会议接待操作手册

第一篇：会议接待操作手册

会议接待操作手册

一、会务运筹期――会场的选定与布置

1.1会场选择标准

Ａ、交通区位

可选择交通方便之处，方便与会者和举办方进出；也可专门选择深山僻静之所，另配以温泉、溪水、绿色、花香等等自然风情，自然也能恰到好处

【具体要根据举办方要达成的目的来侧重安排】

Ｂ、知名度

知名度可以凸显主办方的热忱以及实力

知名度的表现形式不仅仅是高档，别致、高雅也能起到好的效果

Ｃ、规模

具备同时开会、住宿、就餐的条件

Ｄ、色调

会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。

Ｅ、舒适度

会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席。

Ｆ、设施条件

音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。

Ｇ、卫生间位置

卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。

Ｈ、就餐要求

就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐；酒水以啤酒或低度酒为主，高度酒容易喝醉。

1.2会场布置

为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。

Ａ、导引牌

从一进会场开始首先要有导引牌，另外主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等。

Ｂ、条幅

会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，为吸引眼球、突出主题，可编排有时尚味道的字眼，如“品牌缔造价值、实力致胜未来——**公司经销商赢销会”。

Ｃ、招贴

“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。

二、会务筹备期――为会议召开准备资料和审核课程

2.1会议物资的准备

2.1.1会议资料的准备

Ａ、来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：

会议手册，招商书，招商手册，产品彩页，运营手册大纲，专卖店首批配置表，联系人名片，笔记本，笔，代表证

Ｂ、会务组资料内容：

接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；

2.1.2会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容

Ａ、常用物资

电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条；

Ｂ、产品样品，常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）

2.2人员分组与协调

2.2.1分组的原则

分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作

2.2.2分组的设置

Ａ、总指挥

一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； Ｂ、副总指挥：

这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，突发事件处理；

Ｃ、会务组组长

要求心态平和，熟悉各个环节的操作情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调.用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；若参会人数众多可在会务组中再设登记、接站两组；

Ｄ、会场组

会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；

Ｅ、后勤组

票务安排、会议各种费用结算、支付等；

【分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象】

2.3会场程序的审定及相关资料准备

2.3.1课程内容

Ａ、提前10天定好讲课内容，并由演讲人提供课件或讲课提纲

Ｂ、演讲内容不冲突，而且要有递进关系，顺序很关键，一般顺序是行业前景和公司的优势讲解；公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析；公司的营销策略分析；样板市场的启动介绍和财务分析；其他需要设置的内容。

Ｃ、演讲内容ＰＰＴ文件制作、内容资料复印等

Ｄ、主持人选择及讲稿的审定主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是一个总结者，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题，过渡的自然。

2.4会前动员会及各小组工作流程演练

2.4.1会前总动员

要让每个与会员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到最佳

2.4.2会前的演练

会前的演练十分重要，通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理，以便及时调整

2.4.3统一着装

所有工作人员进入会场后应统一着装，配带徽标，注意整体形象

2.4.4形象保持

参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟，保持健康精品的行业形象，如遇特殊情况也应避开公共场合，公共场合交流中避免不雅的口头禅，不随地吐啖； 需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位，保证给客户提供舒适的沟通环境；

注意公司形象，给会场留下好的映象，为下次合作提供基础

三、会务运作期

3.1会务组的工作流程――会务安排的大脑和管家

Ａ、熟悉会场

确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。

了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。

Ｂ、责任分工

会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

Ｃ、卫生整洁

会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥

房间；

Ｄ、问题处理

来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

Ｅ、联系资料

掌握所有会议信息及人员联系方式，备注特殊要求和特征。

Ｆ、突发事件处理

做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人。

3.2登记组的工作流程

Ａ、根据会场环境，制定统一的工作流程；

Ｂ、登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品；

Ｃ、与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排；

Ｄ、提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程；

Ｅ、来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工整，便于确认；

Ｆ、来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看《会议须知》，不明处查询会务组，并告知会务组所在；由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客人要主动做介绍

