如何管理档案

第一篇：如何管理档案

档案管理办法

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责本部门归档文件材料的收集和整理。

3.归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、技术、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、各部门资料归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购船舶、设备仪器或引进项目的文件材料在验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务主管及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政主管收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13.公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总裁批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总裁同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.档案库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

四、档案鉴定、销毁制度

1.档案管理员编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同行政主管核查、总裁审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

五、档案保管统计制度

1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

七、附则：

1.本规定由行政主管组织编写，经管理者代表审批后生效；

2.本规定由行政主管负责解释。

第二篇：档案归档管理

档案归档制度

一、坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。

二、归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有 机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。

三、各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归 档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围1～5的要求执行。

四、归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档 二份如发文、打眼文件等。

五、凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复 写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水 书写。

六、文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

档案管理制度

一、档案库房必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防 盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施，做到办公、阅览、库房三分开。

二、永久、长期保管的档案要定期检查，发现破损和字迹模糊及 时修补和复制。

三、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。

四、档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上，按照文件材料 归档、立卷要求进行分类、整理、保管。

五、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等 情况进行统计。

六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。

档案保密制度

一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必须严 格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。

二、档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。

三、档案收进、移出必须建账登记，做好帐档相符。

四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。

五、档案的提供利用、复印、摘抄，应根据秘密等级，经相应的主管领导批准，并办理规定的手续。

六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。

七、具有牢固的门窗和防盗报警装置。

档案库房管理制度

一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。

二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑情况立即报告。

三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。

四、档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够的通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。

五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。

六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作，并根据库房要求，采取措施经常调节库房的温、湿度。

七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采取措施予以处理。

八、档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，工作防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮。

档案借阅制度

一、凡来查阅档案者，外单位必须持单位介绍信，经主管档案工作的领导批准后方可查阅，本公司职工必须办理登记手续，但不得查阅与本人无关的档案。

二、因工作确需查阅涉密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。

三、查阅档案文件一般在档案阅览室查阅，如因特殊情况必须借出时，要经主管领导同意，但必须限期归还，并注销登记手续。

四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。

五、凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

六、本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必须将文件、档案全部归还。

档案利用效果登记制度

一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果登记表。

二、借阅者应认真填写档案利用效果登记表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益的要有部门领导认可。

三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。

四、技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例，应随时向档案部门报告，一般的档案利用效果由档案人员逐项统计，一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

库房防火制度

一、认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，做好消防安全工作，保一方平安。

二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到“三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性，会报警；二懂得预防火灾的措施，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾的方法，会扑救初期火灾。

三、禁止在具有火灾危险的场所动用明火。确因工作生产需要时，必须按有关规定申报批准后，并有专人负责，采取严密的消防措施，以确保安全。

四、禁止私接电线，私自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必须做到人离电关。

五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必须立即维修更换。

六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，根据情节分别给予照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。

七、任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警，并积极参加补救。

八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。

九、本制度从规定之日起执行。

档案统计工作制度

一、统计工作是档案部门的基本任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提高档案的科学管理水平，具有重要意义，必须认真做好。

二、明确专人负责、统计，根据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计准确、及时。

三、每年对档案工作基本情况必须进行统计，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。

四、建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

档案计算机房管理制度

一、计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定的计算机操作人员含子女禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。

二、凡是档案有关数据磁盘、打印纸等，应由领导指定专人负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。

三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和有关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。

四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。

五、不许在机房会客，接待参观人员必须经室领导批准。

六、不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。

七、外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。

八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好的工作状态，定期观察电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。

底图管理规定

一、底图主要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。

二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清晰整齐，方可接收。

三、底图归档后一般不允许更改，需要更改时，须经有关领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。

四、接收归档底图应及时清理，按图纸部件逐一整理修补、摺边、扎边，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便利用。

