第一篇：浅谈事业单位档案的归档文件的整理
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浅谈事业单位档案的归档文件的整理
作者：赵桂香
来源：《科技创新导报》2012年第35期
摘 要：档案的工作对象是档案是开展档案管理的物质基础是通过收集工作取得的，档案收集工作质量的高低将直接影响以后各工作环节的质量。因此，档案的收集活动在档案业务管理工作中至关重要。
关键词：事业单位 档案 归档工作 文件整理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。事业单位档案文件整理的主要原则
（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持
文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。事业单位档案文件归档整理程序
整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位—案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。结语
各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。
参考文献
[1] 张瑛.归档文件整理规则在高校档案工作中的应用[J].事业单位档案，2004（1）.
第二篇：档案村级文件材料归档整理办法
村级文件材料归档整理办法
按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。
一、区分
按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限-”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同区分开来（一个一堆）。
二、划分保管期限
在每个内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。
三、文件排列
在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。
四、整理
永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。
六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。
全宗号：档案局给的固定号
：此件文件的年代
件号：即此件所在的顺序号
保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）
七、填写目录
件号：即此件所在的顺序号
责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人
文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发
[2006]24号就是文号
题名：文件的标题
日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.页号：文件的页数
备考：需要说明的地方。
八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方
九、脊背盖章
全宗号：档案局给的固定号
：此盒文件针对的年代
保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年）
起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。
例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围
1、村民委员会选派结果报告单；永久
2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转
正等材料；永久
3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久
4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久
5、党支部、村委会会议记录；永久
6、审批、统计表（）；永久
7、本村土地证书、区域示意图；永久
8、参合人员注销登记表；永久
9、新增参合人员登记表；永久
10、注销参合农民基本信息；永久
11、本村协查结果反馈联签单；永久
12、低保发放明细表；永久
13、残疾人自然状况登记表；永久
14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久
15、户卡、土地账；永久
16、本村会计交接书；永久
17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久
18、本村的干部名册；永久
19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决
等材料；永久
20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。历任村领导的资料；永久
21、本村关于文化活动设施、村级图书资料、村级文艺团体、民间艺人、手工技能、保护与开发等文件材料；永久
22、民兵、征兵、预备役军人登记表、民兵花名册、审批表等
文件；永久
23、本村干部任期届满或离任审计，资产审计材料；永久
24、本村农民受益分配表册；永久
25、本村关于集体及村民债权债务及其清理化解情况材料永久
26、本村招商引资形成的材料；永久
27、本村外出务工人员相关材料；永久
28、本村林权登记申请，林权登记证发放表；永久
29、自留山，家庭承包集体预留林地台账；永久
1、省、市、县委县政府减轻农民负担的各种材料30年
2、加强村级管理规定30年
3、乡镇对村里下发的各种材料30年
4、本村各种季报表30年
5、本村选民名单30年
6、承包各种合同、协议（30年以下的）30年
7、本村关于护林防火、村规民约等材料30年
8、本村妇女工作会议记录、培训、竞赛活动等材料30年
9、本村文明家庭各种活动的文件材料30年
10、本村司法调解工作会议记录30年
11、本村综合治理、治安保卫、安全生产等协议书文件材料 30年
12、本村计划生育总结、计划、宣传教育、统计、登记台账等材料30年
13、本村专业户、科技示范户、典型户情况调查材料30年
14、本村土特产品情况的材料30年
15、本村高龄老人生活补助的规定、名单30年
16、廉政建设、党员教育等材料30年
第三篇：建设项目文件归档要求及档案整理规范
建设项目文件归档要求及档案整理规范
一、项目文件形成的质量控制
建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作
为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
（一）建设单位文件的质量控制
1、建设单位的职责
建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制
设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。
如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；
口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。
