行政文员手册

第一篇：行政文员手册

前言

我们正置身于一个急剧变革的时代，面对激烈的职场竞争，个人要想生存、发展，进而获得事业上的成功，就必须拥有持久的竞争优势，而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更快，掌握更多的管理及操作技能。

基于此，《HOW-TO企业人手册》系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家”，不仅积累知识、增长才干，更重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升，从而获得晋升。

本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作，提高管理和业务能力，将各个专业岗位大量的重复性工作，按照实际操作要求，找出规律性来，规定其标准的工作程序和工作方法，用流程图与制度、表单的形成固定下来，提高工作效率，保证工作的准确性、及时性和全面性。

本丛书于2005年推出了第一辑，分别为《优秀品管员手册》《优秀仓管员手册》和《优秀采购员手册》；2007年推出了第二辑，分别为《优秀报关员手册》《优秀外贸员手册》和《优秀跟单员手册》。该丛书在读者中引起了强烈的反响，他们认为此丛书浅显易懂，注重细节，切中各岗位工作的关键，可操作性极强，非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技能，建议我们多一些相关岗位的图书。因而，我们再次将丛书延展，策划出版了第三辑，也是为三个设计——《优秀行政文员手册》《优秀人事人员手册》和《优秀生产文员手册》。《优秀行政文员手册》首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、基本技能，在介绍行政文员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管理，文书档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。

《优秀人事文员手册》首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、任职要求和工作文员处理各项工作事务如员工招聘、员工培训、薪资与保险、员工考评、员工关系管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。

《优秀生产文员手册》首先介绍优秀生产文员的职责与特点、任职要求和工作细节，再逐项介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、生产统计与分析和生产日常事务处理的实操步骤、方法、技巧及注意事项。

另外，在本丛书的编辑过程中，一些培训机构、咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员参与了编写和修改工作，具体为：王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。

第一章

优秀行政文员任职要求

行政文员职责与特点

行政文员任职要求

第一节

行政文员职责与特点

文员是企业里最常见的职位之一，具有为重要的基础性、服务性作用，是企业有效运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长高级白领的第一步选择。

一、行政文员的职责

文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文

件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：

（1）负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。

（2）负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要

（3）负责做好计算机打字、复印等行政工作

（4）负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登

记，名片印制等工作。

（5）负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

（6）负责公司电话的接线工作。

对来往电话接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。

对未能联络上的记录在案并及时转告。

对紧急电话设法接通，未接通者速报行政部经处理。

负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职的缴回。

负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账单相符。

按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。

完成各项勤杂、采购工作。

负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

完成行政部经理临时交办的其他任务。

第一节

行政文员职责与特点

文员是企业里最常见的职位之一，具体极为重要的基础性、服务性作用、是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。

一、行政文员的职责

文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：

（1）负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作

（2）负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要

（3）负责做好计算机打字、复印等行政工作

（4）负责公司办公设备的管理、计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作

（5）负责公司邮件和报刊的收取、分发工作

（6）负责公司电话的接线工作

对来往电话拔接准备及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。

对未能联络上的记录在案并及时转告

对紧急电话没法接通，未接通者速报行政部门经理处理

（7）负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时缴回

（8）负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库

有手续，保证账实相符。

（9）按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做好既不脱档又不长

期积存。

（10）完成各项勤杂、采购工作。

（11）负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

（12）完成行政部经理临时的其他任务。

二、行政文员的特点

行政文员与前台文员、办公文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等，虽然具体的工作内容有很大的区别，但都具备一些共同的特点：

1、辅助性

文员工作很细致，千头万绪，也很灵活，千变万化，归纳起来就是两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面，比如草拟文稿，整理、提供信息，作调查报告，为领导的决策提供参考预案等。文员本身属于办事人员，其根本任务就是协助领导搞好工作，这就是文员的辅助特点。从这个角度来说，文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。

