《水利档案工作规定》的解读

第一篇：《水利档案工作规定》的解读

《水利档案工作规定》的解读

为进一步加强水利档案工作，使水利系统各单位更好地贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》的各项规定，2003年3月14日，水利部和国家档案局共同印发了《水利档案工作规定》（水办[2003]105号文件印发，以下简称《规定》）。这是国家档案局加强档案法规体系建设重要内容，也是水利部在“十五”期间加强档案工作制度建设的具体体现。《规定》的联合印发体现了国家档案局对水利工作重视与关心，也体现了水利部对档案工作的重视。《规定》的实施不仅为水利系统各单位建立与开展档案工作提供了依据，同时也为进一步规范水利档案工作提供了基本准绳。这对全国水利档案工作的发展必将起到积极的推动作用。

1.水利档案的重要性。《规定》明确了水利档案是国家档案资源的重要内容，明确了水利档案工作是水利工作的重要组成部分，是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作。《规定》强调水利档案工作实行统一领导、分级管理。即由水利部依法制定水利档案工作制度和发展规划，对水利档案工作进行监督和指导，各单位要依法建立、健全档案工作，并加强领导，把档案工作列入单位发展规划和工作计划，统筹安排档案工作所需经费，为维护档案的完整与安全创造条件，为档案的科学管理和信息资源的开发利用提供保障，保证档案工作顺利进行。

2.省、部级档案机构和人员的要求。为确保水利档案工作的正常开展，《规定》对省级水行政主管机关和水利部直属单位提出了“建立专门机构或配备专职档案人员”的明确要求。同时强调这些单位在做好本机关档案工作的同时，还必须加强对所属单位档案工作的监督和指导。《规定》要求水利档案在各单位保存一定时期后，应按规定向相关档案馆移交。同时，《规定》还明确了各流域机构应建立档案馆，并承担起对机关档案管理和对所属单位档案工作的监督、指导及对应进馆档案资料的收集、管理、提供利用等三个方面的职责。

3.以档案验收把好工程验收关。《规定》明确水利科技档案要与水利科技活动进程实行同步管理。要求项目主管部门认真把好科研成果与工程“验收关”，凡档案达不到要求的项目，不得进行鉴定或验收。《规定》要求文书或业务部门，要按时完成归档任务，同时强调任何部门或个人都不能将应归档材料据为己有，或延误归档时间。《规定》对档案部门或档案工作人员也提出了明确的要求，包括人员待遇、业务素质、档案工作的宣传、制度建设、信息开发等多项内容，以

确保档案安全和有效利用，实现档案管理现代化、规范化、标准化。对违反档案法规和本规定的单位和个人，上级主管部门可采取通报批评或建议有关部门对相关的责任人予以处分，对造成严重后果的可直至追究其刑事责任。这些内容在《规定》中都有明确的阐述。

第二篇：水利工程项目档案管理制度

水利工程项目档案管理制度

为规范水利工程项目档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合建设管理中心的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围：对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全,整理立卷后归档。

(二)归档文件的要求：归档的水利工程文件应为原件；工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

二、工程档案的收集、整理、立卷、装订、归档及移交、保管、统计

(一)工程档案的收集：各工程项目的负责人负责本工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件及影像资料的收集。

(二)工程档案的整理：按照单位工程、分部（分项）工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷：工程文件按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分立卷；

(四)工程档案的装订：案卷除有特殊要求外，所有工程资料必须按A4纸装订成册。

(五)工程档案的归档及移交：单位工程竣工验收完成后 30 日内，各项目负责人要完成该工程档案的归档工作。工程竣工验收完成后 60 日内，各项目负责人将完整的工程竣工档案交给工程档案室。

(六)工程档案的保管：工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(七)工程档案的统计：工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

三、工程档案的借阅

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。没有领导批示，档案管理人员不得私自随便外借档案资料。

四、本制度自发布之日起执行

第三篇：水利水电工程档案管理办法

水利水电工程档案管理办法

第一章

总则

第一条

为加强水利水电工程的档案管理，实现档案工作科学化、标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《山东省基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准，结合工程实际，特制定本办法。

第二条

水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录，是国家的宝贵财富，各单位必须切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。

第三条

档案工作要积极探索现代化管理方法，积极采用计算机等现代化设备和技术，不断提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案”。

第四条

档案工作要确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。

第二章

档案机构及其职责

第五条

各单位要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。其主要职责是：集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度，负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作，并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导，保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。