设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
(三)监理单位文件的质量监控
1、监理单位职责
(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设
监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。
(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。
2、监理单位任务
(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。
(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位
后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。
(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签
定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；
②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；
③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工
作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；
④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的
环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。
(四)施工单位文件的质量监控
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：
一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；
二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。
施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。
1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。
2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。
(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控
二、建设项目文件的整理
建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。
(一)归档文件的质量要求
1、归档文件应是原件
建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；
有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：
施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。
2、归档文件的内在质量要求
(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的
(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。
(二)归档文件整理的基本要求
1、整理步骤
项目档案材料的整理主要分以下几点：
(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。
(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。
(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。
(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。
(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。
2、组卷原则和要求
组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：
(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。
(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。
(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。
(三)项目文件的组卷方法
案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一
案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。
l、综合管理性文件材料的组卷
管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。
2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。
3、施工文件的组卷方案
施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。
(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；
(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；
(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；
(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；
(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。
5、监理文件的组卷方法
建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。
(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。
对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：
①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；
②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。
6、特殊载体档案材料的整理
随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。
(1)照片的整理
照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：
①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。
照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。
一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。
对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：
． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；
②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；
④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。
凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。
录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。
(四)案卷的装订
装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。
文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：
1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；
2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；
3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。
4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。
第四篇：机关档案归档文件范围及保管期限表
机关档案归档文件范围及保管期限表
机关档案归档文件范围及保管期限表归档文件范围及保管期限表 一,文书档案 归 档 文 件 范 围 保管期限一,会议类 1 本级党,共青团代表会议,办公会议的文件材料 1.1 通知,名单,议程,报告,领导人讲话,选举结果,讨论通过的文件,决议,纪要,公报,主席团会议记录,重要的照片,录音(像)带等文件材料 永久 1.2 大会发言,提案及其办理结果,简报 长期 1.3 贺信,选举过程中形成的文件,讨论未通过的文件,小组会议纪录,参考文件,会议服务机构的计划,总结等文件材料 短期 2 本机关党组或党委和行政办公会的纪要,会议记录,讨论通过的文件 永久 3 本机关召开的工作会议和综合性专业会议文件材料 3.1 报告,讲话,决议,决定,纪要,简报,重要的声像材料 永久 3.2 通知,名单,日程,典型材料,代表发言 长期 4 本机关召开的单项性专业会议文件材料 4.1 纪要,总结,讲话,报告,重要的声像材料 长期 4.2 通知,典型材料,代表发言 短期
归 档 文 件 范 围 保管期限 5 本机关承办国际会议的文件材料 5.1 请示,批复,申办和筹办组委会的主要活动,会议议程,代表名单,主报告(原文及中文译文),辅助报告(原文及中文译文),有关领导人贺词,讲话,会徽设计等文件材料 永久 5.2 委员会,学术会,分会的讨论记录和会议代表登记表,接待安排,会议简报,新闻报道等文件材料 长期
二,上级机关形成的文件材料 6 上级机关颁发的文件材料和视察,检查本机关工作时形成的文件材料 6.1 上级机关颁发的文件材料 6.1.1 直属上级机关颁发的,属本机关主管业务的,和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的方针,政策,法规,规章等文件材料 长期 6.1.2 直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料 短期 6.1.3 临时性,参考性的文件材料 短期 6.2 党和国家领导人,上级机关视察,检查本机关工作时形成的文件材料 6.2.1 党和国家领导人的题词,讲话,照片,声像等重要文件材料 永久 6.2.2 党和国家领导人视察,检查本机关工作时本机关的汇报材料,座谈记录等 永久 6.2.3 上级机关领导人视察,检查本机关工作时的题词,讲话,照片,声像材料等
长期 6.2.4 上级机关视察,检查本机关时本机关的汇报材料,座谈记录等 短期
归 档 文 件 范 围 保管期限
三,本级机关职能工作中形成的文件材料 7 本机关制发的文件材料 7.1 本机关制发的职能业务文件材料
7.1.1 方针,政策,法规性的,普发性的职能业务问题,长远规划,纲要
永久 7.1.2 专项业务问题的文件材料
长期 7.2 本机关的请示,上级机关的批复,指示,通报,下级机关的请示,本机关的批复
7.2.1 方针政策性的重要问题的 永久 7.2.2 具体业务问题的 长期 7.3 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
7.3.1 重要的法规性的长期 7.3.2 其它的短期 7.4 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物样本,简报,情况反映,工作信息等 长期 8
本级机关行政管理,执法活动中形成的有关材料 8.1 行政审批,管理工作制度,程序规定等文件材料 永久 8.2 长期有效的执照,资格证,资质证等的审批,管理文件材料 长期 8.3 短期有效的执照,资格证,资质证等的审批,管理文件材料 短期 8.4 本机关行政复议,国家赔偿工作中形成的在全国范围内有重大影响的案件材料 永久 8.5 本机关行政复议,国家赔偿工作中形成的在市,县级范围内有重大影响的案件材料 长期 9 本机关普查,调查工作中形成的文件材料 9.1 专题,典型的调查报告,汇总材料
永久 9.2 一般业务调研材料 短期 10 本机关计划,规划,统计数字 10.1 和以上的 长期 10.2 季度的,月份的 短期 11 本机关工作活动的总结,报告 11.1 主要职能活动和以上的,重要专题的永久 11.2 半年的,季度的,一般专题的短期 12 本机关编制的统计报表,分析材料
归 档 文 件 范 围 保管期限 12.1 反映主要职能业务的和以上汇总的,专题的 永久 12.2 其他的 短期 13 本机关关于出国考察,接待访问,参加国际会议等外事活动形成的文件材料 13.1 签订的条约,协议,协定等外交文件
永久 13.2 执行日程,考察报告,会谈记录 长期 13.3 行政程序审批手续,具体事务性文件 短期 14 本机关处理人民来信来访的文件材料
14.1 有省部级以上领导人重要批示和处理结果的永久 14.2 有上级或本机关领导人重要批示和处理结果的长期 14.3 其它有处理结果的,没有处理结果的 短期
四,非隶属机关制发的有关文件材料 15 非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 长期 16 非隶属机关联系一般事务的文件 短期 17 下级机关报送的总结,报告,统计报表 短期
归 档 文 件 范 围 保管期限
五,机构设置,干部人事 18 本机关机构设置,撤并,名称更改,组织简则,人员编制,印信启用,作废等文件材料 永久 19 本机关各项工作制度,规定,办法等文件 长期 20 干部任免的文件材料 20.1 本机关领导任免,撤职的文件材料 长期 20.2 本机关对所属单位领导人任免的文件材料 永久 20.3 本机关内部机构负责人任免,调整的文件材料 永久 21 本机关评选先进单位,劳动模范,先进工作者,奖励等的文件材料 21.1 省,部级以上有政策性待遇的 永久 21.2 一次性奖励的或地,县级以下的 长期 22 本机关对有关人员的处分材料 22.1 影响大,问题严重的 永久 22.2 一般问题的 长期 23 由本机关人事部门颁布或审核,用于机构内部职务,职称分类和鉴定的标准和准则 长期 24 本机关公务员,职工录用,转正,调资,定级,待遇,离退休,职务聘任,人才交流(轮岗),停薪留职,辞职,复转,抚恤,死亡等文件材料 永久 25 本机关人事考核,职务,职称评审文件材料 长期 26 本机关人事培训,业务培训文件材料 短期 27 本机关职工调动工作及工资关系的介绍信及存根 长期 28 本机关职工名册 永久 29 工资制度文件材料,工资审核单
