重视档案工作使归档工作规范化地空学院党委书记宋振清

第一篇：重视档案工作使归档工作规范化地空学院党委书记宋振清

重视档案工作使归档工作规范化

地空学院党委书记宋振清

档案工作是利在当代，功在千秋的一项工作。北大领导重视档案工作。北大档案馆在百年校庆时把一部完整的档案作为对百年校庆的一份厚礼献给了北大。98年百年校庆我们也尽了一份力，完成几十年的档案清理工作，我们在这一过程中不断加深对档案工作的理解，不断提高对档案工作的认识。近两年来使档案归档工作逐步走向规范化。学校鼓励我们让我们讲讲，其实真没什么好讲的，很多单位都非常重视档案工作，做的也非常好，值得我们学习，今天就作为抛砖引玉吧。下面我谈点体会：

我们认为档案工作领导重视是至关重要的。百年校庆对我们工作的触动是非常大的，若没有百年校庆这一契机，没有校档案馆严格果断的战略措施，也没有我们地质系领导当时的压力、动力和热情，正因为百年校庆这一具有历史意义和现实意义的北大节日，促使我们当时系领导决心下大力气抓这件大事并全力以赴的投入这项工作。因而使得我系堆积沉睡了几十年的档案，不再堆积沉睡。百年校庆使我们尝到了甜头，也吃够了苦头，积累了几十年的材料，短时间内清理出来，可想而之，任务之重、压力之大，这是以前没有坚持做档案工作的结果。前车之鉴，教训是深刻的，所以我们在此后的档案管理工作中更加重视档案工作，将档案工作提到议事日程，我们建立制度并提出要求。建立制度主要有五点：1）档案工作专人负责制；2)档案不积压按期、按要求归档制；3)期未督促、检查制；

4)工作衔接制；5)分工负责制。我们不仅建立了必要的制度，还在各种场合下宣传档案工作重要性，并给领导班子、工会、党支部与教研室一级干部提出要求：首先要求领导干部平时注意将自己工作范围内形成的重要材料，属归档范围的一定要认真保留下来，并将积累的材料及时交到主管档案工作的老师那里。可以说每学期干部会上，不止一次地动员各层领导帮助积累档案材料。第二我们要求党委、行政秘书，负责党委会、党政办公会记录一定要规范，尤其是会上形成的决议，决定等重要材料—定要保存好，并按要求及时归档。

为了搞好档案工作我们明确分工、责任到人，并由专人统一汇总。主要分为党委、行政、教学、科研。原则上是系党委形成的文件材料，党委秘书负责收集、保管、积累；行政的重要文件材料归到原系办公室，由办公室主任负责；教学的、学籍方面的由教务老师负责积累；科研成果部分由管科研的副主任专门负责。由于任务明确各部门不但注意积累，而且注意收集有价值、有必要保存的档案材料，所以使得这几年我系档案不断按要求归档，并在归档中不断科学化、规范化。这几年的科研档案我系归的比较规范：党委的档案材料，原党委秘书盛淑兰责任心非常强，虽然平时工作很忙，但她平时注意积累和收集，使有用的材料不被漏掉，工作是非常突出的。我平时也注意将党、政方面的档案材料随时产生随时积累，形成的材料及时按类别交予有关负责人。在我们大家共同重视、共同努力下，在党委秘书的统一汇总下，使我系这几年的档案材料，较为完整理的归入了校档案馆。同时也在不断充实和完善材料的基础上重视归档材料的质量，使归档质量不断提高。现在我们档案工作走上正常归档轨道，基本上使档案不损坏、不积压、不丢失。我们感觉到档案完善与不完善，确实反映了一个单位的管理水平，我们也是在不断完善档案管理工作中，不断促进管理水平的提高。我们现已形成由被动工作转向主动工作的局面。