五、对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。

第三篇：食品安全管理档案

食品安全管理档案

1、人员：

① 花名册（企业负责人（质量安全管理人员）、质量负责人（专业技术人员）、采购、验收、养护、库管）

② 健康证（有效期3个月）企业体检4人、单体门店体检2人 ③ 红头文件、组织机构、人员无违规情况说明

2、制度：

① 食品安全管理制度（食品与保健食品）② 食品经营操作流程 ③ 食品质量安全承诺书 ④ 上墙制度

3、设施设备一览表：

地垫、货架、挡鼠板、空调、灭火器、灭蝇灯、粘鼠板、换气扇、温湿度计、门帘、窗帘、窗纱、冷藏柜、运输工具、计算机、收银机、消毒液、洗手液、垃圾桶

4、门店经营品种目录：（包括）

① 食品安全台账记录（批发购销记录、零售企业采购记录）② 进货查验记录 ③ 养护记录 ④ 温湿度记录 ⑤ 上游单位商品出库单

5、供货商资质及产品资质，包括： ① 上游供货商《食品经营许可证》和《营业执照》 ② 商品的生产企业的《生产许可证》和《营业执照》 ③ 企业标准、省级检验报告、出厂检验报告、说明书、样盒等 ④ 保健食品的应加《保健食品批准证书》 ⑤ 购销协议

⑥ 其他：授权委托书、委托加工协议、商标注册证、中国商品条码系统成员证书等 备注：查新资源食品

6、标识标志

① 三色五区：合格区、不合格区、待验区、退货区、发货区 ② 保健食品销售专柜、食品、本品（保健食品）不能替代药物 ③ 库房食品与保健食品分开两个牌子

备注：按批号存放，离墙离地10cm，离暖气管道、消防通道30cm

7、培训计划，培训内容、培训试题、个人培训记录

8、广告批文

9、租赁合同、房产证及无偿使用证明

10、门店布局图（应标明单位名称、门窗位置、面积）、经营场所方位图、职能图

11、店堂内悬挂《营业执照》《食品经营许可证》等证照资质

12、食品安全自查记录

备注：所有资质准备完成，盖章。

第四篇：档案标准化管理范文

盘龙区教育局所属小学文书、教学档案归档范围及保管期限

一、文书档案归档范围及保管期限

1、党总支、党支部工作

1-1 党支部工作手册 永久 1-2 支委会、党员大会记录、组织沿革 1-3 成立支委会的报告、批复及启用党支部印信通知、印摸式样1-4 党支部领导任免职、工作分工的报告、批复 1-5 党员花名册、党员及党组织情况统计年报表 1-6 出席各级党代会及被评选为先进集体和个人的材料 1-7 关于党的组织建设等工作的请示与上级的批复

①重要的 ②一般的 301-8 党员的奖励材料

①县（区）以上的（含县区级）②区、县级以下的 301-9 党员的处分材料

①受到警告（不含）以上处分的 ②受到警告处分的 301-10 党员组织关系介绍信及存根 1-11 党员、教师为支部及领导提出的合理化建议、批评意见等 10永久 永久 永久 永久 永久 永久

年 永久 年 永久 年 永久 年

1-12 上级党组织下发的文件材料

①针对本校的 永久 ②重要的、需要贯彻执行 30年 ③一般、具有参考价值的 10年 1-13 发展新党员名单及主管党委的批复、意见 永久 1-14 党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料

①重要的 ②一般的 301-15 党组织发展规划与党员的谈话记录 101-16 党支部的专题查材料

①重要的 ②一般的 101-17 群众来信来访记录及处理意见、结果

①有上级或本校领导人重要批示和处理结果的 ②其它有处理结果的 102、学校工会工作

2-1 工会工作会议记录 2-2 工会领导任免职的报告、批复 2-3 工会工作计划、总结 2-4 工会会员名单、统计年报表 2-5 学校关于教职工教育、福利、妇女、幼托、家属等工作方面永久 年 年 永久 年 永久 年 永久 永久 永久 永久 的有关材料 30年