第六条

档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。

第七条

档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历，身体健康，严守秘密，遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。

第三章

文件材料的归档

第八条

实行文件形成单位（部门）立卷制度。各施工单位在工程建设管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文书文件及磁性载体材料（照片、录像带、录音带等）必须按有关规定收集、整理、分类、立卷和归档，并按规定报指挥部和监理部备案存查，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档、上报。

第九条

科技档案是水利水电工程档案的重要组成部分。建设期间，各施工单位档案工作的重点是按《水利水电工程验收实施细则》中的规定和本办法要求做好科技文件材料的收集、整理、分类、立卷。在竣工验收前，工程指挥部档案专（兼）职人员会同建设、监理、施工管理人员进行核验、审查，凡不符合归档要求的，限期整改，对符合要求的竣工档案，在竣工验收时，在规定的时间内办理严格的交接手续，移交相应的档案部门保存。

第十条

归档范围与案卷质量：

（一）归档的文件材料要遵循其形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，准确反映工程建设与管理活动的真实内容，便于利用和保管。文书档案与科技档案分类清楚，组卷合理，避免重复立卷，与工程项目密切的管理性文件应列入科技档案（在工程项目中组卷）；文书档案保管期限划分准确，卷内文件排列系统，案卷题名简明确切，编写页码、所有档案的卷内目录一律用微机打印，认真填写备考表，案卷线装（去掉金属物），结实美观，禁用圆珠笔、纯兰墨水、铅笔书写及复写，以利长期保存。

（二）科技档案、文书档案、照片及磁性载体档案的归档范围与案卷质量的具体要求见本办法附录

一、附录

二、附录三。

第十一条

归档套（份）数、时间。

（一）科技档案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）报指挥部备案存查，副本三份（套）。在竣工验收前归档完毕，在竣工验收后的二周内上报。

（二）文书档案：原则定为二套，一套定稿与印件；一套供借阅。

（三）照片连同相应的文字材料一并归档；磁性载体档案以盒、带为单位归档。

第十二条

凡归档（上报）的科技文件材料、整理立卷后要编制案卷目录，并由指挥部和监理部分管负责人签字。

第十三条

保管期限：科技档案原则上定为“永久”（50年以上）、密级定为“秘密”，文书档案参照有关规定，根据文件材料的重要程度确定。

第十四条

为确保归档文件材料的完整、准确、系统，要严格执行相应可控制措施：

（一）档案工作与工程建设坚持两同步一超前的建档原则，即：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度同检查文件材料的形成情况同步；单元、分部、单位工程验收及全部工程竣工初步验收前必须首先对相应档案进行验收。

（二）建设、监理及施工管理单位均要明确一名专（兼）职档案人员或工程技术人员负责所承担的建筑物或土方工程建设全过程文件材料的监督、检查及收集，严格登记，妥善保管，做好立卷、归档工作。

（三）监理部档案人员要督促、检查指导科技文件材料形成单位的立卷、归档工作，发现文件材料短缺及时进行补充完善。

（四）监理单位专（兼）职档案人员要加强归档前文件材料的管理工作，会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查。

（五）指挥部、监理部对已接收的分部工程、阶段工程、单位工程验收及全部工程竣工初步验收要进行认真的校核，进行必要的补充，完善立卷、归档工作。

第四章

档案的管理与利用

第十五条

各施工单位要按本办法制订各项管理细则，要根据本单位档案的数量，设置符合要求的专用档案库房和相应的档案设施，按有关标准严格保管档案，保证档案安全，防止档案的破损、霉变和散失，任何单位、个人不得伪造或擅自销毁档案。

第十六条

各施工单位要加强档案工作的日常管理，指挥部和监理部对各单位档案工作情况进行定期考核和不定期抽查，其考核结果作为评比奖励的依据和评定优质工程的条件之一。

第十七条

编制各种检索工具，最大限度地满足利用者的需要，采取多种形式主动服务，注重利用效果。第十八条

在工程建设期间，对档案的综合管理及单项管理成绩突出的单位及个人可给予精神和物质奖励。凡未按规定要求提交竣工档案的单位，延缓工程验收，财务不予结算，限期改正，直至合格为止。

