集团公文处理办法样本（推荐五篇）

第一篇：集团公文处理办法样本

集团公文处理办法样本

第一章

总

则

第一条

为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

第二条

本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。

第三条

本办法中的公文处理，是指公文的办理、拟发、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条

公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。

第五条

公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。

第六条

行政办公室为公文处理的归口管理部门，公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。

第七条

本办法适用于集团，其他公司板块可参照执行。

第二章

公文种类

第八条

公司的公文种类主要有：

(一)命令(令)适用于人员任免和嘉奖。

(二)决议 适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

(三)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

(四)通知

适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(五)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

(六)报告

适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。

(七)请示

适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。

(八)批复

适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。

(九)意见

适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。

(十)函

适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条

公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。

上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。

第三章

公文格式

第十条

公文一般由眉首、主体、版记构成。

公文眉首是指首页横线以上部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占首页的 1／3 到 2／5。(见附件 1)

公文主体是横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记是位于主题词以下的各要素的统称，包括主题词、分送栏、印发栏等。

第十一条

公文眉首。

(一)涉密和紧急标识。涉及公司秘密的公文应当在文件首页右上角标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第 l 行，紧急程度在右上角第 2 行。

(二)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，分为二种：一种是由公司全称加“文件”组成，另一种仅为公司全称。联合行文，主办单位排列在前。

(三)发文字号。发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。联合行文，只标明主办单位发文字号。

(四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

第十二条

公文主体。

(一)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三

部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题位于横线下方空一行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。

(二)主送单位。主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。

主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。

(三)正文。公文正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

(四)附件说明。公文附件说明应附在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”，后标全角冒号，注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。

附件应与主件一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，并标识序号。

(五)成文日期。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

(六)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

(七)文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(八)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

第十三条

版记。

(一)主题词。公文应当标注主题词，“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空 1 字。

(二)分送栏。分送栏由两条等长的平行细实线构成，设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（抄送单位的写法：

抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。）

(三)印发栏。印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。

第十四条

专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件 2)第十五条

其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件 3)第十六条

章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。

第四章

排版、印刷格式

第十七条

文件用纸。文件用纸一般采用国际标准 A4 型(210ram×297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。

第十八条

文头与页边。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽 25 毫米，地脚宽 20 毫米，订口宽 28 毫米，翻口宽 20 毫米。

第十九条

字体与字号。文件标题用小二号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用四号仿宋体；签发人姓名用四号楷体标识；密级、紧

急程度用四号黑体；“主题词”三个字用四号黑体，具体标引的主题词用四号宋体。

如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小三号宋体加黑，第二层用四号黑体，第三层用四号楷体。规范性文件的章节名可用小三号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或四号仿宋加黑标出。

第二十条

字数排列与行间距。WORD 字处理系统排列一般为每页 25 行，每行 35 个字符，行距为 1．5 倍。

第二十一条

页码。多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示在每页正面的右下角、背面的左下角。

第二十二条

装订。公文用纸一般采用国际标准 A 4 型(210mm×297mm)，左侧装订。

第五章

行文规范

第二十三条

行文应当确有必要，注重效用。

第二十四条

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二十五条

公司各部门依据部门职权可以向各关联板块或业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。

第二十六条

公司同级各部门可以联合行文。

第二十七条

向各关联板块或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。

第二十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。

第二十九条

受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

第六章

发文办理

第三十条

发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发(会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。

第三十一条

公司各部门要以公司名义对外行文，须经行政办公室审核，报请分管领导审批后办理。

第三十二条

草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；

(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；

(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；

(七)应当使用国家法定的计量单位；

(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十三条

拟制公文应使用公司统一的拟稿纸。

第三十四条

涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交行政办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。

第三十五条

公文送领导签发前，应当由行政办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第三十六条

审核后，由行政办公室统一编号并呈送领导审批同意后签发。

第三十七条

签发后的公文原稿由行政办公室统一印发，并做好发文登记。

第三十八条

经签发的公文应由行政办公室统一归档管理。

第三十九条

所有部门之间不得将收文横向传递，必须经行政办公室进行流转。

第七章

收文办理

第四十条

收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四十一条

收到其他各公司版块或部门上报需要办理的公文，行政办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第四十二条

