进出口管理系统规章制度(四)

第一篇：进出口管理系统规章制度(四)

(第四部分)

结关后

1.装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承办会计，另一份送管理中心，并将营业部订单货款支付核准单交营业助理。

2.催cbc必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，否则须向主管经理报备。

3.于cbc到达后，如要办理经济部产地证明书，须附上invoice一份，工厂已盖好章的原料来料加工切结书一份，及cbc副本一份送交报关行，以便办理产地证明。

4.在拿b/l前须将s/o留底正确无误一份交报关行，以便到船公司拿b/l时核对。

5.在收到b/l时立刻核对材数与运费和内容有无错误，是否符合。(bill of landing)

6.b/l如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计，如经理不在，为争取时间，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送各经理、副经理、助理补签。

7.将押汇文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表invoice，b/l各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长，将必要文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过七天，如有延误需写原因，并须扣各经理薪金，并处罚装押助理。

8.押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明“归档”，交收发中心。

9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条，出货明细表，invoice及b/l各一份送交有关会计。

□ 打ool

视客户或经理需要，装押助理应按所办客户，会同营业助理打ool三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。

□ 收到仓库存货周报表

仓储科须于每周一上午十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥l/c期限栏及装船日期栏，并核对数量、唛头、厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。

□ 申请local l/c

1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交汇科长申请，在开发本地信用状申请书上须注明开给哪家工厂，手续费是否从工厂扣除。

2.押汇时local l/c影本一份需送交科长。

□ 货完全出清时

1.境内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行销毁。

2.l/c影本待货完全出清不再使用时，应立即交汇科长，定期焚毁。

□ 核签报关费

1.核对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行重复清款。

2.报关费如超出规定费用时，应签请经理核准。

第二篇：进出口管理系统规章制度(一)

(第一部分)

□ 准备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。

1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(counter sample)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。

2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。

3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。

4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥ool(outstanding order list)。

5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。

□ 客户当日工作

1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

2如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。

3如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。

□ 客户来公司当日

1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。

3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。

□ 客户接洽业务

1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。

2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以c&f或cif条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。

3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。

4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。

5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。

6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。

7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。

□ 整理o/c或报价单

1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。

2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将o/c单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按o/c所需份数多加二份。如系c&f或cif时，o/c上之材数不予打出。

3.营业助理，应立即核对o/c是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份o/c请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。

4.所有寄境外信件，o/c或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

□ 开境内订单时

营业助理应时常查核自存之o/c，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档o/c及资料卡或price list上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。

1.订单上唛头可采用下列方式：

(1)刻章。

(2)打字。

(3)由营业助理书写清楚。

2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原境内订单所留底联装订一起。

3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单系原订单××号重开，原订单作废”，并于存档o/c联及资料卡或price list上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。

4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：

kr-1021(此为改开订单号码)

k-1021(此为原订单号码)

5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。

6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办quota才可出口。

7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。

8.订单一个item在us$5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。

9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。

第三篇：进出口管理系统规章制度(二)

(第二部分)

须经确认的样品、印刷品

1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。

2.客户正式确认通过的样品，应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。

□ 验货

1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。

2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。

3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。

□ 申请境外(内)佣金赔偿

1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。

2.支付境外佣金时必须：

(1)与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。

(2)每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。

3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。

□ 对样品处理

1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。

2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。

3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。

4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。

5.如需向资料中心借出样品时，应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。

6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货sample上注明“不可陈列”字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。

□ 注销境内订单

1.营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以注销。

2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50%(包括送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来保证票。

□ 接到o/c与境内订单

装押助理收到由营业助理转来的o/c与境内订单时，应核对o/c与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。

□ 签收l/c影本

1.押汇科长收到l/c后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之o/c上登记l/c号码，s/d、v/d以及金额后，交装押助理。(validity of delivery)

2.l/c可能发生的问题如下：

(1)收到l/c时须先核对总金额、数量、单价是否正确。

(2)收到l/c当天时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。

(3)通常l/c是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。

(4)如本地无直接船可到达的港口，需看l/c是否可以转船，如不可以

需请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为天津。

(5)核对受益人全名、地址有无错误。

(6)核对交易条件系为fob、cif、c&f是否相符。

(7)l/c内容有无错别字。

(8)有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。

(9)如同一客户有数张l/c时须看有无规定可予合并。

(10)如l/c直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。

(11)如远期付款之l/c应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经理。

(12)如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。

第四篇：进出口管理系统规章制度(三)

