第一篇：公司公文处理办法
公司公文处理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范公司的公文处理，提高办文质量和效率，按照有关规定，结合本公司实际，制定本办法。
第二条 公文是指本公司在公司运行中形成的具有特定效力和规范体式的文书。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和内部有关保密规定，确保国家秘密及内部商业秘密的安全。
第六条 综合管理部是公文处理的管理部门，应配备专（兼）职人员负责公文处理和指导各部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。
（二）通知
适用于批转各部门的公文；转发政府机关、监管部门和其他不相隶属单位的公文；传达要求有关部门办理和需要周知或者执行的事项；发布内部各项规章制度等规范性文件；任免人员。
（三）通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
（四）报告
适用于向政府机关和监管部门汇报工作,反映情况,答复政府机关和监管部门的询问。
（五）请示
适用于向政府机关和监管部门请求指示、批准。
（六）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 行文规则
第八条 行文应当确有必要，注重效用。
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十条 行文一律以公司名义发文，原则上由综合管理部统一办理，另有规定的从其规定。
第十一条 向政府机关和监管部门报送公文，以政府机关和监管部门作为主送对象，不得直接报送其某个部门或科室；除政府机关和监管部门负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向政府机关和监管部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。“报告”不得夹带请示事项。
第四章 发文办理
第十三条 发文办理指以本公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发等程序。
发文的办理程序一般是：主办部门拟稿—主办部门负责人审核校稿—（根据需要进行部门会签，或法务合规部审核）—呈送主办部门分管副总签批—综合管理部排版、校稿—运营总经理签批—（根据审批权限呈报董事会签批）—综合管理部派专人负责登记、编号、打印、排版、印制、分发（存档）。
第十四条 公文拟稿
草拟公文应遵循以下要求：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定；如提出新的政策、规定等，要切实可行。拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接；
（二）公文内容确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（三）办理公文时应附相应的办文依据。依据上级来文办理的公文，应附上级来文；根据领导批示或签报办理的公文，应附领导批示及签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因工作需要主动办理的公文，应附签报说明发文原因及有关背景情况；
（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的权限和与主送单位的行文关系确定；
（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；
（六）所发公文标题文字一律为二号字（大小）、小标宋（字体）加粗字，公文内容文字为三号字（大小）、仿宋（字体）。
（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日;
（八）结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“（一）”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”，一般第一层用黑体字三号、第二层用楷体字三号、第三层和第四层用仿宋体字三号标注；
（九）应当使用国家法定计量单位；
（十）文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名；
（十一）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十五条 发文字号及适用情况
发文字号由“发文机关代字+发文年份（用‘〔〕’括出）+发文顺序”组成，其中“发文机关代字”由“发文机关简称+发文性质代字”构成，部门发文代字由“发文机关简称+发文部门简称+发文性质代字”构成。发文字号与适用情况要求如下：
1、“发”字。用于上行文和下行文。上行文中适用于公司向政府机关和监管部门、经营层向董事会请示、报告工作，文种包括请示、报告等；下行文中适用于董事会、经营层向下级布置工作，文种包括决定、通知、通报等。
2、“函”字。可用于上行文、平行文和下行文的意见，以及平行文中的通知、意见、函和下行文中的批复、意见。适用于同不相隶属的单位如政府机关、监管部门、企事业单位等商洽工作、答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见，或适用于批复下级公司的请示事项等。文种为函、通知、意见、批复等。
3、“纪”字。适用于内部各种会议纪要，包括但不限于董事会办公会、月例会、周例会等。文种为纪要。
第十六条 公文审核
（一）公文审核实行分级负责制。主办部门负责人应对公文进行初核确认，初核要严格把关，对文稿内容、数据的真实性和准确性以及引用有关法律、法规、政策的准确性负责。
（二） 需要进行合规审核的公文应进行合规审核。
（三）文稿在送领导（签发人）签发前，应由主办部门分管副总在初核基础上进行审核，综合管理部不对公文内容及表述的准确性负责。综合管理部审核的主要内容包括：
1、是否确需行文；
2、行文方式是否妥当；
3、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；
4、内容涉及其他部门的文稿，是否经过协调、会签；需要合规审核的，是否经过合规审核；
5、密级确定是否符合规定，公文格式是否正确。
公文经综合管理部审核如需进行补正、调整或会签的，综合管理部直接退主办部门修改、调整或会签。经审核不需要发文的，综合管理部应征求主办部门的意见，协商一致后退主办部门；如不能协商一致，报请运营总经理或董事长决定。
（四）需要保密的文件，由综合管理部指定专人核稿。
第十七条 公文会签
公文内容涉及其它部门的职权范围事项，应办理会签。
（一）公文内容涉及其他部门职责的，主办部门应当主动与有关部门协商办理。
（二）公文内容涉及其他单位职权的，应主动送签并协调办理。
（三）外部单位主办送我公司会签的公文，经综合管理部请示运营总经理后，由有关部门对公文内容进行审核，流程同内部文件会签。
第十八条 公文签发
签发公文是指领导对发文稿进行审定和签发的过程。原则上经经营决策委员会会议审议通过的文件由董事长签发，其他文件由董事长授权运营总经理签发。以本公司名义向政府机关、监管部门报文及其他发文，经运营总经理审核后，交由董事会办公室审核上报董事会批准，均由董事长签发。
第十九条 公文印发
（一）领导签发的公文，原则上综合管理部应于当日完成印制、分发；特急件、急件，主办部门要事先告知综合管理部。
（二）公文正式印制前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件、资料是否齐全等。
（三）秘密文件由综合管理部指定专人印制。
（四） 经审批、签发的公文未经签发人批准，不得更改原文；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应按程序重新核签。
（五）已印好的文件，在盖章分发之前，综合管理部最后确认符合规定后，加盖印章，进行发文登记，然后按文件要求发送。
第五章 收文办理
第二十条 收文办理包括公文的签收、登记、审核、阅办、承办等程序。