公司所有收文均由行政办公室负责审批流程工作。并将领导审批意见抄告承办单位执行。

第四十三条

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者

不宜由本部门办理的，应当及时退回行政办公室并说明理由。

第四十四条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。

第四十五条

审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。

第四十六条

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十七条

行政办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。

第八章

公文归档

第四十八条

公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十九条

公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。

第五十条

归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。

第五十一条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。

第五十二条

联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

第五十三条

拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。

第九章

公文管理

第五十四条

公文由行政办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。

第五十五条

公文翻印需经行政办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。

第五十六条

公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十七条

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室负责人批准，可以销毁。

第五十八条

部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。

第十章

附

则

第五十九条

本办法由行政办公室负责解释和修订。

第六十条

本办法自印发之日起施行。

第二篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。

第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

第二章 公文分类

第七条 按公文内容可分为：

（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；

（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；

（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；

（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；

（六）请示，向上级请求指示、批准；

（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；

（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；

（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。

第八条 按公文的发放形式可分为：

（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或工作计划；

（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；

（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。

第九条 按发文系统可分为：

（一）党委工作类

（二）行政工作类

（三）工会工作类

（四）团委工作类

（五）生产管理类

（六）安全管理类

（七）机电管理类

（八）计财管理类

红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。

第三章 公文格式

第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。

（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；

（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；

（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；

（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；

（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：

红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号

年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。

（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；

（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；

（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；

（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；

（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；

2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；

（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；

（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。

第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。

章条式：第一章 第一条

（一）⒈

⑴

国标式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二条 公文用纸

（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。

公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

第十三条 公文用字及排版规格。

公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

第十四条 公文装订要求

公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

第十五条印发机关和印发时间

位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十六条版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。

第十七条版记的位置

版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。

第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。

第四章 行文规定

第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。

第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。

第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第二十四条 发文处理程序：部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。

第二十五条 拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；

（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；

（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；

（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；

（五）必须使用国家法定的计量单位。

第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

第二十七条会签

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

第二十八条签发：签发的一般原则如下

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。

（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。

（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。

第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。

（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。

第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。

（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。

（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。

第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。部门发送。

第三十四条 发文卡片填写要求

（一）主办单位和拟稿人：起草人员签；

（二）核稿：拟文单位（部门）负责人签；

（三）会签：研讨人签（或提供研讨记录）；

（四）复核、签印：归口管理部门负责人签；

（五）签发（批示）：公司领导签。

第六章 收文办理

第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。

收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。

第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。

第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。

第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。

第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。

第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；

（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

第四十条承办：各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。

第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。

第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。

第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。

第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。

第七章 公文立卷和销毁

第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。

第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第八章 公文管理

第五十四条 各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。

第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。

第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章 附 则

第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。

第六十条 本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。

第三篇：公文处理办法

第一章总则

第一条为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。第二条长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第四条局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

第五条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第八条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第九条新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

（二）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

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（五）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔2000〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以行文先后顺序编号，如：“长黄〔2006〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔2006〕3号”为2006年第3号文件。

凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红色反线之上的左右两侧，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。

（十一）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，如向系统内上级机关报送请示，只需标明内线电话即可；向地方部门报送请示，则需标注公网电话。

（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条公文用字。文字从左至右横写横排，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，密级、紧急程度和“主题词”用3号黑体字，签发人的姓名用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，主题词的词目用3号小标宋体字，除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。

第十二条公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28个字，左侧装订。底稿用纸亦要采用a4型纸。

第四章行文规则

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

第十四条单位一般不得越级行文，应逐级上报或下达，因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

第十五条“请示”应当一文一事，明确提出请示的内容；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

报告是阅件，不得夹带请示事项。

第十六条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条普发性公文，应写为“机关各部门、局直各机构”向各部门发文。

第五章发文办理

第十八条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、呈签、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

第十九条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第二十条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，直述不曲，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）机关各部门必须使用局统一印制的发文处理纸，并按要求在发文处理纸上填写标题、发文代字、主送单位、抄送单位、份数、拟稿单位、拟稿人、日期、附件名称、主题词等。根据实际需要，标注文件的密级和紧急程度。如属“请示”，应将联系人和联系电话标注在发文处理纸上。

凡发文处理纸上已写明的内容，如发文字号、标题、日期、附件等，均不要在底稿上出现。

底稿页面设置应符合《国家机关公文格式》的要求，即上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

（四）人名、地名、数字、引文述语要准确，做到前后一致。引用公文应当先引制发机关和标题，后引发文字号（并加上圆括号）。日期应当写明具体的年、月、日，严禁用“05年”代替“2005年”等类似现象的发生。

（五）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。规范化简称因为已经约定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送单位名称要规范；全称、简称要准确，在同一文件中繁简应一致，隶属关系和层次要分明；标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号，其他用逗号或分号。

机构名称规范：“水利部黄河水利委员会”规范简称为“黄委”，“黄河水利委员会河南黄河河务局”规范简称为“河南河务局”，“河南黄河河务局新乡黄河河务局”规范简称为“新乡河务局”，“新乡黄河河务局长垣黄河河务局”规范简称为“长垣河务局”，严禁使用“省局”、“市局”、“县局”的说法。

