怎样做好行政秘书工作

第一篇：怎样做好行政秘书工作

如何做好行政秘书工作

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门，连接领导和基层的枢纽地位，是学院的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。也就是说办公室工作开展的如何直接影响到全院的各项工作的完成。

作为一名行政秘书，我觉得首先要从以下几点：

1、要有较高的思想品德素质修养及职业道德。

能够认真贯彻党的基本路线方针政策，通过各种方法积极学习政治理论；遵纪守法；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

2、要有较强的专业知识、工作能力。

行政工作琐碎，为了搞好工作，要不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，熟悉学院的各项工作，要明确工作的程序、方向，提高工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工作。

在办公室，在具体工作中，作为行政秘书要从以下几个方面做好：

（1）协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内，给大家查阅文件提供了很大方便

（2）按时完成上级下达的各项任务，协助办公室主任把各项工作有条不紊的开展下去。

（3）协助办公室主任和团总支书记组织协调学院的一些活动。

（4）做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情。

（5）全学院的办公物品及时去后勤领取，以保证全院的需要。

（6）做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

（7）认真、按时、高效率地做好学院领导及办公室主任交办的其它工作。

为了学院工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。

3、要有认真的工作态度和勤奋敬业的精神。

要热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全学期没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。

以上就是我觉得作为一个行政秘书应具有的工作能力，我一定在以后的工作中，把领导交给的各项任务圆满完成。真正为北科的发展坐车自己应有的贡献。

第二篇：怎样做好秘书工作

秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手，工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书工作从内容上说大体上可分为事务服务和业务服务，二者是相辅相成的。事务服务是基础，是指处理工作过程中会遇到的各种具体事务；业务服务是为领导事务服务的延伸和提升，是一个抽象概念，指秘书业务。秘书通过大量微细的事务服务，适应环境、适应领导的工作特点并熟悉岗位的职责和流程，以做好业务服务。在一个单位，领导的任务是决策、指导、组织、协调。而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。领导集体确定的组织目标，既是领导的工作目标，也是秘书人员的工作目标。因此，秘书人员始终都参与到领导活动中去，但又和领导者的工作绝然不同，既不能以领导的面目出现，又要辅助领导做很多工作。怎样摆正自己的位置，处理好与领导之间的关系？根据我的理解，认为应注意以下几点：

一、要有服务意识。

秘书的岗位决定了秘书工作的性质是以服务协调为主。在工作过程中要充分领会领导的指示意图，积极主动的协调配合领导的行动措施，在思想上行动上与领导保持高度一致，服从协助领导的工作安排。对领导安排下来的工作要及时完成；对领导因繁忙而疏忽的事务要及时提醒；对领导已经布置完成的政策措施要关心实施进度和实施效果，发现问题要及时向领导汇报。另外，在工作时间上也要紧跟领导步伐。基层工作较繁忙，工作时间可能超出8小时范围，这个时候，也要严格遵守“服务”的宗旨。这个“服务”，不仅是为领导服务，更是为人民服务，无论8小时内或外，只要是工作，一律认真对待。

二、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间的关系；与当事人的关系；与有关部门的关系等。

协调是秘书工作的重点之一，协调好各种关系，对开展工作，提高工作效率有重要意义。在协调过程中，要区别对待不同性格的人，不同立场的人，不同职能的部门，具体问题具体分析，采取不同的方式争取和谐平稳的大工作环境。如与自己在某些方面有冲突，必须坚持宁可受委屈，也要顾全大局。

三、要掌握理事艺术

1、对领导尊重而不迎合，尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重，倒有个“度”的问题。我认为，尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导；二是尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。

2、服从而不盲从，一是认真领会、忠实体现领导意图；二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附。

3、参与而不干预，秘书参与决策，必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项，提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳，秘书也不能认为这是在决策，更不能产生这是与领导共同决策的错觉，而只能看作是领导决策前的服务。