第二十一条 综合管理部负责公司的公文流转工作。由综合管理部对公文进行统一收发签收、登记、分办、传阅等，承办部门不得横传文件。各部门收到外单位的公文，应及时送综合管理部登记并呈报运营总经理处理，超出运营层权限的提交董事会办公室办理。
第二十二条 收文审核
收到来文，应当进行收文审核，重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。对公文内容不属本单位职权范围或不符合有关规定的，经综合管理部部长批准后，退回来文单位并说明理由。
第二十三条 收文登记
登记应当将公文标题、密级、发文单位、发文字号、成文日期、主送单位、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。
第二十四条 收文批办
综合管理部签收登记后，并附“来文登记表”，综合管理部部长签署拟办意见后呈领导批示或移交相关部门办理，需要两个以上部门办理的，应明确主办部门和协办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十五条 收文阅批
需领导批示办理意见时，主批领导应当明确主办部门并签署意见和审批日期；主批领导因公出等原因无法批阅公文时应由被授权的领导批阅，领导未明确授权的，由综合管理部负责联系领导，按领导指示办理。
涉及多个部门并且签批领导未明确签署主办部门的，原则上首提部门为主办部门；未提及具体部门的由综合管理部协调或向签批领导请示确定主办部门。
第二十六条 公文承办
（一）需具体部门办理的公文，综合管理部按领导对公文的批示，将公文交承办部门办理。
（二）承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。规定时限内办结文件确有困难的，应当及时向运营总经理汇报，并告知综合管理部。
（三）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。
（四）对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应由本部门负责人及时签署意见，退回综合管理部，再由综合管理部报请领导确定。
第二十七条 公文督办
（一）文件办结后主办部门负责将公文承办结果一并送综合管理部存档备查。无需反馈承办结果的，承办部门签署确认承办意见，综合管理部视同已办结。
（二）综合管理部负责办文情况的跟踪、催办、督办和文件的追索；对未按时限和要求办结文件，造成文件丢失、损毁的部门，应予以通报。
第六章 公文归档
第二十八条 公文办理完毕后,要按照《中华人民共和国档案法》及时将公文原稿、附件和有关资料收集整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十九条 公文归档应按照档案管理规范和制度进行整理,根据公文的相互联系、特征和保管期限分别整理，便于保管、检索和使用，确保公文档案完好无损。
第三十条 工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文予以移交。
第七章 公文的管理
第三十一条 公文由综合管理部的专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十二条 除绝密级和注明不准翻印的公文以外,经部门负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围，标注方法同行文版记。
第三十三条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖公司公章。
第三十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十五条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经分管领导批准,报综合管理部进行销毁。
第三十六条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。
第三十七条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交。
第八章 附则
第三十八条 本规定未尽事宜按照《国家行政机关公文处理办法》执行。
第三十九条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第四十条 本办法自下发之日起生效。
附件：1.文种、发文代字及适用情况
2.文件格式规范与要求
3.上行文版式
4.平行文、下行文版式
5.会议纪要版式
6.工作通知书模板
7.制度修订扉页模板
第二篇：公司公文处理办法
公司公文处理办法
（2009年9月25日修订）
第一章 总则
第一条 根据公司“更专业、更精心、更细致”的精细化管理要求，为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《中国石油化工集团公司公文处理办法》（中国石化„2001‟办字39号）制定本办法。
第二条 公司的公文（包括电报，下同），是公司在生产、经营、建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实集团公司指示，发布规定、条例，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公司办公室是公司公文处理的管理机构，并分别负责指导机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委的公文处理工作。各二级单位行政办公室和党委办公室要配备专职人员，机关各部门、党委各部门要指定人员负责公文处理工作。文秘人员要忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，行
－1－ 文要言之有物、言简意赅，做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、催办、核稿、印制、用印、清退、立卷、归档和销毁。
第六条 在公文处理工作中，应贯彻“党政分开”的原则。第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密、企业商业秘密的安全。
第二章 公文种类
第八条 根据中央办公厅和国务院办公厅发布的公文处理办法的规定，公司常用公文种类主要有11种：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）指示
适用于对所属单位布臵工作，阐明工作或活动的指导原则。
（三）通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转所属单位的公文；印发领导讲话、生产经营计划等文件；发布有关规章、规定；传达要求所属单位办理和有关单位需要周知或－2 － 者共同执行的事项；任免和聘用干部。平行的和不相隶属的单位之间传达需要知道的事项也可用“通知”。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。主要有表扬性通报、批评性通报和情况通报。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复
适用于答复下级单位请示事项。
（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
－3－
第三章 公文格式
第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）文件眉首。一般是指首页横线以上，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。
（二）秘密等级和保密期限。秘密公文应当分别标明密级和保密期限。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。
（三）紧急程度。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；其中电报应当在首页分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文机关标识。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
