文秘基础_公文写作说明（大全五篇）

第一篇：文秘基础_公文写作说明

文秘基础_ _ 公文写作说明

文秘基础技能说明(一)

讲话稿：主要有工作报告(政府工作报告)、会议讲话(报告)、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

标题的写法：工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式(主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如《解放思想、团结奋进，夺取改革开放和现代化建设的新胜利》，是主标题，副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题);还有一种常用的标题，就是讲话人+会议名称+文种构成，如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》，简洁明了。

主体内容和基本要求：上年(上一阶段)工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势，统一思想，安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。(脱稿讲话责任认定)

要具备的基本条件：一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观;二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性;三是高度要站够，(高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病)，你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲

什么，该怎样讲，都有讲究;你若是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

部门代拟讲话稿存在的突出问题：一是高度不够，二是不结合本县本工作实际，不具有针对性和操作性，三是提炼归纳不够，逻辑性不强(段落之间、层次之间)。比如，去年我们县召开了大规模、高规格的全县教育工作会议，总结近几年来的教育工作，出台一些新的开创性的重要政策措施(教师调整政策、稳定教师队伍的办法、实行中高考政府奖励政策等)。教育局很重视筹备工作，代县委政府主要领导拟的讲话稿先后修改了两次才送到两办，但最后修改很大，许多内容都没用，原因就在于没有结合我们的实际，没有突出我们的亮点(通篇基本讲的是党中央国务院关于教育发展的意见纲领精神)。

讲话稿的用语和感情问题：有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，体现讲话人的心声;既有操作性，又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑和体现他的风格，有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮忙，可以针对性的查阅、学习、选择。

文秘基础技能说明(二)

1、定义：是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2、定位：信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合服务”职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部

分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充;它不可能涵盖办公室的所有工作，但是办公室工作的重要组成部分;它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息，即х年х月х日开个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。在信息工作反映下情、辅助决策方面，昭通市政府办做得非常好，他们利用被列入国务院信息直报点的机遇，及时编写、上报各类信息，通过国务院领导批示等途径，促成了渔洞水库、巧威公路等重大建设项目中一些问题的解决，其中关于林业采伐政策的调研、扶贫攻坚进展情况等信息被国务院领导批示后促成了一些政策的出台。信息工作也先后获得省政府办公厅的特等奖、一等奖、二等奖。

3、发展趋势：随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快，以及经济社会的快速发展和信息时代的到来，信息工作显得越来越重要，面临的形势也在不断发生变化。主要体现为两个方面：

一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。近年来，从国务院

到省、市政府领导及办公厅(室)领导都反复强调和要求，要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容，使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅(室)都设立了一定比例的信息直报点，将一些重点省、市、县(区)列为直报点，便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中，提供真实、及时的决策参考(如昭通、水富)。2002 年，徐荣凯省长两次对信息工作作出重要批示，要求省委办公厅和省政府办公厅研究并主动做好信息上报工作，让党中央和国务院了解云南省的工作情况。县委、政府领导经常对信息工作提出明确、具体的要求，(张县长批示、我县的成绩、名次)。建立了乡镇(部门)信息上报、采用台帐，实行县政府办文秘人员信息上报责任制，要求每位文秘人员每周撰写、上报信息不得少于 1 条，对全县办公室系统信息工作量化考核和稿酬奖励试行办法。发计、田坝等少数部门(乡镇)还实行了信息工作考核奖励制度，大多数部门和乡镇加强了信息报送工作。总的说来，信息工作已经逐步引起大家的高度重视。

二是政府工作越来越需要信息工作。首先，是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次，随着社会主义市场经济体制的日益完善，政府职能转变不断深化，政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。第三，在经济全球化迅猛发展，经济转轨和社会转型加快的情况下，各种矛盾容易碰撞、激荡，社会容易失序，经济容易失调，人的心理容易失衡，新情况、新问题将层出不穷，领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。

文秘基础技能说明(三)

(一)含义、功用和性质

“公告”是“适用于向国内外宣布重大事项或者法定事项”的公文文体。

“通告”，是“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”的公文文体。

本类两种，被称为发布性公文或知照性文告，中心是晓喻告语，就是把欲使接收者知晓的情况、事体、规定、要求发布出去，或者说是告知、关照到有关方面。由于告白的对象范围广泛，“一体周知”，所以又称“周知性公文”。

