公文写作、档案管理知识考试卷B

第一篇：公文写作、档案管理知识考试卷B

公文写作、档案管理知识考试题

姓名：分数：

一选择题

1.《中华人民共和国档案法》（C）是施行的。

A.1987年9月5日B.1996年7月5日C.1988年1月1日

2.任何人出入生产现场，必须佩戴（B）

A.口罩B.安全帽C.化纤手套

3.档案工作的基本原则是（A）

A.统一领导，分级管理B.来源原则C.以防为主，防治结合4.档案管理工作的核心部分是（B）。

A 收集B 整理C保管

5.一般情况下，文件成文日期以（A）为标准

A 领导人签发日期B 会议通过日期C 批准日期

6.整个档案工作内容可分为（C）

管理工作与利用工作B 技术工作与基础工作C基础工作与利用工作鉴定档案价值的基本方法就是（A）

A 直接鉴定法B 间接鉴定法C 逐一鉴定法8.一切国家机关，武装力量，政党，社会团体，企业事业单位和公民对档案有义务（C）A.保管B.整理C.保护

9.城建档案应遵循（B）规律

A.城市规划B.自然形成C.科学规划 10.“三违”包括违章指挥、违章操作和（B）

违反法律B 违反劳动纪律C违反设计方案所有专业的竣工图应（A）

A 加盖竣工图标志章B 使用旧蓝图C盖私章

二、填空题

1.建设工程竣工图是建设项目档案的（技术文件）

2.超过保存期且无保存价值的档案应（销毁）

3.档案室消防应采用（干粉灭火器）进行灭火。

4.会计档案指（会计凭证）、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。

5.档案的保管期限分（永久）、（长期）、（短期）

6.超过保存期且无保存价值的档案应（销毁）

7.“三不伤害”指（不伤害自己）、（不伤害他人）、（不被伤害）

三、问答题

1、企业档案的分类。

1、行政类

2、经营类

3、生产技术类

4、产品类

5、科研类

6、基本项目建设类

7、设备类

8、会计类

9、人事类

2、档案室的八防措施。

防尘、防潮、防高温、防阳光、防蛀、防盗、防鼠、防火

3、特殊劳动防护用品包括哪些？

1、工业安全帽

2、护具

3、眼、面防护器具

4、护耳器

5、防护手套

6、防护鞋

7、防护服

8、安全带、9、安全绳

10、安全网

11、护肤用品

12、洗消剂

3、谈谈您对企业档案管理的想法和意见。（15分）

A7.A11.