4、辅佐而不自作主张，秘书在为领导决策服务的过程中，要办理很多有关事务。在办文时，不能不经领导同意，擅自加进个人意见。特别是领导决定了事项，不能再作修改。秘书如感到必须修改的，须请示主管领导同意。在办事时，也只能按领导的授权和意图办。在办理过程中，根据实际情况，有些地方需改变领导意图的，必须报经领导同意，决不能自作主张。

5、代理不等于职权，秘书人员常常在领导授权下，代理领导处理一些日常事务或工作事项。这容易使秘书人员产生自己与领导同样有权的错觉。必须明白，代理不等于职权。即使是领导授权办理的事情，遇到问题时，也应该及时请示，办完后及时汇报。办理中出现的差错，要耐心听取领导的批评和指导。秘书人员应以为领导做出成绩为荣，应有在为领导服务工作中锻炼提高自己的思想，提高自己的说、写能力。丝毫不能把成绩归于自己，把份内工作的成绩作为提高自己身份的筹码。也不能把优越的秘书地位和条件作为骄傲的资本。正确的心态是：自尊自强，谦虚谨慎，态度和蔼，平等待人。

以上是我对怎样做好秘书工作的理解。一项工作，如何才可以做得好，绝非这只言片语可以讲述清楚，在工作过程中，保持一颗高度的责任心，不断学习，不断进步，不断完善，才可以将工作越做越好。

第三篇：怎样做好办公室秘书工作（定稿）

办公室 担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。

秘书工作的基本要求

一、秘书工作人员必须具备的素质和修养

第一，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。

第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。

第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。

第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。

二、要熟悉机关和机关工作的基本情况

机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。

三、做好文字起草和信息收集工作

四、做好来信来访和对外接待工作

办公室所处的部门和承担的义务，在工作中必然会接触到形形色色的人——上级和下级，熟人和生人，干部和群众等。在待人接物，处理公私事务中，秘书的礼貌，在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用。在待人处事过程中，秘书应遵循四个原则：

第一，尊重原则；第二，一律平等，不亢不卑的原则；第三，语言、举止得体的原则；第四，重承诺、守信用的原则。

五、认真负责，积极主动，管好建设性工作 把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲，百折不挠，不怕困难；办事情，敢于动脑，善于动脑。

秘书工作，事务性的很多，被动性比较大，学会将被动转化为主动。一是吃透两头，对上面的精神领会得透彻，对下面的情况了如指掌；二是多请示勤汇报，把自己始终置于领导的开导之下；三是加强工作的计划性、预见性，避免盲目和混乱；四是坚持编写“大事记”；五是建立制度，积累资料。

秘书工作，应当立足管、拟、调，并以“管”字当头，帮助领导办好事情。要管理的有三种情况，一是领导直接抓的中心工作，要掌握动态和进程，提供情况；二是日常工作，要抓得具体，不仅要提供情况，还要提出建议，必要时要准备复议方案；三是领导暂时不抓的工作，要主动管起来，掌握一般情况，到时候能跟得上去。

六、做好提案预案与保密工作

七、做好与领导的沟通、协调工作

1、建立与领导“对接”的工作语言。

2、秘书既要谨慎，又要开放。

几项具体秘书工作

（一）文电的处理工作

对请示报告，要一问一答，及时办理。对总结经验报告，要件件过目，经过研究，选择推广。

处理文件分三类：一类是阅后转走的；二类是自己了解情况的；三类是自己要承办的，对这类文件要认真阅读，消化其内容，准备好处理的有关资料。呈送领导批办的文件也分三类：一类是呈请领导批示的；二类是呈送领导过目的；三类是不呈送文本，只需口头向领导汇报的。

呈送领导审批文件的程序，先送主管领导，后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件，事后要催问其办理情况。

切实做好文电的保管、保密、归档工作。

（二）文电的起草工作

1、对起草文电的要求。（1）力求贯彻领导意图，体现政策，切合实际。（2）思想明确，材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么，都要明确，不能含糊。要有情况、有分析、有措施，不要空议论。（3）围绕主题，突出重点。

