文秘的工作内容

第一篇：文秘的工作内容

文秘的工作内容有哪些呢，大家想了解一下吗？下面小编为大家介绍文秘的工作内容，希望能帮到大家！

(一)1、简单的办公室管理

2、文书起草、有一定文字功底

3、熟悉office办公软件，打字速度快

文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。

如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。

如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。

(二)接听、转接电话;接待来访人员。负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。负责总经理办公室的清洁卫生。做好会议纪要。负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。负责传真件的收发工作。负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。做好公司宣传专栏的组稿。按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。每月环保报表的邮寄及社保的打表。管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。接受其他临时工作。

(三)文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。

这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。

1.负责人事处文秘、公章管理。

2.开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。

3.负责各种文件和通知的收发和督办工作。

4.负责本部门的信访接待和日常事务工作。

5.负责人事档案和文书档案的管理工作。

6.协助做好人事统计报表的统计工作。

7.负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。

8.做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。

9.完成处领导交办的其他工作。

(四)1.拟定、办理公文

拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。

拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。

办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。

2.办理组织会务

办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

3.调查研究工作

调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。

每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。

4.信息处理工作

秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。

开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

5.沟通协调工作

对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

6.信访接待工作

信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。

7.监督检查工作

监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

8.公务接洽工作

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。

第二篇：文秘工作内容

一．公文类

1、收取打印总公司文件上传公司领导，根据文件内容有针对性的传阅；

2、收取人民银行昆明中心支行、中国银联及其它机构单位外来发文；

3、及时、准确、工整的上报分公司发文（包括分公司月工作总结、年中工作总结、全年工

作总结、党政团相关总结及其他需要上报的分公司总结）；

4、每季度按时上报分公司《合同管理台账》；

5、下载分公司办公室内外部邮箱邮件，根据邮件内容及时反馈至相关部门或人员，对有时

间限制和特殊规定的邮件要督促办理；

6、每月5日之前以扫描件形式上报分公司领导月考勤至总公司人力资源部曲莹外部邮箱；

7、每周周会做好会议纪要，会后将整理好的会议内容传阅至参会人员出签字；

8、分公司领导季度考核、工作总结等上报总公司总结性材料；

二、综合类

1、审核各部门提交的分公司合同，对签署完结的合同要及时编码归档；

2、按时做好考勤工作的登记和通报，地州采取邮箱签到为主、电话抽查为辅的考勤方式；

3、做好分公司相关签报工作；

4、根据要求做好公司职位的的续聘、改聘、解聘工作；

5、按规定管理好分公司员工的劳动合同，对将要到期的合同提前做好合同的续签工作；

6、根据分公司要求做好人员的招聘工作；

7、做好新员工入司考勤、体检报告登记工作；

8、做好上级与下级、昆明与地州的信息传达工作；

三、其他

1、车辆管理；

2、信件管理；

3、出差订票；

4、名片、工牌、刻章；

5、党团关系管理；

6、办公室家具管理；

7、工作服的订做与发放；

9、分公司礼品管理；

10、视频会议室管理；

10、办公室钥匙及公司安全管理；

11、其它。

第三篇：文秘月度工作内容

文秘月度日常工作内容

1.文件的传阅、发文、归档（电子文档及时上传至OA文件库，纸

质版编制目录，年底统一装订）。（日常）——谭芳

2.周报汇总，编制《周报需协调事项落实情况表》、《车间现场巡视

情况汇报表》。（每周五）——张夏琼

3.月度、季度、工作总结及安排，每季度制作行政工作讲评PPT。

（每月末）——谭芳

4.上报公司《事业部月度重点工作汇报》。（每月5日前报公司领导

及公司办、企业管理部）——黄主任

5.参加总经理办公会及事业部领导李总、王书记、傅总、周总主持的相关会议，并整理会议纪要。（每周一）——陈勋

6.参加生产例会，并整理会议纪要。（每月上、下旬）——陈勋

7.组织召开产销技质联动会，并整理会议纪要。（每月21日左右）

——黄主任

8.事业部月度联点工作计划。（各单位每月25日报送，月底前上报

公司马总、事业部领导及各单位）——张夏琼

第四篇：文秘工作内容介绍

以下是xiexiebang.com在网络收集的关于文秘工作内容的一些现状，有两个版本，大同小异，敬请参考！

文秘工作内容一

1、接听、转接电话；接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10、做好公司日常费用支出、流水帐登记，对其做统计以及各种票据的收纳、保管。

11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

14、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

15、接受其他临时工作。

文秘的工作内容二

1、负责人事处文秘、公章管理；

2、开具各种信函（包括行政介绍信、证明等）和干部（工人）调动通知；

3、负责各种文件和通知的收发和督办工作；

4、负责本部门的信访接待和日常事务工作；

5、负责人事档案和文书档案的管理工作；

6、协助做好人事统计报表的统计工作；

7、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作；

8、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作；

9、完成处领导交办的其他工作；

第五篇：文秘的工作内容

1、接听、转接电话；接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10、做好公司日常费用支出、流水帐登记，对其做统计以及各种票据的收纳、保管。

11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

14、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

15、接受其他临时工作

1、协助直接领导处理日常事务，完成领导交派的任务；

2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；

3、策划组织公司各种活动，负责网站管理和维护，做好公司的宣传工作；

4、负责公司办公用品的领用和分发工作；

5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工

作；

6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；

7、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。

8、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。

9、联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。负责公司年、晚会的筹备等工作。

办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。

浅谈对办公室文秘工作内容的认识

我在企业从事办公室秘书工作已有数载，多年来的办公室工作使我深深认识到，办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。就我个人而言，起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容，下面，我想就这方面的工作谈几点自己的浅显认识。

一、起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动

起草材料之前，首先需要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。因此，如果没有吃大苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳，都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。其实只要自己的劳动被组织、被领导、被同事所认可，对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

二、做好服务是文秘工作者的一项基本工作

文秘工作是一项辛苦又光荣的工作，为领导、为基层、为职工服务，是企业文秘人员的天职。不管是起草文件、撰写讲话稿，还是搞行政服务工作，它的成绩和效益都不会非常明显。因此，文秘人员必须要提高自己的思想境界，树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神，甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。众所周知，对于企业来说，大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开文字工作。文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图，这是由办公部门的性质所决定的，但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离领导意图的前提下，文字秘书完全可以把自己经过学习思考、调查研究形成的思想观点融入到材料之中，提供给领导做决策参考。因此，从事文字秘书工作的同志，要正确地看待自己的工作岗位，立足于本职工作，自觉为领导和其他职能部门做好服务。

三、做好保密工作是对文秘人员的一项基本要求

一个文秘工作者，经常会接触到本单位的机密。因此，文秘人员必须时刻保持清醒的头脑，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。在工作中，还要防止计算机、传真机等办公设备的泄密，决不能把领导讨论未决的事情泄露出来，给单位工作造成被动。因此，一个文字秘书工作者，作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。文秘工作的这种特殊性，要求每一个文秘工作者应当认真学习，自觉加强思想、作风修养。

同时，还必须具备以下素质：

一是牢固树立忠诚的思想。要忠实于企业，诚实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和领导在职工中的形象。因而具备忠诚的品德尤为重要。文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落，做老实人，办老实事，说老实话

二是牢固树立敬业的思想。要热爱本职工作，忠于职守。文秘工作岗位重要，责任重大。只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观，不断增强做好文秘工作的责任感和光荣感，把做好自己的本职工作作为崇高的职责，尽心尽力，爱岗敬业，就一定能够在平凡岗位上做出成绩来。

三是牢固树立奉献的思想。要不计较个人得失，具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂，辛苦，应当甘于吃苦，乐于奉献，埋头苦干，坚持做到以事业为重，工作为重。

四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不论办文、办事，还是进行信息调研、督促检查，都要从客观实际出发，反映的问题，都应是真实可靠的，决不能道听途说，凭主观臆断。

五是养成高效的作风。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人员的工作应当是高效的，文秘人员应当树立效率的观念，具有雷厉风行的作风、科学的组织能力，以保证工作任务的圆满完成

办文是办公室工作的“三大件”之一，只有文字水平提高了，文字工作做好了，办公室的参谋辅政、政务服务等职能才能更好的得到发挥，才能确保机关的政令畅通、运转高效。然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人员有广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。俗话说：聚沙成塔，水滴石穿。办公室文字人员如何才能熟能生巧、落笔成章，全面提高文字工作能力，我认为主要是要敏学。古人曰：“敏而好学，不耻下问。”学习是我们日常生活中的大事。一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都是起点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度；加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。这时，如果办公室文字人员没有一定的笔才和练达的素材，将难以满足工作需要。古人有云“不学无以广才，不学无以成才”。学习是办公室文字人员提高工作水平的基础和保障。因此，办公室文字人员要十分注重敏学。首先，要勇于发扬“钉子”精神，善于挤时间学习。克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际困难，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。其次，要拓宽学习知识面，不断丰富学习内容。“书到用时方恨少”。对于办公室文字人员来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等，无所不容，无所不包。只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。第三，要避重就轻，讲究学习方法。每个人的时间和精力都是有限的。文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”。结合办公室工作实践，通过通读、摘读、精读相结合，博览多学，兼收并蓄，不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识，从而不断增强写作的预见性和创造性。