(第三部分)

装船通知单

1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。

送货柜场者：共四联

第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。

第二、三联：

(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协

调安排出货。

(2)如每一item超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄

交交外务员。

第四联：装押助理存查。

货送仓库者：填“送仓装船通知单”，共二联

第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。

第二联：装押助理存查。

如重要订单未能如期交货，得填写“重要订单逾期追问单”交有关科长协助处理。

2.如境内订单规定收到l/c后才通知生产者，收到l/c当日即发出装船

通知单上注明“l/c已收到”船期通常以s/d期限前三星期为宜。(弹性应用)(schedule delivery)

3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。

4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向“经济部”商品检验局申请产地证明书。

5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。

□ 催货

1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。

2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。

□ 收到仓库送来的进货单

1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。

2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订“营业部订单货款支付核准单”。 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。

□ 签订s/o

1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。

2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到s/o(shipping order)。

3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。

4.打s/o时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。

5.签s/o的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。

6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示主管经理处理。

□ 结关前

1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)。

2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。

3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。

4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂的，须在出货明细表上注明。

5.打packing list六份，并于其中三份抬头改成invoice并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同packing list三份和invoice二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份invoice自行留底。

6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写原因。

7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间，卡车号码及到达时间，等确定时立即通知报关行。

8.结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者，须立即修改资料，勿将该货报关。

9.货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单时填上应扣数目，注意清款时扣除。

10.装押助理如当日有结关之货，须算所有货确实到达并报关完毕，才可下班。

11.装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制“营业部订单货款支付核准单”。

12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票，不可延迟于送货后的日期。

13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明此点。

第五篇：进出口业务管理规定

进出口业务管理规定

第一章 总 则

第一条 为规范上海创世佳科技股份有限公司(以下简称”公司”)进出口业务的操作，规避公司进出口业务的风险，最大限度的保护公司合法权益，结合公司实际情况，制定本规定。

第二条 公司生产和销售所需设备、原材料、元器件的进口工作和生产加工产品的出口工作，统一由公司进出口业务部门负责实施。进出口代理业务由公司进出口业务部门委托专业外贸公司完成。

第三条 公司进出口业务部门负责进出口业务的归口管理和具体操作，各事业部应从应标开始或合同谈判之前上报公司进出口业务部门统一安排。各事业部若自行其是对外签订与进出口有关的合同或履行与进出口有关业务，所造成的损失由各事业部承担，情节严重者由公司追究相关人员责任。

第四条 本规定所称的委托方是指公司各事业部、职能管理部室和子公司、办事处。专业代理公司，是指上海创世佳进出口有限公司或在公司合格供应商名录内具有资质且信誉良好的专业外贸公司。进出口合同因资金、办证、客户要求或其它原因，经公司进出口业务部门审核确需通过专业代理公司执行的，由公司进出口业务部门授权委托专业代理公司执行，并配合专业代理公司做好各项进出口流程。

第五条 公司各事业部、职能管理部室和子公司、办事处应按照本规定有关条款执行。公司控股和参股公司可根据本规定委托公司进出口业务部门执行进出口合同。

第二章 合同委托和执行

第六条 进出口合同必须在平等的条件下，由公司授权的人员签订。合同条款必须遵守国家法律、法规和监管政策，并维护公司利益。公司进出口业务部门提供进出口政策法规、贸易条款方面的咨询服务，委托方可根据需要向公司进出口业务部门咨询或由公司进出口业务部人员参与合同的谈判和签约。

第七条 从应标开始或合同谈判之前委托方应填写《进/出口业务执行委托书》，经部门领导签字同意后，向公司进出口业务部门申报。公司进出口业务部门将根据合同具体内容提出反馈意见，经双方确认后方可执行。委托方为独立法人单位的，还应签订《代理进出口协议》。

第八条 对外合同的外汇汇率风险由委托方承担，公司财务部应对汇率风险进行评估和提示并提供评审意见，公司财务部有权对规避或降低风险采取相应措施。实际购（收）汇时外汇汇率发生变化的，由公司进出口业务部门根据银行水单向委托方说明，并根据实际汇率结算，多退少补。

第九条 进出口所需的相关许可证明和报关手续由公司进出口业务部门负责办理，委托方应按要求提供详细真实的产品资料供办证和报关使用。如因海关、商检查验等需要，委托方应派相关人员协同公司进出口业务部门进行解释和说明。