(二)二者之分工

“公告”，发文机关级别更高(多为省、部以上机关)，宣布的事件更重大;或告知的范围更广，有时包含国外;发布的方式一般不张贴，而足通过通讯社、电台、报刊。

“通告”，使用机关范围最大，各种机关单位都可发布;内容有时具有专门性(如银行、交通方面的)，而事项则更一般化;发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。报纸发布可省略日期，因报纸有日期。

(三)格式和写法

1.标题。一般由三部分组成：“公告”标发文机关和文种，有时只标文种即可：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或事由。

2.正文。包括开头的原由，讲原因目的;主体的事项，即告白的内容，可以分条款写下：最后是结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以

简捷地提出对人民的希望，对违背者的警告等，然后再写、或结尾只写结束用语，如“特此公告”等。

3.文尾。包括署名和日期。以机关名义发布，标题如已有机关名，就不必署了

第二篇：公文写作基础

各类文件的基本写法

一、公文文种的种类

按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文写作基础。

如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。

二、简单了解一下不常用的3种文种

（一）命令（令）：

依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。

（二）公告：

适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。

（三）议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。

三、常用的10种文种的使用及基本写法

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。

从常用的通知看，可分为：

1.批转通知：

用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。

2.转发通知：

用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。

《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》

3.传达通知：

用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，述职报告《公文写作基础》。主要有：

（1）印发规章制度

（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。

（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。

4.任免通知：

任命和免去干部职务的通知。

写法：

依据……，经研究，任命任免职任职免职……。

注意：

1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。

2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。

报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。

各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。

1.汇报工作报告。

就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。

写法：

正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。

2.反映情况报告。

下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。

第三篇：文秘公文写作的三境界

公文写作不像文学创作，可以通过生活实践，或运用丰富思维去长时间的“陈酿”，通常需及时快速地完成，有追求应用时效性之要求。下面给大家整理了文秘公文写作的三境界，欢迎阅读!

文秘公文写作的三境界

第一重境界：寻门而入

初学公文写作的过程，犹如求学者初次造访一座隐迹山野的书屋，首要之事就是找到通往书屋的那扇门。这趟寻门之旅看似简单，却让大多数新人深感艰难，即便是具备一定文字功底的高材生也不例外，毕竟学校里学到的理论知识与实际工作一时还对接不上。

不少刚走上综合文字岗位的秘书，面对领导布置的命题，常常觉得一头雾水、无从下手。于是，要么钻进资料库“海淘”样板文章，反复阅读、不断揣摩，研习其中的篇章结构、逻辑关系、写作技巧，而后尝试着下笔；要么求教于同行前辈，聆听经验、潜心思索，在一遍遍推敲中明晰文稿的主旨，在一次次修改中让面目生涩的文稿渐趋圆润成熟。

总之，这是一个艰苦摸索的过程，是一段痛苦成长的时光，磨炼的是意志，塑造的是品格，唯有咬紧牙关坚持到底者才能拨开层层迷雾，找到公文写作这座书屋的大门。举例来说，这就像过去厨师行业里拜师学艺的学徒工，初入行时完全是门外汉，只能从最基础的刀功、火候、翻锅、装盘学起，在老师傅的引领下一步步迈入职业厨师之门。

第二重境界：倚门而歌

这是从稚嫩走向成熟、从“小学徒”成长为“大师傅”的阶段。此时，大多数求学者已迈过“门槛”，来到屋内，接触到大量信息资料和前人著述的美文佳作，并在写下多篇文章后逐步掌握了公文写作的基本方法、套路和常用技巧，再通过日积月累的反复练习，进一步熟悉了个中门道，积累了丰富经验，进而达到闲庭信步、倚门而歌的境界。

这一时期的文字工作者，对材料的取舍、立意的选择、架构的摆布、文字的运用乃至文风的把握等，都做到了心中有谱、成竹在胸。他们不再是初入山门、人云亦云的新手，也不再是生搬硬套、模仿抄袭的“菜鸟”，而是具有宽广知识面和深刻洞察力，能将理论阐述与实际情况、历史背景与现实写真、党情国情与民心民意、领导意图与受众需求有机结合和融会贯通的文字“匠人”。

面对领导布置的命题，他们往往并不急于动手，而是将更多时间花在前期调查研究上，花在数据、素材和资料的采集分析上，看似不慌不忙，实则苦心孤诣，一旦构思成熟之后，便以破竹之势，按时完成高质量的文稿。恰似当初的稚嫩学徒，经过多年的术业专攻、日夜苦练后，已经成长为技艺娴熟、独挑大梁的主厨，煎炒烹炸样样拿手。