长期六,机关事务管理工作形成的文件材料 30 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷,征用土地,房屋买卖等文件 永久 31 本机关财产,档案等的交接凭证,清册 长期 32 本机关与有关单位签订的合同,协定,协议,议定书等文件材料 32.1 有历史意义和长远利用价值的 永久 32.2 有较长期限效应的 长期 32.3 有较短期限效应的 短期
专用设备配置规划,计划,统计 短期 34 本机关机动车维护及调动,事故处理,车辆保险等工作中形成的文件材料及车辆转让记录 短期 35 本机关有关履行日常行政职能的通知和其它发文 短期 36 本机关职工医疗保健方案,医疗保险制度,医疗检查报告 长期 37 保卫部门的安全检查,调查记录
短期七,财务会计,资产管理工作中形成的文件材料 38 本机关预,决算报告及批复 永久 39 财务分析,经费分配情况的文件材料 短期 40 本机关行政审计及其它与会计,出纳工作有关的文件材料 短期 41 本机关办公设备,物资的采购计划,审批手续,招标投标等文件材料 短期 42 本机关国有资产管理工作的文件及报表
永久八,基建,住房工作中形成的文件材料 43 本机关购房合同 永久 44 本机关职工承租,购置本单位住房的合同,协议,有关手续 永久 45 本机关职工住房分配,出售制度,方案,细则 短期
归 档 文 件 范 围 保管期限 46 本机关职工住房情况统计,调查表 短期 47 本机关办公用房,职工住房房屋管理,维护,修理的文件材料
短期 48 本机关职工住房申请书及相关手续 短期
九,党,团,纪检,监察,工会工作形成的文件材料 49 党的组织建设及日常管理方面文件材料 49.1 党团组织关系,党员名册,团员名册 长期 49.2 整党建设,党员管理文件材料 短期 49.3 本机关编报的党员,党组织统计年报表 永久 49.4 本机关党,团,纪检基层组织形成的工作报告,总结,会议文件等 短期 50 本机关纪检,监察工作中形成的报告,调查材料,备忘录 长期 51 本机关党员,干部,职工违法违纪案件调查,处理的有关材料 长期 52 本机关工会,妇联工作文件材料 短期
二,安全监察专门档案归 档 文 件 范 围 保管期限 一,矿井基础档案 1 矿井简介材料 长期 2 矿井救护,装备,技术力量及矿井安全生产系统情况调查图表 长期 3 煤矿新建,改扩建和技改工程安全设施设计审查及竣工验收材料,图纸
长期 4 安全技术措施费用提取标准,提取和使用情况备案材料 长期 5 维简费的提取标准备案材料 长期 6 安全生产许可证申办及审批材料 省局:长期 分局:短期 6.1 煤矿企业提供的文件,资料 6.1.1 安全生产许可证申请书 6.1.2 各种安全生产责任制 6.1.3 安全生产规章制度和操作规程目录清单 6.1.4 设置安全生产管理机构和配备专职安全生产管理人员的文件 6.1.5 主要负责人,安全生产管理人员安全生产知识和管理能力考核合格的证明材料 6.1.6 特种作业人员培训计划,从业人员安全生产教育培训计划 6.1.7 为从业人员缴纳工伤保险费的有关证明材料 6.1.8 重大危险源检测,评估,监控措施和应急预案 6.1.9 事故应急救援预案和设立矿山救护队的文件或与专业救护队签订的救护协议 6.2 煤矿提供的文件,资料和图纸 6.2.1 安全生产许可证申请书 6.2.2 采矿许可证复印件 6.2.3 各种安全生产责任制 6.2.4 安全生产规章制度和操作规程目录清单 6.2.5 设置安全管理机构和配备专职安全生产管理人员的文件 6.2.6 矿长,安全生产管理人员考核合格的证明材料 6.2.7 特种作业人员操作资格证书的证明材料 6.2.8 从业人员安全生产教育考试合格的证明材料 6.2.9 为从业人员缴纳工伤保险费的有关证明材料 6.2.10 具备资质的中介机构出具的安全评价报告 6.2.11 矿井瓦斯等级鉴定文件 6.2.12 矿井灾害预防和处理计划 6.2.13 井工煤矿通风系统图 6.2.14 露天煤矿边坡监测系统图 6.2.15 设立矿山救护队的文件或与专业矿山救护队签订救护协议
6.3 现场核查材料 6.4 煤矿企业安全生产许可证申请受理通知书,申请材料补正告知书,征求意见书,审查书,不予颁发煤矿企业安全生产许可证通知书 7 煤矿企业安全生产许可证申请不予受理通知书 短期安全生产许可证变更申请及审批材料 省局:长期 分局:短期 8.1 安全生产许可证变更申请书 8.2 变更后的工商营业执照副本和主要负责人考核合格证明材料 8.3 改,扩建工程相关的文件,资料 8.4 变更审查中形成的文书 8.5 变更后的安全生产许可证复印件9 安全生产许可证延期申请及审批材料 省局:长期 分局:短期 9.1 安全生产许可证延期申请书 9.2 本表7.1,7.2规定应当归档的文件,资料及安全生产许可证副本 9.3 延期申请过程中形成的有关文书 9.4 换发的安全生产许可证复印件 10 停办,关闭矿井材料 省局:长期 分局:短期 10.1 注销安全生产许可证申请及有关审查批复 10.2 煤矿开采现状报告,实测图纸,遗留事故隐患的报告及防治措施
二,执法监察档案 11 现场检查,处罚中形成的执法文书材料
长期 12 强制执行申请书 长期 13 煤矿安全监察加强和改善安全管理建议书,加强和改善安全管理监察意见书 长期
归 档 文 件 范 围 保管期限 14 行政复议材料和行政诉讼材料 长期 15 上级交办或群众来信来访举报煤矿重大事故隐患案件立案查处材料 长期 16 其他需要保存的文件材料 长期 三,事故档案 17 事故报告及领导批示 特大事故及以上 永久(下同)重大及以下事故 长期(下同)18 事故处理的请示,批复,决定 同上 19 事故抢救报告,抢救指挥人员名单,巷道破坏和抢修平面图
同上 20 现场勘查报告,事故现场图,照片,录像,其他勘察过程中形成的材料 同上 21 事故技术分析,鉴定报告及有关实验报告,鉴定人员签名单 同上 22 事故管理报告,管理组成员签名单 同上 23 事故调查询问笔录,事故责任者自述材料,调查取证材料,物证的影像材料,物证材料事后情况说明 同上 24 伤亡人员名单,尸检报告,受伤人员伤害程度鉴定或医疗证明以及照片 同上
归 档 文 件 范 围 保管期限 25 事故调查报告
同上 26 事故经济损失表 同上 27 事故情况简报 同上 28 事故调查组会议记录,内部组织分工材料,调查组成员名单及签字名单
同上 29 其它有关文件材料 同上
第五篇：学校文件材料归档范围和档案保管期限表
学校文件材料归档范围和档案保管期限表
一、办 公 室
(一)党支部工作 本校党支部计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册 永久 本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知 永久 本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根 永久 4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年 5 党费收缴情况 10年
6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久 本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年
