巧用word文档中的邮件合并功能统一打印固定格式的毕业证、准考证的方法

第一篇：巧用word文档中的邮件合并功能统一打印固定格式的毕业证、准考证的方法

巧用word文档中的邮件合并功能统一打印固定格式的毕业证、准考证的方法

每年六月份是学校教务处最忙的时候，其中如何能按时把毕业证书发到学生手中，是一项重要的工作。依照省教育主管部门的要求，毕业证书的纸张是统一印制的。怎样打印证书却有些困难，工作量大，困难重重。其实word中就有一种既不用编程，且简捷、易用的方法。利用Word中的邮件合并功能通过几个步骤就可以非常轻松地批量打印毕业证，打印出来美观，能连续自动打印，而无需人工过多的干预操作。

第一步：建立毕业证模板

1、首先用扫描仪扫描毕业证，保存成jpg格式图片备用。

2、打开Word设计页面大小。页面大小根据毕业证规格设置，笔者使用的是

26.4×12.8cm。将保存的毕业证图片“插入”到word文档中，打开“图片”工具中的“文字环绕”将图片设置为“衬与文字下方”，将图片调整成与页面大小相同，保存为“毕业证模版.doc”。

第二步：用Excel建立毕业证数据库

教务处一般都用Excel来处理学生的基本信息，基本信息都已存在。只需稍加调整整理，保留毕业证需要填入的相关信息，并保存为“毕业证数据库.xls”格式。若没有这类的Excel信息表，可自己制作。

第三步：用word文档中的邮件合并功能关联毕业证数据库与毕业证模板

1、打开“毕业证模板.doc”，依次选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“毕业证数据库.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定（笔者已经将工作簿表卡更名为“2009届毕业证验印名册”）。

2、在打开的“毕业证模板.doc”中依次选择菜单栏上的“插入”→“文本

框”→“横排”。将光标定位到需要插入内容的地方，画出文本框后，右键点击文本框边框，重新设置文本框格式，将“填充”和“线条”中的“颜色”均改为“无颜色填充”。使文本框成透明的，方便下一步插入相关数据。

3、将光标定位到透明的文本框中，在新出现的工具栏中选择“插入域”。打开“插入合并域”菜单，选择“数据库域”中的对应的“域”，点击“插入”。关闭该选项卡，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。

4、然后，再使用上面第2步骤同样的方法在相应的地方插入文本框，亦可在新出现的工具栏中选择“插入合并域”。打开“插入合并域”菜单，选中的对应的“域”点击，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。同样的方法完成姓名、性别、年龄等项的插入并调整字号大小。最终完成效果。

第四步：预览及打印的设置

1、在新出现的工具栏中选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果。调整文本框，方便精确定位，保证打印效果的美观。

2、选中“毕业证模板.doc”中插入的图片将其删除（删除图片至关重要，以免打印时将图片一并打印），选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有毕业生毕业证的Word文档，这时就可以批量打印了。若选择“合并到打印机”可以根据需要，进行选择打印，批量或逐一打印各类证件。

第二篇：利用word中的邮件合并功能批量打印录取通知书

利用word中的邮件合并功能批量打印录取通知书

适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题，我索性做一个简单的例子，放到网上，希望大家能从中获得一些帮助。

下面我就以打印录取通知书为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法： 第一步：准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。

下图是一个Excel工作表文件“DataSource”，里面有一个工作簿“录取通知书”，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一

第二步：准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。

下图是一个模板文件“Template”，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。

图二

第三步：邮件合并

打开模板文件template.doc，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” >> “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三

下面，step by step,follow me： 1.设置数据源

点击邮件合并工具栏上“设置数据源”的按钮（图三中第二个），选择“DataSource.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿“录取通知书”，直接点击确定，完成数据源设置。

2.插入数据域

这里，我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头“同学：”之前）

2.b 点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择“姓名”，然后单击“插入”，如图：

2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）

重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：

3.查看合并数据

单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮（图三中“插入Word域”右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