（4）层次分明，条理清楚。（5）文字简练，用语通俗。

2、保证文电质量的措施。（1）不断提高领会领导意图的能力，增强观察事物的敏感性，争取多参加一些会议，多听一些领导人的讲话，头脑里多装一些有关领导的东西。（2）多了解情况，多收集信息，多掌握材料。（3）努力学习，不断提高思想政策理论水平，丰富知识，提高智商，增长见识。（4）提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看，就是拓宽视野，广泛吸收新鲜东西，用先进写

作方法充实自己。多想，就是善于用脑，广开思路，用新的思维模式，从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写，就是把学得的新鲜东西，加以实践练兵，写的多了，时间长了，熟能生巧，就会有所提高。（5）抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图，明确观点；二是选定材料，把收集的材料列出清单，进行排队，然后，去粗取精，去伪存真，作出筛选；三是拟定结构，敲定提纲；四是写出初稿；五是反复推敲修改；六是集体研究，主动请示；七是领导定稿后，打印校对。

（三）会议的秘书工作

1、会前准备。（1）在领导的意图下，安排会议内容；（2）如果是传达文件，自己首先熟悉文件内容，理解文件精神；（3）发出开会通知，如果是电话通知，要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项，如果是指定与会人员，要请本人接电话；（4）安排与会人员的食宿、车辆等问题；（5）对与会人员的报到及时催问，避免误事。

2、会中，主要是搞好记录。对有文件问题，可简单记录，没有文件的要记得详细些，并注意记结论，记重点，记分歧意见，记数字、时间、地点、人名。

3、会后，主要是把会议决定的问题，迅速通知出去，其方法是，或发文件，或发纪要，或发简报，或口头通知。事后要抓贯彻落实。

（四）资料集累工作。

（五）群众来信来访的接待处理工作。

做好文秘工作的注意事项

一要保守秘密。严守秘密，不传播谣言和小道消息，不搬弄、议论是非；外出随时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好，平时闲聊不谈及具体人和事。

二要讲团结。一是工作中以诚待人不虚伪，宽以待人不苛求；互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。二是工作出现差错和产生矛盾，应多从自己身上找原因，不埋怨他人；三是对待同志出现的差错和失误，应当面善意指出，不要背后议论和指责；四是多看人优点，多学他人长处；五是顾全大局，互相补台，话往拢说，事往拢办。

三要有责任心。工作要讲求效率和质量，凡是领导交办的任务，都要尽最大努力在规定时间和期限内完成；工作要力求细致，养成一种严谨细致的作风，要有上进心，力求在本职岗位上多出成绩，多出亮点。无论什么工作，事前都要做充分的考虑，办事时力求精益求精。特别是文字校对要仔细。最大限度的减少文字差错。

四要有章法。做到熟悉岗位职责和责任要求，知晓自己在一个阶段和工作任务，注意培养工作有目标、有计划的良好习惯。注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思维习惯，通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失，不断提高个人能力和修养。

五要经常“充电”。养成勤做笔记，勤写心得，勤思考的习惯。在工作实践中学习，不断增强素质的全面性，做到尽可能多的掌握各种必备的工作技能，尽可能多学习与工作有关的知识，尽可能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况，尽可能多储备同工作有关的信息。特别是要熟悉掌握网络应用方面的知识，充分利用好电子邮件。

第四篇：怎样做好办公室秘书工作

怎样做好办公室秘书工作

世纪之交，随着社会主义市场经济深入发展、科学技术突飞猛进，一个全新的信息时代扑面而来，对秘书队伍的服务质量有了更高的要求，秘书队伍社会化服务的特征逐步呈现。在信息社会里，怎样才能做好办公室秘书工作是一个值得研究的课题。

一、秘书的概念

秘书，《辞海》的解释为:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该项工作的性质要求秘书工作者:

首先，要有坚强的政治素质，能够较好的掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，牢固树立为人民服务的思想，善于运用“xxxx”指导实践工作。