第二篇：公文写作基础知识考试卷

公文写作基础知识考试卷

一、单项选择题

1，联合行文时，作者应是（1)。

A．同级机关

B．同一系统的机关

C．三个以上的机关

D．行政主管机关与业务指导机关

2．维护文件的高度严密性是指（2)。

A．公文的保密性

B．公文语言结构的严密

c．公文行文程序的严密

D．施行办法的严密

3．公文中的祈使句常常依靠（2)。

A．语气词表述

B．惯用的句式表达

c．感叹词表达

D．无主句表达

4．为了维护政令一致，凡下行公文()。

A．都要向上级请示

B．都要和有关机关协商

c．内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与其协商一致

D．都与有关部门联合发文

5．供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作

（3)。

A．草稿

B．定稿

C．正本

D．副本

6．公文区别于其他信息记录的特点是（4)。

A．传播知识

B．具备查考价值

c．书面文字材料

D．具备法定的权威性

7．用于记载会议主要精神和议定事项的公文是（3)。

A．决议

B．会议记录

C．会议纪要

D．议案

8．当问题重大，确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时，可采用（3)的方式。

A．越级行文

B．直接行文

C．多级行文

D，同时行文

9．公文要选择适宜的行文方式，一般不得（3)。

A．逐级行文

B．多级行文

c．越级行文

D．直接行文

10．公文的形成与发挥作用须依赖于（2)。A．公文处理

B．收文处理

c．发文处理

D．办毕公文处理

11．由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，是发文处理中的（4)。

A．会商

B．审核

C．注发

D．签发

12．调查报告的结构一般包括(1)。

A．标题、导语、正文、结语

B．标题、正文、落款

c．开头、导语、主体、结尾

D．标题、正文、结语

13．以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章属于（1)。

A．规范性文件

B．领导指导性文件

c．呈请性文件

D．证明性文件

14．内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（4)。

A．平行

B．加急件

C．特急件

D，急件

15．决定必须由（4)。

A．党政机关联合发文

B．会议讨论之后才能发文

c．政府部门制发

D．党、政府领导机关制发

16．通报情况使用（3)。

A．通知

B．通告

C．通报

D．情况报告

17．通报的表达方式侧重于（1)。

A．叙事

B．说理

C．说明

D．说明、说理

18．办公室更改电话号码，可用()公布周知。

A．通知

B．通告

C．启事

D．布告

19．批复是答复下级请示的文件，是()。

A．被动发文

B．主动发文

c．是对报告的批件

D．下级没有请示，用来指导工作的20．规范性公文标题的时间是（1)。

A．公文发布的时间

B．公文撰写的时间

C．公文打印的时间

D．公文讨论的时间

21．新的规范性公文产生了，对同一事物约束、规范的旧文件应（4)。

A．两法并存

B．新不废旧

C．相辅相成D．废止旧法

22．条例、规定、办法、决定是属于公文中的（2)。

A．领导指导性文件

B．规范性文件

C．公布性文件

D．商洽性文件

23．机关或部门的领导人对来文办理提出处理意见的活动是收文处理中的（3)。A．拟办

B．批办

C．承办

D．查办

24．用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（3)。

A．条例

B．规定

C．办法

D．决定

25．用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为(2)。

A．命令

B．指示

C．批复

D．通知

26．为加快文件的传递，可采用（1)。2

A．逐级行文

B．多级行文

c．越级行文

D．直接行文

27．非同一系统的任何机关相互行文都使用（2)。

A．上行文

B．平行文

C．通知

D．下行文

28．根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为（1)。

A．收文、发文

B．上行文、平行文、下行文

c．通用公文、专业公文

D．本机关制发的和内部使用的公文

29．商洽性文件的主要文种是（3)。

A．请示

B．通知

C．函

D．通报

30．地方性行政法规的制发，应由（4)。

A．全国人民代表大会

B．国务院

c．国家主席

D．地方人民代表大会和地方政府

31．规范性公文的一致性表现在（1)。

A．与其他文件、作者权利具有高度统一的一致关系

B．文件结构的周密有效

c．文件的文字条理清楚

D．文件的语言简约不繁

32．批办是指（1)。

2A．对发文稿的审核批示

B．对收文应如何办理所作的批示

c．对公文正本的复核意见

D．对请示报告的处理

33．党政机关的行文关系有（2)。

A．逐级行文

多级行文

直贯到底的行文

B．上行文

下行文

平行文

c．逐级行文

多级行文

超级行文

D．超级行文

下行文平行文

34．公文的语言应当是（1)。

A．庄重严谨

B．华丽流畅

c．威严有力

D．古朴典雅

35．公文中的词语应（1)。

A．含义确切

B．韵味无穷

C．可圈可点

D．色彩丰富

36．公文具有法定的权威性，其制发必须是（4)。

A．法律部门

B．上级机关

C．部门领导

D．法定作者

37．用于答复下级机关请示事项的公文是（3)。

A．指不

B，请示

C．批复

D．命令

38．用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是（2)。

A．通知

B．通告

C．公告

D．通报

39．含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全与利益遭受到严重损害的文件，属于()。

A．秘密文件

B．绝密文件

C．机密文件

D．保密文件

40．向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于（2)。

A．上仃文

B．平行文

C．下行文

D．越级行文

二、多项选择题

1．公告的主要特点是(123)。12

3A．公布范围的广泛性

B．郑重宣告的庄重性、严肃性

c．法定作者的限定性

D．内容明确、具体

2．标注公文的主送机关可使用（1

4)。134

A．全称

B．简称 c．同类机关统称

D．规范化简称

3．公文对语句的基本要求是(1)。

A．含义明确、清晰、完整、便于准确理解无歧义

B．句子成分搭配得当

c．可以隐去句子中的必须有的成分 D．改变语序安排

E．创造新颖句子

4．下面句子有语病的是（12