二是要博采。也就是说办公室文字人员平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。荀子在《劝学》中提到：不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。办公室文字工作人员只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。我们要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一样，点滴收集，广采博取。第一，要有层面性。重点做好路线、方针、政策等理论知识的积累，广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章和领导讲话等，掌握政策依据，把握政治路线，有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。第二，要有灵活性。收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考；对经常用到的地方情况、产值收入及本单位、本行业的经济运行情况、增长数据，可以用图表或表格的方法进行记载，确保使用时一目了然；对网上出现的信息资料、短信语言、BBS评论，必要时可以下载，丰富资料库。第三，要注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，留意收集领导的讲话、指示，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法。

三是要善思。“学而不思则罔，思而不学则殆”。思考的过程本身就是学习过程的继续和深化，也是提高文字工作水平的重要途径。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的升华。第一，要学会换位思考，提高思维层次。善于对接领导思路，吃透上情，掌握下情，有的放矢，融会贯通，把握方向；善于逆向思维、多向思维，对眼前发生的每一件事情，多想几个为什么，不主观武断，不人云亦云；善于多角度观察，从共性中找出个性，从个性中把握规律。只有站的高，想的问题多，写的文章材料才能磅礴大气、见解独到、思维缜密。第二，要学会比较借鉴。有比较才见差距，有借鉴才有进步。提高办公室文字工作水平必须善于总结，善于自己和自己比较。要经常对自己写作的过程进行分析评价，经常对文稿起草工作认真回顾、分析和总结，尤其要反复揣摸、思考领导修改过的稿件，从而准确把握领导的思路和语言风格。只有通过横向和纵向对比，才能发现问题，找出差距，悟出道理。要敢于学习借鉴他人的好经验，好笔法，这也可以说是一种立体的比较。他山之石，可以攻玉。通过立体对比，仔细揣摩，心得和体会自然会加深，对文字材料的把握也将会从感性认识上升到理性认识。

四是要勤践。办公室工作部分是服务性的，文字工作也一样。当前，产业集团已进入重要调整时期。面对不断出现的新情况、新问题、新矛盾，文字人员仅仅靠闭门思考是远远不够的。古人说得好：纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。要提高办公室文字人员的以文辅政水平，还必须深入基层，深入实践，调查研究，详尽地掌握第一手资料。首先，要突出重点，要结合本行业、本单位、本阶段的工作热点、难点和疑点、盲点、亮点问题有的放矢进行调研。其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基层，与不同岗位的干部群众多沟通、多交流，倾听他们的呼声，采集他们的建议，从中挖掘出有价值的东西，汲取营养，丰富自己。第三，要实事求是。办公室文字人员搞调研的目的是为领导决策服务的，这就要求调研的结果必须准确、真实、全面。在调研过程中，我们决不能以主观想象为准，要腿勤、嘴勤、手勤，多听、多问、多思，深入细致的探讨，全面辩证地分析，以客观事实为根据，去粗取精，去伪存真，洞察事物的本质，把握事物的内在联系。

五是要深耕。“常看胸中有本，常写笔下生花”。文字写作能力的提高，不是一日之功，也没什么捷径可走，关键在于勤学多练，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、倚马可待。首先要用心。思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的良机，专心致志，一丝不苟，尽可能写出有份量、有价值的文稿。其次要精心。按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文字简练的要求，谋篇布局，精心组织，字斟句酌。要注意把突出主题摆在撰写材料的首位，围绕材料的目的和用途，谋篇布局，分清重点。古人常说：意犹帅也。主题明确了，文章材料就等于写好了一半。要注意讲究结构，做到层次分明。好的结构对突出文章的主题内容起着关键的作用。写完材料后，要尽可能地反复读几篇，看是否文通字顺，是否重复累赘；对拿捏不准的词语，要反复推敲，看是否有更好的词语可以替代。最后还要做到细心。一方面留意各种材料的文种、结构和格式，既领会其“神”，又留意其“形”；另一方面也要对写完的公文、材料进行细心的校对，找出笔误或纰漏。

1、通过多方渠道了解大公司的招聘信息；

2、有针对性的对其岗位要求进行分析（也就是要看公司需要什么样类型的人才，一般岗位要求上都会注明精通什么，了解什么，熟悉什么等等）；

3、对号入座。可能有些工作细则你并不太了解，但你要“知其然”，也就是扩大你自己的知识面。比如知道现在很多大的公司都在用的一些软件（如ERP等），不知道不要紧，但一定要听说过，或者有过一点的了解。

4、另外，大公司制度相对比较完善，分工也很细，还有良好的培训机制。在招聘的时候往往将门槛抬得比较高，只要你冷静应战，将以前在小公司里学习过的东西再深化，自信地去面对。相信你会有所收获的。。因时间的关系，就写到这吧。

文秘人员有三种境界：一是能成把手；二是能成把好手；三是能成把高手。高手的标志，有三个方面：一是深厚的思想功底；二是精准的服务功能；三是扎实的文字功夫。还要把文秘这项职业当成一种事业来干，才能成为高手。我从“思想功底”这个范畴，和大家交流一下对文秘工作基本理念的理解。

一、角色理念。三句话——当好参谋，不瞎掺和；当好助手，不乱插手；当好枢纽，不找别扭

（一）当好参谋，不瞎掺和 文秘人员最重要的角色，就是领导同志的参谋。当好参谋不容易，不瞎掺和也不容易。

当好参谋有四个标志：

1、备领导之未备，要什么有什么。作为文秘人员，给领导同志当好参谋，要做的工作很多。但是，特别要注重一点：一定要准备好领导同志没准备、没空准备的东西。比如，上级领导到某个单位检查指导工作，本单位的领导同志就要问文秘人员：上级领导最近在上边开了几次会议？在会议上提出了哪些主要观点？这些方面的信息、材料，我们的领导同志不清楚，也没准备，但是文秘人员必须有这个准备，将这位上级领导最近开了什么会议，在会上提出了什么观点，一一向单位领导汇报清楚。这样，单位领导与上级领导汇报对接工作时，就主动，就方便。这就是“要什么有什么”。再比如：文秘人员对上级党委政府的政策、法规，指导当前工作的一些重要文件的核心内容等，都要做到心中有数。单位领导在调度、安排部署一项工作时，往往会问文秘人员：这项工作，国务院、省里都有什么规定？文秘人员就得“要什么有什么”，给领导同志提供好材料，保证工作部署的准确性、权威性。还有，文秘人员陪同领导同志到基层调研，所到单位的基本情况、单位负责人的特点等等，文秘人员必须都要掌握，向领导提供准确的情况。以上，就是讲“备领导之未备”，领导同志向你要什么，你就有什么，就能提供什么。

2、想领导之未想，用什么有什么。有些同志问：领导比文秘人员水平高，也有想不到的东西？有。如果领导同志什么都想到了，那就不用参谋、不用文秘人员了。因为领导关注的层面不同，所以肯定有些东西没有想到，或想的不全面。“想领导之未想，用什么有什么”，要求文秘人员要有超前思维这样一种习惯性的思维方式。要当好参谋，必须“想领导之未想”，超前思维，领导同志应该想到的东西你先替他想了，领导未想到的你也替他想到了。到时候，领导同志“用什么有什么”。比如，上级领导、基层同志、其他同志经常会问文秘人员，最近某某领导同志在忙什么？你说不知道、不清楚，这怎么可以？如果你真的为领导同志当好“高参”了，那么领导同志最近做些什么、干些什么，你必须拿出一个工作安排预案。这个预案可以是一个周的工作安排，也可以是一个月的工作安排，应该安排得大体准确。领导同志确实没有去想近期应该忙些什么，干哪些大事，但你得去想，拿出工作预案后，请领导同志拍板。这样，你就可以按照这个方案为领导同志服务。再比如，突然接到上级领导要来视察或检查指导工作的通知，作为文秘人员得到这个信息后，首先要替领导同志想到他未想到的问题，诸如领导人数、人员组成、有没有女同志、有没有少数民族干部、领导同志为本地做过哪些工作等等，都要了解掌握，便于领导同志心中有数。

3、提领导之未提，问什么有什么。文秘人员经常会遇到这些情况，比如：要向上级报告某项工作，领导同志会问：这个报告内容怎么写、怎么讲？领导同志脑子中已经有些思考，但有些问题不适合先提出来，或者说从他这个角度提出来确实有些难度。这个时候，文秘人员事前必须有过自己的思考，向领导同志报告：这个事情是怎么样的过程，什么样的结果，应该按照什么样口径报告。用自己的思考来“提领导之未提”。再如，上级就某项工作组织一次出国考察活动，安排你单位一个出国名额，单位有三位副职领导都想去，究竟安排谁去，主要领导同志很不宜先表态。这个时候，文秘人员就得解领导之围，提出参谋意见：因为这次出国是考察某项工作，某某领导分管这项工作，回来后还要推进这项工作，应该安排分管领导出国考察。主要领导根据你的提议，再定下来就比较得体了。其他领导同志因为不分管这项工作，不出国也不会有多大意见了。还有，下级呈送了一份申请资金扶持的报告，由于财力紧张、保重点建设项目等原因，不能拨付这部分扶持资金。这件事主要领导不好提，但文秘人员可以提，在请示报告上写上“因某某原因，不宜拨付，请领导批示”的拟办意见。这就是给领导同志当参谋，“提领导之未提，问什么有什么”。

