会议接待管理办法

第一篇：会议接待管理办法

会议接待工作管理办法

随着金山煤业的快速发展，来单位检查、验收、考核的人员越来越多。为维护公司良好的社会形象，实现生产经营和对外接待工作两不误，两促进，特制定《金山煤业接待工作管理办法》，具体事宜如下:

一、接待工作原则

1、牢固树立“接待工作无小事”的原则；

2、实现“精细、协调、高效、完美”的原则。

二、办公室职责:

1、根据来宾情况或公司通知要求，迅速制定接待工作方案，并在第一时间通知到其它接待责任单位，实现统一行动，忙而不乱，形成合力。

2、做好会议室的接待准备工作。包括:会议室卫生(提前 半小时完成)、水果、香烟、座签、投影、空调等。

3、会议如需文字材料，由办公室协调相关科室准备，如需要并装订成册，同时准备好笔记本和签字笔。

4、每次会议由办公室负责做好会议记录。

5、负责拟定标语，所有标语的悬挂由办公室负责。

6、接待人员对客人要笑脸相迎，做到不卑不亢，以礼相待。

第二篇：会议接待

会议接待

一次会议的成功开始最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会 议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。

会前工作

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商 务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

会中工作

9、机场、码头、车站专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场会议秘书分发会议资料来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待报到处协助会务组确认和分发房间确认VIP用房及整理记 录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表客户的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜日程安排、房餐车导游等安排。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

会议接待方案



一会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案属于会议专题策划方案可以包含在会议总体方案中也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。

二会议接待方案的基本内容

1接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员正式和列席、参展单位、客商、普通观众以及媒体记 者等等有以政府代表团名义来访的也有联合组团参加的还有的是以个人身份参会、参 展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待即接待 的缘由、目的和意义。

2接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时主办方出面的人员的 身份以及主办方安排的食宿标准等。

4接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不 写这一部分的内容。

会议接待范围

一、【会议接待类别】各科研机构、机关、学校各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【会议接待人数】不限。

三、【会议接待标准参考】

1会议酒店范围二星级酒店★★ 三星级酒店★★★四星级酒店★ ★★★,五星级酒店★★★★★

2会议室范围根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

3会议用餐范围25元/人/天--180元/人/天多种标准供选择。

4会议用车范围丰田面包车、依维柯、金龙中巴大巴、瑞典沃尔沃、韩国现代 等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车任你们选择。

5会议接站及用车优惠价格提供会议期间用车服务。

6会议票务免费代订往返程飞机票代订返程火车卧铺票。

7旅游考察安排提供多条考察线路优惠价格安排参会代表的会后考察活动。8会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动回答客户的咨询并提供实惠选择的建议

9会议礼品向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等做好会议礼品 的解说与建议工作。

以上为一般性的会议范围具体的会议、会展、活动具体建议具体策划、具体协商。

会议接待礼仪

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同 对会议的组织方法礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称会议的时间、地点、会议主题以及 会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执这样可以确 定受邀请的人是否参加会议准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还 要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排它是人们了解会议情况的重要依 据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准

第一大小要适中。会场太大人数太少空下的座位太多松松散散给与会者一种 不景气的感觉会场太小人数过多挤在一起像乡下人赶集不仅显得小气而且也根

本无法把会开好。所以英国的首相丘吉尔曾说“绝对不用太大的房间而只要一个大小 正好的房间。”

第二地点要合理。历史召集的会议一两个小时就散的可以把会场定在与会人员较 集中的地方。超过一天的会议应尽量把地点定的离与会者住所较近一些免得与会者来回 奔波。

第三附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩 音、录音等进行检查不能够因为“上次会议是从这里开的没出什么问题”就草率地认为 “这回也会同样顺利”。否则可能会造成损失。

第四要有停车场。现代社会召集会议“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议根据会议内容在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会 场内摆放适当的轻松盆景、盆花为使会场更加庄严主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国 徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料应擦洗干净摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛讲究礼宾次序主要有以下几种配置方法

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐从 而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面 对面做来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式它适用于以传达情况、指示为目的的会议这 时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相 对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位 为上其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会

者方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦 旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工 作分以下几个岗位。