第十九条

档案的鉴定办法待工程建成并成立管理部门后另行制定。

第五章

附则

第二十条

本办法适用于水利水电工程。第二十一条

本办法自下达之日起执行。

附录一

科技档案归档范围及案卷质量要求

一、科技档案归档范围 1.可研报告与评估咨询材料。

2.上级批文、指导性技术文件和有关工程专业会议文件。3.有关规定、办法、规范。4.工程招、投标文件及协议、合同。

5.征地补偿、移民迁安、确权划界的有关文件、证明材料及图表。6.科学试验成果材料。

7.工程地质、水文地质、测量、气象、地震等资料，环境影响评价。8.设计（图纸、计算书、说明书、概算书）及设计批复。9.设计变更通知及补充修改图纸。

10.开工报告、施工方案、组织设计和技术交底材料。11.施工原始记录（建筑材料、砼、砂浆试验报告等）。

12.施工单位的工程质量检查、检测、试验、勘查、观测、鉴定及分析报告等原始记录。13.与工程建设有关的照片、录相、录音等原始资料。

14.建设质检、监理单位的有关工程质量检查、检测、试验等原始资料。15.工程建设、监理、施工大事记及日志。16.工程质量事故处理及检查记录。17.工程验收计划的批准文件。

18.隐蔽工程、单元工程、分部工程、阶段工程、单位工程验收签证、鉴定书及相关资料。19.竣工图纸及工程竣工验收的全部材料。主要包括：（1）工程设计总结报告；（2）工程建设管理报告；（3）工程施工管理总结报告；（4）工程建设监理报告；

（5）工程建设质量监督及检测报告；（6）竣工预算、决算报告；（7）工程建设征地补偿及移民迁安报告；（8）初步验收工作报告；（9）竣工验收工作报告；

（10）工程试运行或管理情况报告。20.水文测验水质监测资料。

21.工程投入运行后的管理、工程改建、扩建、绿化、岁修的各种技术性文件及图纸。22.建筑物运用及渡汛方案。23.工程运用及调度规划。

24.设备开箱验收，随机图样及技术性资料。25.其他有价值的技术性文件材料。

二、科技档案案卷质量要求

（一）引用标准

（GB/T 11822—89）科学技术档案案卷构成的一般要求

（二）术语

1.科学技术档案：是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表等不同形式的历史记录。

2.科技文件材料：是记录和反映科学技术活动的文字、图表等技术文件的总称。3.案卷：由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。4.卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。5.卷内备考表：说明案卷内文件状况的表格。

6.档号：档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

（三）案卷内科技文件材料的排列

1.建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（初设、施工图设计）、工程施工、工程竣工验收、调度运行等顺序排列。

2.案卷内科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。3.案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

（四）案卷的编目 1.编写案卷页号

（1）案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

（2）页号编写位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页码；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

（3）案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。2.案卷封面的编制

（1）案卷封面采用外封面形式。

（2）案卷题名：案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件材料的内容，一律用汉字书写。（3）编制单位：填写案卷内科技文件材料的形成单位。（4）编制日期：填写案卷内科技文件材料的起止日期。3.卷内目录的编制

（1）顺序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。（2）文件材料题名：亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。（3）文件编号：填写文件的文号或图纸的图号。（4）责任者：填写文件材料的直接编制部门。（5）日期：填写编制科技文件材料的年、月、日。

（6）页次：填写每份科技文件材料首页上标注的页次，最后一份科技文件材料要写明起止页号。

（7）卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。4.卷内备考表的编制

（1）卷内备考表要注明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

（2）卷内备考表排在案卷内科技文件材料的尾页之后。（3）卷内备考表要填写立卷人及日期。5.案卷脊背的编制：其项目有案卷题名及档号。

（五）案卷装订的要求

1.案卷可采用装订文字材料和不装订图纸两种形式。

2.案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一幅面（297mm×210mm），图纸的标题栏应便于查看。

3.案卷装订时必须去掉金属物。

4.案卷不装订时须在每份科技文件材料的右上方加盖档号章。并逐件编件号，填写卷内目录依次排列有序。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

（六）档案装具

卷皮、卷内目录、卷内备考表、卷盒、案卷脊背一律执行国家标准。上述装具及施工日记簿、施工大事记簿、监理日记簿等由监理部统一制作。

附录二

文书档案归档范围及案卷质量要求

一、引用标准

（一）机关档案业务建设规范

（二）GB 9705—88 文书档案案卷格式

二、文书档案归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

（一）上级机关的文件材料 1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

2.上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务需贯彻执行的法规性文件。

3.党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区、本单位工作时的重要指示、讲话、题词。

4.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。5.上级机关转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）。