4、用合适的方式参谋，怎么合适怎么当。平时，我们都有一些合适的方式在运用，比如：提报调查报告，这是当参谋的一种合适方式，可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用，你的思考、你的建议，都可以在报告中表达出来。再一个方式，为领导撰写工作报告和讲话稿，你觉得领导同志说什么合适、应该说哪些内容，你都可以写进工作报告和讲话稿中去。还有，可以用客观的文字信息为领导提报工作动态，参谋的作用也非常明显。也可以在领导征求意见的时候，表达自己的思想、观点。文秘人员不能不长眼色，“盲人瞎马”。比如：领导同志由于一件不愉快的事情，正在心情很烦躁的时候，你拿着一大摞文件、材料向他汇报。换位思考一下，如果你在这个时候能看进去？还是能听进去？再有高见，建议再好，这个时候的时机不合适。文秘人员要把握时机，要有眼色，用合适的方式为领导进言，给领导当好参谋。瞎掺和的几种表现：

1、用个人的主观意志左右领导的决策。文秘人员一定要有角色意识，你就是处在参谋岗位上，不是处在统帅岗位上。你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志，但是，你不可以用个人的主观意志，去左右领导的决策。在有些情况下，领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情，这个时候，文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策，不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策，更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。比如：当领导同志根据上级精神，研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候，你作为文秘人员，恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚，就因为这一点，你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策，是很不合适的。

2、“戴有色眼镜”向领导进言。向领导同志提出意见和建议，是文秘人员份内的事情，但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。这就是瞎掺和。比如：要向上级推荐一个先进典型，领导同志要文秘人员根据实际情况提报，因为这个先进典型有奖励，你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了，把另外一个单位推荐上去了。为什么这么做？因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。这样做是不可以的。再比如：本单位要提拔一名干部，你不能因为向领导进言方便，就把对这个同志的偏见，向领导同志进言。这是违反文秘人员政治道德的。

3、打着领导的旗号胡乱表态。个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己，特别是打着领导旗号，说：某某领导说了，这件事情是这么一会事，应该怎么怎么办，你们去办好了。这样做，不仅不妥当，也给领导同志带来不良影响。文秘人员应该守本分才行，不能在当文秘人员的时候，就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。这样下去，领导同志就不支持了，基层同志也就不信任了。因为表态以后需要兑现，你兑不了现；你想兑现，领导同志又不知道，你就得撒谎、蒙骗，把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。

（二）当好助手，不乱插手

文秘人员是领导同志的助手，秘书的含义就是助手。当好领导同志的助手，成为左右膀臂，不容易。当好助手有三个标志：

1、高效率办事。在领导同志身边工作，要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。根据领导同志的统一安排，在某项工作推进和开展中，文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈，在领导同志要求的时间内，来推进工作落实，做好要做的事情。这里，特别强调是反馈的问题，向领导同志反馈工作推进和完成情况。我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意，还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边，说这是自己的缺点。其他任何人都可以有这个缺点，惟独文秘人员不可以有。领导同志安排的若干事情，就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用，致使领导不知情，工作推进迟缓，任务落不到实处。文秘人员在这个方面应该说责无旁贷，推脱不了责任。或者说仅仅是你掌握了情况，或向分管领导汇报了，就认为万事大吉了。大家一定要注意，你作为秘书，是这个领导集体的秘书，你对这个集体的主要领导负责，所以，只要领导同志有安排、有部署、有交代，工作推进到什么程度，任务完成到什么情况，你必须及时、适时地反馈，这是你的责任，千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。所以，提醒大家注意，要向领导同志适时反馈工作推进情况。

2、高水平办文。文秘人员一项主要工作，就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件，做好各类会议的记录。这方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果领导同志不在意，或者这个班子的水平就是一般化，那么你一般化的服务也行；如果领导同志水平很高，这个班子的整体素质很高，你没有高水平的办文能力是肯定不行的。至于如何高水平办文，培训班邀请了许多行家能手来专题讲授，我在这里就不讲了。

3、高标准办会。办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。会前筹备，要准备哪些事情；会中组织，要做哪些事情；会后落实，要抓哪些关键。提醒大家一点，就是会后落实的问题，这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。一个会议结束后，领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作，很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。会后落实的责任，义不容辞地落到了文秘人员头上。要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式，掌握会议贯彻落实情况，适时向领导同志反馈，便于领导同志及时掌握情况，研究新的对策，继续推进工作。会议落实问题，是我们公务活动中的一个薄弱环节，这个环节之所以薄弱，与文秘人员的作用有很大关系，所以文秘人员要负起这个责任来。乱插手的表现：

1、插手人事。文秘人员当好助手，两只手一齐忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，领导同志不敢用你；多一手也不行，可恨，净给领导添乱。多一手不是“三只手”，而是乱插手，最不可以插手的是人事问题。大家一定要注意：因为插手人事问题不是当好助手的份内之事。有些时候，为领导用人提供错误导向，将直接对干部队伍建设带来不良影响。比如：推荐干部，如果是因私用人、因情用人，势必用错一个人，打击一片人。本来一个很优秀的干部，因为你插手人事，在领导同志面前说了许多不利于这个同志的言论，领导同志不采纳你的意见还好，如果采纳了你的意见，将贻误这个同志的一生，这不仅是才能问题，而是品质问题。一个非常有前程、有潜力的干部，就因为你错进一言，在领导同志面前一句谗言，导致这个同志在成长使用上延缓、推迟，乃至只有一次机会又失去了，你这是对同志不负责、对事业不负责。所以说，文秘人员切忌插手人事。

2、插手家事。领导同志工作确实非常繁忙，文秘人员无论是出于感情、良心，还是出于责任，都应该帮助领导同志办一些事情，解决一些困难。比如：领导同志出差了，他的妻子、儿女生病了，半夜三更到医院去，这个忙你应该帮，如果不帮，你就没良心了。但是，文秘人员切记，不要把自己干成领导同志家庭的“保姆”，当保姆干什么事情，大家都知道。而且，你插手领导同志家事以后，和领导同志家庭零距离接触，会接触出一些是非来。“保姆面前，三天没伟人”，请你给领导同志留出点空间来，让他感觉在秘书面前、秘书眼中，自己仍然保持一种良好的形象。所以说，文秘人员不要插手领导同志的家事。

3、插手错事。文秘人员一旦插手错事，一害领导，二害自己。什么叫错事？举个例子说，有些基层同志、社会人员、过往宾客等想给领导同志送礼，不管他们出于何种目的、和领导同志的关系有多好，你都不可以替领导同志收受礼物、收受礼金。这就是错事，不可以插手。但是，事后必须向领导同志汇报，让领导同志知情。还有若干称为不该做的错事，大家都不要插手。

（三）当好枢纽，不找别扭

“枢纽”、“别扭”，大家都不难理解。文秘人员要给领导同志、领导机关当好枢纽，枢纽当得越好，文秘人员的作用就越大、功劳就越多。如果文秘人员找别扭，相对其他人员而言，反作用力更大。当好枢纽的标志：

1、上情迅速下达、下情迅速上达。大家在理解时，要吃透“快”、“慢”两个字。特别要注意，你以为你已经很快了，但领导还觉得你慢了。我曾经处理过一件事情，得到了相关领导同志的肯定。当年在市委办工作的时候，有位领导同志夜间突发重病，家属出于对组织的信任，打电话到市委办。接到这个电话时，已是夜间一点半了，这个电话就是下情，你是上达还是不上达？上达，深更半夜就得把领导同志折腾起来；不上达，不向领导同志报告，一旦生病的领导同志出了事，而我们的上级领导同志还不知情，这是文秘人员的失职。这就是我当时思考的问题。最后决定，宁愿打扰领导同志休息，也得报告，在陪同这位领导同志去医院的路上，他不仅没有批评，而且肯定了这种做法。我们有些同志，往往凭个人主观主义、经验主义办事，看到领导同志休息了，明天再说吧，明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子，工作中，我们遇到的类似情况很多。

2、事前有请示、事后有汇报。大家都说，事前请示、事后汇报，我为什么加了一个“有”字？因为我们文秘人员有时候忙起来，或者自己认为自己很忙，往往事前没请示、事后没汇报，或者事前有请示、事后没汇报，或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”，不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报，善始善终。要注意把握“虚实”两个字，特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态，一定要处理好虚和实的关系。举个例子，领导同志安排你到基层写一个典型材料，反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献，造福百姓做了若干好事。你写了：这位老同志捋了捋一头花发，笑呵呵地说，没什么，都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料，在会上讲了，结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”，哪来的花发可捋？这就是反映情况不实，你根本没和这位老同志见面，是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫，而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字，如果“虚”了，向领导同志反映的情况、汇报的内容不实，可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。