2、中介性

文员工作的中介是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策，但本身并不是决策者，而是被领导者。但又和其他被领导者不同，文员不是决策的主要执行者，其任务更多地是传达决策，了解决策执行情况，检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级，也关联下级，似乎是一个中间环节，也似一个纽带，可以用这样一句话表达：文员的中介性体现在不上不下，亦上亦下，可上可下。

3、事务性

文员的工作很多时候相当烦琐，大量的工作需要文员亲自去做，比如决策时需要的各种信息资料的收集与整理，体现决策意图的文件草拟，使用复印机、文字处理设备等，可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。

三、行政文员的工作要求

行政文员在工作中要了解具体要求，方能做好工作。一般而言，行政文员的工作要求至少有以下一些：

（1）在工作中要服从上级的安排，积极配合领导和其他部门的工作，凡事以大局为

重，遇有疑难问题及时汇报请示，有问题不搁置、不拖延、办事要有始有终，事事有结果。

（2）对待工作认真细致、积极主动，应当做到忙而不乱、有条有理。

（3）要有保密意识，对外做到守口如瓶涉及公司内部保密问题（指那些还未公开，在讨论研究的事项），要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。

（4）要求文员保持稳定的心理状态，有利于在工作中能正常发挥，以免影响工作。

稿件完成后交给有关部门批阅审核，签字后予以打印、保存。

（5）要严于律已，工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退，有事先请假。

（6）起草文稿要字迹清晰、工整，语言力求简洁精练。

（7）善于处理部门工作、业务中的往来关系，注重团结协助。

四、行政文员发展之路——高级秘书

在公司里，秘书和行政文员其实是一个很多共同点的岗位，甚至有的公司秘书和行政文员就是一个人在担任，但是严格来说，秘书的要求往往比文员更高。其实，可以这样来理解什么事秘书：秘书就是高级文员，也就是说行政文员如果有很强的工作能力，有很广泛的知识面，以及相对熟练的专业知识，那么就成为高级文员，当然也能称为秘书了。它们本来属于同一职业的不同层次，秘书其实是行政文员的前景职业。

秘书除了负责日常工作之外，还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务，还要负责企业内部企业内部各部门间的关系，向董事会或股东汇报企业业绩，接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台，那么秘书除了前台，还更多地深入到企业的幕后。

由于行政文员的工作和秘书最接近，所以秘书是大多数行政文员今后发展的方向，也是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。

秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书（也就是文员）干起，先在企业从事一些简单的工作，比如接听电话、整理文件、前台接待„„这对于行政文员来说是一个锻炼的机会，时机成熟以后，你就能轻易胜任秘书的工作，那么你就已经不再是普通文员了，你是高级文员。然后你可以考虑获取晋升的机会，这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情，因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。

如果你已经取得了秘书职位，那么你就应该接着进行下一步。你需要多学一些专业知识，继续给自己充电，直到你通过国家的考试，并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了，这时你的权力已经有了质的飞跃，不再是一位普通文员，而且你的薪水自然的会增加很多，工作相对更加自由，空间会更加广阔。

第二节

行政文员任职要求

行政部门本身是企业中较为重要的部门，所以在选择本部门人员时，要遵循一定的标准，为企业和部门选择真正实用的人才，虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同，但就整体而言，行政文员应具有以下行政文员的基本要求

一、扎实的文化基础

文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方面。一是社会科学基础文化，如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员，尤其是涉外行政文员不仅要了了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的历史，准确把握不同的特点，对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作于生活离不开自然科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化，没有一定的自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。