其次，要有较强的业务能力，能够熟练的运用各种文章体裁，通过调研撰写出具体的材料。

再次，要具备广泛的知识面和耐心细致的工作作风，善于站在全局的高度发现问题，思考问题，处理问题，当好领导的助手和参谋。

二、秘书的职责

50年前，典型的秘书工作，便是抄抄写写，收收发发，值班守摊，迎来送往，办事打杂，在参谋辅助上很少发挥作用。今天的秘书比以往任何时候都更加独立，秘书可以解决大量与信息相关的工作，也能肩负很多管理层面上的责任。秘书工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和高超的沟通协调能力。

随着知识经济到来、社会信息化和管理工作的复杂化，秘书工作越发显得重要，其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。领导的正确决策和科学管理特别需要秘书提出高质量的信息分析和献计献策。为此，秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用，准确领会领导意图，围绕中心工作采集信息并进行分析、加工、处理，提出预案，供领导参考。这既是领导管理决策的需要，也是秘书人员的重要职责。

秘书参谋辅助性是秘书工作的根本要求。秘书的参谋辅助性也是智能化和事务化的高度统一，过去那种“承上启下、收收发发、接传电话、写写报报”的事务性辅助工作，已不能体现现代秘书工作的本质含义。新时期的秘书不仅要熟悉国家大政方针，掌握国内外经济技术最新动向，了解单位的动态、会经营管理，而且还要具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，这就对秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感，从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中，捕捉各种信息，判断预测事物发展的趋势，辅助领导做好决策和决策的贯彻落实，这已成为现代秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归宿。

三、秘书工作的特点和成就

新时期秘书工作的指导思想，这就是紧紧围绕党的总目标和总任务，做好“三服务”，即为党中央服务，为各级党委领导工作服务，为人民服务。为了做好“三服务”，对业务工作提出了实现“四个转变”的基本要求，即从侧重办文、办事转变为既办办事又出谋献策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务。“三服务”、“四个转变”的提出，有其深刻的历史背景。在长期“左”的错误思潮影响下，秘书工作领域里存在着一些简单化、片面化、绝对化的错误认识，从而严重束缚、阻碍着秘书工作职能作用的正当发挥。它的提出是秘书工作系统贯彻落实党的解放思想、实事求是的思想路线、高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜，开创秘书工作新局面的伟大成果;它鲜明地标志着党的秘书工作指导思想的升华，对推动秘书事业的发展具有划时代的深远意义;它是推动办公室工作和秘书工作适应新形势，解决新课题，开创新局面的里程碑，将永载秘书工作的史册，并成为新时期办公室工作和秘书工作的一大成就。

四、做好办公室秘书工作的基本思路

做好办公室工作首先要理清工作思路。新时期党的秘书工作的基本思路是:一个目标，两个结合，三个重点，四项建设。具体说来就是:

“一个目标”，即坚持以邓小平理论和党的基本路线为指针，紧紧围绕党的中心工作，当好领导的参谋助手。办公室是各级党政的综合办事部门，处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位。做办公室工作，必须从坚持和改善党的领导的高度，从保障改革、发展、稳定这个大局的高度，从推进领导决策的民主化和科学化的高度，切实负起辅助政务，党管事务，综合服务的职责，充分发挥领导工作的左右手作用。

“两个结合”，即“一般和个别相结合，领导与群众的相结合”。“两个结合”本来是我党传统的工作方法和应有的领导作风，毛泽东同志早就提出过从群众中来到群众中去和“集中起来，坚持下去”的教诲，问题在于近些年来，有的秘书思想上有所淡漠。对办公室秘书人员的要求:一要对领导“帮助参谋提醒”，帮助领导者保持优良作风，改进工作方法，不可脱离群众。二要在办公室的信息调研、督促检查等工作中，注意深入群众，深入实际，抓好典型，以点带面，实行“两个结合”的工作方法。