Ｇ、确定客人是否需要预定返程车票、机票，并告知收款时间；

Ｈ、提醒客人将贵重物品妥善保管；

Ｉ、客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必须安排的，应向调动双方做好解释工作；

J、轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。

3.3接站组的工作流程

Ａ、详细检查接站所用物品：接站牌、《接站人员一览表》等；

Ｂ、接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式；

Ｃ、如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能离会场和车站太远；

Ｄ、接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象； Ｅ、接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明；

Ｆ、如遇塞车现象应及时向会务组反映情况；

Ｇ、如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组；

3.4会场组的工作流程

Ａ、与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作；

Ｂ、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等；

Ｃ、选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响；

Ｄ、由1~2人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语；

Ｅ、引导来宾从前向后坐；

Ｆ、来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序；

Ｇ、在会议期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神；

Ｈ、为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动；

3.5后勤组的工作流程

Ａ、做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力；

Ｂ、提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提供经济快捷的返程路线；

Ｃ、和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中购买，以免耽误时间；

Ｄ、后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。

3.6主持人的工作流程

Ａ、主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等；

Ｂ、会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；

Ｃ、拟定每位发言人的经历与职务简介，当发言人上台前进行介绍； Ｄ、发言后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌；

Ｅ、事先准备好活跃课间的话题、活动；

Ｆ、主持人的煽动性和会议的气氛息息相关；

3.7留守人员的注意事项

Ａ、留守期间详细接听电话，并详细记录；

Ｂ、如在留守期间有来宾或客人来参观应热情接待，并说明会议情况； Ｃ、留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗；

Ｄ、用餐时可轮换，或叫餐上门。

3.8用餐时注意事项

Ａ、会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备量； Ｂ、用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐；

Ｃ、如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排；

Ｄ、对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如自行安排会务组概不负责；

Ｅ、待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐； Ｆ、会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体力；

Ｇ、如果是自助餐，那么结算的时候一定要按照实际发生数量来计算，要注意每一个细节，比如提前领取餐票，加盖我方的公章，不要直接发到来宾的手里，尤其是早餐。

四、员工的合理休息

在满负荷工作的前提下确保各组员工的合理休息，每组根据自身情况制定合理的休息安排，如：登记组和会务组的工作主要集中在来宾登记、用餐、休息、返程的时间，其它时间则不忙，所以可安排适当的轮换休息；会场组的工作主要集中在会议期间，剩余时间应协助其它组工作或轮换休息。

五、突发事件及客户投诉的处理

Ａ、如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意

Ｂ、如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后；

Ｃ、公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台。

以上的流程和分工中间有很多交叉，在会议的进行过程当中，可能用不了这么多的部门，有可能一个组负责几个组的职责，会务组织安排是一个萝卜三个坑甚至都不够，在具体的操作中，可以进行调整，部门可以调整，但是内容不能减少。

第二篇：会议营销操作手册

会议营销操作手册

活动目的：

1)把各种渠道积累的潜在客户，集中地进行“临门一脚”的消化；

2)宣传方太集成厨房品牌；

组织形式：专卖店自己组织，或者与装饰公司合作组织，共享客流；

活动地点：在专卖店附近的星级酒店会场；

活动时间：在当地消费者空闲的时间，如周末；

会议名称：

自行组织：装修与厨房用品选购知识讲座

与装修公司合作：“装修与厨房一步到位”消费知识讲座

执行流程：

1.筹备工作：租会场、租车（将客户最后拉到店内参观）、制作邀请卡、抽奖礼品；

2.邀客：邀请小区推广、厨电推荐、装饰介绍、店面接待等各个渠道的潜在客户；

3.布置会场：方太集成厨房宣传片提前拷到电脑内、会场门口的指示标识、横幅、签到表、DM及纸袋、水果、抽奖盒或盘、麦克风及投影检查、易拉宝等广告资料的摆放、店内人员服装的统一及胸卡佩带、店内人员自带销售工作夹（包含有名片、品质手册、六折页、报价单、客户照片及房型图、已成交客户合同复印件等）；