3、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽，必须学会协调。纵向协调，就是上下协调，不仅要会协调上级，还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系，有些同志只善于协调下级关系，这都不行，应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行，上级领导、上级的工作人员来了，我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等，都安排了。但我们基层的同志来了，他明明看见领导同志的车子在楼下，也看到领导同志下车上楼了，他紧接着上楼后，却被我们文秘人员拦下了，说领导同志出差了，这很不得体。上级领导同志是人，基层同志、人民群众也是人！更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质，就是不要对谁高看一眼，也不要对谁低看一眼，要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情，不协调下级反映的事情，这也不行。

横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间，上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间，都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是：千万不要等别人找你协调，而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问，就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话，那么你就更应该先去协调；如果你感觉你这个部门不重要的话，也应该先去协调。因为，本来你就不重要，再不去主动出击先协调的话，你就被边缘化了，大家就不搭理你了，这件事情也就没人帮你办了。大家要注意，你觉得部门重要，应该先去协调；如果觉得部门不重要，必须主动协调。另外，在领导班子中班子成员之间的协调，我们也会遇到这样情况：领导同志之间不说话，要我们从中跑腿、传话，而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲，一定要把握好了，千万不要只当跑腿的、说嘴的，要有真本事、真功夫，把事情协调下来。找别扭的表现：

1、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事，就是不报，等领导同志找再说，这就是找别扭。提醒大家，有这种想法，就开始失去做文秘工作的资格了。

2、有事不管。对待一些事情，视而不见、充耳不闻，消极应付，或者是消极怠工。

3、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情，有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛，就是不办。领导催催，强调困难；领导再催催，强调客观，软磨硬顶，就是不办。到时候还能把自己豁出去，说，我没这个能力办，没这个本事办。这种心态一点都不能有。

二、办事理念。三句话——头绪再乱也要有头绪；节奏再快也要有节奏；程序再多也要有程序

（一）头绪再乱也要有头绪 文秘工作的特点之一，就是千头万绪，一根针穿千根线。必须要有处理纷繁复杂问题的能力，不管工作头绪有多乱，也都能理出头绪来。

1、轻重缓急把得准。工作头绪再乱，我们也得理出“轻重缓急”来，哪些头绪轻、哪些头绪重、哪些头绪缓、哪些头绪急，要把握得很准确才行，要有这个本事。比如，海上出了安全事故，这个头绪就是重、急，就不要再安排领导同志去开会、去陪客了。这时，就得安排领导同志上一线去处理险情。能否把准轻重缓急，是文秘人员思想功底深不深的标志。

2、主次内外分得开。不管什么工作、哪一级领导，都要先主后次，内外有别。比如，安排领导同志的公务活动，首先考虑主要领导的公务安排，再安排其他领导同志；安排外宾，首先安排层次高的、外地的客人，其次安排层次低的、本地的客人。这一点，同志们要形成一种思维习惯，每当遇到类似公务活动，能迅速按照先主后次、内外有别的方式来安排、处理。尤其是内外有别，还要注意，有些话对内适合说，对外不适合说；有些事情对内适合办，对外不适合办。比如，上级领导想总结推广我们某项工作的经验、外地单位来参观，那么，我们汇报的时候，就得把我们的亮点、特点、成功经验汇报上去、介绍出去。这时，就不能把工作中存在哪些问题汇报上去、介绍出去。因为他们是来抓亮点的、来取经的，不是来帮助我们解决问题的。如果我们想推进工作，可以在送走上级领导、参观单位后，关起门来检讨工作中存在什么问题，怎么说都行。

3、多少大小摆得平。事情有多有少、有大有小，但是文秘人员都要能“摆平”。不管遇到什么事情，文秘人员都要象“千手观音”能接过来，“长袖善舞”能派出去。所有的工作头绪到了我们手中，要迅速根据领导分工、部门分工向领导提出意见和建议，交办到分管领导、分管部门手中，不要把工作积压在我们文秘手中，那样，工作将十分被动。

（二）节奏再快也要有节奏

计划不如变化，是文秘工作的又一特点。如何应付？

1、应变能力要强。文秘人员需要有极强的应变能力，主要表现为：见事快、反应快、动作快。原来的工作计划迅速调整了、领导的决策马上变化了、上级又来了新精神，原来的计划不好使了，就要迅速做出反应、调整工作计划，马上跟踪落实。这个时候，等不及你埋怨，等不及你牢骚，你必须见事快、反应快、动作快。

2、静气定力要足。文秘人员要每临小事有大气、每临大事有静气，通俗说法就是“你急我不急、你躁我不躁”，沉着应对，冷静处置。我们经常会遇到这样的情况：原本好好的计划迅速变了，安排好的方案马上调整了，领导同志又非常着急，我们有的同志在这个时候往往就庙里长草—荒（慌）神了，一慌神，什么事情也办不了。就这个时候，你要沉着应对，冷静处置，“你急我不急、你躁我不躁”，才能做到节奏再快，也有节奏。给领导同志、同事、基层有这样一种感觉：这位同志处理起事情来，秃了毛的刷子—有板有眼。

3、运筹心力要细。心力细到什么程度？就是过目不忘、过手不漏、过时不拖、过关不“糊弄”，文秘工作就得有这样的功夫才行。对文秘人员而言，没有没用的材料、没有没用的信息、没有没用的情况，要做到过目不忘；工作当中，事情再多，只要经过了文秘人员的手，要过手不漏；事情到了时候就办完，要过时不拖，因为明天就没有时间叫你再处理今天的事情；在撰写文件、起草领导讲话、领导交办事情的时候，“丑媳妇总要见公婆”，过关的时候，不“糊弄”。我们有些文秘人员有“绝招”，写出材料后，怕领导批评，不敢马上交给领导看，而是在明天要用的时候，今天晚上交到领导同志手中，让领导同志没空批评，过关的时候“糊弄”。再比如，特别是在镇街、部门工作性质都差不多，没有多大区别，什么季节、什么时节，讲什么内容大体都有一个格式，有个定式，有的文秘人员就把去年的讲话稿改一改时间就交给了领导同志，领导同志在会上讲了，闹出了笑话，因为讲的典型人物、事例今年都发生变化了。所以，过关的时候不“糊弄”。

（三）程序再多也要有程序

我们经常会遇到这种情况，办起事情来，程序多得烦不胜烦，特别是基层的同志来办事，说你们怎么这么罗嗦，这一关、那一关的，这一步、那一步的。文秘人员千万不要听他们吆喝，必须记住一句话：程序保护干部，或者说程序保护秘书，千万不要乱来。

1、该走的步骤一定得走，一步也不能差。要按照既定的规章、制度办事。比如，呈送一份请示，先从分管领导开始，再报主管领导，最后报主要领导，这些步骤一步也不能少；研究重大问题，首先请主管部门提出意见，报分管领导审阅同意，然后才能提报上会，进行研究，这些步骤一步都不能少。还有一条，文秘人员一定要把好关，就是会上没研究的事情、领导没签发的文件，文秘人员不能办、不能发。

2、该分的层次一定得分，一层也不能错。大家都知道，领导集体、领导成员是有层次的，这个层次是现实存在、也是起作用的，应该得到文秘人员的尊重，该分的层次一定得分。在请示报告、安排活动、会议座次、迎来送往等公务活动中，都要分清层次。如果不分层次，势必搞乱了工作的节奏，搞乱了工作的头绪，程序也就成了无用之物，而且很有可能导致领导同志对你产生若干看法。比如，上级主管部门下发了一份文件，文秘人员没有经过分管领导、主管领导，而是直接向主要领导汇报了，当主要领导问分管领导、主管领导这件事情的时候，两位领导还不知道怎么回事，主要领导就要批评分管领导、主管领导。事后，分管领导、主管领导肯定会批评文秘人员。所以，该分的层次一定得分。

3、该立的规矩一定得立，一条也不能少。文秘工作有若干环节、若干问题需要处理，有些事情的处理没有规矩是不行的，立起规矩来才好办事。比如，公务活动中，需要领导同志出席的时候，哪几位领导出席？几位领导出席合适？要形成惯例。有了这个规矩，工作就好办了，到时就可以迅速按照惯例进行安排；向外宾赠送礼品、纪念品的时候，哪个层次的客人赠送什么标准的？要有规矩。否则，文秘人员很难操作，就得去请示，来一次客人，请示一次，领导同志不胜其烦，我们也没有那么多的精力，要有规矩；宾客就餐接待标准，也要有规矩。诸如此类，没有规矩的都要立起规矩来，然后请领导同志决策、拍板，以便于我们遵循。多年来的文秘工作，我有一个体会：规矩，大家不要当成障碍我们手脚的东西，遵守规矩的人才是最自由的人。

