员工人事档案管理制度

第一篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档

案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条员工档案建立范围

凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司

员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求

均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条 公司员工内部档案收集的内容：

1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本（或暂住证）复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法：

1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条归档标准：

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年（一般员工）—10年（中高层管理人员）后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。

第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条本办法自印发之日起执行。

行政人事部

2013年1月5日

第二篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

1.目的

为了将公司人力资源部人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的查阅，特制订本制度。2.适用范围

适用公司于本公司所有人事档案的管理。3.权责

3.1人力资源部人事档案管理员负责人事档案的归类、整理、保管。3.2人力资源部经理负责人事档案查阅的审批。3.3总经理负责人事档案借阅的审批。4.定义（无）5.内容

5.1人事档案分类

员工人事档案分为以下七大类： 5.1.1入职档案 5.1.1.1个人简历、员工应聘登记表、员工入职登记表，测试试卷、面试记录表、身份证、学历学位证、英语等级证书、计算机等级证书、特种作业证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

5.1.1.2劳动合同书、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.1.2培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表、培训服务协议。5.1.3职位档案

职务任命书、职务变动申请、职位职务异动记录。5.1.4薪酬考核档案、试用期考核表、员工试用期转正申请、季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录、调薪申请单、调薪/降薪记录等。5.1.5电子人事档案

人力资源部员工信息台账、考勤记录、各类报告总结等各类电子类人事档案，由岗位电脑使用人建立专门的电子文件夹，查询路径保管查询。5.1.6离职档案及各类奖惩。

离职申请单、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议、其他补充协议、奖惩申请单。5.1.7外来文件

所有跟公司人力资源有关的外来文件。5.1.8其他档案

个人党、团相关资料按照办公室相关管理制度执行。5.2人事档案的归档

5.2.1人力资源部建立个人为单位的档案管理体系，先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。5.2.2根据档案材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。5.2.3在档案上编号及目录上补登材料名称及有关内容。5.3人事档案的核查核对保管

人事档案设专人管理，档案管理员不定期对档案进行核查，防止档案丢失、损坏等。

5.4人事档案的查阅传递

5.4.1由于工作需要查阅人事档案，必须填写《档案查询申请表》，在人力资源部查询或人力资源部指定地查询，档案查询须经人力资源部经理批准(附件一：档案查询申请表)。

5.4.2人事档案属于公司保密文件，不允许向外传递，非档案管理需要不得复印，因特殊情况需要借出必须经总经理批准。5.5人事档案保密规定及保存期限

5.5.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

5.5.2公司的内部各类人事档案永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起5年后方可销毁，但电子档需要长期保存。6.相关文件和表单 6.1相关文件(无)6.2表单

6.2.1《人事档案查询申请表》 7.附则

7.1本制度解释权归人力资源部。7.2本制度自印发之日起执行。

第三篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

 人事档案的内容。员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。

其内容主要包括：

（1）记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程和履历，自传材料。

（2）员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

（3）对员工的有关历史是进行审查、甄别与复查的人事材料。

（4）记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

（5）记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖

励的人事材料。

 人事档案保密规定。人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不可擅自向外扩散。

 员工个人情况变更规定。员工入店后，由员工本人填写《员工入职表》，其内

容包括员工姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误资料。

 员工人事档案的使用。员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方

面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

第四篇：员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度：

员工人事档案管理制度

第一条人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点

进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情况变更规定。

1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

第五篇：025-员工人事档案管理制度

行政办政策与程序

E.O-ZC-025

订立部门：行 政 办 程序制定： 标 题：员工人事档案管理制度 政策批准： 订立目的：为了更好地管理员工。程序内容：

一、人事档案的内容。

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料。

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

3、对员工的有关历史问题进行审查、鉴别与复查的人事材料。

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

二、人事档案保密规定。酒店人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

三、员工个人情况变更规定。员工入店后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有记录得以相应更正，确保人事部掌据正确无误的资料。

四、员工人事档案的使用。员工人事档案为酒店管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。酒店人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解酒店人员结构的变动情况，为制定酒店人力资源发展规划提供依据。酒店要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为酒店人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。