二、丰富的专业知识

行政文员的专业知识，是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体说，包括四个方面：

1、有关办公的专业知识

(1)秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要

求的知识。

(2)文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档，资料卡片的收集、整理、应用等方面的知识。

(3)信息沟通学。有关信息的收集、筛选、存储、提取、综合分析、处理、发送、反馈

以及网络化服务方面的知识。

(4)写作学。各种文件、报告、计划、信函的文体知识和写作方法。

(5)除了上述专业知识外，还有法学（法律、法规）、经济学（尤其是财务、金融）、心

理学、管理工程学等的知识，也要求行政文员有一定程度上的掌握。此外，企业对行政工作人员的外语要求也越来越高，多掌握几门外语，可以更好地胜任工作。

2、有关该行业的专业知识

如商业中的市场营销知识，金融业的货币流通知识，企业内部的管理知识、财务知识、审计知识等。因此，单纯的行政工作是不存在的，行政文员必须具备所在行业和部门的专业知识，这是行政工作专业化的要求。

3、相关学科知识

相关学科知识是相对于行政文员的专业知识而言的，它包括。

（1）会计知识，财政金融知识，股票与证劵、房地产知识。

（2）行政学知识、领导科学知识，社会知识、特殊心理学知识、人力资源管理

知识。

（3）国际贸易知识、国际商务知识、国际法与国际惯例知识、国际旅游知识等。

4、新兴学知识

20世纪以来，各门自然科学长足发展，学科越风越细。同时，学科之间又相互参透、相互交叉，使得自然科学

第二篇：行政文员

行政工作职责：

1、全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。

2、管理行政部人员编制。

3、负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。

4、负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。

5、负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。

6、负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。

7、负责审批各部门办公、劳保用品的采购计划，组织安排人员按计划实施物资采购。

8、根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组

织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。

9、负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。

10、指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。

11、严格管理和使用印章，需经签字批准并进行登记后方可用印。

12、组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。

13、负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。

14、管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。

15、组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。

16、管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。

17、安排外来宾客的住宿。

18、负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求

参与有关的社会活动。

19、认真完成总经理交办的其它工作。

人事工作职责：

20、负责公司人力资源工作的规划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度。

21、负责制订和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。

22、根据现有编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制/月度人员招

聘计划，经批准后实施。

23、做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；

24、负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；

25、建立并及时更新员工档案，做好及月度人员异动统计（包括离职、入职、晋升、调动、降职等）。

制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；

26、对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用。

27、负责拟制公司薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制；

28、负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调

出、辞职、辞退等手续。

29、做好员工考勤统计工作，负责加班的审核和报批工作。

30、负责公司员工福利、社会保险、劳动年检的办理。

31、配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜。

32、其它突发事件处理和领导交办的工作。

第三篇：行政文员

一、行政文员一职，对我而言是一次机会，它能够充分展现自己的理想和抱负。我非常珍惜也非常感谢领导能给我这样一个发挥自己才能的机会。我将把这份感激之情化为工作的热情，扎实苦干，一丝不苟地完成领导交给我的任务。

二、对工作岗位的认识

首先，办公室行政这一职位是文职上的职位，因此行政工作一定要做到以下几点：

1．服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2．领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

但是服从并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考；同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。

其次，办公室行政工作相当于集团的小管家，办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、固定资产管理等工作。因此办公室行政一定要有足够的耐心并热爱本职工作。

三、对未来工作的计划

1．在日常事物工作中，我将做到以下几点：

（1）做好客户接待工作，（2）做好卫生打扫

（2）做好低值易耗品的分类整理、各类帐务的报销工作。

（3）协助办公室领导做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行公章管理规定，不滥用公章。

（4）做好办公用品的管理工作。按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

（5）做好办公室设备的维护和保养工作，（8）认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。

在日常事物工作中，我一定遵循精、细、准的原则，精心准备，精细安排，细致工作，干标准活，站标准岗，严格按照办公室的各项规章制度办事。

2．在行政工作中，我将做到以下几点：

（1）做好信息保密工作：保存好办公室常用文档，做好存档保密工作；要及时、准确、全面的收集各方面信息并做好存档工作。

（2）做好文书工作：及时完成领导交办的各种东西，3．提高个人修养和业务能力方面，我将做到以下三点：

（1）提升自身的专业工作技能。

（2）向领导和同事学习工作经验和方法，快速提升自身素质。

（3）通过个人自主的学习来提升知识层次。

办公室行政这个工作岗位是琐碎、繁杂的。我将根据实际情况进行合理分工、合理安排，认真落实岗位责任制，确保工作井然有条；还要创造性地工作，不断探索工作的新思路、新办法和新经验；同时增强工作创造性的同时，我一定注意办事到位而不越位，提供服务而不干涉决策，真正成为领导的参谋助手，成为上、下沟通的桥梁。