4.会议流程：

1)主持人宣布会议流程：要说明会后有抽奖活动，并把奖品放到台前显眼处，以防止客户提早离场；

2)厨房专家讲解：首先主持人要宣布会议流程，由定位为厨房专家角色的区域经理，讲解《装修与厨房用品选购知识讲座》幻灯片；

3)设计师讲解：由设计师讲解新房（厨房）装修设计知识（半小时左右）；

4)店长讲话：感谢大家，并说明今天购买有特殊的不同于平时的优惠活动；

5)抽奖；

5.带客到展厅：用大巴或中巴把客户带到展厅参观；

注意要点：

1.邀约客户最好用请贴或邀请卡；

2.会议的当天早晨要进行最后一次电话确认客户；

3.店内人员事先要统一对优惠活动的内容和口径；

4.会议开始前播放方太集成厨房宣传片；

5.专卖店要准备好水果，要带剥皮的水果，如荔枝、桔子、香蕉等，不用清洗，方便清理；

6.每个客户进来之后，店内人员的人盯人战术，和客户沟通洽谈，7.会议开始后，参会员工要与客户打成一片，分散坐到客户旁边，及时与客户沟通，弥补讲课人信息传达不到，避免客户提前离场。如果客户感兴趣，可提前打的到店内参观；

8.如何是和装饰公司合作举办会议营销，要和装饰约定其讲课时间，最好控制在45分钟以内。在我们讲解时，要以请进场休息的理由，让在外等候的装饰公司设计师进到会场，这样在教育消费者的同时，也对设计师进行了“洗脑”；

9.注意控制并留意会场结束时间，及时让大巴等候在门口。

费用支出：

场地费：800元,水果：100元,租车费：200元

共计：1100元

活动物料：邀请卡、品质手册、DM、完全厨房手册、纸袋、抽奖礼品、易拉宝、销售工作夹、水果、签到表、横幅。

第三篇：会议营销操作手册

会议营销操作流程

目录

1、客户筛选篇

1.1客户类型 1.2客户意愿 1.3渠道选择

2、客户指导篇

2.1策划和广告 2.2预售管理

3、会前准备篇

3.1正确预估会销到场率、成交率 3.2做好会销前鼓励大会 3.3做好会销对接工作

4、现场把控篇

4.1会场布置（物料和硬件设施）

4.2会销关键人物对接（主题连贯和一直性）

5、会后总结篇

5.1固化会销执行标准 5.2利用余热增加销量 5.3处理好退单情况 5.4督促客户兑现会销奖励

一、会销客户筛选

具有 特色的会议营销经过将近一年的实践，已逐步走向成熟，操作一场成功的会议营销更可以给客户带来以下几个方面的受益！

1、巨额现金的直接受益

2、抢先占据有限的客户资源

3、品牌的打造

4、团队的凝练

5、有利的竞争优势

正因为此 特色的会议营销一定要有其他品牌可以模仿但是复制不了的核心内涵——高成交额和高签单率。（收款金额5000起，成交率70%以上）

目前我们接触过的很多客户其实不具备做会销活动的基础，还停留在如果做好店面销售这个层面，那么保证会销做成功的一个重要前提就是帮助那些有意愿做会议营销并且有一定基础的客户做好会议营销，使得这类型的客户可以变被动营销为主动营销，主动扩大经营规模，占据市场。

1.1客户类型：

A、夫妻店（人员少于等于三人且是地方性单一品牌）

此类型的客户我们不建议做会议营销。原因：会销需要投入大量的人力来提前开发客户，如果人员都不到位需要投入的成本较大，对于客户的产出投入来说达不到预期的效果！但全国连锁加盟品牌如亚丹、诗尼曼除外！