2-6 学校召开教职工代表大会文件材料

①通知、工作报表、总结、决议、领导（代表）讲话，选举结

果及批复 永久 ②简报、小组记录 10年 2-7 学校召开的工会表彰会议材料

①通知、领导讲话、先进个人名单 ②经验材料 102-8 上级工会委员会召开工会表彰会文件材料

①本校领导或会员代表在会上的发言、受表彰名单、先进

事迹材料 ②其他文件材料 102-9 上级工会委员会下发的工会工作文件

①针对本校的 ②普发的 103、团支部工作

3-1 学校团支部、团员大会、少先队工作会议记录 3-2 成立团支部委的报告、批复、启用印章及团委干部任免职文件3-3 学校团支部工作计划、总结、统计年报表 3-4 团员、少先队员名册 3-5 本校召开的团代会文件材料

永久 年 永久 年 永久 年 永久 永久 永久 永久 ①开、闭幕词、工作报告、领导讲话、大会决议、大会发言、总结、选举结果、代表名册、主席团会议记录 永久 ②小组讨论记录 10年 3-6 本校团支部召开的先进团支部、优秀团员、优秀团干部表彰会文件材料

①通知、领导讲话、受表彰人员名单、照片等 永久 ②经验发言（交流）材料 103-7 上级团组织或本校团支部对团员的处分材料 ①受到警告（不含）以上处分的 ②受到警告处分的 303-8 学校团支部制定的各种规章制度 3-9 学校团支部关于发展团员的材料

①发展新团员名单 30②讨论会记录、评议材料等 103-10 学校团支部关于团员员思想政治教育工作的意见、报告、汇报、专题调查材料等。303-11 学校离（退）团员登记表、审批表、团费收缴存根 3-12 团员团组织关系介绍信及存根 3-13 团员（团干部）、少先队员奖惩材料 303-14 学校团支部在报刊、电台等发表的文章、报导等 3-15 校团支部办或组织的各种有意义的活动文件材料 303-16 学校团支部关于团课安排、讲稿等 30年

永久 年 永久 年 年 年

永久 永久 年永久 年 年

3-17 上级团组织下发的文件材料

①针对本校团支部的 永久 ②需要贯彻执行的 30年 ③普发的、具有参考价值的 10年 3-18 上级团组织召开的团代会、表彰会文件材料

①本校代表在会上的发言、受表彰人员名单、被选代表登记表②会议通知、领导讲话等 103-19 上级团组织在本校召开的团的工作现场会、经验交流

会文件材料 3-20 上级团组织领导来校视察、检查团的工作的题词、批示、批评意见、照片等

4、办公室工作

4-1 学校行政会、校务会、校长办公会及全校性的大会会议记录 4-2 学校工作计划、总结、汇报、统计年报表 4-3 学校成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、校址变迁及

其人员编制、内部机构设置等文件材料 4-4 学校领导干部任免职务的报告及批复 4-5 学校制定的各种规章制度、岗位职责等 4-6 学校创办的校报、校刊 4-7 学校的历史沿革、校史、大事记、概况、简介及放映学校重

要活动、事件的简报、声像材料 永久 年 永久

永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久

4-8 学校被评定为先进学校、重点学校的批复、批复、通知、牌匾、奖励证书、照片等 永久

4-9 学校教职工录用、聘用、转正、定级、调资、离（退）休、职务聘任、更该工作时间、抚恤、死亡等文件材料 永久

4-10 学校教职员工花名册 永久 4-11 学校教职工调动的行政、工资关系介绍信及存根 永久 4-12 学校举办的校庆、教师节等重大活动形成的文件材料

①活动安排、领导讲话、照片等 永久 ②校友名单、校友成果等 30年 ③贺信等 10年 4-13 学校职称评定工作会议记录、专业技术职务审报表及申报

附件材料（考绩档案、业务总结或自传、学历证明、考试

成绩、论文获奖证书、推荐意见等）、上级主管部门的批复 永久

4-14 学校历年评选的先进教育工作者、优秀教师、模范班主任、教改能手、劳模名单、登记表及先进事迹材

①区、县（含）以上的 永久 ②区、县以下的 30年 4-15 学校关于外事活动的文件材料 永久 4-16 学校与有关单位签定的协议、合同 永久 4-17 学校文书、档案、人事、保卫、保密工作文件材料 30年 4-18 收发文登记簿、不归档的文件材料销毁登记册 10年 4-19 上级机关颁发的文件