9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、计划、总结 30年 本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年 11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年 本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年
(二)群团组织、教代会工作 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、统计表 30年 2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根 永久
3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年 工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年 上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函 10年
（四）人事政工工作 本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复 永久 本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年 本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函 永久 本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料 永久 本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根 永久 本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表 永久 本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定 永久 本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年
9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年 10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年 上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年 12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年
（五）行政事务管理工作 本校办公室工作计划、总结 30年 2 本校工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表 永久 本校以下的（含下级学校报送的和以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年 本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年 上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料
（1）由省级以上领导人参加的 永久（2）其他的 30年 本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年 本校行政管理工作制度、规程、办法规定等 永久
9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料
（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论 永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年 11 本校对人大、政协提案的答复 永久 本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年 非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年 本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年
二、政教处
（一）德育工作 教导处工作计划、总结 30年 学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年 3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年 4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年 5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年 6 学生会干部名册 10年 7 升挂国旗记录 10年 学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年 广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年 10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年 11 班务工作计划、总结 10年 对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久
13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年
（二）校团委工作 学校团、队工作计划、总结、统计表 30年 2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年 3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年 4 团、队主题活动的方案、总结 30年 5 团委、少先队大队委的会议记录 30年 6 新团员和组织关系转移的登记册 30年 7 学校团员、队员及学生干部名册 30年
（三）体育工作 体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年 2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年 3 学生体育达标测验表 10年
三、教务处
（一）教学工作 教学工作计划、总结 30年 初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向 永久 3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年 学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年 5 各学科教师教学工作计划、总结 30年 6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年 7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年 8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年