3)。

A．会议是在酷热的气温中召开的 B．这样的活动乐意使农民接受

c．这个季度亏损减少了两倍

D．三个质量管理小组分获一、二、三等奖，奖金额分别为1000元、800元、500元

E．这是一个很好的报告，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进

5．公文写作之前要（13

4)。1

3A．明确行文目的B．向领导请示写法

c．确定使用的文种

D．选择适当的语言

6．应向直接上级机关抄送的文件包括（24)。124

A．向自己下级机关主送的重要文件

B．受双重领导的机关向其中一个领导机关主送的请示 c．向平级业务主管部门主送的请求批准的函件

D．按规定越级向更高层级机关主送的文件

7．维护公文的简明性易出的问题是（1234)。14

A．赘言泛滥，大量重复

B．语言含混，语义多歧

c．归类不准，文不对题

D．主题不明，离题万里

E．内容不全，挂一漏万

8．禁止主送的同时抄送给下级机关的文件有（1

2)。14

A．主送给上级机关的请求批准的请示

B．主送给平级机关的商洽性函件

c．主送给有关下级机关的政策性批复

D．主送给上级机关的请求指示的请示

9．遵守行文规则是为了（1234)。124

5A．确保公文迅速、准确传递 D．避免行文紊乱

c．保障公文旅行

D．确定行文关系

E．控制发文数量

10．能够联合行文的机关应是(124

5)。12A．同级政府之间 B．政府各部门之间

C．上级党委和下级政府之间

D．政府部门和同级人民团体之间

E．政府及其部门与同级党委

11．下面说法不正确的有（1245)。124A．盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期

B．一件联合发文，可有数个发文号

c．联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准

D．公文中的附注一般标注于主题词下方

E．题注一般用圆括号标注于标题下方

12．具备法定效力的公文稿本有(345)。

A．副本

B．草稿 C．定稿

D．试行本

E．暂行本

13．应立卷的文件必须是(12)。

A．办理完毕的B．有查考价值的c．机关在工作中形成的D．完全失去现行效用的

14．越级行文的条件是（1234)。23A．情况紧急

B．经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决

c．需直接询问、答复或联系具体事项 D．检举直接上级机关

15．工作报告在党的机关可用于（12

4)。234

A．请求批准

B．提出建议

C．答复上级询问

D．反映情况

16．可用来发布规章的文件有（23)。1A．命令

B．决定

C．通知

D．通告

17．下面属于公文必备的基本组成部分有（13

5)。

A．发文机关

B．报送机关

C．标题

D．题注

E．成文日期

18．规范性公文正本的特殊形式有234 A．抄本

B．试行本

C．暂行本

D．修订本

19．下面说法错误的有（23 4)。

A．公文的标题由作者、事由、文种组成 B．拟写标题时，为了简炼，可以不标明文种

c．所有的规范性公文的标题，都可以省略作者及事由部分

D．为了语意确切，不产生歧义，公文标题字数可以到60字以上

E．每一份公文都必须正确标明文种

20．下面说法正确的有（2

3)。123

A．不同文字稿本是同一内容用两种或两种以上文字撰写的文本

B．草稿是原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用

c．副本是正本的复份，具备正式公文的法定效用

D．试行—乒是试验推行本，不具备正式公文的法定效用

E．定稿即正本

21．转发的对象包括(23)。134

A．上级文件

B．下级文件

C．平级文件

D．不相隶属机关的文件

22．需要在首页标注签发人的公文文种包括（123)。1A．请示

B．报告

C．指示

D．命令

23．可用来签批和书写公文的字迹材料有（12)。123

A．墨汁

B．碳素墨水

C．蓝黑墨水

D．纯蓝墨水

24．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为(24)。

A．法定正式公文

B．通用公文

C．非法定正式公文

D．专用公文

E．规范性文种

25．我国法定的规范性文件包括（124)。1234A：条例

B．规定

C．通告

D．办法

E．决定

26．在下行文中提出执行要求时，要使受文者不折不扣执行文件，应写作(24)。

A．参照执行

B．遵照执行

c．参酌执行

D．按照执行

27．如下公文处理环节属于收文处理过程的是（13)。134

A．拟办

B．拟稿

C．批办

D．注办

28．公文写作的基本要求有（123)。

A．符合党、国家的路线、方针、政策和法律法规

B．一文一事，中心明确

C．用语庄严、简明、通顺

D．为使各方面了解情况，多印发文件

E．格式不必强求一致

29．撰拟规范性公文应遵循（1234)要求。

A．高度的一致性

B．高度的严密性

C．公文的稳定性

D．公文的连续性

E．公文的灵活性

30．维护公文的稳定性易出的问题是（1234

5)。1

2A．仓促制定文件，不合实际

B．规定的表述过于绝对化

C．内容不全面

D．层次混合，割裂事项联系

E．与其他法规性文件抵触

31．重要公文的签发者应是机关(1)。12

A．正职领导

B．主持常务的副职领导

c．主持专项业务的副职领导

D．综合部门负责人

32，有领导被领导关系的机关行文时可采用的行文方式有（134)。124

A．逐级行文

B．越级行文

C．直接行文

D．多级行文

33，中共B县县委向全县党的各级组织提出开展“三讲”工作的原则和要求，用（4)。24

A．决议

B．指示c.通报

D．通知

34．条例的制发权属于(34)。12

A．国务院

B．党的中央组织

c．国务院所属各部委

D．各省、自治区、直辖市政府

36．我国法定的公布性文件包括（3)。24

A．通知

B．通告

C，通报

D．公告

E．报告

三、判断题

1．通常一件公文只有一个主送机关，防止多头主送。（1)

2．公文的制发必须符合客观实际，反映客观事物的本来面貌，不能报喜不报忧。（1)

3．公文写作必须及时迅速，把握时机，适应机关行政管理需要，提高机关工作效率。()

4．规范性文件是以强制力推行的用以规范各种行为规范的文件。(1)

5．通报用于反映新情况、新问题，行文强调及时快捷。()

6．批复的主送机关是下级机关。（1)

27．通知具有多种功能，既能“上传”，又可以下达。(1)

8．为减少发文，在向上级机关呈送的报告中，可附带请示问题。（2)

9．由下级机关制发的法规和规章，规范范围内的上级机关可以不受其约束。（2)

10．自主的行政管理法规可以创造新的规则。(2)1

11．规范性公文的生效日期应是公文起草完成的时间。（2)

12．在规范性公文中，应当使用“拟”、“打算”、“准备”等词汇修饰意图和要求。（1)

13．在答复询问报告中，可以同时汇报本机关的最近工作进程。（1)