①重要的需要执行的教育法规和针对本校的 永久 ②一般的、需参照执行的 10年 4-20 上级教育主管部门召开的工作会、经验交流会、表彰会文件材料

①本校领导、教师在会上的发言、交流的经验材料、受表彰的人员 名单等 ②会议的其他文件材料 105、总务工作

5-1 学校总务工作会议记录 305-2 学校总务工作计划、报告、总结 305-3 学校房屋、家具、水电、煤炭、文具、车辆等管理、使用

制度、办法、规定 305-4 学校物品购置计划、报告、批复 305-5 学校重要仪器、设备统计及使用情况的报告 105-6 学校关于校舍、宿舍、教学仪器管理、调配使用、转移的规定5-7 学校教职工福利、伙食管理工作计划、制度 105-8 上级主管部门下发的关于学校总务处管理工作文件

①重要的、法规性的和针对本校的 ②一般的、需参照执行的 105-9 上级教育、财政部门下达的经费、基建指标、批复等

6、勤工俭学工作

永久 年年年年年年年年永久 年永久

6-1 上级主管部门或学校关于职工福利、待遇的规定、办法等 30年 6-2 上级主管部门颁发的勤工俭学文件

①针对本校的、重要的、法规性的 永久 ②一般的、需要参照执行的 10年

7、综合治理

7-1 学校综合治理工作计划、总结、专题报告 307-2 与教育局、办事处的综合治理、安全工作、无毒学校、目标

责任书自查报告 10

二、教学档案归档范围及保管期限

1、教学管理类

1-1 上级行政部门和教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件 1-2 学校教导处、科研处工作计划、总结 1-3 学校各科教学计划、总结 1-4 学校或教研组教学研究计划、总结 101-5 学校每期（学历）校历、教学日历、教务日志 301-6 课程安排表、教学进度表 301-7 教师任课安排、名单 301-8 学校关于周、学期、学年固定教研活动和学生各课竞赛比赛活动安排表 301-9 学校关于校长、教务主任各学或学期听课记录 10年 年

永久

永久 永久 年 年 年 年 年

年

1-10 学校师生考勤记录表 10年 1-11 学校作息时间表 10年 1-12 学校制订的各种教学制度、教学管理办法等 永久 1-13 学校关于教学质量分析及汇报材料 永久 1-14 学校每学期（学年）教学工作统计表 永久 1-15 学校开学（毕业）典礼领导讲话、代表发言、师生合影

照片等 1-16 各级领导及有关部门来校考察、检查验收教学工作的题词、批评指导性建议、座谈会记录、照片等

2、招生考试类

2-1 学校（或上级教育部门）招生计划、报告、总结等 2-2 学校招生简章、招生方法依据 2-3 新生录取名单、成绩单及录取通知书存根 302-4 学校各科质量分析 302-5 上级教育部门统考的质量分析 302-6 校各学年举办的各科、各年级学生智力竞赛、比赛活动的意见、安排、总结、试卷、评比结果及获奖名单 2-7 有关单位（学校）对本校毕业生质量的评价材料 302-8 学校的教改措施 303、学籍管理类

3-1 编班名册 10永久

永久 永久 永久 年 年 年 永久

年 年

年

3-2 新生报到注册登记表 10年 3-3 学生学籍登记表及操行评定材料 30年 3-4 各年纪学生成绩登记、统计表、优秀率、及格率统计表 30年 3-5 学生学籍变更（升级、留级、休学、退学、复学）的申请、批复 30年

3-6 学生劳技课、社会实践课记录表 303-7 学校毕业班学生升学考试成绩一览表 3-8 毕业生名册、登记表及毕业鉴定材料 303-9 毕业证书存根 303-10 学校毕业班升入（保送）大专院校的学生名单、登记表、照片等 303-11 学校向国家、省、市输送文体人才（包括飞行员）名单、登记表、照片等 303-12 学生毕业留念照片

