在日常培训中提高员工的工作效率（精选五篇）

第一篇：在日常培训中提高员工的工作效率

在日常培训中提高员工的工作效率

“人”在企业经营的地位是无可替代的，也是根本的核心竞争资源。英盛培训网的高级营销讲师就提出，企业要想获得高成就，就必须建立并拥有一支良好的管理与技术团队。这个团队，便是我们热衷期盼创建的学习型组织。而这其中的关键，便得从人力资源管理“育人”的人才观入手，把人作为首要的资源进行开发。

事实上，作为职能及业务部门的负责人，要担当起本部门人力资源管理的主要职责，这其中包括如何选人、用人、育人及留人。人事部门则更多突出于改善管理环境来引导群体，譬如向其他部门提供人事管理政策、方法等的建议及指导。在与部门管理者的访谈中，不难发现有些员工存在以下情况：忠诚度不够、工作积极性不高、学习的意愿和态度不热诚且多半不能正确定位自己的职业目标。

培养下属的三个方面

第一：培养下属的忠诚度

凡进入公司的新进人员都要进行集中性的入职培训，在工作岗位上，也要接受岗位技能培训，但是，仅仅依靠培训就能让员工充分认同公司的文化及经营理念，就能使员工的工作成效立竿见影，显然是片面的。管理者要让员工拥戴自己并忠于公司，则先从自身做起，以自己忠于业务、塌实勤奋的高贵品质去打动你的下属，并以承诺的方式明确期望值。因为承诺是值得他们不懈追求并付出努力的目标期望。

第二：培养下属的职业精神

员工的职业精神直接反映员工的工作状态。若一个员工的工作积极性不高，热情度不高，我们则可以判定他职业精神不够。“忠诚、敬业、务实”是豪恩人创导的工作品质，怎样来培养下属具备这种精神，是我们管理者值得深思的问题。

公司的目标根本上来说是为了实现利润，而实现利润是要靠赢得客户。因此，我们是不需要那种整天只想着“天上能掉下馅饼”的人，事实上没有哪个诚心的客户会主动青睐你的产品。欲让公司的产品销售出去，关键在于员工是否塌实、是否能去主动拓展业务。“士之可贵者，在气节不在才智”，在敬业和能力之间，我们的天平理应倾向前者。“追求完美，止于至善”，强烈的兴趣加上持续的努力才是一名豪恩人的职业风范。

第三：培养下属的业务技能

提升业务技能是支撑员工发展并取得良好业绩的唯一手段。譬如，销售部要拓展某一片区的业务并希望从对手中夺取更大空间的市场，我们则要放开思路、积极引导自己的下属去主动挖掘市场、寻找客源。教会他们如何处理各项销售业务，如何灵活多变的与客户进行有效的沟通，如何从深度上把握客户的需求、赢得他们的信任与支持。

事实上，培养下属的业务技能是一个引导、激励及约束的过程，要想员工在自己的手下好好干，就必须充分调动员工的积极性。

怎样培养下属调动他们的工作积极性从而提升他们的工作效率呢？下面我们就来介绍以下四种方法：

一、机会教育

机会教育是指针对下属随时出现的问题予以现场指导，它是培养下属的一种有效方法。如果下属哪个地方做的不对、做的不好，你必须及时纠正他的错误并督促他在以后的工作中改进。作为一名管理者，宛如排兵布阵，行军打仗。要带好自己的队伍，不讲究策略是不行的。故在对下属进行机会教育需要把握好技巧。

二、即时激励

仅仅靠绩效、薪酬是远远不能达到激励的效果。要培养好自己的下属，还应深究激励的一些技巧。比如如何去肯定下属工作的价值，以激发员工内在的主观能动性，也不失为一种很好的手段。所以，对于部门负责人来讲，员工干的卖力，干的有成效，更多的时候要去表扬，要去鼓励。你的赞扬、你的微笑必须设定一个标准，站在公平的立场上去让下属知悉工作的方向，工作的使命。

三、适时授权

适时授权是一条双赢的决策，不要老是放不下心。一名优秀的管理人员，不仅要精于业务，更要精于组织成员的分工。如果每件事情都要亲自处理，往往会给下属造成依赖感，缺乏独立思考和办事的能力，从而导致自己累的要死，而下属闲的发慌。所以，你要去信任自己的下属，适当的时候让他们尝试一些富有挑战性的工作，将会大大提高他们的积极性。否则，你永远也不知道他能够走多远。