第三重境界：破门而出

这一阶段堪称公文写作的最高境界。少数锐意创新的求学者通过海量的阅读和写作后，不再满足于从书屋原有的那扇门进出往返，而是在书屋内大胆凿开一扇新门，继而领略一番峰回路转、柳暗花明的新气象，踏上一段奇幻瑰丽、曼妙多姿的新旅程。

如果将第一重境界的写手比作“菜鸟”，第二重境界的写手喻为“匠人”，则这一境界的写手可谓之“智库”。他们写作时不再囿于旧传统、老套路，而是立足问题的本源，翔实占有第一手资料，灵活运用科学的世界观和方法论，博采众长、剥茧抽丝、深入浅出，脱陈词之胎、换新语之骨，尤擅以独特的视角、深邃的思想、精辟的解析感染受众，赢得共鸣。

更可贵的是，“智库型”的文字工作者已将写作从单纯的任务升华为内心的责任担当，不图功名利禄，唯尽匹夫之责，将实现自我价值的“小我梦”融汇于民族复兴的“中国梦”，把公文写作奉为可服务领导、能造福百姓、终将推动时代进步的事业。仍以学厨为例，这就已经成为了一名技艺超群的大厨，即使抛开菜谱也能烹制出精致可口、罕有其匹的珍馐美味，甚至能将他人遗弃的边角食材“点石成金”制成稀世名菜。

第四篇：事业单位招聘公文写作基础

(一)我国现行党政机关使用的文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

国家行政机关使用的公文种类有13个:

命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;

不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定;属国家行政机关有4个，即：命令(令)、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

(二)学校常用的主要公文种类

1、决定

(1)功能

适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(2)分类

A.法规政策性决定。

如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》

B.重要事项的决定。

如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》

C.奖惩决定。

如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》

2.通告

(1)功能

适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

(2)分类

a.法规性通告

b.知照性通告

通告不写抬头，无主送单位。

通告与公告的区别

a.内容重要性不同

b.对发文机关限制性有较大不同

C.发布范围有所不同 3.通知

(1)功能

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(2)分类

a.发布指示的通知

b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。

如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知

被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。

c.批转、转发文件的通知

d.晓谕性通知

e.任免通知(人事任免用决定和通知的区别)4.通报

(1)功能

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(2)分类

表彰通报：介绍先进事迹+先进事迹意义+表彰决定+希望号召

批评通报：错误事实+错误性史治?惩罚措施+提出希望要求

情况通报：缘由目的+情况信息+希望要求 5.意见

(1)功能

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(2)分类

规划性意见

实施意见

具体工作意见 6.批复

(1)功能

适用于答复下级机关的请示事项

与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见

如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》

主送机关一个，即发出请示的下级机关

以上6种为下行文。

第五篇：公文写作基础(2017企业版)

公文写作基础

目录： 公文概述 公文格式 行文规则 常用公文 公文写作常见问题

一、公文概述

(一)公文的概念

公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或者法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和洽商工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。

（二）公文处理的依据：

1.有关法律法规和行业规范。

2.上级单位有关公文处理的规定和要求。

3、企事业单位根据参照上述规定，结合实际制定的本单位的公文处理规定。

二、公文格式

（一）标题

标题即公文的名称。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容。

实际工作中，印制正式文件的单位一般以红字为文头，如“xxxxxx有限公司”所以在标题中可以省略发文单位的名称，如“关于调整安全生产委员会成员组成的通知”。

公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发的文件可加书名号外，一般不加书名号、不用标点符号。转发文件时的公文标题应避免重复用于和相同文种。

（二）正文

正文是公文的主题部分、核心部分。一般分开头、主体、结尾三部分。开头一般写明行文的依据；主体要言简意明突出中心；结尾要简练。

标题字体为2号宋体，正文字体为3号仿宋体。正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中不夹带图形、表格，图形、表格放在附件中。

（三）结构层次

国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第六款规定：

结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如附件：1.XXX）；附件名称后不加标点符号。注意附件序号后加“.”，而不是顿号“、”。附件的左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识附件1：、附件2：。公文附件的标题正文与公文所用字体相同（3号仿宋体）。

三、行文规则

（一）行文原则:确有必要,注重效用.（二）行文权限：

1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。2.根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权可以向下级单位行文。

（三）行文要求

1.“请示”应当一文一事和一个主送单位。2.“报告”中不得夹带请示事项。3.公文一般不直接抄送给个人。

四、常用公文

（一）通知

通知适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布公司规章制度；要求下级单位和有关部门办理、周知或者共同执行的事项；任免或聘用人员。“通知”大多属下行公文。这里主要介绍以下四种通知类型。