（九）供领导审签发文的阅件要齐全，如，复文一般应有对方来文和与文件有关的其他资料。随文印发的附件，要用全称写在附件栏内，两个以上附件要分列序号。附件必须符合《国家机关公文格式》的要求，不得擅自装订成册，封皮及内容应为普通a4复印纸，不允许使用硬纸。

第二十一条签发文件

向上级的重要请示、报告和向下级单位部署全局性工作及其他重要文件，由主管领导审定，局长签发；局长外出时，由主持工作的副局长签发。其他文件由主管领导签发。如单位一把手担任非常设机构的主要负责人，相关业务的文件则须由一把手签发，主管领导审稿后在“会签”栏填写意见。

单位负责人签发文件要认真负责，严格把关，签署自己的意见、姓名和时间。

文稿一经签发一般不再改动。发现个别误差，由办公室负责订正。如需改变原意，须重新请示原签发领导。

第二十二条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十三条草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

第二十五条发文程序

（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（二）发文程序：

主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

第二十六条绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

第二十七条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

第二十八条内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

第二十九条局属单位上报局的公文一律一式7份。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

第七章公文归档

第三十五条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

第八章公文管理

第三十八条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

第四十二条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十三条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十四条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条本办法由局办公室负责解释。

第四十六条本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第四篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第二部分行政办公及综合治理

第一条为加强XXXXXX公司（以下简称公司）公文管理

工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23 号）制定本办法。

第二条公司公文是具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达国家方针、政策，贯彻股东大会、董事会决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条本办法适用于公司各部门公文及各单位报公司公文。

第五条总经理办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。

第六条各部门应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理的人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应保持相对稳定，确需调换时，要做好工作交接，并在总经理办公室备案，以保证公文处理工作的连续性。

第七条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

第二章公文类别

第八条公司公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布规章制度；转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于对不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答

复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条公司公文划分为“文件”和“签报”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“签报”是各部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应按规定标明密级。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（二）公司发文标识为“XXXXXX公司文件”。联合行文，主办单位排列在前。

（三）发文字号由公司代字“中港”、各部门代字、年份、序号组成。

第二部分行政办公及综合治理

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（四）“请示”行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名，在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

（六）主送单位指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。

（七）附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。

（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。

（九）成文日期以公司领导签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。

（十一）公文主题词（见附件 1）由总经理办公室负责标注。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十二）抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条文字从左至右横写、横排。

第十二条公文中各组成部分的标识规则参见附件 2。

第十三条公文用纸采用国际标准 A4 型（210mmX297mm）,左侧装订。

第四章行文规则

第十四条行文应当确有必要，注重效用。

第十五条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。

第十六条各部门职权范围的事项，应由部门自行发文，各部门依据部门职

责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文；行文时，需采用总经理办公室统一拟订的式样，加盖部门印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用纸。

第十七条凡是向上级单位请求请示和批准的函件，一律使用“请示”文种。

“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，不得把两个或两个以上互相没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第十八条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以各部门名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十九条同级党、政、工、团可以联合行文。党政之间不能相互行文。

第五章发文管理

第二十条发文办理指以各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

发文流程为：承办人拟稿（填写发文稿上各项内容）

承办人所在处（室）领导签字—>部门领导核签—>主办部门会签有关部门—>总经理办公室核稿—>公司领导签发—>总经理办公室登记编号—>文印人员打印—>

清样—>承办人校对并签字缮印—>用印—>主办部门封发。

第二十一条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的方针、政策和法规以及公司的有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的及与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字

号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）必须使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外

文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用

语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。

第二部分行政办公及综合治理

（十）应附来文和必要的相关文件、资料。

（十一）承办人根据需要，确定主送、抄报、抄送单位，标明正文和附件印

数。

第二十二条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当

主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负 责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设 性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。

第二十三条会签文稿均由主办单位送转会签，以会签部门领导签字为有

效；会签中如有不同意见，应当协商一致后送总经理办公室报公司领导。需要外 单位会签的，由主办部门指定专人承办；若外单位对会签稿有重大修改，应重新 送公司领导审批。外单位送我公司会签的文稿，由主办部门提出意见后按发文程

序处理。

第二十四条公文送公司领导签发前，应由总经理办公室审核。审核的重点

是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要 求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十五条上行为，应采用“XXXXXX公司文件”用纸，一

般应由主要负责人签发。以公司名义制发的下行文或平行文，按领导分工，由主 要负责人或经其授权的其他领导签发。公文文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。