（五）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文字号一般臵于发文机关标识的下面，横线中央上面。公司党委文件字号为“茂名石化党字„200×‟×号”和“茂名石化党办„200×‟×号”；中国石化集团茂－4 － 名石油化工公司（简称茂名石化公司，下同）行政文件字号为“茂名石化„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”、“茂名石化人字„200×‟×号”和“茂名石化出字„200×‟×号”；中国石油化工股份有限公司茂名分公司（简称茂名分公司，下同）行政文件字号为“石化股份茂名„200×‟×号”、“石化股份茂名办字„200×‟×号”、“石化股份茂名人字„200×‟×号”、“石化股份茂名出字„200×‟×号”、“石化股份茂名财价字„200×‟×号”；中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司（简称茂名石化分公司，下同）行政文件字号为“石化资产茂名„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”；茂名石化公司、茂名分公司联合行政文件字号为“茂名石化 石化股份茂名„200×‟×号”、“茂名石化办字„200×‟×号”。
公司党群系统各部门文件字号为“茂名石化×字„200×‟×号”（公司纪律检查委员会文件除外），茂名石化公司各部门单位文件字号为“茂名石化×字„200×‟×号”，茂名分公司各部门单位文件字号为“石化股份茂名×字„200×‟×号”，茂名石化分公司各部门单位文件字号为“石化资产茂名×字„200×‟×号”，字前“×”号为各部门单位代字。具体如下：
1.党群系统：公司纪律检查委员会为“茂名石化纪发„200×‟×号”，纪律检查委员会与监察部（处）联合发文为“茂名石化纪监„200×‟×号”；公司党委组织部为“组”，党委宣传部为“宣”，工会为“工”，团委为“团”，武装部为“武”，直属
－5－ 机关党委为“直属党”。
2.各二级单位：炼油分部为“炼”，化工分部为“化”，动力厂为“动力”，港口分部为“港”，铁运分部为“铁运”。
3.各二级党委文件的代字在各二级单位代字后加“党”字。4.茂名石化公司、茂名分公司机关双跨部门：人事部（处）为“人”，监察部（处）为“监”，企业管理部（处）为“企管”。
5.茂名石化公司机关各部门：综合管理处为“综”，财务处为“财”，保卫处为“保”，离退休人员管理处为“退”，信访办公室（维稳办公室）为“信访”。
6.茂名分公司机关各部门：计划管理部为“计”，财务部为“财”，生产管理部（总调度室）为“生”（“调”），技术质量部为“技”，机动部为“机”，安全环保部为“安”，审计部为“审”。
7.各直属单位（中心）：销售中心为“销”，物资供应中心为“供”，信息中心为“信息”，生产设备监测中心为“生监”，职工培训中心为“培”，工程项目经理部为“工程”，清收欠款办公室为“清欠”，消防支队为“消”，机关事务中心为“机关”，社会保险管理处为“社保”，公共关系办公室为“公关”。
公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委按规定的字号发文，如茂名石化公司综合管理处的文件，字号为“茂名石化综字„200×‟×号”，茂名石化分公司港口分部的文件，字号为“石化资产茂名港字„200×‟×号”，茂名分公司－6 － 炼油分部的文件，字号为“石化股份茂名炼字„200×‟×号”。
（六）签发人。上报公文，应当在首页发文字号右侧，横线上面注明签发人姓名。其中，“请示”以及需要各级政府部门解决问题的“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公司上报集团公司和其他上级机关的文件，交分管领导会签后，由公司总经理、分公司代表签发；公司党委上报集团公司党组和其他上级机关的文件，由公司党委书记签发。如需与省政府有关部门、市人民政府会签，也要印上会签人。
（七）标题。应当准确简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关名称。
（八）主送单位。应写全称或规范化简称。主送单位过多，可概括地写为类称，如“各二级单位、公司机关各部门”，“各二级党委、公司党群各部门”等。各二级单位上报公司文件，存续公司下属单位报“茂名石化公司”，上市公司下属单位报“茂名分公司”。
（九）附件。附件指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称，只有一个附件时，不用写顺序号。
（十）印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发
－7－ 文机关应当加盖印章。用印位臵在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。盖印后可不署发文单位名称。
（十一）成文日期。以领导人签发日期为准。联合下发的公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。成文时间一律用汉字，不用阿拉伯数码。会议通过的文件，应注明会议名称和通过日期。
（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注位于成文时间之后，主题词之前。
（十三）主题词。公文应当标注主题词。主题词主要从中央办公厅、国务院办公厅或集团公司印发的公文主题词表中选用。主题词由反映公文主要内容的规范化的词或词组组成，最多不得超过5个，最少不得少于2个。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
（十四）抄送机关。对需要了解事件内容的其他单位的领导人，可在主题词的下面，印上抄送单位名称和领导姓名。对上级用抄报，对平级和不相隶属单位用抄送，对下级用发送。抄送或发送单位较多时，一般按照先外后内的原则排列，公司内部按照“公司党政领导，二级单位、机关部门”的顺序排列。
（十五）印发机关和印发日期。印在文件末页倒数第二行，印发日期一般为送印日期。
－8 －（十六）公文要注明主办单位、校对、印数，印在文件末页最后一行。
（十七）公文文字由左至右横写、横排。标题用标准宋体2号字体，主题词、秘密等级、紧急程度用黑体3号字体，公文其余部分文字用仿宋3号字体。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），每面排22行，每行排28个字，左侧装订。张贴的公文和图表用纸大小，根据实际需要确定。
（十八）函，眉首占首页的六分之一。函件编号放在横线右下角，标题之上。抄送栏放在函件的末尾。函件不必注明印发单位、主办单位。
（十九）会议纪要，眉首占首页的五分之一，年号和会议顺序号印在横线中央的上面。报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导人用报送，对公司领导和所属各部门各单位用发送。印发机关和印发时间臵于纪要末页倒数第二行。主办单位、校对、印数臵于纪要末页最后一行。
第十条 公文各组成部分的其它标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）标准执行。
第四章 文号的选择和使用范围
第十一条 公司公文主要有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司文件”、－9－ “中国石油化工股份有限公司茂名分公司文件”、“中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司文件”，有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司办公室文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室文件”，有“中国石化集团茂名石油化工公司部门文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司部门文件”，以及公司党委各部门文件、公司会议纪要和公司函件等文号，它们的内容各有侧重点，具有不同的使用范围：