14．向上级机关及时汇报工作是下级机关必须遵守的一项工作制度。(1)

15．请示的内容必须是属于本机关职权范围之内的事。（1)

16．工作报告应在工作开始之前写，以求得上级领导的指导。(1)

17．综合性总结报告是总结一个机关在一定时期内的实践经验。（1)

18．撰制规范性公文应当特别注意维护文件的条理性。(1)

19．规定与办法的不同点在于规定比办法更具体、精细，所针对事物的规模相对小一些。

（2)

20．决定可以用来规范人们的行为，具有法定的强制力。（1)

21．对于上级的指示，只须参考执行。（2)

22．机关制发文件，应遵守事无巨细都要发文的原则。（1)

23．公文是人人都要阅读的，行文文字要求不必很精炼。()

24．为提高办事效率，不必每一份文件都经过领导签发。（2)

25． 25．材料是公文写作的基础，在明确行文目的之后，要进行调查研究。（2)

四、辨析题

1．不经签发人同意，任何人不得改动公文定稿的内容。

2．向一切有审批权的机关请求批准时均应写“请示”。

3．请示在未获批准之前不能抄送给下级机关。

4．公文的结尾应“言止意不尽”。

5．某县公安局向县财政局主送《关于限三日内完善安全措施的指示》。

6．为使上行文能得到及时的处理，应在文中多标注几个主送机关。

7．公文中的数字均应用阿拉伯数字表示。

8．请示的结尾可写作：以上意见如无不当，请着即批复。

9．在报告中不能夹带请示事项。

10．主送机关必须是受文机关中级别层次高的机关，抄送机关则必须是其中级别层次低的机关。

1．正确。公文的签发人代表的是机关的意志，经其签发后，文件即为有效文件，不经其同 意而改动文件内容是非法的。

2．错误。对比自己级别低或与自己同属于一个级别的机关请示批准，应该用“函”。

3．正确。这是因为请示在没有获得正式批准时，如抄送给下级机关，不仅会给上级机关的工作造成被动，而且也容易使下级机关因为误解而执行无效的文件。

4．错误。公文不是文学作品，应该“言尽意止”，否则，会因表意模糊使执行者引起不必要 的误解。

5．错误。指示是上级机关对下级所属机关的行文，而不能用于同级之间。县公安局与县

财政局是同级机关，相互之间当然不能用“指示”。

6．错误。上行文的主送机关应单一，不应该在提议文件中标注多个机关，以免造成受文机

关之间的互相推诿，造成公文旅行，耽误工作。

7．错误。按照国家有关规定，公文中的数字应该统一使用阿拉伯数字，但也有例外，如成 文日期。

8．错误。不合作者本意，当与不当都需要批复，但下级机关在向上级的行文中不能使用命 令式，“着”为命令词的词头。

9．错误。报告是陈述性的，可制发于事后，也可以制发于事前，不具备强制复文的性质。

如果在报告中夹带请示事项会影响工作。

10．错误。判定受文机关中主送与抄送机关的标准是工作责任的性质，对公文负主要办理

或者答复责任的是主送机关，只需了解公文的内容不需要承担答复责任的是抄送机关。

五、简答题

1．公文语言的主要特点是什么?

2．简述公文写作的程序。

3．按行文方向对公文进行分类的意义是什么?

4．区别主送与抄送机关的依据是什么?

5．公文是哪种文体?

6．公文处理的基本任务是什么?

7．发文处理的基本程序是什么?

8．用印的注意事项有哪些?

五、简答题

1.公文语言的主要特点是什么?

公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

庄重--指语言端庄，格调郑重严肃。

准确--指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实--指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。严谨--指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。

规范--指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

2.简述公文写作的程序。

(一)公文写作前的准备

明确行文目的和要求。

2确立公文主题。

3选定公文文种。

4占有材料。

5确定具体表达方式。

(二)撰拟文稿

1安排好结构，一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成，解决好各 组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结 尾。

2拟出写作提纲。

3正式撰拟文稿。

(三)审核修改

文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。

3.按行文方向对公文进行分类的意义是什么?

按行文方向分为上行、平行、下行3类。

如此分类，当我们需要行文时，只要根据行文单位之间的隶属关系(上、下隶属或不相隶属)，就能准确的从该公文分类中找到正确的文种了。

4.区别主送与抄送机关的依据是什么?

主送机关是要对所受公文负责实际办理、答复的，抄送机关只需对公文内容了解。主送机关表明公文效力所及的空间范围和机构、人员范围;抄送机关的作用是沟通情况，以便取得了解、支持、配合。

5.公文是哪种文体?

公文性应用文，这是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如布告、通告、批复、指示、决定、命令、请示、公函等。这类应用文往往庄重严肃，适用于特定的场合。

6.公文处理的基本任务是什么?

公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，撰制是前提，办理是中心，管理、整理、归档是终结。几个部分互相联系，互相交叉，互相制约。

(一)撰制公文就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理 6

有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。

(二)办理传递文件根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办。承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。

(三)管理文件是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。

(四)立卷归档公文办理完毕后，应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。

7.发文处理的基本程序是什么?