（二）教研工作 教科室、教研组学年工作计划 30年 上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年 3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年 4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年 5 教研室编发的简报 10年 教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年 7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年 8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年
（三）教务工作 教育、教学工作管理的规定、通知 30年 2 学生人数及变化情况统计表 永久 3 高、初中新生录取花名册 永久 4 高、初中新生分班花名册 10年 5 教师教学情况调查表 10年 6 教师教学情况考核表 10年 课程设置、教师任课安排登记表 10年 8 教务工作日志 10年 9 高校反馈的毕业生信息 10年 高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表 永久
（四）学籍 初、高中毕业班学生学籍簿 永久 2初、高中毕业班学生毕业证存根 永久
四、总务财务部门
（一）学校资产、财务工作 本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料 永久 2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年 本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年 本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等 永久 5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年 6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续 永久 7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的 永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校财务收支预算报告、批复 永久 本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年 11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年 上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年 本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函 10年 本校会计决算报表 永久 15 本校会计季度、月报表 5年 16 本校现今、银行存款日记账 25年 17 本校会计总账、分类明细账 15年 18 本校会计凭证 15年
（二）可行性研究、任务书
（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估 永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书 永久 2设计基础材料
（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告 永久
（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久
（3）水文气象、地震等其他设计基础材料 永久 3设计文件
（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件 永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批 永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年 4工程管理文件
（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照 永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书 永久 5施工文件（1）土建施工文件
① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年 ② 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年 ③ 建筑材料实验报告 30年
④ 设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批 永久 ⑤ 施工定位测量、地质勘察 永久
⑥ 土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
⑦ 隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
⑧ 分项、分部单位工程质量检查评定 30年 ⑨ 交工验收证明 30年
⑩ 竣工报告、竣工验收报告 永久（2）设备及管线安装施工文件
① 开工投工、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 10年 ② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 焊接测验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年 ④ 隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性实验报告 30年 ⑤ 设备调试记录 10年
⑥ 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年 ⑦ 系统调试、实验记录 30年 ⑧ 线管清洗、通水、消毒记录 10年
⑨ 管线标高、位置、坡度测量记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年
⑩ 竣工报告、竣工验收报告 30年（3）电气、仪表安装文件
① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年
② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 调试、鉴定记录 30年 ④ 性能测试和校核 30年
⑤ 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年 ⑥ 操作联动试验 10年 ⑦ 电气装置交接记录 10年
⑧ 中间交工验收记录、工程质量评定 30年 ⑨ 竣工报告、竣工验收报告 30年 6竣工报告
（1）项目竣工验收报告 永久（2）全部竣工图 永久（3）项目质量评审材料 永久（4）工程现场声像材料 永久（5）竣工验收会议决议文件 永久
五、保卫科
1社会治安综合治理和安全工作计划、总结及统计报表 30年 2消防工作的计划、、总结及统计报表 30年
3社会治安综合治理、消防工作会议和检查工作的记录 10年 4综治、消防工作的规章制度 30年 5重大治安案件的综合材料 30年 6综治、消防工作责任书、协议 10年 7保卫工作日记 10年
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