（一）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”，其文号为“茂名石化党字”。主要用于公司党委的重要工作布臵和重要事项通知；公司党群系统重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；批转（复）二级单位党委和党群各部门的重要报告、请示；转达上级机关的重要行文等。由公司党委书记或党委副书记签发。
（二）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”，其文号为“茂名石化党办字”。主要是根据公司党委领导的授权，传达或代表公司党委发布某些事项，或发布党委办职权范围内的事项，如布臵某项党务工作，转发上级文件和领导讲话，批转有关部门通知等。由公司党委书记、党委副书记或党委办领导签发。
（三）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会组织部文件”和“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会宣传部文 － －10件”，其文号分别为“茂名石化组字”和“茂名石化宣字”，主要是分别发布公司党委组织部和宣传部职权范围内的事项；下发专项工作通知、通报和对下级请示事项的批复；印发部门工作要点及工作总结等。分别由公司党委组织部和宣传部领导签发。
（四）“中国石化集团茂名石油化工公司文件”，其文号分别为“茂名石化”、“茂名石化人字”、“茂名石化出字”。“中国石油化工股份有限公司茂名分公司文件”，其文号分别为“石化股份茂名”、“石化股份茂名人字”。“中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司文件”，其文号为“石化资产茂名”。
“茂名石化”、“石化股份茂名”和“石化资产茂名”文，主要用于茂名石化公司、茂名分公司的重要工作布臵，重大决策和重要决定；下达公司的生产经营计划；印发企业发展规划；明确机构设臵及重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；公司行政、经济、技术等方面的对外联系及其它重要事项的通知；制定企业内部劳动、用工、人事、分配和奖惩制度；批转（复）各部门的重要报告、请示；转达上级机关重要行文等。由公司正副总经理、总工程师、总会计师签发。
“茂名石化人字”、“石化股份茂名人字”文，主要用于茂名石化公司、茂名分公司中层领导干部、基层领导干部人事任免，对违纪职工进行处理。由公司总经理、分公司代表签发。
“茂名石化出字”、“石化股份茂名出字”文，主要用于申
－11－ 请办理出国手续。由公司总经理、分公司代表签发。
（五）“中国石化集团茂名石油化工公司办公室文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室文件”文号分别为“茂名石化办字”、“石化股份茂名办字”，主要用于根据公司领导的授权或公司总经理办公会决定，传达或代表公司发布某些事项。如成立或调整专项工作领导小组成员；布臵某项行政工作；转发上级文件和领导讲话，批转有关部门的通知；公布领导同志分工；发布办公室职权范围内事项等。分别由茂名石化公司、茂名分公司领导或办公室领导签发。
（六）“中国石化集团茂名石油化工公司、中国石油化工股份有限公司茂名分公司联合文件”，其文号为“茂名石化 石化股份茂名„200×‟×号”。“中国石化集团茂名石油化工公司、中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室联合文件”，其文号为“茂名石化办字„200×‟×号”。联合文由茂名石化公司、茂名分公司正副总经理、总工程师、总会计师签发。联合办字文由茂名石化公司、茂名分公司领导或办公室领导签发。
（七）“中国石化集团茂名石油化工公司部门文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司部门文件”主要用于发布本部门职权范围内的事项；下发专项工作通知、通报和对下级请示事项的批复；印发专项计划、工作要点及工作总结等。
（八）“中国石化集团茂名石油化工公司 中国石油化工股份有限公司茂名分公司联合会议纪要”、“中国石化集团茂名石 － －12油化工公司会议纪要”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司会议纪要”主要是根据会议纪录、会议文件和会议有关活动，用于记载和传达有关会议情况及会议决定的有关事项，由主持会议的公司领导签发。
（九）公司“函”分3种，包括中国石化集团茂名石油化工公司函、中国石油化工股份有限公司茂名分公司函、中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司函。主要是公司与对外平行单位或不相隶属单位商洽工作、询问答复问题使用的一种公务信件。由公司总经理、分公司代表签发。
公司党政各单位、各部门要划清上述文号的行文范围，准确选用文号；要克服不管大小事情都使用公司文号和公司党委文号的不正确做法，搞好文号分流；要重视发挥党办字文号、办字文号和处（部）室文号的作用，形成权威性，机关部门专业职权范围内的事项，使用处（部）室文号。文号的选用，由公司办公室文秘部门负责审核把关，并主动与有关领导和部门磋商，最后由公司办公室确定。
第五章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
－13－ 一般不得越级请示和报告。
第十四条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委在各自职权范围内，可以互相行文。具有独立法人资格的二级单位必要时可以向省市地方有关业务部门行文，但不得直接向中国石化集团公司行文，其下属处（科）室不得越级向公司或公司机关各部门行文。公司机关各部门、不具有法人资格的二级单位及其下属处（科）室一般不得对外行文和越级向上或向下行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。
第十五条 公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委送公司和党委的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本部门和二级单位（党委）领导签字后，交公司办公室机要室登记转送。各二级单位送公司机关行政各部门的公文，可直送各部门登记分办。二级党委送公司党委有关部门的公文，可直送有关部门登记分办。属主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十六条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项，经同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司领导同意。
第十七条 向上级的请示，不要同时抄送下级单位；向下级单位的重要行文，应当抄报直接上级单位。
第十八条 机关行政各部门之间、党委各部门之间，对有关 － －14问题未经协商一致，不得各自向下级单位行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。
第十九条 同级单位可以联合行文。同级行政单位和党委可以联合行文。
第二十条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”和呈请性报告不得直接送领导者个人，更不要同时报送几位领导同志。机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委向公司和公司党委请示或呈请性报告须以正式文件上报，否则，公司和公司党委不予受理。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十一条 受双重领导的单位上报公文，应当写明主送单位和抄报单位，由主送单位负责答复。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送另一上级单位。