发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。

会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。

审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。

签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。

第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据.以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。

登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。

缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。

用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。

分装，指按照规定具体抗配和封装公文。

发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式(如走机要交通等)发送给受文者。

第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等

8.用印的注意事项有哪些?

公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。二，公文用印要端正，清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。三，两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。四，公文用印一定要与制发公文的机关，部门成单位相一致。五，公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白上面。

9.联系行文该如何盖章?

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主力、机关印章在前;两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

10.国家行政机关公文格式?

公文标题2号小标宋体字，正文用3号仿宋体体字，如有小标题用3号宋体或黑体，A4纸型双面印刷，每面22行，每行28个字。

11.简报的特点：简明扼要，快速及时，典型新颖。

作用：上情下达，下情上达，相互借鉴。

六、论述题(本大题10分)

试述公文行文规则的主要内容.(1)注意隶属关系,尊重机关职权;

(2)大力精减文件.严格控制发文数量和范围;

(3)在一般情况下,党政机关不得越级行文;

(4)牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文;

(5)行文必须正确确定主送机关和抄送机关;

(6)主送机关与公文文种要相互呼应;

(7)关于联合行文的问题:联合行文的各机关或部门必须是同级的,不同级别的机关或部门不能联合行文;

(8)关于“请示”的行文问题:凡请示的公文应当一文一事,一般只写一个主送机关;

(9)关于各级党政机关办公厅(室)的行文问题:各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文,必须把握好职权

范围和授权范围;

(10)经批准公开发布的公文,应视为正式公文依照执行.习题参考答案

一、单项选择题

1．A

2．B

3．B

4．C

5．C 6．D

7．C

8．C9．C

10．A

11．D

12．A

13．A 14．D

15．D

16．C

17．A

18．C

19．A 20．A

21．D

22．B

23．B

24．C

25．B

26．B 27．B

28．A

29．C

30．D

31．A

32．B

33．B 34．A

35．A

36．D

37．C

38．B

39．C

4O．B

二、多项选择题

1．ABC

2．ACD

3．AB

4．ABC 5．AC

6．ABD

7．AD

8．AD

9．ABDE

10．ABD 11．ABD

12．ACDE

13，ABC

14．BCD

15．BCD

16，AC

17．ACE

18．BCD

19．BCD

20．ABC

21．ACD 22．AB

23，ABC

24．BD

25．ABCDE

26．BD 27．ACD

28．ABC

29．ABCD

30．AB

31．AB 32．ABD

33．BD

34．AB

35，BD

三、判断题

1．√

2．√

3，√

4．√

5，√

6．x

7．x

8．x

9．X

10．√

11．X 12．X

13．X

14．√

15，X

16．X

17．√ 18．√

19．X

20．√

21．X

X．X

23．X

24．X 15．√

四、辨析题

1．正确。公文的签发人代表的是机关的意志，经其签发后，文件即为有效文件，不经其同

意而改动文件内容是非法的。

2．错误。对比自己级别低或与自己同属于一个级别的机关请示批准，应该用“函”。

3．正确。这是因为请示在没有获得正式批准时，如抄送给下级机关，不仅会给上级机关的工作造成被动，而且也容易使下级机关因为误解而执行无效的文件。

4．错误。公文不是文学作品，应该“言尽意止”，否则，会因表意模糊使执行者引起不必要 的误解。5．错误。指示是上级机关对下级所属机关的行文，而不能用于同级之间。县公安局与县

财政局是同级机关，相互之间当然不能用“指示”。

6．错误。上行文的主送机关应单一，不应该在提议文件中标注多个机关，以免造成受文机

关之间的互相推诿，造成公文旅行，耽误工作。

7．错误。按照国家有关规定，公文中的数字应该统一使用阿拉伯数字，但也有例外，如成 文日期。

8．错误。不合作者本意，当与不当都需要批复，但下级机关在向上级的行文中不能使用命 令式，“着”为命令词的词头。9．错误。报告是陈述性的，可制发于事后，也可以制发于事前，不具备强制复文的性质。如果在报告中夹带请示事项会影响工作。

10．错误。判定受文机关中主送与抄送机关的标准是工作责任的性质，对公文负主要办理或者答复责任的是主送机关，只需了解公文的内容不需要承担答复责任的是抄送机关。

第三篇：档案管理制度及公文写作规范

档案管理制度

第一章日常档案工作具体管理办法

第一条共青团重庆交通大学学生菁园小区团委档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像资料，是团委至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

第二条各单位上交材料由各单位办公室整理后移交团委秘书部统一管理，学生菁园小区团委档案由秘书部统一分类管理，团委各部门部长自行管理本部门文件夹，日常事务人间夹由秘书部统一管理，所有过程中由主席团进行监督，每月各部门将进行一次档案清理（包括部门会议记录，相应部门材料等），将有关资料交于秘书部归档备案。