三、修身理念。四句话——亲而有礼；和而不同；让而不争；勤而不怨 修身养性，是一门很深的做人功夫，文秘人员也要讲究修身。一个人修身养性有若干东西可以作为理念，为什么单独把这四句话提出来，因为这是文秘人员特殊工作岗位应具备的理念。

（一）亲而有礼

文秘人员和领导同志距离近、感情深，这是正常的，也是应该的，但必须要有分寸。亲近但要讲究礼节，不能把思想感情庸俗化。

1、要亲的得体，不能没大没小。文秘人员在领导同志身边工作，亲近可以，但要亲的得体，不能没大没小。比如，别人一提到某位领导同志的时候，你马上说：“我是他的秘书，铁哥们”，你这么一说，都捎带坏了这位领导同志的水平、形象。我们领导同志都是见了书记叫书记、见了市长叫市长，从来没有见了书记、市长叫“铁哥们”。你为这位领导同志当秘书，就叫领导同志“铁哥们”？不能没大没小。

2、要亲的合适，不能没你没我。“没你没我”就是说：“我是某某领导的人。”你就是你，领导就是领导，你不能代表这位领导。文秘人员一定要注意，千万不要跟人。跟人，这是文秘人员的一个通病。谁跟人，谁吃亏。“铁打的衙门，流水的官”，领导同志总有调走的一天，而你不一定会调走，你公开标榜自己是某某领导的人，这位领导同志调走后，你要难看的。跟谁？跟组织、跟工作、跟事业。无论为哪位领导服务，都这样干，不能“没你没我”。

3、要亲的有数，不能没头没脑。文秘人员不能“领导同志做对了我跟，做错了我也跟；领导同志说对了我拥护，说错了我还拥护”，亲的“没头没脑”。

（二）和而不同

“和”的意思是与领导和睦相处，和谐共事，支持、理解、拥护领导的意图；“不同”的意思是要有独立的思考、独到的见解、独特的风格。和而不同有“四忌”：

1、忌挑剔领导。特别忌讳挑剔领导同志的相貌、出身、家庭，更不可以挑剔领导同志的水平。领导同志有若干优点，只是你没有发现，应该更多地去挖掘、学习领导同志的优点。如果你每跟一位领导同志学习一样本领，你将来很有可能比你跟的所有领导同志都“厉害”；如果你每跟一位领导同志挑一样毛病，最后你是“集领导同志毛病之大成”，把自己集成了“矮子”。

2、忌吹吹拍拍。个别文秘人员喜欢在领导面前、公开场合，对领导吹吹拍拍，轻来轻去，偶尔为之，也算正常，如果把“吹吹拍拍”当饭吃、当活干，就危险了。既有伤个人人格，又有损领导威信。

3、忌离心离德。文秘人员和领导离心离德，是不妥当的。文秘人员有风格不能出风头，风头尤其不能盖过领导同志，出风头比领导同志还高，这是犯大忌。有见解不能没见识，你认为有点见解就比领导同志见识高了，这是错误的，见解和见识不是一回事。更不能公开攻击领导同志，背离领导同志意图，自己背后私下来另搞一套。出风头、没见识，都是和领导同志离心离德的表现。

4、忌没有主见。没有主见，就没有资格从事文秘工作，这是我对文秘人员的一个忠告。

（三）让而不争

“让”说的是对领导同志要谦让，退让，在领导同志面前，要谦顺；“不争”说的是与领导同志不争名、不争功、不争吵。和领导同志争名、争功、争吵，都是文秘人员的大忌。

1、受到领导表扬，个人表现要有度。特别是在领导同志表扬自己后，当场就表现出比领导同志还高明的神情，在群众面前炫示，领导同志如何表扬自己、自己多么厉害，都给人一种“王婆卖瓜—自卖自夸”的感觉，有伤文秘人员的形象。

2、受到领导批评，个人进退要有步。文秘人员在领导同志身边工作，经常和领导同志打交道，工作的好坏经常得到领导同志的评价，所以说，干活多，挨的批评也多，这是文秘工作的职业特点。有时候领导同志的批评是对的，也有时候领导同志的批评是不得体的，但无论如何，当领导同志批评的时候，不可以争、不可以吵，更不可以闹。大家应该有这样的理念：受到领导同志批评时，感觉合理的，把它当成对自己的训练；感觉不合理的，把它当成对自己的磨练，总而言之，都是必要的锻炼。文秘人员必须经过这样的锻炼。

3、看到领导得意，个人不要忘形。比如，你服务过的领导同志进步了、提拔了、立功了、受奖了，领导同志非常得意，但是你不可以忘形，忘形到了什么程度？说，这位领导同志的提拔，全靠我那次给他写的讲话；这位领导同志能立功，是因为我某个时间为他处理了某件事情。如果这样，会毁了你自己的。

4、看到领导失意，个人不要势利。领导同志也有“走麦城”的时候、也有被降职的时候、也有犯错误受到批评的时候，你作为身边的工作人员，长期和睦相处、和谐共事，在这个时候，你就不能拿出“势利眼”了，也去说：这位领导同志怎么不好、怎么不行。文秘人员不要当“势利眼”，你应该千方百计地去宽容、谅解，帮助领导解除思想包袱，提供新的思想动力。这也是文秘人员从修身的角度的一项要求。

（四）勤而不怨

“勤”就是勤苦、勤恳、勤勉；“不怨”就是没怨气、没怨言，心甘情愿。既要任劳能吃苦，更要任怨不诉苦。通常，大家都能做到“任劳”，做到“任怨”还有差距。说，干了这么多活，还不让发发牢骚？受了这么多累，还不让埋怨几句？但是，埋怨也好，牢骚也好，你自己心里要有数，多了确实不行。你勤勤苦苦、勤勤恳恳、勤勤勉勉，好不容易把“台子”扎起来了，然后你一埋怨、一牢骚、一诉苦，自己慢慢又把“台子”拆掉了。大家要记住这样三句话：

1、勤苦磨练意志；

2、勤恳提升境界；

3、勤勉成就人才。

文秘工作人员应当具备的素质

──在全省审计机关文秘培训班的讲话

郝志远

（2006年12月18日，根据录音整理）

省厅举办这次文秘工作培训班，我认为很有必要。借这个机会，我讲三个问题。第一，文秘工作在审计工作的重要地位及其现状；第二，文秘工作中应当解决的几个突出问题；第三，文秘工作人员应当具备的素质。

一、文秘工作在审计工作中的重要地位及其现状

对这个问题，大家是有所了解的。在审计工作中，文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都属于文秘工作的范畴。在审计工作中，审计报告、审计决定、审计意见、审计建议都是以文件的方式发给被审计单位，报送上级领导机关。审计法赋予审计机关和审计人员的职责和权力，都要通过文件来体现。一纸红头文件，不是一般性的公文，而是法律约束力的一种体现。审计工作中的一些失误、风险也往往是通过文件来体现的。

多年来，广大文秘工作人员、广大审计人员在文秘工作中付出了大量辛勤的劳动，做出了显著的成绩，文秘工作为保证审计工作的顺利开展，为广大审计人员和各级审计机关依法履行职责，开展审计工作，为经济社会发展服务，产生了良好的作用和效果。借这个机会，我也向多年从事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艰辛劳动的审计人员表示衷心感谢，向大家表示亲切的问候。当前文秘工作的现状，可以说既有应该充分肯定的一些好的方面，有很多值得总结的好经验，有很多值得继续发扬的优良作风，同时也还存在许多薄弱环节，有不少突出问题。对这些问题，我在平时工作中也是十分关注的，应当说看到的也比较多，所以我今天要讲一讲。也用不着专门准备，用不着罗列好多现象。我就凭印象举一些例子，和大家讨论。

文件的质量不高，表现在各级审计机关、各级工作人员平时的工作中。我们平时见到的各类文件毛病太多，有的毛病在各级领导审核的过程中逐步得到解决。还有一些文件，是从一开始就带着问题出生，在文件的整个运行过程中难以消除、难以发现，最后带病出厂，产生不好的影响和效果。有的文件报到审计署以后，在各个环节的审查和评审中被指出被通报，这也是常有的事。

这些文件中表现出来的问题通常有这样几种类型：

一是文字表述含糊。起草文件，做文秘工作，和文字打交道，首先必须注意文字的准确性。而我们现在有许多审计人员、专职的文秘工作人员，文字基本功不够，对中国语言文字的基本含义和特点掌握不熟练，所以在运用文字来表达一些事物的时候，文字运用不准确，表达不清，有一些词句甚至整段的文字或者是整个文件词不达义，言不达义，甚至有的文字容易让人产生歧义的理解，产生很不好的效果。

二是一些文件里对某些法律、政治、政策的概念表述不准确。而法律、政治、政策上的语言和内容，在一个文件里是最关键的最重要的地方，如果在这方面出了问题就是大问题，如果在这方面有毛病就是大毛病。有一些可能导致法律性的错误，会导致一个文件或一个行政行为的违法，或者会导致某一个行政行为的政治性错误、政策性错误。我们有不少文件，这样的错误是司空见惯的。这暴露出我们相当一部分审计人员和文秘工作人员法律知识不足，政治水平、政策水平不高。文件出去以后，所反映不仅仅是工作人员的水平问题，而是反映一个机关的工作水平、工作质量、法律观念、政策水平。文件出去以后，人家就不再是说某一个工作人员而是说一个机关，所以这方面问题导致的后果和影响也是严重的。