1.指示性通知。向各单位、各部门部署工作，或传达上级的部署和指示，明确工作的原则、方法等。起草通知一般先写“为„、根据„、遵照„做如下通知”等词领叙（指通知的原因和目的），然后再写具体的通知事项。原因（或目的）写两三句即可，用简单语言直接点明主题，转入正文。2.印发（或转发）性通知。印发、转发文件时，一般写成“现将XXX文件印发（转发）你们，请结合实际情况认真贯彻落实”。如需简单说明一些问题，在后面加上“并将有关问题明确如下（通知如下）”，具体事项用条款式写法。

3.会议性通知。会议通知要写明会议需要议定的各项事项，包括会议召开的目的、起止时间、地点、讨论事项、议程、参加人员的要求、需要准备的会议资料、主办单位及联系人、联系电话、交通食宿等内容。

4.任免性通知。任免原由宜粗不宜细，宜简不宜繁。任免事项明确排列有序。如既有任命（聘任）又有免去，先写任命，后写免去。如任免不止一人，要以被任免人员职位由高至低为序排列。

（二）、请示

1.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示的主要特点：针对性、呈批性、单一性、时效性。2.请示的结构与写法

(1)标题包括发文机关、事由、文种，其中发文机关经常被省略。

(2)主送机关为上一级领导机关或上一级主管部门。主送机关的名称要写全称或规范性的简称。(3)正文一般由请示的理由、请示的事项、请示的要求、请示的结语四部分组成。请示的理由: 请示的理由即正文的导语，也叫缘由、原因、起因，主要是将请示的原因、问题的由来和根据写清楚。其作用是承上启下，前面连接标题中的事由，后面引出请示的事项。导语阐述的理由要充分，提出的根据要可靠，介绍的情况要真实，事情发生的来龙去脉要清楚、明了。总之，理由充分、依据可靠、情况真实，是必须把握的写作要点。请示的事项: 请示的事项是请示的主体和核心部分。这一部分要把请求解决的事项和数量以及怎样解决等问题写清楚，文字力求简明扼要。请示的内容如果是工作问题，要提出自己的意见、方案、办法。如有意见分歧，两种意见都要写出来，并要提出自己倾向性的意见。凡是请示上级机关解决人、财、物方面的问题，必须准确无误的说明需要的数量、款项、金额。请示的要求

请示的要求也是请示的落脚点，这一部分提出要求上级对请示的事项答复的时间时和提请上级注意和强调的问题等。在写作时用语要谦虚，不允许用命令式的语言。请示的尾语

请示的尾语要另起一行书写，语气要诚恳、谦和，要根据请示的内容选择不同的尾语，如，妥否，请批示。以上意见当否，请批示。以上请示如无不当，请批转„执行，恳请批准，请予审批等。(4)发文机关及成文日期

有正式版头的文件或在标题中已写明发文机关名称的，落款不再写发文机关名称。成文日期要以领导人签发的日期为准，成文日期的时间要用汉字书写。（5）应注意的问题

按照隶属关系逐级行文。严格执行一文一事制度。

只能主送一个上级主管机关，切忌多头主送。未获上级批复前，不得将公文抄送下级机关。请示与报告不能混用。

（三）、报告

“报告”用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议等。1.“报告”简述

报告，属于上行文，由下级单位发往上级单位。

报告的作用：下级向上级汇报工作、反映问题、提出建议，答复上级询问的问题。报告的主要特点：汇报性、陈述性。

报告的种类按范围分为综合报告、专题报告；内容分为工作报告、情况报告、报送报告、意见报告、建议报告、答复报告、检查报告、述职报告。写报告要以陈述为主，一般不做理论上的阐述，更不要说废话套话；重点要突出。

综合报告，要是上级全面了解下级单位的工作情况，在工作时要分清主次，做到点面结合，突出主干。

专题报告，要突出一个“专”字，自始至终围绕一项工作、一件事情、一个问题，不要旁生枝节。

2.报告的结构和写法

报告由标题、正文、结束语三部分组成。1.标题包括发文单位名称、事由、文种三部分。

2.正文由前言、主体、结尾三部分构成。把握三点：（1）开头，概括全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总体情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等做概述，以点明主旨。然后以“现报告如下”过渡到主题部分。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。3.结束用语。通常用“专此报告”、“特此报告”、“以上报告，请审核”、“请审阅”、“以上报告如无不妥，请转批有关单位执行”等作结。不同种类的报告，结束语不同，使用时要注意恰当、明确。3.请示和报告的区别