“三项重点工作”，即信息调研、督促检查和保证日常工作正常运转。这是根据新形势的需要而提出的，从而使多样的秘书工作，有了明确的重点方向。

“四项建设”，即秘书队伍要注意抓好思想建设、组织建设、业务建设和作风建设，以加强自身建设来保证把办公室工作提高到一个新水平。从素质角度来说，秘书应具备良好的政治素质，高尚的个人品行，敬业乐业的工作态度，宽厚的文化及业务知识基础。从业务上来说，要求办公室秘书通晓各方面的知识。总体来说，对办公室秘书的要求在逐步提高。

五、做好办公室秘书工作，必须加强自身建设

加强秘书工作的自身建设是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待各种活动的修养与能力。

第五篇：怎样做好办公室秘书工作

怎样做好办公室秘书工作

我于1990年12月底离职休息。在解放军服务27年，地方工作14年，其中有一半时间是做秘书工作。长期的工作实践，使我对秘书工作有较深切的感受和肤浅的认识，现综合整理如下。

一、秘书工作的主要任务

秘书工作是直接为领导服务的工作。要向领导及时不断地提供信息，提供资料，为领导决策创造条件；要为领导了解情况，掌握工作进程服务；要为领导想问题，出谋划策，提出建议；要为领导节省时间，让领导用很少的时间和精力，获得较多的信息。

秘书工作的任务重，内容多，事情杂。但是，归纳起来，主要应抓好两个方面即“七个字”，进行“四种帮助”，发挥“三个作用”。“七个字”就是：一方面，对文电的收、发、转、抄等事务性的工作；另一方面，对事情的管（理）、拟（稿）、调（研）建设性工作。“四种帮助”就是：帮助领导了解情况、发现问题、拿出主意、处理问题。“三个作用”就是：起到参谋、助手、顾问作用。在完成上述任务时，要站得高、看得远，立足领导角度考虑问题，顺应历史潮流，循序渐进，积极稳妥，有效展开。

二、秘书工作的基本要求

（一）提高认识，树立正确的事业观

秘书工作及其机构，是领导的耳目，是领导机关的中枢神经、联系纽带和沟通桥梁，是党政军各级领导部门不可缺少的工作和机构。每一位秘书工作者，都要充分认识其重要性，牢固树立为领导服务的思想和爱岗敬业的事业观。

（二）讲政治，提高思想性

要坚持四项基本原则（坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持共产党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想）。政治是统帅、是灵魂、是第一位的。在实际工作中，首先要考虑的是解决原则问题，然后解决具体问题。坚持解放思想，解放思想是党的思想路线的本质要求，是不断开创工作新局面的一大法宝。秘书工作，要随着形势任务的发展和需求，适时转变思想认识，更新观念，增强活力，以应对各种新情况和新问题，保证工作始终沿着正确和健康的轨道运行。坚持用中国化、时代化的马克思主义最新成果武装自己，提高工作中的思想政策水平，在起草文电、办理事情、解决问题时，都力求体现毛泽东思想和邓小平理论，体现党的方针政策。坚持加强思想品德、组织纪律和实事求是作风方面的修养，尊敬领导，尊重同事，尊重他人，尊重事实，关心和爱护下面的同志，做到素质强，形象好，作风硬。

（三）积极主动，管好建设性工作

秘书工作，应当立足管、拟、调，并以“管”字当头，帮助领导办好事情。要管理的有三种情况，一是领导直接抓的中心工作，要掌握动态和进程，提供情况；二是日常工作，要抓得具体，不仅要提供情况，还要提出建议，必要时要准备复议方案；三是领导暂时不抓的工作，要主动管起来，掌握一般情况，到时候能跟得上去。

