档案信息化试题

第一篇：档案信息化试题

档案信息化

一、填空

1、电子档案管理应遵循以下原则：完整性原则、可读性原则、可靠性原则。

2、电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。

3、电子档案利用的方法有：提供物质载体的拷贝、利用网络传输电子档案、通过电脑直接提供利用。

二、名词

1、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

2、电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

三、简答

1、电子文件归档有哪些要求？

答：①归档电子文件必须真实有效②归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤③归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性④归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份，一分封存，一份提供利用⑥文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。

2、电子文件有哪些特性？

答：①电子文件呈数字化信息形态②电子文件对设备的依赖性③电子文件载体的非人工可读性④电子文件信息与载体的可分离性⑤电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑥电子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技术与载体的不稳定性。

3、电子档案利用有哪些特点？

答：①电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享②电子档案具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹③电子档案的利用可采取交互式④可进行电子档案的信息加工。

四、论述

如何保管电子档案？

答：㈠电子档案载体的物理保护：电子文件载体多为磁带、磁盘和光盘，极易受到各种内外因破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息的安全。

1、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15-27℃，相对湿度为40-60%，最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%。

2、净化外部环境。减少空气灰尘含量及有害气体，保持通风，防止强光照射，清除积尘等。

3、防磁防震。电子文件保存与使用时，一定要远离磁场，库房最好建有抗磁性的围护结构，设备要放置平稳。

4、正确排放与使用，减少机械损伤。载体应直立排放，避免挤压、折叠或弯曲。

5、定期进行检测与拷贝。先检测外观有无损坏或变形，是否清洁，然后进行逻辑检测，发现问题及时补救。定期拷贝一般每隔10年一次。

㈡电子档案信息的安全维护：电子文件自身的特性决定了其信息安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中，信息安全问题更加突出。要确保电子档案信息安全，还应采取一系列技术手段。

1、采取备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。

2、加密技术。

3、访问控制。

4、防治病毒。

5、安装补丁程序。

第二篇：档案信息化管理制度

档案信息化管理制度

第一章电子文件归档与管理制度

第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条各科室在每年6月之前将上一应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十三条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第十四条接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十五条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条归档电子文件的鉴定销毁，需经分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二章 安全保密制度

第十九条档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

第二十条数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

第二十一条电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

第二十二条电子档案（除业务档案外）仅限于本单位工作人员查询。

第二十三条电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。第二十四条禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

第三章 数字档案查询利用制度

第二十五条数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询。第二十六条本单位工作人员经开通个人帐号，登录进入兰台档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。第二十七条本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。第二十八条外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

第二十九条查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。第三十条网上数字档案仅供本单位工作人员查阅，不得外传。

第四章 档案数据管理维护制度

第三十一条数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

第三十二条各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。

第三十三条修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。第三十四条数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

第三十五条综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

第五章 数字档案鉴定销毁制度

第三十六条数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

第三十七条数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

第三十八条经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。

第三十九条档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在档案管理系统删除相关数据。第四十条数字档案销毁清册要永久保存。

第四十一条严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。

第六章 档案数据网络和信息设备维护使用制度

第四十二条禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。第四十三条严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

第四十四条认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在22℃±5℃，相对湿度＜75﹪。第四十五条存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

第四十六条禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

第七章档案库房管理制度

第四十七条档案库房是保存档案的专用库房，档案管理人员应严格按照《档案法》的要求，对库房进行经常性检查，必须保持库房整洁卫生。严禁存放与档案无关的物品。第四十八条库房内档案排列应整齐、规范、有序，档案存放前后保持一致。

第四十九条做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。库房内应配备有关设施，并经常性进行检查，保持性能完好。

第五十条定期对库存档案进行检查、整理，如发现有档案褪变、破损的情况，应及时采取补救措施。保护档案的安全，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。

第五十一条库房内禁止吸烟、生火，不准堆放易燃易爆物品，经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。

第三篇：什么是档案信息化

什么是档案信息化

所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。

在上述五个方面中，档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。我们常说，在进行档案信息化建设的时候，要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络，“车”就是计算机的硬件和软件，而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行，有了“路和车”，如果没有“货”，“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持，而“货”除了我们档案人员对馆藏档案数字化之外，就是新形成的电子文件的归档工作，这就是我们说需要您支持和配合的原因。您看档案信息化建设和您的关系有多密切？档案信息化建设最终将实现，一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着，您将来利用档案，不用再亲自到档案馆来查阅卷宗，而是可以通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制，您可以在任何时间、任何地点浏览档案全文，您面对的将是“永不关门”的档案馆。这就是我们为什么说您是最大受益者的原因。