四、参与式管理

参与式管理崇尚的是一种互动管理模式。管理不是单纯的管理行为，更不是颐指气使。所谓管理者，他更多应该是一种担任教练、辅导员的角色，让每一位成员都积极参与进来、集思广益，取长补短，并做到多尊重他们的意见，多体贴他们的生活。若下属在参与管理中出现了一些小错误，也不该严厉的去批评他，多以建议及商量的口吻效果会好的多，也能增强他们参与的积极性。

本文资讯来源：英盛培训网

第二篇：如何提高员工工作效率

如何提高员工工作效率

http://www.xiexiebang.com/发布时间：2012-04-21 编辑：郭鑫

为什么每天都很忙，却老是忙而无功?为什么别人的工作干的总是有条有理，而你却一塌糊涂?为什么感觉付出很多，得到的却只是老板的批评?为什么没有一刻空闲，到总结时却说不出所完成的成果?归根结底，只有一个答案：工作习惯问题!如何学会把工作有效分类，减少工作中的盲目性;如何在工作中对别人说 “不”，保证自己本职工作的完成质量;如何制定科学、实用的工作计划，让自己的工作有条不紊的进行;如何在工作中各方面都能养成良好的行为习惯?众所周知，制约中国企业发展的致命软肋是员工执行力差，而员工执行力差的一个重要原因是员工缺乏良好的工作习惯与高效的工作方法。那么，如何提高工作效率呢?

你是否总是第一个冲进办公室，最后一个离开?没有比夏季工作50小时以上更恐怖的事了。为了能够使用夏日星期五(无论是正式的或非正式的)，你应该在这个季节里尽可能地提高效率。你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。

谭小芳老师表示，国内很多民企的老总或者管理者之所以很累效率比外企低，主要的原因就是自己把员工的工作抢走了，最终搞得自己忙的不可开交，员工轻松的要命;但我同时呢，也报理解的态度——老板和管理者真的不想将工作交给员工吗?他们很想，可是他们更多的是不放心才造成今天结果，这也就是很多提高管理者工作效率或员工工作效率的方法为什么行不通了!

工作效率(Workefficiency)，一般是指工作的投入与产出之比。产出大于投入，就是正效率，产出小于投入，就是负效率。提高工作效率的目标，就是要求正效率值不断增大。一个人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。如果一个人长期处于低效率状态，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了问题。谭小芳老师认为，提升工作效率的意义在于——

1、提高工作效率之后，在优化劳动组合中，具有更大的竞争优势。

2、提高工作效率以后，可以克服机构臃肿，人浮于事，浪费时间的现象。

3、提高工作效率以后，就有可能缩短工作时间，从而有更多的时间让员工自行支配，去从事学习、娱乐、旅游、社交和休息。

4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高，增加活力;有利于工作人员个人实现多劳多得，增加收入。

众所周知，忙碌的人办事效率最高。他们的秘诀其实很简单：一刻也不肯停下来。无论是从事于哪个行业，无论是老板还是员工，我们都希望能够更好的提高工作效率，但是如何能够更好的提高工作效率呢?著名企管专家谭小芳老师总结了管理者提升工作效率的9大技巧，称之为工作效率提升的九阳神功——

1、按计划行事

每天列一个日程表，列出写邮件、打电话的时间。人们习惯于确定开会的时间，但对于自己一整天的工作却缺少具体的时间安排。如果觉得开会比日常工作还重要，那么只会造成各种阻碍。另外，谭小芳老师建议把你想要回家的时间确定下来，然后再下载一个“该回家了警报器”，可以协助更好地达到目标。

2、确定优先权

做事千万不要拖。要注意自己是否总是先处理些例行公事，而将重要事情一拖再拖。如果你能在面对简单和棘手的公务时，首先选择后者，那么事后你将会产生巨大的满足感和自信心。把小事情都放在后面，你会很容易节省许多时间。如果你不能拒绝，至少要让自己的工作先后有序。谭小芳老师在实践中发现 ——现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息，却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。

