行政文员工作指引

第一篇：行政文员工作指引

工 作 职 责 指 引

一、住宿的办理及水电费用的核算

二、饭卡的管理及伙食费用的核算

三、工伤保险及养老保险

四、车辆出入费用统计记录

五、工衣的发放

六、办公用品登记和保管

七、行政文件的收发

工 作 细 则

一、水电费用的核算：（在每月5号前核算好交工资核算文员，并发邮件给财

务黄发明。）

1．首先在上月水电费用总明细表中，把本月的离职人员删除，新进人员名单添加进去。（指有分宿舍）

2．收集维修部提供的宿舍水表、电表的度数。例如，A12栋二楼是共用一个水表，计算方法是：{水表总数-（宿舍的总间数*公司补助的数量）}*每度的金额/宿舍的总间数=每个宿舍的水费/房间住的人数=个人的水费用

3．一般情况下的水电费计算方法：{（总的水吨数-公司补助的吨数）* 每吨水的金额+（总的电数-公司补助的度数）*每度电的金额}/房间的人数=每个人的水电费用

4．每个人的水电费用后面小数点以0.5元为单位。

5．有辞职或新进的员工没满一个月就相应的减少费用。

6．外住93栋主管宿舍的计算方法同上。（其中702房唐小青的水电公司有提供一部份。）冬季（12月1日--3月31日）：水公司提供5方/月，电公司提供60度/月。夏季（4月1日--11月30日）：水公司提供10方/月，电公司提供190度/月。

二、伙食费用的核算：（在每月5号之前核算好交工资核算文员，并发邮件

给财务黄发明。）

1．首先在本月伙食费用总明细表中把本月的新进人员名单添加进去，把本月离职人员的离职时间在表中注明，如果是没有领饭卡的可以从中删除。

2．在IMS里把本月的请假人员名单打印出来，在本月伙食费用总名单里注名。

3．在核算伙食费用的明细表中，有请假的必需从中扣除。（在饭堂用餐之人员请假一次性超过五天以上（含五天）的在表中注名并且要在补饭堂伙食费用中扣除请假天数，若没有在饭堂用餐的人员请假半天以上（含半天）需扣除）

4．员工餐补助4元一天，主管餐补助6元一天，在算补饭堂伙食费用中一律是6元一天。（所有在饭堂用餐人员）

三、饭卡的管理：

1．每月底26号前各部门把下月用餐人员名单发电子邮件形式发于我，统计好，在员工档案里把所有人员名单导出来，制作一份下月的领用饭卡总名单，注明用餐或用中餐，制作一份用餐人员名单在下月初交饭堂主管(备注好夜班人员的人数)，另一份自己保存在电脑里,以后核算伙食费。

2．每月底26号饭堂主管把饭卡送我处，照各部门发的用餐名单写好饭卡加盖人事部章，在月底30号发邮件给各部门领饭卡。

四、工伤保险的办理：

参工伤保险：

工伤参保在每月26日或29日统计好该月的新进人员和辞职人员，先插入3.5磁盘，新进人员在桌面上的参保系统里输入，后保存到3.5磁盘里,辞职人员在桌面上的退保系统里的参保人员名单的表中,在姓名前有个方框里打上钩即可，然后保存到磁盘里。报工伤：

工伤部门应填写好工伤报告一份，打印工伤者的当月上、下班考勤记录，我处填写好证明给工伤者至医院加盖工伤保险专用章，医疗费用收据需让医院就诊的医生加盖工伤保险专用章，需填写好《工伤申请认定表》并且工伤者签名按指模（确认工伤者工伤部位），工伤报告复印一份保存，原件交陈生，医疗费用收据交并复印交陈生，带好工伤者的考勤记录、身份证原件及复印件各一份，工伤者的病历卡和疾病诊断证明书到社保部报工伤。（工伤发生一个月内申报有效，周一至周五办理）

工伤赔付（终结）：

1、工伤者完全治疗好，是否需做鉴定，不做鉴定者，带工伤本人、身份证、回执单、病历卡、工伤费用收据到社保部办理终结。办理后把所有资料带回公司加盖公章后交社保站，《深圳市工伤保险基金偿付核定单》第三、四交财务龚生。（工伤终结每三、五办理）

2、需做鉴定者，带工伤本人、身份证及复印件各一份、回执单一份、病历卡及疾断证明，两张一寸彩照相片到社保部领取鉴定表。工伤本人带起资料到所指定的医院去鉴定，鉴定结果出来后再由办理人员带工伤本人和身份证、回执单、病历卡、工伤费用收据、《社会保险金收缴核定单》复印件各一份到社保站办理终结手续。