第三条学生菁园小区团委档案包括各单位文件夹、团委各部门文件夹、日常事务文件夹三个大方面，其中日常事务文件夹包括外来文件、下发文件、嘉宾牌等下级文件夹。

第四条各团组织学生会、直属部门策划筹备的各项活动的所有资料（包括图像资料），活动后必须及时交学生菁园小区团委秘书部存档，以备查找。

第五条档案形式要求：对于各部门档案，必须有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等介质待总结完后一并上缴。

第六条例会会议记录表及会议相关资料由秘书部负责记录及存档。

第二章档案内容要求

第一条人事档案制度

（一）档案范围

学生菁园小区团委干部干事简介、日常工作评定、部门基本资料、部门日常工作记录以及其它有关材料，都作为先进评选、奖励、试用期调整和届中调整的依据。由秘书部负责考察记录。

（二）档案建立

（1）学生菁园小区团委成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料个人填写后由各部门部长统一上交秘书部存档。

（2）学生菁园小区团委成员日常表现由督导部根据成员日常工作表现随时填写，并和每月的评定与考核挂钩，在评定与考核过后所得材料由督导部统一上交秘书部进行整理。

（3）学生菁园小区团委成员工作评定由相应的人员在届满时填写，填写后由相关人员统一上交秘书部进行整理并归档。

第二条工作档案制度

（一）档案范围

包括学生菁园小区团委工作目录、各部门检查结果公示、各种通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文、各种出版物及印成品、照片及底片、日

常考核、奖惩情况等由秘书部进行整理。

（二）档案建立

（1）学生菁园小区团委各部门每学期工作伊始都应向学生菁园小区团委主席团呈交一份详细的工作计划，作出本部门在未来一学期内的各项工作设想，每一学期末后交一份工作总结由秘书部存档。

（2）各部门会议记录与提案表

各部门应详实的纪录部门例会开展情况，做好内部民主建设，充分发挥提案的作用。各部门应在每个月末将部门例会会议记录表及提案表交至办公室并领取下月例会会议记录表。

（3）例会会议记录

学生菁园小区团委全体例会及部长例会由办公室做好会议记录及存档。

（4）学生菁园小区团委各部门建立工作日志。

工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，秘书部定期检查并将重大事项列入学生菁园小区团委工作目录。

（5）各部门将每周的工作行事历在星期日之前交至秘书部由秘书部整理统一公布、存档。

第三条活动档案制度

（一）档案范围

活动的策划书、经费物品申请、实施方案、海报底稿、节目单、照片、活动总结等。

（二）档案的建立

（1）学生菁园小区团委各部门在举办大型活动前，做出可行性报告并及时上交，活动后5天之内，需作出详细的书面总结和财务报告连同通知、节目单、比赛结果、等一并上交，由秘书部存档。

（2）举办大型活动时，宣传部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，并及时将照片、宣传稿件存档和上传。

（3）外联部需将各个活动的策划书及时交一份至办公室存档。

（4）在举办大型活动后，由秘书部将活动中受到表彰的同学的表彰记录存档。

第四条 财务档案制度

（一）档案范围

学生会财务帐目、预算申请、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品，学生会的报刊、杂志、家具、文具、展板、条幅、装饰品等。

（二）档案建立

（1）各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由主席团审核通过，再上报分管老师审核签字。

（2）发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。最后主办部

门将预算申请和发票一并交学生菁园小区团委主席团报销、存档。

（3）学生菁园小区团委秘书部专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主席团监督。

（4）学生菁园小区团委秘书部为学生会每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。

第三章档案借阅办法

第一条查阅要求

（一）学生菁园小区团委各部门可以根据工作所需向秘书部借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

（二）管理学院团总支（红岩团总支）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出相应的警告、批评。

（三）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

（四）认真填写索档单，并由部长以上签名。

（五）管理学院团总支（红岩团总支）学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

（六）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

第二条 借阅手续

（一）借阅档案必须有证明，各下级单位阅资料要征得各单位主席团成员（副主任）同意，并由主席团成员以书面形式告知学生

菁园小区团委秘书部，由秘书部同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。团委办公室副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以书面形式告知秘书部，由秘书部同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（二）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（三）借阅时间不得超过一周（管理档案者同意除外），延期归还由秘书部处给予口头警告、批评。

（四）复制文件必须征得学生菁园小区团委秘书部的同意。

（五）外单位借阅学生菁园小区团委工作档案的，需向秘书部提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。

（六）学生菁园小区团委秘书部的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周学生菁园小区团委

二〇〇六年九月十五日

第四篇：项目档案管理知识

项目档案管理知识

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业处。

什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料．

基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收．

什么是档案的初步验收?

档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定，根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程)的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工程)的竣工验收。

档案验收组织的成员由谁组成?

档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、建设项目主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等单位的档案人员参加。

档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案的自检工作．并做出档案自检报告。

项目竣工验收自检报告应包括哪些内容?

项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容：项目档案工作的管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。

在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的?

档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10%的档案；数量超过1000卷但不足 2000卷的，抽查15%的档案；数量在1000卷以下的，抽查30％的档案。

国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行组织?