我深知：一个人的能力是有限的，但是一个人的发展机会是无限的。现在是知识经济的时代，如果我们不能很快地提升自已的个人能力，提高自已的业务水平，那么我们就这个社会淘汰。当然要提升自己，首先要一个良好的平台，我认为成都丰睿资产管理有限公司就是我最好的平台，我一定会把握这次机会，使业务水平和自身修养同步提高，实现自我的最高价值。

第四篇：行政文员

第一节

行政文员职责与特点

文员是企业最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务性作用，是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者注要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。

一、行政文员的职责

文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：

1.负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。

2.负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。

3.负责做好计算机打字、复印等行政工作。

4.负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。

5.负责公司邮件和报刊的收取分发工作。

6.负责公司电话的接线工作

对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。

对未能联络上的记录在案并及时转告。

对紧急电话没法接通、未接通者速报行政部经理处理。

负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的激回。

负责各类办公用品的仓库保管、每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。

按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档有不长期积存。完成各项勤杂、采购工作。

负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

完成行政部经理临时交办的其他任务。

二、行政文员的特点

行政文员与前台文员、办公室文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等。虽然具体的工作内容有很大的区别，但都具备一些共同的特点：

辅助性

文员工作很细致，千头万绪，也很灵活，千变万化，归纳起来就是两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面，不如草拟文稿，整理、提供信息，作调查报告，为领导的决策提供参考预案等，文员本身属于办事人员，其根本任务就是协助领导搞好工作，就是文员的辅助特点。从这个角度来说，文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。

中介性

文员工作的中介性是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策，但本身并不是决策者，而是被领导者。但又和其他被领导者不同，文员不是决策的主要执行者，其任务更多地是传达决策，了解决策执行情况，检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级，也关联下级，似乎是一个中间环节，也似一个纽带，可以用这样一句话来表达：文员的中介性体现在不上不下，亦上亦下，可上可下。

事务性

文员的工作很多时候相当烦琐，大量的工作需要文员亲自去做，比如决策时需要的各种信息

资料的收集与整理，体现决策意图的文件草拟，使用复印机、文字处理设备等，可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。

三、行政文员的工作要求

行政文员在工作中要了解具体要求，方能做好了工作。一般而言，行政文员的工作要求至少有以下一些：

（1）在工作中要服从上级的安排、积极配合领导和其他部门的工作，凡事以大局为重，遇有疑难问题及时汇报请示，有问题不搁置、不拖延，办事要有始有终，事事有结果。

（2）对待工作认真细致，积极主动，应当做到忙而不乱、有条有理。

（3）要有保密意识，对外做到守口如瓶，涉及公司内部保密问题（指那些还未公开，在讨论研究中的事项），要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。

（4）要求文员保持稳定的心理状态，有利于在工作中能正常发挥，以免影响工作。稿件

完成后交给有关部门批阅审核，签字后予以打印、保存。

（5）要严于律己，工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退，有事先请假。

（6）起草文稿要字迹清晰、工整、语言力求简洁精练。

（7）善于处理部门工作、业务中的来往关系，注重团结协助。

四、行政文员发展之路——高级秘书

在公司里，秘书和行政人员其实是一个有很多共同点的岗位，甚至有的公司秘书和行政文员就是一个在担任，但是严格来说，秘书的要求往往比文员更高。其实，可以这样来理解什么事秘书：秘书就是高级文员，也就是说行政文员如果有很强的工作能力，有很广泛的知识面，以及相对熟练的专业知识，那么就可以成为高级文员，当然也能称为秘书了。它们本来就属于同一职业的不同层次，秘书其实是行政文员的前景职业。