3、知道自己何时效率最高

很多人都在早上的时候工作效率最高，可如果你的生物钟稍微靠后了一些，不妨晚一点去吃中午饭，趁办公室里的安静状态，进行工作。谭小芳老师建议分清楚从老板，客户以及同事之间过来的事情，哪些是紧急的、首要的，问清楚它们的最后期限，他们期望的是什么结果。花些时间多问些问题，会有助于你决定哪些事情更重要，同时也可能避免你重复劳动。

4、创新提升效率

引进适用的新设备就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面是众所周知的，在此不再赘言。采用新技术新工艺前面说的要选择最好的工作方法，对生产、加工业而言，就是要不断地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术、新工艺，才能保证生产效率和生产水平的永远领先，才能真正体现新技术、新工艺对提高工作效率的贡献。

5、放松你的神经

在你入睡1小时前关掉电视。看电视会刺激你的大脑，让它处于难以入眠的状态。整晚睡不好的精神状态，相当于血液里酒精含量达到醉酒驾车的程度。人能保持的高效工作时间，每次都不会持续超过1小时，所以剩下的时间你虽然在工作，但效率一般。如果你选择适当的休息，并且给同事和自己都倒点喝的，算是利人利己。

6、把搞笑邮件放到一边

如果你收到很搞笑，或是比较八卦的邮件，不要急于转发，不然你会从更多的同事朋友那里收到更多的搞笑邮件。因为在这件事情上，人们都喜欢礼尚往来。调查显示，上班族每天平均花6分钟时间处理垃圾邮件。跟你的IT部门联系，建立更好的垃圾邮件处理系统。

7、明确职责与装备

在你着手做一件事情前，首先要问这件事是否属于你的职责范围。很多上班族因为不愿意为这些“小事”多费口舌，而无端增加了工作!在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事，不该做哪些事。同时，谭小芳老师表示，不论你是建筑工人还是办公室一族，你的所有装备都需要安置有序，不然的话，你的宝贵时间都浪费在寻找它们身上了。放一个工具盒在你的办公桌上，让每个人知道借用过的东西可以放在其中。

8、固定你的工作流程

把下属汇报工作的时间，头脑风暴时间，或是监督工作进度的时间，都固定在每天的某个时段内。

这样就不会有人时不时来打断你的工作。而这个固定的时段，完全可以过得轻松一点，加点茶和点心。另外，谭老师建议每个月检查一下你的电脑：查杀病毒、删除过期文件、清理碎片、安装需要的软件，同时也卸载不必要的软件。2005年的一项调查发现，很多上班族平均每天需要用48分钟来专门处理电脑问题。

9、适时离开

记住“过劳死”这个词已经成为上班族可以选择的一种死亡方式，不要让它成为你的墓志铭。如果你因为按时下班而感到内疚的话，可以通过下班后作一些有意义的事情，来抚平这种情绪，比如去看望父母，或者照看小动物。同时，谭小芳老师建议按时锻炼身体，提高身体素质可以避免你请病假，这样你也不用休病假回来发现文山会海正在办公室里等着你。有数据表明，不到48%的上班族每周做足够锻炼，而值得提倡的锻炼时间是每周不少于150分钟。

综上所述，作效率高低不仅体现了企业的管理水平，还能看出企业的员工素质，更能说明企业在当今市场上的竞争力，因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁，提高工作效率的途径，或许千条万条，但这九条应该是比较关键的，因此经理人和企业，最好以此为镜，检视自己和企业，取长补短，互通有无，学习交流，以期真正提高工作效率

第三篇：提高员工工作效率如何提高员工工作积极性

提高员工工作效率如何提高员工工作积极性

管理学的无数案例表明,一个企业的成功经营不仅仅取决于它所拥有的资源多寡,在很大程度上是与其员工的工作积极性(士气)密不可分的。这不单单是表现在一个企业成功运作的时候需要员工高昂的工作积极性,还表现在当一个企业面临严峻挑战的时候,员工的团结一致和努力工作往往可以使企业转危为安。既然员工的工作积极性对企业来说如此重要,那么如何提升工作积极性呢?在本期会员期刊,我们将探讨影响员工工作积极性的各种因素,从领导者气质、工作氛围、员工的自我激励等方面进行阐述„„ 影响员工工作积极性的因素分析