第四步：完成合并

到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：

两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。

邮件合并功能非常强大,“插入Word域”的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印“不及格”,60和80之间打印“及格”,80以上打印“优秀”.这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

第三篇：双轨制教学管理法在中学中的应用——用WORD与EXCEL邮件合并功能进行双轨制分组

双轨制教学管理法在中学教学中的应用

——用WORD与EXCEL邮件合并功能进行双轨制分组

刘金易

***（南通市天星湖中学

江苏 南通 226010）

一．双轨制概念

所谓“双轨制”只是一种组织架构。在经济学中，即每个经销商只需开发两个销售市场：以A经销商为代表的A市场和以B经销商为代表的B市场。如此发展下去，形成一个销售网络体系。如果你又开发了第三市场C经销商，只能放在A市场体系或B市场体系中，而不允许放在自己名下。这样一来既扩大了你的薄弱市场，同时又帮助了该市场中相关联的人。真正体现人帮人，而不是以我为中心。

二．知识背景

美国是直销的发源地，这里经历了几番直销制度的变革。直销制度在美国演变过程可以归纳为：太阳线制度（代表公司：安利）→矩阵制（代表公司：美乐家）→一般双轨制（代表公司：美安）→改良双轨制（也称复合制）。

改良双轨制是目前最受直销商欢迎的一种奖金制度，它经历了几个发展阶段：双轨制→矩阵奖（MatrixBonus)→改良双轨制→培养奖（MatchBonus)及其他一些形式的改良。

三．简图示例

现在就展示一个简单的班级管理组织架构图，如下图所示：

利用这个组织架构，实际上只要对金字塔塔尖或者少数同学进行抽样式管理，就不仅能够抓住整个班级的纪律，还能抓住整个班的教学质量。本人曾经就通过这样的管理方式，让所教的班级在强相关学科数学平均分比隔壁班低11.5分的基础下，将物理分数横超了5.6分。当然，也不完全归功于就这一个“双轨制教学管理法”，同时还要有与之匹配的评价方式和一系列举措，精兵强将与坦克飞机同样需要。

四．应用列举

有了这个双轨制架构之后，在课堂上可以按照这样的链接传递讲义和习题答案，而且在他们有不懂的题目的时候，可以去问他们的上级，或者上级主动教下级，而金字塔的顶尖只要问我就可以了，这样就形成了杜郎口中学所谓的“兵带兵”的模式，而且还超越了他们仅有的“强兵”带“弱兵”的Twins组合，让整个班的学生都层层联系在一起，形成了一种“链式反应”模式，相信核炸弹的威力应该大于普通炸弹的原理就在这里，同时不仅有正向的作用，还有逆向的反馈。

例如，原来一道题目一个学生做1遍，老师给他批1遍，正确的他就不用看了，实际上学生在脑海中加深了1次印象，而且在他脑海中永远只有他自己的方法；现在他自己做1遍，被上级批改1遍，又要批改2个下级，也就是加深了4次印象，我相信这里的效果应该是不言而喻。

其实，课后同样也可以用这样的方式，让他们以层级的方式抽背概念，批改作业，并且每个人只要管2个人，比小组长管6-7个学生要轻松，从心理上学生更容易接受，也更能激发他们的管理欲望，有了欲望之后，就要努力提升自己的学习能力。

有人可能有疑问了，老师是不是拖懒，这里可以借用魏书生的话来说：“主任能做的事情，就不要校长来做；教师能做的事情，就不要主任来做；学生能做的事情，就不要教师来做。”；从另外一个层面辨析，也是将学生的自主权还归于他们；从第三点来说，也是符合构建主义理论的，我们不仅仅要让学生构建属于自己的知识，还要构建属于自己的自管与他管的管理能力。

有人可能又有疑问了，上面层次的学生还可以互相帮助，那么下面的学生在学的时候就有点吃力，让他们去互帮可能会有一定的难度。其实不然，正因为平时的互帮互助，没有进行层次划分，或者划分的时候不是平稳升降的，那样子互学的时候才有压力呢，而这里正好缩小了互帮学生之间的差距，让他们的帮助也感到非常融洽，没有一种最好学生硬去帮助最差学生的困惑，在某种程度上打破了心理上的些许顾忌。