三是很多文件出现的问题反映出工作人员的责任心不够强。有一些问题本来是可以避免的，可是往往避免不了，暴露出一些工作人员在工作中有马马虎虎的现象，特别是在文字上下功夫不够，不细心，粗枝大叶。比如说错别字，那是司空见惯。一个文件要注意错别字的话那就看不下去了，这种文件太多太多，可以说见不到错别字的文件是非常罕见的。错别字的问题，有些错别字是工作人员用的习惯了，他就不知道，以错为对。还有一些不是不知道，是工作粗心，不负责任造成的。有些文件送上级审批的时候，在要求签发之前显的很急，说我们早就准备好了，早就在等开会研究，早就在等领导听汇报，等领导签发，好像一切准备工作都做好了，万事俱备只欠东风，结果送上来到了后边的环节一看还有那么多的错误。如果在自己手里的时候每个环节不要着急先送上去，不要着急发，先看看有没有应当解决的问题。着急什么呀，有足够的时间，有足够的条件把这些毛病解决了。但是很多同志不注意，还是存在一个责任心的问题。我自己直到现在，如果有一个重要的文件从手里出去的话，都得反复看几遍，有时候一份文件印出来了还要再看一遍，这时发现问题还来得及纠正。现在这方面存在问题比较多。我们看到各级的文件都有这样的现象，我讲的不仅仅是审计厅，包括全省各级审计机关。四是从一些文件、文字所反映的内容可以看出，一部分工作人员缺乏辩证唯物主义的分析问题的方法。有些文字、有些语言写的太绝，把话说的太足，有些话说的分量太重，就是说缺乏一种余地。有些话是没有把意思充分表达出来。中国语言文字的不同的表达方式差异是很大的。一个意思有几种不同的表达方法，这种差异里边体现了政策，比如说“错误”、“严重错误”，就有很大的不同。我们有的话往往说的很大，大而不当，表述一种错误的现象，往往要把最严重的形容词搬出来渲染，这种渲染的做法是不好的，应该力求实事求是，力求准确。是一种什么状态就把它表述为一种什么状态，不要人为的拔高，不要一说不好就说成最不好，说好就说得天花乱坠。这种现象也是比较突出的。还有的总喜欢说“多数”、“一般”，如果需要用数字来表述的东西，就要用数字来说话，尤其是审计机关的文书，审计发现的问题，更多的情况下应该用一定的时间、地点、数字来准确地表述。表述一种事实，切记太多的滥用“一般”、“多数”、“可能”、“大概”等词语。

五是文件的审核过程不严格。各级领导干部、各个环节对文件的审核没有尽到责任，有许多人员在审核文件的时候停留在签一个字、画一个圈，这是远远不够的。只要这个文件经过你的手审核，无论你是一个什么级别的干部，都要尽职尽责地解决应该解决的问题。签一个字就代表你要对这个文件全部内容负一定的责任。现在好多人是签字了事。从我们各级办公室的文秘人员这个环节上看，就存在这个问题。你们的任务不仅仅是签字，应该把文件里面的全部内容都吃透，文字方面的问题，法律、政治、政策方面的问题，内容方面的问题，事实方面的问题，格式方面的问题，都应当关注到。所有的问题该发现的都要发现，该纠正的都要纠正。如果带病出去了，在这些方面都是负有相应责任的。到了各级领导干部手里，一般来说领导干部主要是关注文件的一些主要内容，把握政策、法律方面的一些问题，首先是要注意文件内容的合法性，事实的完整性、准确性，处理意见的正确性。但是现在留给领导干部的不仅仅是这些，把一些基础环节上的文字方面的问题也留到后边，甚至是最后审定的环节来解决，这显然是一种错位，该是哪一级的责任，哪一级就要担负起来，该由哪一级解决的问题，哪一级就必须解决。如果每一环节都负起责任都发挥了应有的作用，文件的质量就得到了提高。

六是文件发送范围的混乱。有些重要的文件该往那里发，不该往那里发，这也是有规范的要求的。现在我们有些文件发送的范围不当，有的是范围太大，本来应该送到某一个特定机关的文件，变成了传单，满天飞。还有应该送达的地方没有送达。发文前就应当严格确定发文范围。

七是文件的利用和检索比较困难。管理困难，检索困难，利用率不高，有的文件发出以后，工作人员就感到后边没事了，目的就是发出文件。文件制作完成了、发出了仅仅是一个阶段的工作完成了，还有一个运用的过程，有的文件运用的过程可能是比较长的，就要考虑到以后使用如何才能更方便一些。在制作文件的时候，文件管理的过程中，要考虑到使文件的检索更方便一些。现在我们的文件不仅仅是纸质文件，还有电子文件。纸质文件和电子文件的归档、管理、检索，规律基本上是一样的，格式和要求基本上是一样的。纸质文件按分类、时间这些要素来检索，电子文件和纸质文件在这些方面也一样，电子文件应该是更方便了，用电子计算机管理和检索文件，效率应该更高。现在我们好多工作人员管理文件比较粗放，计算机管理的文件比手工管理的还要落后，检索还要困难。文件起名不当，有的文件有名无姓，有的有姓无名。就像我们坐下几十个人，没有姓名、性别、年龄的区别，都变成一种统一的符号，能识别吗？文件也是这样，有些文件名仅仅标注“审计报告”，每年的审计报告都是一样的，怎么区别？还有的用时间作为文件名，2006年12月18日这一天产生了10个文件，如果仅仅用了时间，内容不同的10个文件又怎么区别？所谓检索的条件，就是把能够体现文件特点的要素都列出来，当然不能把文件的全部内容变成题目，题目就是要更典型，抓住这个文件的具有典型性的特点。还有主题词。我们现在的文件都要求标注主题词。主题词的设置是为了干什么，我们好多人没有搞清楚，以为文件就是为了好看，在下边列了那么一行写几个不同的词，每个文件下面都标注了关键词，但是实践中往往都用不上。纸质文件印上了，在电子文件的题目上没有体现出来。还有的没有搞清楚主题词应该怎么确定。有的为了省劲儿顺着文件题目，把文件题目一分解，就成了主题词，没有抓住要害。所谓主题词，就是为了和别的文件区别，而且就是为了检索的时候区别。好多人没有搞懂这个概念，拿上一些不好区别的词来做主题词。既要自己用起来方便，又要以后查阅方便，利用方便。八是文件格式的使用不规范。

对文秘工作现状，我就作这样一个简单的分析。当然这方面还涉及文秘工作人员的素质不够适应，这也不仅仅是专业的、专职的文秘工作人员，我们审计机关的广大工作人员、审计人员在文秘工作方面的素质，整体上还是偏低的，严重地不适应审计工作的要求。

二、文秘工作中应当解决的几个突出问题

刚才讲到的这些情况，实际上也涉及到了应该解决的一些突出问题。

一是每个审计人员特别是专职的文秘工作人员必须有较强的文字能力，要下功夫提高文字的基本功。这是每个机关工作人员特别是公务员，在进入公务员队伍时，就应该向他们提出的一个首要的条件。现在每个机关招收公务员都要有笔试、面试，就要把住这个关。但是，在长期的历史过程中，由于审计人员进入审计机关都是在不同的时期以不同的方式进来的，再加上审计人员也是在过去不同的历史环境下成长起来的，这些因素造成了不少审计人员知识结构不够合理，知识的功底也不够扎实，有的同志强一点，有的同志弱一点。有的可以归咎于当时的教育质量不够高，后来每个环节都没有来得及很好地补课，到机关以后又忙于具体的事务性工作，也没有时间好好学习。或者说好多机关多年以来就没有严格的要求，一些同志还觉得自己水平已经很高了。客观地公正地说，我们很多同志在这方面欠帐是很多的。不要说担负起草一个审计机关的审计文书这样的公文，就是写私人信件也是需要比较强的文字功底的，否则对方也不能准确把握你的意思，甚至会发生歧义的理解，发生误会。文字表达的不准确，比起人们在日常的交往中语言表达的不准确，产生的不良效果往往更严重。文字表达比语言表达的要求更高。语言表达不够准确，还可以在交谈过程中补充，但文字表达就不同了，必须更精确，更简练。文字的优点在于便于传播和保存。我们要正确把握语言和文字的区别。有些文件里有过多的口语，把一些日常交谈的语言习惯带到了文件里，使得一些文件看起来有些过于随意。文件的基本要素就是文字,我们的审计人员、文秘工作人员必须在文字功夫的锤炼上下大功夫。这是无止境的,不要以为经过几年的努力就完成了,活到老学到老,永无止境。到了八十岁了,不能说你就学得很好了,不需要再学了。不能说你已经是教授了，是高级审计师了，就不需要再学习了，那是不对的。教授也有不懂的东西，权威也有不懂的东西，何况我们普通人呢？我们不能固步自封。不能说已经工作多少年了，十年、二十年、三十年了，很有经验了，需要的就是更多的肯定和表扬了，总结经验了，而不是找找毛病了，怎么学习了。我们必须提出学习的任务，特别是要从基本功开始。我建议大家回去以后把过去自己写过的东西拿出来解剖上几个东西，不好意思给别人看，就自己解剖，一句话一句话地解剖，看看究竟有多少毛病。