① 到。设一张签字台配上1-2名工作人员如果是要求接待档次比较高可以派礼 仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时应脱下笔套笔尖对自己发放资料应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引 入休息室由企业领导亲自作陪会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后接待人员应递茶或递上毛巾、水果热情向与会者解答各种 问题满足各种要求提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面手指不能因在北口上不能发生杯盖碰撞的声音。一般是 左手拿开背盖右手吃水户将热开水准确倒入杯里不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎出了差错应不动声色地尽快处理不能惊 动其他人不能慌慌张张来回奔跑将与会者的注意力引到自己身上否则这将是极大 的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行应紧凑不要出现冷场的局面。这就要求各个工作 人员“严阵以待”做好各项准备工作。如会议进行第一项全体起立、奏国歌。这是音响

应立即播放出国歌。又如大会宣布办法荣誉证书组织人员应迅速将受奖人员排好队礼 仪小姐把领导从主席坐席上引出来另有礼仪小姐将证书一一递上由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练避免会场上出现

混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事服务人员应走到他身边轻声转告他。如果要通知主席台上的领导最好用字条传递通知避免无关人员在台上频繁走动和耳语 分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中就应为会后服务做好准备。如会后要照相 就应提前将场地、椅子等布置好摄影师做好摄影的准备。另外会后的用车也应在会议结 束前妥善安排。

会后服务

会议结束后全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等这 些工作很繁琐应有一位领导统一指挥和协调而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实 施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结



公司重大会议接待人员礼仪要点

在参加重大会议接待的时候一般着装、仪容和举止是外在表现它既反映了员工个人修养

又代表企业的形象。只有规范的仪表、举止才能给现场会与会人员留下良好的印象。现结合现场会议接待需要拟订以下会议接待礼仪要点请各所参与会议接待有关人员遵照执行。

1、所有员工统一外着公司西服套装工作服男士内穿蓝色衬衣工作服女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍扣子齐全不漏扣、错扣。打好领带配穿皮鞋上衣袋不装东西裤袋少装东西并做到不挽袖口和裤脚。

2、上岗期间员工必须佩带工作证牌公司领导使用佩带在左胸的证牌公司其他员工使用挂在胸前的证牌

3、男职工胡须应修剪整洁头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、修饰文雅且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫(165范文网)生上班前不应吃带有刺激性气味的食物避免口腔异味。

4、接待时注意力集中展现良好的精神状态无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力步幅适当节奏适宜。

5、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时要神态专注表情自然表达得体不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃动和抓耳挠腮。

第三篇：会议接待

1.会议接待

会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组，负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜，妥善解决各类问题。代定会议酒店按主办单位的要求，提供各类标准的酒店，争取最优惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备，精选安静、舒适、明亮的会议室，特别是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您安排，充分让会代表感觉到与会所值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室，目前江西拥有星级酒店数百家，商务会议室近百个，多功能会议厅数十个；提供电子商务及会议接待服务。

根据我们此次会议300人的参与人数和国家会议中心这种大型的会议场所以及“电子商务会议”这个主题，我们决定采取鸡尾酒会式桌形摆设。因为鸡尾酒会式桌形摆设是以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料、餐点的桌子及此次会议展示品的展示柜，不摆设椅子，突出了“电子商务”的自由交流和轻松氛围，自由的活动空间可以让参会者自由交流。

在车辆交通服务上但凡在一个地区举办会议，肯定需要协调交通的问题，无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车安排，都离不开车辆的运输需求，特别在北京，酒店和会场之间的交通就是一大难题，所以就更加突出了会间用车的重要性。由于北京酒店业较为发达，我们将参会人员安排在距离国家会议中心较近的酒店下榻，所以车程较近。又根据我们300人的参会人数。所以我们安排了三十三座大巴车12辆，每辆大巴车乘坐25人的方式用于会间用车。

会议票务我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；和代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

而在物品运输方面，会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；小件运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件运输：大型器械，大件物品的运送； 特种运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送； 远程运输：远距离的展品运送；贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。2.会议视觉设计

由于我们此次会议的主题为“电子商务”会议，所以我们采用了立体设计的视觉设计方案来体现、传达此次会议的主题。例如：LED灯光、冷烟火等不同灯光对会场进行照明。

背影墙我们采用大红色为主，因为这样显得很高档，很大气。背影墙能烘托会场气氛。投影仪要避开背影墙，背影墙是展现公司形象的一方面，如果投影仪挡住了背影墙，就有点喧宾夺主的感觉。所以要根据领导讲话的习惯，关在领导的左侧或右侧，不与背影墙重叠。

