资源部《2013制度建设计划》报送呈上，请审阅。

附件： 2013制度建设计划

2013年1月30日

第四篇：之二函件

2012年全省邮政函件业务发展指导意见

一、总体思路

全省函件专业以转变经营模式、优化业务结构为出发点，以经营媒体的理念和方式经营和运作函件业务为切入点，集中各种优势资源发展高效、长效和潜力大的业务，使封片卡业务（包含贺卡）、账单业务、DM业务和数据库商函业务成为函件的四大支柱性业务；全面实施函件项目带动业务发展策略，集中力量开发和推广有市场空间、有运作能力、有规模效益的产品和项目；着力推进函件媒体化运作的步伐，着力创新函件业务产品，着力优化客户结构和业务结构，着力打造合作发展的模式，着力强化函件营销队伍建设，着力提升函件业务大客户服务水平，切实全面提升全省函件业务转型升级发展、协调发展和可持续发展的水平。

二、发展目标

2012年全省函件业务发展目标是，实现业务收入10018万元，同比增长4.05%。其中函件收入9143万元，同比增长5,75%；户外媒体874万元，同比增长-10.85%。

三、经营措施

2012年全省函件业务要树立一个观念，发挥两个功能，建立三种发展模式，突出四项重点业务，做好五项工作。

（一）树立一个观念。即树立函件业务是媒体的观念，这是传统的函件业务已经发生深刻变化、完全走向市场化的客观要求，也是今后函件业务发展的基本定位。全省各级函件专业部门必须要从根本上转变对函件业务的认识，用经营和运作媒体的方式开发函件业务的同时，要把函件业务本身当作一种媒体平台来运作，在营销方案策划设计、产品开发、项目运作、客户洽谈中，都要按照媒体经营的原则和广告市场运行的规律，把媒体运作的理念、方式和手段引进到函件业务的经营管理中，拓展发展思路，创新发展模式，使函件业务的各单项业务成为具有鲜明邮政特色、符合媒体运作模式和具有品牌效应的媒体化业务。

（二）发挥两个功能。即发挥信函和明信片的文化和信息传播功能，发挥名址数据库的服务支撑功能。一是信函和明信片是邮政的资源性业务，各级函件专业部门要在其功能性的开发上下功夫，要主动融入到我省文化产业链的发展中，充分挖潜信函和明信片在文化市场、商业市场、旅游市场、校园市场和节日庆典市场等五大市场的功能，要拓宽造信的渠道，提升造信的能力和水平，要大胆创新，组织策划、自主研发一批内容适合市场需求、具有**文化特色和现代气息、设计精美、形式别致、工艺先进的邮资信封和明信片。二是要致力于打造邮政数据库服务平台，把数据库建设成邮政的资源和发展业务的基础，通过数据库信息分析和应用为函件各单项业务发展提供支撑，通过数据库营销解决方案为客户提供直邮服务，使数据库的功能在邮政业务、2

函件各单项业务开发和直邮营销服务中发挥作用，取得突破。

（三）建立三种发展模式。即建立长效业务运行模式，建立项目带动业务发展模式，建立合作发展模式。

一是要建立并形成一套长效业务运作的模式。对于大客户长年交寄函件、商业信函、邮政贺卡、DM业务、邮资门票和账单等长效业务，要分门别类，理清各自的运行渠道、运行规律和运作模式，要将各种优势资源、政策和营销力量向长效业务倾斜，形成一套完整的业务流程、运行模式、管理方式和客户服务体系，使长效业务成为邮政品牌业务。

二是要建立并形成项目带动函件业务发展的模式。函件业务市场拓展和业务开发必须要通过项目来带动，各级函件专业部门要逐步摸索和形成一套函件项目运作的成熟模式，从立项、目标客户选择、市场定位、方案制定和实施、客户洽谈、效益评估和总结，要形成闭环运行架构和整合营销体系；要针对短平快项目、一次性项目、阶段性项目和重大项目不同的市场特点，制定不同的策略和运作方式，投入不同的营销资源和运行成本，确保项目运作的成功率和整体效益的实现。

三是要建立合作发展的模式。各级函件专业部门要加快与社会媒体合作发展的步伐，在数据库建设和营销、封片卡业务、DM和户外媒体等方面，都要与社会媒体和广告公司建立长期合作发展的关系，借助社会成熟媒体的力量和平台，把对方的经营理念、经营模式和盈利 3