企业内部影响员工工作积极性的因素很多,也很复杂,但从系统论的角度来看对其起影响的因素不外两个方面:外部环境和内部环境。内部环境就是员工自身因素,自我对工作积极性的调动,这些自身因素包括员工的成就动机、自我效能、自我激励等;外部环境是工作氛围,包括上司、同事、工作激励、工作本身。下面我们分别对这几种影响因素做进一步的阐述。

1、成就动机。所谓成就动机,是指驱动一个人在社会活动的特定领域力求获得成功或取得成就的内部力量。强烈的成就动机使人具有很高的工作积极性,渴望将事情做得更为完美,提高工作效率,获得更大的成功。成就动机是影响员工工作积极性的一个基本的内部因素,在宏观层次上它受到员工所处的经济、文化、社会的发展程度的制约;在微观层次上,让每一个员工都有机会得到各种成功体验,培养和提高自我愿望等成就动机水平,将有助于改变他们对工作的消极态度,提高自我的工作积极性。

2、自我效能。自我效能感被定义为人们对自己产生特定水准的,能够影响自己生活事件的行为之能力的信念。自我效能的信念决定了人们如何感受、如何思考、如何自我激励以及如何行为。自我效能决定了员工对自己工作能力的判断,积极、适当的自我效能感使员工认为自己有能力胜任所承担的工作,由此将持有积极的、进取的工作态度;而当员工的自我效能比较低,认为无法胜任工作,那么他将对工作将会有消极回避的想法,工作积极性将大打折扣。

3、自我激励。工作中难免会遇到各种各样的挫折和失败,降低员工的成就动机并对自己的能力产生怀疑,所以必须要不断地进行自我激励,以维持强烈的成就动机和高水平的自我效能。

4、上司对员工共作积极性的影响。上司是员工工作指令的来源,也是员工工作业绩的主要评价者,上司与员工之间的互动对员工的工作态度起着非常重要的影响。什么样的领导方式能有效的提高员工的工作积极性呢?台湾的组织社会学学者在对华人企业的研究中表明,许多企业会以家庭作为企业的隐喻,通过泛家族化的过程,传统的家族中的伦理或角色关系会类化到家族以外的团体或组织,领导者在企业中扮演的是家长的角色,要求领导者应该恩威并重,公平、公正地对待下属。同时心理学的研究认为,领导者敏锐地觉察追随者的情绪状态,了解并适当地满足追随者的需求,是有效地提高追随者积极性的重要因素。

5、同事对员工共作积极性的影响。国人做事,一向讲究“天时”、“地利”、“人和”,其中“人和”是最重要的因素。文化传统和几十年“单位制”的影响使员工很看重工作中的人际关系,希望能够被人接纳,并能融入其中。同事之间良好的人际互动和工作氛围,将大大的提高员工的归属感,进而调动员工的工作积极性。

6、工作激励。毫无疑问,恰当的激励对于提高员工的工作积极性有着不可忽视的作用。激励从不同的维度可以分为奖励和惩罚、物质激励与精神激励。值得注意的是,激励的前提假设是把员工看作是“经济人”还是假定为“社会人”,由于前提假设的不同,就会产生激励方式和手段的差异。把员工看作是“经济人”则激励会侧重于物质方面;如果把员工假定为“社会人”,则在物质激励的同时,还会对员工进行适当的精神激励。

7、工作本身。同一件工作对于不同成就动机、自我效能的员工来说,意义是不同的,员工对此工作的积极性也是存在差异的,哪怕他们实际上都能把这份工作完成的很出色。这就要求管理者有能力分辨出员工的工作取向,分配恰当的工作,如此可以有效地提高员工的工作积极性。

培养领袖气质、提高员工工作积极性

著名心理学家豪斯认为,出色的领袖以其领袖气质指出下属前进的明确目标,帮助他们在情境不明的情况下明确方向,激励他们为实现目标而奋斗。一项有趣的研究表明,具有领袖特质的人常常利用他们的情绪表达能力来激励或影响他人,对那些具有领袖特质的领袖来说,一个典型的特征是他们能够唤起、激励、影响他人的情绪,另外这些领袖还拥有吸引他人注意的能力,它们是由交往能力和吸引潜在追随者注意的能力所构成的。这些理论还暗示着这样一个观点,也即具有领袖气质的人能够触摸到他人的情感深处。由此看来,管理者具有的领袖气质将对员工工作积极性的提升起着不可估量的作用。下面我们将详细阐述一下领袖气质的定义、结构构成、外在表现,以及如何培养领袖气质。