而条幅一定要挂在人们一眼就能看到的正对着门的位置，因为人一进门，首先看到的就是正对着门的那个位置。让参加会议的客人一走进会场就有一个好心情，有一种被尊重的感觉。3.会议材料

在会议材料方面我们将为此次会议准备横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。

在印刷设计方面很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。

其他方面我们将为参会人员准备充足的单色和多色名片。意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我们将采用进口材料做夹板和进口萤光纸。

4.会议礼品

首先我们为每位参会人员准备了马到成功蓝牙USB轻巧方便携带音箱一个。因为我们此次会议主题为“电子商务”会议，所以参会人群以年轻人为主，所以便携音箱这种礼品非常适合此次的参会人群。

5.会议物资

背景版、投影布、易拉宝、音频线15M电脑连功放、横幅、投影仪20*投影视频线、POP美工笔（多色）粗、音频线转换头、白板（120CM*150CM）、笔记本电脑（会议音乐专 用）、白板纸、数据线、夹子、音乐硬盘、白板笔、白板擦、麦克风专用电池、.麦克风—无线、胸麦、讲台（附公司logo）、插线板、X架/配套喷绘、会议指示牌、会议宣传海报、讲师桌、横幅、投影桌、调音板、展示柜、音控台、座位牌、碟机及控制器、闹钟、音响

第四篇：会议接待

接待工作

 接待准备  接待过程

 接待计划与接待实施

接待过程  亲切迎客  热忱待客  礼貌送客  接待过程礼节 接待过程——亲切迎客  起立，问候

 预约的来访者——准备，引入，通报

 事先不知道的预约来访者——询问，致歉，引入，通报  未预约来访者——询问，判断，说明

接待过程——热忱待客

 带领来访者（配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导，动作示意转弯或上楼梯）—— “外开门客先入，内开门己先入” ——引导就座 ——茶水、杂志等

接待过程——礼貌送客

 客人告辞 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告别（代提重物 —— 代叫车辆 ——握手告别）——目送离开 接待过程礼节 礼节的一般原则

讲究态度。弄清关系。把握分寸。送礼贵在适宜。

交际心理基本原则

尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人 自尊与尊人的原则 内在美与外在美的原则 自信大方与适应环境的原则 言行适度与交往目的原则  言谈的基本礼节 有礼有理有利 口齿清晰，声音适度 注意说话时的交流  使用礼貌惯用语  称谓礼节  见面礼节  次序礼节 使用礼貌惯用语

 问候语——问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。

 感谢语——感谢的时候应该以热情的目光注视对方。 道歉语  征询语：  应答话：  慰问语：  “请”字的运用：

见面礼节

 致意：见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意  握手： “尊”先“卑”后

与多人握手时应遵守先高后低，先长后幼，先主后宾，先女后男的原则  引见介绍

自我介绍

介绍他人：先“卑”后“尊”  递接名片

次序礼仪

一般以右为大、为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切

服务均从尊者开始。 就坐时，右为上座

 上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。

 迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。

 有专人看守电梯，客人先进，先出；无人看守电梯，主人先进、后出并按住电钮

 奉茶、递名片、握手、介绍时，按职务从高至低进行。

“外开门客先入，内开门己先入”

 乘车时，通常“右为上、左为下；后为上、前为下”，小轿车后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位殿后；入右座进右门，入左座进左门，不要让客人在车内再移动座位

接待计划与接待实施

 拟定接待计划  接待计划具体内容  接待咨询工作  接待实施原则  少数民族接待礼仪  中国传统节庆习俗礼仪

拟定接待计划

 接待方针

 接待规格：高格接待、低格接待、对等接待  接待日程安排  接待形式  接待经费开支

接待计划与接待实施

接待计划具体内容

 首先要了解清楚来宾的基本情况

 填报请示报告卡片，拟出接待计划和日程安排的初步意见，报请领导批示。

 通知具体接待部门安排好住宿。 安排好来宾用车和接待工作用车。 尽可能周到地安排好来宾的饮食。 根据来宾的工作内容，分别做好安排。

 拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员准备。

 安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。 来宾到达后，双方商定活动日程，安排印发执行。 安排有关领导同志看望来宾。 作好游览风景区和名胜古迹的安排。 安排一些必要的文化娱乐活动。 安排好体育活动。 通知有关新闻单位派人。 预订、预购返程车船或飞机票。