目前，为加快档案信息化建设，不少单位在开发利用档案信息资源过程中，都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化，即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。这就需要耗费大量的人力、物力和财力。在这种情况下，如果正在形成的电子文件及时进行归档，将来就减少了重新对其进行数字化这个环节。否则，一方面原有馆藏档案要进行数字化，而另一方面新形成的电子文件任其白白流失，事后再重新对这部分档案进行数字化。这样不仅仅造成人力物力的浪费，还会影响整个档案数字化的进程。更为严重的是，随着电子文件功能的不断增强、数量的迅速膨胀，如果再没有相同版本的纸质文件归档，将有可能会造成历史的断档。

在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。

文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

确保网络安全，是在档案信息化建设的同时，我们不能忽略的重要问题。一是机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；二是计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；其次还包括公共设施的安全管理等多项措施

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 人事档案的接收、保管和利用制度发布时间：2012-01-16 08:55 [打印] [大 中 小]人事档案的接收

(一)代理人员的人事档案由各级人力资源和社会保障部门所属的人才交流服务中心代理部和就业办代理部负责接收。其它任何单位和个人不得接收或保管代理人员的人事档案。

(二)人事档案的接收要按照国家、省市有关人员流动的程序和规定进行。对拟接收的人事档案，代理部工作人员要认真做好审查工作。凡不按规定程序转递或有涂改出生年月、就业时间、学历、职称、工作岗位等情况的人事档案，均不予接收。确需接收的，应由原档案管理机构出具说明材料并加盖单位

公章，经中心集体研究同意后再予以接收。

(三)对符合接收规定的人事档案，要认真做好登记工作，完成基本信息采集和相关业务办理后，填写《代理人员人事档案移交清单》和《人事档案材料清单》，定期向中心人事档案室移交。

人事档案的保管

(一)代理人员的人事档案保管工作，由市、区(县)人才交流服务中心档案室具体负责。

(二)对拟移交档案室保管的人事档案，档案室工作人员应对照《代理人员人事档案移交清单》和《人事档案材料清单》，进行逐项核对。如出现档案份数与《人事档案移交清单》不符或档案材料与《人事档案材料清单》不符的，移交人应注明情况。否则，档案室工作人员有权拒收。

(三)交接双方核实无误后，在《代理人员人事档案移交清单》上签字确认，《人事档案材料清单》入个人人事档案。

(四)严禁用人事档案的借条代替人事档案入库。

(五)日常接收的零散入档材料，由档案室工作人员负责鉴别接收，并做到及时归档。

(六)代理人员的人事档案保管费用，由代理部按照国家、省市财政、物价部门的有关规定收取；失业人员免收人事档案保管费。

人事档案利用

(一)单位借阅、查阅代理人员的人事档案，须按国家有关规定执行。

(二)个人可凭本人身份证借用其档案中的《报到证》、《入党志愿书》等国家规定可以外借的材料。如委托他人办理的，须出具代办人身份证、当事人身份证及委托书。借用时间不得超过十五个工作日，用后及时归还入档。

(三)不可借用的档案材料，由档案室工作人员提供其复印件或出具证明材料，加盖档案室公章予以确认。

(市人才中心)

师宗县档案接收和利用管理办法

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》

第八条、第十一条、第十九条的规定，结合本县实际，特制定本管理办法。

第二条县国家综合档案馆，是集中统一保管和开发利用档案资料的基地，按照档案分级管理原则，依法接收和征集各类载体（各种文字、图表、声像等）形成的需长期或永久保管的档案资料，并向社会提供档案服务。

第二章接收范围和方式

第三条凡本县各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织保存了十年左右的永久、长期档案，应依法向县档案馆移交；特殊载体的档案资料或被撤销单位的档案可随时移交进馆。

第四条凡本县各级机关、团体、企事业单位形成的政治、经济、科学、文化、教育、社会事业等方面的档案资料（包括：文书档案、科技档案、普查档案、婚姻档案、照片、音像、电子档案等）都应按规定向县档案馆移交。部分有专门保管规定的档案除外。

第五条各单位在移交档案的同时，须将档案的检索资料（案卷目录、全宗介绍、分类大纲、组织机构沿革、大事记、重要会议简介、志书等）一并移交进馆，以保证档案馆的规范化管理和检索工作的需要。

