试论新形势下市(县)档案馆以信息化工作为核心内容的业务建设（5篇模版）

第一篇：试论新形势下市(县)档案馆以信息化工作为核心内容的业务建设

试论新形势下市（县）档案馆以信息化工作为核心内容的业务建设 市县档案馆业务建设要以信息化工作为核心内容，这是新形势发展的客观要求：

1、信 息化与电子技术的迅速发展是基础条件；

2、档案信息化工作的初步实践体现了客观趋势；

3、档案信息化带来档案馆业务工作的根本改革；

4、这是推动档案馆业务建设创新发展的重要动力；

5、业务工作的重点应转移到档案信息化建设上来；

6、加强以档案信息化工作为核心的业务建设应采取的主要措施。档案馆以信息化工作为核心的业务建设的主要内容：

1、实施电子文件、档案的收集进馆。

2、馆藏重要档案的逐步扫描刻盘存储和全文数据库的建设。

3、目录数据库的建设和档案信息电子化检索。

4、市县档案馆网站网页的开发建设。

5、应用计算机网络实现档案网上检索和馆际间档案信息资源共享。

6、档案统计、全宗管理等亦应逐步纳入档案馆信息化建设内容。

关键词市县档案馆信息化业务建设

不论从信息化技术飞速发展提供的物质基础来说，还是从档案信息化工作的初步实践的角度来看，或是从档案信息化给档案馆业务工作带来的深刻变革和创新发展来研究，都客观、必然地要求各级档案馆要“把信息化作为档案基础业务建设的重点内容”。本文试结合业务实践和理论思维，仅对“新形势下市县档案馆以信息化工作为核心内容的业务建设”浅论之，以作引玉。

一、市（县）档案馆业务工作以信息化建设为核心内容日趋必然

当前，市县档案馆业务建设要以信息化工作为核心内容，这是新形势发展的客观要求，亦是档案工作与时俱进的必然选择。

1、信息化与电子技术的迅速发展是基础条件。

进入新世纪，信息化、电子化和网络化技术在各领域进一步广泛应用，各级政府电子政务更是加快推进，国家于2002年7月召开了全国信息化工作电视电话会议，强调推进国民经济和社会信息化，党的十六大又明确指出：要“大力推进信息化，加快建设现代化”。这给档案管理工作信息化建设的启动和发展提供了基础条件和极好机遇，这更要求市县档案馆要与时俱进，积极推进档案信息化建设的同步发展。

2、档案信息化工作的初步实践体现了客观趋势。

目前，档案馆信息化工作在全国各地已经开始启动、试点和初步展开，国家档案局于2002年12月8日在深圳市召开了档案信息化建设现场演示会。青岛市数字档案馆于2003年8月20日正式投入运行。青岛市档案局还于2002年初制定了《青岛市档案信息化建设发展计划》，其中对区、市档案馆信息化建设提出了目标要求，并在近二年区、市档案馆业务建设考核中明确了档案信息化工作的重点内容，指导市（县）区档案馆业务工作突出加强档案信息化建设，推动市（县）区档案馆业务建设有了质的变化和飞跃，这体现了档案馆业务建设发展的客观趋势。

3、档案信息化带来档案馆业务工作的根本改革。

从传统档案馆业务建设工作方式看，不论是馆藏建设、目录编制，还是档案统计、编研、档案信息开发利用等，主要是手工运作。

而档案信息化给档案馆业务工作带来了根本变革。如由于电子政务、电子商务广泛推行，电子文件、数字化档案收集进馆摆上了日程，同时，对馆藏重要档案实施扫描并刻录光盘，这都使国家档案资源建设内容格式、载体形式和存储方式发生变革；可多角度、多专题检索的档案资料目录数据库的建设，根本改革了档案馆的目录形式和检索方式，大大提高了查档效率；依法可开放档案的目录信息、全文信息通过计算机网络和一定方式向社会提供，普通百姓可上网查询利用，这都给档案信息的资源共享和社会利用带来了质的提升；档案馆网站

网页的开发建设，为档案信息资源的编研形式和开发展示活动注入了新活力等等，这都使档案馆业务工作呈现新的气象。

二、市（县）档案馆以信息化工作为核心的业务建设的主要内容

1、实施电子文件、档案的收集进馆，加强国家电子档案资源建设。

从当前情况看，随着国家信息化建设和电子政务的迅速推进，新产生的电子文件、档案的数量与日俱增。但笔者对平度市形成电子文件较多的10个单位近三年情况调查统计，电子文件归档管理现状令人堪忧：只存电子文件，不存纸质文件或电子文件也不归档处置;电子文件数据人为删除或因病毒等原因毁伤、损失不少。

针对市（县）区基层单位现实情况，市（县）区档案馆应实施电子文件的收集进馆，加强国家电子档案资源建设。首先要建立电子数据“库馆”，即应配置内网服务器和数据库存储器，或托靠政府计算机中心内网服务器、存储器，利用挂靠多个硬磁盘及光盘“库”等载体，打造好电子文件和多媒体数据存储平台。其次要应用相关软件实施电子文件接收，主要应借助省、市（单列市、地级市）统一研制或推广的电子文件、档案管理系统软件，通过网上预定接收和脱机载体接收等手段，有计划、有步骤地实施电子文件和数字化声像、图片、报表等档案的采集入馆。再就是要认真贯彻国家有关电子文件归档管理法规、标准，抓紧试点，逐步推进，重点须规范电子文件价值鉴定、科学分类、归档范围、信息安全管理等基本要求，确保归档的电子文件的真实性、完整性、价值性、可识别性以及安全性保密性。

