第一篇：英文回复函的格式
dear sir or madam,it is a pleasure to know of your continued interest in our products.the samples you have requested are now available and will be sent free of charge.we have sent the package via fedex,with airway bill number 8180-8713-0983.we hope you find these samples your killing.we would like to reiterate that we accept customization of products to suit your requirements.plesse do not hesitate to contact us for any further clarification.we look forward to doing business with you.with best withes,hillary
能提供样品,但需要对方支付运费
dear sir or madam,it is a pleasure to know of your continued interest in our products.the samples you have requested are now available.samples are free of charge,but according to our company’ policy,the costomer must pay the shipping cost.samples will be sent immediately as soon as the standard us$70 shipping payment is transferred to our account no.009-334833299-2432 at hong kong &shanghai banking corporation(hsbc)or when you provide us with your dhl , ups or fedex account number.sorry for the onconvenience, i hope this little formslity will not stand in the way of our future relationship.we hope you can understand our position and look forward to our future cooperation.with best ragards,hillary
能提供样品,但需要对方提供营业执照
dear sir,we are pleased that your company is interested in our products.the samples you have requested are now available.they are free of charge, but it is our company policy to request a certificate of incorporation.samples will be sent immediately as soon as the certificate of incorporation has been sent to our fax number,(86-0577)62889098.sorry for the inconvenience.we sincerely hope this little formality will not stand in the way of our future relationship.we hope you can understand our position and look forward to our further cooperation.with best regards,hillary
拒绝买家的要求
dear sir or madam:
thank you for your inquiry dated 25 march.we are always pleased to hear from a valued company.i regret to say that we cannot agree to your request for technical information regarding our products.the fact is that moat of our competitors also keep such information private and confidential.i sincerely hope that this does not inconvenience you in any way.if there is any other way in which we can help you, do not hesitate to contact us again.truly yours,
第二篇：英文回复函
Dear Sir, We are very glad to receive your fax inquiry.Since it is the first time we contact, we would be highly appreciated if you could provide us your bank name and address.We realize the types of IC you need, but we do not know the specification you require for that IC such as the voltage current.Could you please tell us the purpose of this IC?
The fax you send us is not very clear for the wording part.Therefore, please fax it again(no need for graph).We wish we could provide the best services to you.Sincerely yours.参考译文：
您好：
敝公司对贵公司传真询问，非常感激，因为与贵公司为首次接触，可否请贵公司惠予示之贵公司交往的银行或公司行号名称，地址。
敝公司了解贵公司所需集成电路之型态，但不明了所需之规格，如电压，电流等等资料，是否能告知此集成电路的用途。
贵公司所传真过来的部份字体不十分清楚，希望能重新传真，但无须传真图片。
盼望能为贵公司提供最佳的服务。
范例二
Dear sir, Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network.We have repaired the machine and mailed back to you.Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested.After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000.Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express.Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.p.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.参考译文：
您好：
首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。
您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没？修理的费用是1500美元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误，请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户：
为了表示我们的感谢，我们会将S10000的价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。
谢谢您的合作，并祝事业昌隆！
p.S.：敝公司是一家SMT的制造商，生产的都是全新的机器，并无经营旧机器的买卖，所以很抱歉，无法提供您所需求的信息。
第三篇：回复函
小金县新桥乡政府：
贵政府来函已经受到，本公司对该函所述事情，已经引起我司领导重视，并要求尽快落实复工事宜！对给贵政府带来的不变深感抱歉。
我公司已经积极联系上了刘军本人，也和贵政府甲方代表曾永国副乡长进行了电话沟通。具公司所了解情况也希望能够得到贵政府的大力配合和支持，并且督促刘军尽快完成对新桥乡人民政府综合楼工程的建设任务。我公司也请贵政府积极协助完成贵政府应该给予我公司的设计变更和工程量增报工作。以变对综合楼工程尽快竣工提供一个完善的条件。所述内容如下
1． 我公司至2009年10月进场，按照中标图纸进行施工时发现，图纸所标注尺寸与现场不符合，并报
请了贵政府。贵政府也积极配合并且通过设计方，监理方，三方在现场确定。该中标图纸整体变更。
接到贵政府通知后，我公司施工人员撤离回到了成都，并且在2010年3月18日收到贵政府通过邮
政快件所发出图纸，20103月21日我司施工人员到场，在开挖基础发现，基础尺寸与设计图纸不符
合，并且上报了贵政府和设计方和监理方，增加了开挖深度并且也由监理方，设计方签字确认。我司施工人员刘军多次报请贵政府给予新桥乡综合楼建设工程整体变更的变更文件，直到综合楼主体
竣工验收后也没有收到。所以我司在这里再次报请贵政府给予我司（新桥乡综合楼建设工程整体变
更文件）
2． 我司施工人员刘军，在该工程2010年11月20日正常停工后，积极联系贵政府所请的监理单位，因
贵监理公司频频更换监理及你们给予我们监理合同所认可的总监理，在2010年11月到2012年2月
均不能够得到现有的监理公司的签字盖章确认，也报请贵政府给予配合积极签字确认》
敬礼
成都市九鑫建设工程有限公司
2011年5月28日
第四篇：回复函格式
回复函
我公司同意参加北京京北双龙房地产开发有限公司的（项目名称）工程的施工投标。
公司名称（盖章）
年月日
附：各标段项目名称
第1标段：15#住宅楼等9项 第2标段：17#住宅楼等8项 第3标段：31#住宅楼等6项 第4标段：37#住宅楼等4项 第5标段：
第6标段：
第7标段：
第8标段：
21#住宅楼等5项 19#住宅楼等9项 34#住宅楼等10项33#住宅楼等4项
第五篇：回复函
回复函
****有限公司：
自接到贵司7月21日发至我司的《工作联系函》，我司领导高 度重视，对函件中反映的我司保安在为贵司提供安保服务过程未尽职 履行安保责任，导致贵司出现盗窃事件及我司保安在工作中存在上班 时间玩手机、看视频、睡觉、抽烟等违反执勤纪律的现象予以调查核 实。
经过调查核实确认后，我司对派驻于贵司的保安处以扣除**** 元绩效的处罚决定，并将该处罚金用于我司赔偿贵司的财产损失。特此告知。
****有限公司
日期： 年 月 日
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