第六条档案接收工作由县档案馆根据各单位档案的形成时间制定接收计划，并向各立档单位制发移交档案通知书，各单位应在规定时间内，主动向县档案馆移交档案。

第七条为了挖掘和科学保管我县人文历史资料，县档案馆同时征集（包括捐赠）和代为保管具有重要意义的社会档案和个人档案资料，即：反映明清时期、民国时期、革命和新中国建设时期辖区内的知名人士、重要活动或事件所形成的档案资料；征集（代管）具有代表性的家谱、宗谱等资料。

第三章进馆档案的质量和要求

第八条凡应接收进馆的档案，必须符合以下质量要求。

一、文件材料要收集齐全完整，案卷没有遗漏；案卷没有虫迹、潮湿、霉变等。

二、卷内文件材料应以本为主，不能跨年组卷；文件分类、排列应保持工作上的有机联系；保管期限划分准确。

三、案卷内如有用红墨水、圆珠笔、复写纸书写的材料，应复制或复印。

四、案卷装订（装盒）要整齐、美观、结实，避免掉页；文件原有的金属物要剔除干净，破损的文件材料要裱糊。

五、案卷的全宗名称须写规范的全称，案卷封面的书写须规范和简明扼要；卷内文件须填写文件目录，并与卷中的文件数量、内容、页号（页数）相符；卷内须有备考表，并填写立卷人、检查人、立卷时间，有特殊情况需作必要的说明。

六、按原规定立卷的档案，进馆时须交案卷目录一份；按新《规则》立卷的档案进馆时须交归档文件目录一份，文件目录光盘一张。

第九条经县档案馆检查合格和清点无误的档案，由县档案馆办理接收手续，并由移交人签名。对不符合质量要求的档案，由立档单位重新整理后再接收进馆。

第四章档案的开放和利用

第十条县档案馆保管的档案，自档案形成起满三十年向社会开放，并公布开放档案的范围和目录；经济、科学、技术、文化等类档案可根据需要随时提供利用；属于国家保密的档案，其开放利用按国家规定执行。

第十一条机关、团体、企事业单位因工作需要，凭单位手续可以按县档案馆的规定申请利用本单位进馆的档案；中华人民共和国的公民和组织，持合法证明或证件可利用已开放的档案；外国人或组织利用本馆已开放的档案须经市档案行政部门同意方可利用

第十二条利用档案须按县档案馆的要求填写利用档案登记表；摘录或复印档案应经县档案馆同意；档案案卷原则上不得借出馆外；利用和公布档案不得违反知识产权和有关法律规定。

第十三利用档案实行免费利用服务。

第五章附则

第十四条档案接收利用工作受法律保护，利用者应当保护档案原件，不得任意勾画、圈点、涂抹、污损、撕毁、剪裁、拆散和窃取档案资料，对拒不按规定向县档案馆移交档案或造成档案损失、丢失等违反档案法规定的行为，将视其情节轻重，依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定进行处理。

第十五条本办法自发布之日起起执行

第十六条本办法由师宗县档案局（馆）负责解

二010年一月一日

随着社会的不断发展，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想、勇于改革、大胆创新。自《中华人民共和国档案法》颁布实施后，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

一、我的优势有：

1、工作勤奋、热情、细心扎实

在多年的工作中，养成了良好的工作习惯，在工作中勤奋好学，充实自我，开拓视野，与世俱进，就是工作再辛苦、再累，也要扎实地、毫无怨言地去完成，从不拖沓，做到谨慎细仔，不忽视每一个细节。七八的乡镇工作中，主动、热情工作，并把热情服务作为最基本的职业道德，所以在工作中总是受到群众的好评。凭着特有的细心，凭着对工作的热爱，一直坚持，踏踏实实，自觉践行着自己的工作信条：“扎实做好每一件事，人生才不断有收获和喜悦！”，多年来，坚持亲情化服务，努力践行职业价值观。

2、有良好计算机操作能力

现代管理和办公都离不开计算机，给我们的工作也带来了新的要求，本人具有良好计算机的操作能力，熟悉OFFICE办公软件，懂得些电脑基础知识，这对档案信息化管理是一个很好基础。

3、良好地沟通能力

二、我想这样发展我的工作

1、更加勤奋工作,提高精神面貌。档案管理在新形势新任务下,迎接新挑战,开拓新局面,就要有强烈的事业心和责任感,把工作当成事业来做,在工作中获得快乐,在工作中获得幸福,在工作中去实现人生的价值。只有保持那么一股子蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气,自觉克服消极懈怠、满足现状、得过且过等思想,以满腔的热情,以百倍的努力,全身心投入工作,刻苦、扎实、勤奋地工作,才能在工作中不断开拓进取,走出新路子,干出新事业。