第十条 进出口合同执行过程中如发生变更或违约情况，委托方应与公司进出口业务部门书面确认并决定处理方法。

第十一条 进口货物的到厂验收和出口货物的厂检由委托方自行

办理。如发现进口货物短少、损坏、与合同不符等情况需由保险公司或外方索赔的，应在有效期内立即通知公司进出口业务部门，并协同办理相应手续。出口产品因质量问题遭外商索赔，损失由委托方自行承担。索赔应按合同规定执行，不得影响正常的付汇和收汇。

第三章 进出口业务收支与核销

第十二条 公司进出口业务部门根据委托方委托与境外单位签订进口合同的约定需要出具信用证的，可以使用公司开证授信额度。授信额度的使用由公司财务部管理和协调。开证时公司进出口业务部门提前三个工作日填写相关内容的信用证申请并附进口合同，加盖公章后，经公司财务部转交银行办理。

第十三条 根据国家外汇管理局规定，进口收入需进行申报与核销。

（一）申报

1、纸质申报。由公司进出口业务部门在向境外支付之日，填写申报单,加盖公章，向银行申报。

2、网上申报。银行在网上提出申报之日起五日内，由公司进出口业务部门网上直接申报。

（二）核销

由公司进出口业务部门收集齐准备核销所需的文件资料，在十五个工作日内到外汇管理局核销该笔外汇业务，最迟不得超过付汇之日起一百八十天。需要支付预付款的合同，委托方必须配合公司进出口业务部门完成外汇管理局所要求的申报工作。

（三）委托方应配合公司进出口业务部门工作，按公司进出口业务部门的要求提供完整的核销资料。

第十四条 公司进出口业务部门根据委托方的委托与境外单位签订出口合同后，到外汇管理局购买并填写纸质出口核销单。在海关报关出口前三天，由公司进出口业务部门相关人员根据已填写的纸质出口核销单网上向海关进行核销单备案。

第十五条 货物报关出口后六十天内，公司进出口业务部门应将海关出具的货物已出口的海关报关单等凭证整理齐备，将已用于出口报关的核销单网上向外管局交单。

第十六条 公司进出口业务部门负责出口货物货款的催付，按期收汇工作。在单证整理齐备后十五天内，由公司进出口业务部门向外汇管理局申请收汇核销。公司进出口业务部门准备的资料不能满足核销要求的。委托方应尽快向委托方要求提供所需的文件资料。对于超过预计日期的收汇而不能核销及所产生的后果由委托方承担。

第四章 核 算

第十七条公司进出口业务部门进出口业务有关的收支由该部门向委托方收取，以支票等形式现金结算。采用先收后支方式。进出口合同项下涉及的货款、税金和其它费用（运保费、清关费、办证费、银行手续费等）由委托方自行承担。委托方应根据合同的付款条件和贸易条件做好进口支付和出口收汇的资金安排，收到公司进出口业务部门的付款通知书后，在规定时间内将配套资金划入公司指定账户。

第十八条 委托方应在银行信用证到期支付前五天向公司进出口

业务部门支付相应的货款。至付款日委托方资金仍未能到位的，若需公司垫付，由公司财务部按照相关规定收取利息。

第十九条 公司进出口业务部门按委托合同金额乘以相关费率收取代理手续费（其中即期证费率为0.8%；远期证费率为1.0%），单个合同项下手续费不足人民币1500元的，按1500元收取。

第二十条 委托公司进出口业务部门代理进出口业务的单位为公司内部非法人单位的，每笔业务中所发生的支付，原始单据交委托方，由委托方进行帐务处理。业务结束后，采用内部结算通知单方式结算，主要内容应包括货款、关税、增值税、运输费、报关手续费、银行手续费、杂费及代理手续费。附原始单据及复印件的内部结算通知单由公司进出口业务部门出具，一式两份，一份附有原始单据的通知单交委托方验货入账，一份交资产财务部结清款项。公司财务部负责资金结算，多退少补，退补均通过支票等形式现金结算。

第二十一条 委托公司进出口业务部门代理进出口业务的单位为法人企业的，每笔业务结束后，出具发票结算。公司进出口业务部门以开票通知向资产财务部提出开具发票申请。需要出具增值税发票的，应另加17%税金。公司财务部负责帐务处理，多退少补，退补均通过支票等形式现金结算。

第五章 附 则

第二十二条 如有未尽事宜或与国家有关规定相抵触的条款，按国家有关规定办理。

第二十三条 本规定由公司公司进出口业务部门负责解释。

第二十四条 本规定自通过之日起施行。