B、单一性销售渠道的店面（只做店面销售，没有其他任何渠道的店面）此类型的客户我们一般建议先沉淀一段时间在做会销比如半年）在这半年的时间内去拓展店面以外的其他渠道。

C、店面销售能力非常强并且自己有其他渠道的客户（比如有设计师渠道、小区渠道）

这类型的客户是我们的重点会销客户，有自己的团队并且有自己渠道可以为会销成功预售的客户。通过会销我们使得这类型的客户业绩十倍增长并且迅速发展起来。（团队扩大，店面扩大进而提升品牌知名度）

D、店面销售能力不是很强，但是资源整合能力突出！（比如广州维尔斯衣柜利用靓家居的平台）

这类型的客户是我们的金牌客户，通过会销可以使得他的业绩十倍增长的同时更可以使他迅速增加加盟商的数量，有利于这类型客户在短短几年时间走进家居界前列！

1.2客户意愿

A、客户愿意为这次会销投入

（1）广告投入（一般是最终成交金额的15%—20%）

（2）人员费用、场地费用支付（一般是最终成交金额的3%—5%）

B、全力以赴做会营销活动

（3）单一品牌的专场活动（不是联盟形式）（4）所有的促销政策有利于禾香板的销量

1.3渠道

在 特色的会议营销启动之前，客户必须提交除店面销售以外的三种可靠的预售渠道（如小区、电话、网站„„）并附加简单可操作性预售方案！

二、客户指导篇

2.1策划方案和广告

要提供给客户活动策划要把握的原则以及不犯错的广告设计模板！

A、策划一场会销需要把握的原则——核心资源和客户心理 B、策划会销方案主题的设计

C、策划会销方案的促销政策（核心政策、眼球政策、辅助以及博弈政策）广告的设计主要DM单页的设计！广告投放渠道选择（详见万华会销操作指南）

2.2预售管理

培训师必须熟知客户为此次会销所准备的人员。

A、六个人的团队（地方性单一品牌）要指导客户做出正确的人员分工。B、对分工人员提供可操作性激励方案。C、提供预售过程管理方法。

D、指导客户做好预售启动会的培训！（详见万华会销操作指南）

三、会前准备篇

3.1正确预估

预估到场率成交率——根据客户预售卡的情况（数量、质量、预接触频次及会销的宣传话术正确预估到场率）

成熟客户——做过2次以上会销活动的客户 到场率=售卡数量*80% 成交率=到场户数*70% 初次做会销的客户 到场率=售卡数量*50% 成交率=到场户数*60 正确预估到场率和成交率有助于客户正确分析会销活动，避免出现期望过高或找不出成交率低的真正原因！（比如首次做活动，客户团队的配合以及客户本身对会销的理解）

3.2会前鼓励工作

这部分工作相当重要，大家忙碌了近一个月就是为了最后的冲刺，这个鼓励大会建议品牌老板和培训师一起召开，并在会上制定出会销当天成交的激励措施，让每一单成交和每一个人有关！有利于高成交！

3.3会前对接工作

A、硬件设施——对会场物料是否齐全，是否符合会销主题。必须提前一天看会场（包括会议场地大小是否合适、音响麦克风是否妥当、电源、灯光是否到位、实验道具是否齐全并保证其效果以及考虑到场人数增加的应急措施和特殊情况的处理）

注：物料包括广告物料和工具物料，其中喷绘材料要提前释放气味，保证会场空气清新。

B、人员对接——会销当天的配合对接，包括形成“场”效应的配合，现场物料安装、摆放、签到、入场、会议中人员的配合及离场人员配合。C、会前培训。

主要培训促单话术，以保障会销成交额！

四、现场把控篇

4.1会场布置

静态布置：

会议现场除了应考虑容量、档次、交通等方面的问题外，现场的布置可以分为功能布置和广告布置两部分: 功能布置包括：室内、室外和沿途指引（想见会销指南）动态流程：

以下是现场活动程序设置的一个实例 A、主持人暖场、开场 及介绍嘉宾 ·开场演出（可有可无）·<过场音效> B、厂方代表（如品牌总监）致辞 3min · 主持人串场 ·<过场音效> C、产品概念讲解及情感互动 20-25min · 主持人串场 ·<过场音效> D、经销商代表宣读活动促销政策 主持人宣布销售开始