 安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。

接待计划与接待实施

接待计划具体内容——工作、生活、娱乐安排

接待咨询工作

“一听、二问、三记、四分析”  做到热情周到接待  认真听记意见要求  满足正当要求

当面解答

电话联系

出具便函

立案办理

联合办理

接待咨询工作

对来访者所反映的问题和要求处理原则：

 要求合理、按政策应当解决的问题： “分级负责，归口办理”  要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难以解决的问题：解释说明

 要求过高、按照政策规定无法解决的问题：说服放弃

接待实施原则

 诚恳热情  讲究礼仪  细致周到  按章办事  俭省节约  保守秘密

少数民族接待礼仪

东北内蒙地区：蒙古族、满族、朝鲜族、赫哲族、达斡尔 族、鄂温克族和鄂伦春族等

 满族——请安礼、抱见礼、饺子、手扒肉、萨其玛、忌吃狗肉、不戴狗皮帽子、“义狗救主”  朝鲜族——尊老爱幼、老人节、歌舞之乡、秋千、跳板、足球、冷面、打糕、泡菜、明太鱼、狗肉、“麻格里”  蒙古族——“祭灶”、“那达慕”、白食(牛、羊马的奶制品)、红食(牛、羊等牲畜的肉食品)、喝奶茶、吃炒米

会中服务

会中服务是企业会议管理最重要的一步，是检验所有会前准备的唯一标准

1、专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横 幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。

3、会议策划： 会议前后间歇阶段活动安排，即兴表演等

4、会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。

5、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

6、会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（少数民族）的确认。

7、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。

8、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

9、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会中服务工作

一、报到及接待工作（1）与会人员的接送（2）会议交通工具的安排

（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预定及购买（4）会议文娱活动的安排和组织（5）其他属于招待方面的工作

二、组织签到（1）秘书人员代签到（2）簿式签到（3）电子计算机签到

（二）会中流程图

报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫——做好会议保密工作——做好后勤保障工作

三、做好会议记录

（一）会议记录格式

1、记录头（会议组织情况）

会议名称；会议时间；会议地点；会议出席、列席和缺席情况；会议主席；会议记录人；会议主要议题

2、记录主体（会议主要内容）与会者的发言、议定事项

3、记录尾部

散会。主持人、记录人签字

（二）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确

（三）会议记录的重点

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议你讨论、争论的焦点及其各方面的主要见解； 权威人士或代表人物的言论；

会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已经议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动

（四）会议记录方法

1、记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其它的可简要记录。

2、漏记的内容先作记号。然后对照录音带修改。或请发言者重复

3、与会者提的意见、建议、要记人名

（五）会议记录的修改

1、定稿打印前，请主席签字批准

2、与会者指出错误，主席或秘书可改

3、会议记录一经签名，不能再改动

四、确保会议期间信息的沟通

（一）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入会议，掌握第一手资料

（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用（4）注重实效，并收集反馈信息

（二）会议期间的对外宣传（1）妥善处理与新闻媒体的关系（2）注意内外有别，严守单位秘密

（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则（4）收集媒体对会议的报道提供给领导（5）为领导召开记者招待会提供资料

五、编发会议简报（1）类型

综合型、专题型、实录型（2）格式 报头、报核、报尾（3）要求 简练、快捷、准确

六、值班保卫工作

（一）值班工作

1、值班电话记录；

2、值班接待记录；

3、值班日志；

4、作好信息传递

（二）保卫工作

1、重要与会者人身安全保卫

2、重要文件的保卫

3、会场和驻地的保卫

4、会议设备的保卫

5、与会者贵重物品的保卫

七、监督会议经费的类型

1、会议经费的类型（1）与会人员交费（2）参展商交费（3）联合主办者交费（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配（6）其他收入项目

2、会议经费使用的主要方面（1）文件资料费（2）邮电通讯费用（3）会议设备和用品费（4）会议场所租用费（5）会议办公费（6）会议住宿补贴费（7）会议宣传交际费（8）会议伙食补贴费（9）会议交通费（10）其他开支

