2011年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案

2011年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案

一、单项选择题

1．传真机最好用来传送以下(A)类邮件？

A.-般的图纸

B．机密文件

C．很长的文件

D．感谢信

2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。(B)

A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的(C)方法。

A．进言

B．受意

C．变通

D．挡驾

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进(A)

A．工作人员工作尽可能专门化、单一化

B．尽可能定量控制办公室工作

C．重复性的工作尽量由机器完成D．合理设计办公室的工作流程

5．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(D)

A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方

B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由

C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人

D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司

6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)

A．“顷悉”、“际此”

B．“谨启”、“钧启”

C“台鉴”、“惠鉴”

D．“台安”、“钧安”

7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM，应该是(A)

A．个人区

B．社交区

C．亲密区

D．公众区

8．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C)

A．口字型

B．教室型

C．圆桌型

D．U字型

9．上司决定参加某个会议时，文员不应该(D)

A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．只在便笺上写好会议名称

10.值班人员不应该做以下哪类事情(A)

A．签发文件

B．分发会议通知

C．询问情况

D．传达指示

二、判断题

11．办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。(错)

12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(对)

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(对)

14．请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。(错)

15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。(对)

16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。(错)

17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(错)

18．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(对)

19．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。(错)

20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(对)

三、筒答题

21．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？

参考答案：

要点：

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：

(1)议决性会议纪要。

(2)周知性会议纪要。

22．请简单说明提高会议效率的一些基本做法？

参考答案：

遵循法律法规

合理确定会议目标

确定必要的与会者

减少会议数量

缩小会议规模

简化会议程序

缩短会议时间控制会议经费

分析会议成本

四、设计题

23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？

参考答案：

(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；

(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？

参考答案：

(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；

(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；

(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；

(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；

(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。

五、案例分析题（每小题15分，共30分）

25．请看如下案例：

上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？

参考答案：

(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。

(2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。

(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分）

26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

(1)市教委关于2008年招生工作的通知；

(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划；

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

(12)北京广播电视大学2008年度工作总结；

参考答案：

案卷-:(2分)

(1)市教委关于2008年招生工作的通知；

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；

(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；

标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复

案卷二：(2分)

(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；

(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；

(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；

(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；

标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

案卷三：(2分)

(3)北京广播电视大学2003年招生工作计划；

(12)北京广播电视大学2003年度工作总结；标题：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结

案卷四：(1分)

(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；

(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；

(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；

标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

（评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述）