若工伤者工伤鉴定有评到级别的另需提供：个人帐号（工行、农行、中行、建行）和四寸彩照相片一张。

以上终结《深圳市工伤保险基金偿付核定单》、《深圳市工伤保险待遇补偿审批表》需加盖公司公章，《深圳市工伤保险待遇核定书》、《深圳市工伤认定书》需加盖公章并工伤者需签名按手印、办理者也需签名。

五、养老保险：

按公司规定办理养老保险，需办理养老保险人员需提供身份证及身份证复印件各一份，填写好《参加社会保险申报表》，让刘生签字后带齐资料（申报表和身份证、身份证复印件各一份）到社保站办理。

六、退养老保险：

如有参养老保险人员辞职的，就需填写好退保证明给退保本人到社保站办理退保手续。（每周二、四办理）

七、车辆费用：(半月一次统计)

每半个月统计一次月度总费用且填写好《费用报销单》，每个司机分开填写。每天输入的车辆费用明细表要准确，白联上填写的费用与附的小票的费用相等，各司机分开输入，半月统计一次费用并打印好且填写好《费用报销单》，陈生、刘生、小佘生签名后交财务小蔡。外请车一月做一次，到了月末再统计一次下半月各司机的总费用（同前半月一样）。再把一整个月的各车辆总费用统计好并打印交陈生。

八、工衣：

1．所有新进员工一律发一旧一新登记好，每天下午四点钟发放工衣。（绿色的工衣）

2．每周六下午四点换工衣，以旧换旧，其它时间不办理。

3．所有管理服一律发两件新的工衣。（男的是短袖，女的是长袖）

4．QA部的工衣是粉红色的，在三楼办公的QA人员发的是两件新的长袖工前，其它普通的QA人员发的是一新一旧的短袖工衣。

5．维修部的是深色的工衣。

九、办公用品登记和保管：

1．所有办公用品领用需登记，固定资产需登记到个人档案里和固定资产登记本上。

2．办公用品若没有库存需写《请购单》让刘生签字交物控张威。

3．其它部门去仓库领用固定资产的需我签字并登记到个人档案和固定资产登记本上。

4．药物品借用要登记并且要归还。

十、行政文件的收发：

第二篇：文员工作指引

文员工作指引

一、报价单

由文员负责制表，由钟生签名，文员负责传给客户，交回给财务保留.二、订购单

1、我司对外的订购单

一经确认订购，文员负责通知对方下单，保留原稿，弄清货物回厂时期，追踪组长、主管货物是否已回。已回的原稿注明“X月X日已回”字样，与未回的分开摆放。

2、客户对我司的订购单

客户给我厂的订购单要交给钟生签名后回传给客户，交回财务保留。

三、送货单

全厂送货单由文员一人统一填写，由主管、组长吩咐填写送货内容，追踪客户是否签收。文员负责收回已签收的送货单，保管好，要送货单收款，整理好交给财务。谁漏吩咐写，谁漏写，谁遗失送货单，追究谁责任。

四、请款单

由钟生或财务吩咐文员制表，由钟生或财务核实传给对方，追踪是否收到，是否交给对方财务，追问财务什么时候可以收款,通知本厂财务.五、对账单

1.我厂对外对账单,由钟生或财务提供内容，文员负责制表传给客户财务对账，追踪是否有疑，若无疑请对方回传。

2.外厂对我厂对账单,文员负责对账,若无疑签名回传给对方,如不对找财务核对.六、邮件收发

收到新的邮件需下载的要下载下来,属报价资料打印出来给钟生,属生产资料打印给生产主管、工程师傅、钟生.不得漏收邮件。处理好邮件的同时回复客人邮件已收到;发出新邮件要清楚,有主题,重复检查没有错才发出去并通知对方收邮件,追问是否收到。