3、会议经费使用的监督方法（1）报告和会议（2）授权与自我控制（3）质量（4）损益平衡表（5）比率分析（6）审核时要逐项细审

第五篇：接待管理办法（模版）

接待管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强集团有限公司（以下简称“集团”）接待工作规范，对外树立公司形象，降低成本，特制订本办法。

第二条 本办法适用于集团有限公司及下属子公司各类接待工作。第三条 接待事务分为3类：

Ａ类：贵宾接待。指政府高职人员、重要客户、重大客户、外宾及参观团体。

Ｂ类：业务接待。指一般营销客户。C类：普通接待。指各部门的一般来客。第四条 接待场所：

（一）接待室：公司所有接待指定场所。

（二）会议室：接待备用场所，在接待人数超过8人或接待室在用时启用。

（三）多功能厅：大型接待或需使用多媒体等特殊情况时使用。

第二章 组织机构及职责

第五条 接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现营销策略目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操作。

第六条 集团办公室主任及子公司综合管理部部长对行政来客接待工作负有全面责任。市场管理部经理对市场来客负有全面责任。各部门的来客部门领导负有全面责任。

第七条 接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：

（一）接待人员：提供良好的接待环境保障及备品准备，定时进行环境卫生及车间卫生的清扫工作，负责招待服务和来客记录。

（二）保安：提供安全保障及来客引入。

（三）行政管理：提供信息沟通保障及调度控制，安排来客食宿。

（四）陪同人员：

Ａ类：董事长、总经理、营销总经理、总工程师、总经理助理、各部门经理； Ｂ类：子公司总经理、营销总经理、总工程师、总经理助理、各相关业务部门经理，其他人员；

C类：各部门经理安排，指定人员。

（五）根据来客性质，由综合管理部或市场管理部通知各陪同人员，陪同人员负责接待洽谈并全程陪同。

第三章 接待方式

第八条 贵宾接待：接待人员迎接来客于接待室入座，公司领导陪客，以茶水、名烟、水果、干果方式招待，如需就餐由公司领导或指定专人陪同安排于集团指定酒店。

第九条 客户接待：来公司参观或监造的客户来客，市场管理部全面进行安排。以茶水、名烟、水果、干果方式招待，如需就餐由公司领导或指定专人陪同安排于集团指定酒店。子公司总经理、营销总经理、市场管理部经理以及需要的相关领导必须陪同参观和用餐。子公司总经理和营销总经理出差期间，主持工作的公司级领导必须陪同。

第十条 普通接待：各部门来客由部门指定人员接待并服务，需用烟或到公司餐厅就餐，按照用烟或就餐申请程序办理。如需外出就餐，须经总经理批准。

第十一条 住宿安排：一般在集团指定酒店。Ａ类：豪华间或标准间。Ｂ类、C类：标准间。

第十二条 参观规定

(一)用户可在陪同人员引导下进入车间参观。

(二)来客进入车间进行参观，必须遵守车间规章制度。

(三)参观介绍以主要陪同人员为主，其他人员配合。参观进行时，原则上介绍者在先、接待陪同在后。(四)参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。

(五)入厂参观者必须按照既定时间、路线，不得随意在厂区逗留，不得单独离队参观。

(六)未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自带领参观人员参观者，按泄露商业机密论。

(七)参观人员除特准者外，禁止在作业现场拍照，陪同参观人员应委婉说明。

第十三条 接待礼仪要点

(一)对于重要的领导或市场来客，主要领导在客人到来前10分钟，必须到公司大门口进行迎接。

(二)接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。(三)接待人员接待时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

(四)接待过程中遇有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。

(五)接待人员必须着工作服，严守工作岗位，不得擅自离开，保证随叫随到。

第十四条 接待用品准备

(一)通用备品：烟、打火机、水、纸杯、茶叶、水果、干果、介绍材料、便笺及签字笔等。

(二)特殊备品：根据需要提前进行准备。第十五条 环境标准(一)(二)环境卫生干净整洁，室外物品摆放整齐，表面无灰尘；

车间卫生、设备卫生干净整洁无灰尘，参观通道顺畅，工具、零部件摆放整齐有序；(三)接待室地面干净，空气流通清新，接待用品干净无瑕疵；室温适度，灯光合适；(四)

接待备品齐全。