2、培养坚忍不拔的毅力。档案工作的特殊性质,决定了我们会经常面对大量的中心工作和急难重大任务,要确保高标准高质量地完成任务,需要我们付出更多更艰苦的努力。必须始终保持艰苦奋斗的优良作风,始终保持压倒一切困难而不被任何困难所压倒的精神,克服畏难情绪,敢于去碰硬,敢于去啃硬骨头,在艰苦的环境中,在重大和急难任务面前,接受考验,经受锻炼。要经得起失败和挫折,一次不行两次,两次不行三次,只要坚持不懈地努力和奋斗,一定会攻克难关,战胜困难,圆满完成工作任务。

3、加强职业道德修养：发扬特别能吃苦、特别能忍耐、特别能战斗的精神,比别人付出更多,牺牲更多,承受更多。有时付出了,未必能得到相应的回报;作出了牺牲,有时却不被理解;长期默默奉献,有时却难以有所收获。面对这些,组工干部必须要有忍耐精神,甘于寂寞,甘于平淡,甘于清贫,时刻保持一颗平常心。

4、注重工作质量和工作效率。要把勤奋与科学态度结合起来,注意通盘考虑、总体谋划,合理安排、统筹兼顾,使档案工作的方式方法更具科学性;要注意协调各方,整合资源,用足“内力”,借助“外力”,内外结合,上下联动,形成抓档案工作的整体合力;注意加强基础工作,理顺工作程序,完善工作制度,推动档案工作的制度化和规范化;注意不断完善工作手段,善于借助现代信息网络技术和电子视频等手段,推动组织工作方式的改进;善于将现代管理科学理念和现代手段运用到组织工作中去,推动档案工作的现代化;善于超前思考,提前谋划,提高档案工作的针对性和预见性,不断提高工作质量和工作效率,拿出高水平的工作成果。

5、信息化管理

当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。档案信息化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。

要切实做到让党放心,让人民满意,就应该自觉增强责任意识和忧患意识,坚持高标准,严要求,在其位,谋其政,勤奋敬业,不负重托,不辱使命,争创一流的工作业绩,提供优质高效的服务

第四篇：档案信息化管理制度

档案信息化管理制度

第一章 电子文件归档与管理制度

第一条 为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条 按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件并需归档保存的应由档案室统一保管。档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条 各部门应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第五条 为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条 归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第七条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分。

第八条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

第九条 电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条 通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条 各部门在每年6月之前将上一应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条 移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第十四条 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十五条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条 利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，需经分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条 档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二章安全保密制度

第十九条 档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

第二十条 数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

第二十一条 电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、本单位公开、本单位部分公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

第二十二条 电子档案（除业务档案外）仅限于有权限的工作人员查询。

第二十三条 电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。第二十四条 禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

第三章数字档案查询利用制度

第二十五条 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询。

第二十六条 本单位工作人员经开通个人帐号，登录进入档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

第二十七条 本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各处室兼职档案员在普通用户使

用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

第二十八条 外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

第二十九条 查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。

第三十条 网上数字档案仅供本单位工作人员查阅，不得外传。

第四章档案数据管理维护制度

第三十一条 数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

第三十二条 各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。

第三十三条 修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

第三十四条 数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

第三十五条 档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

第五章数字档案鉴定销毁制度

第三十六条 数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

第三十七条 数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

第三十八条 经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。

第三十九条 档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在档案管理系统删除相关数据。

第四十条 数字档案销毁清册要永久保存。

第四十一条 严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。

第六章档案数据网络和信息设备维护使用制度

第四十二条 禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

第四十三条 严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

第四十四条 认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在22℃±5℃，相对湿度＜75﹪。第四十五条 存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

第四十六条 禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

第七章 档案库房管理制度

第四十七条 档案库房是保存档案的专用库房，档案管理人员应严格按照《档案法》的要求，对库房进行经常性检查，必须保持库房整洁卫生。严禁存放与档案无关的物品。第四十八条 库房内档案排列应整齐、规范、有序，档案存放前后保持一致。

第四十九条 做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。库房内应配备有关设施，并经常性进行检查，保持性能完好。

第五十条 定期对库存档案进行检查、整理，如发现有档案褪变、破损的情况，应及时采取补救措施。保护档案的安全，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。

第五十一条 库房内禁止吸烟、生火，不准堆放易燃易爆物品，经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。

第五十二条 非档案室工作人员严禁进入库房，档案室工作人员应定期清点核查库存档案，严防损坏、丢失和失窃。

第五篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期