七、传真收发

收到传真关于加工的资料要复印一式四份，要交给生产部、工程、钟生各一份，文员保留一份。其它资料交给财务。发出传真通知对方收传真,追问是否收到。

八、负责铜料收.发

收到铜料单,负责到清点铜料件数是否按单回齐,不回齐加追货,按领

料单发铜料给CNC部门,要领料人签名,并保管好单据.九、文员接电话时要做到文明礼貌

先向对方问好如:<喂,您好,你那家公司的,找谁,稍等一下>,要用标准国语,语言要清楚,清淅,语气温和,不得失礼对方.十、月结单管理

收到送货时先核对金额是否准确,若有错告诉财务一同核对,负责进好账,每统计好每家供应商款额,月初将送货单交回财务处.十一、模具进度跟踪

每周一.周六,模具进度表;周二.周五发模具进度照片给客人.十二、后勤管理

1.每周一.周六更新全厂人员名单;安排新入厂人员住宿就餐,记录好档案.2.逢节假日出通知休假

3.月初统计好上月的工卡,签好工时表,(填写好工时总表连同工卡每月5号前交到钟周成处让工人签名确认)工人用水电费表,饮水表交给财务

第三篇：行政文员工作描述

行政文员工作描述

工作概述：

负责公司前台信息、资料的收集、传递和管理、考勤、员工出入登记、车辆出入登记 工作内容和职责 ：

1、负责制定前台信息管理工作细则，经审批后严格执行；

2、负责公司文件、通知、通告等资料的内部发放和传递；

3、负责来宾的来访的登记、接待和接见引领；

4、负责内部有关工作指示和会议精神的传达；

5、负责公司会议室布置和有关会议的准备工作；

6、负责内部人员的上传下达工作的沟通和联系；

7、根据上级的安排，负责起草有关通知、通知等文件；

8、负责公司有关文件的打印、复印和传真收发事务；

9、负责收集和妥善保管有关文件和信息资料；

10、负责票务、酒店、餐厅的预定工作；

11、负责员工出入登记、员工考勤统计、车辆出入登记工作；

12、负责办公用品领用、发放、登记工作；

13、负责图书、资料、图纸借阅登记管理工作

14、负责电话转接工作，做到接转迅速、准确、服务态度热情，语言文明，口齿清楚；

15、严格执行交***制度，***人未到，***人应坚守岗位，做到交接手续清楚，责任明确，前后衔接；

16、及时处理和反映前台信息管理的有关问题，并采取改进措施；

17、完成上级安排的其他工作。

工作权限

1、有对前台信息管理工作的建议权；

2、有向各部门收集与工作相关的文件和资料的权力；

3、有对前台接待和信息管理工作违规的纠正权和处罚建议权；

4、有对前台接待工作礼仪的指导权和执行的监督权

工作重点考核项目

1、接待工作规范和礼仪行为执行的有效性；

2、会议布置和准备工作的充分性的符合性；

3、工作态度和服务的良好性，电话转接的及时性和准确性；

4、资料收集、建立的准确性和有效性；

5、传达指示的准确性、报送文件的资料的及时性；

6、内外部人员和前台工作的满意度。

第四篇：行政文员工作内容

曲靖恒远化工有限公司 行政文员工作内容

一、接待

1、所有外部来访人员，以及公司内部到综合办公室办事的人员必须亲切问好并问明事由，客人落座必须马上有茶水奉上；

2、董事长办公室来访人员必须陪同泡茶接待；

二、卫生

1、行政文员负责的卫生区域有：董事长办公室；公司会议室；综合办公室（包括卫生间）；

2、行政文员必须做好负责区域的卫生清扫工作以及保持工作，每天早上上班必须做好区域内所有卫生，董事长办公室的茶具必须在客人走后及时清洗；

3、区域内的所有垃圾桶不得满溢，董事长办公室的垃圾桶每天倾倒一次，其他区域的垃圾桶视使用情况及时倾倒；垃圾于每天早上装袋堆放到指定地点；

4、区域内的花草及时浇水养护。

三、招待用烟酒的管理1、2、招待用的烟酒在领用时必须填好领用单让领用人签字确认； 每个月做好烟酒数量变动的流水账，每个月最后一天必须进行库存盘点，核对数据，确保记录的准确性。

