2015年1月中央电大专科《办公室管理》试题及答案
一、单项选择题
1．文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？(C)
C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
2．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？(A)
A．传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
3．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C)。
C．姓名、部门、地址、国名
4．以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？(C)C．按私人公务标准分拣
5．文员做会议记录时，可以在会议记录中(C)。C．与发言者用词不一致但意思完全一致
6．文秘人员在差旅结束后，应该(B)。
B．整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜
7．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？(D)
D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
8．当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应(D)。D．查证消息的可靠性
9．接受忠告的反应应该是（D)。D．切勿感情用事
10．无纸化办公过程中，应该(A)。
A．对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动
二、判断题
11．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（错)
12．文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。(错)
13．正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。(对)
14．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。(对)
15．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。(错)
16．上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。（对)
17．交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（对)
18．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(错)
19．社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。(对)
20．文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。(对)
三、简答题。
21．简述办公室的四种含义。
参考答案：
(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。
(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。
(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。
22．会见与会谈的前期准备工作有哪些？
参考答案：
(1)确定议题和明确目标。
(2)收集信息和分析双方材料。
(3)确定参加人员。
(4)双方协商时间、地点。
(5)布置座位。
四、设计题
23.办公室的清理和清扫方法。
参考答案：
文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。
(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听
筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。
(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。
(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。
(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否
清洗干净？检查清楚并收拾妥当。
(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。
(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随
手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
五、案例分析题
24.小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见面后，小李寒喧到：“欢迎、欢迎”，嘴里说着，却并不主动伸手；等客人伸手了，小李才与之相握。
接着小李一把拿过客人的行李，放入轿车后边的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。
一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……
问题：小李的很多做法不合乎礼仪，小李应该怎么做才是正确的？
参考答案：
(1)主人和客人之间，应该主人先伸手。
(2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”
(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。
(4)司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。
(5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。
(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。
(7)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
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