· 背景气氛：背景节目+主持人不断催场和渲染 ·（视销售情况公布可以临场新增抽奖大礼）E、现场抽奖

4.2关键人物对接

主持人对接——必须熟知会销的整体流程和核心要素。（在价格公布之后，真正体现主持人功力，要不断的催场以增加订单数量）由 提供主持人主持流程和串场词！会销发言人对接

对于演讲内容的对接为品牌厂商代表。

代表发言内容原则：

1、改变人类居住方式的愿景

2、禾香板对于居住环境的深远影响

3、致力于健康传播的决心和方式 品 牌 厂商发言内容原则：

1、该品牌发展历史

2、该品牌在全国范围内的影响力

3、该品牌在当地的影响力以及服务保障！

演讲内容可随着每次活动的主题而略作修改，要求每一个发言人熟悉会销的主题以及讲话的意义 C、现场价格公布人对接

价格公布人一般由厂商代表出面

公布过程必须控制节奏，有表演力和煽动力，能够触发顾客情绪

讲解必须非常清晰，带有引导性，有意识的引导消费者计算本场活动的促销让利价值。

价格公布完成后，必须要求礼仪小姐将价格牌进行巡场展示。

五、会后总结篇

5.1固话会销执行标准

不同地域不同品牌的会销虽然在大方向上一直，但同时又表现出不同的细微区别，要求培训师每次会销结束和客户一起召开会销总结大会。发现此次会销的短板及时改正，重要的是总结此次会销的优势，并将优势一一列举，形成该品牌地域性可复制和操作的模板进行固化。

5.2利用余热增加销量

培训追单话术，并督促客户对于现场没有成交的客户或者收取定金不足的客户进行追单和追加定金金额！

5.3处理好退单情况 在活动现场交过定金的顾客，可能由于“冷静”考虑后要求退单，销售人员在处理退单使应该把握一下原则：

A、应当把客户来店退单视为巩固销售的机会，而不要被动接受，甚至以恶劣的态度接受。

B、待退单客户首先要表现出底气和诚意，可首先爽快同意客户的退单要求，办理票款；而后与客户诚意沟通，引导客户做最后的决断。

C、要让顾客明确意识到，退单对店铺没有什么损失，但顾客自身会立即错失非常难得的让利机会

5.4督促客户负责人兑现会销奖励

A、讲清楚会销奖励兑现的必要性和时间性（一周为限）B、在当月工资中体现奖励制度

第四篇：会议接待

会议接待

一次会议的成功开始最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会 议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。

会前工作

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商 务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

会中工作

9、机场、码头、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场会议秘书分发会议资料来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待报到处协助会务组确认和分发房间确认VIP用房及整理记 录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表客户的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜日程安排、房餐车导游等安排。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

会议接待方案



一会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案属于会议专题策划方案可以包含在会议总体方案中也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。

二会议接待方案的基本内容

1接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员正式和列席、参展单位、客商、普通观众以及媒体记 者等等有以政府代表团名义来访的也有联合组团参加的还有的是以个人身份参会、参 展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待即接待 的缘由、目的和意义。

2接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时主办方出面的人员的 身份以及主办方安排的食宿标准等。

4接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不 写这一部分的内容。

会议接待范围

一、【会议接待类别】各科研机构、机关、学校各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【会议接待人数】不限。

三、【会议接待标准参考】

1会议酒店范围二星级酒店★★ 三星级酒店★★★四星级酒店★ ★★★,五星级酒店★★★★★

2会议室范围根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

3会议用餐范围25元/人/天--180元/人/天多种标准供选择。

4会议用车范围丰田面包车、依维柯、金龙中巴大巴、瑞典沃尔沃、韩国现代 等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车任你们选择。