四、公司证件的管理

1、公司的所有证件必须分类存档，并扫描电子版存档，如有变动需及时更新；

2、行政文员负责一般证件的年审工作，年审时限内及时准备资料审证；

3、建立公司证件电子管理表格，方便管理和查阅。

五、人际关系的处理

1、必须在最短的时间内熟悉公司的管理架构以及各岗位人员，见面及时问好，做好日常沟通，尽快融入整个团队；

2、高调做事、低调做人，用高效快捷的办事风格和随和的为人处事获得同时和领导的认可；

3、同事之间有矛盾、对工作有意见时要及时沟通，切记不可散播不良言论，造成影响较大的将直接开除。

六、公司会议及聚会的安排

1、公司开会时要提前做好会场布置，并烧好开水，做好倒茶准备；

2、3、会议期间做好会议记录，并做好添茶工作；

会议结束后及时清扫会场，清洗茶具及烟灰缸，并及时整理会议纪要下发至各部门。

4、公司安排聚餐时要及时通知相关人员参加，并做好前期工作；

5、6、聚餐期间要安排所有人员落座，并及时处理各种临时问题； 聚餐结束后及时清点剩余烟酒等物品，可以退款的及时退款，可以带走的要带走。

七、外出相关规定

1、跟公司领导及同事因公事外出时必须报办公室主任知晓，因私事外出时必须向办公室主任请假，切记无论因公因私都不可私自外出；

2、外出拜访客户或者到政府单位办事期间，必须集中注意力及时熟悉办事流程及各单位相关人员，不得玩手机，不得三心二意；

3、必须尽快熟悉跟企业联系比较紧密的单位及负责人员，并打好关系，为以后工作做好铺垫。

八、其他

1、每天、每周、每月的工作要有个计划，明确工作思路，要有具体的工作目标；

2、工作态度第一，要有很强的敬业精神，多思考如何把工作做的更好；

3、坚决杜绝迟到早退现象，以及消极怠工现象；

4、及时完成领导交办的其他工作。

第五篇：行政文员工作流程

行政文员（兼人事招聘、培训）工作流程

一、打印公司行政文件、资料及办理的相关手续。

1、按公司行政类别进行编号。2、3000字文件应在一小时内完成打印及核对，以此类推文件的打印完成时间。

3、文件打印核对后应及时填写文件审批表交经理审核（校正），然后报总经理审批。文件送批后在24小时后应跟踪审批情况。

4、文件审批后，应根据总经理的批示及时办理。

（1）可发文的，按发文数复印文件，办理盖章手续，登记、发文、公示、传阅、移交存档。

（2）交各部门会签的，应及时在当天交各部门主管会签，会签后根据各部门会签的意见，将文件转拟稿人修改或确定后报总经理审批。

（3）总经理签批修改或重写的，应及时送回起草文件单位主管修改，修改后打印成文再按上述程序办理。

5、有关资料打印须按领导交代的文件格式打印，打印后须认真校对，无误后再将打印文件上交领导。

二、办公用品预算及执行控制事项。

1、月度办公用品预算：

（1）每月23日前完成部门办公用品预算交经理审核。

（2）每月24日前完成公司办公用品预算汇总表交经理审核，然后报总经理审批。

2、月度办公用品入库及领用：

（1）根据预算及库存情况确定办公用品需要量，填写请购单交经理审批、然后进行采购。（2）根据请购单复核品种、数量、单价一致后办理交接签收手续和入库登帐手续。（3）每个工作日13：00 — 14：00为办公用品领用时间，应按各部门预算内品种、数量办理领用手续（在帐本上记录签名）。以及按部门领用统计登记。预算外的办公用品须办理预算外审批单，才可以领用。

3、月度办公用品执行汇总。

（1）每月25日12：00前完成本部门办公用品预算执行表，交经理审核。

（2）每月25日17：00前完成公司办公用品预算执行汇总表，交经理审核后，26日17：00前交财务部。

4、办公用品预算。

（1）12月12日前完成本部门次年办公用品预算，交经理审核。

（2）12月15日前完成公司次年办公用品预算、交经理审核后，然后报总经理审批。

5、办公用品预算执行汇总。（1）12月25日12：00前完成本部门一年办公用品执行情况汇总表。

（2）12月26日17：00前完成公司一年办公用品执行情况汇总表，交经理审核后，17：00交财务部。

三、传真收发、邮件发送，文件、资料、图纸复印事项。

1、文件、资料传真须各部门经理审批签字，才可予以传真。

2、接收传真件后应及时登记后交接收人签收。

3、邮件发送，接收发送邮件时应收取邮件发送审批单，然后将邮件发送地址、接件人、发件人情况输入电脑记录，再通知快递公司结帐并办理报帐手续。

4、文件、资料、图纸复印，首先应收复印审批单，将复印张数统计在各部门用纸统计表上，然后再根据审批单复印交申请人。

四、人员招聘

1、每月最后一个工作日，根据公司组织机构建制核定各部门、班组缺编数及各部门的用人需求申请数，拟定编制下月招聘计划和招聘条件，交经理审定。

2、管理、技术人员的招聘计划、招聘条件经综合部经理审定后，当日应在人才网上发布。每天上班后在半小时内先上网审核应聘人员的条件，符合条件的即下载资料交经理审核后再交用人单位经理复核并约定面试时间，然后通知应聘人员面试。面试由用人单位经理和综合部经理分别面试，审核可录用后报总经理审批。部门经理，业务主管、工程师及人员由总经理面试。

3、操作工的招聘计划、条件经经理审定后，当日应通知职介所发布招聘信息。对前来应聘人员应先复核应聘条件，对符合条件的予以填写《应聘人员履历表》，组织理论测试，然后交用人单位（班组）进行操作测试。测试后录用与否的意见应由班长和部门经理签批后再交综合部经理面试。面试通过后报总经理审批。

4、总经理签批同意录用后，应通知录用人办理相关手续及提供相关资料（体检表、身份证、暂住证、毕业证、资格证、照片、建行龙卡），并通知到职报到时间。

五、员工培训

1、每年12月5日前应下发次培训计划表给各部门填报，12月10日前收回。2、12月15日前汇总编制公司次培训计划表，16日送经理审批后报总经理批准。

3、每月按照培训计划督促实施，每期培训要收集培训计划，培训人员签到记录及效果评估记录。

4、建立及各期培训档案卷宗于次年元月份移交档案管理员存档。