第二十二条 公司党政向集团公司及其各部（厅）、广东省等报送文件、简报的份数，按有关规定报送。公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委报送公司党政的请示、报告、简报各送2份，由公司办公室负责分送。
第二十三条 经批转在报刊上全文发布的法规性文件和规章，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时由发文机关印制少量文本，供存档备查。
－15－
第六章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准，并明确其它文件有矛盾的内容同时废止；下级发文不能违反上级发文的有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。涂改过多的要重新抄写。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“
一、”、第二层为“
（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
－ －16
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）使用标准红头发文稿纸，并逐项填写清楚。
（十）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。
第二十七条 公司和公司党委上报、对外和下发的文件，主办单位应将文稿交本单位或本部门领导核稿，并送有关部门会签后，送公司办公室行政秘书科或党办秘书科核稿，再由公司办公室主任或副主任复核后，最后送公司领导或公司党委领导签发。上报文件、对外文件交分管领导会签后，由公司总经理、党委书记、分公司代表签发。下发的一般文件由公司分管领导签发，下发的重要文件交分管领导会签后，由公司总经理、党委书记、分公司代表签发。核稿的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 公文由本单位领导签发，重要文件必须由本单
－17－ 位主要领导签发。凡须会签的文件必须由会签单位负责人签署意见，不能让他人代签。
第二十九条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，应使用钢笔或毛笔，也可用电脑打印（用纸一般用A4型），不准用圆珠笔、铅笔和彩笔，不得在文稿装订线处书写。
第三十条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第三十一条 要不断提高公文质量和办文效率。以公司名义的发文、部门的发文一般应在3天内印好发出。急件、特急件，保证按要求的时间印好发出。长文、大表应按与主办单位商定的时间印好发出。
第三十二条 各部门以公司名义召开专业会议形成的文件、会议纪要等，须经公司主管领导签发后，方可印发。会议纪要一般不超过3000字。
第七章 收文办理
第三十三条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十四条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 － －18门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的文稿，审核人可与起草人协商修改，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十五条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第三十六条 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对没有时限要求的公文，应在15天内办理完毕，并向办公室反馈办理情况，不能按时办理的应及时向办公室说明原因；有时限要求的，要按要求办理。对不属本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门，并说明理由。公司党政对各二级单位、各二级党委的请示，一般应当在15天内批复。不能及时批复的，主办部门应及时向请示单位说明办理情况。
第三十七条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十八条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位要主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。机关行政各部门代拟的公司发文稿
－19－ 和党委各部门代拟的公司党委发文稿，要先与有关部门和单位协商、会签，再送公司办公室核稿后，转送公司领导或党委领导签发。意见不一致时，要将各种不同意见同时报送领导审定。
第三十九条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
公司和公司党委的公文，凡需传阅的，由公司办公室对口分送领导阅示或有关业务部门阅读，阅毕后应当及时退回办公室，不得横传；凡需办理的公文，由公司办公室根据内容的性质，送领导批示或送有关业务部门办理。紧急公文，应提出办理时限。法律文书要经公司法律事务室签收后转公司办公室机要室登记，然后进行办理。
第四十条 送领导人批示或交有关部门办理的公文，办公室文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地向办公室反馈公文办理情况。集团公司、广东省限时要求上报办理情况的，承办部门要提前三天或按时间拟好上报文稿，送办公室核稿送签印送。应由几个部门共同处理的问题，办公室可根据公司领导的意见指定主办单位负责会同有关部门研究办理。
第八章 公文归档
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第四十一条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和公司的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档；电报随同文件一起立卷。立卷归档工作应在公司档案管理部门指导下进行。公司公文由公司办公室立卷，公司行政部门公文由主办单位立卷，公司党委公文及党委各部门公文由公司办公室立卷。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十三条 代表公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交公司办公室或本部门办公室立卷、归档。
第四十四条 本部门负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。
第四十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第九章 公文管理
第四十六条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、－21－ 用印、归档和销毁。
第四十七条 文秘部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。
第四十八条 上级机关的秘密公文，除绝密和说明不准翻印的以外，经下一级机关保密委员会批准，可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围，并按秘密文件管理。密码电报不得翻印复制，不得密电明复、明电密电混用。
第四十九条 传递秘密公文，必须采取保密措施，由机要员当日送收，统一保管，不得横传。未经制文单位同意，不得自行扩大阅读范围。利用计算机、传真机等传输的秘密公文，必须采用加密装臵。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