5会议接站及用车优惠价格提供会议期间用车服务。

6会议票务免费代订往返程飞机票代订返程火车卧铺票。

7旅游考察安排提供多条考察线路优惠价格安排参会代表的会后考察活动。8会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动回答客户的咨询并提供实惠选择的建议

9会议礼品向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等做好会议礼品 的解说与建议工作。

以上为一般性的会议范围具体的会议、会展、活动具体建议具体策划、具体协商。

会议接待礼仪

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同 对会议的组织方法礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称会议的时间、地点、会议主题以及 会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执这样可以确 定受邀请的人是否参加会议准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还 要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排它是人们了解会议情况的重要依 据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准

第一大小要适中。会场太大人数太少空下的座位太多松松散散给与会者一种 不景气的感觉会场太小人数过多挤在一起像乡下人赶集不仅显得小气而且也根

本无法把会开好。所以英国的首相丘吉尔曾说“绝对不用太大的房间而只要一个大小 正好的房间。”

第二地点要合理。历史召集的会议一两个小时就散的可以把会场定在与会人员较 集中的地方。超过一天的会议应尽量把地点定的离与会者住所较近一些免得与会者来回 奔波。

第三附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩 音、录音等进行检查不能够因为“上次会议是从这里开的没出什么问题”就草率地认为 “这回也会同样顺利”。否则可能会造成损失。

第四要有停车场。现代社会召集会议“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议根据会议内容在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会 场内摆放适当的轻松盆景、盆花为使会场更加庄严主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国 徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料应擦洗干净摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛讲究礼宾次序主要有以下几种配置方法

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐从 而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面 对面做来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式它适用于以传达情况、指示为目的的会议这 时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相 对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位 为上其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会

者方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦 旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工 作分以下几个岗位。

① 到。设一张签字台配上1-2名工作人员如果是要求接待档次比较高可以派礼 仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时应脱下笔套笔尖对自己发放资料应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引 入休息室由企业领导亲自作陪会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后接待人员应递茶或递上毛巾、水果热情向与会者解答各种 问题满足各种要求提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面手指不能因在北口上不能发生杯盖碰撞的声音。一般是 左手拿开背盖右手吃水户将热开水准确倒入杯里不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎出了差错应不动声色地尽快处理不能惊 动其他人不能慌慌张张来回奔跑将与会者的注意力引到自己身上否则这将是极大 的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行应紧凑不要出现冷场的局面。这就要求各个工作 人员“严阵以待”做好各项准备工作。如会议进行第一项全体起立、奏国歌。这是音响

应立即播放出国歌。又如大会宣布办法荣誉证书组织人员应迅速将受奖人员排好队礼 仪小姐把领导从主席坐席上引出来另有礼仪小姐将证书一一递上由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练避免会场上出现

混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事服务人员应走到他身边轻声转告他。如果要通知主席台上的领导最好用字条传递通知避免无关人员在台上频繁走动和耳语 分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中就应为会后服务做好准备。如会后要照相 就应提前将场地、椅子等布置好摄影师做好摄影的准备。另外会后的用车也应在会议结 束前妥善安排。

会后服务

会议结束后全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等这 些工作很繁琐应有一位领导统一指挥和协调而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实 施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

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公司重大会议接待人员礼仪要点

在参加重大会议接待的时候一般着装、仪容和举止是外在表现它既反映了员工个人修养

又代表企业的形象。只有规范的仪表、举止才能给现场会与会人员留下良好的印象。现结合现场会议接待需要拟订以下会议接待礼仪要点请各所参与会议接待有关人员遵照执行。

1、所有员工统一外着公司西服套装工作服男士内穿蓝色衬衣工作服女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍扣子齐全不漏扣、错扣。打好领带配穿皮鞋上衣袋不装东西裤袋少装东西并做到不挽袖口和裤脚。