一、对领袖气质的定义。可把领袖气质界定为基本的交流技能和社会技能的一个集合,通过技术性的情绪交流来唤起或激励他人的能力。领袖气质来自于与人沟通,以及唤起和激励他人采取行动的出色能力。拥有领袖气质的关键是拥有情绪交流的技能,特别是情绪表现力。有关领袖气质和社会技能的研究表明,领袖气质在社会表现力、领导能力、人际关系,以及心理健康的培养等方面都扮演了重要的角色。人们可以通过改善交流技能和社会技能来增强自身的领袖气质,发挥自身的人际效应。

研究领导能力的杰伊&S226;康格(Jay Conger)把领袖气质定义为一系列行为特质的集合,这些行为特质能让他人感受到一种魅力,包括发掘潜在机遇的能力、敏锐察觉追随者需求的能力、总结目标并公诸于众的能力、在追随者中间建立信任的能力,以及鼓动追随者实现领袖目标的能力。康格认为,追随者是否认为一个领袖具有领袖气质,取决于该领袖所表现出来的出色行为的数量、这些行为的强度,以及它们与情境的相关程度。

二、领袖气质的结构构成。领袖气质的结构有三种基本的交流技能组成,它们分别为传递技能(即表达技能)、接收技能(即对输入的信息予以敏感处理的技能)和调控交流活动的技能。这三种技能的实施涉及两个领域:情绪交流领域和社会领域。因此,共有六种社会的和交流的基本技能:情绪表现力、情绪敏感性、情绪控制、社会表现力、社会敏感性和社会控制技能。情绪表达能力包括通过面部表情、手势和音调来传递非言语情感的能力。情绪控制力和情绪表现力把具有领袖气质的人造就成出色的情绪“演员”。除了情绪表现力和情绪控制力之外,一个具有领袖气质的人尚须具备洞悉他人情绪需求的能力。例如,他或她必须能够解读追随者的情绪,以便作出适当的反应。在领袖气质中,社会表现力这一成分包括言语技能和在社会交往中吸引他人注意的能力。社会表现力与情绪表现力相辅相成,情绪表现力涉及情感的自发表达,而社会表现力则与如何把思想自发地转换成言语和行动有关。社会敏感性包括破译和理解他人的言语信息的能力,并与了解社会规范和准则的程度密切相关。

一个具有领袖气质的人正是利用社会敏感性这一技能,得以解读各种社会情境的需求。构成领袖气质的第三种社会技能称作社会控制能力,但其真正的含义要比其字面意义复杂得多。社会控制能力是扮演不同社会角色的基本技能。具有出色的社会技能的人是优秀的社会演员,能够胜任多种社会角色,在任何社会情境里都能如鱼得水。社会控制能力是与社会能力这个概念密切相关的一种基本技能。在某种程度上说,具有领袖气质的个体正是由于具有社会控制能力才使其表现出自信。

三、领袖气质的外在表现。另一方面,具有领袖气质的人的社会效应如何,取决于他或她在别人眼里的可信度。为什么社会技能出色的、具有领袖气质的人看起来更诚实、更善于游说呢?研究人员对被试在实验录像中的言语行为和非言语行为进行了细致的分析,发现具有领袖气质和不具有领袖气质的人相比,前者说话较为流利,语速较快,情绪丰富(表现为微笑次数较多,面部表情丰富),与听众接近的暗示较多(较多的眼神接触,使用包容性代词如“我们”的次数较多),以及较多的表达情绪的手势,而紧张情绪表露较少(如抓耳挠腮,坐立不安等)。关于领袖气质所需的情绪和社会技能,并未忽视情境对一位出色领袖的影响。拥有社会技能的领袖应该能够解读情境的需求(以及追随者的需求),根据情境的需求来调整自己的领导行为。因此,真正具有领袖气质的、社会技能出色的领袖是“可塑的”,他们具有很强的环境适应能力,能够自如地应付各种需要领导筹划的情境。