2、馆藏重要档案的逐步扫描刻盘存储和全文数据库的建设。

这是一项档案信息化建设的基础工程。从实践看做好这项工作应重点把握好三方面：一是认真制定计划和操作规程。扫描的标准、进度，扫描后刻录存盘要求等后处理事项，应细致而明确，具有较强操作性、规范性。二是恰当确定扫描范围。原则上说，珍贵重要的、容易受损的、利用频率高的纸质档案以及馆藏照片档案应重点扫描；应将市委市政府等主要全宗的档案列入扫描范围；要立足实际，突出重点（主要全宗、主要档案），选择专题（按专题性档案范围有选择实施扫描），逐步推进，注重实效，以有限的经费、人员、设施等条件，做出富有实际意义的档案信息化成果。三是规范处理相关问题。档案扫描过程中可能出现一些诸如老案卷档号不全，五、六十年代案卷筒子页单面编页号，某些旧档案文件字面模糊等等，遇到相关问题应及时研究处理并作好记录，以保持前后统一性，档号规范性，业务标准性，存储安全性。

3、目录数据库的建设和档案信息电子化检索。

档案目录电子化检索速度快、检索角度多、检索准确率高，因此，市县级档案馆建设目录数据库，实现档案检索电子化，更是市县级档案馆信息化建设的核心任务。市县档案馆人手少，档案文件条目数量大，一般都在四、五十万条以上，仅靠自身力量需较长时期方能完成目录数据库的建设，因此，利用“外援”重点并迅速建立目录数据库很有必要。“外援”渠道两种形式，一是聘请馆外人员录入，档案馆业务人员组织严格抽检，从而保证录入数据质量。这样一年即可完成几十万条目录录入。二是组织档案形成单位自录。由市委、政府办公室行文，把目录微机录入工作分解到各档案形成单位，对其提出录入质量、时间进度等标准，并组织人员抽检，或各单位互检。这样，可节省财政经费开支，也是可行办法之一。同时，今后新接收档案进馆，要一并接收机读目录，及时汇入目录数据库，不能积累、形成新的待录入目录。

4、市县档案馆网站网页的开发建设。

笔者以为，市（县）区档案馆一般可不单独设网站，而只在政府网站或市（单列市、地级市）档案局馆网站上设立网页即可，这样适应市县档案馆业务人员少、经费少、工作头绪多的实际。市县档案馆网页内容应具备两大类，一类是通用性内容，如档案馆简介、全宗介绍、全宗一览、档案珍藏等栏目；一类是特色性内容，即区别于其他市县的、自己独有的、具有创

新性的特色栏目。网页形式应设计创意新颖，富有地方特色，主页栏目页统一，页面间逻辑关系严谨，各个栏目恰当实用。同时要强化“六功能”，即档案信息资源共享和社会利用的功能；档案社会性宣传功能；档案开发编研成果展示功能；广泛征集档案的工作渠道功能；档案业务咨询和交流功能；档案部门形象展现功能。

5、应用计算机网络（政务网络、INTERNET网络）实现馆藏档案网上检索和馆际间档案信息资源的利用共享。

利用网络传输、利用档案，让档案“上网”，是档案馆信息化建设的重要内容。它可满足单位的和社会的网上检索利用，可实现馆际间所藏档案的资源共享。档案“上网”包括“目录上网”和“信息上网”。这项工作要依托上级业务部门统一研制的数字化存储、利用管理系统平台，当前首先解决“目录上网”，分阶段、有计划、有重点地实施“档案信息上网”。市（县）区档案馆要增配数据库及网络维护管理人员；要做到“三网分开”，即局域网、政府内网、因特网的物理隔离，确保电子档案信息安全；要研究、确定网上利用档案收费项目、标准、方式；要让“档案上网”成为市（县）区档案馆社会形象的树立和服务社会水平的提升的品牌。

6、档案统计、全宗管理等亦应逐步纳入档案馆信息化建设内容。

档案馆信息化建设还应逐步把档案馆基本业务统计、全宗管理重点内容等业务项目纳入其中，实现档案馆业务管理对象、管理工具、管理过程全方位的信息化、自动化，推动档案馆向更高层次发展，以更好地为我国物质文明建设、精神文明建设、政治文明建设提供优质、高效的信息服务。

三、市（县）档案馆加强以档案信息化工作为核心内容的业务建设应采取的主要措施。一是解决认识问题，坚持与时俱进。应当从国家信息化和电子政务快速发展的客观要求的角度，深刻认识档案信息化是新世纪市（县）区档案馆业务建设的核心内容和重头戏，深刻认识档案信息化是一项专业性强而又较为繁重的系统化工程，深刻认识档案信息化与档案馆业务建设二者是相融的和统一的，二者是包含和发展的关系。二是争取经费支持，加强硬件建设。应通过向同级政府汇报，纳入本地区信息化建设规划，落实相关经费，从而保证各项硬件设施到位，为档案馆信息化建设提供物质基础。三是强化技术培训，搞好队伍建设。档案信息化专业性强，业务繁重，涉及面广，作为市（县）区档案馆既要重视相关技术人才的引进，更要重视现有档案专业干部的信息化技术的专门培训，采取“送出去”，到省、市档案部门办的培训班接受培训，到档案信息化建设成果突出的档案馆现场访学；或“请进来”，请上级业务部门信息化方面的专家来馆指导，请本地信息化工作方面的能人现场示范，通过多种渠道真正把专业干部培训成为既懂档案理论与业务，又能基本通晓信息化技术的档案通才。同时，市（县）区档案馆领导亦应学点信息化和计算机知识，以利相关决策的科学性、业务领导的主动性、推进信息化的自觉性。