第五十条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十一条 公文签发后，由文印部门负责打印，主办单位负责校对，机要部门负责用印，最后由文秘部门核阅送发。
第五十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。
第五十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，－ －22由两人监销，保证不丢失，不漏销。
第五十五条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章 附则
第五十六条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第五十七条 公文处理中涉及电子文件的管理，将依据国家有关规定另行制定。统一规定发布之前，各单位可以制定本单位的试行规定。
第五十八条 机关各部门和各二级单位的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第五十九条 本办法适用于公司党委和行政公文，自2009年11月1日起施行，2003年印发的《公司公文处理办法》同时废止。
第六十条 本办法由公司办公室负责解释。
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第三篇：公司公文处理办法
公司公文处理办法
（适应各类公司）
为使公司各部门公文处理规范化，特制定本办法。
一、公司公文是公司在经营和管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司发布法规制度，施行行政措施，请求和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
二、公司公文处理分收文办理和发文办理两大类。办理程序如下：
收文：登记编号—呈阅批示—办理落实—归档保存备查
发文：草拟审核—呈阅签发—打印用印—登记编号—
发送签收
三、草拟公文文字表述要简明扼要，语句通顺，层次分明，标点正确；内容明确，开门见山，对所述问题观点明确，有理有据，具有说服力。
四、综合办公室是公司的公文处理部门，统一负责公司公文的收发、呈批、传阅、归档、保管销毁等工作。
五、各部门印发文件，统一到综合办公室编号登记、打印盖章，存档备查。
六、公司行文的关系和主要分类：
（一）上行文。主要有报告、请示。
（二）下行文。主要指示、决定、通知、通告、通报、批复、会议纪要等。
（三）平行文。主要有通知、函。
七、公司各种公文的适用范围。
根据公司工作性质和相互之间关系，主要有以下十种：
（一）决定：对重要事项和重大工作做出安排，任免
和聘用班干部，奖惩有关部门和人员；
（二）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；
（三）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事
项；
（四）通知：转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布管理制度和共同执行的事项，传达要求下级机关办理
和周知的事项；
（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神和
情况；
（六）报告；向上级机关汇报工作，反映情况，答复
上级机关的询问；
（七）请示：向上级机关请求“指示”、“批准”；
（八）批复：回答下级机关的请示事项；
（九）函：不相隶属机关之间商洽工作，询问和回答
问题，向有关部门请求批准等；
（十）会议纪要：记载和传达会议情况及决议的事项。
八、公司文件一般由公司标识、发文字号、签发人、文件标题、主送机关、正文、附件、公司名称、成文日期、印章、附注、主题词、抄送说明、印数、承印部门、印发时间等16个要素组成。如有附件，应注明顺序和名称。
九、公司各部门不得对外行文。
十、公司领导签发后的文稿，与底稿一并送综合办公室存档，一般不得修改，确需修改时，应报告签发领导。
十一、经公司领导阅批的需要办理的文件，综合办公室要及时呈送或分批到有关部门办理，对重要和紧急的公文要规定办理时限。各部门不得延误和推诿。
十二、公文办理完毕，综合办公室应及时将公文整理，归档立卷，卷内材料要齐全、系统、准确，需说明情况的，应在备考中写清楚。
十三、没有保存价值和未列入归档范围的公文，经批准后可以销毁，但必须进行登记，由2人监销。做到不丢失，不漏销。
第四篇：公司公文处理办法
公司公文处理办法
（试行）
1.0目的为使公司公文处理规范化，特制定本办法。
2.0适用范围
公司所有公文处理工作。公司公文是指公司在经营、管理及各项公务活动中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法开展公务活动的重要工具。3.0公文分类
3.1公司处理公文一般都属通用公文。主要用来颁布制度、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事宜、记载活动等。
3.2公司公文种类一般有决议、决定、通报、通知、请示、批复、报告、规定、办法、会议纪要、函等。
3.3公文行文关系共有上行文、平行文、下行文。
3.3.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导。
3.3.2平行文是指相互平行的单位或部门或不相隶属单位或部门之间的发文，体现单位或部门之间工作上的互相协商的关系。
3.3.3下行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导。
4.0具体职责
4.1综合办公室：设专人负责公司公文的处理工作，包括公文的收发、编号登记、传阅、归档、保管及销毁等工作。
4.2承办部门：其他与公文处理有关的其他工作，通过会议等其他各类途径收到的各类公文，收文者应及时交综合办公室登记处理。
5.0公文处理程序
公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。
5.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、传阅（传批）、承办、督查催办等程序，文件包含公文、传真资料等项。
5.1.1收文后将收文日期、发文单位、公文标题等在《收文登记表》（附件1）中逐项登记。
5.1.2收文登记后，由文秘人员填写《文件批示传阅单》（附件2）并黏贴在文件首页上方，送综合办公室负责人处，负责人根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，送相关领导或有关职能部门。
5.1.3职能部门接到文件后，应在规定时间内将处理意见返回。急件一般应在一个工作日处理完毕，一般公文应在三个工作日内作出处理。如在规定的期限内无法完成，应说明原因，并将正在处理的情况先行反馈。
5.1.4职能部门将处理结果反馈给综合办公室，如需传阅由承办部门及时分送相关部门或个人传阅，传阅后将公文交回，整理登记，归档立卷。
5.2发文处理程序包括拟稿、审核、会签、签发、印制、校对、用印、发送等程序，文件包括公司内部文件和对外业务文件。
5.2.1以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由综合办公室编号、登记签发。
5.2.1.1领导核定后的公文，由综合办公室负责编号和主题词，由领导签发后，送印并分发，并在《发文登记表》（附件1）内登记。
5.2.1.2公文签发，由承办部门以纸质文件或电子文件发至相关单位或部门，需多部门或多人会签处理的文件应附上《文件批示传阅单》。
5.2.1.3公文办理完毕，综合办公室应及时将公文整理，归档立卷。没有保存价值和未列入归档范围的公文，经批准后可以销毁，但必须进行登记。
5.2.2以各部门名义撰写的文件，由各部门自行编号、登记、签发、存档。6.0公文格式
公司公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章等部分组成。