4、师资管理类

4-1 上级教育行政部门、学校关于教师思想品德、教学能力、业务水平考核材料 4-2 上级教育行政部门、学校关于不具备合格学历的教师文化专

业知识、教材教法考试文件材料 4-3 上级教育行政部门、学校关于教师工作量的规定及执行情况 4-4 学校关于教师离职进修、在职培训的计划、总结、人员名单

年 永久 年 年 年

年

永久

永久

永久

永久 学习成绩等材料 30年

4-5 学校（上级教育部门下发的）班主任、教研组长、课任教师

岗位职责工作制度等 永久

4-6 学校对教师教学工作的考评、评比情况鉴定材料 30年 4-7 教师教学质量、业务水平等摸底调查等材料 30年 4-8 本校教师、班主任在上级教育部门召开的经验交流发言

5、政教工作类

5-1 上级教育主管部颁发的学校政治思想教育工作条例、办法、规定等文件 5-2 学校政教工作计划、总结 305-3 学校关于政教工作专题报告、汇报 5-4 学校关于对学生进行政治思想品德、法制、纪律等教育的文件5-5 学校制订的政教工作规章制度 5-6 学校评选的三好学生、先进集体名单、登记表及事迹材料

①县级以上的 ②区、县级以下的 305-7 学校对学生的处分、通报材料 305-8 学校关于开展歌咏、演讲、影评各种活动的重要通知、安排、办法、获奖名单及作品 305-9 本校关于德育课题研究方案、意见及论文等 305-10 对各级、班的考评记录 30永久

永久

年 永久 年 永久 永久 年 年 年

年 年

5-11 学生对班主任、科任教师的考核评议材料 30年

6、文体卫生类

6-1 上级或业务主管部门颁发的学校文娱、体育、卫生保健工作的

规定、条例、办法、标准等 永久

6-2 学校关于开展文娱体育、卫生保健工作的计划、安排、总结 30年 6-3 学生体检表、健康情况及视力调查表及分析材料 30年 6-4 学校各年级（各班）体育“达标”统计材料 30年 6-5 学校召开体育运动会材料

①开幕（闭幕）词、领导讲话、授奖名单等 永久 ②秩序、比赛规则 10年 ③成绩表 30年 6-6 学校或上级有关部门组织的文艺汇演材料

①本校优秀节目、演员获奖名单 永久 ②节目单及有关材料 10年

7、教研成果类

7-1 学校或教师编写的教材、教学参考资料及其手稿、定稿和印本 永久 7-2 学校或教师自制的教学仪器、教具的图样和使用说明书等 永久 7-3 学校编印的教学研究工作刊物、简报 永久 7-4 教师译著的教学文章、教学参考资料、进口教学仪器使用说明

书等 永久

7-5 教学评优和公开教学的教案、评议记录 永久 7-6 学科教学改革专题及成果 永久 7-7 教师提出的并被学校或上级教育部门所采纳的教改方案、建议 永久 7-8 教师撰写的并被有关会议或报刊上发表的教研（改）文章、论

文、书刊等 永久

7-9 学校（或某教师）总结的教研（改）工作经验材料

①在区、县以上会议（刊物）介绍（发表）过的 ②在校内（年级、教研组）交流的 108、教材资料类

8-1 各学科教学大纲 8-2 学校采用外来教材的目录、简介及教学挂图 8-3 学校的教学标本、各类教具及图样、说明等 8-4 学校采用的毕业班复习指导材料 308-5 学校聘请专家、教授来校讲学、讲演的讲稿、讲义等

三、教师业务档案归档范围及保管期限

1、教学经历类（即记载教师个人概况，教学经历的材料）

1-1 教师概况卡（登记表）301-2 教师教学经历卡 302、业务工作类（即记载教师业务工作情况的材料）

2-1 教师工作情况记录卡 302-2 班主任工作记录卡 302-3 教研组长或年级组长工作记录卡 30永久 年 永久 永久 永久 年 永久

年 年

年 年 年 2-4 教师观摩教学、实验课、最佳课、评优课教学的典型教案、讲评记录等 30年

3、业务考评类（即反映教师业务能力的材料）

3-1 教师工作考核卡 30年 3-2 学生评议情况综合表 30年 3-3 学校及各教育部门对教师教学工作的讲评、评比情况鉴定（表彰）材料 303-4 教师的专业课考试、考核成绩 304、业务成果类（即反映教师业务水平的材料）