不管是课内还是课外，大大减轻了老师的工作量，还能把学生自主管理的权限还给他们，可谓是一举多得的目标。五．分组方法

既然这样的分组方式有种种优点，那是不是每个学期只要分一次就行了呢？为了保证班级的活跃性，我是每次考试过后根据成绩进行重新分组。那这样分组岂不是累死了？所以，这里我要讲解，用WORD与EXCEL邮件合并功能进行双轨制分组。

1．用WORD构建结构图

首先选择WORD的菜单栏，点击“插入”，然后再点击“SmartArt”，选择左侧的“层次结构”，最后选择右侧的“组织结构图”，然后根据功能提示建立如下图所示的组织结构。当建立好6层之后，就能够填入63名学生，这样基本满足常规班级人数。

2．用EXCEL建立相应学生名单列表

在邮件合并的时候，默认选择的是行，而不是列，所以我们建立学生名单的时候要先建立列，ABCDEF列分别是“学号”、“姓名”、“目标分”、“差几分”、“得分”和“排名”，然后再建立行，从G1到BQ1分别是第1名到第63名，然后将G2到BQ2依次做映射，让G2=B2，H2=B3，I2=B4„„BQ2=B64，例如可以先选择G2，然后按下“=”号，再选中B2，这样映射就做好了。接下来选择ABCDEF这6列，让其按照得分排序，从G2到BQ2所有学生名字都跟着改变了。这里为了方便说明就放在同一个sheet中了，实际上最好将行放一个sheet1，列放一个sheet2。

3．用邮件合并功能链接WORD与EXCEL 将WORD与EXCEL放在同一个文件夹里，打开WORD，然后选中金字塔塔尖1号的文字，点击菜单栏中的“邮件”，然后选择“开始邮件合并”中的“信函”，在右侧点击“浏览”，选择EXCEL文件，并且选择sheet1的第一行，然后点击“撰写信函”，点击“其他项目”，然后选择“数据库域”中的“第1名”，然后点击“插入”，这样第1名的数据链接就建立好了，还剩下62名学生的链接用同样方法建立。最后点击“预览信函”，就可以看到整个班的学生姓名都已经自动排列在“班级框架结构图”中了，只要EXCEL中的成绩改动并重新排序，那么这张图也会随之改变，最后打印3份出来，1份留在文件夹里，1份放在课代表，也就是金字塔塔尖那边，1份贴在班级墙上。

六．伦理要素

可能有人又要说了，这里是在变相地给学生排名次，实际上这里并没有刻意去重视名次，而是用这种序号对学生合理地进行分组，进而让教学管理更高效化。在后期的篇章里会着重讲到，我们不会考虑序号的前后，只考虑序号的差异性，这样保证最后的学生也有他的归属感，确保他充满信心去学习，从而取得一个又一个的小胜利，在某种程度上，还鼓励并且促进了学生的个体发展。

七．注意点

双轨制教育管理法，一般情况适用于中学低年级和小学高年级这个阶段，因为根据心理发展成熟的常规来看，小学低年级的学生对这种方法可能还不容易掌握，而中学高年级的学生对这种方法可能不屑一顾，所以应用这样的方法，一定要结合学生身心发展的特点，同时还要与实际情况相结合，城市学生就比农村学生阶段要提前一点，因为他们成熟得早。

八．总结

实际上，这种双轨制的管理模式除了在班级管理中行之有效，在某些学校的大框架结构下也可以实现教学管理高效化，但是一套组织框架的确立，必须要有一个与之匹配的合理的评价标准和方式，否则会使教学管理陷入僵局。

这是鄙人在教学管理上的一点小小的想法，希望能够帮助到各位一线教师，尤其是班主任，希望大家能够将教学效果提升更高一个层次，同样也希望能够得到各位同仁的批评与指正，不足之处，敬请谅解。