6.1版头分为二种，一种是本公司对外公文，由公司全称套红居中印在公文首页上部。另一种是公司内部公文，由标题、密级、编号、拟稿人、收件人、抄送部门等组成。（详见附件3、4、5）
6.2发文字号由发文单位或部门代号、发文年代和发文顺序组成，外部公文统一由综合办公室进行编号，内部公文由各部门自行编号。
6.3标题一般由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种三个要素组成，一律采用二号黑体，6.4正文为公文主体，用来表述公文的内容，采用四号宋体、1.5倍行距。
6.5附件应在正文之后，注明附件的名称和顺序。
6.6对外公文发文单位署名应用全称，位于正文右下方。
6.7成文日期即发文的年、月、日，在发文单位名称下面。
6.8对外公文应盖上发文单位印章，用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。
6.9主题词位于公文末页抄送单位上方，词目之间应有一字间隔。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。
6.10抄报（送）单位指其他应告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的单位
或部门。标注于主题词下方。
6.11印刷版记包括文件起草人员、打字人员的姓名、印制单位、印发日期及份数。
7.0相关记录
7.1《收发文登记表》
7.2《文件批示传阅单》
7.3《公司对外司字公文摸板》
7.4《公司对外涵字公文模板》
7.5《公司内部公文摸板》
8.0 本制度由公司综合办公室负责解释。
9.0 本制度自发布之日起起执行。
第五篇：公文处理办法
公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。
第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第二章 公文分类
第七条 按公文内容可分为：
（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；
（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；
（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；
（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；
（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；
（六）请示，向上级请求指示、批准；
（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；
（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；
（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。
第八条 按公文的发放形式可分为：
（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或工作计划；
（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；
（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。
第九条 按发文系统可分为：
（一）党委工作类
（二）行政工作类
（三）工会工作类
（四）团委工作类
（五）生产管理类
（六）安全管理类
（七）机电管理类
（八）计财管理类
红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。
第三章 公文格式
第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。
（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；
（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；
（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；
（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；
（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：
红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号
便
文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号
年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。
（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；
（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；
（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；
（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；
（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；
（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；
（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；
2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；
3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；
（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；
（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；
（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。
第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。
章条式：第一章 第一条
（一）⒈
⑴
国标式：
11.1
1.1.1
a）
自由式：
一、（一）
⒈
⑴
①
第十二条 公文用纸
（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。
公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
第十三条 公文用字及排版规格。
公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
第十四条 公文装订要求
公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
第十五条印发机关和印发时间
位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
第十六条版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。
第十七条版记的位置
版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。
第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。
第四章 行文规定
第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。
第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。
第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第二十四条 发文处理程序：部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。
第二十五条 拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：
（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；
（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；
（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；
（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；
（五）必须使用国家法定的计量单位。
第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：
（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。
（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。
（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。
（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。
第二十七条会签
（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。
（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
第二十八条签发：签发的一般原则如下
（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。
（二）已签发的公文，不准随意改动。
（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。
（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。
第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。
第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：
（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。
（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。
（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。
第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。
第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：
（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。
（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。
（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。
（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。
第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。部门发送。
第三十四条 发文卡片填写要求
（一）主办单位和拟稿人：起草人员签；
（二）核稿：拟文单位（部门）负责人签；
（三）会签：研讨人签（或提供研讨记录）；
（四）复核、签印：归口管理部门负责人签；
（五）签发（批示）：公司领导签。
第六章 收文办理
第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。
收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。
第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。
第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。
第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。
第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。
第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。
第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：
（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。
（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；
（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；
（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。
第四十条承办：各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。
第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。
第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。
第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。
第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。
第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。
第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。
第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。
第七章 公文立卷和销毁
第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。
第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。
第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。
第八章 公文管理
第五十四条 各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。
第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。
第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。
第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第九章 附 则
第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。
第六十条 本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。
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