2、上岗期间员工必须佩带工作证牌公司领导使用佩带在左胸的证牌公司其他员工使用挂在胸前的证牌

3、男职工胡须应修剪整洁头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、修饰文雅且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫(165范文网)生上班前不应吃带有刺激性气味的食物避免口腔异味。

4、接待时注意力集中展现良好的精神状态无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力步幅适当节奏适宜。

5、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时要神态专注表情自然表达得体不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃动和抓耳挠腮。

第五篇：会议接待

1.会议接待

会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组，负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜，妥善解决各类问题。代定会议酒店按主办单位的要求，提供各类标准的酒店，争取最优惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备，精选安静、舒适、明亮的会议室，特别是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您安排，充分让会代表感觉到与会所值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室，目前江西拥有星级酒店数百家，商务会议室近百个，多功能会议厅数十个；提供电子商务及会议接待服务。

根据我们此次会议300人的参与人数和国家会议中心这种大型的会议场所以及“电子商务会议”这个主题，我们决定采取鸡尾酒会式桌形摆设。因为鸡尾酒会式桌形摆设是以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料、餐点的桌子及此次会议展示品的展示柜，不摆设椅子，突出了“电子商务”的自由交流和轻松氛围，自由的活动空间可以让参会者自由交流。

在车辆交通服务上但凡在一个地区举办会议，肯定需要协调交通的问题，无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车安排，都离不开车辆的运输需求，特别在北京，酒店和会场之间的交通就是一大难题，所以就更加突出了会间用车的重要性。由于北京酒店业较为发达，我们将参会人员安排在距离国家会议中心较近的酒店下榻，所以车程较近。又根据我们300人的参会人数。所以我们安排了三十三座大巴车12辆，每辆大巴车乘坐25人的方式用于会间用车。

会议票务我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；和代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

而在物品运输方面，会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；小件运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件运输：大型器械，大件物品的运送； 特种运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送； 远程运输：远距离的展品运送；贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。2.会议视觉设计

由于我们此次会议的主题为“电子商务”会议，所以我们采用了立体设计的视觉设计方案来体现、传达此次会议的主题。例如：LED灯光、冷烟火等不同灯光对会场进行照明。

背影墙我们采用大红色为主，因为这样显得很高档，很大气。背影墙能烘托会场气氛。投影仪要避开背影墙，背影墙是展现公司形象的一方面，如果投影仪挡住了背影墙，就有点喧宾夺主的感觉。所以要根据领导讲话的习惯，关在领导的左侧或右侧，不与背影墙重叠。

而条幅一定要挂在人们一眼就能看到的正对着门的位置，因为人一进门，首先看到的就是正对着门的那个位置。让参加会议的客人一走进会场就有一个好心情，有一种被尊重的感觉。3.会议材料

在会议材料方面我们将为此次会议准备横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。

在印刷设计方面很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。

其他方面我们将为参会人员准备充足的单色和多色名片。意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我们将采用进口材料做夹板和进口萤光纸。

4.会议礼品

首先我们为每位参会人员准备了马到成功蓝牙USB轻巧方便携带音箱一个。因为我们此次会议主题为“电子商务”会议，所以参会人群以年轻人为主，所以便携音箱这种礼品非常适合此次的参会人群。

5.会议物资

背景版、投影布、易拉宝、音频线15M电脑连功放、横幅、投影仪20*投影视频线、POP美工笔（多色）粗、音频线转换头、白板（120CM*150CM）、笔记本电脑（会议音乐专 用）、白板纸、数据线、夹子、音乐硬盘、白板笔、白板擦、麦克风专用电池、.麦克风—无线、胸麦、讲台（附公司logo）、插线板、X架/配套喷绘、会议指示牌、会议宣传海报、讲师桌、横幅、投影桌、调音板、展示柜、音控台、座位牌、碟机及控制器、闹钟、音响