（二）本单位的文件材料

1.本单位组织召开的各种会议的全套会议文件，以及在工作活动中形成的重要文件材料。2.本单位颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿。

3.本单位的请示与上级机关的批复文件、下级单位的请示与本单位的批复文件。4.本单位及其所属内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。5.反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料。6.本单位检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。7.本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料。

8.内容重要的人民来信，来访材料，领导的指示和本单位处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告，统计分析材料等。

9.本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。10.本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料。

11.本单位历史沿革、大事记、年鉴、反映本单位重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物。

12.本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）调配、培训、奖惩等文件材料。13.本单位的财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

14.本单位编印的快报、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。15.本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

（三）同级单位和非隶属单位的文件材料

1.同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规文件。2.有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件。

3.同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。

（四）下级单位的文件材料

1.下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件。2.下级单位报送的法规性备案文件。

三、文书档案的案卷质量要求

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

（三）不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最 后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年立卷。监察、审计、信访及纪检的文件需结案的放在结案年立卷。

（四）卷内文件材料的排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法规性文件的定稿在前，历次稿依次排列；结论、决定性的文件材料在前，调查依据材料在后。

（五）卷内文件材料应按排列顺序、依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改或简化；没有题名的应拟写题名外加“[]”号；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

（七）卷内目录的填写

1.顺序号的填写：按卷内文件顺序填写顺序号。正件与附件，批复与附件，批复与请示等只占一个顺序号，但题名都要填写清楚。

2.文号的填写：每一页目录第一件文件的文号要填写齐全，下面发文机关相同者可只填号数。3.责任者的填写：第一份文件要填写直接编制部门的全称，如作者相同，可用“″”号表示。4.日期的填写：要按时间先后排列，每页的第一件文件的年、月、日要填写齐全，以下文件若年代相同可只填写月、日。

5.页号的填写：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件要填写起止页号。

（八）卷内备考表排在卷内材料之后，凡有关卷内文件材料的说明，均应逐项填写在备考表内，同时填写立卷姓名，并由审核人签字。

（九）卷内文件材料要用统一规格的办公标准用纸，装订线以外禁止书写文字，对破损的文件进行裱糊，长页折齐，短页贴补，字迹已扩散的应复制，并与原件一起立卷。

（十）案卷采用三孔一线的方法装订，不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（十一）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料的内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练。一般在30—40个字为宜。用耐久材料书写，字迹要工整、清晰。

（十二）案卷封皮：软卷皮装订后再装硬卷盒。

（十三）文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式执行《文书档案案卷格式》（GB 9705—88）。

附录三

照片、磁性载体档案的收集范围及整理、归档要求

一、引用标准

（一）GB/T 1182—89照片档案管理规范

（二）DA/T 15—95磁性载体档案管理与保护规范

二、照片、磁性载体档案收集范围

（一）省市领导同志和著名学者、专家在视察考察、检查工作、听取汇报、审阅本工程等重大公务活动中所形成的照片及录像（音）带。

（二）反映本单位主要职能活动和工作成果的录像（音）、照片档案。

（三）工程施工现场表彰会议，开工、竣工典礼等的照片、录像（音）档案。

（四）工程施工中拍摄的关键项目（如工程施工的关键部位，隐蔽工程、新技术、事故缺陷及竣工情况等）的录像（音）带及照片档案。

（五）其他具有保存价值的照片、磁性载体档案。

三、照片档案的整理要求

（一）收集归档要求 1.底片、照片、说明齐全。2.底片与照片的影像相符

（二）照片档案的整理

1.整理原则：保持照片档案的有机联系利于保管，便于利用。其底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。

2.底片整理方法

（1）底片分类：将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。（2）底片编号：在全宗内编流水号，即全宗号——底片号（例如：2—536）；底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。

（3）底片保管：放入专用底片袋内，并在右上方标明底片号；按底片号顺序将底片插入底片册。

3.说明的编写方法和要求

（1）符号说明的项目有：照片号（案卷内照片的顺序号）、底片号和参见号[与本张（组）照片有联系的其他档案的档号]。

（2）文字说明：一般不超过200字，其成人份包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份）、背景、摄影者等六要素；时间用阿拉伯数字表示。

（3）总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明；凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。