秘书除了负责日常工作之外，还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务，还要负责企业内部各部门间的关系，向董事会或股东汇报企业业绩，接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台，那么秘书除了前台还更多地深入到企业的幕后。

由于行政文员的工作和秘书最接近，所以秘书是多大数行政文员今后的发展的方向，也是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。

秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书（也就是文员）干起，先在企业从事一些简单的工作，比如接听电话、整理文件、前台接待„„这对于行政文员来说是一个锻炼的机会，时机成熟以后，你就能轻易胜任秘书的工作，那么你就已经不再是普通文员了，你是高级文员。然后你可以考虑获取升级的机会，这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情，因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。

如果你已经成功取得了秘书职位，那么你就因该接着进行下一步。你需要多学习一些专业知识，继续给自己充电，直到你通过了国家的考试，并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了，这时你的权力已经有了质的飞跃，不再一位普通文员，而且你的薪水自然的会增加很多，工作相对更加自由，空间会更加广阔。

第二节

行政文员任职要求

行政部门本身是企业中较为重要的部门，所以在选择本部门人员时，要遵循一定的标准，为企业和部门选择真正实用的人才。虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同，但就整体而言，行政文员应具有以下行政文员的基本要求：

一、扎实的文化基础

文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方面。

一是社会科学基础文化，如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员，尤其是涉外行政文员不仅要了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的特点，对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化，没有一定自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。

二、丰富的专业知识

行政文员的专业知识，是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体来说，包括四个方面：

1、有关办公的专业知识

秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要求的知识。

文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档，资料

第五篇：行政文员

行政助理岗位职责签批；

一、直接上级：行政部经理

二、岗位资格：

1、大专（或以上）文化，熟练操作计算机办公软件；

2、良好的沟通表达能力、社交能力、被管理能力，执行能力；

3、具有敬业精神，团队协作精神。

三、岗位职责

1、负责公司员工的行政纪律检查，对违规的进行纠正和登记并行政处理通告；（每周2次）

2、负责准确做好公司卫生及5s检查，对违规的进行纠正和登记并行政通告；（每周2次）

3、负责准确与保安一起做好员工入住宿舍后宿舍卫生管理工作；（每月15号30号每月2次）

4、负责准确做好公司及员工行政物资申购工作并跟催完成；（周3前每周1次）

5、负责准确与保安一起进行完成做好监督保安的消防检查，对消防器材检查清洁整理，摆放规范，对违规的进行纠正；（周1前每周1次）对消防水栓检查清洁整理，（每月6号1次）

6、负责做好公司网站更新，登陆市政府采购网关注新的行业采购通告等；（周3前每周1次）

7、负责营销部行政监督营销员外出访客座到先登记后外出。第二天催收营销员填报访客记录表；

8、负责营销部行政文件收发、电话转接、电子邮件收发、信息平台使用；

9、负责营销部财务管理数据统计登记收发；

A（合同、收据3天内要回收跟踪，如未使用的要回收审阅后再发给）

B（营业额、应收、已收、未收等。周1前每周1次）；

10、负责营销部行政管理数据统计登记收发（访客客户资料、一周效率等。周1前每周1次）；

11、负责每周下午全厂卫生清洁（每周星期四1次）：

12、负责外贸图片的制作每周300张，阿里巴巴国际站的更新（每天2次）：

13、协助经理（总监）做好协调保安工作的日常管理监督（每周2次）；

14、协助经理（总监）做好文件资料发收，会务记录等工作；（每周一、周三的会务工作）

15、协助经理（总监）做好员工考勤审复核工作，收集考核审核各类表格，整理考核结果；

16、协助公司规章制度及行政公文的起草、修订、完善及执行事项；

17、协助公司文化建设等相关事项，全力完成上级交办的其它日常事务

五、岗位权力：有

六、岗位责任

1、对负责岗位失职而造成的后果负直接责任。