国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单，并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。

国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记?

凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

登记工作的要求包括哪些内容?

登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。

登记表一应由谁负责填写?何时报送?

登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后6个月内报国家档案局经科司。

登记表一主要有哪些内容?

登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”，主要内容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、指导的上级单位、填表单位。

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，是否应每年填写登记表一?

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，应每年填写登记表一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

登记表二主要有哪些内容

登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成员及单位、预验收结论。

登记表三主要有哪些内容?

登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员及单位、验收结论

登记表三应由谁负责填写？何时报送?

登记表三应由档案验收组织单位负责填写，此表于项目正式竣工验收后一个月内报国家档案局经科司．

在登记表

二、表三中，档案移交单位指什么?

档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位

在登记表

二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容?

预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项目档案工作管理体制； 档案管理制度；项目档案资料概况、项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；存在问题及整改措施．

《登记办法》对工程档案保证金是如何规定的?

《登记办法》第五条规定：为确保国家重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费用．违反上述规定的属乱收费行为，由各级价格检查机构依法查处．

什么是市重点建设项目？

市重点建设项目，是指经市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的下列建设项目：(一)基础设施、基础产业和支柱产业中的重要项目；(二)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目；(三)产业技术进步和结构调整的重大项目；(四)重大生态建设、环境保护项目；(五)区域经济发展的重大项目。

什么是重点建设项目档案？

重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

何谓市重点建设项目竣工档案专项验收？

市重点建设项目竣工档案专项验收是天津市档案局依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施竣工档案专项验收？

重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位。重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证。从国家档案局、国家计委、建设部到地方政府，都非常重视重点建设项目的档案专项验收工作。重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水土保持等专项验收，由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件.天津市重点建设项目竣工档案专项验收由谁组织实施？

天津市档案局负责组织市重点建设项目和国家档案局委托项目竣工档案专项验收工作，或根据建设项目具体情况，委托市级行业行政主管部门组织竣工档案专项验收工作。档案验收组织的成员分别由市档案局、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

竣工档案专项验收的程序是怎么样的？

建设单位自查－向市档案局申报－档案专项验收－评议－竣工验收。

竣工档案验收不合格会有什么后果？

凡档案验收不合格的建设项目，由市档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收。

竣工档案专项验收申请报告应包括哪些内容？

应包括项目档案资料概况，项目档案工作管理体制，项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。

重点建设项目档案应如何进行管理？

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

第五篇：档案管理知识培训讲义

档案管理基础知识

一、档案

（一）涵义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动

2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的

3、档案的形式是多样的

4、档案是原始的历史记录

（二）、档案的种类

1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后

2、按档案的内容、性质分：

文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料 科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料

专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料

3、按档案载体形式分： 甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案

4、按档案所用文字分：

汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案

二、档案工作

（一）内容

管理档案和档案事业的活动： 狭义：管理档案

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研 广义：管理档案事业

档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

三、机关档案工作

（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。

（二）机构的设臵和人员的配备

1、机关要设臵综合档案室

机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。

2、档案人员的配备

（三）、机关档案工作各项规章制度的内容

1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续

3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。

4、档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

5、档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。

6、档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配臵及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

（四）、档案保管的基本物质条件 两个方面：

一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：

1、承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑

2、库房的门窗要小、少，密封要好。

3、库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房。

4、不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的机关档案室还应设立 专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设臵防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响。

5、库内照明使用白炽灯，不用日光灯。

6、要做好库房清洁卫生工作。

7、放臵防虫、鼠药剂

8、要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：

档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装臵（含防火报警器和灭火装臵）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。

库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。

所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。

四、文件材料的归档

（一）涵义

文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案 机构保存。

（二）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件）

（三）归档的要求

1、归档份数

各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份，电子文件归档一式三份。

2、归档的质量要求

（1）归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。

（2）归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，以件或立成案卷均可，质量要符合规范要求。

（3）、归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。

A、公文格式必须符合规定格式

B、发文卡的格式要符合《发文稿纸格式》（GB802—89）中的规定。

C、公文用纸主要技术指标 D、字迹材料要耐久

3、归档的时间 机关文书在形成的第二年六月底前归档，科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计终了后暂由会计部门保管一年，期满后归档，照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档，磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。

4、归档（接收）手续 归档手续包括：

第一，编制归档文件材料案卷目录或移交清单，一式两份，移交时按目录或移交清单点交清楚，交接双方签字后各留一份，以便查考。

第二，归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料，以备日后查阅。

在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位，虽不存在办理归档手续的问题，但在档案工作人员调动工作时，需参照上述办法办理交接手续。

归档文件的整理

根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》，山西省档案局在2002年3月印发了《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》，归档文件的整理是文书档案整理的又一方法，其实质是以件为单位整理档案，是对机关文书立卷的重大改革。

一、基本概念(一)归档文件

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里的归档文件有特 指，并不是所有的文件。首先是指办理完毕，即完成了其文书处理程序或是一组具有逻辑联系的文件完成了其逻辑关系之后。其次它是指纸质文书材料，暂不涉及科技档案、会计等专门档案及声像、电子等特殊体载体材料的整理。