二是我们每个审计人员和文秘工作人员都要认真学习法律、法规和相关的政策。我们起草的文件必须是合法的，不能在法律上出现问题，不能出现违法的文件，违法的表述，也不能在政治上存在什么错误。政治性的错误、违法的问题往往也会不知不觉地出来，法律规定不能做的事，我们有的同志在写文件时写成可以这样也可以那样，这就是违法了。法律禁止的，你就不能写成允许。政治性的问题也要注意。中共十六大以后，中央提出了许多新的思路，新的方针，十六大以后你要起草文件就不能用一些过时了的说法来表述。有些时事政治方面的常识，我们要关注，不要犯一些常识性的错误。再比如党委、人大、政府、政协这样一些机关的关系，也应该搞清楚。中国共产党是执政党，党委是居于领导地位的；地方人大是地方的权力机关；政府是行政机关，在党委的领导下工作，要接受人大的监督；而政协是一个多党合作，实行政治协商、民主监督的组织。不能把这些机关的性质混淆了。还有，不同的法律法规有不同的层级，不同的地位，在我们国家宪法是国家的根本大法，宪法之下就是法律，法律之下是国家的行政法规，然后是地方性法规，还有部门的规章、政府的规章。国务院各部、省级人民政府、较大的市的人民政府可以发布规章。我们在平时起草文件，有好多表述往往很混乱，搞不清法律、法规、规章的关系和区别，把一个部门的、基层政府的文件不适当地表述为法规。应该加强在法律、法规、政策方面的学习，在写文件时应该准确地表述，避免在这些方面发生混乱，发生错误。

三是起草审计文书一定要坚持实事求是的态度，辩证唯物主义的态度。所谓实事求是，用辩证唯物主义的态度来起草文件，就是说我们所起草的文件在事实方面不能出问题，不能出现不真实的现象，我们在文件里反映的事实必须是准确的，我们所得出的结论必须是建立在事实基础上的，从一定的准确事实出发经过分析得出正确的全面的认识，正确的结论，我认为这就是实事求是。准确地全面地反映事实，全面地看待问题，得出正确的全面的结论，这就是一种辩证唯物主义的态度。如果对事实的反映是残缺不全的，讲了一部分事实，而没有讲出全部的事实，从部分的事实出发就可能得出片面的结论。建立在不全面的事实基础上得出片面的结论、片面的看法，那就违背了实事求是，违背了辩证唯物主义。我们审计中发现的问题，怎么样反映，怎么样表述，都需要有一种正确的指导思想。比如说对一个领导干部的经济责任审计，经济责任审计既要反映成绩又要反映工作中存在的问题，在这个基础上做出对一个领导干部履行经济责任情况的评价，如果仅仅依靠成绩来做出评价，忽视了存在的问题，事实不完整，评价不全面。如果仅仅讲了问题而忽略工作的成绩，不全面也不公正。这是就大的方面来说。再具体来讲，我们讲一件事，讲一个问题，这一个问题的整个过程也是完整的，如果我们只讲了问题的一个阶段一个情节而忽略了别的阶段、别的情节或者相关的背景，对这个问题的表述可能就不完整了。对某些重要情节的忽略可能就会导致我们对这个问题的定性处理产生片面性，有时候即使是一句话，这一句话说不到就带来了片面性，多一句话就带来了对问题认识的完整。还有时候，在更小一些的细节上，对一个环节或一个看法的表述，其实就是一句话，这一句话里也有一个实事求是的问题，也有一个能不能体现辩证法的问题。这一句话该怎么说，大家可以去琢磨，去研究。一句话如果说的客观一些，让人感觉很得当，既准确反映了事物存在的状态，又不是绝对化的。因为我们认识事物的能力是有限的，我们对事物的了解也是有一定局限性的。我们在审计过程中发现的一些问题，是不是掌握了事物的全部情况也不一定，同时我们也没有能力掌握更多的情况，我们对这个问题的认识是不是就能够十分全面了，就没有一点认识不到的因素了？很难。那么，在文字表述中要体现出这种状态，就是我前面提到的不要把话说绝。同时又不能是模棱两可，不能说这个问题可能存在也可能不存在。比如说，我们在一些经济责任审计报告里，经常会讲到，通过审计没有发现某某同志违反廉政制度的行为，或者说没有发现不廉洁的行为，应该说这种表述还是比较客观的，叫做没有发现。如果是另一种表述，通过审计认为某某同志不存在不廉洁的行为。或者变成另一种说法，说不知道廉洁不廉洁，那行吗？你审计干什么去了，难道你一点也不知道吗？你总是审计了一定的领域，通过一些具体的方面具体的事情来了解，连一点肯定的评价都没有不行，说的太绝对了也不行。比如说有些单位存在损失浪费、挥霍浪费现象，你用一个“大肆挥霍浪费”的说法，好像表现了很大的义愤。但是，什么叫大肆呀？浪费多少算大肆？到什么程度是大肆？我们不是写评论，也不是在写散文。在这种情况下就要求我们不要多写形容词。损失浪费一百万就是一百万，一千万就是一千万，是大事或者不是大事，看的人就会分析。

四是起草文件、起草各类审计文书要注意逻辑性。现在不少文件逻辑上比较混乱。首先是有重复的现象，前面一个问题已经讲过的事实，到了后面的一个问题又讲，把一件事分割成几块，给人感觉比较混乱。我们有些同志理解，我按照不同性质的问题来表述，几个方面都能挂上，所以在前面讲了到后面还要讲，这样想有一定的道理，但必须比较，用什么样的表达方式更准确，效果更好。一般来讲，一件事主要放在一个地方讲应该说是比较清楚，更完整一些。比如说审计一个单位，讲一个工程项目的问题，这个工程项目的问题既涉及到投资的管理，又涉及到资金的管理、决策的程序，放在几个方面讲，都可以涉及到。但是一件事在几个地方都讲，就不如放在一个地方讲更为集中和明确。一件事，最典型的最主要的问题是什么，在性质上要把握，按其主要的方面来确定。克服逻辑混乱的现象，关键是起草文件的过程中一定要明确，你要说什么，必须搞清楚，不要你自己都搞不清要说什么，说到那算那，最后看的人也云里雾里的，搞不清楚说了什么。有的文件反来复去的改，就是这个问题。

五是起草文件必须开门见山，言之有物，力戒空话套话太多。一句话能说清楚的，不要用两句话，一段话能说清楚的不要用两段话三段话，不要离题万里。有的文件，人为的把房子盖的越来越大，本来是一间房子可以放下的内容，盖了一栋楼，盖了几排房子，房子很多了，里边是空的，没有材料，没有人住。有的把简单的问题复杂化，没有必要。有的故意拉长文件，本来一百字能说清楚的要变成一千字，如果写的短了怕别人以为不会写，这是一个误区，文章并不是越长越好。

六是重要文件起草要发挥集体的作用，成为集体智慧的结晶。审计报告应该是集体的作品，审计组成员都应该参与，都应该贡献出自己的智慧，提出自己的观点、建议，该讨论的讨论，该各自提供有关材料的提供有关材料，该提出观点的提出观点，同时每个环节上，不同角度、不同的侧面，该补充什么内容的，就补充什么内容。有些重要的文件、审计报告、审计建议，或者机关的一些重要公文，不同的环节上究竟应该起什么样的作用，有些环节上存在认识的误区。后边环节上不仅仅是对前边环节上起一个检验的作用。比如说工作人员写了一个材料，到了处长那里、厅长局长那里，不仅仅是是检验，后边的环节要站在你那个高度上来审视，文件应该表达的内容表达出来了没有，还缺什么，是不是正确。我们有些审核环节现在成了二传手，不能每个环节都成二传手，不是在打拍球。我们审计机关的各级工作人员、各级领导干部不是排球运动员，不是在相互传球。我们更应该像是厨师，不同的环节上都要经过加工，通过这种加工要赋予作品新的形态，给它添加新的材料，使之更加完美。一个文件经过的环节很多，每个环节都是参与者，每个环节的聪明才智都体现在其中，我们不能要求其中一个环节上就把所有的问题都解决了，也不能要求某个环节上就尽善尽美。存在不完善也是一种客观的状态，因为个人的能力和智慧是有限的，所以才需要集体研究，不同的环节来审核。每个环节都要发挥应有的作用。