报告和请示有以下区别，因此不能写为“请示报告”。

(1)行文的目的、用途不同。报告事项上级汇报工作、反应情况、提出意见或建议，答复上级询问，不需上级答复。请示要求上级批准、指示或解决某一事项、某一问题，需要上级答复。

(2)时间不同。报告一般在事后或工作进行过程中行文。请示需要事前行文，这正如平常我们在工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。

(3)主送机关不同。报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级单位尽快了解。请示只主送一个直接上级单位。不宜多级主送，以免因责任不明或者互相推诿影响到斑纹效率和质量。

(4)受文处理方式不同。报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，对其他报告都可不做答复。请示均属承办件，受文单位必须及时处理，明确作答，限期批复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。

(四)、函 函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的公文，在我们的日常工作中经常用到。1.函的概念

函，指公函。是函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复事项时所使用的公文。函是一种平行文，不能用于上下级单位。2.函的结构与写法

公函由首部、正文和尾部三部分组成。各部分的格式、内容和写法如下：(1)首部主要包括标题、主送单位两个项目内容。

a.标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和和文种构成。

b.主送单位。即受文并办理来函事项的单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。(2)正文一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

a开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的明确性。

b主体。是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性。c结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请主管部门批准等。

结语通畅根据函询、函告、函商或函复事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”、“为盼”等结束上文。有的函也可以不用结束语。3.各类函的撰写要点及范例

4.函的写作要求

1.以简要的文字，将需要商洽、询问（答复）、申请、知照的事项（问题）明确、具体地交代清楚。2.用语谦和，讲究分寸

函，应用于平行单位之间相互协商、配合与互通信息。因此，用语要讲究礼节，不适用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但不必逢迎恭维、曲艺客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的及时性、明确性。3.函主要用于说明有关事项和提出要求。

4.函，是正式公文的文种，必须具备正式公文的规范格式，拟定标题，编制范文字号，结构要求完整。

5.请示和函的区别

请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。

请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。

函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。

(五)工作总结

年终各单位、各部门都要对一年来的各项工作进行总结。工作总结不仅是对各项工作的具体做法、进展情况、取得经验进行总结，更是对工作中存在的问题、不足以及下一年工作安排的概括。因此，工作总结特别是年终总结应具有客观性、全面性和概括性。1.总结的作用

a工作总结是对一定时期内的工作加以总结、分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索工作规律，用于指导下一阶段工作的一种书面文体。它所要解决和回答的中心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度；而是对某一时期某种工作实施结果的总鉴定和总结论，是对以往工作实践的一种理性认识。b明确下一步的努力方向

工作总结是做好各项工作的重要环节。通过总结，可以全面地系统第了解以往的工作情况，可以正确认识工作中的优缺点，吸取教训，明确下一步的努力方向，少走弯路。c为管理决策提供依据

写好总结，须养成调查研究的好习惯，通过总结工作为管理层提供重要情况和信息，便于领导及时掌握各单位情况，做出切实可行的管理决策。2.总结的特点和内容 特点：

a客观性。总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。

b现实性。总结出的经验教训是本单位本部门工作中基本的、突出的、有规律性的东西，在日常工作中很有现实意义，具有鼓舞和教育作用。

c指导性。通过工作总结，甚至过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后避免失误，取得更大的成绩。内容： a基本情况

情况的概述和叙述，包括工作的有关条件，工作经过情况和一些数据等。b成绩和缺点

这是工作总结的中心和重点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有哪些，表现在哪些方面，是什么性质，怎样产生的。c经验和教训

在总结时，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括，注意发掘工作规律，作为今后工作的借鉴。3.总结的结构与写法

a标题。即总结名称。表明总结的单位，期限和性质。b正文。一般分为三个部分：开头、主体、结尾。

（1）开头交代总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明知道思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简练，使总结很快进入主体。

（2）主体是总结的主要部分，是总结的重点和中心。它的内容就是总结的内容。

（3）结尾是总结的最后一部分，对全文进行归纳，总结。或突出成绩；或写今后的打算和努力的方向。

c署名和日期。如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文最后一页右下方写明，还要在署名的下面写明日期。4.应注意的问题

避免把工作总结写成“工作业绩多、虚化套话多、模糊字眼多”的“三多”总结。

五、公文写作常见问题

（一）越级请示

越级请示是指下级单位越过直属单位直接报送请示。

（二）报告夹带请示

在按上级单位要求报送材料的同时，提出上级单位帮助解决的相关问题。

（三）文种使用不当

请示和报告 意见和批复 批复和复函

（四）语言文字欠推敲

语法不当 用词不准 指代不清 错字、漏字