（4）说明应按下列格式分段书写 照片号/底片号

拍摄时间 文字说明

参见号

摄影者

单张照片的说明在照片的正下方书写，总说明在第一张照片的上方书写。4.照片的整理方法

（1）分类：一般应在全宗内按年代——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。（2）根据分类情况组卷，将照片与说明一起固定在芯页正面（规格：297mm×210mm）其厚度以三十页左右为宜。

（3）卷内目录：以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录；照片号即案卷内照片的顺序号；照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称，一般不应超过50字。（4）卷内备考表：置于案卷的最后一页。

（三）照片档案组卷、保管所用装具及保管条件一律执行国家统一标准、规定。

四、磁性载体文件归档要求

（一）定义

磁性载体文件系指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录相带、录音带）为信息载体的文件。

（二）归档要求

1.归档使用的录像（音）带、软磁盘，其性能质量应符合国家的有关规定，禁止使用劣质软磁盘、录像（音）带作载体。

2.磁性载体文件的形成部门在归档时，要建立目录清单并编制归档说明。

（1）录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间，同时还应归档一套可供借阅的备份录像片。

（2）录音带需简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

（3）对已归档的磁性载体文件，若同一盘（带）中存放多份文件，应建立载体文件目录清单。

第四篇：浅谈水利档案数字化建设工作的实施

随着水利建设迎来跨越式发展的同时，形成了大量具有重要保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等资料，以桐乡市水利局为例，现拥有室藏六大门类传统档案，涉及文书、科技、行政执法、水资源、会计、特种载体等方面，是桐乡水利建设成果的历史记录，也是未来水利事业更大发展的重要信息资源和决策依据。

随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。

一、实施水利档案数字化工作的前期工作

1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障

任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。

2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提

水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。

3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾

水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。

二、水利档案数字化工作的实施

1.建立统一规范体系

将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。

2.建立高质量的数据库

加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。

3.建立数字化后期保障机制

档案利用网络化是加强数字化建设，推进水利档案现代化管理的最终目的，目前本单位利用龙宇档案网络版，给每个科室设置不同的访问权限，为查档人员随时提供资料查询和传递，提供部分在线检索和阅档，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平，便档案特别是利用率明显提高。同时在技术上对计算机系统通过注册检查、防火墙、权限查检，系统日记、自动备份等方式，加强数据及系统安全。

档案数字化的实施将极大促进水利档案信息资源的开发利用，提高档案管理人员的业务水平，改变档案管理方式，对推动水利档案事业的改革和发展有着重要的现实意义。当然，档案数字化是一项长期而又复杂的工作，在工作中要突出重点、分步实施，确保水利数字档案能为水利建设提供高效良好的服务。

第五篇：中国石油天然气集团公司档案工作规定

中国石油天然气集团公司档案工作规定

第一章 总 则

第一条 为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，制定本规定。

第二条 本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。

第三条 本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。

第四条 档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。

第二章 档案管理机构和人员 第五条 集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：

（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。

（二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。

（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。

（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

（五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。

（六）负责档案信息化建设。

（七）负责档案编研工作。

第六条 各单位档案工作机构的基本职责是：

（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。

（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。

（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。

（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。

（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的应用工作。

（六）负责开展本单位档案编研工作。

第七条 档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。

第三章 档案工作基本要求

第八条 各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案工作人员。

第九条 各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划。

第十条 各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。

第十一条 各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。

第十二条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人，配备专职或兼职档案工作人员。

第十三条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。

第十四条 产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。第十五条 涉及地质资料汇交的单位应当按照集团公司相关规定做好汇交工作。

第十六条 资产与产权变动时档案的处置按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定执行。

第十七条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

第十八条 各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。

第四章 档案基础业务管理

第十九条 各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。

第二十条 各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。

第二十一条 各单位档案保管应当做到档案实体保护与档案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和集团公司的权益。第二十二条 各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。

第二十三条 各单位应当重视档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。

第二十四条 各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。

第二十五条 各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。

第二十六条 各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。

第五章 档案信息化建设

第二十七条 各单位应当适应集团公司信息化建设和档案事业发展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。

第二十八条 集团公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。

第二十九条 各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十条 各单位应当以档案利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。

第六章 奖励与惩罚

第三十一条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；

（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十二条 各单位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及集团公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。

第七章 附 则

第三十三条 本规定由中国石油天然气集团公司办公厅负责解释。第三十四条 本规定自印发之日起施行。原《中国石油天然气集团公司档案管理规定》（中油办字〔2001〕522号）同时废止。