(二)归档文件的整理

归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化的过程。

（三）件

件是归档文件的整理单位。一般指一份文件，即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件，统计报表、名册、图册等一册（本）为一件。

二、归档文件整理的质量要求

（一）归档文件的整理要符合其整理原则

归档文件的整理原则是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这一原则与立卷的原则是一致的，操作时体现在分类时将同一、机构形成的文件保管期限相同的相对集中，不能取消分类，排列时按事由排列，保管期限长的还要重点整理。

（二）、归档文件应齐全完整

第一、按照《归档范围》应归档的文件全部归档，不能少一份一件一页。

第二、对破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久处理后与原件保存在一起。第三、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要 求。

三、归档文件的整理方法

（一）装订

1、归档文件装订以件为单位，因此首先要按照前述中件的概念来确立整理单位——件。需要注意的是阅文卡要与正文作一件，复制件与原件作一件。

2、文件修整

（1）修裱。对破损的永久、长期保存的文件要使用粘合剂和特定的纸张（宣纸）进行修补、托裱。

（2）复制。对于字迹褪变、模糊不清的文件要采用复印或字迹固定液等方法进行加固。

（3）去除金属物。文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此，文件整理时需去除这些易锈蚀的金属物，已装订成册的刊物、书籍可保持原册封。

（4）超大纸张折叠。公文用纸幅面规格包括A4型和16开型两种。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表等纸张幅面大于上述两种规格，整理时可统一折成A4幅面大小，折叠时注意尽量减少折叠的次数，折痕处尽量位于文件、图表字迹之外。

3、件内排序

件内排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，外文本在后；阅文卡在前，文件在后。

4、编制页号

归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位臵。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册可不再重新编制页码。

5、装订

归档文件修整、排序、编制页号完毕后，要采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等符合档案保护要求的装订材料、方法在左侧重新加以装订，装订时可加封面。已经成册的报表、图册保持原册封。

（二）分类

归档文件数量较少的单位可按——保管期限进行分类。

1、按分类

按分类，就是将文件根据形成和处理的分类。正确地判定文件的日期并归入相应，是决定分类的关键。一般文件以签发日期（落款日期）为准，包括计划、规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等。跨形成的文件统一归入办结，如会议、案件，请示、批复。几份文件作一件时，以装订时排在前面的日期为准。

2、按保管期限分类

按保管期限分类就是将文件按其划定的不同保管期限进行分类。保管期限目前仍为永久、长期、短期三种，如果国家修订为永久、定期（可定30年、15年等）则分为永久、定期两类。

（三）排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间顺序排列。会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。

“事由”可指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。通过强调事由、界定事由，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索利用。

“最低一级类目”指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“——保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。

具体排列方法，在同一事由内的归档文件，按文件时间顺序排；不同事由的归档文件排列，即事由排列，也可按事由的时间顺序排列。会议文件、统计报表集中排列。如有机构分类，机构按习惯顺序排。保管期限按永久、长期、短期排。

（四）编制档号

归档文件编制档号是指将归档文件在全宗中的位臵标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号

2、类目号：分类方案中类目的标识符号

3、件号：按——保管期限分类的，文件在同一同一期限内依事由结合时间顺序编号。整理归档文件只编室编件号。

4、页数：指每一件归档文件的页数。

5、保管期限：根据国家规定划定的文件的保管期限。归档章可直接印制在封面上，没有封面的加盖在归档文件的首页上端。

（五）编制目录

1、归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目

①件号：填写室编件号。

②责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

③文号：文件的发文字号，要照实登录。

④题名：文件标题，没有标题或者标题含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号。

⑤日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年3月15日标注为20020315。

⑥页数：每一件归档文件的页数。⑦备注：注释文件需说明的情况。

2、归档文件目录应装订成册（目录本）并编封面。归档文件目录与分类方案可以一致也可以不一致，可以按末级类目编制，也可按上一级类目编制。

如按照——保管期限分类的目录编制可以有两种方法：一是可以每个装订一本目录，二是每个按永久、长期、短期装订三本目录。

（六）将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。

1、档案盒

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设臵20mm,30mm、40 mm等几种规格。

档案盒脊设全宗号、类目号、室编件号、馆编件号等项目。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接，不按组织机构分类的单位，组织机构项空臵不填。

2、装盒方法

注：以下所述方法不适用于事业单位登记管理机关业务档案，专指业务档案以外的其它文书档案的装盒方法；事业单位登记管理机关业务档案仍按一单位一盒的方法装盒。

（1）严格按件号顺序装盒。

（2）不同的归档文件不应放入同一档案盒。（3）不同保管期限的文件不应放入同一档案盒。（4）分类中设臵机构层次的，不同机构的不应放入同一档案盒。

（5）同一事由的文件不一定必须装入同一档案盒。

3、备考表

备考表臵于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内情况说明：填写盒内文件的档案及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：归档文件整理完毕的日期。