调查发现,表现能力强、具有领袖气质的人与缺乏情绪和社会技能的人相比,前者更令人喜爱、更积极、更有吸引力,也更有可能成为朋友或约会的对象。不过,这些具有领袖气质的人的“吸引力”不一定得之于漂亮或英俊的静态身体特征(如颇具吸引力的脸蛋或身材)。实际上,即使具有领袖气质的人不具备静态的外表吸引力(即美貌),也比具备这种吸引力但无领袖气质的人更富吸引力,因为他们具有所谓的“动态吸引力”。这是一种与人沟通、表达自己想法、激励他人的吸引力。

四、如何提升领袖气质。大多数研究领袖气质的现代学者认为,领袖气质不是与生俱来的特质,而且,几乎没有一个心理学家会认为领袖气质是上帝赋于个体的某种能力。对领袖气质的最好诠释是个体特质的集合,它使拥有领袖气质的人对他人产生影响,诸如激励他人、领导他人、影响他人,或以某种方式影响他人的情感和行为。有关证据表明,人们是可以通过改善社会技能来增强领袖气质的。由于领袖气质来自于与人沟通,以及唤起和激励他人采取行动的出色能力,所以我们可以通过学习来培养领袖气质。那些用来使人们成为更加出色的交际者的方案,例如戴尔&S226;卡耐基(DaleCarnegie)课程、公众演讲课程、人际技能和社会技能训练方案,以及被称作“培养领袖气质”的方案,在某种程度上确实有助于改善参与者的社会效应和交际技能。然而,目前尚缺旨在评价这些方案之效度的系统研究。

团队氛围对员工工作积极性的影响

一个令人愉快的工作氛围是高效率工作的一个很重要的影响因素,快乐而尊重的气氛对提高员工工作积极性起着不可忽视的作用。如果在工作的每一天都要身处毫无生气、气氛压抑的工作环境之中,那么员工怎么可能会积极地投入到工作中呢?管理者如果能够掌握创造良好工作氛围的技巧,并将之运用于自己的工作中,那么管理者将会能够识别那些没有效率和降低效率的行为,并能够有效地对之进行变革,从而高效、轻松地获得有创造性的工作成果

第四篇：如何提高员工的工作效率

如何提高员工的工作效率

员工的效率就是管理者的成绩。使员工保持高的工作效率是管理者成功的关键。

很多管理者为了控制员工，只让员工做他能够控制的事情，以达到“一切尽在掌握中”的目的。这样的确可以不出什么差错，但是有两个致命的缺陷：第一，管理者自己会很辛苦，很累；第二，员工们不再有自主性。很有潜力的工作人员一个个都变成了行尸走肉。正确的观念是：员工既是自己的“爪牙”，同时也是自己的“心腹”。换句话说，员工既分担自己简单的工作，同时也发挥他们的智慧，为自己排忧解难。

如果你希望自己员工发挥全部的潜力，一些有效的措施也是必须掌握的。

一、告诉员工明确的目标和要求

很多主管不直接告诉员工自己对他的期望，却希望员工能够理解。要知道，即使再聪明的员工，也不能知道你所有的期望。除非你明确的告诉他们。提高员工工作效率的首要原则就是：告诉他们明确的目标，以及相应的要求，防止员工出现花费宝贵的资源，但工作却发生了南辕北辙的方向性错误。

二、向员工提供必须的资源

如果主管只提供片面的信息，就会使员工看起来像个完全不能胜任工作的笨蛋，事实上，如果能够获得足够的信息，员工一定能够按照公司的要求完成任务。在信息不足的情况下，只能猜测。

三、解决员工不能克服的困难

企业面对的问题中，大多数来自“制度”，而不是人。你可以从两个角度来观察分析现有的制度。

首先可以从做事的角度，也就是从工作本身出发，查看哪些制度实际上没有必要，甚至使工作变得复杂；

其次，从员工的角度观察制度，有哪些制度束缚了他们的手脚？总之，你必须运用自己手中的权力，使员工不受制于不切实际的某些制度，从而提高他们的生产力。

四、给予完成任务的员工奖励

或许你认为，完成工作是员工的本分，或者工作本身就是最好的奖励。有经验的主管都知道，提高员工的战斗力很大程度上依赖实际的奖励措施，包括现金、红股、休假和升迁。假如，设计一套科学的奖励制度；如果你不能用金钱奖励员工，可以用时间。当一名员工完成一项重要的工作之后，可以给他一定的时间的假期。最关键的，你必须弄清楚，什么样的奖励可以激励他们。同时，也不要忘记——称赞，要大声，明确，而且不断重复。