方式引进来，通过学习借鉴和深层次合作，拓宽思路，拓展渠道，实现函件业务经营模式的实质性转变。

（四）突出四项重点业务。即突出发展贺卡业务，突出发展账单业务，突出发展DM业务，突出发展数据库商函业务。

一是贺卡业务。贺卡业务已经成为保障函件业务健康持续发展的支柱性业务和品牌业务，在函件业务收入中占有举足轻重的分量。全省要提早谋划新一贺卡专项营销活动的实施方案。在客户维护和开发上，要确保老客户不丢失；在客户覆盖上，要逐步走多客户、小批量的路子；在业务定位上，要以客户定制型为主，降低销售型的数量；在产品策略上，要不断拓展贺卡的功能性开发，不断丰富和叠加产品形式和内容，不断提升产品的设计制作和工艺水平；要把贺卡与生肖文化、校园文化、节日礼仪文化、集藏文化和**地方特色文化结合起来，开发一批具有现代文化气息和时尚文化元素、消费者和收藏者喜闻乐见的生肖贺卡、学生贺卡、礼仪贺卡和我省历史人文自然资源和民俗特色的贺卡。全年实现贺卡业务收入3900万元。

二是账单业务。账单业务是函件长效业务和战略性业务，一方面要抱着对客户高度负责的态度，从改善和提高服务质量和水平入手，在现有账单运行质量不高的情况下，不盲目叠加新的账单品种。2012年要集中力量、集中一段时间开展全省性的现有账单运行整顿工作，规范和理顺业务渠道和流程，严格控制账单制作、发运、邮资录入、分发、投递和回执反馈各环节时限，全面提高账单的妥投率和回执回 4

收率，给客户一个满意的交待，为账单业务长远发展夯实基础；另一方面，在完成现有账单运行整顿工作的基础上，不断挖潜现有账单客户潜力，增加现有账单制作数量，拓展现有账单客户新的业务品种；同时，全省要全面运作社保账单和人寿账单项目。各市州局要根据当地实际情况，积极拓展各类公共事业类账单业务。全年实现账单业务收入550万元。

三是DM业务。DM业务是一项具有广阔市场空间和发展潜力的媒体业务。各市州局特别是县（市、区）局要全面运作当地的DM业务，各市州局函件专业部门要统一策划，统一组织，要将DM办成当地商情资讯、信息传播和广告发布的重要媒体；各局要以提高DM的覆盖面和影响力为目标，在规模化发展中求效益，要给予DM发展一定的成本支持，综合毛利润能达到10%以上的DM业务，各局都要支持发展；要不断丰富DM的形式和运作方式，不断明晰投放渠道和投放目标，不断扩大市场份额和社会影响；要加大兰州局代理《读友报》广告发布业务扶持的力度，将兰州局与《读友报》合作模式打造成与媒体合作的成功范例，把《读友报》办成全省媒体运作平台，实现全省各市州局共赢、与合作单位双赢的格局。全年实现DM 收入1200万元。

四是数据库商函业务。数据库商函业务是函件业务发展的方向，是巩固信函寄递市场主导者地位的战略性业务和支柱性业务。各局要加大数据库建设和维护的力度，要本着“质量和数量并重、质量优先”的原则，按照“自我建库、外购信息、合作建库”的建库策略，遵循 5

“建设和应用同步，应用推动建设”的思路，组织开展全省数据库“试信”工作，加大后台数据整理维护的力度，建设一批具有我省特点、分类清晰、准确可靠、有应用价值的高质量的基础信息库和个性化库；要建立全省数据库分析报告制度，定期向各局发布数据分析结果和质量评估结果，定期向全省有针对性地提出数据库营销方案，并组织实施；要重点选择汽车、零售、金融、教育、房产五大行业和节假日市场作为直邮推进的突破口；继续推进同心圆项目，按照“区域同心圆”、“生活同心圆”和“商家同心圆”策划产品；要逐步打造一支以省函件局为数据库营销解决方案策划制定者、以各市州局为具体实施者的全省直邮营销团队，建立“省+市州”两级营销模式；要联合社会媒体和拥有成熟数据库的企事业单位及广告公司，共同建立直邮产业链，借助社会力量发展数据库业务，拓展造信渠道，加大宣传，扩大影响。全年实现数据库商函业务收入2200万元。

（五）做好五项工作。即做好总部项目在全省的联动运营工作，做好日常封片卡的开发工作，做好户外媒体的运营工作，做好函件营销队伍建设和业务培训工作，做好函件基础管理工作。