随着事业的发展，档案的重要性越来越显示出来。通过我系前几年和这两 1

年时常有老师能顺利查找文革期间的平反等材料、查阅系的有关发展材料、查阅我系实习基地的归属权问题等等。这些真实的凭证，解决了他们的大问题，他们的高兴和欣慰，使我们更深刻认识档案材料的重要意义。第一手资料的宝贵，也反映了档案不仅对现实，也是对历史对未来负责。关键时刻档案起了重要的甚至是不可估量的作用。正因为如此，我们地学院成立后仍然把档案工作放在首位，做好衔接工作，同时我要求负责档案的同志，首先把学院成立的第一批档案收集好、尤其院成立大会上领导的讲话原稿，当时照的一些照片，学者座谈会的录音带等要保存好并按期归档，我还要求新的班子仍要把档案工作放在重要位置，因为实践证明档案工作不是可有可无的，档案材料这是有形和无形的资产，是宝贵的财富。而对档案工作的认识我系职工也是逐渐提高，过去很多老师不愿将原件交出来，例如，获奖证书认为个人应该保留原件，在我们积极的动员下，有的老师终于将原件送到了校档案馆保存。有些个人保存的毕业照我们也打算送交学校档案馆保存。另外自学校档案馆下发了“人物档案”征集、归档暂行办法后，我系属第一批归档范围的，有影响的知名人物有3位老先生，应该说我们还是很重视，很快布置下去，责成教研室、并落实到具体人，让了解情况的老师专门收集老先生的有关档案材料，因有两位老先生已经去逝多年，搜集难度非常大，他们得回忆、翻阅有关的材料，或找家属甚至将自己手头珍藏多年的材料贡献出来，是很难能可贵的。在我们的关心和督促下，主管收集的老师非常认真、负责地进行个人材料的收集、整理，已有两位老先生的材料归入了校档案馆，有—位老先生的材料也先归入了部分照片。我院董申葆院士，以前将不少档案归入了学校大图书馆，此次在我们的动员之下，他也积极支持我们的工作，寻找有关材料并让他的学生帮助整理，也及时将216件材料归入校档案馆。其中文字部分93件，照片123张，用他的话说是：在学校保存比在我家里保存的要好，我很乐意、也非常高兴放在学校档案馆，在我家里也许以后就搞没了，在学校会永久保存，又安全、又可靠、又放心。

再就是近来，我们翻阅出来两代院士，老地质学家，谢家荣院士的儿子，谢学锦院士95年捐来的一批有保存价值的档案，山于以前没有“人物档案’’归档要求，因此，捐来这批资料一直没有被重视，当时是捐给系图书馆，系档案馆，他们认为这批资料不属于他们的收集范围，所以一直被放在地下室五、六年，现在正在清理这批材料。由于学校有了“人物档案’’归档要求，我们特地找校档案馆汇报了这一情况，校档案馆领导很支持我们并专门派人来鉴定这批档案，认为是很有价值的一批档案材料。我们在整理过程中发现很多都很珍贵、例如有47年时的材料，有野外照的标有地点的照片，有27年上海袖珍地图等，可以说样样有用、值得珍藏。这批材料，学校已将它迁移到校档案馆，并准备请人帮助全部整理，入校人物档案库。

回顾这段工作，我们有一些收获，工作有一些进展，这也是责任的驱使。有句老话：在其位、应谋其政。我觉得干什么工作都应争取干好。我也深深知道我们的工作还远远不够，距学校要求还有很大差距，例如：有些活动的照片、录音、录像、软盘等，还没有归到学校，我们尽可能的把有些资料补充完整。北大创世界一流大学，我们各项工作也应创建一流，档案清理工作也不例外。档案事业在发展，同时也面临新的挑战。我们现已合并为地球与空间科学学院，我们的学院将在校档案馆的关心、指导、帮助下，一如既住地重视档案工作，同时使院档案工作不断上台阶、上水平。

在此非常感谢校档案馆过去对我们的支持指导与帮助!

以上发言不妥之处，敬请各位老师批评指下。谢谢各位老师！

2002年4月17日