七是起草文件要妥善处理各方面的关系。要准确把握哪些问题是我们职责范围内应该讲的，哪些问题是不应该讲的。不要在我们的文件里无端地损害别的部门、单位。不负责任的指责，产生的效果是不好的，会带来一些负面的影响。审计机关的审计文书，大量的是讲被审计单位的，要非常客观、准确，而且要做好应对行政复议、行政诉讼的思想准备。在复议和诉讼的过程中要努力争取立于不败之地。还有一些相关的行政部门，它不是我们的被审计单位，可能是工作上有一定联系的部门单位，我们的文件里涉及到相关的部门单位，或者是上级机关时，要注意用法制和文明来规范我们的文书。文件内容涉及到相关部门单位时，表述上不要超越了法律的界限，不要违反文明的规则，避免不必要的麻烦。相关的部门单位看到我们的文件，要增强工作的合力，避免增加不必要的阻力。比如说经济责任审计，是由好几个部门合作的，有纪检委、组织部、监察机关，有企业管理部门，这些部门各自有各自的职责，我们的文件里怎么样恰当地、准确地表述每个部门的职责，表述一件事的时候怎么样恰当地体现各部门之间的这种恰当的关系，必须正确把握。通过一份高质量的文件，能够把外部的、内部的积极的因素更好地整合起来，为我们更好地开展工作营造一种良好的环境。如果文件写不好，看了这个文件就感到是一个矛盾的集合体，就像一个传染病人一样，到处散发出一种不利的、影响团结的、会带来矛盾的因素。比如一个文件如果指责这个部门，指责那个部门，怨天尤人，上级不支持，横向的那个部门不合作，就不会产生好的效果。还有报送上级的一些报告，也不能随意指责一通。什么上级机关指导不力了，领导不够了。专门让你批评的时候你可以批评，不是专门让你批评的时候，就不能不适当地批评。比如说我们给审计署写一份报告，我们自己工作没做好，却把责任推到了审计署，推到了国务院，说国务院没有给我们好的政策，审计署没有给我们解决什么问题，省政府没有给我们解决什么问题，到处放炮，那好吗？类似这样的东西，我们在起草文件的各个环节上，从各级工作人员到各级领导都要认真把关，处理好相关的关系。说到更深一点，我们的文秘工作，各级审计机关的文书都要符合构建和谐社会的目标要求。

八是所有的公文、审计文书都要体现科学发展观。科学发展观是我们党在新的时期提出的一个重要指导思想，它体现在我们各级审计机关的工作中，也是审计工作的根本指导思想。科学发展观是审计工作的灵魂。我们审计机关的各种公文、审计文书，一定要以科学的发展观为指导。一个审计报告，讲那么多的事，下那么多的结论，都要注意是不是符合科学发展观。科学发展观有很多具体的内容，有很多判断是非的标准，我们的同志要认真学习和领会科学发展观。在文秘工作中也要做到以科学发展观为指导，提高公文质量。

三、文秘工作人员应当具备的素质

在审计机关，我们所讲的文秘人员应该是两部分，一部分是专职的文秘工作人员，另一部分，应该说我们每个审计人员同时也是文秘工作人员。一个合格的审计人员必须具备制作审计底稿、审计日记，起草审计报告的能力，而且这也是我们经常性的工作。所以，在审计机关，文秘工作人员和审计人员的界限不是十分严格，我们现在讲文秘工作的一些基本要求，应该是针对这两方面人员的，既包括专职的文秘工作人员，也包括广大的审计人员。文秘工作人员应当具备的素质，我想主要有以下几个方面。

一是必须牢固树立马克思主义的世界观、人生观、价值观。牢固地掌握辩证唯物主义的思想方法。只有我们具备了马克思主义的世界观、人生观、价值观和辩证唯物主义的思想方法，在起草公文和审计文书的时候，才能自觉地运用马克思主义的世界观、人生观、价值观和方法论来表述事物，提出观点，才能起草高质量的公文，我们起草的公文才能具有较强的思想性，才能具有正确的政治观点。

二是必须具有广博的知识。从审计机关的实际情况来讲，我们的文秘工作人员和审计人员必须具有审计的专业知识、财务、经济、法律方面的知识，运用计算机的能力，同时还应当具备社会科学和自然科学方面的一般知识，根据不同的专业特点，还应当熟练地掌握日常工作中接触较多的专业知识。在起草审计文书和审计公文的时候，能够正确地表述某些事实，做出符合各门科学本质和规律的正确结论，避免审计文书和公文发生违反科学常识，违背客观规律的论断的现象。

三是文秘工作人员和审计人员要敢讲真话，要具有敢讲真话、坚持原则、坚持真理的优秀品质。在审计机关写一份公文，或者起草一个审计文书，讲的都是一些和审计有关的具体事情，审计人员必须敢于坚持原则，该写什么写什么。该写的就要写，不该写的就不能乱写。具备这样的素质，才能防止写假报告、说假话的现象。如果不具备这种敢讲真话、坚持原则、坚持真理的品质，有关的、有特殊利益的人员出于特殊的需要要求你说假话，要求你编造事实，要求你写假报告，你就可能答应，就可能经受不住考验。对一个合格的文秘工作人员和审计人员来说，无论是什么人以什么条件要求我们说假话、写假报告、编造事实，我们都不能接受，无论给予我们什么好处，我们都必须拒绝。要忠于事实，忠于法律，忠于真理，敢于抵制任何形式的威逼利诱。以个人利益无条件地服从国家利益和人民利益。

四是必须保持强烈的学习精神。我们处在一个知识爆炸、信息爆炸的时代，原有的知识和经验，远远满足不了审计工作不断进步的要求。我们必须坚持不断地学习，使自己的知识和认识水平跟上飞速发展的时代，适应审计工作不断提出的新的要求，不断地调整我们的知识结构、专业结构，不断地扩充我们的知识。一个优秀的文秘工作人员和审计人员，应该像海绵吸收水分一样利用各种方式，利用各种可能利用的时机来学习，不断吸取各方面的知识，不断地完善自己。

五是应当具有谦虚谨慎的优良作风，具有善于与人合作的高尚风格，要乐于奉献，甘当无名英雄。文秘工作、审计工作特别是文字工作，是一种吃苦的工作。我们必须具有高度的奉献精神，不要希望写一个文件、写一个报告就能得到什么，得到什么可能是一个较长的阶段性的成果，绝对不是一项工作结束马上就能得到什么，就像给报社投稿，写一个报告，就像投稿马上就会有稿费寄来。何况我们审计机关写一个报告连稿费都没有，就是这样清苦，我们不能计较得失，要乐于奉献。同时，我们和大家在一起工作，与大家相处，一定要有谦虚谨慎的作风，要克服骄傲自满的情绪，写出一个文件、报告来，要接受很多人的挑剔，很多人的审核、把关，大家都会从不同的角度提出不同的意见，挑出毛病。要欢迎各方面的人员为我们挑毛病，不能有爱面子的思想。不能有委屈感，觉得我已经下很大功夫了，我感觉这个报告不错了，你们怎么还挑这么多毛病，我面子不好看，必须破除这种认识。不仅普通的工作人员不应该有这样的认识，就是一个相当高级的干部，也要破除这种认识。任何人写出的东西，只要不是按照法律规定任何人不得改动的东西，你就得接受各方面的挑剔，使之不断完善。中央的重要文件都是要经过讨论的，总书记的报告也是要经过大家讨论的，我们普通的工作人员还要计较这些吗？比如，你的经验没有我多，你的资历没有我老，你就不能给我提意见，我已经很辛苦了，很负责了，你也不应该再给我提意见，不能这样看。你多称赞我几句我就很高兴，觉得这个人对我很支持，表扬我了。多批评我几句，给我挑毛病多了点，就觉得这个人尽挑我毛病，千万不能这样看。我们写出来的东西，别人给我们挑毛病，是对我们的爱护，对我们的帮助，要这样看。如果谁也不给你挑毛病，就像皇帝的新衣，大家都说你好，你就真的好了吗？你还是很难发现存在的问题，很难得到提高。对我们写出的东西，无论是谁提出一个字的毛病，他就是我们的老师，就是一字师。要有这样宽阔的胸襟，这样才有利于我们的进步，也有利于我们的工作。一定要具有良好的合作精神，大家在一起工作是一个集体，必须互相帮助，以集体的智慧弥补个人智慧的不足。一个报告有时候需要几个人共同起草，一个人为主起草出来的报告也需要其它人补充。大家要把这样一些方式的合作看作是必不可少的，绝不能回避它、拒绝他。这种集体主义的合作精神，对于审计机关的文秘工作人员和审计人员来说是一种基本的素养，要不断加强。

六是要有高度的法制观念。我们是在一个法制社会里工作和生活，我们审计机关必须坚持依法审计，我们的审计质量也必须受到严格的控制。所以我们大家在平时的文书工作和审计工作中，都要具备高度的法制观念，要有一种互相制约的意识，主动地把自己的工作置于外部环境的制约之下，使我们每个人的行为更加符合法律的要求。我们每个人的日常工作、日常生活、日常学习方面，都要体现一种高度的法制精神。学会用法律来规范我们的工作，不断提高文秘工作的水平。在今后的审计工作中，能够通过这种高质量的文书、高质量的审计文书，更好地发挥审计工作在促进经济社会全面发展、构建和谐社会过程中重要作用。