第五篇：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

编号： 0607011143

扬州环境资源职业技术学院人文科学系

毕业论文

论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

专 业： 文秘与办公自动化

班 级： 0611文秘

姓 名： 张耀

指导老师： 陈洁

2009年5月

浅谈秘书日常工作效率提高的途径

摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。关键词：秘书 工作效率 工作计划 途径

如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。

一、提高秘书日常工作效率的重要性

（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人

随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。

为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所 谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。

(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用

秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。

由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗 口”的地位。

（三）秘书是公司领导的代言人

有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。

从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。

二、秘书日常工作效率低的原因

（一）需要当机立断处理的事情多。

秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。如果事先未予协商，则应及时请示。

某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个 电话，公司很可能损失上百万。

（二）工作中的变数多。

秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。

（三）一心几用的时候多。

秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。

（四）忙闲不一的情况多。

秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。

我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。

（五）需要广博的知识面

秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。

如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐 向决策层转移。很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。

三、提高秘书日常工作效率的途径

（一）强调质量意识

有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。

作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：

1、不断完善

质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。

秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立 在需求者的需要上。例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。

2、再造

工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。

再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。

（二）做好工作计划，合理安排时间

秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。

1、工作程序化

秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。

2、分清工作轻重缓急

面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。

例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。

张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。他看了一下，有20多页，共3万多字。他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。

一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监 开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。

3、明确自己的工作性质

明确工作的任务和职责。当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。

要区分常规工作和非常规工作。秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。

明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

4、使用办公辅助手段帮助组织工作

办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。

（三）提高个人素质

1、做好情绪管理 秘书日常工作压力大，减压就要运用情绪管理。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。所以，无论遇到什么情况，都要控制好情绪，以理性的态度对待自己的工作和上司，不把低落的情绪表现在脸上。一个喜怒哀乐皆形于色的秘书会让人觉得很幼稚，以致很难得到上司和同事的信赖。所以，作为秘书，无论什么时候都应管理好自己的情绪，展现出开朗和朝气蓬勃的一面。

2、增强专业知识，扩大非专业知识

随着企业的发展以及市场竞争的加剧，企业领导人面临的各种压力也越来越大，它们对自己的助手—--秘书的要求也越来越高，因此，秘书必须在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电，增强专业知识，扩大非专业知识，做一个复合型的人才。科技是第一生产力，知识是个人发展的基础。只有努力学习，增加知识量才能从根源上提高秘书工作的效率。

陈建是一家大型企业销售部张经理的秘书，一次，张经理带着陈建去和一个很有学识的大客户洽谈，本来成功的希望不大，所以双方便随便聊了起来。这位客户喜欢看《红楼梦》，字里行间总不免带上几个书中人物。张经理从不看小说，所以二人总聊不到一起。陈建从小就爱读书，虽然只看过两三遍《红楼梦》，但书中情景仍记忆犹新，便在一旁提醒张经理，自己不时背两句诗、说一些自己的见解给客户听。客户大为欣赏，在临别时居然答应要购买一批产品。此后，经理每次洽谈商务总要带着陈建。结束语

秘书是各行业很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”。面对市场经济与金融危机，秘书要积极主动的提高日常工作效率，为自己所在企业单位做出贡献，以求企业总体利益最大化和个人需求的满足。致谢辞

我由衷地感谢陈洁老师对我论文的悉心指导，从论文选题到论文的写作过程给予我真诚的鼓励、中肯的建议和指导。陈老师一直以来对工作认真负责，在实习期间及时督促我毕业论文的写作进程。她严谨的治学作风深深地影响了我，使我在论文写作上不断改进和完善。对陈老师的辛勤指导，呈上我最诚挚的谢意！同时,也感谢大学三年以来教诲我的老师们！谢谢你们给予我的一切！

参考文献：

(1)谭一平《现代职业秘书实务》 中国人民大学 2007年(2)孔昭林 《实用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中国就业培训技术指导中心 《秘书国家职业资格培训教程》 中央广播电视大学 2006年

(4)周三多 《管理学》 高等教育出版社 2000年