4-1 教师提出的并被学校或教育部门所采纳的教改方案、意见等 304-2 教师自身参加教学工作的演示、讲演评比活动所获得的证书、奖状等（复印件）304-3 教师参加各类教学研究活动的经验材料、学术论文（论著）、证书等 304-4 教师自编的教材、讲义（稿）、教学参考资料 4-5 公开发表的教学法论著（文）304-6 教师自拟的并被学校采用的考题 304-7 教师在有关报刊上发表的有关教研（改）方面的文章、论文、照片等 304-8 教师译著的各科教学参考资料、进口教学仪器说明书等 304-9 教师自行摄（录）制的教学录音（像）带、幻灯片等 30年

年

年 年

年

长期 年 年 年

年 年

5、其他材料类（即可供学校参考的材料）

5-1 教师参加业务进修、培训材料 30年 5-2 教师参加教学工作以外的其他学术活动的公开发表的论文，所获得的证书等 30年

5-3 教师参加科技（研）活动的发明创造及其鉴定材料 30年 5-4 教师自编的科普读物等 30年

四、学生档案归档范围及保管期限

1、中学生学籍表（卡）30年

2、中学生体格检查表 30年

3、中学生体育合格情况登记表 30年

4、中学生身体素质测验登记表 30年

5、中学生奖惩登记表 30年

6、中学生毕业家庭情况登记表 30年

7、中学毕业生登记表 30年

8、中学生劳动技术课、社会实践活动登记表 30年

五、科技档案归档范围及保管期限

1、科学研究类

1-1 学校（教师）关于科研、专业技术方面的学术论文、论著等

①在有关报刊、杂志上发表的，在区、县级以上学术研讨会上交 流的或被上级有关部门采纳的 永久

②对学校具有学术研究参考价值的 10年 1-2 学校或师生员工创作的并在区县以上展览获奖的科技作品（包括

技术图样、技术鉴定、使用效果、推广使用报告和奖励证书等）永久

1-3 学校（教师）编学的科普读物 30年

2、基本建设类

2-1 学校校园（舍）概况（即校舍建设的沿革）永久 2-2 学校校园（舍）平面图 永久 2-3 学校配套项目一览表 永久

2-4 学校基本建设总体规划、建筑项目建议书及批复、可行性研究

报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书和计划任 务书 永久

2-5 工程设计图、设计评价、鉴定及审批材料 永久

2-6 学校征用土地报告、土地管理部门批准用地的批复及红线图、拆迁、补偿协议书 永久

2-7 工程承包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照，水、暖、电供应协议书 永久

2-8 施工图样、施工合同、协议、重要施工记录、（地下情况隐蔽

工程）永久

2-9 材料验收合格证、材料化验报告、重要实验记录、报告、设备

安装试记录 永久

2-10 项目竣工验收报告、全套竣工图样（土建、管道、电气、工艺

布置等）、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会 议决议文件 永久

2-11 设计更正单、通知单 永久

2-12 重要的大修、加固、改建、扩建等过程中形成的有关文件材料

和图纸 永久

2-13 架空、地下管线红图 永久

2-14 学校房地产权契约、移交书、公证书等 永久 2-15 校舍大事记 永久

3、设备仪器类

3-1 学校购进（包括无价调拨）的微机、复印机、幻灯机、放

（录）像机、功放机、钢琴、电子琴等设备以及各种教学仪 器、仪表等随机的各种文件材料及设备操作、安装、维修手 册、说明书、说明书、技术数据等 永久

3-2 学校自行研制的教学设备、教具 30年

3-3 各种设备、仪器在使用维修（护）中形成的记录材料 30

年

第五篇：档案工作管理流程

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷

6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、保安

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。