未经公司领导同意，各部门不得以公司名义发文。

第二十六条公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否同意、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。

第二十七条公司发文，由总经理办公室负责缮印，使用“公司工程有

限责任公司文件”用纸，续页使用 A4 白纸，标题字体为小 2 号宋体，正文字体 为 3 号仿宋体。

（一）公司发文由承办人负责校对，校对人要对所交文字负责，校对后称本

人要在发文稿纸“校对人”栏以及所发文件的每一页样稿上签字。

（二）上行文或其他重要公文，由总经理办公室进行二校。

第二十八条办理“签报”使用“XXXXXX公司签报用纸”，注明报送的领导，阐明所需签批事项，送总经理办公室登记、编号，并由总经理 办公室呈主管或分管领导原件批回。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章。“签报”原件有总经理办公室留存归档。签报续页使用 A4 白纸，字 69

体为 3 号仿宋体。

第六章收文办理

第二十九条收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等

程序。

第三十条签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询。

第三十一条登记应当将公文标题、密级、发文文号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。

公司收文，由总经理办公室负责签收、拆封、登记、分办；各部门收文，由

各部门负责拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导本人或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。

第三十二条收到公文，总经理办公室应当进行审核。审核的重点是：是否

应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关 规定，文种使用、公文格式是否规范等。

分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文

和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应 当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由各部门承办。

第三十三条经审核，对符合本办法规定的公文，总经理办公室根据文件内

容及部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以 上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不应由本单

位办理的公文，经总经理办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第三十四条应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：

（一）上级国家机关下发的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事项。

（三）无明确归口管理部门，需要领导批示的事项。

（四）特别紧急的需要领导批示的事项。

（五）领导亲自交办的事项。

（六）其他需要领导批示或阅知的事项。

第三十五条承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧

急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。对领导的批示意见，应当在文件批转处理单上简要签注承办的结果（如已办复，则注明复文号与复文 日期）或有关建议或意见，并签注姓名和日期。涉及紧急或重大事项的，应另外 通过其他方式迅速报告、请示领导或转告有关部门。对不属于本部门职责范围或 第二部分行政办公及综合治理

不宜由本部门办理的，应迅速退回总经理办公室，并说明理由。

第三十六条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第三十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十八条送领导批示或交有关部门办理的公文，由总经理办公室负责催

办。对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。

第七章公文归档

第三十九条公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定及时整理（立

卷）、归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒绝归档。

第四十条归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等进

行分类管理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，并能正确反应本部门的主要

工作情况，便于保管和利用。

第四十一条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他

部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十二条本部门领导兼任其它部门职务，在履行所兼任职务的过程中形

成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第四十三条各部门兼职档案员负责本部门文件资料的平时立卷工作。每年月底前，应将上一年已收集整理的案卷移交总经理办公室，并办理移交手续。第四十四条各部门制作、保管的与业务有关的文件资料及照片、录像带等

按公司档案管理办法统一交归总经理办公室，不得私自留用。

第四十五条拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝水笔进行书写，不得在文稿装订线外书写。所用纸张必须符 合存档要求。

第八章公文管理

第四十六条公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十七条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领

导或总经理办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。如需翻印受控文件，应当办理受控文件复制审批手续。

第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。

第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经总经理办公室主要负

责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢 失、不漏销。

第五十一条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要

归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第五十二条公文处理中涉及电子文件的有关规定将另行制定。

第五十三条本办法由总经理办公室负责解释。

第五十四条本办法自印发之日起施行。其他有关公文处理的规定，凡与本

办法不一致的，以本办法为准。

第五十五条原《XXXXXX公司公文处理办法（试行）》废止。

附件：

1.《公司公文主题词表》

2.《公司公文格式》

3.《各单位规范简称表》

4.《公司发文泛指单位一览表》

5.《公司各部室发文字号》

6.《公司发文稿纸式样》

7.《公司发文版头及发文字号格式》

第五篇：公文处理办法

第一章 总则

第一条 为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。

第二条 长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第四条 局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

第五条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第八条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章 公文种类

第九条 新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

（二）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

原创网站wmjy.net

（五）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔2000〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以行文先后顺序编号，如：“长黄〔2006〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔2006〕3号”为2006年第3号文件。

凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红

序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十三条 草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

第二十五条 发文程序

（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（二）发文程序：

主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

第二十六条 绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

第二十七条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

第二十八条 内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

第二十九条 局属单位上报局的公文一律一式7份。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条 需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

第七章 公文归档

第三十五条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第三十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条 案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

第八章 公文管理

第三十八条 公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

第四十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文

按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第四十三条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十四条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条 本办法由局办公室负责解释。

第四十六条 本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。