（四）认真负责，严格要求

把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲，百折不挠，不怕困难；办事情，敢于动脑，善于动脑。认真负责要体现在办事情的彻底上。每办一件事情，都有头有尾，有交代、有检查、有结果，做到收到文电必处理，发出文电询收到，呈送请示催批发，传达布置查结果，领导交办有回音，出现问题要报告，件件事情有着落。严格要求，就是有成绩不自满，有问题不放过，对自己好的方面要发扬，不足的就克服。对下面，有好的就表扬、鼓励，不足的督促改进，错误的批评，并帮助纠正。

（五）不怕被动，争取主动

秘书工作，事务性的很多，被动性比较大。然而，矛盾论告诉我们，被动可以转化为主动。怎样做到主动，平时多准备，到时就主动。一是吃透两头，对上面的精神领会得透彻，对下面的情况了如指掌；二是多请示勤汇报，把自己始终置于领导的开导

作为一位秘书工作者，必须努力学习，不断充电提高，特别要学习中国化的马克思主义——毛泽东思想和邓小平理论。通过不懈地学习，全面提高素质，提高“五个水平”，增强“七种能力”，牢固树立“四观”。“五个水平”是：政治思想水平，政策水平，理论水平，业务水平，写作水平。“七种能力”是：学习观察能力，政策运用能力，调查研究能力，管理服务能力，沟通协调能力，开拓创新能力，自管自控能力。“四观”是：世界观，人生观，价值观，事业观。从而达到适应新形势和新任务的需要。

三、几项具体秘书工作

（一）文电的处理工作

对请示报告，要一问一答，及时办理。对总结经验报告，要件件过目，经过研究，选择推广。

处理文件分三类：一类是阅后转走的；二类是自己了解情况的；三类是自己要承办的，对这类文件要认真阅读，消化其内容，准备好处理的有关资料。

呈送领导批办的文件也分三类：一类是呈请领导批示的；二类是呈送领导过目的；三类是不呈送文本，只需口头向领导汇报的。

呈送领导审批文件的程序，先送主管领导，后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件，事后要催问其办理情况。

切实做好文电的保管、保密、归档工作。

（二）文电的起草工作

1、对起草文电的要求。（1）力求贯彻领导意图，体现政策，切合实际。（2）思想明确，材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么，都要明确，不能含糊。要有情况、有分析、有措施，不要空议论。（3）围绕主题，突出重点。（4）层次分明，条理清楚。（5）文字简练，用语通俗。

2、保证文电质量的措施。（1）不断提高领会领导意图的能力，增强观察事物的敏感性，争取多参加一些会议，多听一些领导人的讲话，头脑里多装一些有关领导的东西。（2）多了解情况，多收集信息，多掌握材料。（3）努力学习，不断提高思想政策理论水平，丰富知识，提高智商，增长见识。（4）提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看，就是拓宽视野，广泛吸收新鲜东西，用先进写作方法充实自己。多想，就是善于用脑，广开思路，用新的思维模式，从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写，就是把学得的新鲜东西，加以实践练兵，写的多了，时间长了，熟能生巧，就会有所提高。（5）抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图，明确观点；二是选定材料，把收集的材料列出清单，进行排队，然后，去粗取精，去伪存真，作出筛选；三是拟定结构，敲定提纲；四是写出初稿；五是反复推敲修改；六是集体研究，主动请示；七是领导定稿后，打印校对。

（三）会议的秘书工作

1、会前准备。（1）在领导的意图下，安排会议内容；（2）如果是传达文件，自己首先熟悉文件内容，理解文件精神；（3）发出开会通知，如果是电话通知，要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项，如果是指定与会人员，要请本人接电话；（4）安排与会人员的食宿、车辆等问题；（5）对与会人员的报到及时催问，避免误事。

2、会中，主要是搞好记录。对有文件问题，可简单记录，没有文件的要记得详细些，并注意记结论，记重点，记分歧意见，记数字、时间、地点、人名。

3、会后，主要是把会议决定的问题，迅速通知出去，其方法是，或发文件，或发纪要，或发简报，或口头通知。事后要抓贯彻落实。

（四）资料集累工作。

（五）群众来信来访的接待处理工作。

（六）党委会的秘书工作