一是要做好总部项目的全省联动营销工作。全省函件专业按照统一策划、统一运作的要求，加大总部项目的营销和联动发展工作，提高项目运作的执行力，使全省性项目形成规模发展优势。继续组织开展全省书信大赛活动，2012年要在书信大赛内容设计、主题确定和运行模式上有新的突破；继续组织开展招生商函和高考大礼包主题营销 6

项目；组织开展爱电影看天下日常封片卡项目；继续与社会相关部门合作，组织开展“搜城卡”项目和“敦煌卡”项目；结合邮票题材，统一开发和组织销售**文化系列和旅游题材纪念信封和明信片；组织开展《读友报》广告全省承揽工作；全面运作社保账单和人寿账单项目。全年实现总部营销项目收入500万元。

二是要因时因地制宜地发展日常封片卡业务。各级函件专业部门要高度关注当地政治经济文化活动内容、时间和形式，积极介入当地重大活动，抓住机遇，充分发挥封片卡的媒体功能，为各类活动提供封片卡服务；要积极渗透和参与到当地文化产业链发展中，使封片卡成为具有鲜明地方特色、有集藏功能和纪念意义的当地文化产品和旅游产品；要加大邮资门票、各类演出门票、购物卡、消费卡、公益卡等等延伸性业务的开发力度；要将明信片纳入到当地集邮产品中；要集中资源和力量开发一批品位高、销售好、效益优的反映**历史文化、人文自然资源和民风民俗的明信片。全年实现日常封片卡收入450万元。

三是做好户外媒体的运营工作。户外媒体是函件业务的有力补充，是主动融入广告市场、参与市场竞争的重要途径。在户外媒体的建设和经营中，各局要引入市场机制，建立合作发展模式，把控好户外媒体的发展潮流和方向，将广告市场运行特点与自身实际结合起来，本着“自身有条件、媒体有市场、广告发布有长期客户、经营有良好效益”的原则，稳中求进发展户外媒体，通过户外媒体的市场化运营，7

锻炼和提高函件队伍在广告市场运营中的经营管理能力。实现户外媒体收入880万元。

四是加强函件营销队伍建设和培训工作。全省各级函件专业拥有一支优秀的营销队伍，是确保函件业务持续快速发展的关键因素。各局要充分发挥专业营销和项目营销对函件业务发展的支撑和促进作用，贴近业务需要，切实把发展业务急需的高素质、能力强、善于营销的人才，团结到函件业务的发展上来，要通过营销人员职业生涯设计、多劳多得的薪酬分配办法、以奖励为主的公开透明的激励机制和提供宽松和谐的营销平台等方式，激励和调动营销人员发展函件业务的主动性、积极性和创造性。加强函件从业人员省外考察学习和省内交流的力度。要全面制定全省函件业务培训计划，全面提升各级管理人员的市场把握掌控能力、项目运作能力、协作配合能力、团队作战能力和抓落实的能力，全面提高函件从业人员的业务素质、营销能力和执行力。

五是做好函件基础管理工作。进一步提升函件专业精细化管理水平，坚持全网协调统一，全面提高省专业局决策水平和管控力度，杜绝各项工作有始无终、虎头蛇尾，全面提高执行力；进一步完善制度，规范操作流程，充分发挥业务信息管理系统的作用，杜绝邮资封片进销存甩开系统管理现象的发生；进一步落实对账、盘点制度，加大监督检查和考核力度，强化邮资封片库存管理工作；进一步做好邮资封片的损益核算工作，组织开展项目损益核算工作，把函件损益核算成果应用到业务中，不断调整和优化业务结构；进一步加大函件业务用 8

户欠费清理工作，组织开展全省范围内的函件业务用户欠费专项清欠工作，从根本上扭转函件业务用户欠费率一直居高不下的局面；进一步强化经营秩序管理，从渠道管理和环节管理入手，切实履行好“双岗”职责，加大业务运行的监督检查力度，确保函件业务合规经营、健康发展。

第五篇：函件格式

附件3 × ××××××

份号

公开保密属性 紧急程度

×××〔20××〕××号

×××××××关于××××××××的函

×××××: 一、一类标题

（一）二类标题。1.三类标题。（1）四类标题。

附件：××××××××××××××

×××××××

20××年××月××日

（联系人：×××，联系电话：×××× ××××）

附件

××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

抄送：××××××××，××××××××、××××××××、××××××××。